KONSEP DASAR DAN TEORI. doc

KONSEP DASAR DAN

TEORI ORGANISASI

nirmalandu ♦ Juli 22, 2012 ♦ Tinggalkan komentar

Konsep Dasar Organisasi.

Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan di sini, yakni istilah “organization” sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.

Organisasi adalah suatu sistem, mempunyai struktur dan perencanaan yang dilakukan dengan penuh kesadaran, di dalamnya orang-orang bekerja dan berhubungan satu sama lain dengan suatu cara yang terkoordinasi, kooperatif, dan dorongan-dorongan guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan (Beach, 1980; Champoux, 2003).Apabila kita membicarakan organisasi sebagai suatu sistem, berarti memandangnya terdiri dari unsur-unsur yang saling bergantungan dan di dalamnya terdapat sub-sub sistem. Sedangkan struktur di sini mengisyaratkan bahwa di dalam organisasi terdapat suatu kadar formalitas dan adanya pembagian tugas atau peranan yang harus dimainkan oleh anggota-anggota kelompoknya.

Istilah organisasi dapat pula diartikan sebagai suatu perkumpulan atau perhimpunan yang terdiri dari dua orang atau lebih punya komitmen bersama dan ikatan formal mencapai tujuan

organisasi, dan di dalam perhimpunannya terdapat hubungan antar anggota dan kelompok dan antara pemimpin dan angota yang dipimpin atau bawahan (Beach and Reinhartz, 2004; Bush and Middlewood, 2005).

Dari kedua definisi di atas, dapat dinyatakan betapa pentingnya organisasi sebagai alat

administrasi dan manajemen dalam melaksa¬nakan segala kebijakan/keputusan yang dibuat pada tingkatan admi¬nistratif maupun manajerial. Dalam hubungan ini, hakiki organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dipan¬dang sebagai wadah, tempat di mana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Kedua, sebagai proses yang berusaha menyoroti interaksi (hubungan) antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi itu.

Proses pengorganisasian mencakup kegiatan¬-kegiatan berikut:

1. Pembagian kerja yang harus dilakukan dan menugaskannya pada individu tertentu, kelompok-kelompok dan departemen.

Organisasi adalah suatau proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari oranng-orang dalam suatu kerja kelompok.

Adapun Unsur-Unsur organisasi secara sederhana memiliki tiga unsur, yaitu:

1) Man

Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekrja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi(man power) organisasi.

2) Kerjasama

Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

3) Tujuan bersama

Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.

4) Peralatan

Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah,gedung/bagunan/kantor).

5) Lingkungan (environment)

Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain:

b) Tempat atau lokasi

c) Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi.

6) Kekayaan alam

Yang termasuk kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim,udara,air,cuaca(geografik, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

Teori-Teori Organisasi

a) TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.

Defenisi organisasi menurut teori klasik yaitu organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan- peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:

 System kegiatan yang terkoordinasi

 Kelompok orang

 Kerjasama

 Kekuasaan & kepemimipnan

Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)

Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

 Pembagian kerja (untuk koordinasi)

 Proses scalar & fungsional ( proses pertumbuhan vertical dan horizontal)

 Rentang kendali(berpa banyak atasan bias mengendalikan bawahan)

Teori klasik berkembang dalam 3 aliran:

 BIROKRASI) Dikembangkan dari Ilmu Sosiologi

 ADMINISTRASI) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Makro sebuah organisasi.

 MANAJEMEN ILMIAH) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Mikro sebuah organisasi.

Teori birokrasi

Dikemukakan oleh MAX WEBER dalam buku “ the theory protestant ethic and economic organization”. Istilah birokrasi berasal dari kata legal_rasional. Legal disebabkan adanya wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas. Sedangkan rasional karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai. Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut MAX WEBER:

 Pembagian kerja

 Hirarki wewenang

 Program rasional

 Sistem Prosedur

 Sistem Aturan hak kewajiban

 Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal

TEORI ADMINISTRASI

Teori ini dikembangkan oleh HENRY FAYOL, LYNDALL URWIK dari Eropa dan JAMES D MONEY, ALLEN REILY dari Amerika.

Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:

 Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)

 Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)

 Kegiatan Keamanan

 Kegiatan Akuntansi

 Kegiatan Manajerial

MANAJEMEN ILMIAH

Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR. Defenisi manajemen ilmiah adalah “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja’’

Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:

 Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.

 Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan

 Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan.

 Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah

b) Teori neoklasik

Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kellompok kerja”.

Dalam pembagian kerja neoklasik memandang perlunya:

 Partisipasi

 Perluasan kerja

 Manajemen bottom up

Ada 3 aliran yaitu:

Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.

 Teori Organisasi perilaku

Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.

c) Teori modern

Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua unsure organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

Ada 2 aliran yaitu:

 Pendekatan Contingency (Situasional)

Pendekatan Contingency bermaksud untuk menjembatani gap yang ada antara teori dan praktek. Di samping itu, pendekatan contingency memasukkan variabel-variabel lingkungan dalam analisisnya, karena perbedaan kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep atau teknik manajemen yag berbeda pula.

Pendekatan Contingency muncul karena ketidakpuasan atas anggapan keuniversalan dan kebutuhan untuk memasukkan berbagai variable lingkungan ke dalam teori dan praktek manajemen. Ada tiga komponen pokok dalam lerangka konseptual untuk pendekatan contingency : lingkungan , konsep-konsep dan teknik-teknik manajeman, dan hubungan kontingensi antara keduanya.

 Pendekatan Sistem

system terutama menekankan saling ketergantungan dan keterkaitan bagian-bagian organisasi sebagai keseluruhan. Pendekatan ini memberikan kepada manajemen cara memandang organisasi sebagai keseluruhan dan sebagai bagian lingkungan eksternal yang lebih luas. Organisasi dipandang sebagai system terbuka dan pada hakekatnya merupakan proses transformasi berbagai masukan yang menghasilkan keluaran.

Unsur-Unsur organisasi

Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerja sama dan tujuan bersama. Terdapat 5 cara seseorang menjadi anggota kelompok formal (Filley et al., 1976 dalam Puxty,1990 : 183), yakni

1. Karena ditunjuk oleh pimpinan. 2. Dipilih oleh kelompok.

3. Dipilih oleh perwakilan dari luar kelompok. 4. Alasan sebagai volunteer (sukarela).

5. Karena ex-officio suatu jabatan dalam kelembagaan.

Fungsi organisasi

Peranan Staff Dalam Organisasi

Pada pengertiannya Organisasi adalah suatu kelompok orang – orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan. (Ralp Currier Davis (1951)Menurut bidangnya staf dibagi menjadi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf

pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf – staf lainya. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi :

Staf Khusus adalah staf yang memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh Lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu :

 Terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen – elemen dalam organisasi.

 Nasihat dan bantuanyan diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.

 Nasihat dan bantuannya hanya untuk suatu lapangan tertentu.

 Staf Asisten disebut juga Asisten Manajer atau Asisten Director yang berposisi sebagai Lini atau hubungan Lini, yaitu hunbungan orang – orang dan komponen – komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf Asisten meliputi; * Asisten to dan Executive Assistants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. * Administrative Assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. * Special Assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan .

 Line Assistant adalah Assistant yang berada pada masing – masing fungsional yang ada pada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasihat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.

Walaupun funsi personel merupakan fungsi staf, seorang pengurus personel juga terlibat dengan tugas-tugas lini.

Dessler menyatakan bahwa seorang pengurus personel melakukan tiga fungsi :

Fungsi Lini : Seorang pengurus personel memainkan fungsi lini dalam mengarahkan kaki tangan dibawah beliau dan dalam unit perkhidmatan.

Fungsi Penyelarasan : Seorang pengurus personel juga bertanggung jawab menyelaraskan aktivity personel. Di sini pengurus personel bertugas sebagai tangan kanan eksekutif atasan dalam memastikan segala objektif, dasar dan tata cara

.Fungsi Staf : Memberikan khidmat nasihat dan bantuan kepada pengurus di peringkat ini.

Tujuan organisasi

Menetapkan Tujuan Organisasi Tujuan membantu menentukan organisasi Anda, memberikan arah dan menghindari kekacauan. Tujuan dapat membantu memotivasi anggota dengan mengkomunikasikan apa organisasi ini berjuang untuk serta menyediakan dasar mengakui prestasi dan keberhasilan. Organisasi yang tujuan yang ditetapkan lebih efektif dalam merekrut anggota.

Ada tiga tingkatan organisasi mendefinisikan’s prioritas Anda:

 Tujuan adalah pernyataan yang menjelaskan apa yang organisasi Anda ingin capai, yang berasal dari Anda tujuan atau misi. Tujuan adalah ujung ke arah mana usaha Anda akan diarahkan dan sering berubah dari panjang untuk istilah atau tahun ke tahun, tergantung pada sifat kelompok.

 Tujuan adalah deskripsi dari apa yang harus dilakukan, berasal dari tujuan; spesifik yang jelas laporan tugas terukur yang akan dicapai sebagai langkah ke arah mencapai tujuan Anda.

Peran Organisasi :

Jadi secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Berdasarkan arti dari organisasi yang diungkapkan oleh beberapa orang diatas, peran organisasi dalam sebuah perusahaan sangatlah penting, karena perusahaan didirikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan aktifitas, kerja sama, dan tentu saja orang yang melakukan aktifitas tersebut atau sumber daya manusia yang ketiga unsur ini terdapat dalam sebuah organisasi. Kesimpulanya, suatu perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu membutuhkan organisasi didalamnya agar bias tercapai tujuan tersebut.

Asas-Asas Teori Organisasi

Asas-asas teori organisasi menurut para ahli diantaranya sebagai berikut:

a. Alford dan Russel

1. Situation Analysis (Analisis Situasi)

Yang terdiri dari SWOT Analysis, PEST Analysis, Marketing Mix(bauran kebijakan) dan Competitive Position (posisi persaingan).

1. Objectives (objektif)

Kemana kita akan pergi (where do we want to go)? Terdiri dari: Ashridge Mission Model, 5 P’s Model, SMART.

Bagaimana kita mendapatkannya (how are we going to get there)? Terdiri dari : Market Segmentation (sekmentasi pasar) dan Positioning.

1. Tactics (taktik)

Yang lebih detail dari strategi. Berupa alat (tools) dan komunikasi (communication).

1. Actions (aksi)

Implementasi, pengambilan perencanaan kerja dalam Action Plan (perencanaan aksi). Terdiri dari: RACI Model, CSFs dan KPIs.

1. Control (pengawasan)

Track progress melalui pengukuran (measuring), pengawasan (monitoring), pengecekan (reviewing), penempatan (updating and modifying). Terdiri dari: Kinerja Manajemen (Performance Management) dan Blanced Scorecard.

Keunikan metode SOSTAC adalah sederhana (simplicity). Pendekatan adalah memenuhi tahapan secara bersama-sama dalam menciptakan perencanaan pemasaran (marketing plan). Terdiri dari 5 C’s of Marketing Strategy (strategi pemasaran 5C), Feasibility Study (studi kelayakan), VMOST dan Customer Relationship Management (manajemen hubungan dengan pemilih).

b. Henry G Hodges

Fungsi Organisasi dan metode :

1. Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok / struktur organisasi.

2. Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi.

3. Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui klasifikasi jabatan, uraian jabatan, analisa pada jabatannya pekerjaan dan evaluasi pekerjaan yang setepat- tepatnya.

4. Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur kerja dan tata kerja.

5. Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan penjadwalannya.

6. Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan system pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting.

8. Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja.

9. Mengevaluasi system laporan dan pelaksanaan program kerja.

10. Memelihara hubungan kerjasama antar unit.

11. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan.

12. Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan.

13. Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan teknis.

c. Richard. N. Owen

Mendorong seorang pimpinan mulai dari tingkatan paling atas seperti top manajemen sampai pada bawahan untuk dapat berpikir secara sistematis.

Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi.

Mendorong pemimpin atas untuk menampilkan garis-garis besar haluan organisasi demi tercapainya tujuan.

Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari apa yang direncanakan.

Membantu pemimpin dalam menghadapi perkembangan di masa yang akan datang.

Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban dari masing-masing bagian organisasi.

d. Louis A. Allen

Forecasting

Yaitu memperkirakan pekerjaan-pekerjan yang akan dilakukan pada saat yang akan datang yang akan dilakukan oleh manajer. Kegiatan yang dilakukan oleh manajer ini atas dasar sistematisasi dan kontinitas pekerjaan serta berdasarkan dimana ia bekerja..

Establising objectives

yaitu menentukan tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan keseluruhannya baik tujuan tiap pekerjaan maupun tujuan globalnya.

Yaitu dibuat suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.

Sceduling

Yaitu membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Budgeting

Yaitu penyusunan anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam bentuk uang.

Developing prosedur

Yaitu menentukan cara yang tepat dalam penyelenggaraan pekerjaan di dalam rangka adanya efisiensi, efektifitas dan keseragaman pekerjaan.

Establising dan interpreting policy

Yaitu manajer harus dapat menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan yang akan dilakukan.

e. Stanley Vance

1. Menciptakan lingkungan kerja yang produktif

2. Mendelegasikan pekerjaan

3. Membuat keputusan dan mengatasi masalah

4. Berkomunikasi secara efektif di tempat kerja

5. Membina hubungan kerja yang baik

6. Membuat perencanaan yang selaras dengan kehendak Allah

7. Menghindari perangkap tradisi

8. Mengelola waktu

9. Membuat evaluasi kerja yang berguna

f. Franklin G More

Yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan.

2. Planning (perencanaan)

Yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

3. Organizing (organisasi)

Yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya.

4. Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia)

Yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. Latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.

5. Directing atau Commanding (pengarah atau mengkomando)

Yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

6. Leading

Yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

7. Coordinating (koordinasi)

Yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan.

8. Motivating (motivasi)

Yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela.

9. Controlling (pengawasan)Yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

10. Reporting (pelaporan)

KONSEP-KONSEP DASAR ORGANISASI

A. PENGERTIAN ORGANISASI

Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pemmbagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggungjawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergatung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem.

Selanjutnya Kochler (1976) mebgatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi dengan pendapat Wright (1977); dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Walaupun ketiga pendapat mengenai organisasi tersebut kelihatannya berbeda-beda perumusannya tapi ada 3 hal yang sama-sama dikemukakan yaitu : organisasi merupakan suatu sistem, mengkoordinasi aktivitas dan mencapai tujuan bersama atau tujuan umum. Dikatakan merupakan suatu sistem karena organisasi itu sendiri dari berbagai bagian yang saling tergantung satu sama lain. Bila satu bagian terganggu maka akan berpengaruh pada bagian lain. Setiap organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi bekerja menurut semestinya dan tidak mengganggu bagian lainnya. Tanpa koordinasi sulitlah organisasi itu berfungsi dengan baik. Misalnya kalau dilihat pada organisasi sekolah, kepala sekolah harus mengkoordinasi kegiatan guru-guru sehingga pengajaran dapat berjalan dengan lancar.

Suatu organisasi terbentuk apabiola suatu usaha memerlukan usaha lebih dari satu orang untuk menyelesaikannya. Kondisi ini timbul mungkin disebabkan oleh karena tugas itu terlalu besar atau terlalu kompleks untuk ditangani satu prang. Oleh karena itu suatu organisasi dapat kecil seperti usaha dua orang individu atau dapat sengat besar yang melibatkan banyak orang dalam interaksi kerjasama.

B. ELEMEN ORGANISASI

Organisasi adalah sangat bervariasi ada yang sangat sederhana dan adapula yang sangat kompleks.

1. Struktur Sosial

Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan didalam suatu organisasi. Menurut Davis (Scott, 1981) dapat dipisahkan menjadi dua komponen.

1). Struktur Normatif. Mencakup nilai, norma dan peranan yang diharapkan. Nilai adalah kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Sedangkan norma adalah aturan umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengejar tujuan. Dalam kelompok sosial nilai-nilai, norma, dan peranan, tidaklah secara kebetulan tersusun tetapi isusun sedemikian rupa sehingga merupakan satu set kepercayaan yang relatif logis dan konsisten dan merupakan resep yang mengatur tingkah laku partisipan.

struktur normatif dan struktur tingkah laku dari kelompok tidaklah dapat dipisahklan secara jelas dan tidak pula identik, tetapi berbeda tingkatnya dan saling berhubungan. Tingkah laku membentuk norma-norma sebagaimana halnya norma membentuk tingkah laku.

2. Partisipan

Partisipan organisasi adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Semua individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masing-masing organisasi tersebut sangat bervariasi. Tingkat ketrampilan dan keahlian yang dibawa partisipan ke dalam organisasi adalah sangat berbeda-beda. Tingkat ketrampilan ini hampir selalu diikuti oleh perbedaan kekuasaan (power) dan tuntutan otonomi.

3. Tujuan

Bagi kebanyakan analisis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisis organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka.

4. Teknologi

Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan-perlengkapan mesin dan juga pengetahuan teknik dan ketrampilan partisipan. Semua organisasi mempunyai teknologi tetapi bervariasi dalam teknik atau kemanjuran dalam memproduksi hasil yang diinginkan.

5. Lingkungan

Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan sosial, terhadap mana organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri. Semuanya tergantung kepada lingkungan sistim yang lebih besar untuk dapat terus hidup.

Parson (Scott, 1981) telah memberikan perhatian terhadap pentingnya hubungan diantara tujuan organisasi dengan lingkungan masayarakat yang lebih luas. Suatu organisasi mungkin mengharapkan dukungan sosial bagi aktivitasnya untuk merefleksikan nilai-nilai masyarakat pada fungsinya.

C. KARAKTERISTIK ORGANISASI

Di antara karakteristik tersebut adalah bersifat dinamis, memerlukan informasi, mempunyai tujuan dn struktur.

1.Dinamis

memerlukan sumber keuangan untuk melakukan aktivitasnya.Oleh karena itu kondisi ekonomi mempengaruhi secara tajam paa kehidupan organisasi. Perubahan pasaran kebanyakan organisasi pasarannya adalah hasil produksi atau pelayanan. Krena pasaran itu tegantung kepaa langganan yang menggunakannya maka organisasi harus sentitif terhadap perubahan sikap langganannya. Perubahan Kondisi Sosial karena semua organisasi tergantung kepada bakat dan inisiatif manusia maka organisasi mesti tetap dinamis untukmenyeusaikan diri dengan perubahan kondisi sosial.

2. Memerlukan Informasi

Semua organisasi memrlukan informasi untuk hidup. Tnpa informasi organissi tidak dapat jalan. Begitu juga sebaliknya dengan tidak adanya informasi suatu organisasi dapat macet atau mati sama sekali. Komunikasi memegang peranan peting dalam organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibuthkan bagi organisasi.

3. Mempunyai Tujuan

Organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi sehingga setiap anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi mereka secara individual.

4. Terstruktur

Organisasi dalam usaha mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan, undang-undang dan hierarki hubungan dalam organisasi. Hal ini dinamakan struktur organisasi. Struktur menjadikan organisasi membakukan prosedur kerja dan mengkhususkan tugas yang berhubungan dengan proses produksi.

D. FUNGSI ORGANISASI

1. Memenuhi Kebutuhan Pokok Organisasi

Setiap organissi mempunyai kebutuhan pokok masing-maing dalam rangka kelangsungan hidup organisasi tersebut. Lebih-lrbih lagi kalai organisasi tersebut lebih kompleks banyak kebutuhan organisasi yang dipenuhinya. Semuanya ini merupakan tanggung jawab organisasi untuk memenuhinya. Tetapi adakalanya beberapa organisasi memerlukan barang-barang yang tidak berharga dan tanggung jawab anggotalah membantu organisasi dalam menentukan mana barang yang berharga dan mana yang tidak perlu dihindarkan.

3. Memproduksi Barang atau Orang

Efektivitas proses produksi banyak tergantung kepada ketetapan informasi. Orang-orang dalam organisai harus memdapatkan dan mengirimkan informasi kepada bagian-bagian yang memerlukannya sehingga aktivitas organisasi berjala lancar. Penyampaian dan pemeliharaan informasi memerlukan proses komunikasi. Oleh sebab itu informasi juga tergantung kepada keterampilan berkominikasi.

4. Menpengaruhi dan Dipengaruhi Orang

Sesungguhnya organisasi digerakkan oleh oerang. Orang yang membimbing, mengelola, mengarahkan, dan menyebabkan pertumbuhan organisasi. Orang sebagai anggota organisasi maupun sebagai pemakai jasa organisasi, dipengaruhi oleh organisasi.

E. TEORI ORGANISASI 1. Teori Klasik

Teori Klasik atau stuktural berasal dari dua teori. Pertama, teori Saintifik manajemen yang dikembangkan oleh W. Tylor 1911. Kedua, berasal dari teori Birokrasi yang dikembangkan oleh Max Weber 1947. Pada teori saintifik manajemen pengelolaan organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip kunci sbb : a. Pembagian pekerjaan, b. otoritas dan tanggungjawab, c. kesatuan komando, d. kesatuan arah, e. minat masing-masing bawahan terhadap minat umum, f. pembayaran yang wajar, g. sentralisasi, h. mata rantai komando, i. perintah, j. kesamaan, k. stabilitas penduduk personel yang tetap, l. insisiatif, m. rasa kesatuan korp.

Birokrasi merupakan organisasi manusia yang distruktur secara ideal. 1). Anggapan Dasar Teori Klasik

Ahli-ahli teori klasik cenderung meliohat organisasi sebagai sistem yang tertutup secara relatif, dalam mengejar tujuan-tujuan yang telah dinyatakan. Jika organisasi sangat tergantung kepada lingkungan maka organisasi akan terus menerus dipengaruhi atau terganggu oleh lingkungan. Alat untuk melindungi organisasi dan untuk mengurangi ketidaksanggupan memperkirakan diantaranya adalah sbb :

2). Pengkodean, menciptakan skema klasifikasi bagi input

3). Penimbunan barang, menyimpan bahan mentah dan hasil produksi sebagai input dan output dapat diatur.

5). Meramalkan, memperkirakan perubahan dalam permintaan.

6). Pertumbuhan, berusaha keras untuk mencapai tingkat ekonomi tertentu yang akan memberi organisasi pengaruh melalui lingkungan.

b. Unsur Kunci Teori Klasik

Menurut Scott (Goldhaber, 1986) ada empat yang merupakan unsur kunci dari teori organisasi klasik yaitu : pembagian kerja, hierarki proses fungsional, struktur dan pengawasan yang ketat.

2. Teori Hubungan Manusia

Manusia sebagai anggota organisasi adalah merupakan inti organisasi sosial. Manusia terlibat dalam tingkah laku organisasi. Teori ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan sosial dalam kehidupan organisasi. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motovasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan produksi organisasi. Teori ini diperkenalkan pada tahun 1930-an yang dipelopori oleh Barnard 1938, Mayo 1933, Roethlisherger dan Dickson 1939. Inilah permulaan hubungan manusia menolak prinsip teori struktural pasif dan menentang pandangan yang mekanis terhadap organisasi yang tidak sensitif terhadap kebutuhan sosial anggota organisasi. Anggota kelompok teori hubungan manusia membalas menyerang kritikan ahli teori klasik dan mengatakan mereka sebagai penindas masa. Teori hubungan manusia sanggup bersaing secara efektif dengan teori klaik dan membuat kelogisannya secara luas melalui bukti-bukti yang diberikan melalui eksperimen yang diberikan Mayo, Roethlisherger dan Dickson.

Teori Klasik tidak memperhitungkan pengaruh faktor sosial kepada penampilan organisasi. Teori Hubungan Manusia mengembangkannya bertentangan dengan teori klasik karena dasar asumsinya berbeda mengenai organisasi dan anggota organisasi.

3. Teori Sistem Sosial

Teori sistem memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap bagian mempunyai peranan masing-masing dan berhubungan dengan bagian-bagian lain dan karena itu koordinasi penting dalam teori ini.

1). Organissi sebagai suatu sistem sosial

debagai suatu alat untuk menguraikan sifat-sifat dan pola-pola yuang menjadikan organisasi terjadi. Teori Sistem memberikan suatu model deskripsi yang sangat kuat mengenai proses organisasi. Suatu aplikasi logis dari pemikiran sistem adalah dalam mendeskripsikan pengembangan, struktur dan pemeliharaan organisasi manusia. Teori Klasik dan hubungan manusia, adalah sangat sederhana dan belum bersifat deskriptif, gagal menguraikan keanekaragaman sifat-sifat yang ada dalam organisasi.

2). Teori Sistem Umum Organisasi

Lingkungan

Model Sistem Transformasi (Kreps, 1986)

Untuk menjaga keseimbangan aktivitas yang produktif, tiap-tiap bagian yang mengirimkan balikan kepada bagian yang lain. Balikan ini digunakan untuk menyesuaikan dan membetulkan aktivitas bagian lainuntuk menjaga keseimbangan homeostatis. Ada dua tipe balikan, yaitu balikan positif dan balikan negatif. Balikan positif adalah memperkuat penyimpangan yaitu balikan yang menganjurkan subunit lain pindah dari keadaan semula dan melakukan tingkah lakuyang baru. Balikan negatif adalah peniadaan penyimpangan yaitu menganjurkan subunit menahan diri dari aktivitas tertentu dan kembali pada keadaan searah. Ada beberapa level hierarki dari sistem yaitu subsistem, sistem dan suprasistem. Ini bukan berarti bahwa suatu organisasi selalu terdiri dari tiga tingkatan sistem ini. Suatu level sistem dapat dipandang juga sebagai subsistem, sistem dan suprasistem.

3). Keterbukaan Relatif dari Sistem

Lingkungan sistem memainkan peranan yang besar terhadap kedua fungsi sistem yang memberikan suatu sistem materi mentah yang akan diproses dan menciptakan pasaran dan penyaluran bagi output sistem. Lingkungan disekeliling sistem mempengaruhi tujuan dan akivitas sistem, tapi sistem berusaha untuk hidup, bahkan melalui tuntutan lingkungan yang menantang kehidupannya.

4). Menekankan Kepada Integrasi Fungsi

Ada empat implikasi penting dari teori sistem ini untuk analisis organisasi dan komunikasi organisasi.

Interdependence, semua bagian organisasi saling berhubungan satu sama lain. Keterbukaan,

organisasi harus hati-hati terhadap perubahan lingkungan, karena lingkungan dapat menghambat aktivitas organisasi, anggota organisasi harus berkomunikasi secara aktif dengan wakil organisasi yang relevan didalam kedua lingkungan sistem untuk menetapkan hakikat hambatan yang mempengaruhi aktivitas organisasi. Bentuk analisis, banyak tingkat organisasi dalam suatu organisasi. Untuk memahami organisasi kita harus menginterprestasikan pekerjaan dalam sistem (mikrofis) dan saling berhubungan organisasi dengan lingkungannya (makrofis). Penyesuaian dan pembaharuan organisasi, organisasi tidaklah merupakan kesatuan yang bersifat statis. Organisasi haruslah fleksibel dan dapat menerima secara terus-menerus pembaharuan untuk menghadapi hambatan perubahan dari lingkungan sistem.

4. Teori Politik

Ahli-ahli teori politik melihat kekuasaan (power), konflik dan distribusi dari sumber-sumber yang langka sebagai pokok permasalahan pada organisasi.

1). Organisasi sebagai persatuan 2). Kekuasaan dan pembuatan keputusan

Mengakui adanya otoritas, tetapi memandang otorita itu sebagai salah satu bentuk yang penting dari kekuasaan.

3). Konflik dalam organisasi

Membayangkan suatu dunia yang berangkat secara signifikan dari aturan-aturan tradisional mengenai pemikiran rasional. Teori ini sering dapat digunakan pada organisasi yang tujuannya tidak jelas dan teknologinya tidak pasti.

1). Konsep simbolik

2). Mitos, sering digunakan untuk merendahkan. Itu hanya mitos, tidak benar. Implikasinya bahwa tidak ada yang benar dalam mitos. Mitos disatu sisi dapat membutakan kita pada informasi baru dan kesempatan untuk belajar. Mitos disisi lain penting artiny bagi solidaritas, stabilitas dan kepastian.

3). Cerita atau dongeng, memainkan suatu peranan yang penting yang tidak disadari dalam organisasi modern.

4). Acara keagamaan dan upacara, sama pentingnya bagi organisasi dan masyarakat. Berfungsi untuk sosialisasi, satbilisasi, mengurangi kecemasan dan keraguan, dan menyampaikan pesan-pesan pada pemilik eksternal.

5). Metafora, humor, dan permainan. Memberikan cara-cara mengatasi isu yang sangat kompleks, misterius atau yang menegangkan secara langsung.

SUMBER