PEMBUATAN LAPORAN.doc (351Kb)

PEMBUATAN LAPORAN

Komputer → untuk membantu membuat laporan-laporan serta daftar-daftar untuk keperluan kelancaran administrasi perusahaan / kantor.

Misal: Daftar Gaji, Laporan Keuangan, dsb.

Data terdiri dari kumpulan simbol yang mempunyai arti tertentu. Unit paling kecil dari data → karakter

Kumpulan dari karakter → Field atau variabel

Field-field yang mempunyai hubungan satu sama lain dan menyatakan keadaan

Kumpulan dari record-record sejenis → Berkas (file) Contoh: file kepegawaian, file data pasien

004 BUDI 4A 1970 2000000 003 ANI 2C 1990 5000000

Catatan: dalam pemrosesan berkas, biasanya ditambahkan record sebagai panji. Record itu disebut record END OF FILE atau EOF.

Mencetak daftar (listing) pegawai dilengkapi JUDUL (heading)

Contoh:

Buat diagram alur untuk mencetak

nama-nama pelamar yang lolos saringan tahap

pertama. Dalam tes terdapat 2

materi. Bila jumlah nilai kedua materi tersebut

Baca Record

EO

F

Cetak

Detail

Selesai

DAFTAR PEGAWAI

NAMA

DEPT.

GOL. THN. MASUK

GAPOK

XXX XXXX Mulai XX XXXX XXXX

? Judul Utama

? Judul Kolom

Baca Record

Cetak Judul Laporan

Cetak Judul Kolom

Baca Nama$, N1, N2

Nama=”XXX”

J = (N1 + N2)/2

J > 70

Ket$= “TL”

Ket$= “L”

? Nama$, J, Ket$

TEHNIK SWITCHING

Tehnik Switching merupakan cara memperpendek jalur proses yang memakai suatu indikator untuk mengantisipasi proses yang akan dilakukan selanjutnya. Indikator ini dimisalkan seperti switch pada tombol lampu yang dapat mengatur dua kondisi yaitu nyala dan padam.

Dalam flowchart, switch merupakan variabel yang diisi dengan dua kondisi yaitu 0 dan 1. Melalui isi variabel tersebut dapat diketahui kondisi proses yang telah dilakukan. Sehingga dapat dilakukan pengalihan proses tanpa memalui proses sebelumnya atau mempersingkat alur proses.

Contoh :

Suatu perusahaan akan membuat laporan gaji pegawainya berdasarkan golongannya. Data yang dibaca terdiri dari nomor pegawai, nama pegawai, golongan dan gaji bersih. Data yang dibaca sudah urut per golongan yang terdiri dari : golongan 1, 2, 3,4. Jika golongan berubah maka cetak TOTAL GAJI per golongan dan ganti halaman baru serta NOMOR dimulai dari 1.

Pada akhir laporan cetak TOTAL SELURUH GAJI yaitu jumlah total gaji seluruh golongan. Lay out yang diinginkan :

SOAL :

 Data diinput oleh operator terdiri dari kode wilayah, nomor pelanggan, nama pelanggan dan jumlah pemakaian.

 Data habis jika operator memasukkan nomor pelanggan =0

 Data sudah urut perkode wilayah, terdiri dari “Jakarta Barat”, “ Jakarta Timur”, “Jakarta Pusat”, “Jakarta Utara”, dan “Jakarta Selatan”,

 Jika wilayah berubah, maka cetak total biaya per wilayah dan ganti halaman baru.

 Pada akhir laporan cetak total seluruh biaya yaitu jumlah total pemakaian litrik di semua wilayah.

 Lay out yang diinginkan :

Pemakaian Listrik Wilayah : Jakarta………..

No. Pelanggan Nama Jumlah pemakaian Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx

…. ……….. ……… Total Pemakaian :

Pemakaian Listrik Wilayah : Jakarta………..

No. Pelanggan Nama Jumlah pemakaian Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx

…. ……….. ……… Total Pemakaian :

Contoh soal untuk proses penghitungan pemakaian listrik setiap wilayah dimodifikasi menjadi :

TotSel=TotSel+Tot

wil

 Data diinput oleh operator melalui keyboard. Data tersebut terdiri dari kode wilayah, kode pelanggan, nomor pelanggan, nama pelanggan, jumlah pemakaian.

 Data habis jika operator memasukkan kode pelanggan =0  Kode pelanggan terdiri dari :

 Kode = 10 berarti tempat hiburan. Untuk itu dikenakan biaya tambahan sebesar 25% dari biaya pemakaian.

 Kode = 20 berarti tempat sosial. Untuk ini dikenakan potonngan sebesar 25% dari biaya pemakaian.

 Kode = 30 berarti rumah tangga.

 Biaya per KWH dihitung menurut jumlah pemakaian dengan keentuan sbb:  Pemakaian (kwh) biaya (kwh)

<100 500 100 – 500 750 > 500 1000

 Biaya pemakaian untuk tiap-tiap pelanggan dihitung berdasarkan : Jumalh pemakaian * biaya per kwh + biaya tambahan –potongan

 Data sudah urut perkode wilayah

 Jika kode wilayah berbeda cetak total biaya perwilayah dan ganti halaman baru

 Pada akhir laporan cetak total seluruh biaya  Lay out laporan :

Tagihan Listrik Wilayah : Jakarta………..

No. Pelanggan Nama Ket Jumlah pemakaian Biaya

Minor Total adalah penjumlahan dari suatu komponen data menurut jenis kelompok / klasifikasinya.

Mayor Total adalah penjumlahan dari suatu komponen data untuk seluruh data yang diolah.

Jadi untuk setiap perubahan kode klasifikasi, maka setiap harga barang di totalkan. Analisa Pendahuluan :

1. Kita perlu melakukan penjumlahan seluruh harga barang ( sama dengan penjumlahan pada grand / mayor total ).

Minor total cetak total untuk kode yang sama. Total akan dicetak bila kode berubah.

Kita perlu mengadakan pengecekan kode klasifikasi untuk setiap data yang dibaca dengan kode dari data sebelumnya, karena itu diperlukan variabel penampung KL & KK untuk kode klasifikasi.

3. Tempat kode klasifikasi ini dapt ditempati pertama kali oleh kode klasifikasi data pertama, disamping harga barang dari data pertama dijumlahkan dengan isi dari total harga barang, untuk minor total dan mayor total.

4. Bila masih ada data, lakukan pengecekan kode, bila kode beda, maka lakukan:

* Isi dari total harga barang dicetak (minor total). * Isi THB di kosongkan.

* Isi dari kode klasifikasi dari data terakhir, dikeluarkan , diganti dengan yang baru.

* Proses selanjutnya seperti data semula ( untuk kode klasifikasi yang baru). * Kode sama ,proses dilanjutkan sesuai data dengan kode yang sama.

OPERASI FILE RANDOM

I. PENYISIPAN RECORD

 Akses pada file random dapat dilakukan secara acak. Jadi akses data tidak dilakukan dengan membaca data satu per satu mulai dari record pertaa tapi dilakukan dengan nomor record,

 Pencarian record data dapat dilakukan dengan pindah dari record terakhir ke reocrd awal atau record lainnya.

Flowchart proses penyimpanan data ke file

System flowchar penyisipan record

MAST 1.DTA MAST2. DTA

 Data di MAST1.DTA di tambahkan ke MAST2.DTA dengan ketentuan , jika

data MAST1.DTA sudah ada di MAST2.DT maka data tersebut diabaikan atau tidak di simpan ke MAST2..DTA

 Akses terhadap file random dapat dilakukan dengan mengunakan nomor

record, sehingga dari satu record dapat pindah ke record lainnya tergantung dari nomor record tersebut.

NIMO=NIM 1

NMO = NM 1

ALO = AL 1

2

1

/*

Write

MAST.DTA

NIMO, NMO, ALO

/ *

II. PENGHAPUSAN RECORD

 Penghapusan dilakukan dengan membentuk file baru. Dimana file baru ini merupakan file berisiskan record dari file lama.

 Namun record dari file lama tersebut hanya terbatas pada record yang tidak sama dengan data yang akan dihapus.

 Sedangkan record yang sama dengan data yang akan dihapus diabaikan  System flowcart penghapusan record

MASTER.DTA

NEW. DTA

TRANS. DTA

 Record yang dihapus pada file MASTER.DTA ditentukan berdasarkan data yang terdapat di file TRANS. DTA

 Hasil penghapusan record disimpan di dalam file NEW.DTA . Jadi isi TRANS. DTA merupakan isi MASTER.DTA setelah mengalami penghapusan record.

Struktur record file MASTER.DTA terdiri dari field :  Nomor induk mahasiswa

 Nama mahasiswa  Alamat mahasiswa

Flowchart penghapusan record

N = N + 1

M = 0

M= M + 1

NIMO = NIM1

NMO = NM1

start

Read

MASTER.DTA RECORD KE N NIM2, NM2, AL2

/*

END

READ TRANS .DTA RECORD KE – M NIM 2

/*

3

2

III. PERUBAHAN ISI RECORD

 Perubahan record dilakukan dengan mencari record yang akan diubah lalu mengadakan perubahan terhadap isinya.

 Selanjutnya record tersebut disimpan kembali tanpa mengubah posisi record.  Proses pencarian dilakukan dengan membaca record satu persatu mulai dari

awal record sampai record terakhir.

 Setiap record yang dibaca dibandingkan melalui field yang berfungsi sebagai key.

 System flowchart perubahan record

TRANS . DTA INDUK.DTA  File INDUK.DTA dan TRANS.DTA terdiri dari field Nomor Induk Mahasiswa,

nama dan alamat

 Data di INDUK.DTA akan diubah berdasarkan data di TRANS. DTA. Field key yang dipakai adalah nomor induk mahasiswa.

2

NIM2=NIM1 AL2 = AL1

/*

3

NIM2=

NIM 1

4

Write INDUK.DTA RECORD KE – M NIM2,NM2,AL2

OPERASI FILE SEQUENTIAL

Operasi terhadap file yang diorganisir secara sequential hanya dapat dilakukan secara berurutan.

I. PENYISIPAN RECORD / PENAMBAHAN RECORD BARU

Untuk penambahan record ke dalam suatu file, maka posisi record terakhir harus diketahui, karena record yang baru diletakan pada posisi setelah record terakhir.

Flowchart proses penyimpanan data ke file

NPMO=NPM NM$O=NM$ NILAIO=NILAI

start

Input

NPM

,

NM

$,

NILAI

NPM= 0

WRITE NPMO,NMO,NILAIO

Flowchart proses penambahan record baru.

 Jika yang akan dilakukan adalah menyisipkan recor yang sudah ada, maka diperlukan satu file baru untuk menampung hasil akhir dari penyisipan.

 Untuk penyisipan record, posisi yang akan ditempati oleh record baru harus diketahui dengan jelas

 Posisi ini dpat diketahui dengan cara memeriksa salah satu isi dari suatu

NMO= NM1

UMO=UM1

ALMO=ALM1

start

Read Data

NM,UM,ALM

/*

INPUT NM1,UM1, ALM1

WRITE

NMO,UMO,ALMO

II. PENGHAPUSAN RECORD

 Penghapusan dilakukan dengan cara membaca record satu persatu lalu menuliskan kembali ke file baru.

 Namun dalam proses pembacaan tersebut dilakukan pemeriksaan terhadap setiap record.

 Jika pada waktu pembacaan record ditemukan reocrd yang akan dihapus maka record tersebut diabaikan atau tidak ditulis ke file baru.

 Penghapusan record dilakukan terhadap file FILE01. Record yang akan dihapus diinput melalui keyboard. Hasil penghapusan record disimpan di dalam file FILE02.

System flowchart proses penghapusan record

FILE 01

FILE 02

FILE 02

Flowchart penghapusan record

NMO=NM1

UMO=UM1

ALMO=ALM1

START

INPUT NMH

1

READ FILE 01 NM1, UM1, AKM1

/*

END

NM1=

NMH

1

III. PERUBAHAN ISI RECORD

 Perubahan record merupakan modifikasi terhadap isi record dari suatu file.  Record yang akan dimodifikasi dicari dengan memeriksa isi salah satu field.  Untuk mengadakan perubahan pada record ke – 3 maka proses pembacaan

SOAL FILE SEQUENTIAL

1. Buat flowchart untuk menyimpan data ke dalam file. Spesifikasi data tersebut adalah : nomor induk pegawai, nama pegawai, alamat dan gaji pokok. Proses input data berakhir jika operator mengisi 0 untuk nomor induk pegawai.

2. Buat flowchart dengan permasalahan soal no.1 namun data pegawai yang disimpan ke file hanya pegawai dengan gaji pokok > 200. Sebaliknya, untuk gaji pokoklebih kecil atau sama dengan 200 dicetak melalui printer.

3. Perhatikan sistem flowchart sebagai berikut :

Mhsnew.dat

Mhs.dat

File mhs.dat terdiri dari field : nomor induk mahasiswa, nama, alamat, dan ipk. Buat flowchart untuk proses penghapusan record filemhs.dat. Spesifikasi proses adalah sebagai berikut :

- Record yang dihapus ditentukan berdasarkan nomor induk mahasiswa ( NIM ) yang diinput melalui keyboard

- Data di dalam file.mhs.dat telah diurutkan berdasarkan NIM

- Hasil proses penghapusan pada file mhs.dat disimpan ke file mhsnew.dat

PENERAPAN KONSEP TABEL DALAM MASALAH

I. Argumen dan Fungsi

Tabel merupakan data pembantu dalam pengolahan data.

Misal dalam

suatu lembar dokumen terdapat data pegawai sbb :

NIP Gapok Tunjangan

Dari data pegawai tersebut tidak dapat diketahui nama setiap pegawai.

Untuk itu dapat dibuat suatu tabel yang berisi khusus untuk nama pagawai seperti

dibawah ini :

Item NIP merupakan item yang dipakai sebagai acuan untuk mencari data nama pegawai di dalam tabel. Item ini berfungsi sebagai kontrol field yang sering disebut ARGUMEN. Sedang item NAMA merupakan FUNCTION dari tabel tersebut.

 Data di dalam media penyimpanan seperti disk, kartu, dokumen dll yang berfungsi sebagai tabel disebut External Tabel.

 Dalam proses pengolahan data, external tabel ini sebaiknya dipindahkan ke memori agar proses menjadi cepat.

 Di dalam memori external tabel menempati lokasi yang disebut storage. Di storage ini terbentuk suatu tabel yang disebut sebagai Internal Tabel. Selanjutnya proses pengolahan data menggunakan internal tabel.

Flowchart proses pembentukan internal tabel.

YA

TIDAK

START

I =

0

INPUT

NIP,NM

NIP =

0

END

 Setiap data yang dibaca dari external tabel disimpan di dalam NIPTAB(I) dan NMTAB(I). Variabel ini merupakan variabel berindeks atau variabel array.  Variabel array merupakan suatu variabel dengan beberapa tempat

penyimpanan.

 Gambar dibawah memperlihatkan ilustrasi variabel array NIPTAB.

NIPTAB nama variabel

1 2 3 4 5 6 ... N

indeks

Penyimpanan ke dalam variabel array NIPTAB dilakukan berdasarkan nilai indeksnya. Pada flowchart di atas nilai indeks ditentukan melalui variabel I.

III. Proses Pencarian (Searching)

 Proses pencarian di dalam internal tabel dilakukan dengan berpatokan pada nilai indeksnya.

 Misal untuk mencari nama pegawai dengan NIP = 10203 dapat digambarkan melalui flowchart berikut :

YA

START

NO =

10203

I = 0

I = I + 1

IV. Pengurutan dengan Eksternal Tabel IV.1. Pembentukan File Indeks

 Proses pengurutan bilangan dilakukan di internal tabel. Semua bilangan yang akan diurutkan disimpan dahulu ke suatu penyimpanan di dalam memori yaitu variabel array.

 Di memori, proses pengurutan dapat dilakukan dengan lebih cepat. Namun jika datanya banyak, maka proses ini akan membutuhkan ukuran memori yang besar. Untuk menghindarinya, proses pengurutan dilakukan di dalam eksternal tabel.

 Eksternal tabel dibentuk dengan cara membuat file baru. File ini desebut sebagai File Indeks. Isi file indeks adalah field yang berfungsi sebagai field kunci (key field) dari record data yang akan diurutkan. Key Field merupakan field yang dipakai sebagai dasar pengurutan. Misal data yang harus diurutkan berdasarkan NIP, maka field kuncinya adalah field yang berisi NIP.

Secara garis besar, proses pengurutan dengan eksternal tabel terdiri dari langkah-langkah

o Bentuk file indeks yang hanya berisi field kunci.

o Lakukan pengurutan pada file indeks. Pengurutan dapat dilakukan dengan metode bubble sort atau straight selection.

o Pindahkan record dari file lama ke file baru dengan posisi record sesuai pada file indeks.

IV.2. Proses Pembentukan File Indeks

Jika data di file PEG.DTA ingin diurutkan berdasarkan NIP, maka harus dibentuk file indeks yang hanya berisi field NIP. Proses pembentukan file indeks ini dapat digambarkan melalui flowchart :

YA

TIDAK

START

N = 0

N = N + 1

READ PEG.DTA

Record ke-N

NIP, NAMA, ALM

/*

_END

ONIP=NIP

WRITE

INDEKS.DTA

Berdasarkan flowchart diatas, terbentuk file indeks yaitu INDEKS.DTA. NIP

93004 record pertama

PENGURUTAN BILANGAN DENGAN METODE

STRAIGHT SELECTION

I. Proses Pengurutan

 metode ini dikatakan kebalikan dari metode Bubble sort. Pencarian dimulai  dengan bilangan terkecil.

 Bilangan terkecil ini lalu diletakan di elemen atau urutan pertama, demikian seterusnya sampai dihasilkan urutan bilangan dari kecil ke besar.

 Contoh Array :

 Proses diatas hanya membandingkan elemen pertama dengan semua

elemen array. Sehingga elemen pertama terisi bilangan terkecil.

 Ulangi proses diatas untuk membandingkan elemen ke –2 dengan elemen lainnya.

 Kini isi elemen pertama dan ke – 2 sudah urut dari bilangan kecil kebesar

 Ulangi proses di atas untuk membandingkan elemen ke-3 dengan elemen lainnya.

 Setelah itu elemen ke-4 dan seterusnya sampai elemen terakhir

 Sehingga hasil akhirnya adalah

9 11 12 17 20 23 35 58

PENGURUTAN BILANGAN DENGAN

METODE BUBBLE SORT

Proses Pengurutan

 Bubble Sort adalah nama yang diberikan pada prosedur untuk mengatur sekelompok bilangan dengan urutan dari kecil ke besar.

 Untuk mengurutkan bilangan diperlukan variabel array yang digunakan untuk menampung semua bilangan yang akan diurutkan.

 Proses pengurutan dilakukan dengan membandingkan semua elemen array satu persatu.

Contoh :

20 12 35 11 17 9 58 23

Bubble Sort tidak lain adalah pengulangan prosedur hingga bilangan – bilangan yang ada tersusun menurut urutan dari yang kecil ke yang besar.

Contoh Buble Sort

6 5 8 3

Pertama :

Pada akhir proses pertama ini, bilangan yang terbesar menempati tempat yang sesuai.

Kedua :

Pada akhir proses kedua ini, bilangan terbesar kedua menempatkan tempat yang sesuai.

Ketiga :

Bila proses ini dilanjutkan, tidak ada pertukaran tempat lagi bagi bilangan – bilangan tersebut, sebab bilangan tersebut telah selesai disusun.

TUGAS :

1. Untuk yang NPM – nya ganjil jalankan flowchart Pengurutan Bilangan dengan Metode Bubble Sort untuk data :

6 5 8 3 _{5 6 8 3 5 6 8 3} 5 6 3 8

5 6 3 8 _{5 6 3 8 5 3 6 8} 5 3 6 8

17 99 8 69 45 36 21

2. Untuk yang NPM – nya genap jalankan flowchart Pengurutan Bilangan dengan Metode Buble Sort untuk data :