BAB IV PERANCANGAN SISTEM

(1)

49

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM

4.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu.1 Tujuan dari perancangan

sistem ini adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang

sistem yang baru yang dapat membantu user dalam memecahkan permasalahan

yang timbul dari sistem yang lama atau sistem yang sedang berjalan pada saat ini. Secara khusus tahap ini bertujuan agar sistem yang baru dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan juga efisiensi waktu. Perancangan

sistem ini meliputi Flow Map Usulan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur Program,

Struktur Menu dan antarmuka.

4.2. Sistem yang Diusulkan

Sistem informasi yang diusulkan adalah Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaaan Kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA Tanjungpinang. Sistem informasi ini memuat kumpulan data yang saling berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga pengguna sistem informasi dapat dengan cepat

1_{Nugroho, Adi. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi}

(2)

memperoleh informasi yang diperlukan. Berdasarkan permasalahan yang ditemukan dalam analisis sistem pada Bab III, maka sistem informasi yang dibangun ini diharapkan dapat menangani permasalahan tersebut. Sistem informasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan

mengefektifkan proses pembayaran biaya maintenance kendaraan perusahaan.

Adapun keuntungan dan konsekuensi dalam menggunakan Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaan Kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA Tanjungpinang ini, diantaranya :

1. Keuntungan

a. Berisikan informasi atas maintenance kendaraan yang sudah merupakan

biaya rutinitas.

b. Memberikan suatu dasar kebenaran harga tagihan dalam proses

pembayaran biaya maintenance kendaraan yang harus dibayar.

c. Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat.

d. Menghasilkan laporan dengan cepat dan tepat.

2. Konsekuensi

a. Pengguna sistem informasi memerlukan pelatihan untuk menggunakan

sistem informasi tersebut, dalam kaitannya ditujukan untuk petugas

finance control yang mengoperasikan komputer di divisi financial.

b. Karena sistem informasi yang dibangun berbasis komputerisasi, maka

media penyimpanan (harddisk) dapat rusak karena bersifat sensitif,

sehingga memerlukan perawatan khusus.

(3)

4.3. Prosedur yang Diusulkan

4.3.1.Prosedur Usulan Pembayaran Biaya Pemeliharaan Kendaraan

Adapun prosedur usulan dalam pembayaran biaya pemeliharaan kendaraan untuk PT.STARTMARA PRATAMA adalah sebagai berikut:

a. Purchase Request (PR) dan tagihan diberikan dari bengkel kepada

administration staff untuk diproses pengajuan pembayaran.

b. Setelah menerima PR dan tagihan, maka administration staff akan memproses

pembuatan voucher biaya maintenance kendaraan sebagai syarat pengajuan

pembayaran biaya dan voucher biaya akan diserahkan kepada administration

manager untuk disetujui pembayaran biaya.

c. Administration manager akan mengecek apakah PR yang diterima dari bengkel

sudah lengkap tanda tangan finance manager dan direksi, jika tidak lengkap

maka PR harus dibawa ke finance manager dan direksi untuk ditanda tangani

terlebih dahulu beserta jelaskan alasan mengapa PR yang tidak lengkap tanda

tangannya bisa dijalankan kemudian administration manager baru menyetujui

voucher biaya, jika PR sudah lengkap tanda tangannya maka voucher biaya

akan langsung disetujui oleh administration manager.

d. Voucher biaya yang sudah disetujui oleh administration manager akan

diajukan ke finance control untuk diverifikasi terlebih dahulu sebelum diajukan

ke finance manager untuk persetujuan pembayaran.

e. Finance control akan mengecek apakah pada pembayaran biaya maintenance

kendaraan yang diajukan dari administration manager harga tagihannya sudah

(4)

finance control akan menuliskan memo bahwa tagihan sudah sesuai dengan

rekapan biaya maintenance kendaraan dan tidak ada perubahan harga, jika

harga tagihan tidak sesuai mungkin karena ada kenaikan harga atau

maintenance kendaraan yang sebelumnya belum pernah ada maka finance

control akan menelpon ke pihak bengkel untuk konfirmasi harga baru,

kemudian menyimpan data baru atau update data ke database sistem

(DBMaintenance) dan cetak memo, kemudian finance control mengajukan

voucher biaya ke finance manager untuk persetujuan beserta dengan memo

pemberitahuan bahwa ada perubahan harga atau ada maintenance kendaraan

yang baru. Kemudian Finance Control akan mencetak laporan rekapan biaya

maintenance kendaraan rangkap dua, satu merupakan laporan rekapan biaya

maintenance kendaraan - spareparts Panca Jaya dan satu lagi adalah laporan

rekapan biaya maintenance kendaraan - spareparts dan perbaikan AON untuk

finance manager setiap awal bulan.

f. Finance manager akan menyetujui pembayaran biaya maintenance kendaraan

yang sudah diverifikasi oleh finance control.

g. Finance manager kemudian akan memberikan kembali dokumen yang sudah

disetujuinya kepada finance control untuk didistribusikan kepada direksi.

h. Setelah menerima voucher biaya dari finance control maka direksi akan

menyetujui pembayaran biaya yang kemudian akan diberikan kembali kepada

finance control untuk dibawa ke kasir dan diproses pembayaran kepada

(5)

i. Setelah kasir menerima dokumen dari finance control maka biaya maintenance kendaraan akan diproses bayar oleh kasir kepada pihak bengkel.

j. Pihak bengkel yang menerima pembayaran biaya maintenance kendaraan dari

kasir harus menandatangani tanda terima uang pada voucher biaya

maintenance kendaraan.

k. Setelah pembayaran biaya maintenance kendaraan selesai dibayar dan

dilengkapi tanda tangan oleh pihak bengkel maka kasir akan menyerahkan

dokumen tersebut kepada accounting control untuk diarsip.

Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flow map usulan

pembayaran biaya maintenance kendaraan pada Gambar 4.1.

Memo PR

FLOW MAP USULAN PEMBAYARAN BIAYA MAINTENANCE KENDARAAN

Tagihan PR Tagihan Pembuatan voucher Voucher biaya PR Tagihan Voucher biaya PR Tagihan Cek kelengkapan tanda tangan PR (FM dan Direksi) Lengkap Lengkapi tanda tangan FM dan Direksi, aprroval biaya maintenance Voucher biaya PR Tagihan T Y Approval biaya maintenance STAFF

BENGKEL ADMIN STAFF ADMIN MANAGER

Voucher biaya PR Tagihan

C FINANCE

MANAGER FINANCE CONTROL DIREKSI KASIR

ACC CONTROL Voucher biaya PR Tagihan Pengecekan harga dengan rekapan biaya maintenance kendaraan D B M a in te n a n c e Sesuai T Y Input atau update data, dan cetak memo Tulis memo tidak ada perubahan harga Voucher biaya PR Tagihan Laporan Rekapan Biaya Maintenance Kendaraan Laporan Rekapan Biaya Maintenance Kendaraan A PR Tagihan Tanda tangan PR PR Tagihan PR Tagihan Tanda tangan PR PR Tagihan B A B Cetak Laporan Bulanan PR Tagihan

Catatan : Admin Staff = Administration Staff, Admin Manager = Administration Manager,

(6)

Memo

FLOW MAP USULAN PEMBAYARAN BIAYA MAINTENANCE KENDARAAN

STAFF BENGKEL ADMIN STAFF

ADMIN MANAGER

FINANCE

MANAGER FINANCE CONTROL DIREKSI KASIR ACC CONTROL

Voucher biaya PR Tagihan C Approval biaya maintenance Pembayaran biaya maintenance kepada bengkel Penerimaan pembayaran dan tanda tangan tanda terima uang pada voucher biaya Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan Approval biaya maintenance Memo Voucher biaya PR Tagihan Memo Voucher biaya PR Tagihan

Gambar 4.1. Flow Map Usulan Pembayaran Biaya Maintenance Kendaraan di PT.STARTMARA PRATAMA

(7)

4.4. Perancangan Dokumen Yang Diusulkan

Adapun perancangan dokumen yang diusulkan dari Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaan Kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA Tanjungpinang ini antara lain :

1. Laporan Rekapan Biaya Maintenance - Spareparts Panca Jaya

Sumber : Finance Control.

Tujuan : Finance Manager.

Fungsi :Menampilkan informasi atas maintenance kendaraan

perusahaan yang sudah terjadi berupa spareparts dari

Panca Jaya berserta harga spareparts-nya.

Rangkap : 1 (satu).

Jenis Laporan : Laporan bulanan

2. Laporan Rekapan Biaya Maintenance - Spareparts dan Perbaikan AON

perusahaan yang sudah terjadi berupa spareparts dan

perbaikan dari AON berserta harga spareparts dan

perbaikan-nya.

Rangkap : 1 (satu).

(8)

3. Memo

perusahaan yang sudah terjadi berupa spareparts dari

Panca Jaya berserta harga spareparts-nya dan

maintenance berupa spareparts dan perbaikandari AON

berserta harga spareparts dan perbaikan-nya.

Rangkap : 1 (satu).

Jenis Laporan : Laporan yang dicetak setiap kali ada perubahan harga

maintenance kendaraan dan atau ada maintenance

kendaraan yang baru, yang belum pernah tersimpan dalam sistem.

4.5. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada, yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (contoh : Hardisk, Disket, dan sebagainya).

4.5.1.Diagram Konteks atau Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Diagram Konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan secara garis besar suatu sistem dan juga merupakan diagram tertinggi yang memperlihatkan

(9)

batasan sistem serta lingkungannya dan hanya mempunyai satu data proses yang menggambarkan proses yang terdapat didalam sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan sederhana untuk diciptakan. Diagram Konteks ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaan Kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA Tanjungpinang Finance Manager Staff Bengkel

Data Purchase Request dan data tagihan

- Laporan Rekapan Biaya

Maintenance – Spareparts Panca Jaya

Admin Manager

- Laporan Rekapan Biaya

Maintenance – Spareparts dan Perbaikan AON - Memo

Data Purchase Request dan data tagihan

Gambar 4.2. Diagaram Konteksatau Data Flow Diagram (DFD) Level 0

4.5.2.Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 merupakan satu lingkaran besar yang

mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Data Flow Diagram

(DFD) level 1 ini merupakan pemecahan dari diagram konteks dan di dalam

diagram ini memuat penyimpanan data. Dari Diagram Konteks diatas, maka dapat

digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 dengan mendekomposisi

masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 1 dapat dilihat pada

(10)

1.0 Input Data Biaya Maintenance Kendaraan-Spareparts Finance Manager Staff Bengkel

Data Purchase Request dan Data Tagihan

tb_byspareparts

Data Purchase Request dan Data Tagihan Admin Manager 2.0 Input Data Biaya Maintenance Kendaraan-Spareparts dan Perbaikan 3.0 Update Data Biaya Maintenance Kendaraan-Spareparts,

dan Spareparts dan Kendaraan

tb_bysparepartsdanperbaikan Data Purchase Request

dan Data Tagihan

tb_temporary-memo Data Purchase Request

dan Data Tagihan

Data Maintenance Spareparts

Data maintenance Spareparts

Data Maintenance Spareparts dan Perbaikan

Data maintenance Spareparts dan Perbaikan

Data maintenance Spareparts

Data maintenance Spareparts dan Perbaikan

- Laporan Rekapan Biaya Maintenance – Spareparts Panca Jaya - Laporan Rekapan Biaya

Maintenance – Spareparts dan Perbaikan AON - Memo

Data Purchase Request dan Data Tagihan

5.0 Cetak Laporan 4.0 Delete Data Biaya Maintenance Kendaraan-Spareparts,

dan Spareparts dan Kendaraan

Data Purchase Request dan Data Tagihan Data Purchase Request

dan Data Tagihan Data Purchase Request _{dan Data Tagihan}

Data Maintenance Spareparts dan Perbaikan - Data maintenance Spareparts

- Data Maintenance Spareparts dan Perbaikan

Data maintenance Spareparts - Data maintenance Spareparts - Data Maintenance Spareparts dan Perbaikan

(11)

4.5.3.Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) pada dasarnya adalah diagram yang

memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas tersebut. Tekanan utama pada ERD adalah tabel-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. ERD dapat dilihat pada Gambar 4.4. Kendaraan Pemeliharaan Spareparts dan Perbaikan Pemeliharaan Spareparts Memiliki 1 m n ID_Barang Memiliki Temporary Memo ID_Barang ID_Barang 1 1 1

Gambar 4.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Kamus Data :

a. Pemeliharaan Spareparts = {ID_Barang, Nama_Barang, Type_Kendaraan,

Qty_PCSatauSet,Harga_Per-1, Tgl_Update_Per-1, Harga_Per-2,

Tgl_Update_Per-2, Harga_Per-3, Tgl_Update_Per-3}.

b. Pemeliharaan Spareparts dan Perbaikan = {ID_Barang, Nama_Barang,

Type_Kendaraan, Qty_PCSatauSet, Harga_Per-1, Ongkos_Per-1, Total_Per-1,

Tgl_Update_Per-1, Harga_Per-2, Ongkos_Per-2,Total_Per-2,

Tgl_Update_Per-2, Harga_Per-3, Ongkos_Per-3, Total_Per-3, Tgl_Update_Per-3}.

(12)

c. Temporary Memo = {ID_Barang, Nama_Barang, Type_Kendaraan,

Qty_PCSatauSet,Harga_Awal, Tgl_Awal, Harga_Sekarang, Tgl_Sekarang}.

Catatan : Harga_Per-1 = harga periode ke satu, Tgl_Update_Per-1 = tanggal update periode ke satu, Ongkos_Per-1 = ongkos periode ke satu, Total_Per-1 = total periode ke satu, begitu seterusnya untuk kata Per = Periode.

4.6. Struktur File

Tabel 4.1. Struktur File Tabel Biaya Spareparts

No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan

1 ID_Barang Text 10 Primary Key

2 Nama_Barang Text 50 -

3 Type_Kendaraaan Text 30 -

4 Qty_PCSatauSET Text 10 -

5 Harga_Per-1 Currency Rp -

6 Tgl_Update_Per-1 Date/Time Medium Date -

Tabel 4.2. Struktur File Tabel Biaya Spareparts dan Perbaikan

(13)

6 Ongkos_Per-1 Currency Rp -

7 Total_Per-1 Currency Rp -

8 Tgl_Update_Periode-1 Date/Time Medium Date -

Tabel 4.3. Struktur File Tabel Temporary Memo

3 Type_Kendaraaan Text 30 -

5 Harga_Awal Currency Rp -

6 Tgl_Awal Date/Time Medium Date -

7 Harga_Sekarang Currency Rp -

(14)

Tabel 4.4. Struktur File Tabel User

1 Username Text 20 Primary Key

2 Password Text 20 -

Tabel 4.5. Struktur File Tabel Kendaraan

1 Jenis_Kendaraan Text 30 Primary Key

4.7. Perancangan Struktur Program

Laporan Input

Data Harga Spareparts – Panca Jaya

Data Harga Spareparts dan Perbaikan - AON

Data User

Laporan Rekapan Biaya Maintenance – Spareparts Panca Jaya

Laporan Rekapan Biaya Maintenance – Spareparts dan Perbaikan AON

Memo Program Utama

Proses

Penyimpanan dan Update Data Harga Spareparts – Panca Jaya

Penyimpanan dan Update Data Harga Spareparts dan Perbaikan – AON

Update Data User

Data Kendaraan Penyimpanan Data Kendaraan

(15)

4.8. Perancangan Struktur Menu

Laporan Input

Data Harga Spareparts – Panca Jaya

Data Harga Spareparts dan Perbaikan - AON

Tambah Jenis Kendaraan Baru

Laporan Rekapan Biaya Maintenance – Spareparts Panca Jaya

Laporan Rekapan Biaya Maintenance – Spareparts dan Perbaikan AON

Memo

About Log Out Menu Utama

Ganti Password dan Username Baru

Gambar 4.6. Struktur Menu

4.9. Perancangan Antarmuka 1. Perancangan FormLog In

SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN BIAYA PEMELIHARAAN KENDARAAN PT.STARTMARA PRATAMA TANJUNGPINANG

USERNAME

PASSWORD

LOG IN EXIT

Logo PT.STARTMARA

PRATAMA Alamat PT.STARTMARA PRATAMA

(16)

2. Perancangan Form Menu Utama

File

Logo PT.STARTMARA

Laporan About Log Out

Jam Tanggal

SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN BIAYA PEMELIHARAAN KENDARAAN PT.STARTMARA PRATAMA TANJUNGPINANG

Gambar 4.8. Perancangan Form Menu Utama

3. Perancangan Form Spareparts

ID Barang

Logo PT.STARTMARA

PRATAMA

Alamat PT.STARTMARA PRATAMA

Jam Tanggal Nama Barang

Type Kendaraan Quantity (Pcs/Set)

PENDATAAN HARGA SPAREPARTS – PANCA JAYA

Harga (Rp) Tanggal Update Periode Ke-1 Harga (Rp) Tanggal Update Periode Ke-2 Harga (Rp) Tanggal Update Periode Ke-3 OPERATIONS BUTTON SAVE SEARCH [PILIH] CLEAR Laporan Memo

ID_Barang Nama_Barang Type_Kendaraan Qty_PCSatauSET ID_Barang Nama_Barang Type_Kendaraan Qty_PCSatauSET BUTTON UPDATE BUTTON DELETE BUTTON CANCEL BUTTON LAPORAN BUTTON MEMO BUTTON EXIT

(17)

4. Perancangan Form Spareparts dan Perbaikan

ID Barang

Logo PT.STARTMARA

PRATAMA

Alamat PT.STARTMARA PRATAMA

Jam Tanggal Nama Barang

Type Kendaraan Quantity (Pcs/Set)

PENDATAAN HARGA SPAREPARTS DAN PERBAIKAN – AON

Harga (Rp) Ongkos (Rp) Periode Ke-1 Total Harga (Rp) Tanggal Update Harga (Rp) Ongkos (Rp) Total Harga (Rp) Tanggal Update Periode Ke-2 Harga (Rp) Ongkos (Rp) Periode Ke-3 Total Harga (Rp) Tanggal Update Laporan Memo

ID_Barang Nama_Barang Type_Kendaraan Qty_PCSatauSET ID_Barang Nama_Barang Type_Kendaraan Qty_PCSatauSET OPERATIONS BUTTON SAVE SEARCH [PILIH] CLEAR BUTTON UPDATE BUTTON DELETE BUTTON CANCEL BUTTON LAPORAN BUTTON MEMO BUTTON EXIT

Gambar 4.10. Perancangan FormSpareparts dan Perbaikan

5. Perancangan Form Tambah Kendaraan Baru

JENIS KENDARAAN

ADD CANCEL

Logo PT.STARTMARA

TAMBAH KENDARAAN BARU

(18)

6. Perancangan Form Ganti Password dan Username Baru OLD USERNAME OLD PASSWORD CHANGE CANCEL Logo PT.STARTMARA

NEW PASSWORD

Ganti Password dan Username Baru

NEW USERNAME

Gambar 4.12. Perancangan Form Ganti Password dan Username Baru

7. Perancangan Form About

Logo PT.STARTMARA

PT.STARTMARA PRATAMA

Sejarah Singkat PT.STARTMARA PRATAMA

Motto PT.STARTMARA PRATAMA

(19)

8. Perancangan Tampilan Laporan Rekapan Biaya

Maintenance – Spareparts Panca Jaya

Logo PT.STARTMARA

PRATAMA

Alamat PT.STARTMARA PRATAMA Halaman

Print Tanggal ( Tanggal )

LAPORAN REKAPAN BIAYA MAINTENANCE – SPAREPARTS PANCA JAYA

ID Barang Nama Barang Type Kendaraan Quantity Harga Per-1 Tanggal Per-1 Harga Per-2 Tanggal Per-2 Harga Per-3 Tanggal Per-3 NO

Gambar 4.14. Perancangan Tampilan Laporan Rekapan Biaya

Maintenance – Spareparts Panca Jaya

9. Perancangan Tampilan Laporan Rekapan Biaya

Maintenance – Spareparts dan Perbaikan AON

Logo PT.STARTMARA

PRATAMA

LAPORAN REKAPAN BIAYA MAINTENANCE – SPAREPARTS DAN PERBAIKAN AON

ID Barang Nama Barang Type Kendaraan Quantity Harga Per-1Ongkos Per-1 Total Per-1Tanggal Per-1Harga Per-2Ongkos Per-2 Total Per-2Tanggal Per-2Harga Per-3Ongkos Per-3 Total Per-3Tanggal Per-3

NO

Gambar 4.15. Perancangan Tampilan Laporan Rekapan Biaya

(20)

10.Perancangan Tampilan Memo

Logo PT.STARTMARA

PRATAMA

Memo

ID Barang Nama Barang Type Kendaraan Quantity Harga Awal Tanggal Awal Harga Sekarang Tanggal Sekarang NO