Hal 1
EVALUASI KINERJA SISTEM INFORMASI
KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA
MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 4.1
(STUDI KASUS: KPP PRATAMA SALATIGA)
Rycho Christian Pratama
1), Imanuel Susanto
2)Agustinus Fritz Wijaya
3)Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi,
Universitas Kristen Satya Wacana
Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga, 50711
Telp: (0298) 3419240, Fax : (0298) 3419245
E-mail:
682011049@student.uksw.edu
1),
susanto.simitro@gmail.com
2),
agustinus.fritz@gmail.com
3)Abstrak
Perlu adanya kontrol dan evaluasi terhadap kinerja Sistem Informasi (SI) di sebuah organisasi agar sebuah sistem yang dibangun benar-benar efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi. Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Salatiga merupakan salah satu instansi pemerintah yang melayani berbagai keperluan pajak di kota Salatiga. Salah satu proses bisnis yang ada dalam KPP Pratama untuk mempermudah para wajib pajak untuk melaporkan Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT), maka KPP Pratama pusat membangun sebuah SI yang disebut e-Filing. Guna melakukan evaluasi terhadap kinerja SI e-Filing, maka perlu menggunakan sebuah standar, yaitu framework COBIT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology). Framework COBIT 4.1 juga dapat menjadi sebuah alat evaluasi kinerja SI untuk menilai apakah aktivitas SI dapat memenuhi tujuan bisnis. Hasil penelitian dapat bermanfaat sebagai rekomendasi guna penyelarasan antara tujuan bisnis KPP Pratama Salatiga dan tujuan TI dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam implementasi SI e-Filing untuk mencapai tujuan organisasi.
Kata kunci: Evaluasi Kinerja, Sistem Informasi, Framework COBIT 4.1, e-Filing, KPP Pratama
1. PENDAHULUAN
Penggunaan Sistem Informasi (SI) bagi seluruh organisasi adalah sebagai solusi meningkatkan kualitas proses bisnis yang kompleks di setiap organisasi, oleh karena itu, penggunaan SI harus diimbangi pula dengan pengelolaan yang tepat. Penggunaan SI dikhawatirkan justru akan menimbulkan kerugian-kerugian, seperti kehilangan data, informasi yang tidak akurat, penyalahgunaan komputer, dan investasi Teknologi Informasi (TI) yang berlebihan. Oleh sebab itu, perlu adanya kontrol dan evaluasi terhadap kinerja SI di sebuah organisasi agar sebuah sistem yang dibangun benar-benar efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi.
Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Salatiga merupakan salah satu instansi pemerintah yang melayani berbagai keperluan pajak di kota Salatiga.
KPP Pratama mempunyai tugas melaksanakan
penyuluhan, pelayanan, dan pengawasan Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, Pajak Tidak
Langsung Lainnya, Pajak Bumi dan Bangunan serta Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan dalam
wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku (Peraturan Menteri Keuangan - 62/PMK.01/2009). Salah satu proses bisnis yang ada dalam KPP Pratama untuk mempermudah
para wajib pajak untuk melaporkan Surat
Pemberitahuan Tahunan (SPT), maka KPP Pratama pusat membangun sebuah SI yang disebut e-Filing. SI
e-Filing berkaitan dengan suatu proses untuk
memfasilitasi wajib pajak dalam pelaporan SPT Tahunan secara online dan real time yang dapat diakses
melalui website Direktorat Jendral Pajak
(http://www.pajak.go.id). SI e-Filing melayani penyampaian SPT Tahunan orang pribadi yang menggunakan formulir 1770 S dan 1770 SS.
Hal 2
membantu manajemen organisasi untuk mengetahui dan mengkontrol risiko bisnis akibat penggunaan SI/TI [1]. Selain itu, framework COBIT 4.1 juga dapat menjadi sebuah alat evaluasi kinerja SI untuk menilai apakah aktivitas SI dapat memenuhi tujuan bisnis. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa framework COBIT 4.1 menjadi pedoman yang dapat diandalkan untuk mengelola SI e-Filing sekaligus melakukan evaluasi terhadap kinerjanya dalam rangka menunjang proses bisnis organisasi. Hasil penelitian dapat bermanfaat sebagai rekomendasi guna penyelarasan antara tujuan bisnis KPP Pratama Salatiga dan tujuan TI dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam implementasi SI e-Filing untuk mencapai tujuan organisasi.
2. TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian mengenai perencanaan evaluasi kinerja SI pada KPP Pratama Salatiga mengacu pada beberapa penelitian terdahulu dan teori-teori yang relevan dengan proses evaluasi kinerja, audit SI, dan tata kelola SI/TI.
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang terkait dengan penelitian ini adalah mengenai audit SI pengkreditan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk. Cabang Ambon yang menggunakan framework COBIT 4.1 Domain Monitore and Evaluate (ME). Hasil penelitian ini adalah perusahaan telah memahami pentingnya pengelolaan TI
dalam proses bisnis perusahaan, prosedur
pengembangan sistem dalam perusahaan telah
terdokumentasikan dan sudah terstandarisasi serta telah diadakan pelatihan dalam pengenalan akan prosedur sistem yang baru [2]. Penelitian sejenis lainnya adalah penelitian evaluasi kinerja SI di PT. PLN (Persero) Salatiga Divisi Pelayanan Pelanggan. Penelitian bertujuan untuk mengevaluasi SI pada pelayanan pelanggan untuk melihat keefektifan sistem dalam
berkontribusi di lingkungan kerja perusahaan
menggunakan framework COBIT 4.1 Domain Deliver and Support (DS). Hasil dari penelitian ini diketahui bahwa SI/TI yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan, dalam hal ini PT. PLN (Persero) Salatiga telah mengawasi dan mengukur dengan baik proses pelayanan yang diberikan kepada pelanggan telah berjalan sesuai dengan prosedur yang digunakan oleh perusahaan [3]. Penelitian terdahulu lain yang juga terkait adalah penelitian pengukuran tingkat kematangan Sistem Informasi Direktorat Jendral Pajak (SIDJP) di KPP Pratama Semarang Timur menggunakan framework COBIT 4.1 Domain Deliver and Support (DS). Penelitian ini bertujuan untuk menelaah dan memahami kondisi SIDJP yang digunakan oleh KPP Pratama Semarang Timur dalam hal mendukung implementasi administrasi pajak. Hasil
penelitian ini diketahui bahwa tingkat kematangan SIDJP dalam menerapkan proses TI Domain Deliver and Support berada pada level Managed and Measurable yang berarti KPP Pratama Semarang Timur telah mengawasi proses pelayanan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang digunakan oleh KPP Pratama Semarang Timur [4]. Berbeda dengan penelitian-penelitian sebelumnya, penelitian yang dilakukan ini bertujuan untuk melakukan evaluasi kinerja sebuah SI e-Filing yang telah digunakan oleh KPP Pratama Salatiga selama kurang lebih dua tahun dengan menggunakan framework COBIT 4.1 Domain Monitore and Evaluate (ME). Domain ME dalam framework COBIT 4.1 dapat digunakan sebagai kerangka kerja untuk membahas bagaimana kinerja manajemen dari sebuah SI yang digunakan oleh organisasi.
2.2 Evaluasi Kinerja Sistem Informasi
Evaluasi kinerja sistem adalah suatu penilaian sistematis terhadap suatu sistem untuk memberi gambaran apakah sistem yang ada sesuai dengan yang dibutuhkan serta sesuai dengan tujuan. Sedangkan SI
merupakan seperangkat komponen yang saling
berhubungan dan berfungsi mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan mendistribusikan
informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi [5]. Sehingga, evaluasi kinerja SI adalah suatu penilaian yang sistematis terhadap suatu SI dimana sistem informasi memiliki fungsi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah sistem informasi tersebut sudah berjalan sesuai dengan fungsinya.
2.3 Framework COBIT 4.1
Hal 3
monitoring dan evaluasi terhadap kinerja sistem informasi e-Filing pada kantor KPP Pratama Salatiga.
1. Domain Monitor and Evaluate (ME)
Secara umum domain ini membahas kinerja manajemen, pengendalian internal, pemenuhan aturan dan menyediakan tata kelola. Domain ME terdiri dari 4 sub domain yaitu seperti pada Tabel 1.
Tabel 1. Sub Domain dalam Domain Monitor and Evaluate (ME)
Sub Domain
Keterangan
ME1 Mengawasi dan mengevaluasi
kinerja TI.
ME2 Mengawasi dan mengevaluasi
pengendalian internal.
ME3 Memastikan kepatuhan pada
peraturan.
ME4 Menyediakan tata kelola TI.
2.4 Maturity Level
Dalam Framework COBIT 4.1 dapat dilakukan penentuan level atau model tingkat kematangan (maturity level) dalam pengelolaan SI/TI. Maturity level merupakan hasil pengukuran kriteria pengelolaan SI/TI di dalam sebuah organisasi, maturity level menggunakan metode skala yang terbagi menjadi 6 skala, yaitu seperti pada Tabel 5.
Tabel 5. Skala dan Kriteria Kematangan dalam Maturity Level
Level Kriteria Kematangan
0 (Non Existent)
Kekurangan yang
menyeluruh terhadap
proses apapun. Perusahaan bahkan tidak mengetahui
bahwa terdapat
permasalahan-permasalahan yang harus diatasi.
1 (Initial) Terdapat bukti bahwa
perusahaan mengetahui
adanya permasalahan yang
harus diatasi. Tidak
terdapat proses standar. Secara umum pendekatan kepada pengelolaan proses tidak terorganisasi. 2 (Repeatable
but Intuitive)
Proses mulai
dikembangkan ke dalam
tahapan yang memilik
prosedur. Tidak terdapat
pelatihan formal atau
pengkomunikasian
prosedur standar dan
tanggung jawab
diserahkan kepada
individu masing-masing.
Terdapat tingkat
kepercayaan yang tinggi terhadap individu sehingga kemungkinan error besar terjadi.
3 (Defined) Prosedur distandarisasi
dan didokumentasikan
kemudian dikomuikasikan melaui pelatihan. Namun penyimpangan sering tidak terdeteksi karena prosedur yang tidak lengkap namun
dan mengukur kepatutan
terhadap prosedur dan
mengambil tindakan jika
proses tidak dapat
dikerjakan secara efektif. Otomatisasi dan perangkat digunakan dalam batasan tertentu.
5 (Optimised) Proses telah dipilih ke
dalam tingkat praktik yang lebih baik, berdasarkan
hasil dari perbaikan
berkelanjutan dan
pemodelan kedewasaan
dengan perusahaan lain. SI/TI digunakan sebagai
cara terintegrasi untuk
mengotomatisasi alur
kerja, pnyediaan alat untuk peningkatan kualitas serta membuat perusahaan cepat beradaptasi
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian ini terdiri atas tahapan penelitian, pembagian responden, dan desain penelitian yang telah dilakukan.
3.1 Tahapan Penelitian
Hal 4
gabungan antara metode deskriptif kualitatif dan metode deskriptif kuantitatif. Penelitian yang dilakukan tergolong penelitian dengan menggunakan objek studi kasus yang berarti bahwa penelitian ini dilakukan secara langsung pada objek penelitian dengan cara mengumpulkan data, mengolah data, menganalisis data dan kemudian menyimpulkannya. Data yang diolah adalah data primer yang berarti data didapat dari narasumber yang berkaitan secara langsung melalui teknik wawancara, kuesioner maupun observasi. Tahapan pertama yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu menentukan ruang lingkup penelitian dimana objek yang diteliti yaitu SI e-Filing yang digunakan pada KPP Pratama Salatiga. Melalui beberapa pihak, diperoleh data-data yang berhubungan dengan SI e-Filing. Tahapan berikutnya adalah menentukan metode untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja SI. Penelitian ini menggunakan framework COBIT 4.1 Domain Monitor and Evaluate (ME). Sebelum melakukan evaluasi kinerja SI, dilakukan proses penyelarasan antara tujuan bisnis organisasi KPP Pratama Salatiga dengan tujuan TI di KPP Pratama
Salatiga. Proses penyelarasan adalah dengan
menggunakan tool IT Balanced Scorecard (IT BSC) yang merupakan alat untuk memetakan proses bisnis internal organisasi dari berbagai perspektif. Adapun perspektif proses bisnis internal organisasi menurut IT BSC yaitu: (1) Perspektif Keuangan, (2) Perspektif Pelanggan, (3) Perspektif Proses Bisnis Internal, dan (4) Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. Tujuan bisnis organisasi harus diselaraskan oleh tujuan TI sehingga organisasi mampu mencapai tujuan dengan dukungan TI yang dimilikinya. Adapun tujuan TI harus diimplementasikan oleh proses-proses TI yang ada di organisasi sehingga tercipta tata kelola TI yang baik. Tahapan penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Tahapan Penelitian
3.2 Responden Penelitian
Adapun responden yang dipilih untuk mengisi kuesioner ini yaitu responden yang mewakili tabel
RACI (Responsibile, Accountable, Consulted,
Informed). Pembagian responden adalah sesuai dengan peran (role) pada stakeholder dalam proses pengolahan data SI e-Filing di KPP Pratama Salatiga yang tediri dari Bapak Hendratna Sulistya selaku Kepala seksi Pengontrolan Data dan Informasi (PDI), Bapak Devit Kurniawan selaku Operator Console/ staff TI, Bapak Yudha selaku Seksi pengawasan dan konsultasi (menangani e-Filing), Ibu Yuni selaku Kepala seksi pelayanan .Adapun daftar responden dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Responden Kuesioner Berdasarkan RACI Framework COBIT 4.1
RACI Roles Stakeholder SI e-Filing Chief Executive Officer
(CEO)
Kepala Pusat Data dan Informasi
Business Executives Seksi Pelayanan
Chief Information Officer (CIO)
Seksi Pelayanan
Business Process Owner Seksi Pelayanan
Head Operations Seksi Pelayanan
Chief Architect Staff TI
Head Development Staff TI
Head IT Administration Kepala Pusat Data
dan Informasi
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Maturity level didapatkan dari analisis hasil data yang telah diolah. Data mengenai maturity level didapatkan dari form wawancara yang berisi mengenai penjabaran aktivitas tiap subdomain ME dan skala
Tahap 1
Menentukan Ruang Lingkup dan Tujuan Evaluasi Kinerja SI
Tahap 2
Menentukan Metode Evaluasi Kinerja SI (BSC dan COBIT 4.1 domain ME)
Tahap 3
Perencanaan dan Penyusunan Program Audit
Proses:
- Identifikasi Tujuan Bisnis - Identifikasi Tujuan TI
- Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Proses:
- Identifikasi Data Organisasi - Identifikasi Proses Bisnis - Identfikasi Program Audit
Tahap 4
Hal 5
maturity levelnya. Perhitungan hasil analisis dari form wawancara tersebut dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Tingkat Kematangan TI pada SI e-Filing Berdasarkan Domain Monitoring and Evaluate
Prose
Berdasarkan hasil analisis perhitungan tingkat kematangan TI pada Sistem Informasi e- Filing maka
diperoleh data bahwa rata – rata Domain Monitoring
and Evaluate mencapai nilai 2,34 yang berada pada kategori repeatable artinya SI e- Filing telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dari KPP Pusat yang diterapkan pada KPP Pratama Salatiga terhadap wajib pajak. Kedepan dalam mengembangkan SI e- filing semua prosesnya dapat di harapkan berjalan dengan baik sehingga mempengaruhi proses bisnis dan pengembangan sistem informasi tersebut. Pada tahap ini , dibahas secara rinci setiap proses TI yang terdapat pada SI e-Filing dapat di jelaskan sebagai berikut:
a.ME1 – Monitoring dan Evaluasi Kinerja TI
Objective ini digunakan untuk memastikan TI memberikan kontribusi bagi bisnis sesuai dengan arahan dan kebijakan yang sudah ditetapkan apakah telah sesuai dengan kebutuhan KPP Pratama Salatiga. Hal ini bisa dilakukan dengan melihat kinerja TI dalam pengelolaan Sistem Informasi E- Filing. Hasil dari maturity level dari sub Mengawasi dan mengevaluasi kinerja TI pada SI e- Filing KPP Pratama Salatiga pada nilai 1,66 yaitu kategori repeatable but intuitive, yang
berarti terdapat kebijakan untuk mengatur
pengembangan SI e – filing dan prosedur dalam
mengimplementasikan kebijakan TI.
b.ME2 – Monitoring dan Evaluasi Pengendalian
Internal
Objective ini digunakan untuk menentukan suatu kendali internal yang efektif sesuai dengan hukum dan regulasi yang ada. Proses ini meliputi pengawasan dan pelaporan kendali, hasil pengujian dan riview dari pihak ketiga. Fokusnya adalah mengawasi proses kendali internal pada kegiatan yang berhubungan
dengan TI dan mengidentifikasi aksi – aksi
perbaikannya. Hasil dari Maturity level TI dari sub
domain Mengawasi dan mengevaluasi pengendalian internal pada SI e- Filing KPP Pratama Salatiga pada nilai 2.31 yaitu kategori repeatable but intuitive, yang berarti terdapat kebijakan untuk monitoring dan evaluasi terhadap pengendalian internal.
c.ME3 – Mendapatkan Jaminan Kebutuhan Eksternal
Objective ini digunakan untuk mengukur tingkat kesesuaian SI e- Filing pada KPP Pratama Salatiga
dengan peraturan – peraturan yang berlaku. Fokusnya
adalah mengidentifikasi seluruh hukum dan regulasi yang dapat diaplikasikan dan hubungan tingkat kesesuaian TI dan keoptimisan prosesnya dalam mengurangi resiko ketidaksesuaian. Hasil dari maturity level TI dari sub domain Memastikan kepatuhan pada peraturan. erada pada nilai 3 yaitu kategori defined,
yang berarti kebijakan, program yang dalam
pengembangan dan pendokumentasian semua proses
bisnis yang terkait dengan SI e – Filing tetap
mendapatkan pengawasan dan kualitas Jaminan dari pihak internal maupun eksternal.
d.ME4 – Menyediakan Tata Kelola TI
Objective ini digunakan untuk menjamin investasi
TI selaras dengan strategi dan tujuan SI e – Filing pada
KPP Pratama Salatiga baik struktur organisasi, proses, kepemimpinan, peran dan tanggung jawab pada KPP Pratama Salatiga . Hasil maturity level TI pada KPP Pratama Salatiga dinilai dari sub domain menyediakan tata kelola TI.berada pada nilai 2,34 yaitu kategori repeatable but intuitive, yang berarti peneyediaan tata kelola pada KPP pratama sebenarnya sudah memiliki prosedur namun kadang prosedur-prosedur tersebut belum dikomunikasikan secara menyeluruh ke seluruh pihak dan juga pelaporan tata kelola TI belum secara teratur dibuat.
4.1 Rekomendasi Perbaikan
Rekomendasi untuk semua proses Monitoring and Evaluate untuk KPP Pratama Salatiga khususnya pada
penerapan SI e-Filing adala melakukan
pencatatan/penilaian kinerja secara berkala dan
membuat peloporan tentang tata kelola TI untuk
mendukung proses bisnis seara teratur.
Rekomendasinya dijelaskan lebih rinci sebagai berikut:
1.Dapat melakukan penilaian kinerja serta melakukan perbaikan sistem secara langsung pada tingkat KPP Pratama sehingga tidak bergantung kantor pajak di kanwil (ME1).
Hal 6
3.Membuat pengintegrasian laporan operasional
tentang penggunaan SI e-Filing kepada setiap bagian yang berkaitan dalam penggunaan SI tersebut (ME3).
4.Membentuk satgas khusus untuk melakukan
pengawasan dan kontrol terhdap SI e-Filing, juga untuk membuat secara berkala peloporan perkembangannya.
5. SIMPULAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja SI e-Filing pada KPP Pratama Salatiga menggunakan framework cobit 4.1 domain Monitoring and Evalaute memiliki tingkat maturity 2,34 (Repeatable but intuitive)yang mununjukkan bahwa organiasi sudah memiliki proses manajamen dan prosedur kinerja yang baik walaupun masih terdapat beberapa proses yang belum didokumentasikan dengan baik serta belum
melakukan tingkat pengukuran dalam upaya
pengontrolan terhadap sistem yang sudah
berjalan.Dengan adanya penelitian ini diharapkan KPP Pratama dapat meningkatkan performa kinerja SI pada khususnya kineja SI e-Filing sehingga sistem yang dibangun lebih efektif dan efisien serta dapat selaras dengan tujuan bisnis. Penggunaan framwork cobit 4.1 dalam penilitian ini dapat memperlihatkan posisi akan kinerja sistem yang dibangun berada pada level berapa
sehingga organisasi dapat memperbaiki dan
menentukan target sejauh mana sistem ingin
dikembangkan sekaligus mengukur level
pengembangan TI/SI dalam organisasi.
5.2 Saran
Hasil penelitian dapat menjadi panduan bagi KPP Pratama Salatiga terkait rencana evaluasi kinerja terhadap SI e-Filing guna memperoleh rekomendasi perbaikan dalam rangka meningkatkan layanan yang lebih baik kepada para wajib pajak.
6.DAFTAR PUSTAKA
[1]. Brand, Koen & Boonen, Harry., 2009. IT
Governance Based on COBIT 4.1 - A
Management Guide. Van Haren Publsihing. [2]. Sibero, Ivana Christy. et al., 2012. Audit Sistem
Informasi Perkreditan Menggunakan Framework COBIT 4.1 Domain Monitor and Evaluate (Studi Kasus: PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk. Cabang Ambon). Salatiga: UKSW.
[3]. Kalengkongan, Ruth Maria. et al., 2012. Evaluasi
Kinerja Sistem Informasi Menggunakan
Framework COBIT 4.1 Domain Deliver and
Support (Studi Kasus: Divisi Pelayanan
Pelanggan PT. PLN Salatiga). Salatiga: UKSW.
[4]. Manuputty, Sally Ridge Angie. et al., 2012.
Pengukuran Tingkat Kematangan Sistem
Informasi Direktorat Jendral Pajak di KPP Pratama Semarang Timur Menggunakan COBIT Framework 4.1 Domain Deliver and Support. Salatiga: UKSW.
[5]. Sarno, Riyanarto., 2009. Strategi Sukses Bisnis
dengan Teknologi Informasi Berbasis Balanced Scorecard dan Framework COBIT 4.1. Surabaya: ITS Press.
[6]. Gondodiyoto, Sanyoto. et al., 2006. Audit Sistem
