1
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
Subjek: Sistem Informasi Akuntansi, DFD, ERD, TI, UML, dan
Proses Bisni
sDefinisi dan pengertian menurut para ahli/pakar, masing-masing dapat dibedakan berdasarkan sumber data maupun tujuan dari penggunaan sistem informasi akuntansi itu sendiri. Berikut pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut tiga pakar.
1. Menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2015:10)
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan suatu informasi untuk mengambilan keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi data perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi serta pengendalian internal dan ukuran keamanan.
2. Menurut Azhar Susanto (2017:72)
Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari sistem atau siklus transaksi dan sistem pengolahan transaksi memiliki komponen hardware, software, brainware, prosedur, database, serta teknologi jaringan komunikasi. 3. Menurut Nur Zeina Maya Sari dan R.Hidayat Effendi (2017:25)
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
2 informasi guna mendukung fungsi operasi, akuntansi, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Salah satu pengerjaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dengan cara membuat DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).
DFD (Data Flow Diagram)
DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya (Oetomo,2002). DFD terdiri dari:
1. DFD Contex Level
DFD Contex Level atau juga disebut dengan context diagram, merupakan DFD pertama dalam proses bisnis. Context diagram menunjukkan semua proses bisnis dalam satu proses tunggal (proses 0) serta menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem. 2. DFD Levelled
Adalah bagian-bagian DFD yang menggambarkan sistem jaringan kerja antara fungsi yang terhubung satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. DFD levelled terdiri dari:
a. Level 0 Diagrams
Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Pada level ini juga ditunjukkan bagaimana proses-proses utama terhubung dengan entitas eksternal serta adanya penambahan data store.
b. Level 1 Diagrams
Pada umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0 yang menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya.
c. Level 2 Diagrams
3 Simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) adalah sebagai berikut:
No. Simbol Keterangan
1.
Proses, merupakan proses seperti perhitungan aritmatik penulisan suatu formula atau pembuatan laporan.
2.
Entitas Eksternal, merupakan kesatuan
di lingkungan luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lain.
3.
Data Store (simpan data), menunjukkan
penyimpanan dalam sebuah database. Dapat berupa suatu file/ database pada sistem komputer/ catatan manual.
4.
Data Flow (Arus Data), menggambarkan
aliran data yang masuk ke proses atau keluar dari suatu proses.
4 ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah suatu penyajian data yang menggunakan entity dan relationship untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas (entity) dan hubungannya.
ERD berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu:
- Satu-satu (One to One) - Satu-banyak (One to Many)
- Banyak-banyak (Many to Many) (Oetomo, 2002).
Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram:
No. Simbol Keterangan
1. Entitas (Entity)
5 Suatu obyek yang dapat didefinisikan lingkungan pemakai dalam konteks sistem yang dibuat.
2. Relasi (Relationship)
Adalah suatu asosiasi antara dua tabel atau lebih.
Relasi terdiri dari:
1. Relasi Satu ke Satu (One-to-One Relationship) adalah suatu hubungan dimana satu entitas pertama hanya mempunyai 1 hubungan pada entitas kedua. Hubungan ini dinotasikan dengan 1 ke 1 atau 1:1.
2. Relasi Satu ke Banyak (One-to-Many Relationship) adalah suatu hubungan dimana satu entitas pertama bisa mempunyai banyak hubungan pada entitas kedua.
Hubungan ini dinotasikan dengan 1 ke M atau 1:M.
3. Relasi Banyak ke Satu (Many-to-One Relationship) adalah suatu hubungan dimana banyak entitas pertama bisa mempunyai satu hubungan pada entitas kedua.
Hubungan ini dinotasikan dengan M ke 1 atau M:1.
6 Hubungan ini dinotasikan dengan M ke M atau M:M.
3. Atribut
Adalah properti atau karakteristik yang dimiliki oleh suatu entitas data yang berfungsi endekripsikan karakter dari entitas.
4. Garis (Aliran Data)
Menunjukkan garis yang menghubungkan antara Relasi dengan Data Entitas dan dengan atribut.
7 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) tidak dapat berjalan tanpa Teknologi Informasi (TI) karena seperti di dalam artikel yang berjudul “The Effect of Eficiency Information Technology and Communication Before and After Wearing Information Accounting Manajemen System (Siam) Case Study Pts X In Indonesia” menjelaskan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi Sistem Informasi Akutansi (SIA) diantaranya ada Teknologi Informasi (TI).
Untuk meningkatkan efektifitas Sistem Informasi Akuntansi (SIA) hal yang harus menjadi sorotan adalah pentingnya sinkronisasi kebutuhan dinamika konsumen informasi dan dinamika pertumbuhan sistem informasi manajemen sebagai produsen informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan dan layanan.
Salah satu faktor yang mempengaruhi Sistem Informasi akuntansi adalah Teknologi dan Komunikasi Menurut Kuratko Et. Al (2001: 44) dan Liao et. Al. (2003) mengungkapkan penggunaan Tekhnologi dan Komunikasi dalam mendukung efektifitas Sistem Informasi Akuntansi.
Adapun contoh penerapan Sistem informasi Akuntansi (Et al Daft., 1988) untuk nilai yang dipasarkan oleh Tekhnologi dan Komunikasi di universitas misalnya: (1) Pendaftaran dengan cara online melalui situs web.Sehingga calon mahasiswa di seluruh dunia bisa melakukan hal itu tanpa harus datang secara fisik universitas yang bersangkutan.
(2) FRS yang kondusif secara on-line.Administrasi dilakukan dimanapun dengan menggunakan digital seperti komputer, PDA (Personal Assistant Digital), Tablet PC, dan lainnya.
(3) Peserta didik dapat melihat tes nilai dan juga hasil belajar akhir melalui perangkat telepon atau internet yang dimiliki.
(4) Kelas manajemen dimulai dari dosen mata kuliah dan pengajar hingga mahasiswa tidak otomatis menggunakan aplikasi khusus.
(5) Arsip arsip sistem dan dokumentasi secara elektronik ditata rapi dengan penggunaan aplikasi berbasis EDMS (Sistem Manajemen Dokumen Elektronik). (6) Manajemen sumber daya manusia terpadu tentang pencatatan data dan informasi
mahasiswa, dosen, dan perguruan tinggi.
8 (8) Alat pendukung mahasiswa dalam membuat dan mengevaluasi rencana studi dan
lainnya.
Sistem informasi akademik memiliki beberapa karakter yang luasnya, yaitu: (a) Sistem informasi akademik sebagai pendekatan dalam melakukan proses
manajemen;
(b) Komputer. Hanya mewakili komponen, atau alat bukan fokus utama dari sistem Informasi akademik;
(c) Kepala Bagian. Aktif dalam rangka sistem sebagai konsumen informasi bukan sebagai teknologi dan atau operator komputer;
(d) Administrasi Esensi.
Sistem informasi berada pada sistem terpadu dan sistem perencanaan, bukan hanya bisnis pengolahan data saja. Sistem Informasi Akademik (SIAK) mengacu pada satu set aktivitas dan sistem digunakan untuk mengatur, memproses, dan menggunakan informasi sebagai sumber dalam organisasi (Sprange & Carlson, 1982).
Penerapan Sistem Informasi Akademik masih terbatas, terutama di luar Jawa. Faktor Non-Teknis meliputi:
(1) Budaya
Pemanfaatan Sistem Informasi Akademik berbasis pada Teknologi dan Komunikasi membutuhkan akses budaya dan kebiasaan dan autodidak belajar atau mengikuti perkembangan melalui komputer / internet. Permasalahannya saat ini, apakah budaya autodidak sudah dimiliki oleh semua pihak yang terkait dengan Sistem Informasi Proses belajar akademik, yaitu staf, dosen, dan mahasiswa; (2) Blind of technology (illeteracies teknologi)
9 Efektivitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu budaya, kualitas Sumber Daya Manusia, dan Teknologi dan Komunikasi itu sendiri. Sistem manajemen, budaya memberi dasar untuk sosiologis, antropologis, dan psikologis secara tidak langsung. Penerimaan teknologi dan komunikasi dilakukan oleh unsur manusia (kepercayaan, sikap, keinginan, dan perilaku), dan konsumen (hubungan pengguna perilaku) yang terkait dengan Teknologi dan Komunikasi akan memberikan dasar bagi penerima teknologi dan komunikasi dan digunakan secara efektif sesuai kualitas sumber daya manusia.
Informasi Teknologi & komunikasi juga mewakili faktor lainnya selengkap apapun disediakan oleh mesin dalam membantu pekerjaan (manajerial atau operasional tidak akan berarti atau memiliki keuntungan yang sedikit jika sumber daya manusia yang mengeksekusi, mengoperasikan, atau mengelola Teknologi dan komunikasi memiliki kualitas yang lebih rendah). Untuk itu, efektivitas penggunaan Teknologi dan komunikasi selain harus menyiapkan norma dan nilai yang masuk ke dalam budaya, juga perlu menyusun sumber daya manusia yang tinggi dengan kualitas. Yaitu sumber daya manusia yang berpendidikan tinggi, memiliki etos kerja / aktivitas tinggi, tinggi motivasi. Terakhir, Teknologi dan komunikasi sistem manajemen. Penyelesaian dan pemanfaatan sumber daya diImplementasi terhadap teknologi dan komunikasi mewakili faktor lainnya mulai dari perancangan sistem, alat,manusia, dan pemilihan strategi sampai implementasi metode perlu dipikirkan dan dikelola sebaik mungkin. Proses implementasi yang selalu dipantau dan diperbaiki secara berkelanjutan juga menjamin implementasi teknologi dan komunikasi efektif. Untuk itulah teknologi dan komunikasi manajemen sangat dibutuhkan.
Dan Teknologi Informasi (TI) berpengaruh terhadap Sistem Informasi di Pemerintahan (SIP) diantaranya:
1. Budaya Organisasi
Budaya dapat dipelajari melalui transfer pengetahuan berupa komunikasi, serta pengamatan sederhana, sehingga budaya organisasi membentuk sikap dan perilaku karyawan, berdasarkan sistem kontrol untuk semua karyawan (Colquitt et al, 2011:528)
10 Kontrol Intern adalah proses yang dirancang untuk memberikan penilaian yang masuk akal kepastian mengenai pencapaian objektivitas dalam kategori:
a) Realibitasi keuangan pelaporan; b) Efektivitas dan efisiensi operasi;
c) Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Bornad & Hopwood, 2010:13)
3. Struktur Organisasi
Merupakan struktur organisasi yang bersifat Formal Kerangka Kerja dimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. (Starling, 2008:304)
4. Komitmen Organisasi
Dapat didefinisikan sebagai sikap dan kepercayaan karyawan untuk dilibatkan dan setia organisasi mereka dalam mencapai tujuannya.
5. E- Commerce
Sistem akuntansi pemerintah merupakan basis informasi masyarakat, dan cabang dari sistem informasi manajemen di unit pemerintah, karena memiliki peran penting dalam pengambilan keputusan dan evaluasi kinerja pemerintah.
6. Gaya Kepemimpinan
Pemimpin menerapkan berbagai bentuk pengaruh untuk memastikan anggota memiliki motivasi untuk mencapai tujuan tertentu.
7. Kualitas Sistem Informasi Akuntansi
Heidmann (2008:81) menjelaskan bahwa dimensi kualitas Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari:
8. Kualitas Informasi Akuntansi
11 keputusan dengan memberikan penekanan tambahan pada relevansi, ketepatan waktu,ketepatan dan kelengkapan.
Dari point – point diatas membuktikan bahwa hasil empiris bukti dari penelitian ini dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan yang terjaid pada kualitas informasi akuntansi sistem dan kualitas informasi akuntansi sebagai keluaran sistem informasi akuntansi.
Alat untuk merancang suatu sistem adalah UML (Unified Modelling Languange) dan mengerti mengenai proses bisnis perusahaan. dapat dijelaskan sebagai berikut.
UML (Unified Modelling Languange)
Pengertian UML
1. Menurut Nur Zeina dan R. Hidayat Effendi (2017:118)
UML adalah sebuah “bahasa” yang telah standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML, menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem.
2. Menurut Sri Mulyani (2016:35)
UML adalah sebuah teknik pengembangan sistem yang menggunakan bahasa grafis segabai alat untuk pendokumentasian dan melakukan spesifikasi pada sistem.
3. Menurut Touseef, Anwer, Hussain, & Nadeem (2015)
UML adalah standar untuk pemodalan perangkat lunak dan untuk model proses bisnis dan memiliki muncul sebagai standar umum untuk pemodalan berorientasi objek.
Tujuan dari UML
1. Memberikan model yang siap pakai, bahasa permodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan model dan dimengerti secara umum.
2. Memberikan bahasa permodalan yang bebas dari berbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa.
3. Menyatukan praktek-praktek yang terdapat dalam permodelan. Diagram – Diagram dalam UML
12 Use Case Diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah
sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Adapun simbol dari use case diagram diantaranya:
No. Simbol Nama Keterangan
1. Entity
Actor
Merupakan kesatuan eksternal yang berinteraksi dengan sistem.
Hubungan antara pelaku/aktor dengan Use Case.
4. Action State
Aktivitas (activity).
5. Decision
Pilihan untuk mengambil keputusan.
6. Fork
Menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara paralel.
7. Receive
Menerima pengiriman.
8. Send
13 2. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
3. Collaboration Diagram
Collaboration Diagram menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyimpanan message. Setiap message memiliki sequence number, dimana message dari level tertinggi memiliki nomor 1. Message dari level yang sama memiliki prefiks yang sama.
4. Statechart Diagram
Statechart Diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari satu state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya Statechart Diagram menggambarkan class tertentu (satu class dapat memiliki lebih dari satu Statechart Diagram).
5. Sequence Diagram
Statechart Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna dan display) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Statechart Diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
6. Class Diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi). 7. Component Diagram
Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) diantaranya.
8. Deployment Diagram
14 Berikut ini adalah sebagai contoh diagram mengenai rancangan dalam penjualan:
15 Activity Diagram
16 Pengembangan dan penggunaan SIA perlu mengomunikasikan kebutuhan informasi mereka ke DBMS (Database Management System) yaitu sekumpulan program yang memungkinkan dengan mudah mengakses informasi dengan berbagai cara untuk masuk mengorganisasi, dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengakses informasi dari basis data, harus memahami konsep query. Query adalah permintaan informasi dari basis data. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.
Structured Query Language (SQL)
SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data
relasional. Pengetahuan mengenai SQL akan memudahkan kita dalam bekerja dengan berbagai macam peranti lunak DBMS. Kekuatan basis data relasional berasal dari kemampuan untuk menyaring informasi dari tabel dan menggabungkan informasi dari banyak tabel.
Model data relasional memungkinkan jenis dasar operasi untuk dilaksanakan dalam tabel, yaitu:
Usecase Diagram 1. User
2. Kegiatan Activity Diagram
Unsur digabungkan per-activit (tabel) Class Diagram
Yang menjelaskan detail per user Sub Sequence Diagram
17 Proses Bisnis Perusahaan
Proses bisnis/ Business Process Mapping dalam menyusun pemetaan proses bisnis kewirausahaan mahasiswa harus menetapkan tujuan supaya kita memiliki arahan yang jelas mengenai aktivitas ini.
Tujuan ini minimum ada 3 hal yaitu:
1. Meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan
Tujuan dari pemetaan proses bisnis ini harus mencakup ini, karena secara keuangan perusahaan hidup karena pelanggan yang setia. Jia tujuan ini tidak tercakup maka ada kemungkinan pemetaan bisnis proses akan sia-sia.
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
Dengan proses bisnis yang terdokumentasi dengan baik maka staf-staf dalam perusahaan memiliki arahan bagaimana seharusnya dia bekerja.
3. Mengantisipasi berbagai hal yang mungkin dihadapi perusahaan
Untuk membuat bisnis proses ini kita harus membuat proses bisnis secara global, kemudian dibuat detail dan semakin detail lagi. Pemetaan bisnis proses ini harus dibuat secara visual dengan diagram sesuai dengan standar yang bisa dipahami secara luas. Software seperti web sangat dianjurkan dipakai untuk dokumentasi poses bisnis ini sehingga produk kewirausahaan sampai pada pelanggan.
Pembuatan peta proses bisnis adalah proses yang harus terus-menerus diperbarui sesuai dengan situasi yang mungkin bisa berubah. Bisnis saat ini berada di lingkungan yang dinamis dan kompleks karena dipengaruhi oleh faktor sosial teknologi, ekonomi, dan politik. Untuk tetap bertahan dilingkungan bisnis yang semakin kompleks maka suatu organisasi harus memikirkan kembali filosofi strategis serta peran akuntansi manajemen didalamnya.
Didalam proses bisnis terdapat 3 hal yang membedakan dari tiap perusahaan yaitu :
1) Proses bisnis perusahaan
2) Detail yang membedakan, yaitu pelanggan : - Customer retention (pelanggan tetap) - Non member/ new customer
18 Sebagai contoh dalam “Travel” yang merupakan perusahaan jasa.
19 2) Detail yang Membedakan
Jika member : bisa langsung login.
20 3) Activity Diagram Travel
Referensi :
Maya Sari, Nur Zeina & Effendi, R. Hidayat. 2017. Sistem Informasi Akuntansi: Metode Cara Cepat Paham Akademisi dan Implementasi di Lapangan (Praktisi). Edisi Pertama. Fekon Unla Press: Bandung.
Nur Zeina Maya Sari,SE,MM , Prof. Dr .H.M Djumhana Purwanegara,S.E,MM (2016). The Effect of Quality Accounting Information System in Indonesian Government (BUMD at Bandung Area). Research Journal of Finance and Accounting, 7(2), 188-196.
SARI, N. Z. M. (2016). The Effect of Eficiency Information Technology And Communications Before And After Wearing Information Accounting Manajemen System (Siam) Case Study Pts X In Indonesia. International Journal of Scientific & Technology Research, 5 (03), 45-50.
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/bahasa-permintaan-data-query-languages/
