BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada rancangan sistem yang sebelumnya masih manual diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi dan lebih efisien saat digunakan. Pada sistem usulan ini penulis membuat sebuah desain berupa rancangan sistem dengan tujuan yang bermanfaat dengan menggunakan software java dan juga dilengkapi dengan gambaran diagram konteks sistem usulan, diagram nol sistem usulan, dan diagram detail sistem usulan.
4.2. Prosedur Sitem Usulan
Pada sistem usulan ini penulis ingin mengembangkan sistem penjualan pada Toko Post Jasa Bangunan dari yang manual menjadi terkomputerisasi,berikut adalah pembahasan tentang sistem usulan yang dirancang oleh penulis:
1. Prosedur Input Data Barang
Bagian Staff melakukan penginputan data barang untuk mengetahui barang yang tersedia.
2. Prosedur Transaksi Penjualan
Customer memberikan list barang yang diinginkan dan dilakukannya transaksi
penjualan yang dilayani oleh staff.
3. Prosedur Update stok Barang
Setelah melakukan transaksi penjualan bagian staff melakukan update data stok barang dengan melihat bukti transaksi yang sebelumnya telah dilakukan.
4. Prosedur Rekap penjualan
Dengan menggunakan nota transaksi penjualan bagian staff merekap semua kegiatan penjualan selama satu hari.
5. Prosedur Pembuatan Laporan
Setelah rekapan dibuat maka data rekapan akan didata ulang oleh bagian staff dan digabungkan untuk membuat laporan bulanan yang akan diserahkan kepada pemilik.
4.3. Data Flow Diagram (DFD) Sistem Usulan 4.3.1.Diagram Kontek Sistem Usulan
Gambar IV.1.
Diagram Konteks Sistem Usulan
4.3.2.Digram Nol Sistem Usulan
Gambar IV.2.
Diagram Nol Sistem Usulan
4.3.3.Diagram Detail 1
Gambar IV.3.
Diagram Detail 1 Sistem Usulan
4.3.4.Diagram Detail 2
Gambar IV.4.
Diagram Detail 2 Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
4.4.1.Kamus Data Dokumen Masukan Input Barang Nama Arus : Data Barang
Bentuk Data : Cetak Komputer Arus data : Customer – Proses1.0
File Data Barang – Proses 1.0 Proses 1.0 – Proses 2.0 Penjelasan : Untuk mendata barang yang ada Periode : Setiap hari
Keterangan : Setiap ada permintaan barang masuk dan setiap ada barang keluar
Volume : Setiap hari Struktur data : Header + Isi
Header = Nama Toko + Periode Keterangan :
Periode = Hari + Tanggal + Bulan + Tahun
Isi =1{Nm_Barang, Kd_Barang, Merk, Ukuran, Harga, Jmlh}
Keterangan Isi : Nm_Barang *Nama Barang*
Kd_Barang *Kode Barang*
Jmlh *Jumlah*
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
@Kd_Barang
4.4.2. Kamus Data Dokumen Masukan Transaksi Penjualan Nama Arus : Data Transaksi
Alias : -
Bentuk Data : Cetak Komputer Arus data : Staff – Proses 2.0
Data Barang – Proses 2.0 Proses 2.0 – Proses 3.0 Penjelasan : Untuk mengetahui data transaksi Periode : Setiap customer membeli barang Keterangan : Setiap ada transaksi pembayaran Volume : Setiap hari
Struktur data : Header + Isi
Header = Nama Toko + Periode Keterangan :
Periode = Hari + Tanggal + Bulan + Tahun
Isi =1{Nm_Barang, Kd_Barang, Merk, Ukuran, Harga, Jmlh}
Keterangan Isi : Nm_Barang *NamaBarang*
Kd_Barang *Kode Barang*
Jmlh *Jumlah*
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
@Kd_Barang
4.4.3.Kamus Data Dokumen Masukan Update stok Barang Nama Arus : Data Stok
Alias : -
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus data : Staff – Proses 3.0 Data Stok – Proses 3.0 Proses 3.0 – Proses 4.0
Penjelasan : Untuk mengetahui Data Stok Barang Periode : Setiap terjadi transaksi penjualan
Keterangan : Update data stok Volume : Setiap hari
Struktur data : Header + Isi
Header = Nama Toko + Periode Keterangan :
Periode = Hari + Tanggal + Bulan + Tahun
Isi =1{Nm_Barang, Kd_Barang, Merk, Ukuran, Harga, Jmlh}
Keterangan Isi : Nm_Barang *Nama Barang*
Kd_Barang *Kode Barang*
Jmlh *Jumlah*
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
@Kd_Barang
4.4.4.Kamus Data Dokumen Masukan Rekap Penjualan Nama Arus : Data Rekap
Alias : -
Bentuk Data : Cetak Komputer Arus data : Staff – Proses 4.0
Data Rekap – Proses 4.0 Proses 4.0 – Proses 5.0
Penjelasan : Untuk mengetahui seluruh transaksi penjualan harian Periode : Setiap akhir penjualan harian
Keterangan : akhir penjualan harian Volume : Setiap hari
Struktur data : Header + Isi Header = Judul + Periode Keterangan :
Periode = Hari + Tanggal + Bulan + Tahun
Isi = 1{No_Customer + No_ Customer + No Penjualan, Kd Barang + Qty + Harga }
Keterangan Isi : No_ Customer *Nomor Customer*
Kd_Barang *Kode Barang*
No_Penjualan *Nomor Penjualan*
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
@No_Customer
4.4.5. Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Penjualan Nama Arus : Laporan Penjualan
Alias : -
Bentuk Data : Cetak Komputer Arus data : Proses 4.0 – Proses 5.0
Penjelasan : Untuk mengetahui laporan kegiatan transaksi selama satu bulan
Periode : Setiap akhir bulan
Keterangan : gabungan perhitungan transaksi harian Volume : Setiap hari
Struktur data : Header + Isi Header = Judul + Periode Keterangan :
Periode = Bulan + Tahun
Isi = { Kd Barang + Qty + Harga } Keterangan Isi : Kd_Barang *Kode Barang*
Qty *quantity*
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
@Kd Barang
4.5. Spesifikasi Sistem Usulan 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah:
1. Nama dokumen : Data Barang
Fungsi : Untuk mengetahui barang yang tersedia
Sumber : Pemilik
Tujuan : Staff
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap hari diakhir kegiatan penjualan harian Bentuk : Lampiran C.1
1. Nama dokumen : Bukti Pembayaran
Fungsi : Untuk menghitung jumlah bayar customer
Sumber : Staff
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan Bentuk : Lampiran C.2
2. Nama dokumen : Rekap Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui seluruh kegiatan transaksi dalam satu hari
Sumber : Staff
Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap akhir penjulan dalam satu hari Bentuk : Lampiran C.3
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen Keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui seluruh kegiatan transaksi selama satu bulan
Sumber : Staff
Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap akhir Bulan Bentuk : Lampiran D.1
4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.5.
Entity Relationship Diagram
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.6.
Logical Record Structure
4.5.5. Spesifikasi File 1. File Staff
Nama file : Data Staff
Akronim : Staff
Fungsi : Untuk menyimpan data Staff Tipe : File Master
file : Indexed Sequential Akses file : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 41 Karakter Kunci Field : Kd_staff
Software : Mysql
Tabel IV.1.
Spesifikasi File Staff
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Staff Kd_staff Varchar 8 Primary Key
2 Nama Staff Nm_staff Varchar 25
3 Password Passwd Text 8
2. File Barang
Nama file : Data Barang
Akronim : Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data barang Tipe : File Master
file : Indexed Sequential Akses file : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 46 Karakter Kunci Field : Kd_barang
Software : Mysql
Tabel IV.2.
Spesifikasi File Data Barang N
o
Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Barang Kd_barang Varchar 8 Primary Key
2 Nama Barang Nm_barang Varchar 15
3 Merk Barang Merk_barang Varchar 15
4 Ukuran Barang Uk_barang Varchar 8
3. File Penjualan
Nama file : Data Penjualan Akronim : Penjualan
Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan Tipe : File Master
file : Indexed Sequential Akses file : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 24 Karakter Kunci Field : No_penjualan
Software : Mysql
Tabel IV.3.
Spesifikasi File Data Penjualan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor Penjualan No_penjualan Varchar 8 Primary Key
2 Tanggal Penjualan Tgl_penjualan Date 8
3 Nomor Customer No_customer Varchar 8
4. File Customer
Nama file : Data Customer
Akronim : Customer
Fungsi : Untuk menyimpan data customer Tipe : File Master
file : Indexed Sequential Akses file : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 49 Karakter Kunci Field : No_customer
Software : Mysql
Tabel IV.4.
Spesifikasi File Data Customer N
o
Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Nomor Customer No_customer Varchar 8 Primary Key 2 Nama Customer Nm_Custome
r
Varchar 25
3 Alamat Almt Varchar 8
4 Nomor Telpon No_tlp Date 8
5. File Detail Penjualan
Nama file : Detail Penjualan Akronim : Det_penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui data penjualan secara rinci Tipe : File Master
file : Indexed Sequential Akses file : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 32 Karakter Kunci Field : No_customer
Software : Mysql
Tabel IV.5.
Spesifikasi File Detail Penjualan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Barang Kd_barang Varchar 8 Primary Key
2 Nomor Penjualan No_penjualan Varchar 8
3 Quantity Qty Varchar 8
4 Total Ttl Varchar 8
4.5.6. Struktur Kode
1. Kode Staff
S 1 011 2 0 61 1 7
staff Bulan
Tanggal Tahun
Keterangan :
1. S1 menerangkan tentang nomor urut staff pertama.
2. 02 menerangkan tentang tanggal masuk karyawan.
3. 06 Menerangkan tentang bualan masuk karyawan.
4. 17 menerangkan tentang tahun masuk karyawan.
1. Kode Barang
C 1 A11 F 1 01 KG
Cat Berat Kg Afitex
Keterangan :
1. C1 menerangkan tentang nama barang.
2. AF menerangkan tentang merk barang.
3. 10 kg menerangkan tentang berat/ukuran barang.
3. Kode Customer
0 1 C 1 0 61 1 0
No.Urut Tanggal
Customer Bulan
Keterangan :
1. 01 menerangkan tentang no urut datang customer.
2. C1 menerangkan barang yang dibeli customer.
3. 06 menerangkan tanggal beli customer.
4. 10 menerangkan bulan beli customer.
4. Kode Penjualan
0 1 S 1 C 11 1 0
No.Urut Barang
Kd_staff Bulan
Keterangan :
1. 01 menerangkan nomor urut customer yang membeli.
2. S1 menerangkan kode staff yang melayani pembeli.
3. C1 menerangkan nama barang yang dibeli.
4. 10 menerangkan jumlah barang yang dibeli
4.5.7. Spesifikasi Program
Gambar IV.7.
Diagram HIPO
Spesifikasi file ini menjelaskan tentang file-file program dan fungsi program.
Penulis membuat sebuah rancangan program yang dibutuhkan atas sistem usulan yang dibuat, spesifikasi program akan diuraikan pada bagan menu program dibahawah ini:
4.5.7.1. Spesifikasi Program Menu Login Nama Program : Menu login
Akronim : Login. java/ index.php
Fungsi : sebagai pembuka program awal menuju sub menu yang lain Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java Bentuk Tampilan : Lampiran E.1
Proses :
a. Klik start kemudian pilih nama program
b. Pertama kali pada jendela menu utama terdapat beberapa menu yaitu:
a. Nama staff b. Password
4.5.7.2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program : Menu Utama
Akronim : Utama. java/ index.php
Fungsi : untuk menampilkan menu utama transaksi Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.2
Proses : Pada Menu Utama terdapat empat buah pilihan yaitu:
1. Menu File 2. Menu Transaksi 3. Menu Report 4. Menu logout
1. Spesifikasi Program Menu File Nama Program : Menu_file Akronim : File.java/ index.php
Fungsi : Untuk menampilkan menu file data penjualan Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.3
Proses : Pada Menu file ini terdapat 3 buah data yaitu:
a. Menu File staff b. Menu file customer
c. Menu file barang Spesifikasi Program Form Data Staff
Nama Program : Data_staff
Akronim : Data_satff. java/ index.php Fungsi : Untuk engetahui identitas staff Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php
Bentuk Tampilan : Lampiran E.4
Proses : Pada form data staff terdapat pilihan sebagai berikut:
1. Baru : Untuk pengisian data staff baru 2. Cari : Untuk mencari data staff
3. Simpan : Untuk menyimpan data staff 4. Ubah : Untuk mengubah data staff 5. Hapus : Untuk menghapus data file
6. Batal : Untuk membatalkan input data staff baru Spesifikasi Program Form Data Customer
Nama Program : Data_customer Akronim : customer. java/ index.php
Fungsi : untuk mengetahui identitas customer Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.5
Proses : pada form data customer terdapat pilihan sebagai berikut:
1. Baru : Untuk pengisian data customer baru 2. Cari : Untuk mencari data customer 3. Simpan : Untuk menyimpan data customer 4. Ubah : Untuk mengubah data customer
5. Hapus : Untuk menghapus data customer
6. Batal : Untuk membatalkan input data customer c. Spesifikasi Program Form Data Barang
Nama Program : Data_barang Akronim : Barang. java/ index.php
Fungsi : Untuk mengupdate data barang Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.6
Proses : Pada form data barang terdapat pilihan sebagai berikut:
1. Baru : Untuk pengisian data barang baru 2. Cari : Untuk mencari data barang 3. Simpan : Untuk menyimpan data barang 4. Ubah : Untuk mengubah data barang 5. Hapus : Untuk menghapus data barang 6. Batal : Untuk membatalkan input data barang baru
2. Spesifikasi Program File Transaksi Nama Program : Transaksi
Akronim : Transaksi. java/ index.php
Fungsi : Untuk menampilkan menu transaksi penjualan Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.7
Proses : pada menu transaksi terdapat menu penjualan barang
a. Spesifikasi Program Form Penjualan Barang Nama Program : Penjualan Barang Akronim : Barang. java/ index.php
Fungsi : Untuk menampilkan data transaksi penjualan
Index Program : Index Sequential Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.8
Proses : Dari menu penjualan terdapat pilihan sebagai berikut:
1. Baru : Untuk mengisi data penjualan baru 2. Batal : untuk membatalkan input transaksi.
3. Simpan : untuk menyimpan data transaksi.
4. Hapus : Untuk menghapus data transaksi.
5. Ubah : Untuk Mengubah data transaksi.
6. Cari : untuk mencari data penjualan
3. Spesifikasi Program File Report Nama Program : Laporan
Akronim : Laporan. java/ index.php
Fungsi : untuk menampilkan menu laporan Index Program : Index Sequential
Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lampiran E.9
Proses : Menampilkan menu laporan penjualan
a. Spesifikasi program Form Laporan Penjualan Nama Program : Laporan Penjualan
Akronim : Lap_penjualan. java/ index.php
Fungsi : Untuk menampilkan form laporan dan cetak laporan bulanan sesuai bulan dan tahun yang diinginkan
Index Program : Index Sequential Bahasa Program : Netbeans – Java /php Bentuk Tampilan : Lihat lampiran E.10
Proses : Pada form laporan penjualan terdapat proses cetak untuk melihat hasil laporan bulanan
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1. Umum
Suatu sistem yang baik tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana pendukung yang baik pula. Sarana pendukung yang baik bukan harus menggunakan suatu unit komputer dengan merek tertentu dan harga yang mahal tetapi harus terintegrasi dengan baik antara satu dengan yang lainya. Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pemakai (brainware). Diantara unsur tersebut yaitu prasarana atau
peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan. Untuk itu penulis menyarankan prasarana dan perangkat komputer yang harus tersedia pada sistem yang diusulkan. Adapun spesifikasinya adalah sebagai berikut:
4.6.2. Spesifikasi Perangkat keras (Hardware)
Adapun perangkat keras yang digunakan sebagai berikut:
1. Micro Processor : Intel Pentium 14 3.0 Ghz 2. Memori : 1 GB
3. Monitor : 16’
4. Keyboard : 102 keys
5. Mouse : Standar mouse 6. Hardisk : 10 GB
7. Printer : Dot Matrik
4.6.3. Perangkat Lunak (Software)
Adapun perangkat lunak yang digunakan sebagai berikut:
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 2. Bahasa pemograman : Netbeans – Java /php 3. Database Program : Mysql
4.7. Jadwal Implementasi
Dalam merancang suatu sistem yang baru sebelum sistem itu dijalankan, maka terlebih dahulu harus dibuat dan disusun langkah-langkah atau prosedur yang disebut dengan jadwal implementasi, mulai dari awal penjadwalan kegiatan hingga akhir proses penjualan. Berikut ini adalah jadwal implementasi yang disusun oleh penulis pada Toko Post Jasa Bangunan Karawang.
Tabel IV.6.
Jadwal Implementasi
No KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan data awal
2 Analisa 3 Desain Sistem
4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan & Tes Program 6 Tes Sistem
7 Pelatihan
8 Pembuatan Buku Petunjuk 9 Evaluasi & Operasional
