1
PENDAHULUAN
1. 1 Latar Belakang
Teknologi adalah salah satu faktor utama pendorong perkembangan cara dan praktek bisnis. Setiap perkembangan teknologi membuka ruang untuk menciptakan proses yang lebih efisien dan efektif. Teknologi sistem informasi dan IT terutama telah merevolusi cara organisasi beroperasi di seluruh dunia. Dunia semakin terkoneksi, informasi bergerak semakin cepat, dan setiap organisasi harus bergerak semakin cepat untuk mengikuti derap laju perkembangan bisnis. Pentingnya peran teknologi dalam proses bisnis suatu organisasi juga diungkapkan oleh Zamasi (2011) yang menyatakan “Currently technology greatly affects in the organization, social and personal. Technology is thing that widely used and implemented to support business process.”
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang mengintegrasikan informasi dari seluruh bagian perusahaan dan mengatur alirannya di dalam perusahaan sehingga setiap individu dan bagian dalam perusahaan dapat bergerak secara sinkron sebagai satu entitas. Sejak pertama kali dikembangkan pada dekade 1970-an hingga dekade 2010-an, ERP telah diadopsi oleh semua organisasi besar di seluruh dunia. Inovasi open source di ERP telah memungkinkan adanya solusi yang terjangkau oleh organisasi - organisasi menengah, sehingga sekarang ini ERP telah menjadi sebuah keharusan agar tidak tertinggal dalam persaingan bisnis.
PT. XYZ adalah perusahaan yang bergerak di industri manufaktur produk industrial sealing and insulation. Beberapa contoh produk mereka adalah: gasket, mechanical seal, gland packing, fabric expansion joint, flexible hose, dan heat insulation. Sifat bisnis mereka adalah Business to Business dengan target pelanggan dari industri petrokimia, Engineering Procurement Contractor (EPC), pulp and paper, tekstil, pabrik pupuk, dan lain - lain. Bermula dari perusahaan trading gland packing, PT. XYZ telah berkembang pesat hingga memiliki beberapa fasilitas
manufaktur untuk berbagai produk. Seiring perkembangan bisnis perusahaan, kompleksitas administrasi bisnis PT. XYZ semakin meningkat. Untuk mempertahankan daya saing perusahaan, PT. XYZ memutuskan untuk menerapkan Taowi ERP dengan bantuan dari PT. Toba Cahaya Semesta (TCS). Modul - modul yang diimplementasikan di PT. XYZ adalah modul Procurement, Sales, Material Management, Finance, Fixed Assets, dan Financial Reporting.
Penelitian ini didasarkan pada proses implementasi Taowi ERP di PT. XYZ yang mengkhususkan pada modul Fixed Assets, karena pentingnya aset tetap / fixed asset juga diungkapkan oleh (Domeika, 2013) yang menyatakan “accounting of enterprise fixed asset encompassing 5.1 % in the structure of accounting information is of importance when making economic management decisions”. Kutipan tersebut memiliki arti akuntansi aset tetap perusahaan mencakup 5,1% dari struktur informasi akuntansi yang penting sehingga harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen ekonomi. Dan mengingat pentingnya aset tetap bagi suatu organisasi / perusahaan maka diperlukan manajemen aset tetap.
Serta terkait dengan pengertian manajemen aset tetap, Menurut Wang dan Evans (2013) mendefinisikan manajemen aset tetap sebagai “fixed assets management remains an important competitive differentiator for asset-intensive industries such as transport, construction, telecommunication and power & utility. It is of critical importance to organizations in such sectors to maintain accurate and timely records in order to deliver efficient services to customers”
Kutipan tersebut memiliki arti manajemen aset tetap tetap menjadi pembeda kompetitif yang penting untuk industri aset-intensif seperti transportasi, konstruksi, telekomunikasi dan listrik & utilitas. Hal ini sangat penting bagi organisasi di sektor-sektor tersebut untuk memelihara catatan yang akurat dan tepat waktu dalam rangka untuk memberikan pelayanan yang efisien kepada pelanggan.
Dan proses implementasi yang akan dilakukan adalah menggunakan metodologi Waterfall, dimulai dari proses User Requirement, As-Is Documentation, Gap Analysis, To-Be Design, Conference Room Pilot I, Development, Conference
Room Pilot II, User Acceptance Test, Data Migration, hingga Go-Live. Fokus penelitian ini adalah pada proses User Requirement sampai pada To-Be Design, sehingga tulisan ini berjudul “Pengembangan Modul Fixed Assets untuk Sistem Aplikasi Taowi ERP pada PT. XYZ”.
1. 2 Rumusan Masalah
Adapun penulisan studi kasus ini dibuat dengan beberapa rumusan masalah yang ditemukan pada PT. XYZ, antara lain:
1. Bagaimana analisis kebutuhan PT. XYZ untuk modul Fixed Assets dengan menggunakan metode PIECES?
2. Bagaimana gap analysis antara kebutuhan PT XYZ dengan fitur yang sudah ada di Taowi ERP?
3. Bagaimana menerjemahkan kebutuhan pengembangan pada modul Fixed
Assets dan rancangan solusi Fixed Assets yang sesuai untuk
diimplementasikan di PT. XYZ ?
1. 3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup merupakan sebuah fokus / konsentrasi yang diperlukan dalam mengerjakan sebuah pekerjaan agar pekerjaan tersebut membuahkan hasil yang optimal. Jadi ruang lingkup untuk pembahasan tugas akhir ini mencakup tentang : 1. Aset yang dibahas hanya aset tetap berwujud yang dimiliki oleh PT. XYZ.
2. Mengabaikan proses perhitungan dan pembayaran untuk aset yang dibeli melalui leasing.
3. Mengabaikan perubahan metode depresiasi. Metode depresiasi yang dipakai akan selalu sama (hanya Straight Line dan Double Declining ).
1. 4 Tujuan dan Manfaat
1. 4. 1 Tujuan Penulisan
Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah :
1. Menghasilkan analisis kebutuhan PT. XYZ untuk modul Fixed Assets dengan menggunakan metode PIECES
2. Menghasilkan daftar kebutuhan pengembangan aplikasi melalui gap analysis antara kebutuhan PT XYZ dengan fitur yang sudah ada di Taowi ERP
3. Menghasilkan rancangan solusi Fixed Assets yang sesuai untuk diimplementasikan di PT. XYZ.
1. 4. 2 Manfaat Penulisan
Manfaat yang diperoleh dari pembuatan tugas akhir ini adalah:
1. Membantu PT. XYZ mengelola asset tetap perusahaan secara lebih tersistematis dan terstruktur dengan bantuan modul Fixed Assets. 2. Mengefisiensikan proses perhitungan dan pengakuan depresiasi asset
yang terintegrasi dalam proses penutupan buku bulanan.
1. 5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang akan dipakai dalam penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data - data dan informasi dari buku, artikel atau jurnal di Internet ataupun media cetak lainnya serta teori - teori dari para ahli yang relevan dengan permasalahan yang ditemukan di lapangan.
2. Studi Lapangan
Metode yang digunakan dalam studi lapangan terdiri atas 2 (dua) cara, yaitu : • Wawancara
Wawancara dilakukan pada bulan Maret - Mei 2015 dengan pembicaraan dua arah dengan pihak Accounting dan Finance dari PT. XYZ dengan menggunakan 5W + 1H (What, Where, When, Why, Who dan How) untuk mengetahui bagaimana proses bisnis fixed aset yang sedang berjalan di PT. XYZ, metode pencatatan akuntansi yang digunakana untuk mencatat fixed asset serta form yang berkaitan dengan fixed asset untuk membantu proses penyelesaian penelitian. Wawancara ini dilakukan dengan mencatat poin - poin penting dalam proses wawancara, serta meminta dokumen - dokumen yang terkait dengan informasi perusahaan dan mendokumentasikan dalam bentuk foto sebagai bukti visual.
• Studi Dokumentasi
Proses pada metode ini dilakukan dengan mempelajari dan menelusuri secara langsung bukti, prosedur dan dokumen - dokumen yang dimiliki perusahaan terkait dengan modul fixed asset, contoh: Standard Operating Procedure (SOP), Daftar Asset, dan Daftar Akun (Chart of Account).
3. Metode Analisis
Menggunakan metode analisis dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger.
4. Metode Pengembangan
Metode pengembangan mengacu pada metode project managament waterfall method yang digunakan oleh PT. Toba Cahaya Semesta (TCS) yang didukung dengan pembuatan berbagai UML diagram, seperti :
• Domain Class Diagram
• First Cut Design Class Diagram
• Updated Class Diagram
• Event Table
• Usecase Diagram
• Usecase Description
• Statechart Diagram
• System Sequence Diagram
• Multilayer Design System Sequence Diagram
• User Interface dan Storyboard
5. Metode Pencatatan Jurnal Fixed Asset dan Standar Akuntansi
Didalam tugas akhir ini mengacu pada metode pencatatan jurnal berdasarkan pada PSAK ( Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan ) 16 yang membahas dan mengatur tentang asset tetap / fixed asset.
1. 6 Sistematika Penulisan
Sistematikan penulisan tugas akhir ini terdiri dari: BAB 1: PENDAHULUAN
Di dalam bab ini terdapat penjelasan mengenai struktur dan kerangka penelitian yang mendefinisikan penelitian ini, yang terdiri dari latar belakang penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penelitian. Pendefinisian ini memberikan gambaran tentang latar belakang yang jelas dari pembuatan tugas akhir ini serta ekspektasi dari hasil tugas akhir ini setelah selesai dibuat.
BAB 2: LANDASAN TEORI
Dalam bab ini membahas tentang teori-teori yang dipakai didalam pembuatan tugas akhir ini. Teori-teori tersebut mencakup teori-teori dasar yang menjadi landasan pengertian dan teori-teori pendukung yang relevan dan disusun secara sistematis disertai dengan gambar dan kerangka pikir untuk mempermudah pemahaman.
BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN
Bab ini berisi pembahasan tentang profil / sejarah organisasi, struktur organisasi / pembagian tugas, beserta peran dan fungsi masing - masing bagiannya. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan mengenai proses bisnis As-Is yang sedang berjalan di perusahaan saat ini dan deskripsi mengenai kebutuhan perusahaan yang teridentifikasi dalam wawancara.
BAB 4: ANALISIS DAN PENGEMBANGAN SISTEM USULAN
Bab ini berisi pembahasan mengenai: (1) proses Gap Analysis antara proses bisnis As-Is dan kebutuhan perusahaan dibandingkan dengan fitur yang ada di sistem, yang menghasilkan kebutuhan untuk development, (2) proses perancangan proses bisnis to-be yang akan diterapkan di perusahaan, (3) pembuatan diagram-diagram yang dibutuhkan sebagai rancangan sistem usulan (ERD, activity diagram, class diagram, first-cut class diagram, updated class diagram, event table, use case diagram, use case description, system sequence diagram, multilayer design system sequence diagram, dan statechart diagram), dan (4) perancangan table, window, process, dan info window yang dibutuhkan.
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi uraian simpulan yang didapat dari kegiatan perancangan yang telah dilakukan serta saran - saran yang diharapkan dapat menjadi acuan untuk perbaikan atau pengembangan lebih lanjut.
