ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Permasalahan
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas diketahui permasalahan yang ada selama ini adalah proses pengadaan material dilakukan setiap awal proyek dikerjakan sehingga terjadi penimbunan material di gudang yang nantinya akan mengakibatkan tingginya biaya penyimpanan material dan menurunnya kualitas material tersebut. untuk lebih jelasnya dapat dilihat document flow pada gambar 3.1
Gambar 3.1 Document Flow Proses Pengadaan Material
STIKOM
Pada gambar 3.1 terlihat proses pengadaan material dimulai dari Direktorat Teknologi menyerahkan data proyek kepada Departemen Production & Planning Control (PPC) untuk dibuatkan daftar kebutuhan material, yang nantinya akan diserahkan ke Departemen Dukungan Pengadaan (DP). Departemen DP, akan mengecek stock material yang dibutuhkan, apabila stock material tidak memenuhi kebutuhan maka Departemen tersebut akan membuat surat permintaan pembelian material yang nantinya akan diserahkan ke Departemen Operasional Pengadaan (OP) untuk dilakukan tender pembelian material kepada supplier/vendor, setelah Departemen OP menyelesaikan proses tender pengadaan material maka surat pertanggung jawaban akan diserahkan ke Departemen DP untuk mengupdate data stock material. Setelah stock di gudang terpenuhi, Departemen DP akan membuat surat permintaan pengadaan material untuk dikirim ke Departemen pergudangan sebagai surat pengambilan material. Selain itu, surat permintaan pengadaan material juga digunakan untuk membuat laporan pertanggung jawaban pengadaan material ke manajerial.
3.2 Perancangan Sistem
Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan yaitu mampu membantu menyelesaikan permasalahan dengan hasil perhitungan data yang akurat.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah
STIKOM
pembuatan Document Flow (sistem baru), System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan Struktur Database yang digunakan dalam program aplikasi ini.
3.2.1 Document Flow
Pembuatan Document Flow ini menggambarkan skema sistem baru penjadwalan pengadaan material yang akan diterapkan PT PAL Indonesia Persero untuk mengatasi masalah pengadaan materialnya. Adapun document flow nya dapat dilihat gambar 3.2
Document Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material PT PAL Indonesia Persero
Manajerial Departemen Pergudangan Departemen Operasional Pengadaan Departemen Dukungan Pengadaan
Departemen PPC Direktorat Teknologi Bill of Material Data Proyek Pembuatan Bill of Material Selesai Acc Surat Pengadaan Material Bill of Material Material Laporan ACC Mulai Selesai Surat Jalan Acc Laporan Data Prosedure Produksi Pembuatan Prosedur Produksi Pembuatan Jadwal Pengadaan Material (Perhitungan MRP) Data Pesanan MPS Jadwal Pengadaan Material Pembuatan Surat & Laporan
Penjadwalan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengeluaran Material Laporan Jadwal Pengadaan Material Tender Pengadaan Material Laporan Tender Pengadaan Material Update Data Leadtime Update Data Stock Data Leadtime Pembelian Data Stock Material
Gambar 3.2 Document Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material
STIKOM
Document flow proses penjadwalan pengadaan material dimulai dari Direktorat Teknologi memberikan data proyek, MPS, dan data pesanan yang berisi data unik pesanan pelanggan kepada Departemen Production & Planning Control (PPC). Di Departemen PPC, data pesanan tersebut digunakan untuk proses pembuatan Bill of Material (BoM) dengan acuan data BoM yang telah ada sebelumnya. Proses tersebut menghasilkan data BoM yang nantinya digunakan sebagai inputan proses pembuatan jadwal pengadaan material (Perhitungan MRP). Dalam proses pembuatan jadwal pengadaan material, selain data BoM juga diperlukan data proyek dan Master Production Schedule (MPS) dari Direktorat Teknologi untuk menghasilkan jadwal pengadaan material dengan acuan data stock material dan data leadtime proses pembelian. Jadwal pengadaan material tadi nantinya akan dikirim ke Departemen Dukungan Pengadaan sebagai acuan untuk melakukan proses pengadaan material.
Di Departemen Dukungan Pengadaan, dokumen jadwal pengadaan tadi akan digunakan untuk membuat surat permintaan pengadaan material yang nantinya akan dikirim ke Departemen Operasional Pengadaan, surat permintaan pengeluaran material yang akan dikirim ke Departemen Pergudangan dan Laporan Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya akan diserahkan kepada manajerial sebagai laporan pertanggungjawaban atas proses penjadwalan pengadaan untuk proses yang telah ditentukan. Selain itu dokumen jadwal pengadaan tadi akan digunakan sebagai acuan untuk mengurangi stock yang ada di gudang.
STIKOM
3.2.2 System Flow
Pembuatan system flow ini berguna untuk menunjukkan arus kerja dari sistem yang bersangkutan (jalannya sistem) secara menyeluruh. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 System Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material
System flow penjadwalan pengadaan material pada PT PAL Indonesia Persero ini menggambarkan alur sistem yang akan dibuat untuk mengatasi masalah pengadaan material. Dalam sistem ini terdapat enam entitas yang berperan, diantaranya adalah Direktorat Teknologi, Departemen Production & Planning Control (PPC), Departemen Dukungan Pengadaan, Departemen Operasional Pengadaan, Departemen Pergudangan, dan Manajerial.
Sistem ini dimulai dari Direktorat Teknologi menyerahkan data material, data produk, data proyek, dan data BoM, kepada Departemen PPC, di Departemen
STIKOM
PPC data-data tersebut diinputkan ke sistem untuk disimpan ke dalam tabel Master Material, tabel Master Produk, tabel Master Proyek, dan Arsip BoM. Data pada tabel-tabel tersebut nantinya digunakan untuk proses Pembuatan Data BoM ditambah dengan Data Pesanan Proyek sebagai data unik permintaan konsumen. Output dari proses tersebut ditambah dengan Data MPS yang diberikan oleh Direktorat Teknologi serta tabel Data Stock Material dan tabel Data Leadtime Pembelian digunakan sebagai inputan untuk proses Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya hasil dari proses ini akan dimasukkan ke dalam tabel Data Jadwal Pengadaan Material.
Oleh Departemen Dukungan Pengadaan, tabel Data Jadwal Pengadaan Material tersebut akan digunakan untuk Proses Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya akan diserahkan ke Departemen Operasional Pengadaan untuk diadakan, Departemen Pergudangan Untuk dikeluarkan dari gudang, serta Manajerial sebagai laporan untuk jadwal pengadaan material.
3.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran informasi yang terdapat dalam suatu sistem. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan alur data yang terjadi pada setiap proses. Data flow diagram (DFD) berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah sehingga memungkinkan untuk dilakukan proses dekomposis, partisi atau pembagian sistem ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. Adapun penjelasan dari DFD dapat dilihat sebagai berikut:
STIKOM
A. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem. Pada context diagram sistem penjadwalan pengadaan material PT PAL Indonesia Persero terdapat 4 external entity , yaitu: Direktorat Teknologi, Departemen Operasional Pengadaan, Departemen Pergudangan, dan Manajerial. Masing–masing dari entity tersebut memberikan input dan oleh sistem akan diberikan keluaran atau output yang berupa laporan atau lainnya.
Laporan Manajerial Sistem Penjadwalan Pengadaan
Surat Permintaan Pengeluaran Material Laporan Tender Pengadaan Material
Surat Permintaan Pengadaan Material Data Material
Data BoM Data Proyek
MPS
Data Produk Data Pesanan Proyek
0 Sistem Penjadwalan Pengadaan Material PT PAL Indonesia + Direktorat Teknologi Departemen Operasional Pengadaan Departemen Pergudangan Manajerial
Gambar 3.4 Context Diagram Proses Penjadwalan Pengadaan Material
Pada gambar 3.4 Context Diagram Proses Penjadwalan Pengadaan Material menjelaskan Direktorat Teknologi memberikan inputan berupa data proyek, data material, data produk, data pesanan, data BoM dan Master Production Schedule
STIKOM
(MPS). Sedangkan sistem mengeluarkan output berupa surat permintaan pembelian material untuk Departemen Operasional Pengadaan, surat permintaan pengadaan material untuk Departemen Pergudangan, dan laporan penjadwalan pengadaan material untuk Manajerial. Selain itu Departemen Operasional Pengadaan juga memberikan inputan ke sistem berupa laporan tender pengadaan material.
B. DFD Level 0
Setelah context diagram maka digambarkan diagram yang lebih rinci, yang disebut dengan DFD Level 0. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan output yang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap-tiap proses tersebut akan membuat hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang menggambarkan proses penjadwalan pengadaan material pada PT PAL Indonesia Persero yang akan diterapkan. Level 0 proses penjadwalan pengadaan material terdapat 5 sub proses yang membantu mendeskirpsikan proses tersebut diantaranya adalah proses Input Data Baru, Pembuatan BoM Proyek, Pembuatan Jadwal Pengadaan Material, Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material, dan Update Data Stock & Leadtime Baru. Selain itu terdapat juga beberapa data store yang berguna untuk menyimpan data-data diantaranya adalah MasterMaterial, MasterProduk, MasterProyek, ArsipBoM, BoM, Jadwal Pengadaan Material, Data Stock Material, dan Data Leadtime Pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.5 DFD level 0 Proses Penjadwalan Pengadaan Material.
STIKOM
View Data Leadtime View Data Stock
View Data Proyek
View Data Leadtime View Data Stock
Data Stock Baru Data Leadtime Baru Data Stock Baru
Laporan Tender Pengadaan Material Surat Permintaan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengeluaran Material
Laporan Manajerial Sistem Penjadwalan Pengadaan View Jadwal Pengadaan Material
Jadwal Pengadaan Material View Data BoM
MPS
Data BoM Proyek Data Pesanan Proyek
Insert Data BoM
Insert Data Proyek
Insert Data Produk
Insert Data Material Data BoM Baru
Data Proyek Baru
Data Produk Baru Data Material Baru Data BoM Data Material Data Produk Data Proyek Direktorat Teknologi Departemen Operasional Pengadaan Departemen Pergudangan Manajerial 1 Input Data Baru + 1 MasterMaterial 2 MasterProduk 3 MasterProyek 4 ArsipBoM 2 Pembuatan BoM Proyek + 5 BoM 3 Pembuatan Jadwal Pengadaan Material +
6 Jadwal Pengadaan Material
4 Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material + 7 Data Leadtime Pembelian 8 Data Stock Material 5 Update Data Stock & Leadtime Baru +
Gambar 3.5 DFD level 0 Proses Penjadwalan Pengadaan Material
STIKOM
C. DFD L P Input Data Proses ini proses dan pada gamb Level 1 Pros Pada DFD le a Baru yang menjelaska n beberapa d bar 3.6 DFD Gam ses Input D evel 1 prose g terdapat p an bagaima data store y D Level 1 Pr mbar 3.6 DF Data Baru es input dat pada DFD le ana aliran s yang mendu roses Input D FD Level 1 P ta baru ini a evel 0 Penj sistem yang ukung. Untu Data Baru. Proses Inpu adalah sub adwalan Pe g tersusun uk lebih jela ut Data Baru proses dari engadaan M dari bebera asnya dapat u Proses Material. apa sub t dilihat
STIKOM
SURABAYA
D. DFD L P Proses Sis Proses ini proses dan pada gamb E. DFD L P sub proses Level 1 Pros Pada DFD le stem Penjad menjelaska n beberapa d bar 3.7 DFD Gambar Level 1 Pros Pada DFD le s dari Prose ses Pembua evel 1 Prose dwalan Pen an bagaima data store y D Level 1 Pr r 3.7 DFD L ses Pembua evel 1 Prose es Sistem Pe atan BoM P es pembuata ngadaan Ma ana aliran s yang mendu roses Pembu Level 1 Pros atan Jadwa es Pembuata enjadwalan Proyek an BoM pro aterial yang sistem yang ukung. Untu uatan BoM P ses Pembuat al Pengadaa an Jadwal P Pengadaan
oyek ini adal terdapat p g tersusun uk lebih jela
Proyek.
tan BoM Pro
an Materia Pengadaan M n Material y
lah sub pros pada DFD l dari bebera asnya dapat oyek al Material ini yang terdap ses dari level 0. apa sub t dilihat i adalah at pada
STIKOM
SURABAYA
DFD level beberapa s dapat dilih Material. Gam F. DFD L Materi P Pengadaan Material y sistem yan l 0. Proses sub proses d hat pada ga mbar 3.8 DF Level 1 Pro ial Pada DFD n Material in yang terdapa ng tersusun ini menjel dan beberap ambar 3.8 D FD Level 1 P oses Pembu level 1 P ni adalah su at pada DFD n dari beb laskan baga pa data store DFD Level Proses Pemb uatan Sura Proses Pemb ub proses da D level 0. P berapa sub aimana alira e yang men 1 Proses P buatan Jadw at & Lapor buatan Sur ari Proses Si Proses ini m proses dan an sistem y ndukung. Un Pembuatan J wal Pengada ran Penjadw
rat & Lapo istem Penja menjelaskan n beberapa yang tersusu ntuk lebih je Jadwal Pen aan Material walan Peng oran Penja adwalan Pen n bagaimana a data store un dari elasnya ngadaan l gadaan adwalan ngadaan a aliran e yang
STIKOM
SURABAYA
mendukun Pembuatan Gambar 3. G. DFD L P sub proses DFD level beberapa s dapat dilih ng. Untuk le n Surat & La 9 DFD leve Material Level 1 Pros Pada DFD l s dari Prose l 0. Proses sub proses d hat pada gam
ebih jelasnya aporan Penj el 1 Proses P ses Update evel 1 Pros es Sistem Pe ini menjel dan beberap mbar 3.10 D a dapat dilih jadwalan Pe Pembuatan S Stock & D ses Update enjadwalan laskan baga pa data store FD level 1 U hat pada ga engadaan M
Surat & Lap
Data Leadtim Stock & D Pengadaan aimana alira e yang men Update Stoc ambar 3.9 D Material. poran Penja me Baru ata Leadtim n Material y an sistem y ndukung. Un ck & Data L DFD level 1 adwalan Pen me Baru ini yang terdap yang tersusu ntuk lebih je Leadtime Ba Proses ngadaan adalah at pada un dari elasnya aru.
STIKOM
SURABAYA
H. DFD L P yang yang yang dima atau produ GRt = PO rumus OH Proses Me Proses Pla Menghitun Gambar 3 Level 2 Pros Pada DFD le berperan di ana proses i uk level 0. S ORelt, Prose HIt = OHIt-1+ enghitung N anned Orde ng Planned .10 DFD Le ses Perhitu evel 2 prose iantaranya a ini menggu Sedangkan u s Menghitu +PORt-GRt a Net Require er Release Order Rele evel 1 Prose ungan MRP es perhitung adalah: Pros unakan rumu untuk komp ung Onhand apabila terd ment (NR) (POR) den ease (PORe es Pembuata P gan MRP ini ses Menghit us GRt = M ponen penyu d Inventory dapat OHIt-1 dengan rum ngan rumus el) dengan an Bill of M i terdapat be tung Gross MPS(GRt) u usunnya me (OHI) den 1 yang negat mus NRt = s PORt = rumus POR Material eberapa sub Requiremen untuk produ enggunakan ngan mengg tive maka O GRt-PORt -NRt, dan Relt = POR b proses nt (GR) uk akhir n rumus gunakan OHIt=0, -OHIt-1, Proses Rt + L.
STIKOM
SURABAYA
Proses-pro MPS, Tab Leadtime. nantinya a Untuk lebi
oses ini men bel Master Sedangkan akan digun ih jelasnya d Gamb ndapat bebe Data Proy n output dar nakan dalam dapat dilihat bar 3.11 DF erapa inputa yek, Tabel ri proses in m Proses P t pada gamb FD Level 2 P an diantaran Data Stock ni adalah da Pembuatan bar 3.11. Proses Perh nya adalah: k Material, ata perhitun Jadwal Pen itungan MR : Data BoM , dan Tabe ngan materia ngadaan M RP M, Data el Data al yang Material.
STIKOM
SURABAYA
3.2.4 Entitas Relationship Diagram
ERD merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk menggambarkan / menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data user dan menunjukkan hubungan (relasi) antar tabel. Dalam ERD data-data tersebut digambarkan dengan menggambarkan simbol entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem yaitu :
A. Conceptual Data Model
Gambar 3.12. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang
Arsi p BoM
P arent BoM Proyek
BoM Produk
BoM Mat eri al J adwal Pengadaan Proyek
J adwal Pengadaan Produk
J adwal Pengadaan Material
Data Stock Mat eri al
Data Leadt ime Material
Mast erMat erial ID_Material Nama_Material Spes if ik as i Sat uan Mast erProduk ID_Produk Nama_Produk Periode_Produk si Kapas itas _Produk s i Sat uan Mast erProy ek ID_Proy ek Nama_Proy ek Kons umen Mulai_Proy ek Pes anan J umlah_Pes anan Ars ipBoM ID_Child Nama_Child Kebutuhan BoM Nama_BoM Kebutuhan Stoc k Leadtime Lev el J adwal Pengadaan Mat erial
Periode Leadtime Sat uan Kebutuhan Stoc k Pem belian Periode_Pembelian
Data Leadtime Pembelian Leadtime
Data Stoc k Mat erial Sat uan
Stoc k
STIKOM
terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key. CDM yang dirancang untuk aplikasi ini bisa dilihat pada Gambar 3.12.
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Pada PDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada gambar 3.13.
Gambar 3.13 Physical Data Model
ID_CHILD = I D_CHILD
ID_CHILD = ARS_ID_CHILD ID_PROYEK = ID_PROYEK
ID_PRODUK = ID_PRODUK
ID_MATERIAL = ID_MAT ERIAL ID_PROYEK = ID_PROYEK
ID_PRODUK = ID_PRODUK
ID_MATERIAL = I D_MAT ERIAL
ID_MATERIAL = ID_MAT ERIAL
ID_MATERIAL = ID_MAT ERIAL
MASTERMATERI AL ID_MATERI AL c har(6) NAMA_MATERI AL c har(50) SPESI FI KASI c har(150) SATUAN c har(10) MASTERPRODUK ID_PRODUK c har(6) NAMA_PRODUK c har(50) PERIODE_PRODUKSI integer KAPASITAS_PRODUKSI integer SATUAN c har(10) MASTERPROY EK ID_PROY EK char(6) NAMA_PROY EK char(50) KONSUMEN char(50) MULAI _PROY EK dat e PESANAN char(50) JUMLAH_PESANAN integer
ARSIPBOM ID_CHILD c har(6) ARS_I D_CHI LD c har(6) NAMA_CHILD c har(50) KEBUTUHAN integer BOM ID_MATERI AL char(6) ID_PRODUK char(6) ID_PROY EK char(6) ID_CHILD char(6) NAMA_BOM char(50) KEBUTUHAN integer STOCK integer LEADTIME integer LEVEL integer J ADW AL_PENGADAAN_MATERI AL ID_MATERI AL c har(6) ID_PRODUK c har(6) ID_PROY EK c har(6) PERIODE integer LEADTIME integer SATUAN c har(10) KEBUTUHAN integer STOCK integer PEMBELIAN integer PERIODE_PEMBELI AN integer DATA_LEADTIME_PEMBELI AN ID_MATERI AL char(6) LEADTIME integer DATA_STOCK_MATERIAL ID_MATERI AL c har(6) SATUAN c har(10) STOCK integer
STIKOM
SURABAYA
3.2.5 Struktur Database
Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam aplikasi: 1. Nama Tabel : MasterProyek
Primary Key : ID_Proyek Foregn Key : -
Fungsi : Menyimpan data-data proyek Tabel 3.1. MasterProyek
No Field Type Length Key
1 ID_Proyek Varchar 6 Primary Key 2 Nama_Proyek Varchar 50
3 Konsumen Varchar 50
4 Mulai Proyek Date
5 Pesanan varchar 50
6 Jumlah_Pesanan Integer
2. Nama Tabel : MasterMaterial Primary Key : ID_Material Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data-data Material Tabel 3.2 MasterMaterial
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Primary Key 2 Nama_Material Varchar 50
3 Spesifikasi Varchar 150
4 Satuan Varchar 6
STIKOM
3. Nama Tabel : MasterProduk Primary Key : ID_Produk Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data-data Produk Tabel 3.3 MasterProduk
No Field Type Length Key
1 ID_Produk Varchar 6 Primary Key
2 Nama_Produk Varchar 50
3 Periode_Produksi Integer 4 Kapasitas_Produksi Integer
5 Satuan Varchar 50
4. Nama Tabel : ArsipBoM Primary Key : ID_Child Foreign Key : ID_Parent
Fungsi : Menyimpan Data-data dan hirarki Bill of Material Tabel 3.4 ArsipBoM
No Field Type Length Key
1 ID_Parent Varchar 6
2 ID_Child Varchar 6 Primary Key
3 Nama_Child Varchar 50
4 Kebutuhan Integer
5. Nama Tabel : BoM Primary Key : ID_BoM
Foreign Key : ID_Proyek, ID_Produk, ID_Material, ID_Parent
Fungsi : Menyimpan data-data Bill of Material dari suatu proyek
STIKOM
Tabel 3.5 BoM
No Field Type Length Key
1 ID_BoM Varchar 6 Primary Key
2 Kebutuhan Integer
3 Level Integer
4 Stock Integer
5 Leadtime Integer
6 ID_Proyek Varchar 6 Foreign Key 7 ID_Produk Varchar 6 Foreign Key 8 ID_Material Varchar 6 Foreign Key 9 ID_Parent Varchar 6 Foreign Key
6. Nama Tabel : JadwalPengadaanMaterial Primary Key : -
Foreign Key : ID_Material, ID_Produk, ID_Proyek
Fungsi : Menyimpan data jadwal pengadaan material Tabel 3.6 JadwalPengadaanMaterial
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Foreign Key 2 ID_Produk Varchar 6 Foreign Key
3 Periode Integer 4 Leadtime Integer 5 Satuan Varchar 10 6 Kebutuhan Integer 7 Stock Integer 8 Pembelian Integer 9 ID_Proyek Varchar 6 10 Periode_Pembelian Date
7. Nama Tabel : DataLeadtimePembelian Primary Key : -
STIKOM
Foreign Key : ID_Material
Fungsi : Menyimpan data leadtime pembelian material Tabel 3.7 DataLeadtimePembelian
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Foreign Key
2 Leadtime Integer
8. Nama Tabel : DataStockMaterial Primary Key : -
Foreign Key : ID_Material
Fungsi : Menyimpan data stock material Tabel 3.8 DataStockMaterial
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Foreign Key
2 Satuan Varchar 10
3 Stock Integer
3.2.6 Disain Input Output
Setelah membuat Sistem Flow, Data Flow Diagram, ER-Diagram dan perancangan database, maka dapat dibuat suatu disain input dan output untuk menggambarkan jalannya sistem tersebut. Disain Input dan Output adalah suatu rancangan dari form-form yang mengimplementasikan input dan rancangan output yang berupa laporan-laporan dimana laporan-laporan tersebut akan digunakan sebagai dokumentasi. Adapun disain input dan output tersebut antara lain adalah :
STIKOM
1. Disain Form Login
Disain Form login pada gambar 3.14 ini memiliki satu combobox yang berguna untuk memilih departemen mana sebagai otoritas dan satu textbox yang berguna untuk memasukkan Password sebagai validasi user serta button login untuk masuk ke dalam aplikasi dan batal untuk membatalkan login.
Gambar 3.14. Disain Form Login 2. Disain Form Master Data Material
Disain form master data material pada gambar 3.15 ini memiliki beberapa textbox yang digunakan untuk mengisi data-data id_material, nama_material, dan spesifikasi serta satu combobox yang berguna untuk memilih jenis satuan. Selain itu terdapat juga tiga button yang terdiri dari insert untuk menginsert data baru, button update untuk mengupdate data yang lama, serta button delete untuk mendelete data yang telah ada sebelumnya.
Gambar 3.15 Disain Form Master Data Material
FORM DATA MATERIAL
ID_Material :
Nama _Material :
Spesifikasi :
Satuan :
Insert Update Delete
Departemen :
Password :
Login Batal
STIKOM
3. Disain Form Master Data Proyek
Disain form master data proyek pada gambar 3.16 ini memiliki beberapa textbox untuk memasukkan data id_proyek, nama_proyek, dan konsumen, serta satu date time picker berguna untuk memasukkan tanggal mulai proyek, dan tiga button yang terdiri dari insert untuk menginsert data baru, button update untuk mengupdate data yang lama, serta button delete untuk mendelete data yang telah ada sebelumnya.
Gambar 3.16 Disain Form Master Data Proyek
4. Disain Form Master Data Produk
Disain Form Data Produk pada gambar 3.17 ini memiliki tiga textbox untuk memasukkan data id_produk, nama_produk, dan spesifikasi, serta dua numeric updown yang berguna untuk memasukkan nilai periode produksi dan kapasitas produksi, dan tiga button yang terdiri dari insert untuk menginsert data baru, button update untuk mengupdate data yang lama, serta button delete untuk mendelete data yang telah ada sebelumnya.
FORM DATA PROYEK Id_Proyek : Nama _Proyek : Mulai Proyek : Konsument :
Insert Update Delete
STIKOM
Gambar 3.17 Disain Form Master Data Produk 5. Disain Form Update Stock
Disain form update stock pada gambar 3.18 ini memiliki satu combobox yang digunakan untuk mencari id material, satu textbox untuk menampilkan satuan material yang otomatis terisi apabila user memilih id_material dan numericupdown jumlah stock yang digunakan untuk mengisi jumlah stock yang tersedia sekarang, serta dua button untuk mengupdate jumlah stock material dan button batal untuk membatalkan proses update data stock.
Gambar 3.18 Disain Form Update Data Stock 6. Disain Form Bill of Material
Disain Form Bill of Material pada gambar 3.19 ini memiliki beberapa bagian diantaranya adalah header yang bertuliskan “Data BoM” dan terdapat dua button diantaranya adalah button baru yang berguna untuk memasukkan data BoM
FORM UPDATE DATA STOCK ID Material : Satuan : Jumlah Stock : Update Batal FORM DATA PRODUK Id_produk : Nama_produk : Periode_Produksi : Kapasitas_Produksi :
Insert Update Delete
STIKOM
baru dan button arsip yang berguna untuk mencari data BoM yang sudah pernah dibuat sebelumnya sebagai referensi untuk membuat data BoM yang baru, selain itu terdapat juga combobox yang hanya aktif apabila user menekan button arsip yang berisi nama produk yang telah dibuatkan data BoM nya.
Bagian kedua dari form ini adalah bagian tengah yang berguna untuk melihat data-data anggota BoM yang terdiri dari data grid view yang berguna menampilkan data-data anggota dari data BoM, dan treeview yang berguna untuk menampilkan bagian-bagian anggota pembentuk bill of material, dan button simpan data BoM yang berguna untuk menyimpan data-data BoM yang telah lengkap.
Bagian terakhir dari form ini adalah bagian bawah yang berguna untuk mengedit anggota BoM terdiri dari header bertuliskan “edit data BoM” dan combobox yang berguna untuk memilih jenis data BoM yang terdiri produk dan material, groupbox yang berguna untuk memilih data proyek sebagai acuan untuk membuat data BoM terdiri dari combobox id proyek dan textbox nama proyek, groupbox yang berguna untuk mengedit data anggota BoM, dan tiga button yang terdiri dari button insert, update dan delete yang berguna untuk menginsert, update, dan delete data anggota BoM. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.19.
STIKOM
Gambar 3.19 Disain Form Bill of Material
7. Disain Form Input Data MPS
Disain Form Input Data MPS pada gambar 3.20 ini memiliki beberapa bagian diantaranya adalah bagian atas terdapat header dari form tersebut, bagian sebelah kanan yang berguna untuk memilih proyek mana yang akan diinputkan data MPSnya, bagian kiri atas adalah data grid view yang berisi daftar anggota BoM dan bagian kiri bawah tersebut adalah data grid view yang berguna untuk menginputkan data MPS dari setiap anggota BoM yang dipilih. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.20.
Data BOM Nama Produk:
NamaBoM LT OHI Need Level Parent
ID Proyek : Nama Proyek : Simpan BoM Baru Arsip Edit Data BoM Jenis BoM : ID BoM: Nama: Leadtime: Onhand: Kebutuhan: Level: ID Parent : Insert Update Delete
STIKOM
SURABAYA
Gambar 3.20 Disain Form Input Data MPS 8. Disain Form Perhitungan MRP
Disain Form Perhitungan MRP pada gambar 3.21 ini memiliki combobox yang berguna untuk memilih proyek mana yang akan dihitung MRP nya, dan beberapa button pilihan metode yang berguna untuk memilih metode mana yang akan diterapkan dalam perhitungan MRP tersebut, selain itu terdapat juga data grid view yang berguna untuk menampilkan perhitungan MRP, dan button simpan di bawah data grid view yang berguna untuk menyimpan data perhitungan MRP dalam database. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 3.21.
INPUT DATA MASTER PRODUCTION SCHEDULE Data Proyek ID Proyek: Nama Proyek: Data BoM
NamaBoM LT OHI Need Level Parent
Gross Requirement 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SIMPAN
STIKOM
SURABAYA
Gambar 3.21. Disain Form Perhitungan MRP 9. Disain Form Update Data Leadtime Pembelian Material
Disain form update data leadtime pembelian material pada gambar 3.22 ini terdapat combobox untuk memilih ID_Material yang akan diupdate leadtime nya, textbox nama material, dan numericupdown yang berguna untuk memasukkan data leadtime terbaru. Selain itu ada juga button update untuk mengupdate data leadtime dan button quit untuk ke luar dari form ini. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 3.22.
Gambar 3.22. Disain Form Update Data Leadtime Pembelian Material
FORM UPDATE DATA LEADTIME PEMBELIAN MATERIAL ID_Material : Nama_Material : Leadtime : FORM PERHITUNGAN MRP Pilih Proyek: Pilih Metode: Produk/Material Bulan 0 1 2 3 4 5 6 7 Kapal Escord Tug GR LT: 1 SR OHI NR POR PORel L4L EOQ POQ SIMPAN UPDATE QUIT
STIKOM
SURABAYA
10. Disain Form Jadwal Pengadaan Material
Disain form jadwal pengadaan material pada gambar 3.23 ini terdapat combobox pilihan penjadwalan berdasarkan “kapan - apa saja” dan “apa – kapan saja”, apabila memilih “kapan – apa saja” maka akan aktif combobox pilihan periode yang akan dilihat jadwalnya, sedangkan apabila user memilih “apa – kapan saja” maka akan muncul combobox pilihan material kapan saja diperlukan, serta data grid view untuk memunculkan data yang diperlukan. Selain itu ada button cetak yang digunakan untuk mencetak laporan ataupun surat sesuai jadwal pengadaan yang dipilih. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.23.
Gambar 3.23 Disain Form Jadwal Pengadaan Material 11. Disain Laporan Manajerial Penjadwalan Pengadaan Material
Disain laporan manajerial penjadwalan pengadaan material terbagi menjadi dua jenis. Jenis pertama adalah laporan manajerial berdasarkan periode tertentu dan material apa saja yang diperlukan saat periode tersebut, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.24. Jenis kedua adalah laporan manajerial berdasarkan material apa yg diperlukan dan kapan saja material tersebut diperlukan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.25.
FORM JADWAL PENGADAAN MATERIAL Jadwal Pengadaan Material Berdasarkan: Pilih Bulan:
ID_Material Permintaan Stock Pembelian Proyek
Cetak
STIKOM
Gambar 3.24. Disain Laporan Manajerial Penjadwalan Pengadaan Material (Berdasarkan periode)
Gambar 3.25. Disain Laporan Manajerial Penjadwalan Pengadaan Material (Berdasarkan Material)
12. Disain Surat Permintaan Pembelian Material
Disain Surat Permintaan Pembelian Material pada gambar 3.26 ini menjelaskan tentang material apa saja yang perlu dibeli untuk keperluan produksi pada periode tertentu dan tahun tertentu sesuai dengan keinginan user. Surat ini terdiri dari No surat, tanggal pembuatan surat, tabel daftar rencana pembelian material dan tempat untuk tandatangan para pimpinan yang berwenang.
LAPORAN MANAJERIAL PENJADWALAN PENGADAAN MATERIAL MATERIAL : Plat Baja 10X20mm
No Surat :
Tanggal Surat :
Periode Proyek A B C Keterangan
Keterangan : A : Permintaan B : Dilayani Gudang C : Untuk Diadakan Diajukan oleh: Manajer PPC Diketahui Oleh Manajer DP Disetujui Oleh : Manajerial LAPORAN MANAJERIAL PENJADWALAN PENGADAAN MATERIAL PERIODE : MARET 2011 No Surat : Tanggal Surat :
ID_Material Nama_Material Satuan A B C Keterangan
Keterangan :A : Permintaan B : Dilayani Gudang C : Untuk Diadakan Diajukan oleh: Manajer PPC Diketahui Oleh Manajer DP Disetujui Oleh : Manajerial
STIKOM
SURABAYA
Gambar 3.26 Disain Surat Permintaan Pembelian Material 13. Disain Surat Permintaan Pengeluaran Material
Disain Surat Permintaan Pengeluaran Material pada gambar 3.27 ini menjelaskan tentang material apa saja yang diperlukan dalam gudang untuk keperluan produksi pada periode tertentu dan tahun tertentu sesuai dengan keinginan user. Surat ini terdiri dari No surat, tanggal pembuatan surat, tabel daftar rencana pengeluaran material dan tempat untuk tandatangan para pimpinan yang berwenang.
Gambar 3.27 Disain Surat Permintaan Pengeluaran Material SURAT PERMINTAAN PENGELUARAN MATERIAL
Periode : Maret 2011
No Surat :
Tanggal Surat :
ID_Material Nama_Material Spesifikasi Satuan Jumlah_Keperluan
Keterangan : A : Permintaan B : Dilayani Gudang Diajukan oleh: Manajer PPC Diketahui Oleh Manajer DP Disetujui Oleh : Manajer Gudang SURAT PERMINTAAN PENGADAAN MATERIAL Periode: Maret 2011 No Surat : Tanggal Surat :
ID_Material Nama_Material Spesifikasi Satuan Jumlah_Pembelian
Diajukan oleh: Manajer PPC Diketahui Oleh Manajer DP Disetujui Oleh : Manajer OP
STIKOM
SURABAYA
3.3 Data Rencana Uji Coba Program
Data rencana uji coba program pada tabel 3.9 ini berguna sebagai alat ukur keberhasilan aplikasi yang akan dibuat. Data rencana uji coba program ini terdiri dari 6 kolom diantarannya adalah: nomor, tujuan, input, output yang diharapkan, output program, dan status. Ada 5 hal yang akan diuji pada aplikasi ini diantaranya adalah: membuat data bill of material (BoM) proyek secara otomatis, membuat acuan perhitungan MPS secara otomatis berdasarkan kapasitas produksi, membuat perhitungan MRP secara otomatis, membuat jadwal pengadaan material secara otomatis, dan membuat surat & laporan sistem penjadwalan pengadaan material secara otomatis.
Tabel 3.9 Tabel Rencana Uji Coba Aplikasi
NO Tujuan Input Output yang
Diharapkan
Output
Program Status
1. Membuat Data Bill of Material proyek secara otomatis Master Bill of Material Data pesanan unik masing-masing proyek
Data Bill of material masing-masing proyek secara otomatis terbentuk. 2 Membuat acuan perhitungan MPS secara otomatis berdasarkan kapasitas produksi Data Bill of Material proyek Master Produk Acuan Perhitungan MPS secara otomatis 3 Membuat perhitungan MRP secara otomatis Data MPS Data BoM Proyek Perhitungan MRP 4 Membuat Jadwal Pengadaan Material secara otomatis Berdasarkan perhitungan MRP System Jadwal Pengadaan Material yang akurat 5 Membuat Surat &
Laporan Sistem Penjadwalan Pengadaan Material secara otomatis berdasarkan jadwal pengadaan material Jadwal Pengadaan Material Surat Permintaan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengeluaran Material Laporan Penjadwalan Pengadaan Material
