49
4.1. Umum
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi saat ini terus berkembang pesat, begitu juga dengan penggunaan teknologi komputer yang telah diterapkan di berbagai aspek perusahaan, karena kecepatan dalam mengakses dan mengolah data serta yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan kemampuannya tersebut komputer dapat mempermudah suatu pekerjaan.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat juga mempengaruhi setiap sistem yang ada di perusahaan. Saat ini sistem pembelian sudah banyak menggunakan komputer seorang user dapat bekerja lebih efektif, efisien, dan waktu yang dibutuhkan relatif lebih cepat dibandingkan dengan proses pengolahan data yang dilakukan secara manual, sehingga data yang disajikan bisa tepat waktu, akurat dan relevan.
Pada bab ini, sistem yang diusulkan penulis merupakan sistem yang sedang berjalan di PT. Sinar Abadi Terang Jakarta, dimana sistem yang berjalan saat ini masih manual dan dari prosedur dirasakan masih belum mencapai hasil yang optimal, sehingga pengalihan sistem yang lama ke sitem yang baru diharapkan dapat mengatasi permasalahn yang ada dan mencapai tujuan yang hendak di capai.
4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
Pada sub bab ini akan diuraikan mengenai prosedur sistem akuntansi yang telah diusulkan. Prosedur sistem usulan yang akan diusulkan penulis tidak jauh berbeda dengan sistem yang telah berjalan, hanya pada sistem usulan ini digunakan komputerisasi dalam sistem pembeliannya.
1. Prosedur Permintaan Barang
Staff Gudang akan membuat RO (Request Order) untuk stok produk yang kosong, kemudian RO yang sudah dibuat selanjutnya diberikan ke Spv Admin dan diarsipkan oleh Staff Gudang. Kemuadian Spv Admin akan melaporkan RO tersebut ke bagian Direktur Operasional untuk di Acc, setelah form RO tersebut di tanda tangani dan di Acc oleh Direktur Operasional, selanjutnya Spv Admin akan mengkonfirmasi ke bagian staff gudang bahwa RO tersebut sudah di Acc oleh Direktur Operasional. Dan selanjutnya RO yang sudah di Acc tersebut akan disimpan oleh Spv Admin sebagai data ke file RO Acc.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Sebelum membuat PO Spv Admin akan membuka arsip supplier terlebih dahulu untuk mengecek harga barang dari supplier. Dan selanjutnya Spv Admin akan membuat PO (Purchase Order) sesuai RO yang di Acc oleh Direktur Operasional dengan membuka file RO Acc sebelumnya, selanjutnya PO yang sudah dibuat akan dilaporkan ke Direktur Operasional untuk di Acc, setelah PO di Acc oleh Direktur Operasioanl kemudian PO Acc tersebut dikirimkan ke Supplier melalui email. Setelah
PO Acc tersebut di Acc oleh Supplier, pihak supplier akan mengkonfirmasi PO yang sudah di Acc tersebut dan selanjutnya form PO Acc yang sudah dikonfirmasi oleh supplier akan disimpan oleh Spv Admin sebagai data ke file PO Acc.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Supplier akan mengirimkan barang sesuai pesanan ke PT. Sinar Abadi Terang, dengan membawa faktur penjualan rangkap 2, kwitansi dan surat jalan rangkap 2, selanjutnya bagian admin akan mengecek barang yang datang dan membuka file PO yang telah disimpan sebelumnya oleh Spv Admin. Untuk mencocokkan bahwa barang yang datang sudah sesuai PO (Purchase Order) sebelumnya, setelah admin mengecek barang selanjutnya admin akan menandatangi surat jalan, untuk surat jalan yang sudah di tanda tangani surat jalan copy rangkap 2 akan dibawa oleh supplier, rangkap 1 akan disimpan sebagai data dalam file surat jalan oleh admin. Dan untuk faktur penjualan dan kwitansi akan disimpan juga dalam file Faktur Penjualan dan File Kwitansi oleh admin. Selanjutnya admin akan membuat tanda terima kwitansi rangkap 2, dimana rangkap 1 yang akan diberikan ke supplier. Rangkap 2 akan disimpan sebagai data ke dalam File Tanda Terima Kwitansi oleh admin. Dan untuk surat jalan rangkap 1 akan di copy, setelah di copy, surat jalan copy rangkap 1 akan diserahkan ke Staff Gudang.
4. Prosedur Pembayaran Hutang
Setelah tanggal jatuh tempo Spv Admin akan melakukan pembayaran untuk faktur penjualan yang sudah jatuh tempo dengan mengecek arsip
kwitansi yang diarsipkan oleh Admin sebelumnya. Dengan membuka arsip kwitansi. Kemudian Spv Admin melakukan pembayaran melalui transfer dimana bukti transfer tersebut akan di copy terlebih dahulu, untuk bukti transfer copy selanjutnya akan dikirimkan ke supplier sebagai bukti dan bukti transfer asli selanjutnya akan disimpan ke dalam arsip bukti transfer. 5. Proses Penjurnalan
Proses penjurnalan akan dilakukan berdasarkan file bukti transfer, file kwitansi yang nantinya akan dibuatkan jurnal dan dimasukan ke file jurnal oleh Admin.
6. Proses Laporan Pembelian
Berdasarkan file jurnal dan arsip kwitansi Spv Admin akan membuat laporan pembelian yang akan dilaporkan ke Direktur Operasional pada periode akhir bulan.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan
1. Diagram Konteks
Keterangan:
RO : Request Order B. Transfer : Bukti Transfer PO : Purchase Order Lap Pem : Laporan Pembelian FP : Faktur Penjualan
SJ : Surat Jalan
Gambar IV.1
2. Diagram Nol
Keterangan:
RO : Request Order B. Transfer : Bukti Transfer PO : Purchase Order Lap Pem : Laporan Pembelian FP : Faktur Penjualan
SJ : Surat Jalan
Gambar IV.2
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi: nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data. Adapaun data sistem berjalan dari proses pemesanan sampai proses pembayaran adalah sebagai berikut:
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Kamus Data Form Request Order
Nama Arus Data : Form Request Order
Alias : RO
Bentuk Data : Kertas
Arus Data : Staff Gudang-Proses 1.0-Direktur Operasional Direktur Oprasional-Proses 1.0-File RO Penjelasan : Untuk Permintaan Barang
Periode : Setiap ada permintaan barang
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Kop_Surat+Nama_Perusahaan+ Alamat_Perusahaan+Tanggal_RO+ Nama_Staff_Gudang+Keterangan
Isi : No+Nama_Barang+Jumlah+Total
Footer : Pemohon+Menyetujui 2. Kamus Data Faktur Penjualan
Nama Arus Data : Faktur Penjualan
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Supplier-Proses 3.0
Proses 3.0-Arsip FP
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran Periode : Setiap pembayaran
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Nama_Supplier+Alamat+Telp+Fax+ Alamat_Penerima+NPWP+Judul+ Tanggal+Lama_Kredit+Jatuh_Tempo+ Nomor_Order+Customer_Po+Salesman No.Faktur : *Terdiri dari 8 digit*
Isi : Kode_Produk+Nama_Produk+Kemasan+ Jumlah_Barang+Free_Good+Harga_Jual Jumlah+Disc_Special+Disc_Promosi Footer : Cap_Tanda_Tangan+Toko_Pembeli+Adm Jumlah+Discount_3%+Dasar_Pengenaaan_Pajak+ Ppn_10%+Total+Terbilang
3. Kamus Data Kwitansi
Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : Kwitansi
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Supplier-Proses 3.0
Proses 3.0-Arsip Kwitansi
Penjelasan : Untuk pembayaran setiap ada tagihan Periode : Setiap ada pembayaran Tagihan
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Judul
No Kwitansi : *Terdiri dari 8 digit*
Isi : Toko_Pembeli+Terbilang+Keterangan Footer : Jumlah+Stempel+Tanggal+Materai
Tanda_Tangan+Nama_Supplier 4. Kamus Data Surat Jalan
Nama Arus Data : Surat Jalan
Alis : SJ
Bentuk Data : Kertas
Arus Data : Supplier-Proses 3.0
Proses 3.0-Arsip Surat Jalan Penjelasan : Untuk bukti pengiriman barang
Periode : Setiap ada pengiriman barang
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Kop_Surat+Nama_Supplier+Alamat+Telp+
Fax+Judul
Isi : Kpd_Yth+Nama_Pembeli+No_Telp+Alamat+
Qty_Keterangan No. SJ : *Terdiri dari 7 digit*
Footer : Stempel+Tanda_Tangan+Penerima+
Bag_Pengiriman+Bag_Gudang
4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Kamus Data Form Purchase Order
Nama Arus Data : Form Purchase Order
Alias : PO
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 2.0-Direktur Operasional Proses 2.0-Supplier-File PO Penjelasan : Permintaan pengiriman barang Periode : Setiap ada permintaan barang
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Kop_Surat+Judul+Nama_Perusahaan+Alamat+ Telp Isi : Tanggal+Nama_Supplier+Alamat+Telp+ Alamat_Pembeli+Telp+Judul+No+Item+Qty+ Description Footer : Pemohon+Menyetujui 2. Kamus Data Tanda Terima Kwitansi
Alias : T.T. Kwitansi Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Proses 3.0-Supplier
Proses 3.0-File T.T. Kwitansi Penjelasan : Sebagai bukti transaksi pembayaran Periode : Setiap ada tagihan
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Kop_Surat
No T.T.Kwitansi : *Terdiri dari 8 digit*
Isi : Nama_Pembeli+Keterangan+Nama_Supplier Footer : Penerima+Pengirim
3. Kamus Data Bukti Transfer
Nama Arus Data : Bukti Transfer Alias : B. Transfer Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 4.0-Supplier Penjelasan : Bukti Pembayaran Periode : Setiap ada tagihan Volume : Satu Lembar Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Keterangan
Isi : Tgl+Jam+Jenis+Transaksi+Rekening+
No_Referensi+Status Footer : Keterangan+Hormat_Kami 4. Kamus Data Laporan Pembelian
Nama Arus Data : Laporan Pembelian Alias : Lap Pembelian Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 6.0-Direktur Operasional Penjelasan : Mengetahui pembelian barang Periode : Setiap Bulan
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header : Kop_Surat+Nama_Perusahaan+Alamat+Telp
Judul+Bulan
Isi : No+Supplier+Product+Tagihan+No_Inv+ Jatuh_Tempo+No_Rek+Atas_Nama Footer : Dibuat_Oleh+Stempel
4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Pada spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen-dokumen dari sistem usulan yang mempunyai peranan dalam proses sistem pembelian barang pada PT.Sinar Abadi Terang Jakarta. Adapun spesifikasi dari sistem tersebut sebagai berikut:
4.5.1. Bentuk Dokument Masukan (Input)
Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran. Dokumen masukan dalam proses pembelian secara kredit pada PT. Sinar Abadi Terang Jakarta sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Form Request Order Fungsi : Untuk Permintaan Barang
Sumber : Gudang
Tujuan : Spv Admin
Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran C-1 2. Nama Dokumen : Faktur Penjualan
Fungsi : Untuk Bukti Penjualan Barang
Sumber : Supplier
Tujuan : PT. Sinar Abadi Terang Jakarta
Frekuensi : Setiap Ada Transaksi Pembayaran Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran C-2 3. Nama Dokumen : Kwitansi
Sumber : Supplier
Tujuan : PT. Sinar Abadi Terang Jakarta Frekuensi : Setiap Ada Pembayaran Tagihan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran C-3 4. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk Bukti Pengiriman Barang
Sumber : Supplier
Tujuan : PT. Sinar Abadi Terang Jakarta
Frekuensi : Setiap Ada Transaksi Pengiriman Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran C-4
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran (Output) 1. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Pemesanan Barang
Sumber : Spv Admin
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap ada pemesanan Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
2. Nama Dokumen : Tanda Terima Kwitansi Fungsi : Sebagai Tanda Terima
Sumber : Admin
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap Ada Pembelian Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran D-2 3. Nama Dokumen : Bukti Transfer
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Sumber : Spv. Admin
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran D-3 4. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Mengetahui Pembelian Barang
Sumber : Spv Admin
Tujuan : Direktur Operasional Frekuensi : Satu Bulan Sekali
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
3. Nama Dokumen : Data Jurnal
Fungsi : Untuk Mencatat Transaksi Pembelian
Sumber : Admin
Tujuan : Spv Admin
Frekuensi : Satu Bulan Sekali
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran D-5 4. Nama Dokumen : Data Perkiraan
Fungsi : Untuk Data Perkiraan
Sumber : Admin
Frekuensi : Jurnal
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
4.5.3. Normalisasi File
Bentuk normalisasi dari rancangan sistem usulan yang penulis buat sebagai berikut:
1. Bentuk Tidak Normal
Gambar IV.3. Bentuk Unnormal
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Gambar IV.4.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Keterangan: * = Kunci Utama (Primary Key) ** = Kunci Tamu (Foreign Key)
= Satu ke Satu (One To One) = Satu ke Banyak (One To Many)
Gambar IV.5.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Keterangan: * = Kunci Utama (Primary Key) ** = Kunci Tamu (Foreign Key)
= Satu ke Satu (One To One) = Satu ke Banyak (One To Many)
Gambar IV.6.
4.5.4. Spesifikasi File
Bentuk spesifikasi file pada sistem usulan ini dibuat supaya file-file yang telah ada tidak mengalami kerusakan. Untuk pengolahan data pada waktu pemprosesan maka data-data yang akan dimasukan kedalam beberapa file yaitu: 1. Nama File : File Barang
Akronim : Barang
Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Master
Akses File : Random
Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : kode_brg Panjang Record : 35
Tabel IV.1. Spesifikasi File Barang
2. Nama File : File Supplier
Akronim : Supplier
Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Master
Akses File : Random Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : kd_supplier Panjang Record : 80
Tabel IV.2
Spesifikasi File Supplier
3. Nama File : File Pemesanan
Akronim : Pemesanan
Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Master Akses File : Random Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : no_po Panjang Record : 15
Tabel IV.3.
Spesifikasi File Pemesanan
4. Nama File : File Pembayaran
Akronim : Pembayaran
Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Master Akses File : Random Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : no_kwitansi Panjang Record : 40
Tabel IV.4.
Spesifikasi File Pembayaran
5. Nama File : File Perkiraan Akronim : Perkiraan Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : no_akun Panjang Record : 30
Tabel IV.5.
Spesifikasi File Perkiraan
6. Nama File : File Jurnal
Akronim : Jurnal
Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : no_jurnal Panjang Record : 51
Tabel IV.6. Spesifikasi File Jurnal
7. Nama File : File Detail Pemesanan Akronim : Detail Pemesanan Organisasi File : Indexsequential Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Media Penyimpanan : Hardisk Kunci Field : -
Tabel IV.7.
Spesifikasi File Detail Pemesanan
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode yang ada dalam sistem usulan ini adalah: 1. Kode Barang
Kode barang terdiri dari 5 huruf dan 5 angka. Adapun struktur kodenya sebagai berikut:
Contoh:
Keterangan:
PIG : Menunjukkan Merk barang yaitu Pigeon
X X X X X X 9 9 9 9
P I G B S 2 5 0 0 1
BS : Menunjukkan Jenis barang yaitu Botol Susu 250 : Menunjukan Ukuran barang yaitu 250ml 01 : Menunjukkan Nomor Urut barang
2. Kode Supplier
Kode supplier terdiri dari 2 huruf dan 3 angka. Adapun struktur kodenya sebagai berikut:
Contoh:
Keterangan:
MI : Menunjukkan Inisial nama Supplier yaitu PT. Multicitra Indo Tbk J : Menunjukkan Inisial wilayah Jakarta
01 : Menunjukkan Nomor Urut Supplier 1 3. Nomor Perkiraan
Kode Nomor Perkiraan terdiri dari 5 angka. Adapun struktur kodenya sebagai berikut:
X X 9 9 9
M I J 0 1
Nomor Urut Supplier Kode Area Supplier Inisial Nama Supplier
Contoh:
Keterangan:
1 : Kelompok Perkiraan, Aktiva 1 : Golongan Perkiraan, Aktiva Lancar 001 : Nomor Urut Akun
4. Nomor Pemesanan
Kode Nomor Pemesanan terdiri dari 2 huruf dan 8 angka. Adapun struktur kodenya sebagai berikut:
Contoh: Keterangan: 9 9 9 9 9 1 1 0 0 1 X X 9 9 9 9 9 9 9 9 Inisial Transaksi Tahun Transaksi Bulan Transaksi Nomor Urut P O 1 6 0 1 0 0 0 1 Jenis Perkiraan Golongan Perkiraan Kelompok Perkiraan
PO : Inisial nama transaksi pemesanan, Purchase Order 16 : Tahun untuk transaksi pemesanan
01 : Bulan untuk transaksi pemesanan 0001 : Nomor urut untuk transaksi pemesanan 5. Kode Nomor Pembayaran
Kode nomor pembayaran terdiri dari 2 huruf dan 8 angka. Adapun struktur kodenya sebagai berikut:
Contoh:
Keterangan:
NB : Akronim untuk kode transaksi pembayaran 16 : Tahun untuk transaksi pembayaran
02 : Bulan untuk transaksi pembayaran 0001 : Nomor urut transaksi pembayaran 6. Nomor Jurnal
Nomor Jurnal terdiri dari 2 huruf dan 9 angka. Adapun struktur kodenya sebagai berikut: X X 9 9 9 9 9 9 9 9 Akronim Tahun Transaksi Bulan Transaksi Nomor Urut N B 1 6 0 2 0 0 0 1
Contoh:
Keterangan:
JN : Inisial nama jurnal 2016 : Tahun untuk jurnal 00001: Nomor urut jurnal
4.5.6. Spesifikasi Program
Spesifikasi program pada sistem yang diusulkan yatu menerangkan program yang akan dipergunakan dalam sistem yang akan diterapkan, beserta diagram HIPO (Hierarcy plus Input-Proses-Output) yang menguraikan terntang hirarki program secara keseluruhan. HIPO (Hierarcy plus Input-Proses-Output) sendiri adalah alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. Adapun struktur program pada sistem yang diusulkan sebagai berikut:
J N N 2 0 1 6 0 0 0 0 1 X N X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Inisial Jurnal
Gambar IV.7.
Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai cara penggunaan program aplikasi, yang penulis sediakan guna pemprosesan data, dengan adanya spesifikasi program ini diharakan pemakai dapat mengetahui langkah-langkah pengoperasian program aplikasi ini.
1. Spesifikasi Program Menu Login Nama Program : Pembelian Akronim Program : login.frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk masuk ke menu utama Bentuk Lampiran : Lampiran E-1
Proses Program:
a. Klik icon program pembelian, kemudian tampil form login b. Masukan Id User dan Password
c. Klik menu OK untuk masuk ke menu utama d. Klik menu EXIT untuk keluar dari menu login 2. Spesifikasi Program Menu Utama Pembelian
Nama Program : Pembelian
Akronim Program : menu_utama.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilkan sub menu utama Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-2
Sub Menu Utama terdiri dari: 1. Master
3. Laporan 4. Keluar Proses Program:
a. Jalankan program menu utama
b. Tampil bentuk layar menu utama yang terdiri dari Master, Transaksi, Laporan dan Keluar
c. Jika memilih menu master maka akan ditampilkan sub menu barang, supplier dan perkiraan
d. Jika memilih menu transaksi maka akan ditampilkan sub menu pemesanan dan pembayaran
e. Jika memilih menu laporan maka akan ditampilkan sub menu laporan pembelian dan rekap jurnal pembelian
f. Jika memilih keluar maka akan keluar dari program. 3. Spesifikasi Program Menu Brarang
Nama Program : Pembelian Akronim Program : barang.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menyimpan data barang Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-3
Proses Program:
a. Klik menu sub barang maka akan ditampilkan data barang b. Klik menu tambah untuk menambah data barang
c. Klik menu edit untuk mengubah data barang d. Klik menu hapus untuk menghapus data barang e. Klik menu simpan untuk menyimpan data barang f. Klik menu keluar untuk kembali ke menu utama 4. Spesifikasi Program Menu Supplier
Nama Program : Pembelian Akronim Program : supplier.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menyimpan, merubah, dan menghapus data supplier
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-4 Proses Program:
a. Dari program menu utama pilih menu master, lalu pilih sub menu supplier maka akan ditampilkan data supplier
b. Klik menu tambah untuk menambahkan data supplier c. Klik menu edit untuk mengubah data supplier
d. Klik menu hapus untuk menghapus data supplier e. Klik menu simpan ntuk menyimpan data supplier
f. Klik menu keluar dari data supplier untuk kembali ke menu utama 5. Spesifikasi Program Menu Data Perkiraan
Nama Program : Pembelian Akronim Program : perkiraan.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menyimpan, merubah dah menghapus data perkiraan
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-5 Proses Program:
a. Dari program menu utama pilih master, lalu pilih perkiraan maka akan ditampilkan data perkiraan
b. Klik menu tambah untuk menambahkan data perkiraan c. Klik menu edit untuk merubah data perkiraan
d. Klik menu batal untuk membatalkan data perkiraan e. Klik menu hapus untuk menghapus data perkiraan f. Klik menu simpan untuk menyimpan data perkiraan
g. Klik menu exit dari data perkiraan untuk kembali ke menu utama. 6. Spesifikasi Program Transaksi Pemesanan
Nama Program : Pembelian Akronim Program : pemesanan.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi pemesasanan Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E-6
Proses Program:
a. Dari program menu utama pilih transaksi, lalu pilih pemesanan maka akan ditampilkan data transaksi pemesanan pembelian
b. Klik menu tambah untuk memasukkan transaksi pemesanan c. Klik menu batal untuk membatalkan transaksi pemesanan d. Klik menu edit untuk merubah transaksi pemesanan
e. Klik menu simpan untuk menyimpan transaksi pemesanan f. Klik menu keluar untuk kembali ke menu utama
7. Spesifikasi Program Transaksi Pembayaran Nama Program : Pembelian
Akronim Program : pembayaran.Frm Bahas Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi pembayaran Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-7
Proses Program:
a. Dari program menu utama pilih transaksi, lalu pilih pembayaran maka akan ditampilkan transaksi pembayaran.
b. Klik menu tambah untuk memasukkan transaksi pembayaran c. Klik menu edit untuk merubah transaksi pembayaran
d. Klik menu batal untuk membatalkan transaksi pembayaran e. Klik menu simpan untuk menyimpan transaksi pembayaran f. Klik menu keluar untuk kembali ke menu utama
8. Spesifikasi Program Menu Laporan Pembelian Nama Program : Pembelian
Akronim Program : laporan_pembelian.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilkan dan mengecek laporan pembelian
Proses Program:
a. Dari program menu utama pilih menu laporan, lalu pilih laporan pembelian
b. Maka akan ditampilkan data laporan pembelian c. Klik menu cetak untuk mencetak laporan pembelian
d. Klik menu keluar untuk kembali ke menu laporan pembelian 9. Spesifikasi Program Transaksi Rekap Jurnal Pembelian
Nama Program : Pembelian Akronim Program : jurnal.Frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi jurnal Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-9
Proses Program:
a. Dari program menu utama pilih menu laporan, lalu pilih rekap jurnal pembelian
b. Maka akan ditampilkan data rekap jurnal pembelian c. Klik menu cetak untuk mencetak rekap jurnal pembelian d. Klik menu keluar untuk kembali ke menu laporan jurnal 10. Spesifikasi Program Menu Keluar
Nama Program : Pembelian Akronim Program : logout.Frm Bahas Program : Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk keluar dari program utama Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E-10
Proses Program:
a. Klik menu keluar dari menu utama
b. Maka selanjutnya akan keluar dari program
4.6. Spesifikasi Komputer
Dalam sistem ini dapat penulis kemukakan beberapa aspek yang menunjang dalam pengolahan data dalam sistem komputerisasi yang telah direncanakan. Suatu sistem dapat dikatakan baik dan akan berhasil digunakan dan diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pemakai (brainware).
4.6.1. Umum
Pengembangan sistem informasi berbasis komputer selain membutuhkan banyak sumber daya, juga memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya dan melewati beberapa tahapan, dimulai dari sistem itu direncanakan hingga sistem diterapkan. Apabila sistem yang telah ada masih menimbulkan berbagai masalah yang rumit dan tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaanya, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data tersebut dengan menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras merupakan faktor fisik komputer yang dapat beerkerja dengan baik, semakin bagus perangkat lunaknya maka akan mempermudah pemprosesan data. Kedua sarana pendukung tersebut merupakan suatu kesatuan yang harus saling mendukung agar dapat dimanfaatkan secara maksimal.
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras yaitu peralatan dari sistem yang secara fisik dapat terlihat. Sistem perangkat keras digunakan untuk mendukung berjalannya kegiatan pengolahan data pembelian ini menggunakan fasilitas komputer sebagai berikut:
a. Processor : Intel(R) Core(TM) i3-3240 CPU @3.40GHz b. Memori : 4.00 GB (3.20 GB usable)
c. Hard disk : 465.76 GB d. Monitor : Samsung B1630 e. Keyboard : K120 Keys f. Printer : Epson L110 g. Mouse : Standard Mouse
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah komponen dalam data processing system yang berupa program-program yang digunakan atau diperlukan untuk mengetahui sistem dan menjalankan perangkat keras, diantaranya adalah bahasa pemrograman, sistem operasi dan program aplikasi. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah:
a. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate b. Software : Microsoft Visual Basic 6.0 c. Database : Microsoft Access 2007
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai tahapan yang akan dilakukan dan menjelaskan segala sesuatu dalam proses perancangan sistem informasi. Dalam implementasi ini merupakan jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau pedoman terhadap kegiatan atau tahapan yang harus dilakukan dalam implementasi tersebut guna mencapai kegiatan yang diharapkan. Dalam perencanaan implementasi ini dibagi beberapa tahapan yang meliputi: 1. Penyiapan Data Awal
Suatu kegiatan yang mempunyai tujuan untuk mengumpulkan data dan mengelompokkan data tersebut berdasarkan kebutuhan. Penyimpanan data awal ini menyiapkan waktu kurang lebih dua minggu pada bulan pertama.
2. Pembuatan Program dan Test Program
Pembuatan program dan test program pada sistem ini bertujuan agar program yang telah dibuat dapat digunakan untuk mengolah semua data yang telah ada pada file databasenya. Pembuatan program ini memerlukan waktu yang lama dibandingkan dengan tahap yang lainnya. Program yang dibuat diharapkan sebuah program yang benar-benar program yang mampu menjalankan sistem usulan yang baik. Pada kegiatan ini diperlukan waktu empat minggu pada bulan pertama minggu ketiga.
3. Pembuatan Buku dan Petunjuk
Pada tahap ini akan dibuat petunjuk operasi untuk menjalankan sistem usulan yang berisi prosedur kerja teknik pembuatan program serta
prosedurnya, pembuatan buku petunjuk operasi ini diperkirakan akan membutuhkan waktu selama dua minggu pada minggu ketiga bulan kedua.
4. Pelatihan dan Training
Pada kegiatan ini dimaksudkan agar calon user mengetahui prosedur kerja yang akan dijadwalkan, selain itu juga pengenalan lebih lanjut pada calon user mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan diterapkan. Waktu yang diperlukan dalam tahap ini kurng lebih satu minggu yaitu minggu pertama bulan ketiga.
5. Test Sistem
Pada kegiatan test sistem ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan atau yang sudah terinovasi, apakah sudah memenuhi target yang dicapai atau gagal. Kegiatan test sistem ini diperlukan hingga berulang-ulang demi terciptanya sistem yang lebih dipercaya dan diakui kehandalannya. Waktu yang diperlukan dalam kegiatan test sistem ini adalah tiga minggu.
6. Evaluasi dan Operasi
Operasi sistem adalah yang mengoperasikan sistem baru secara keseluruhan dengan menggunakan data sesungguhnya, masi diperlukan adanya pengawasan secara keseluruhan terhadap sistem yang baru, agar sistem terhindar dari kesalahan yang ada. Waktu yang diperlukan pada tahap ini adalah empat minggu yaitu mulai minggu pertama pada bulan keempat. Adapun daftar selengkapnya serta rincian yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel IV.8. Jadwal Implementasi
