Yulia ~ RPP KD 3.8 Mengidentifikasi Ruang Lingkup Kearsipan

(1)

PERANGKAT RPP SMK

Mengidentifikasi Ruang Lingkup Kearsipan

KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

Yulia Dian Pertiwi

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pembelajaran ADP berbasis TIK , untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

(3)

Daftar Isi

halaman

Kata Pengantar 1

Daftar Isi 2

Silabus 3

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 5

LK-1: Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan 11

LP-1: Penilaian Produk 16

LP-2: Asesmen Kinerja Proses 20

LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 21

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 22

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 23

Materi 24

(4)

SILABUS

Nama Sekolah : SMK Muhammadiyah 02 Malang Mata Pelajaran : Kearsipan

Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Program keahlian : Administrasi Perkantoran

Kls/ Semester : X / I

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi ruang lingkup kearsipan

Materi Pembelajara

n

Kegiatan

Pembelajaran Indikator PencapaianKompetensi

Penilaian Alokas

i Waktu

Sumber Belajar Teknik _InstrumenBentuk _InstrumenContoh

Ruang lingkup

1.Pengenalan dan pemahaman ruang lingkup kegiatan arsip 2. Dapat menjelaskan ruang

lingkup kegiatan kearsipan

Proses

Siswa memahami dan dapat menjelaskan secara kesuluruhan mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan

2. Kunci jawaban LK 1

3. L.P-1 : Produk

4. L.P-2 : Proses

(5)

Psikomotorik

Siswa secara berkelompok bergantian mempresentasikan mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan

Afektif Karakter

1. Jujur, disiplin, tanggungjawab 2. Peduli, santun, ramah

lingkungan

3. Gotong-royong, kerjasama, cinta damai

4. Responsif dan pro-aktif

Ketrampilan Sosial

Bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik dalam proses

(6)

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Satuan Pendidikan : SMK Muhammadiyah 02 Malang Mata Pelajaran : Kearsipan

Kelas/ Semester : X / I

Materi Pembelajaran : Mengidentifikasi ruang lingkup kearsipan Alokasi waktu : 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi :

II. Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi ruang lingkup kearsipan III. Indikator

A. Kognitif 1. Produk :

a. Pengenalan dan pemahaman ruang lingkup kegiatan kearsipan b. Dapat menjelaskan ruang lingkup kegiatan kearsipan

2. Proses :

Siswa memahami dan dapat menjelaskan secara kesuluruhan mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi :

a. Penciptaan

Dan dapat membuat contoh format buku agenda tunggal sebagai tugas siswa.

B. Psikomotorik

Siswa melakukan presentasi didepan kelas secara bergantian mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan.

C. Afektif

1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi : a. Jujur, disiplin, tanggungjawab

(7)

2. Ketrampilan Sosial, meliputi : a. Berkomunikasi

b. Menjadi pendengar yang baik c. Berpendapat

d. Bertanya

IV. Tujuan Pembelajaran A. Kognitif

1. Produk

Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar siswa dapat memahami dan juga menjelaskan ruang lingkup kegiatan kearsipan dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesaui dengan kunci jawaban.

2. Proses

Disediakan materi atau bahan ajar dari guru , guru menyampaikan materinya dan siswa diharapkan mampu memahami dan dapat menjelaskan kembali secara kesuluruhan mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan mulai dari penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan sampai dengan penyusutan dan dapat membuat contoh format buku agenda tunggal, sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2 : Proses.

B. Psikomotorik

a. Siswa dibagi menjadi beberapa kelompok. Satu kelompok terdiri 4-5 siswa

b. Setiap kelompok melakukan presentasi di depan kelas mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan, sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP3 : Psikomotor.

C. Afektif

1. Karakter

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan sikap Jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong-royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

(8)

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran

Model Pembelajaran : Snowball Throwings

Metode Pembelajaran : Metode pembelajaran ceramah, tanya jawab , pemutaran video dan tugas

VI. Bahan

 Lembar Kerja 1

VII. Alat dan Media Alat terdiri dari :  LCD Proyektor  Laptop

 Papan Tulis

 ATK

Media terdiri dari slide powerpoint tentang :  Ruang lingkup kegiatan kearsipan

VIII. Proses Belajar Mengajar A. Pendahuluan

2. Guru melakukan presensi untuk mengetahui kehadiran dan kesiapan siswa

3. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran yang ingin dicapai yaitu dapat memahami dan menjelaskan ruang lingkup kegiatan kearsipan

(9)

5. Sebagai apersepsi untuk mendorong rasa ingin tahu dan berpikir kritis, Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang ruang lingkup kegiatan kearsipan sepengetahuan siswa dengan tanya jawab

B. Inti

a. Guru menampilkan slide pada powerpoint dan menjelaskan materi kepada siswa

b. Guru mengajukan pertanyaan mengenai bagian yang belum di mengerti kepada siswa

c. Guru memberikan pemahaman yang lebih kepada siswa dengan memutarkan sebuah video atau film pendek

d. Guru memberi tugas siswa untuk membuat format buku agenda tunggal

Penggalan II

a. Guru membentuk kelompok – kelompok dan memanggil masing-masing ketua kelompok untuk memberikan penjelasan tentang materi

b. Masing – masing ketua kelompok kembali ke kelompoknya masing – masing kemudian menjelaskan materi yang disampaikan oleh guru kepada temannya

c. Kemudian masing – masing siswa diberikan satu lembar kertas kerja, untuk menuliskan satu pertanyaan apa saja yang menyangkut materi yang sudah dijelaskan oleh ketua kelompok

d. Kemudian kertas tersebut dibuat seperti bola dan dilempar dari satu siswa ke siswa yang lain selama ± 15 menit

(10)

Penggalan III

a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaikan pendapat dalam menarik kesimpulan dengan megacu pada lembar kerja

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

Keterangan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman dan memberi Pekerjaan Rumah

Guru menyampaikan rencana kegiatan pembelajaran pertemuan berikutnya

Guru memberikan salam penutup dan menyampaikan pesan untuk tetap belajar

X. Sumber Pembelajaran

1. LK 1 : Ruang lingkup kegiatan kearsipan 2. Kunci LK 1

3. LP 1: Produk 4. LP 2: Proses 5. LP 3: Psikomotor

6. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 7. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 8. Tabel Spesifikasi Penilaian

(11)

Daftar Pustaka

Nurani,Elok.2012.Modul Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Integritas.Malang:SMK Muhammadiyah 02 Malang

Phyna’s Blog.2010. Mengelola Dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas, (online) di akses tgl 29 April 2017

(12)

Nama/Kelompok: __________________________Kelas:_________Tgl:_____________

Lembar Kerja 1 : Menjelaskan ruang lingkup kegiatan arsip

Tujuan :

1. Dapat memahami ruang lingkup kegiatan arsip

2. Dapat menjelaskan kembali secara keseluruhan ruang lingkup kegiatan arsip

Alat : 1. ATK

2. Lembar Jawaban Soal

Langkah Kerja : Pilihan Ganda

1. Jawablah pertanyaan berikut dengan tepat dan benar 2. Silanglah pada jawaban yang benar

Soal Uraian

1. Jawablah pertanyaan dengan singkat dan tepat

2. Tulisalah jawaban Anda di lembar jawaban yang tersedia

SOAL

A. Pilihan Ganda

1. Yang bukan termasuk kegiatan kearsipan adalah ... A. Kegiatan Penciptaan

B. Kegiatan Penyelamatan C. Kegiatan Penyimpanan D. Kegiatan Pengelolaan E. Kegiatan Pendistribusian

2. Pencatatan, pengecekan, dan pengelompokan merupakan kegiatan kearsipan dalam hal...

(13)

E. Pendistribusian

3. Seorang arsiparis dikatakan berhasil menemukan arsip dengan baik apabila jangka waktu penemuan kembali arsip ...

A. Tidak lebih dari satu menit per warkat B. Tidak lebih dari dua menit per warkat C. Lebih dari satu menit per warkat D. Lebih dari dua menit per warkat

E. Tidak lebih dari satu setengah menit per warkat

4. AP = £ Permintaan arsip_{£ Seluruh arsip} x 100 % . AP merupakan kepanjangan dari . . .

5. Arsip akan disusutkan dan dimusnahkan jika AP kurang dari ... A. 25%

B. 20 % C. 10% D. 15 % E. 5%

6. Yang bukan termasuk sistem penyimpanan dalam kearsipan yaitu ... A. Sistem abjad

B. Sistem nomor C. Sistem wilayah D. Sistem isi arsip E. Sistem kronologis

7. Kegiatan menjaga agar benda arsip tidak mudah rusak dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip disebut ...

(14)

E. Perbaikan

8. Prosedur pencatatan dalam pendistribusian kegiatan arsip dapat menggunakan ... A. Prosedur buku agenda

B. Prosedur buku tata kearsipan

C. Prosedur buku pengkajian kearsipan D. Prosedur buku tata usaha

E. Prosedur buku harian

9. Kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing propinsi, disebut ...

A. Penyerahan B. Pemusnahan C. Penilaian D. Pemindahan E. Perawatan

10. Tahapan dalam kegiatan kearsipan adalah ...

A. Penciptaan , Pendistribusian, Penemuan Kembali, Penyimpanan, Penyusutan, Penyelamatan

B. Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Penemuan Kembali, Penyelamatan, Penyusutan

C. Penciptaan, Pendistribusian, Penemuan Kembali, Penyimpanan, Penyelamatan, Penyusutan

D. Penciptaan, Penyimpanan, Penemuan Kembali, Penyelamatan, Penyusutan, Pendistribusian

E. Penciptaan, Pendistribusian, Penyusutan, Penyelamatan, Penemuan Kembali, Penyimpanan

B. Soal Uraian

1. Apa perbedaan 3 jenis format buku agenda ?

(15)

Nama/Kelompok: __________________________Kelas:_________Tgl:_____________

Kunci Lembar Kerja 1 : Menjelaskan ruang lingkup kegiatan arsip

Pilihan Ganda

1. D 6. D

2. E 7. A

3. A 8. A

4. C 9. A

5. D 10. B

Soal Uraian

1. _ Buku Agenda Tunggal , buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam satu format

_ Buku Agenda Berpasangan, buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar

_ Buku Agenda Kembar, dengan menyediakan dua buku satu untuk buku surat masuk dan satu untuk buku surat keluar . Format buku seperti buku agenda berpasangan

(16)

Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar

2. AP = £ Permintaan arsip_{£ Seluruh arsip} x 100 % .

AP merupakan Angka Pemakaian Arsip. Jika kurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau dimusnahkan.

Setiap arsip misalnya terdiri 1000 surat selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat maka perhitungan angka pemakaiannya

100

1000 x 100 % = 10% .

Suatu arsip dikatakan baik, apabila :

 Presentase angka pemakaian arsip tinggi (max 15%)

 Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)  Masih aktif membantu berjalannya organisasi

(17)

Nama : ______________________________ No.Absen : _________ Tgl : _____________

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : PRODUK

A.

1. Yang bukan termasuk kegiatan kearsipan adalah...

2. Pencatatan, pengecekan, dan pengelompokan merupakan kegiatan kearsipan dalam hal... 3. Seorang arsiparis dikatakan berhasil menemukan arsip dengan baik apabila jangka waktu

penemuan kembali arsip ...

5. Arsip akan disusutkan dan dimusnahkan jika AP kurang dari ... 6. Yang bukan termasuk sistem penyimpanan dalam kearsipan yaitu ...

8. Prosedur pencatatan dalam pendistribusian kegiatan arsip dapat menggunakan ...

B.

(18)

KUNCI LP 1 : PRODUK

A.

1. Yang bukan termasuk kegiatan kearsipan adalah... Kegiatan Pengelolaan

2. Pencatatan, pengecekan, dan pengelompokan merupakan kegiatan kearsipan dalam hal... Pendistribusian

3. Seorang arsiparis dikatakan berhasil menemukan arsip dengan baik apabila jangka waktu penemuan kembali arsip ...

Tidak lebih dari satu menit per warkat

Angka Pemakaian

5. Arsip akan disusutkan dan dimusnahkan jika AP kurang dari ... 15 %

6. Yang bukan termasuk sistem penyimpanan dalam kearsipan yaitu ... Sistem isi arsip

Pemeliharaan

8. Prosedur pencatatan dalam pendistribusian kegiatan arsip dapat menggunakan ... Prosedur buku agenda

Penyerahan

(19)

B.

_ Buku Agenda Tunggal , buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam satu format

_ Buku Agenda Berpasangan, buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar

_ Buku Agenda Kembar, dengan menyediakan dua buku satu untuk buku surat masuk dan satu untuk buku surat keluar . Format buku seperti buku agenda berpasangan

Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk

Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar

2. Bagaimanakah cara menghitung angka pemakaian arsip?

AP = £ Permintaan arsip_{£ Seluruh arsip} x 100 % .

AP merupakan Angka Pemakaian Arsip. Jika kurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau dimusnahkan.

(20)

100

1000 x 100 % = 10% .

Suatu arsip dikatakan baik, apabila :

 Presentase angka pemakaian arsip tinggi (max 15%)

 Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)  Masih aktif membantu berjalannya organisasi

(21)

LEMBAR PENILAIAN (LP) 2 : PROSES

Prosedur

1. Siapkan peralatan tulis atau ATK

2. Setiap siswa mempunyai buku atau modul mengenai ruang lingkup kegiatan kearsipan sebagai pedoman atau acuan dalam proses belajar mengajar

3. Siswa harus mendengarkan guru menerangkan materi yang diberikan 4. Siswa dapat membuat contoh format buku agenda tunggal

5. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini 6. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

7. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini

Format Asesmen Kinerja Proses

No. Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum

Skor Assesmen Oleh siswa Oleh guru

1. Persiapan

- Membawa buku / modul pembelajaran - Membawa ATK lengkap ( folio/hvs,

penggaris dsb)

10

10 2. Kegiatan di kelas

- Aktif mendengarkan guru menerangkan - Aktif bertanya dan menjawab pertanyaan

10

10 3. Prosedur membuat buku agenda tunggal

(22)

LEMBAR PENILAIAN (LP) 3 : PSIKOMOTORIK

Prosedur

1. Siswa di bagi kelompok. Satu kelompok terdiri dari 4 – 5 orang

2. Siswa melakukan presentasi di depan kelas secara bergantian dengan materi ruang lingkup kegiatan kearsipan

3. Serta membuat powerpoint sebagai media dan handout sebagai penunjang materi 4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No. Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum

Skor Assesmen Oleh siswa Oleh guru

1. Siap dalam materi yang akan disampaikan 10 2 Membuat handout yang diberikan kepada peserta

didik lain 10

3. Menampilkan powerpoint yang menarik dan

kreatif 15

4. Lancar dalam menyampaikan materi 15

5. Siap dalam menjawab pertanyaan yang diajukan

peserta didik lain 15

6. Pembuka dan penutup yang memotivasi peserta

didik lain 15

Jumlah 80

Malang , 2017

Siswa Guru

(...) (...)

(23)

Nama : __________________________Kelas/No.Absen : ____________ Tgl : _______

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No 1. Jujur, disiplin,

tanggungjawab 2. Peduli, santun, ramah

lingkungan 3. Gotong-royong,

kerjasama, cinta damai 4. Responsif dan

pro-aktif

Malang , 2017

Pengamat ,

( )

(24)

Nama : __________________________Kelas/No.Absen : ____________ Tgl : _______

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

2. Menyumbang ide atau pendapat 3. Menjadi pendengar

(25)

Tahap penciptaan arsip dimulai sehak surat-surat masuk diterima, diolah, dan disimpan. Untuk surat keluar sejak adanya perintah pembuatan, penginsepan, pengetikan, perijinan, dan penyimpanan. Kegiatan seperti ini secara umum disebut pengurusan surat atau tata persuratan (Mail Handling)

2. Pendistribusian

 Pengecekan / Penggolongan : Surat digolongkan berdasarkan sifat surat (biasa, penting, rahasia atau sangat rahasia)

 Pencatatan surat kedalam buku agenda atau kartu kendali atau tata naskah

Prosedur Buku Agenda

Buku agenda digunakan untuk sebagai alat bantu untuk mencari surat disimpan di file. Ada 3 jenis format buku agenda:

a. Buku agenda tunggal : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format.

b.Buku agenda berpasangan: yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.

c.Buku agenda kembar : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan Lembar Disposisisebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

Prosedur Kartu Kendali

Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar.

Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk-keluar digolongkan menjadi surat penting, biasa, dan rahasia.

a. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali b. Surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa

c. Surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia

Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Dokumen yang masuk diisi dengan 3 lembar kartu kendali yang sama, dilakukan dengan karbon copy (NCR).

(26)

a. Lembar 1 (putih) : disimpan bersama kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.

b. Lembar 2 (biru) : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip. c. Lembar 3 (merah) : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat diproses, maka lembar ketiga itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip.

Prosedur Tata Naskah

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

3. Penyimpanan (Filling)

Filling adalah kegiatan menyimpan arsip dengan berdasarkan suatu sistem tertentu. Pada umumnya dikenal adanyan 5 macam Filling (Abjad, Kronologis, Wilayah, Subjek, dan Nomor)

Tahapan ini merupakan suatu tahapan kearsipan yang sangat penting karena bila kegiatan ini gagal dilakukan dengan baik, maka tujuan kearsipan tidak akan tercapai dengan baik pula.

4. Penemuan Kembali ( Finding )

Kegiatan menemukan kembali / mencari arsip yang dibutuhkan. Suatu penemuan dikatakan berhasil dengan baik apabila jangka waktu penemuan kembali arsip tidak lebih dari satu menit per warkat. Penemuan kembali arsip yang telah disimpan dimulai sejak adanya permintaan peminjaman arsip dari pemakai. Selanjutnya, dilakukan pengidentifikasian arsip yang dibutuhkan, menetapkan kode penyimpanan, dan pengembalian arsip yang dibutuhkan.

5. Penyelamatan

Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :

a. Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang tidak berhak(terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

(27)

kerusakan arsip (preventif), misalnya selama dalam kegiatan pemeliharaan ini benda-benda arsip perludisemprot dengan obat anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan.

c. Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian (represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan. Apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya saja, sedangkan arsip yang aslinya masih disimpan.

6. Penyusutan

Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai kguna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :

a. Penilaian atau pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan ktidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpananya ke unit sentral.

Menilai Penggunaan arsip, dengan rumus :

AP = £ Permintaan arsip_{£ Seluruh arsip} x 100 % . AP merupakan Angka Pemakaian Arsip. Jika kurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau dimusnahkan.

b. Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalan arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

Adapun cara pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar, dimusnahkan dengan cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen (paper schreder)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)