GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Ditinjau dari perkembangannya, perusahaan ini merupakan perusahaan group yang terdiri dari PT. Shinta Indah Jaya, PT. Sital Jaya dan PT. Sulindafin.
Pada tahun 1971 berdirilah PT. Shinta Indah Jaya dengan modal pertama sebesar Rp. 1.040.000.000,00 yang bergerak di bidang pabrik kain atau polyster. Lokasi pertama perusahaan ini berada di Jalan Pintu Kecil Pasar Pagi, Jakarta Kota. Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, maka pada tahun 1975 diresmikan PT. Sital Jaya yang bergerak di bidang tekstil. Dalam waktu yang relatif singkat terbentuklah perusahaan baru agar lebih memantapkan usahanya yang diberi nama yaitu PT. Sulindafin.
Perusahaan ini berdiri tepatnya pada tanggal 21 Januari 1979 berlokasi di Jalan Imam Bonjol No.133 Karawaci, Tangerang, Jawa Barat. Sedangkan kantor pusatnya terletak di Jalan Zainul Arifin Komplek Ketapang Indah Blok B1 Nomor 15-16 Jakarta.
Bentuk dari PT. Sulindafin yaitu Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan peraturan Nomor IV/PPI/PMDN/1985 dan merupakan suatu perusahaan swasta nasional yang terdaftar di Departemen Kehakiman dengan surat Notaris Nomor 209/SK/5/1986.
PT. Sulindafin mulai beroperasi tahun 1980 dengan produksi pertamanya adalah Polyster POY dan DTY. Sejalan dengan perkembangannya maka pada tahun 1986, CHIPS dan FIBER dipadukan secara vertikal dengan unit Poly Kondensasi.
Karyawannya yang berbakti hingga sekarang ini berjumlah kurang lebih 2.000 orang. Wilayah pemasarannya mencakup seluruh dunia baik dalam negeri maupun luar negeri seperti Eropa, Timur-Tengah, Asia termasuk Jepang, CIS, dan Amerika Serikat..
Perusahaan selalu menitikberatkan pada peningkatan disiplin di segala bidang, program pelatihan yang efektif untuk mendukung suksesnya program pengkaderan dan peningkatan karir, keselamatan kerja, mutu barang dan kepuasan pelanggan.
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian-bagian komponen dan posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan, juga menunjukkan hirarki dan struktur wewenang organisasi.
Adapun struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Sulindafin Tangerang selalu berubah-ubah disesuaikan dengan perkembangan perusahaan. Dengan demikian struktur organisasi yang dimiliki perusahaan sekarang ini pembagiannya menjadi luas.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
1. Presiden Direktur
Dalam hubungan organisasi Presiden Direktur mengawasi langsung Direktur Produksi dan Engineering, Direktur Marketing dan Purchasing dan Direktur Keuangan dan Administrasi.
Tugas dan tanggungjawab:
a. Menjaga kontinuitas hidup dan perkembangan perusahaan dengan mempertahankan dan mengusahakan peningkatan kegiatan usaha.
b. Merumuskan dan menetapkan rencana dan tujuan umum perusahaan, anggaran, kebijaksanaan-kebijaksanaan umum dan wewenang untuk divisi-divisi yang
dibawahinya, yang diperlukan sebagai pedoman di dalam menjalankan operasi perusahaan.
c. Memeriksa, menganalisis dan mengevaluasi laporan-laporan berkala yang diterima baik dari unit organisasi PT. Sulindafin Tangerang maupun dari unit-unit perusahaan yang lainnya dan mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan jika timbul masalah-masalah.
d. Memelihara dan membina hubungan baik dengan instansi pemerintah, perbankan, rekanan dan pejabat-pejabat penting lainnya dalam dunia perdagangan, perindustrian, sosial dan kepemerintahan.
2. Direktur Keuangan dan Administrasi
Bertanggungjawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam kegiatan keuangan, akuntansi, personalia dan umum sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya.
Dalam menjalankan tugas Direktur Keuangan dan Administrasi dibantu oleh dua orang penasehat yaitu Penasehat Keuangan dan Penasehat Akunting, yang tugasnya memberikan saran dan nasehat mengenai keuangan dan akunting.
Direktur Keuangan dan Administrasi bertanggungjawab kepada Presiden Direktur dan dibantu oleh beberapa orang manajer dari tiap-tiap departemen, yaitu:
a. Departemen Electronic Data Processing (EDP) b. Departemen General Affair (GA)
d. Departemen Umum e. Departemen Finance f. Departemen Accounting
3. Direktur Produksi dan Engineering
Tugas Direktur Produksi dan Engineering adalah mengadakan hubungan langsung dengan manajer pabrik dalam masalah produksi perusahaan, juga masalah peralatan produksi, mesin produksi dan konstruksi perusahaan yang dibantu oleh beberapa orang manajer dari beberapa divisi, yaitu:
a. Divisi produksi terdiri dari beberapa departemen, yaitu departemen quality contol laborat, production planning control, texturizing, staple fiber, spinning poy dan polymer.
b. Divisi engineering terdiri dari beberapa departemen, yaitu departemen mechanic, electric, utility, civil dan ware house.
4. Direktur Marketing dan Purchasing
Tugas Direktur Marketing dan Purchasing adalah di bidang pemasaran dan pembelian, setiap hasil produksi perusahaan di pasarkan baik ke dalam negeri maupun ke luar negeri (ekspor), juga menangani masalah pembelian peralatan produksi, mesin produksi dan kebutuhan yang berhubungan dengan produksi, Dalam menjalankan tugasnya Direktur Marketing dan Purchasing dibantu oleh beberapa orang manajer dari tiap-tiap departemen, yaitu departemen pembelian, penjualan dan spare part.
Dari uraian tersebut di atas, maka struktur organisasi PT. Sulindafin Tangerang adalah garis dan staf. Dimana setiap atasan berwenang memberi komando kepada bawahannya. Dalam sistem organisasi ini diharapkan bahwa setiap pimpinan atau pengawas memiliki suatu wawasan serta ilmu pengetahuan yang luas agar pimpinan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.
2.3 Struktur Sistem Manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu terdiri dari suatu tingkatan dokumen-dokumen.
Gambar 2.2 Struktur Sistem Manajemen Mutu Manajemen sistem mutu didokumentasikan guna menunjang:
• Sasaran-sasaran, komunikasi, kebijakan, perencanaan dan pendataan
• Pemantauan arus informasi dan pengawasan yang dilakukan terhadap kegiatan • Pencapaian mutu produk yang diperlukan secara konsisten
• Pengevaluasian sistem yang sesuai dan efektif
• Peningkatan pencapaian dalam proses dan hasil usaha dan memelihara semua perkembangan tersebut.
Pendokumentasian terdiri dari hal-hal sebagai berikut: ¾ Quality System Manual
• Menjelaskan sistem manajemen mutu perusahaan dan dihubungkan dengan prosedur mutu.
• Memberikan informasi umum pada sistem dan isinya, kebijakan mutu dan penjelasan ketentuan-ketentuan, organisasi dan tanggung jawab, serta Process Maps (Flow Charts) yang menjelaskan kegiatan di PT. Sulindafin dari awal sampai akhir.
¾ Quality Procedures
• Memberikan penjelasan terperinci dari kesimpulan tanggung jawab yang berlaku dalam ruang lingkup prosedur.
• Mendokumentasikan dan mendemonstrasikan komitmen terhadap kebijakan yang terletak di Pedoman Sistem Mutu.
• Menjelaskan kegiatan-kegiatan guna mencapai hasil proses. • Menentukan tanggung-jawab pada tiap kegiatan.
• Menjelaskan kapan dan dimana kegiatan dilakukan. • Mengidentifikasikan catatan-catatan yang diterbitkan.
¾ Work Instructions
• Dokumen ini menjelaskan metodologi dan kriteria pada penampilan dari pekerjaan yang spesifik di dalam suatu cakupan tanggung jawab, atau singkatnya memberikan uraian bagaimana suatu pekerjaan khusus harus dilakukan.
¾ Documents & Records
• Catatan yang tertulis atau tercetak yang menunjukkan informasi yang tepat, dan form-form yang digunakan untuk memberikan catatan yang sesuai dengan Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja.
• Catatan mutu menyediakan bukti kesesuaian dan mendemonstrasikan kesesuaian terhadap persyaratan yang telah ditentukan dan Sistem Mutu Manajemen.
• Masa simpan disesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku.
¾ Job Descriptions
• Menentukan tanggung-jawab, wewenang dan tugas untuk semua Departemen dari Manager sampai dengan Supervisor.
¾ Organization Chart
• Menentukan hubungan dari jabatan yang satu dengan yang lainnya.
¾ Daftar Induk Dokumen
• Daftar induk dokumen menunjukkan status revisi, lokasi atau pemegang dokumen terkendali.
2.4 Proses Bisnis Quality Management System Business Strategy Product Development Customer Processes Purchasing Materials Production Planning Manufacturing
Product Storage & Delivery INVOICE & COLLECT CASH RESOURCE MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT MAINTENANCE OF PLANT, EQUIPMENTS & FACILITIES INFORMATION MANAGEMENT CALIBRATION MANAGEMENT CONTINUAL IMPROVEMENT
MANAGEMENT RESPONSIBILITY -Business Strategy -Customer Process -Product Development -Purchasing Materials RESOURCE MANAGEMENT -Maintenance of Plant -Equipments & Facilities -Document Management -Information Management MEASUREMENT, ANALYSIS AND IMPROVEMENT -Calibration Management PRODUCT REALIZATION -Manufacturing
-Product Storage & Delivery
CONTINUAL IMPROVEMENT
OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Customer Requirements Input Customer Satisfaction PRODUCT Output Key :
Value adding activities Information Flow
Gambar 2.4 Continual Improvement of the Quality Management System
¾ Business Strategy
Process Objective : Menentukan tujuan yang jelas dan rencana untuk yang masa
depan.
Scope : Dari identifikasi dan analisa perkembangan pasar masa lalu
dan yang sekarang operating performance sampai dengan persetujuan business plan.
Key Operating Policy
• Menganalisa Market Trends.
• Memperkirakan kebutuhan pelanggan saat ini dan selanjutnya.
• Membuat Rencana Usaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat.
• Tujuan usaha akan dikembangkan melalui pengorganisasian dan penampilan yang terukur terhadap semua kegiatan tersebut.
• Struktur organisasi akan ditinjau sesuai kebutuhan untuk meyakinkan kesesuaian selanjutnya dalam memenuhi kebutuhan. Pelaksanaan dan tanggung jawab akan ditetapkan lebih jelas.
• Quality Management System yang resmi akan ditetapkan.
¾ Customer Processes
Process Objective : Menetapkan dan mengindentifikasi kebutuhan pelanggan guna
tercapainya kepuasan pelanggan.
Scope : Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan termasuk yang
diperlukan tetapi tidak dinyatakan dan memenuhi persyaratan perundang-undangan.
Process Owner : Marketing Manager
Key Operating Policy
• Menetapkan kebutuhan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi diperlukan untuk maksud tertentu atas penggunaan tertentu.
• Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan produk termasuk persyaratan perundang-undangan.
• Melaksanakan tinjauan terhadap permintaan-permintaan.
• Memasang dan memelihara sistem komunikasi dengan pelanggan.
¾ Product Development
Process Objective : Untuk meyakinkan bahwa rancangan produk sesuai dengan
persyaratan yang telah ditentukan.
Scope : Dari rancangan sampai pemrosesan input melalui peninjauan,
verifikasi, validasi output dan perubahan yang diperlukan.
Process Owner : Manager R & D
Key Operating Policy
• Menentukan dan mendokumentasikan input pengembangannya. • Mendokumentasikan output pengembangannya.
• Melakukan verifikasi untuk meyakinkan bahwa output memenuhi persyaratan input.
• Melakukan validasi untuk mengkonfirmasikan bahwa hasil produksi memenuho tujuan yang telah ditentukan.
¾ Production Planning
Process Objective : Untuk mengawasi bahan baku dan memastikan pengiriman
pada tepat waktunya.
Scope : Mulai dari penerimaan order hingga pengiriman barang jadi.
Process Owner : Production Planning Manager
Key Operating Policy
• Menentukan semua proses produksi dan yang terkait dengannya. • Menguraikan bahan baku yang dibutuhkan kepada purchasing. • Menerbitkan Rencana Produksi.
¾ Purchasing
Process Objective : Untuk meyakinkan bahwa Raw Material (bahan baku) yang
dibeli sesuai dengan persyaratan.
Scope : Dari kegiatan evaluasi dan seleksi supplier sampai memonitor
penunjukkan supplier.
Process Owner : Purchasing Manager
Key Operating Policy
• Evaluasi dan seleksi pemasok.
• Dokumen pembelian yang memadai untuk meyakinkan persyaratan yang ditentukan dengan benar.
• Memonitor penunjukkan supplier.
¾ Manufacturing
Process Objective : Untuk mengendalikan proses pembuatan, mengoptimalkan
kualitas dan kapasitas mesin serta meminimalkan produk yang tidak sesuai.
Scope : Mulai pemrosesan bahan baku hingga barang jadi yang siap
untuk dikirimkan.
Process Owner : Production Manager
Key Operating Policy
• Pengendalian proses.
• Identifikasi dan penelusuran produk. • Memonitor dan pengukuran produk. • Pengendalian ketidaksesuaian.
• Pemeliharaan produk selama proses produksi.
¾ Product Storage and Delivery
Process Objective : Untuk memastikan pemeliharaan produk selama penyimpanan
dan pengiriman.
Scope : Semua bahan baku dan barang jadi
Key Operating Policy
• Penyediaan fasilitas penyimpanan yang memadai. • Pengaturan pengiriman yang sesuai.
SUPPORT PROCESS
¾ Resource Management
Process Objective : Untuk memastikan bahwa sumber-sumber yang memadai
tersedia untuk mengimplementasikan dan meningkatkan proses Sistem Manajemen Mutu dan ditujukan untuk kepuasan pelanggan.
Scope : Penugasan personel, penetapan pelatihan, kesadaran dan
kompetisi karyawan dan pengadaan fasilitas yang diperlukan.
Process Owner : Manager Personalia
Key Operating Policy
• Mengidentifikasikan kompetensi yang dibutuhkan karyawan yang kegiatannya mempengaruhi mutu.
• Menyediakan pelatihan yang diperlukan. • Evaluasi keefektifan pelatihan.
• Mempromosikan kesadaran antara karyawan tentang andil mereka terhadap sistem mutu.
• Mengidentifikasikan, menyediakan dan memelihara fasilitas yang diperlukan untuk tercapainya kesesuaian produk.
• Mengidentifikasi dan mengelola Sumber Daya Manusia dan faktor fisik lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk.
¾ Document Management
Process Objective : Untuk mengawasi persetujuan, penerbutan dan perubahan
pendokumentasian sistem mutu dan pengendalian catatan mutu.
Scope : Semua document internal maupun eksternal serta
cacatan-catatan mutu yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu.
Process Owner : Management Representative
Key Operating Policy
• Untuk mengawasi persetujuan, penerbitan dan perubahan dokumen Sistem Manajemen Mutu.
• Untuk mengendalikan catatan mutu yang diperlukan guna memperagakan keefektifan sistem manajemen mutu.
¾ Maintenance of Plant, Equipment & Facilities
Process Objective : Untuk memelihara lingkungan kerja yang memadai serta
memastikan kemampuan dan kesinambungan proses.
Scope : Seluruh mesin, peralatan serta fasilitas dan lingkungan pabrik
yang kinerjanya mempengaruhi mutu produk perusahaan.
Key Operating Policy
• Untuk mengoperasikan preventive maintenance program yang efektif. • Memperkirakan suku cadang yang akan dipergunakan.
• Menganalisa kecenderungan pemeliharaan peralatan.
¾ Calibration Management
Process Objective : Untuk mengendalikan, mengkalibrasi dan memelihara alat
pengujuan dan pengukuran yang diperlukan guna memperoleh kesesuaian produk terhadap persyaratan yang telah ditentukan.
Scope : Seluruh alat pengukur dan penguji yang dipakai untuk
mengukur dan menguji kesesuaian produk.
Process Owner : Quality Assurance Manager, Instrument Manager & perijinan
Key Operating Policy
• Untuk melaksanakan suatu program kalibrasi.
• Untuk mengawasi fasilitas kalibrasi di dalam perusahaan.
• Untuk mengendalikan pelayanan kalibrasi yang dilakukan oleh pemasok.
• Untuk memastikan bahwa semua kalibrasi dapat disetujui pada standar Nasional maupun Internasional yang ada.
¾ Information Management
Process Objective : Untuk mengelola suatu sistem komunikasi yang efektif dan
pelaksanaan key performance indicators.
Scope : Semua informasi internal yang diperlukan untuk memelihara
dan meningkatkan mutu.
Process Owner : Management Representative
Key Operating Policy
• Untuk melaksanakan suatu metode komunikasi internal yang efektif.
• Untuk menyediaka kepada karyawan hasil performance terhadap target yang telah ditentukan.
¾ Continual Improvement
Process Objective : Untuk meningkatkan keefektifan dari sistem manajemen mutu
secara berkesinambungan.
Scope : Sistem Manajemen Mutu PT. SULINDAFIN
Process Owner : Management Representative
Key Operating Policy
• Perencanaan pengembangan secara berkesinambungan. • Pelaksanaan audit mutu internal.
• Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. • Analisa data.
• Pelaksanaan tinjauan manajemen.
2.5 Bidang Usaha Perusahaan
PT. Sulindafin Tangerang bergerak di bidang produksi yang menghasilkan produk, yaitu:
a. Chips, yaitu polymer sintetis kering untuk bahan benang atau benang polyster. b. Staple fiber, yaitu serat sintetis dengan panjang tertentu atau seragam.
c. Filament dan Textured, yaitu bahan untuk membuat benang.
Dalam kemajuan industri tekstil di Indonesia dan kondisi persaingan yang ketat dalam memproduksi jenis produk tersebut, maka seluruh upaya dilakukan untuk dapat menghadapi kondisi yang demikian itu. Hal ini diwujudkan dengan pengadaan kebutuhan di dalam negeri dan di luar negeri.
Kebutuhan tenaga ahli dan mesinnya didatangkan dari Jepang dan Jerman. Mesin-mesin yang digunakan umumnya bersifat semi otomatis dengan kapasitas chips sebanyak 60 ton per hari dan produksi filament-nya sebanyak 60 ton per hari. Saat ini PT. Sulindafin Tangerang merupakan pabrik polyster yang cukup besar di Indonesia. Keempat jenis produk yang dihasilkan oleh PT. Sulindafin Tangerang atas dasar pesanan dari langganan yang terdiri dari para pengusaha pertenunan dan pengusaha benang filament, yaitu para pengusaha dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Kapasitas produksi PT. Sulindafin Tangerang kurang lebih 60.000 ton per tahun dan cukup baik di antara perusahaan yang ada di daerah Tangerang.
PTA SLURRY ESTERIFICATION POLYMERIZATION POLYMERIZATION CHIP CUTTING CHIP DRYING FIBER SPINNING CANING DRAWING CRIMPING CUTING BALING
DRAW DRAW TWISTER
HIGH SPEED SPINNING POLYESTER EG PRE ORIENTED YARN (POY) STAPLE FIBER (FSP) FULL ORIENTED YARN (FOY) DRAW TWISTER YARN
Direct Spinning Direct Spinning
Chip Spinning
= RAW MATERIAL = PRODUCTS Ket :
POLYESTER PRODUCTION PROCESS BLOCK DIAGRAM
Kegiatan produksi yang dilakukan PT. Sulindafin Tangerang dalam memproduksi produknya secara garis besarnya adalah sebagai berikut:
a. Esterifikasi – polimerisasi – pengumpalan – pemotongan. b. Proses pemintalan atau spinning.
c. Proses take up.
d. Proses drawing – crimping – drying – heat setting atau pemanasan awet. e. Proses cutting – balling – packing.
2.6 Sumber Daya Manusia 2.6.1 Jumlah Karyawan
Jumlah karyawan PT. Sulindafin saat ini adalah 1786 orang, yang terbagi ke dalam 3 bagian:
¾ Karyawan kantor • PPC = 6 orang
• Sales and Marketing = 15 orang • Purchasing = 21 orang
• Accounting = 22 orang • Finance = 19 orang • Export Import = 14 orang • Personalia = 8 orang
• Gudang bahan baku dan bahan jadi = 94 orang • Umum Telkom = 16 orang
• Umum Rumah Tangga = 20 orang • Satpam = 43 orang ¾ Karyawan produksi • Texturizing = 489 orang • Spinning = 223 orang • Polymer = 62 orang • Staple Fiber = 163 orang
¾ Karyawan engineering • Laborat/QA = 73 orang • Utility = 92 orang • Mechanic = 207 orang
• Electric Instrument Diesel = 117 orang
2.6.2 Waktu Kerja Karyawan
Jam kerja Karyawan dibedakan berdasarkan pembagian karyawan diatas, yaitu:
¾ Karyawan Kantor
Hari kerja = Senin – Jumat
Waktu kerja = pk. 08.00 – pk 17.00 Waktu istirahat = pk. 12.00 – pk. 13.00
¾ Karyawan Produksi
Hari kerja = Senin – Minggu
Waktu kerja terbagi menjadi 3 shift: • Shift 1 = pk. 07.00 – pk. 15.00 • Shift 2 = pk. 15.00 – pk. 23.00 • Shift 3 = pk. 23.00 – pk. 07.00
Setiap karyawan produksi hanya bekerja 6 hari dalam 1 minggu, karena produksi di PT. Sulindafin dilakukan selama 24 jam/hari dan 7 hari/minggu, maka setiap karyawan produksi memiliki hari libur yang berbeda-beda (1 hari dalam 1 minggu). Waktu libur karyawan telah diatur agar tidak mengganggu sehingga produksi dapat terus berjalan setiap hari.
¾ Karyawan Engineering Hari kerja = Senin – Minggu
Waktu kerja terbagi menjadi 2 shift: • Shift 1 = pk. 07.00 – pk. 15.00 • Shift 2 = pk. 15.00 – pk. 23.00
Setiap karyawan engineering hanya bekerja 6 hari dalam 1 minggu, karena produksi di PT. Sulindafin dilakukan selama 24 jam/hari dan 7 hari/minggu, maka setiap karyawan engineering memiliki hari libur yang berbeda-beda (1 hari dalam 1 minggu). Waktu libur karyawan telah diatur agar tidak mengganggu sehingga produksi dapat terus berjalan setiap hari.
