22 3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan penulis akan menjelaskan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi dari setiap struktur organisasi tersebut pada Masjid Baitul Hikmah.
3.1.1. Sejarah Industri/Perusahaan
Pada tahun 1998 menculah sebuah keresahan warga yang mana pada saat itu kami sebagai warga tidak memiliki sarana ibadah berupa masjid ataupun musholah yang berada dilingkungan perumahan, yng pada akhirnya kami memutuskan untuk membuat musholah sementara untuk dapat digunakan sebagai sarana ibadah,yang berlokasi di kapling Blok ND 3 no 41 namun pada saat itu mendapat penolakan oleh managemen kawasan kawasan yang industri kota Bukit Indah, yang pada akhirnya kami diberikan pinjaman ruangan yang belum digunakan di area fasum untuk dijadikan masjid sementara selama pihak pengembang belum dapat membangun masjid yang representatif untuk warga. Adapun para tokoh pendiri paguyuban warga diantaranya : Sofyan, M. Helmi, Sukamto, Jaenal Arifin, Misbah, M. Jupri, Sardi dan warga lainnya.
Para pengurus serta didukung oleh segenap warga yang tidak henti-hentinya dari mulai tahun 1998 berjuang bersama untuk dapat memiliki masjid yang repersentatif dapat segera terwujud dilingkungan kami, perjuangan yang cukup panjang dan juga melelahkan tidak membuat kami putus asa, yang pada akhirnya dengan penantian yang sangat lama hampir 16 tahun lamanya apa yang diharapkan oleh warga muslim, akhirnya pada tahun 2014 mulai dilakukan pembangunan masjid
yang representatif oleh pihak kawasan, dan masjid tersebut kini kami beri nama “Baitul Hikmah”.
Visi dan misi Masjid Baitul Hikmah adalah menyatukan umat muslim tanpa memandang golongan / kerbersamaan dalam keaneka ragaman.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi adalah sebuah susunan berbagai komponen atau unit-unit
kerja dalam sebuah organisasi yang ada di masyarakat. Berikut ini merupakan struktur organisasi Masjid Baitul Hikmah :
Sumber : Masjid Baitul Hikmah
Gambar III. 1. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dan tanggung jawab setiap bagian pada struktur organisasi pada Masjid Baitul Hikmah sebagai berikut :
1. Ketua
a. Memimpin dan mengelola kegiatan DKM.
b. Bertindak untuk dan atas nama DKM dalam urusan internal dan eksternal. c. Menetapkan rencana dan pertanggungjawaban.
d. Bekerjasama dengan wakil ketua dalam pembinaan kegiatan DKM.
e. Komandan setiap kegiatan DKM dan Keputusan Ketua DKM mutlak adanya selama tidak menyalahi kebenaran.
f. Berhak menunjuk kepada wakil atau anggota lainnya untuk menjadi badal (pengganti) disaat ketua berhalangan disaat mengikuti kegiatan di dalam maupun diluar.
g. Berhak meresuffle (merombak) struktur pengurus dan anggota DKM kapan saja, di saat penggurus atau anggota DKM tidak bisa diajak kerja sama atau kurang/ tidak aktif atau melanggar hukum dsbnya.
2. Wakil Ketua
a. Bekerjasama dengan ketua dalam pembinaan kegiatan DKM. b. Melakukan evaluasi rencana dan pertanggungjawaban.
c. Siap untuk menjadi wakil atau pengganti manakala ketua berhalangan ketika DKM melaksanakan kegiatan.
d. Mengambil alih tanggung jawab DKM manakala ketua tidak bertanggungjawab atau ketua tidak ada kabar disaat DKM melaksanakan kegiatan.
e. Memberikan masukan dan usulan kepada ketua mengenai persoalan-persoalan yang ada hubungannya untuk kemajuan Masjid Baitul Hikmah.
f. Wakil ketua mendampingi ketua setiap kegiatan berlangsung. 3. Sekretaris
a. Menyelenggarakan administrasi kegiatan DKM.
b. Menyiapkan dan melaksanakan agenda musyawarah DKM. c. Menyelenggarakan dokumentasi / kearsipan DKM.
d. Membuat proposal bila memang di perlukan.
4. Bendahara
a. Menerima dan menyimpan titipan uang infak, shodaqoh dan zakat. b. Mengeluarkan uang kas DKM sesuai dengan aturan yang berlaku. c. Mencatat transaksi keuangan dan menyiapkan laporan secara berkala. 5. Ibadah & Kajian Umum
a. Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan dakwah dan pembinaan jam’ah.
b. Menyelenggarakn kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan keimanan, keilmuan dan ketaqwaan jama’ah.
c. Mengatur penyelenggaraan ibadah Shalat Jum’at, termasuk membuat jadwal imam dan khotib.
d. Mengatur pelaksaan kegiatan pengajian yang diselenggarakan di Masjid Baitul Hikmah.
e. Mengatur pelaksanaan ibadah sholat harian termasuk membuat jadwal imam rawatib.
f. Memotivasi jama’ah dalam memakmurkan masjid dengan menyelenggarakan kegiatan ibadah khususnya sholat dan kegiatan lainnya.
g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
6. Majlis Ta’lim
a. Pengembangan dakwah digital dengan sasaran utama kaum milenial. b. Pembinaan dan pengembangan metode penyampaian materi.
c. memotivasi umat untuk beribadah kepada Allah SWT. 7. Infrastruktur
b. Bertaggungjawab mengelola kebersihan masjid dan sarana pendukungnya seperti toilet, kipas angin, AC (menyeluruh).
c. Mendata dan melaksanakan pengadaan barang/perlengkapan masjid yang diinginkan.
8. Pendidikan
a. Merancanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan keilmuan dan keterampilan jama’ah, baik anak-anak, remaja maupun orang tua.
b. Merencanakan, mengatur, membina dan menyelenggarakan organisasi Remaja Masjid.
c. Menyelenggarakan kegiatan peningkat keimanan, keilmuan, keterampilan dan kemasjidan bagi anggota dan pengurus Remaja Masjid.
d. Membina, dan mengelola Taman Pendidikan Al-Quar’an.
e. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
9. Kepala
a. Memimpin jalannya TPA dan RA pada Masjid Baitul Hikmah.
b. Melaporkan segala kegiatan yang dilakukan di Masjid Baitul Hikmah. 10. Sosial/Usaha
a. Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang bersifat sosial atau masyarakat.
b. Membantu jama’ah dalam mengurusi atau menaggulangi musibah dan kematian. c. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan kas masjid ini masih menggunakan cara manual, sehingga memerlukan banyak waktu untuk penyusunannya. Berikut ini adalah prosedur sistem berjalan pembuatan laporan kas pada masjid baitul hikmah bic: 1. Pengumpulan uang kas
Kas yang masuk di masjid jami’ baitul hikmah ada 4 yaitu ada dari kas harian, kas hari jum’at, kas santunan yatim dan dhuafa, dan kas darurat.
2. Pengeluaran uang kas
Pengeluaran uang kas akan dilakukan jika ada keadaan yang seperti alat kebersihan untuk masjid yang sudah rusak atau habis, untuk membeli air minum gratis untuk jama’ah, atau perbaikan pada masjid. Pengambilan uang kas ini diambil dari uang kas harian atau uang kas hari jum’at yang telah disatukan. Kas yatim dan dhuafa dipergunakan setiap 1 bulan sekali. Sedangkan untuk kas darurat dipergunakan pada saat keadaan darurat seperti bencana alam dan lain-lain.
3. Pelaporan uang kas
Bendahara akan melakukan penghitungan, kas harian akan dihitung setiap hari kamis, sedangkan untuk penghitungan kas hari juma’t akan dihitung selepas sholat jum’at dan akan dilaporkan bersamaan dengan kas harian pada saat hari jum’at minggu depan sebelum sholat jum’at. Untuk penghitungan kas santunan yatim dan dhuafa akan dihitung 1 bulan sekali. Untuk penghitungan kas darurat kan dihitung pada saat adanya bencana alam atau keadaan yang memang mendesak. Dan pelaporan ini akan di tempelkan di mading masjid agar jama’ah masjid mengetahui semua perincian kas yang masuk dan keluarannya.
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Pemasukan Kas
Gambar III. 2. Activity Diagram Pemasukan Kas
Bendahara akan mendata kas yang masuk di masjid jami’ baitul hikmah ada 4 yaitu ada dari kas harian, kas hari jum’at, kas santunan yatim dan dhuafa, dan kas darurat.
2. Activity Diagram Pengeluaran Kas
Gambar III. 3. Activity Diagram Pengeluaran Kas
Bendahara akan mengeluaran uang kas jika ada keadaan yang seperti alat kebersihan untuk masjid yang sudah rusak atau habis, untuk membeli air minum gratis untuk jama’ah, atau perbaikan pada masjid. Pengambilan uang kas ini diambil dari uang kas harian atau uang kas hari jum’at yang telah disatukan. Kas yatim dan dhuafa dipergunakan setiap 1 bulan sekali. Sedangkan untuk kas darurat dipergunakan pada saat keadaan darurat seperti bencana alam dan lain-lain.
3. Activity Diagram Pelaporan Kas
Gambar III. 4. Activity Diagram Pelaporan Kas
Bendahara akan melakukan penghitungan, kas harian akan dihitung setiap hari kamis, sedangkan untuk penghitungan kas hari juma’t akan dihitung selepas sholat jum’at dan akan dilaporkan bersamaan dengan kas harian pada saat hari jum’at minggu depan sebelum sholat jum’at. Untuk penghitungan kas santunan yatim dan dhuafa akan dihitung 1 bulan sekali. Untuk penghitungan kas darurat kan dihitung pada saat adanya bencana alam atau keadaan yang memang mendesak. Dan pelaporan ini akan di tempelkan di mading masjid agar jama’ah masjid mengetahui semua perincian kas yang masuk dan keluarannya.
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen yang menjadi masukan sistem akan diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen masukan (input) berupa penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Berikut dokumen masukan di Masjid Baitul Hikmah :
1. Nama Dokumen : Pemasukan Kas
Fungsi : Menghitung pemasukan kas
Sumber : Jama’ah
Tujuan : Bendahara
Media : Microsoft Excel
Jumlah : 1 halaman
Frekuensi : Setiap hari Kamis Bentuk Dokumen : Lampiran A1
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen yang menjadi masukan sistem akan diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen keluaran (output) berupa penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Berikut dokumen masukan di Masjid Baitul Hikmah :
1. Nama Dokumen : Laporan Kas
Fungsi : Untuk melaporkan apa saja yang sudah dikeluarkan
Sumber : Kas masjid
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap jama’ah melaksanakan sholat Jum’at Bentuk Dokumen : Lampiran B1
3.6 Permasalahan Pokok
Setelah melakukan analisis terhadap kas masjid yang sedang berlangsung pada saat ini penulis menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada, diantaranya :
1. Penghitungan uang kas masih dilakukan secara manual yang dimana pernah terjadi kekeliruan pada saat penghitungan uang kas tersebut.
2. Laporan yang dikeluarkan berupa kertas yang ditempel pada mading masjid dan hanya para jama’ah masjid saja yang mengetahui pemasukan kan dan pengeluaran kas.
3. Proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama karena data masih berbentuk arsip/dokumen.
3.7 Pemecahan Masalah
Melihat pada proses ini kiranya peran suatu sistem informasi kas yang lebih baik sangat diperlukan. Pemecahan dari permasalahan diatas adalah sebagai berikut : 1. Membuat sistem informasi kas berbasis web, dengan adanya sistem ini akan
mempermudah para jama’ah untuk mengetahui segala kas yang masuk dan kas yang keluar.
2. Memudahkan bendahara dalam membuat laporan tanpa harus menggunakan Microsoft Exel maupun dengan media kertas yang lainnya.
3. Membuat semua data kas yang masuk dan kas yang keluar aman, karena semua data ada pada web tersebut.
