PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN
UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
MS ISO9001:2008
PROSES PENGAMBILAN CALON BARU
PROGRAM SISWAZAH
PPSP/PG/CP1
Edisi 3
2/9
KANDUNGAN 1 Tujuan 2 Skop 3 Dokumen Rujukan 4 Definisi 5 Singkatan 6 Prosedur7 Carta Alir Prosedur 8 Rekod
1. TUJUAN
Prosedur Kerja ini disediakan sebagai panduan untuk memproses semua permohonan calon baru program-program pengajian siswazah di Pusat Pengajian Sains Perubatan [PPSP], Universiti Sains Malaysia [USM].
2. SKOP
Prosedur Kerja ini hanya melibatkan proses-proses yang berlaku di PPSP sahaja, bermula daripada menerima borang permohonan sehinggalah penghantaran perakuan Majlis PPSP untuk Institut Pengajian Siswazah mengeluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya mendapat tempat sahaja.
3. DOKUMEN RUJUKAN
3.1 Syarat kemasukan ke program-program pengajian siswazah, Universiti Sains Malaysia - [http://www.ips.usm.my/index.php/programme]
3.2 Senarai institusi diiktiraf oleh Majlis Perubatan Malaysia dibawah Jadual Kedua, Akta Perubatan 1971 – [http://mmc.gov.my/v1/index.php?option=com_content&
task=view&id=70&Itemid=109]
4. DEFINISI
JKPS : Jawatankuasa Pengajian Siswazah [JKPS] merupakan jawatankuasa khas yang dilantik oleh Majlis PPSP dan dipengerusikan sendiri oleh Dekan. Fungsi JKPS ialah untuk meneliti perkara-perkara berkaitan program pengajian siswazah sebelum dibentangkan untuk kelulusan Majlis PPSP. Antara agenda tetap mesyuarat JKPS ialah mempertimbangkan permohonan calon baru, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan hal-hal lain yang berkaitan.
PGIS : Postgraduate Information System [PGIS] merupakan sistem penyimpanan
maklumat elektronik khusus untuk calon-calon Sarjana Perubatan, Sarjana Surgeri dan Sarjana Patologi yang dikawal oleh Bahagian Siswazah. PGIS menyimpan rekod-rekod, antaranya profail calon, rekod permohonan, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan lain-lain.
SMUP-Peng
: Sistem Maklumat Universiti – Pelajar [SMUP-Peng] merupakan sistem penyimpanan maklumat elektronik khusus untuk calon-calon program-program pengajian siswazah di USM di bawah kawalan Induk. SMUP-Peng menyimpan rekod-rekod, antaranya profail calon, rekod permohonan, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan lain-lain. 5. SINGKATAN
HLP : Hadiah Latihan Persekutuan KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia BPL Bahagian Pengurusan Latihan IPS : Institut Pengajian Siswazah
4/9
PhD : Doctor of Philosophy [Doktor Falsafah]
PPSP : Pusat Pengajian Sains Perubatan PU : Penyelia Utama
SMUP-Peng : Sistem Maklumat Universiti – Pelajar
TDPSLI : Timbalan Dekan [Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas] TPC : Temporary Practicing Certificate [Sijil Amalan Sementara] PPS : Penolong Pendaftar (Siswazah)
CC : Chief Clerk [Pembantu Tadbir Kanan]
PT : Pembantu Tadbir
PO : Pembantu Operasi
6. PROSEDUR
A. PERMOHONAN CALON BARU SARJANA PERUBATAN, SARJANA SURGERI, SARJANA PATOLOGI & SARJANA KESIHATAN AWAM
A1 : Permohonan Melalui BPL, KKM Calon KKM Tajaan HLP
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
1. Terima borang permohonan kemasukan dan HLP CC/PT/PO
2. Masukkan maklumat permohonan dalam PGIS PT/CC
3. Semak dokumen permohonan USM pilihan pertama. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap PT/CC 4. Terima senarai calon layak terima HLP daripada BPL, KKM PPS/CC 5. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO 6. Terima senarai layak temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] daripada Jabatan PT 7. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] PT
8. Terima keputusan temuduga daripada Jabatan CC/PT
9. Kemaskini calon berjaya/gagal dalam PGIS CC
10. Sediakan senarai calon terima untuk dihantar ke KKM CC 11. Terima senarai calon jaya selepas mesyuarat bersama IPTA & Mesyuarat Jawatankuasa Penempatan oleh BPL,
KKM PPS/CC
12. Bentang perakuan Jabatan [berdasarkan senarai layak daripada KKM untuk pertimbangan JKPS dan Majlis
PPSP TDSLI/PP
13. Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS PT/CC
14. Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng PT
A2 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Malaysia
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS PT
2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng PT
3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap PT 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO
5. Terima perakuan daripada Jabatan PT
6. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] PT 7. Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS dan kelulusan Majlis PPSP TDSLI/PPS/PT
8. Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS PT
9. Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng PT
10. Terima salinan surat tawaran daripada IPS PT
A3 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Asing
Calon Daripada Institusi Diiktiraf Oleh MMC
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS PT
2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng PT
3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap PT 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO
5. Terima perakuan daripada Jabatan PT
6. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat
panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] PT
7.
Bentang perakuan jabatan untuk pertimbangan JKPS dan kelulusan Majlis PPSP :
Calon permohonan ditolak – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar
perakuan Tolak ke IPS. Calon permohonan diterima – terus ke langkah berikutnya
TDSLI/PPS/PT
6/9
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
10.
Terima borang setuju terima tawaran [Form A] untuk menjalani Penempatan Klinikal daripada calon :
Calon tolak tawaran – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak”
dan hantar perakuan Tolak ke IPS
Calon terima tawaran – terus ke langkah berikutnya
PT
11. Proses permohonan Pas Pelajar PT
12. Proses permohonan TPC PT
13. Hantar salinan surat kelulusan Pas Pelajar kepada calon PT 14. Proses pendaftaran calon menjalani Penempatan Klinikal PT 15. Hantar borang penilaian Penempatan Klinikal kepada Ketua Jabatan PT
16.
Terima perakuan penilaian Penempatan Klinikal daripada Jabatan :
Calon gagal penilaian – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar perakuan Tolak ke IPS
Calon lulus penilaian – terus ke langkah berikutnya
PT
17. Kemuka perakuan lulus Penempatan Klinikal kepada IPS PT
18. Terima salinan surat tawaran daripada IPS PT
A4 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Asing
Calon Daripada Institusi Tidak Diiktiraf Oleh MMC
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS PT
2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng PT
3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap PT 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO
5. Terima perakuan daripada Jabatan PT
6. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat
panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] PT 7. Bentang perakuan jabatan untuk pertimbangan JKPS dan
kelulusan Majlis PPSP :
Calon permohonan ditolak – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar perakuan Tolak ke IPS
Calon permohonan diterima – terus ke langkah berikutnya
TDPSLI/PPS/PT
8. Kemaskini permohonan secara dalam talian melaui sistem SMUP-Peng dengan status “Terima Bersyarat” PT 9. Keluarkan surat tawaran bersyarat oleh Pusat Pengajian PT
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
10. Terima salinan surat kelulusan Peperiksaan MQE PT
11. Keluarkan surat tawaran Penempatan Klinikal kepada calon PT
12.
Terima borang setuju terima tawaran [Form A] untuk menjalani Penempatan Klinikal daripada calon :
Calon tolak tawaran – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar perakuan Tolak ke IPS
Calon terima tawaran – terus ke langkah berikutnya
PT
13. Proses permohonan TPC PT
14. Proses pendaftaran calon menjalani Penempatan Klinikal PT 15. Hantar borang penilaian Penempatan Klinikal kepada Ketua Jabatan PT
16.
Terima perakuan penilaian Penempatan Klinikal daripada Jabatan :
Calon gagal penilaian – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar perakuan Tolak ke IPS
Calon lulus penilaian – terus ke langkah berikutnya
PT
17. Kemuka perakuan lulus Penempatan Klinikal kepada IPS PT
18. Terima salinan surat tawaran daripada IPS PT
B. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD KERJA KURSUS & MOD CAMPURAN
PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS PT
2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng PT
3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap PT 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan. Keluarkan surat panggilan temuduga (jika ada) PT
6. Terima keputusan temuduga (jika ada) PT
7. Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS & Majlis PPSP TDSLI/PPS/PT
8. Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS PT
8/9
C. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD PENYELIDIKANPROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS PT
2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng PT
3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap PT 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO
5. Terima perakuan daripada Jabatan PT
6. Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS (Calon PhD atau bakal PU perlu bentang protokol kajian di mesyuarat JKPS) dan Majlis PPSP
TDSLI/PPS/PT
7. Hantar perakuan Majlis PPSP ke IPS PT
8. Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng PT 9. Terima salinan surat tawaran daripada IPS (Permohonan Pas Pelajar bagi warganegara asing diurus oleh IPS) PT
7.
CARTA ALIR PROSEDUR
8.
REKOD
Nama Rekod No. Rujukan
Penyimpanan
Tempoh Lokasi Tanggung
jawab Fail peribadi pelajar - No. Matrik pelajar - 10 tahun Bilik Fail PT Permohonan Calon Baru
Melalui KKM PPSP/PG/CP1/R1 2 tahun Bilik Fail PP/CC/PT
Permohonan Calon Baru
Melalui Universiti PPSP/PG/CP1/R2 2 tahun Bilik Fail PP/PT
Surat Menyurat KKM PPSP/PG/CP1/R3 2 tahun Bilik Fail PP/CC/PT
Keputusan Temuduga Calon PPSP/PG/CP1/R4 2 tahun Bilik Fail PP/CC
Clinical Attachment/MQE PPSP/PG/CP1/R5 2 tahun Bilik Fail PP/PT
Clinical Attachment
(Surat Tawaran) PPSP/PG/CP1/R6 2 tahun Bilik Fail PT
Majlis Perubatan Malaysia PPSP/PG/CP1/R7 2 tahun Bilik Fail PT
Urusan Imigresen PPSP/PG/CP1/R8 2 tahun Bilik Fail PT
Mesyuarat Jawatankuasa
Pengajian Siswazah [JKPS] PPSP/PG/CP1/R9 5 tahun Bilik Fail PP/CC/PT Mesyuarat Majlis PPSP PPSP/PG/CP1/R10 10 tahun Bilik Fail PP/CC/PT
9.
LAMPIRAN
PPSP/PG/CP1/L1 - Rekod Pindaan
PPSP/PG/CP1/L2 - Borang Permohonan Melalui Universiti PPSP/PG/CP1/L3 - Borang HLP, KKM
PPSP/PG/CP1/L4 - Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan PPSP/PG/CP1/L5 - Form A
PPSP/PG/CP1/L6 - Clinical Attachment Report for MMed Entrance
PPSP/PG/CP1/L7 - Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Sarjana Perubatan, Surgeri/Patologi Melalui Universiti
PPSP/PG/CP1/L8 - Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Mod Kerja Kursus/Mod Campuran
PPSP/PG/CP1/L9 - Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Pengajian Siswazah Mod Penyelidikan
