1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Persaingan bisnis saat ini sangatlah ketat, baik dalam pasar lokal maupun pasar global. Setiap perusahaan harus melakukan peningkatan kualitas produk, kecepatan respon terhadap permintaan konsumen, inovasi serta fleksibilitas produk. Hal-hal tersebut merupakan penyebab perusahaan harus melakukan investasi lebih dalam teknologi informasi terutama dalam proses pengadaan mereka. Dalam dunia bisnis para pemain bukan hanya perusahaan dan konsumen, tetapi pemasok yang memasok bahan baku produksi serta distributor atau perusahaan transportasi yang mendistribusikan produk jadi kepada konsumen atau yang mengirimkan bahan baku dari pemasok kepada perusahaan dan juga pelayanan after sales dari perusahaan yang harus memadai. Procurement merupakan salah satu proses pokok dari proses bisnis manufaktur. Kemajuan teknologi informasi (terutama teknologi internet) yang terus berkembang pesat menyebabkan perubahan dari konsep Procurement menjadi E-Procurement. Penggunaan E- Procurement ini menjadikan persediaan bahan baku dari pemasok terjaga baik dan barang hasil produksi kepada konsumen terpenuhi secara terus menerus tanpa ada kekurangan atau kelebihan barang jadi di pasar.
PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator merupakan salah satu dari perusahaan yang memproduksi produk escalator dan elevator berkualitas di Indonesia yang berdiri sejak 6 Oktober 1996 sampai sekarang dan tetap kompetitif saat ini. Dengan kemampuan dan strategi yang dimiliki PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalaor mampu berkompetitif pada saat ini mulai dari proses produksi yang terdiri dari sarana dan prasarana, proses produksi, pelesatarian lingkungan dan monitoring semuanya dilakukan dengan baik demi menjaga kualitas produk, penyimpanan dan pengiriman.
Pengaruh ketersediaan dalam memenuhi kebutuhanan maintenence spare part merupakan patokan penting dalam industri agar tetap produktif. Untuk mencapai tahap tersebut, Procurement and Material Control Section (PMCS) pada PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator tentunya harus memiliki pengelolaan yang baik agar biaya total yang dikeluarkan tetap ekonomis dengan mengetahui frekuensi pemesanan yang paling optimal tanpa harus mengalami kekurangan persediaan yang disebabkan prediksi jumlah pemesanan yang kurang tepat. Sistem yang telah berjalan pada perusahaan pada saat sekarang ini masih belum mempunyai fitur perencaan persediaan sehingga sering terjadinya kekurangan persediaan (out of stock) yang akan menyebabkan pelayanan costumer menjadi tidak maksimal, permintaan tidak terpenuhi value dari maintenence spare part yang berkurang, keluhan para costumer yang menjadikan nama baik perusahaan menurun di mata masyarakat. Untuk jenis maintenence spare part yang permintaannya banyak setiap tahunnya, hal itu sangat perlu diatasi dan diatur pengelolaannya karena sangat riskan permintaan tidak terpenuhi untuk beberapa kasus di PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator.
Dari uraian yang menjelaskan perhitungan manajemen mengenai pengendalian persediaan dan rancangan upaya meningkatkan integrasi proses bisnis agar menjadi lebih baik, maka penulis tertarik untuk mengangkat tulisan ini yang akan di analisis lebih lanjut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan di atas, penulis dapat mengidentifikasi masalah – masalah yang didapat sebagai berikut:
1. Bagaimana metode peramalan yang tepat digunakan MPCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator untuk memperkirakan permintaan maintenance spare part pada periode berikutnya agar tidak terjadi out of stock atau over stock?
2. Apa metode perhitungan pengadaan yang mempunyai total cost paling ekonomis yang tepat digunakan MPCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator diantara Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI), dan Minimum-Maximum Inventory (Min-Max) setelah mengetahui hasil peramalan?
3. Bagaimana pemanfaatan e-Procurement dalam meningkatkan integrasi proses bisnis MPCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator?
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan, penulis dapat mengidentifikasi ruang lingkup dalam mengembangkan aplikasi e-Procurement di PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator mencakup:
1. Proses bisnis pengadaan barang dalam naungan PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator dengan objek maintenence spare part, tidak diluar kriteria tersebut.
2. Periode data untuk analisis pada Januari 2014 – Desember 2014 dengan mengambil 1 sample produk sebagai penelitian.
3. Pengembangan sistem e-Procurement yang mencakup aktivitas keluar masuknya maintenence spare part sesuai yang dipesan kepada pemasok untuk memenuhi ketersediaan.
4. Tidak membahas keamanan, tidak membahas implementasi sistem dan detil proses pembayaran.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk:
1. Untuk mengetahui proses procurement dalam pengendalian persediaan maintenence spare part PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator dengan metode yang paling cocok guna mengatasi permasalahan yang dimiliki.
2. Mengembangkan sistem e-Procurement yang sesuai sebagai solusi yang tepat untuk mengatasi kendala di PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator.
Manfaat dari penyusunan penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis
a. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang luas tentang bisnis di dunia Manufacturing Industri.
b. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai E-Procurement pada suatu perusahaan untuk tetap berkompetitif.
2. Bagi Perusahaan
a. Untuk membantu perusahaan dalam merencanakan metode dan strategi apa yang sebaiknya digunakan.
b. Dengan hasil penelitian ini,diharapkan perusahaan dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan apa saja yang dimiliki sehingga dapat membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan di masa yang akan datang.
3. Bagi Pembaca
Dapat memahami apa saja proses-proses yang dimiliki suatu perusahaan dalam pengadaan barang dan penerapan strategi dan metode apa saja yang digunakan untuk membuat suatu perusahaan dapat tetap kompetitif. Dan dengan hal-hal tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan yang dimiliki.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian penulisan ini antara lain: 1.5.1 Metode Pengumpulan Data
1. Studi Kepustakaan (Library Research)
Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mencari, mengumpulkan, dan menelaah data dan informasi dari berbagai media seperti media cetak dan media elektronik seperti internet.
2. Survey Lapangan
Metode penelitian lapangan merupakan metode yang dilakukan peneliti dengan cara meneliti langsung pada bagian PMCS di PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator untuk mendapatkan data yang diperlukan dengan cara:
a. Wawancara (Interview)
Wawancara merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan pada bagian Procurement untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
b. Pengamatan (Observation)
Observasi merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap objek yang diteliti dari perusahaan tersebut.
c. Studi Dokumentasi (Review Documentation)
Studi dokumentasi merupakan proses penelusuran terhadap dokumen-dokumen bagian Procurement di PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator yang dijadikan sebagai temuan-temuan atau bukti-bukti audit dalam proses penelitian yang dilakukan.
1.5.2 Metode Analisis
Metode analisis proses bisnis yang digunakan dalam mengidentifikasi masalah yang dihadapi perusahaan dan mengidentifikasi kebutuhan informasi adalah dengan menggunakan analisis:
• Peramalan (Forecasting)
Peramalan yang dilakukan dengan menggunakan metode: o Moving Averages
o Weight Moving Averages o Exponential Smoothing
o Exponential Smoothing with Trend o Linear Regression
o Naive Method
• Persediaan Barang (Inventory)
Perhitungan persediaan barang yang dilakukan dengan menggunakan metode:
o Economic Order Quantity (EOQ) o Economic Order Interval (EOI)
o Minimum-Maximum Inventory (Min-Max)
1.5.3 Metode Pengembangan
Metode pengembangan proses bisnis yang digunakan dalam membuat rancangan baru atau rancangan yang diusulkan adalah dengan menggunakan pengembangan:
• Pengembangan Sistem
Proses pengembangan dalam menganalisis untuk menambahkan fitur baru, untuk memperbaharui atau menambahkan fitur baru pada sistem yang telah ada. Metode pengembangan sistem yang akan digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), sebagai berikut :
o Activity Diagram o Event Table o Usecase Diagram o Usecase Description
o Domain Model Class Diagram
o First Cut Class Diagram o Statechart Diagram o System Sequence Diagram o Three Layer Sequence Diagram o Updated Design Class Diagram
o Package Diagram
o User Interface o Navigation Diagram
• Pengembangan Arsitektur
Proses pengembangan dalam menganalisis untuk menentukan jaringan yang paling cocok untuk digunakan dalam melakukan implementasi sistem.
• Pengembangan Implementasi
Proses pengembangan dalam menganalisis untuk menentukan langkah-langkah kegiatan penjadwalan bila melakukan implementasi sistem.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 – PENDAHULUAN
Bab ini berisi mengenai latar belakang dari sebuah penelitian yang terdiri atas latar belakang penelitian, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan dalam melakukan penelitian ini.
BAB 2 – LANDASAN TEORI
Bab ini berisi mengenai ringkasan singkat yang menjadi kerangka teori dalam membahas analisis dalam pengendalian persediaan dan pengembangan e-Procurement PMCS PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator yang digunakan untuk menyelesaikan masalah.
BAB 3 – ANALISIS PROSEDUR BERJALAN
Bab ini berisi mengenai gambaran umum mengenai PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator berserta proses bisnis yang sedang berjalan pada pengadaan barang. Bab ini juga membahas analisis dalam menghitung pengendalian persediaan.
BAB 4 – PENGEMBANGAN E-PROCUREMENT
Bab ini berisi mengenai pengembangan sistem yang diusulkan dan dibuat untuk melengkapi kekurangan pada proses bisnis di PT. Mitsubishi Jaya Elevator and Escalator.
BAB 5 – SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi berupa simpulan dan saran yang merupakan penutup dari hasil analisis dan pengembangan pada penulisan yang dibuat.
