BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

46

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah menganalisis sistem berjalan pada PT. Parahita Parabawa, maka penulis merancang sistem usulan terhadap penjualan barang yang merupakan perkembangan dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Parahita Parabawa yang mempunyai ciri dan alur sistem hampir serupa, sehingga karyawan pada PT. Parahita Parabawa mampu mempelajari dan mengikuti sistem usulan ini dengan baik apabila diterapkan.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Rancangan sistem usulan tentunya memiliki kemiripan dengan sistem berjalan pada PT. Parahita Parabawa, secara garis besar rancangan sistem usulan ini merupakan perkembangan dari sistem berjalan dan dibagi menjadi beberapa prosedur. Adapun prosedur sistem usulan yang dirancang oleh penulis pada PT. Parahita Parabawa antara lain:

1. Prosedur Pemesanan Barang

a. Bagian gudang mengecek stok barang yang dibutuhkan oleh perusahaan yang ada di gudang (CSB)

b. Apabila ada barang yang telah habis terjual, bagian gudang mengkonfirmasi ke admin jenis barang yang harus dipesan (BP)

c. Kemudian admin mengorder barang kepada supplier dengan cara mengemailkan barang yang dipesan (FO)

(2)

2. Prosedur Penerimaan Barang

a. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada bagian gudang (PB) b. Kemudian bagian gudang menerima barang dan melakukan pengecekan

untuk menyesuaikan dengan daftar pesanan.

c. Selanjutnya Supplier mengirimkan faktur pembelian kepada admin (FPB) d. Setelah itu bagian gudang mencocokkan jumlah barang yang diterima sesuai

dengan faktur pembelian, kemudian admin memberikan laporan pembelian kepada Supervisor (LPB)

3. Prosedur Penjualan Barang

a. Konsumen memberikan data Pesan Order berisi jenis barang yang ingin dibeli (PO)

b. Bagian admin menerima permintaan pelanggan dan meneruskan ke bagian gudang.

c. Setelah itu bagian gudang menyiapkan barang dan mengirimkan barang beserta surat jalan.

d. Konsumen menerima barang dan mengkonfirmasi ke admin bahwa barang telah diterima dengan baik (SJacc)

4. Prosedur Proses Pembayaran

Kemudian konsumen membayar pembelian barang kepada admin dan mengkonfirmasi kepada admin mengenai pembayaran (KPB)

5. Prosedur Laporan Pembelian dan Penjualan

Laporan Periode bulanan diserahkan kepada Supervisor sebagai bukti laporan pembelian dan penjualan (LPB), (LPJ) selama satu bulan berdasarkan faktur, seteleh itu laporan pembelian dan penjualan disimpan sebagai arsip

(3)

laporan pembelian dan penjualan, segala macam bentuk laporan dapat diakses langsung oleh Supervisor.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Adapun sistem usulan yang dirancang oleh penulis akan digambarkan ke dalam bentuk diagram alir data (DAD) sistem usulan yang bertujuan menggambarkan alur data secara garis besar. Adapun bentuk diagram alir data (DAD) sistem usulan pada PT. Parahita Parabawa terdiri dari diagram konteks sistem usulan, diagram nol sistem usulan dan diagram detail sistem usulan yang dapat dilihat di bawah ini.

(4)

A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan :

PO = Pesan Order BP = Barang Pesanan

FPB = Faktur Pembelian LPJ = Laporan Penjualan

SJacc = Surat Jalan Acc PB = Pengiriman Barang LPB = Laporan Pembelian KPB = Konfirmasi Pembelian FO = Form Order

(5)

B. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan :

PO = Pesan Order BP = Barang Pesanan

FPB = Faktur Pembelian FPJ = Faktur Penjualan

CSB = Cek Stok Barang LPJ = Laporan Penjualan

PB = Pengiriman Barang SJ = Surat Jalan

LPB = Laporan Pembelian KPB = Konfirmasi Pembelian FO = Form Order

(6)

C. Diagram Detail Sistem Usulan

Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan

(7)

Gambar IV.7. Diagram Detail Sistem Usulan 4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Adapun kamus data sistem usulan yang dirancang oleh penulis pada perancangan sistem penjualan dan persediaan barang PT. Parahita Parabawa terdiri dari spesifikasi bentuk dokumen masukan dan spesifikasi bentuk dokumen keluaran.

4.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Faktur Pembelian

Alias : FPB

Bentuk data : Dokumen cetakan komputer Arus data : Supplier--Proses 2.0

Penjelasan :Sebagai bukti terhadap pembelian barang

Volume : Rata-rata perbulan 1 FPB

Struktur data : Isi

Isi = kd_beli + kd_barang + nama_barang + merk + supplier + jumlah + harga + kd_user + tgl_beli 2. Nama Dokumen : Faktur Penjualan

(8)

Bentuk data : Dokumen cetakan komputer Arus data : Konsumen-Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai bukti penjualan barang Volume : Rata-rata perbulan 1 FPJ

Struktur data : Isi

Isi = kd_jual + kd_barang + nama_barang + merk + jumlah + harga + kd_user + tgl_penjualan

2.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Alias : LPB

Bentuk data : Dokumen cetakan komputer Arus data : Admin--Proses 5.0

Penjelasan : Sebagai bukti laporan pembelian

Volume : Rata-rata perminggu 7 SJ

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header = logo + nama_perusahaan

Isi = kd_beli + kd_barang + nama_barang + merk + supplier + jumlah + harga + kd_user + tgl_beli

Footer = tanda_terima + nm_konsumen

4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Alias : LPJ

(9)

Volume : Rata-rata perhari 1 LPJ Struktur data : Header + Isi

Header = logo + nama_perusahaan

Isi = kd_jual + kd_barang + nama_barang + merk + jumlah + harga + kd_user + tgl_penjualan

5. Nama Dokumen : Data Barang

Alias : DB

Penjelasan : Sebagai laporan data barang

Volume : Rata-rata perhari

Struktur data : Isi

Isi = kd_barang + nama_barang + merk + supplier + stok

Footer = nama_Supplier + alamat_Supplier + no_telp

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan adalah serangkaian proses-proses yang akan dirancang dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen input untuk mendukung terhadap jalannya proses yang akan menghasilkan output. Adapun rancangan spesifikasi dokumen sistem penjualan dan persediaan barang pada PT.Parahita Parabawa adalah :

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Form Pembelian

(10)

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin

Media : Dokumen komputer

Frekuensi : Setiap ada barang masuk

Lampiran : A-1

2. Nama Dokumen : Form Penjualan

Fungsi : Data barang penjualan

Sumber : Konsumen

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap ada barang keluar

Lampiran : A-2

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Sebagai data laporan pembelian

Tujuan : Supervisor

Frekuensi : Setiap bulan

Lampiran : B-1

2. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai data laporan penjualan

Tujuan : Supervisor

(11)

Lampiran : B-2

3. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Sebagai data barang

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap bulan

Lampiran : B-3

4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapan perancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basis data terkait. Adapun hubungan keterkaitan antar tabel di dalam basis data akan dijelaskan berupa gambar di bawah ini.

(12)

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Hasil dari entity relationship diagram (ERD) yang dirancang kemudian ditampilkan ke dalam bentuk logical record structure (LRS) agar memberikan gambaran lebih jelas terhadap basis data yang dirancang oleh penulis. Adapun logical record structure (LRS) yang dirancang oleh penulis yaitu:

(13)

4.5.5. Spesifikasi File

Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan ke dalam bentuk entity relationship diagram (ERD) akan dijelaskan lebih spesifik berupa spesifikasi file. Adapun spesifikasi file tersebut antara lain:

1. Spesifikasi file user Nama File : User Akronim : User.sql

Fungsi : untuk menyimpan data user Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 62 Kunci Field : kd_user

Software : MySQL

Tabel IV.1. Spesifikasi File User

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket

1 kd_user* kd_user Varchar 10 Primary Key

2 Nama Nama Varchar 20

3 Jabatan Jabatan Varchar 10

4 Username Username Varchar 10

5 Password Password Varchar 12

2. Spesifikasi file barang Nama File : barang Akronim : barang.sql

(14)

Fungsi : untuk menyimpan data barang Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang record : 91

Kunci Field : kd_barang

Software : MySQL

Tabel IV.2. Spesifikasi File Barang

1 Kd_barang* Kd_barang Varchar 12 Primary Key 2 Nama_ barang Nama_barang Varchar 25

3 Merk Merk Varchar 15

4 Supplier Supplier Varchar 35

5 Stok Stok Int 4

3. Spesifikasi file barang masuk Nama File : barang_masuk Akronim : barang_masuk.sql

Fungsi : untuk menyimpan data barang_masuk Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : kd_ barangmasuk

(15)

Tabel IV.3. Spesifikasi File Barang Masuk

1 Kd_ barangmasuk* Kd_ barangmasuk varchar 12 Primary Key 2 Nama_barang Nama_barang Varchar 25

3 Merk Merk varchar 15

4 Supplier Supplier Varchar 35

5 Jumlah_masuk Jumlah_masuk Int 4

6 Tanggal_masuk Tanggal_masuk Datetime

4. Spesifikasi file barang keluar Nama File : barang_ keluar Akronim : barang_ keluar.sql

Fungsi : untuk menyimpan data barang_ keluar Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : kd_ barangkeluar

Software : MySQL

Tabel IV.4. Spesifikasi File Barang Keluar

1 Kd_ barangkeluar* Kd_ barangkeluar varchar 12 Primary Key 2 Nama_barang Nama_barang Varchar 25

4 Jumlah_keluar Jumlah_keluar Int 4

5 Tanggal_keluar Tanggal_ keluar datetime

5. Spesifikasi file penjualan Nama File : penjualan

(16)

Akronim : penjualan.sql

Fungsi : untuk menyimpan data penjualan Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang record : 76 Kunci Field : kd_jual

Software : MySQL

Tabel IV.5. Spesifikasi File Penjualan

1 Kd_jual* Kd_ jual varchar 12 Primary Key

2 kd_barang** kd _barang Varchar 10

3 Nama_barang Nama_barang Varchar 25

4 Jumlah Jumlah Int 4

5 Harga Harga Double

6 Kd_user Kd_user varchar 10

7 Tanggal_penjualan Tanggal_ penjualan datetime 6. Spesifikasi file pembelian

Nama File : pembelian Akronim : pembelian.sql

Fungsi : untuk menyimpan data pembelian Tipe File : File Master

Media : Harddisk Panjang record : 65

(17)

Kunci Field : kd_beli

Software : MySQL

Tabel IV.6. Spesifikasi File Pembelian

1 Kd_beli* Kd_ beli varchar 12 Primary Key

2 kd_barang** kd _barang Varchar 10

3 Nama_barang Nama_barang Varchar 10

4 Supplier Supplier Text

5 Jumlah Jumlah Int 8

6 Harga Harga Double

7 Kd_user Kd_user varchar 10

8 Tanggal_beli Tanggal_ penjualan datetime

4.5.6. Struktur Kode

Kode yang dibuat dalam pengkodean terhadap field-field yang akan dijadikan sebagai primary key ataupun foreign key menggunakan struktur kode. Adapun struktur kode yang dirancang oleh penulis antara lain:

1. Struktur kode user

X X X X X X X 9 9 9

Gambar IV.10. Struktur Kode User

2. Struktur kode barang

X X X X X X X X X 9 9 9

Gambar IV.11. Struktur Kode Barang

Nomor urut pengguna 5 huruf sebelah kiri dari nama user

2 huruf sebelah kiri dari akses level

Nomor urut barang 4 huruf dari nama barang

(18)

3. Struktur kode penjualan

X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Gambar IV.12. Struktur Kode Penjualan

4. Struktur kode Pembelian

X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Gambar IV.13. Struktur Kode Pembelian

5. Struktur kode barang masuk

X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Gambar IV.14. Struktur Kode Barang Masuk

6. Struktur kode barang keluar

X X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Gambar IV.15. Struktur Kode Barang Keluar

Nomor urut Jual Tanggal penjualan (YYMMDD)

Kode jual

Nomor urut Pembellian Tanggal Pembellian (YYMMDD)

Kode beli

Nomor urut barang Tanggal masuk (YYMMDD)

Kode Barang masuk

Nomor urut barang Tanggal keluar (YYMMDD)

Kode barang keluar

(19)

4.5.7. Spesifikasi Program

Gambar IV.16. HIPO

Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada PT. Parahita Parabawa dan beserta fungsinya. Adapun spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut:

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : login

Akronim : login.frm

Fungsi : sekuritas dalam penggunaan aplikasi. Bahasa Pemograman : web

(20)

Proses Program : Isi username dan password, untuk masuk ke dalam aplikasi.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : menu.frm

Fungsi : Induk dari aplikasi Bahasa Pemograman : web

Bentuk Tampilan : Lampiran C-2

Proses Program :

a. Klik persediaan barang untuk menampilkan pilihan persediaan barang. b. Klik penjualan untuk menampilkan pilihan menu penjualan.

c. Klik pembelian untuk menampilkan pilihan menu pembelian. d. Klik logout untuk keluar dan menampilkan pilihan login. 3. Spesifikasi Program Persediaan Barang

Nama Program : Persediaan Barang

Akronim : persediaanbarang.frm

Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data Persediaan Barang

Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

a. Klik barang masuk untuk menampilkan pilihan menu barang masuk. b. Klik barang keluar untuk menampilkan pilihan menu barang keluar.

(21)

4. Spesifikasi Program Penjualan Nama Program : penjualan

Akronim : penjualan.frm

Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data penjualan Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

a. Isi form penjualan untuk melakukan data penjualan.

b. Klik laporan penjualan untuk menampilkan data penjualan. 5. Spesifikasi Program Pembelian

Nama Program : pembelian

Akronim : pembelian.frm

Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data pembelian Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

c. Isi form pembelian untuk melakukan data pembelian. d. Klik laporan penjualan untuk menampilkan data penjualan. 6. Spesifikasi Program Barang Masuk

Nama Program : Barang Masuk

Akronim : barangmasuk.frm

Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data barang masuk

(22)

Proses Program :

e. Isi form barang masuk untuk melakukan data barang masuk.

f. Klik laporan barang masuk untuk menampilkan data barang masuk. 7. Spesifikasi Program Barang Keluar

Nama Program : Barang Keluar

Akronim : barangkeluar.frm

Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data barang keluar

Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

g. Isi form barang keluar untuk melakukan data barang keluar.

h. Klik laporan barang keluar untuk menampilkan data barang keluar. 8. Spesifikasi Program Laporan Barang Keluar

Nama Program : laporan barang keluar Akronim : laporanbarangkeluar.frm

Fungsi : pengolahan laporan barang keluar Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

a. Klik edit untuk mencari mengubah data barang keluar. b. Klik cetak untuk mencetak laporan data barang keluar.

(23)

9. Spesifikasi Program Laporan Barang Masuk Nama Program : laporan barang masuk

Akronim : laporanbarangmasuk.frm

Fungsi : pengolahan laporan data barang masuk Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

a. Klik edit untuk mengubah laporan data barang masuk. b. Klik cetak untuk mencetak laporan data barang masuk. 10. Spesifikasi Program Laporan Penjualan

Nama Program : laporan penjualan

Akronim : laporanpenjualan.frm

Fungsi : pengolahan laporan data laporan penjualan Bahasa Pemograman : web

Proses Program :

a. Klik hapus untuk menghapus laporan penjualan. b. Klik edit untuk mengubah laporan penjualan c. Klik cetak untuk mencetak laporan data penjualan 11. Spesifikasi Program Laporan Pembelian

Nama Program : laporan pembelian

Akronim : laporanpembelian.frm

Fungsi : pengolahan laporan data laporan pembelian Bahasa Pemograman : web

(24)

Proses Program :

d. Klik hapus untuk menghapus laporan pembelian. e. Klik edit untuk mengubah laporan pembelian. f. Klik cetak untuk mencetak laporan data pembelian.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian dari spesifikasi sistem komputer terbagi atas umum, perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.1. Umum

Sistem komputer yang terbagi menjadi perangkat lunak dan perangkat keras ini memiliki faktor penting dalam perealisasian dari sistem yang dirancang. Penulis merasa perlu untuk melakukan penjelasan lebih lanjut terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan.

4.6.2. Perangkat Keras

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam merancang sistem penjualan dan persediaan barang pada PT. Parahita Parabawa di Sungai Pinyuh terdiri dari:

1. CPU (Central Processing Unit)

a. Processor : 1.6 GHz

b. Memory : 1 GB

(25)

2. Monitor : Resolusi Layar Minimum (1024 x 768)

3. Keyboard : 86 keys

4. Mouse : Track Ball

4.6.3. Perangkat Lunak

Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam merancang sistem penjualan dan persediaan barang pada PT. Parahita Parabawa terdiri dari: 1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate

2. Web Server : Wamp Server. 1e – x32

a. Apache : Apache 2.2.11

b. MySQL : MySQL 5.1.36

c. PHP : PHP 5.3.0

d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1

3. Web Editor : Dreamweaver

4. Web Browser

a. Mozzila Firefox : Versi 44.0

4.7. Jadwal Implementasi

Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-tahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya. Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu selama 3 bulan adapun rincian kegiatan sebagai berikut :

(26)

NO Tahapan Kegiatan Waktu Kegiatan 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penelitian 2 Analisis Kebutuhan 3 BAB I 4 BAB II 5 BAB III 6 BAB IV 7 BAB V 8 Evaluasi