BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

30

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah penulis menganalisa sistem yang berjalan pada Salon Seruni Karawang penulis menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi.

Melihat permasalahan yang ada penulis mencoba membuat rancangan sistem usulan untuk sistem penyewaan pada Salon Seruni Karawang. Sistem yang penulis usulkan adalah pemindahan sistem penyewaan manual kepada sistem penyewaan yang terkomputerisasi, berupa rancangan program yang mudah dipahami dan digunakan sehingga diharapkan dapat membantu dan memudahkan dalam mengatasi permasalahan yang ada pada Salon Seruni Karawang.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Pada prosedur sistem berjalan usulan penulis mengembangkan sistem yang telah berjalan pada Salon Seruni yang terdapat pada sistem berjalan manual yang berjalan, hanya prosesnya tidak lagi manual melainkan terkomputerisasi. Rincian prosedur sistem berjalan usulan adalah sebagai berikut :

(2)

1. Pemesanan

Konsumen datang ke Salon Seruni Karawang untuk pesan paket wedding organizer. Kemudian, admin memberikan brosur paket yang

akan dipilih konsumen. Setelah itu, konsumen memilih paket wedding. Lalu admin menginput data konsumen pada file konsumen.

2. Pengontrolan

Admin mengecek ketersediaan paket yang dipilih konsumen. Lalu admin menginfokan data paket yang dipilih konsumen berdasarkan data yang ada di file paket. Kemudian, konsumen melakukan pemesanan pada admin. Admin menginput data pemesanan pada file data pemesanan.

3. Penyewaan

Konsumen menyerahkan KTP kepada admin beserta uang DP sebesar 30% - 50% . Admin menginput data penyewaan ke dalam file penyewaan beserta jumlah DP yang dibayar konsumen, KTP dikembalikan kepada konsumen.

4. Pembayaran

Konsumen melakukan sisa pembayaran untuk biaya sewa kepada bagian kasir. Kemudian, kasir menginput pada data pembayaran.

Kasir membuat kwitansi sebagai tanda bukti pembayaran berdasarkan data pembayaran yang diserahkan pada konsumen.

5. Laporan

Kasir membuat laporan berdasarkan data pembayaran yang diberikan oleh admin. Selanjutnya, laporan pendapatan harian tersebut

(3)

diserahkan pada pemilik salon. Setelah di acc oleh pemilik salon laporan harian akan di simpan pada file laporan.

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Adapun diagram alir data dari proses administrasi pada Salon Seruni adalah sebagai berikut :

1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Kasir Pemilik

Konsumen

Admin Fotocopy KTP

Fotocopy KTP

Data Paket

Data Pembayaran

Laporan Pendapatan Harian

Data Pembayaran Biaya Sewa

Nota Pembayaran Sistem Penyewaan

pada Salon Seruni 0 Biaya Sewa

Nota Pembayaran

Laporan Pendapatan harian

Gambar IV.1.

Diagram Konteks Sistem Usulan

(4)

2. Diagram Nol Sistem Usulan

Konsumen

Pengontrolan 2.0.

Penyewaan 3.0.

Pembayaran 4.0.

Laporan 5.0.

Pemilik

Pemesanan 1.0.

D1 File Konsumen Data Paket

Data Konsumen

Info Data Paket

Data Pemesanan

D2 File Paket

D3 File Data Pemesanan Info Data

Paket

Data Pemesanan

KTP

Data Penyewaan

File Penyewaan D4

Data Penyewaan

Kwitansi

Kasir Kwitansi

Data Penyewaan

File Pembayaran Data Pembayaran D5

Data Pembayaran Laporan Pendapatan Harian

Laporan Pendapatan Harian Acc

Laporan Pendapatan Harian

Acc D6 File Laporan

Gambar IV.2.

Diagram Nol Sistem Usulan

(5)

3. Diagram Detail

5.1.

5.2.

Proses Input Pembayaran

Proses Input Laporan

D4

D5

File Pembayaran

File Laporan Data Pembayaran

Laporan Pendapatan Harian ACC Laporan Pendapatan Harian

Laporan Pendapatan Harian ACC

Gambar IV.3.

Diagram Detail Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Untuk keterangan lebih lanjut mengenai perancangan dan pembangunan sistem informasi. Maka secara lebih terinci kamus data ikut berperan dalam menjelaskan semua data yang digunakan didalam sistem usulan, diantaranya adalah sebagai berikut :

4.4.1. Kamus Data Masukan

1. Nama Alir Data : Data Konsumen

Alias : -

(6)

Tipe Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Konsumen – Proses 1.0 Penjelasan : Sebagai data konsumen Periode : Setiap melakukan pemesanan

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header+Isi

Header : Logo_Salon+Nama_Salon

+Alamat_Salon+Telp

Isi :{Id_Konsumen+Nama_Konsumen

+Tempat_Lahir+Tgl_Lahir+Jenis_Kelamin+Alamat +Pekerjaan+No_Hp}

4.4.2. Kamus Data Keluaran

1. Nama Alir Data : Kwitansi

Alias : -

Tipe Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Kasir - Proses 4.0

Proses 4.0 - Konsumen

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran penyewaan

Periode : Setiap konsumen yang melakukan pemesanan

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header : Logo_Salon+Nama_Salon

+Alamat_Salon+Telp

(7)

Isi :{No_Transaksi+Tanggal_Transaksi+

Diterima_Dari +Untuk_Pembayaran +Jumlah_bayar }

2. Nama Alir Data : Laporan Harian

Alias : Laporan

Tipe Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Kasir – Proses 5.0 – Pemilik Penjelasan : Sebagai laporan harian

Periode : Setiap hari

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header+Isi

Header : Logo_Salon+Nama_Salon

+Alamat_Salon+Telp

Isi : {Tanggal+No_Transaksi+Jenis_Paket+Harga +DP+Sisa+Ket}

4.5. Spesifikasi Dokumen Sistem Usulan

Dalam rancangan sistem usulan tugas akhir ini penulis akan membahas bentuk dokumen masukan, bentuk dokumen keluaran, ERD (Entity Relationship Diagram), LRS (Logical Record Structured), spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program.

(8)

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Data Konsumen

Fungsi : Sebagai identitas konsumen

Sumber : Konsumen

Tujuan : Pemilik Salon

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi :Setiap pemesanan

Bentuk : Lampiran C.1.

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Kasir

Tujuan : Konsumen

Media : 1 Lembar

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan

Bentuk : Lampiran D.1.

2. Nama Dokumen : Laporan Harian

Fungsi : Sebagai catatan pendapatan harian

(9)

Sumber : Kasir

Tujuan : Pemilik Salon

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap hari

Bentuk : Lampiran D.2.

4.5.3. ERD (Entity Relationship Diagram )

user melakukan transaksi paket

konsumen

memiliki

melakukan kodeuser

namauser hakakses

password

tgl_trans u_bayar

u_kembali no_trans

kode_paket

harga jenis_paket

idkonsumen

nama

tgl_lahir

no_hp pekerjaan alamat jenis_kelamin

total

1 1

1

1 1

Gambar IV.4.

ERD (Entity Relationship Diagram)

(10)

4.5.4. LRS (Entity Record Structured)

no_trans (PK) tgl_trans kodeuser (FK) idkonsumen (FK) kode_paket (FK) total

u_bayar u_kembali

kode_paket (PK) jenis_paket harga

idkonsumen (PK) nama tgl_lahir jenis_kelamin alamat pekerjaan no_hp kodeuser (PK)

namauser hakakses password

user

transaksi

konsumen

paket 1

1 1

1

Gambar IV.5.

LRS (Logical Record Structured)

4.5.5. Spesifikasi File

Spesifikasi file dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan- kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer . Untuk itu, sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file sebagai berikut :

1. Nama File : File konsumen Akronim File : konsumen

(11)

Fungsi : Untuk menyimpan data konsumen

Type File : File Master

Panjang Record : 98 byte

Akses File : Random

Organisasi File : Index Squential

Media File : Harddisk

Software : MySQL

Primary key : idkonsumen

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Data Konsumen

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Id konsumen idkonsumen varchar 5 Primary key

2 Nama nama varchar 25 -

3 Tanggal lahir tgl_lahir date - -

4 Jenis kelamin jenis_kelamin varchar 10 -

5 Alamat alamat varchar 30 -

6 Pekerjaan pekerjaan varchar 15 -

7 No Hp no_hp varchar 13 -

2. Nama File : File paket Akronim File : paket

Fungsi : Untuk menyimpan data paket

(12)

Software : MySQL Primary key : kode_paket

Tabel IV.2.

Spesifikasi File Data Paket

1 Kode paket kode_paket varchar 4 Primary key

2 Jenis paket jenis_paket varchar 3 -

3 Harga harga double - -

4 Keterangan ket varchar 100 -

3. Nama File : File user Akronim File : user

Fungsi : Untuk menyimpan data user

Software : MySQL

Primary key : kodeuser

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Data User

1 Kode user kodeuser varchar 5 Primary key

2 Nama user namauser varchar 25 -

3 Password password varchar 8 -

4 Hak akses hakakses varchar 10 -

(13)

4. Nama File : File transaksi Akronim File : transaksi

Fungsi : Untuk melakuakan transaksi Type File : File transaksi

Software : MySQL

Primary key : no_trans

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Transaksi

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 No transaksi no_trans varchar 7 Primary key

2 Tanggal transaksi tgl_trans date - -

3 Tanggal acara tgl_acara date - -

4 Id konsumen idkonsumen varchar 5 -

5 Kode user kodeuser varchar 6 -

6 Kode paket kode_paket varchar 4 -

7 Total total double - -

8 Uang bayar u_bayar double - -

9 Uang kembali u_kembali double - -

4.5.6. Struktur Kode

Penggunaan kode dalam kegiatan pengolahan data dengan menggunakan komputer akan memperkecil terjadinya kesalahan. Selain itu, dengan penggunaan kode maka kegiatan pengolahan data akan lebih efisien.

Adapun yang penulis usulkan terdiri dari :

(14)

1. idkonsumen

Panjang : 5 digit Type : Varchar

Bentuk :

X 9 9 9 9

Contoh :

K 0 6 0 1

2. kode_paket

Bentuk :

X X 9 9

Contoh :

K P 0 1

Nomor Urut Tahun daftar Inisial Konsumen

01 = No urut 06 = Bulan daftar

K = Konsumen

Inisial Paket Nomor Urut

KP = Kode Paket 01 = Nomor urut paket

(15)

3. kodeuser

Bentuk :

X X 9 9 9

Contoh :

U S 0 0 1

4. no_trans

Bentuk :

X X 9 9 9 9 9

Contoh :

T R 1 6 0 0 1

Inisial User Nomor Urut

001 = Nomor Urut US = Inisial User

Nomor Urut Tahun Transaksi

Inisial Transaksi

001 = Nomor Urut 16 = Tahun Transaksi TR = Inisial Transaksi

(16)

4.5.7. Spesifikasi Program

Program dibutuhkan untuk memanipulasi data pada sebuah file dan menghasilkan suatu informasi yang berguna. Suatu program yang tersusun sedemikian rupa dapat membentuk suatu program tertenu. Dalam sistem usulan ini penulis menguraikan secara garis besar program yang diuraikan ke dalam diagram HIPO (Hirarki Input Proses Output).

Master

Data Konsumen

Data Paket 1.0

0.0

Transaksi

Pembayaran Sewa

Laporan Utility Log out

0.0 0.0 0.0 0.0

Laporan Data

Konsumen Ganti Password

2.0 3.0 4.0 5.0

Keluar 1.0

1.0

2.0 3.0 4.0 5.0

1.1

1.2

2.1 3.1 4.1 5.1

Menu Utama Log In

0.0

Data User 1.0 1.3

Laporan Data Pembayaran

3.0 3.2

Gambar VI.6.

HIPO (Hirarchy plus Input-Process-Output)

(17)

Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas akhir ini, terdiri dari :

1. Log In

Nama Program : Login

Akronim : FormLogin.java

Fungsi : Untuk membuka program awal menuju menu utama program

Index Program : -

Bahasa Program : Java Netbeans 8.2 Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1

Proses : Pada form login terdapat 3 pilihan, yaitu :

a. Masukan Kode User dan Password yang telah ditentukan untuk masuk ke dalam program.

b. Klik login untuk masuk ke menu utama.

c. Klik cancel untuk membatalkan masuk ke menu utama

2. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : FormMenuUtama.java

Fungsi : Untuk menampilkan menu awal pilihan utama pada program

Index Program : -

(18)

Proses : Pada menu utama terdapat 5 pilihan, yaitu : a. Klik menu master untuk menampilkan file

konsumen, paket dan user.

b. Klik menu transaksi untuk menampilkan biaya pembayaran sewa.

c. Klik menu laporan untuk menampilkan laporan data pasien dan data pembayaran.

d. Klik menu ganti password untuk merubah password.

e. Klik menu logout untuk keluar dari menu utama.

3. Master Data Konsumen

Nama Program : Data Konsumen

Akronim : FormKonsumen.java

Fungsi : Untuk menampilkan dan menyimpan data konsumen pada program

Index Program : -

Proses : Pada menu master data konsumen terdapat pilihan, yaitu :

(19)

a. Klik menu data konsumen maka akan tampil berupa isian data.

b. Klik add untuk memasukan data baru.

c. Klik save untuk menyimpan data.

d. Klik edit untuk memperbaiki data.

e. Klik delete untuk menghapus data.

f. Klik cancel untuk membatalkan pengisian data g. Klik search untuk melakukan pencarian atau

melihat data yang diinginkan.

h. Klik exit untuk kembali ke menu utama.

4. Mater Data Paket

Nama Program : Data Paket

Akronim : FormPaket.java

Fungsi : Untuk menampilkan dan menyimpan data paket pada program

Index Program : -

Proses : Pada menu master data paket terdapat pilihan, yaitu :

a. Klik menu data paket maka akan tampil berupa isian data.

(20)

f. Klik cancel untuk membatalkan pengisian data g. Klik search untuk melakukan pencarian atau

melihat data yang diinginkan.

5. Master Data User

Nama Program : Data User

Akronim : FormUser.java

Fungsi : Untuk menampilkan dan menyimpan data user pada program

Index Program : -

Proses : Pada menu master user terdapat pilihan, yaitu : a. Klik menu data user maka akan tampil berupa

isian data.

f. Klik cancel untuk membatalkan pengisian data.

(21)

g. Klik search untuk melakukan pencarian atau melihat data yang diinginkan.

6. Menu Transaksi

Nama Program : Transaksi Pembayaran Sewa Akronim : FTransaksiPembayaranSewa.java

Fungsi : Untuk menampilkan dan menyimpan data pembayaran di dalam program

pada program Index Program : -

Proses : Pada menu transaksi terdapat pilihan, yaitu :

a. Klik menu transaksi kemudian pilih sub menu pembayaran sewa maka akan tampil form transaksi pembayaran sewa.

b. Ketika klik add maka akan muncul secara otomatis no transaksi, tanggal dan kode user. Kemudian pilih id konsumen dari data konsumen maka akan muncul id konsumen secara otomatis. Selanjutnya, pilih kode paket dari data paket maka secara otomatis akan muncul jenis paket dan harga. Setelah

(22)

menilih data paket kemudian muncul total harga yang harus dibayar oleh konsumen.

d. Klik cancel utuk membatalkan proses transaksi.

e. Klik exit untuk kembali ke menu utama

7. Menu Laporan Data Konsumen

Nama Program : Laporan Data Konsumen

Akronim : FormLaporanKonsumen.java

Fungsi : Untuk mencetak laporan data konsumen.

Index Program : -

Proses : Pada menu laporan terdapat pilihan, yaitu :

a. Klik menu laporan kemudian pilih sub menu laporan data konsumen.

b. Klik print untuk mencetak laporan.

c. Klik close untuk keluar dari data report laporan data konsumen.

8. Menu Laporan Data Pembayaran

Nama Program : Laporan Data Pembayaran Akronim : FormLaporanPembayaran.java Fungsi : Untuk mencetak laporan pembayaran

(23)

Index Program : -

Proses : Pada menu laporan terdapat pilihan, yaitu :

a. Klik menu laporan kemudian pilih sub menu laporan data pembayaran.

b. Klik print untuk mencetak laporan.

c. Klik close untuk keluar dari data report laporan data pembayaran.

9. Menu Utility

Nama Program : Ganti Password

Akronim : FormGantiPassword.java

Fungsi : Untuk mengganti password sesuai dengan keinginan pengguna.

Index Program : -

Proses : Pada menu utility terdapat pilihan, yaitu :

a. Klik menu utility kemudian pilih sub menu ganti password, lalu masukan kode user, password lama, password baru dan konfirmasi password.

b. Klik save untuk password baru.

(24)

c. Klik cancel untuk membatalkan.

10. Menu Logout

Nama Program : Keluar

Akronim : -

Fungsi : Untuk keluar dari program Index Program : -

Proses : Saat klik menu keluar maka akan ada informasi

“Yakin mau keluar?”” klik “Yes” untuk keluar dari program dan klik “No” untuk tetap dalam program.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Spesifikasi sistem komputer yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini dan pengujian data adalah sebagai berikut :

4.6.1. Umum

Sistem yang terkomputerisasi merupakan suatu media yang sangat diperlukan dalam melaksanakan sistem yang diusulkan. Karena setiap sistem yang diusulkan memerlukan suatu program. Program merupakan suatu rancangan yang nantinya digunakan untuk mempermudah penerapan dalam melaksanakan pekerjaan terutama dalam proses pemasukan data.

(25)

4.6.2. Perangkat Keras

Adapun penjelasan mengenai perangkat keras yang akan digunakan dalam sistem usulan ini adalah :

Monitor : 16”

Proccessor : Pentium (R) IV 3,00 GHz Memory : 2 Gigabyte

Harddisk : 80 Gigabyte Floppy disk : 3,5” (1,44 MB) Keyboard : 108 Keys Printer : Ink jet

Mouse : USB

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi program pelayanan rawat jalan pada salon ini adalah :

Sistem operasi : Microsoft Windows 7 Profesional

Bahasa pemprograman : Java NetBeans 8.2

Program atau software pendukung : All API Guide, API Viewer

(26)

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu uraian mengenai tahapan yang dilakukan mengenai segala sesuatu yang terdapat dalam proses implementasi.

Tabel IV.5.

Jadwal Implementasi

No Jenis Kegiatan

WAKTU

Bulan I Bulan II Bulan III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan data awal

2 Analisa 3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan & Tes

Program 6 Tes Sistem 7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku Petunjuk

9 Evaluasi & Operasional