Manajemen dan Administrasi Contoh kasus.
A. Manajemen dan administrasi 1. Dalam pemerintahan
sebagaimana dianut dalam Tata Negara Republik Indonesia. MPR sebagai penentu kebijaksanaan dan Garis-garis Besar Haluan Negara yang berlaku dalam periode 5 tahunan merupakan administrasi, sedangkan pemerintah di bawah pimpinan presiden yang melaksanakan. Merealisasikan kebijaksanaan dan GBHN yang ditetapkan oleh administrasi merupakan manajemen.
Dari uraian penjelasan di atas, bahwa administrasi sifatnya menentukan garis besar suatu kebijakan umum(general policies). Sedangkan manajemen prosesnya ialah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasi (melaksanakan) suatu tujuan, dengan pemberian petunjuk, bimbingan, pengetahuan, dan pengaturan tindakan-tindakan yang diarahkan sedemikian rupa pada suatu usaha untuk merealisasi tujuan yang telah ditetapkan.
Lebih jauh lagi dapat disimpulkan bahwa dalam administrasi terdapat manajemen dan organisasi. Organisasi dalam pengertian sebagai wadah, atau tempat di mana metode yang ditentukan dan direalisasikan dapat melalui pemberian bimbingan dan pengaturan dari tindakan-tindakan.
2. Pengaturan Giro Perjalanan
Ternyata, atas nama manajemen yang prudent, otoritas Kerajaan Arab Saudi perlu melakukan berbagai pengecekan dan pemeriksaan, khususnya paspor, yang katanya adalah salah satu bentuk aktivitas pengendalian. Namun kalau kita tanya apa tujuan penyelenggaraan ibadah haji, hampir pasti jawabannya tidak akan bergeser dari (berfokus pada) jemaah haji: apakah itu kepuasaan, kenyamanan, keselamatan, keamanan dan sejenisnya.
Kita harus ingat bahwa manajemen adalah aktivitas untuk mencapai tujuan (goal, objective). Dengan kata lain, tujuan menentukan bentuk aktivitasnya. Dalam manajemen, aktivitas yang melingkupi korporat (seluruh organisasi) dikenal sebagai strategi korporat. Beda dari administrasi yang justru menekankan pada sisi aktivitas. Maksudnya, bentuk aktivitas amat menentukan aktualisasi tujuan. Jika administrasi dicampuradukkan dengan manajemen, yang terjadi: organisasi sulit mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena bentuk aktivitas tidak boleh atau tidak bisa disesuaikan. Saya tidak mengatakan bahwa manajemen identik dengan tujuan menghalalkan segala cara. Dalam manajemen tidak ada itu “segala cara” sebab cara atau strategi harus dirumuskan dengan cermat agar mencapai tujuan. Jadi tidak bisa “segala cara” alias asal-asalan.
3. Kasus Perizinan
mengikuti peraturan”. Peraturan itulah administrasi. Kondisi demikian telah terjadi puluhan tahun lamanya. Orde Reformasi yang katanya lebih baik dari Orde Baru nyatanya belum mampu mengatasi permasalahan tersebut. Bahkan di sejumlah hal terkesan dan terasa lebih buruk, mungkin karena adanya otonomi daerah yang kebablasan: otonomi daerah yang melahirkan raja-raja kecil di kabupaten/kota dan provinsi. Akhirnya tercipta persepsi seperti benang kusut, tidak tahu lagi apa dan di mana ujung pangkalnya. Apa benar begitu kusutnya sampai tidak bisa diurai lagi?
Menurut saya, kita masih bisa mengurainya. Kunci awalnya adalah memisahkan manajemen dari administrasi. Mengapa manajemen yang perlu dipisahkan? Karena manajemen inilah yang akan menjadi paradigma di lingkungan pemerintahan. Lalu di manakah posisi administrasi? Kita tempatkan sebagai penunjang atau pendukung manajemen. Saya kira, pemosisian seperti ini amat relevan dan sejalan dengan keinginan pemerintah untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik. Inilah tujuan utama pemerintah. Segala bentuk aktivitas pemerintahan harus diselaraskan dengan tujuan tersebut, termasuk aktivitas administrasinya. Dengan kata lain, berbagai bentuk aktivitas administrasi yang diperkirakan atau berpotensi menghambat pencapaian tujuan harus disingkirkan. Sulitkah melakukannya? Fakta menunjukkan tidak sulit.
4. Dalam Praktek Kehidupan Masyarakat
adalah pengaturan/pengurusan oleh orang-orang yang memegang jabatan manajemen di kantor tersebut. Dengan pembelajaran ilmu administarsi dan manajemen dimaksudkan agar para pelaku administrasi dan manajenem dapat mengatur di dalam organisasinya dan melaksanakan pelayanan yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen yang benar. Dengan sistematika administrasi yang baik, pelaksanaan tugas-tugas administrasi dapat lebih efektif dan efisien. Dengan manajemen yang baik, fungsi–fungsi manajemen dapat bekerja sebagaimana mestinya secara proporsional dan professional.
Berdasarkan dua pengertian tersebut di atas bahwa administrasi sifatnya menentukan kebijakan umum, sedangkan manajemen ialah bagaimana secara lansung kegiatan-kegiatan itu dilakukan dengan memberi petunjuk, bimbingan, pengetahuan dan pengaturan yang diarahkan secara sistematis untuk merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan.
B. Manajemen dan administrasi Publik 1. Konteks Politik Administrasi Publik
Administrative Decentralization & Political Power (1969) Herbert Kufman :
• Desentralisasi dan distribusi kekuasan di tingkat daerah
• Desentralisasi dan distribusi korupsi
• Hubungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
• Desentralisasi, distribusi sumberdaya dan dis-integrasi
Mengubah mekanisme penyaluran dana saja tidak cukup untuk mengatasi masalah dalam program BOS. Langkah penting yang harus segera dilakukan adalah memenuhi kebutuhan sekolah agar mampu menyediakan pelayanan berkualitas tanpa membebani warga. jika mekanisme penyaluran dana tidak diikuti pengawasan ekstraketat, terutama terhadap dinas pendidikan, potensi korupsi BOS akan jauh lebih besar dibanding pada tahun-tahun sebelumnya. Hasil riset Indonesia Corruption Watch memperlihatkan bahwa tanpa memiliki kewenangan dalam proses distribusi pun ternyata dinas pendidikan (kecamatan dan kabupaten/kota) tetap bisa ikut "menikmati"dana BOS. dalam kasus yang terjadi di Kabupaten Garut, Musyawarah Kepala Sekolah, pengawas, organisasi profesi guru tertentu, dan wartawan pun ikut memperoleh "jatah"dana BOS.
2. Konteks Birokrasi dalam Administrasi Publik
• Street Level Bureaucracy : the critical role of street level Bureaucrats (1980) : (peran street level birokrasi dalam diskresi pengambilan keputusan; diskresi vs responsibilitas, efektifitas, efisiensi, keadilan)
• Breaking through bureaucracy (1992) Michael barzealy & Babak J Armajani : (kepentingan publik berdasar perspektif pemerintah vs kepentingan masyarakat; kualitas pelayanan publik)
Contoh: Pemerintah sebagai Pelayan Masyarakat
Secara teoritis sedikitnya ada tiga fungsi utama yang harus dijalankan oleh pemerintah tanpa memandang tingkatannya, yaitu fungsi pelayan masyarakat (public service function), fungsi pembangunan (development function) dan fungsi perlindungan
menyediakan barang publik murni, khususnya barang publik yang bernama rules atau aturan (kebijakan publik). pemberian pelayanan publik oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat sebenarnya merupakan implikasi dari fungsi aparat negara sebagai pelayan masyarakat. karena itu, kedudukan aparatur pemerintah dalam pelayanan umum (public services) sangat strategis karena akan sangat menentukan sejauhmana pemerintah mampu
memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi masyarakat, yang dengan demikian akan menentukan sejauhmana negara telah menjalankan perannya dengan baik sesuai dengan tujuan pendiriannya.
3. Konteks Organisasi dalam Administrasi Publik Teori organisasi
• Scientific Management (1912) FW Taylor (tenaga informal dalam proses akumulasi modal dan dukungan bagi domonasi pembuat keputusan/ecision maker.)
• The Cooperative Mechanism (1949) Philip Zelsnick (partisipasi-kooptasi; kepemimpinan-kooptasi)
• Informal Organization and Their Relation to Formal Organization (1938) Chester I Barnard (teamwork-kualitas pelayanan; kinerja organisasi; klik-efisiensi/klik inefisiensi) • Struktur, Desain dan Budaya Organisasi (struktur, efisiensi, manajemen dan resolusi konflik)
Organisasi Administrasi Publik (Organisasi Pemerintah): Organisasi Publik harus memberi pelayanan yang sebaik-baiknya pada publik, jangan sampai karena perbuatan negatif nya menyebabkan masyarakat tidak percaya lagi pada Birokrat Publik, sehingga masyarakat sulit diharapkan partisipasinya.
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Sebagai suatu aturan, regulasi, dan kebijakan yang secara terus menerus menjamin perilaku yang benar bagi seluruh pegawai instansi pemerintah maka SOP sangat tepat diterapkan pada aktivitas administrasi perkantoran yang relatif bersifat rutin, berulang serta menghendaki adanya keputusan yang terprogram guna melayani pelanggannya. Dengan penerapan SOP secara konsisten maka administrasi perkantoran memiliki pedoman dalam menyelenggarakan Kebijakan Reformasi Birokrasi yang merupakan suatu kebijakan yang komprehensif dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi instansi pemerintah di Indonesia saat ini karena SOP selalu dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas bagi pegawai sesuai dengan peraturan yang berlaku dan target kinerja yang telah ditentukan yang selalu dimonitor dan ditinjau ulang setiap periode tertentu untuk mengakomodasi dan mengantisipasi dinamika tugas. Di sisi lain SOP juga sekaligus menjadi feedback guna penyesuaian antara kondisi yang dipersyaratkan dalam SOP dengan kondisi riil yang ada guna mencapai kinerja individu dan kinerja organisasi yang optimal. Bahkan dalam jangka panjang ,SOP dapat dijadikan sebagai langkah perbaikan kinerja pelayanan dan kinerja organisasi berdasarkan konsep manajemen kinerja.
4. Konteks SDM dalam Administrasi Publik
Contoh: Perbedaan Pelayanan Publik dan Swasta
sumber daya yang dimiliki dan mengalokasikan (dalam bentuk pelayanan publik dan subsidi) kepada rakyat demi kesejahteraannya. Oleh karena itulah, institusi pelayanan publik bertanggungjawab kepada otoritas politik dan hukum. Disamping itu pelayanan oleh pemerintah tidak bersifat mencari laba (non-profit oriented). Hal ini dikarenakan sumber pendanaan institusi publik berasal dari dana publik, yang berasal dari retribusi dan pajak. Sementara pihak swasta dalam mengelola sumber daya ekonomi adalah demi meraih keuntungan (profit oriented) bagi para pemegang saham atau pemilik lembaga. Sebab sumber pendanaannya dari pemegang saham, sehingga kepada merekalah pertanggungjawaban diberikan. Disisi lain, indikator keberhasilan lembaga swasta dapat diukur dari jumlah penjualan barang/jasa dan keuntungan yang dihasilkan. Namun tidak demikian dengan institusi publik. Salah satu fungsi negara adalah sebagai penyedia pelayanan publik dengan penyediaan public goods secara non profit oriented, artinya penyediaan layanan tidak boleh memperhitungkan seberapa besar profit atau keuntungan yang diperoleh. Sehingga, pelayanan publik akan bersifat ekonomis artinya biaya yang dibebankan harus terjangkau oleh masyarakat. Jadi, apabila indikator keberhasilannya seperti indikator keberhasilan institusi swasta jelas akan menyalahi fungsi negara sebagai penyedia public goods. Bertolak dari hal itulah, diterbitkan dan diberlakukan peraturan perundangan mengenai Standar Pelayanan Minimal (SPM) bagi pemerintah, terutama pemerintah daerah, sebab dengan otonomi daerah (desentralisasi pemerintahan) memiliki konsekuensi logis bahwa pemerintah daerah menerima pelimpahan fungsi pelayanan dari pusat.
• Productivity & Quality Management (1952) Marc Holzer (kualitas pelayanan sektor publik)
• Exploring the limit of Privatization (1987) Ronald C Moe (dampak provatisasi, informasi bagi decision making untuk privatisasi)
• Public and private management (1980) Graham T Allison (perbedaan pelayana sektor publik dan swasta)
Contoh: Perbedaan Pelayanan Sektor Publik dan Swasta
Salah satu perbedaan manajemen pada sektor publik dan sektor swasta yang dapat diidentifikasi dengan jelas adalah pada manajemen pelayanannya. Dalam bukunyaManagement in the Public Domain, Public Money and Management, Stewart & Ranson secara umum menggambarkan perbedaan manajemen pelayanan pada sektor publik dan manajemen pelayanan sektor swasta. Pelayanan pada sektor publik tidak menjadikan laba sebagai tujuan utamanya dan keputusan dalam manajemen sektor publik dapat bersifat memaksa. Hal ini berbeda dengan sektor swasta yang tidak bisa memaksa pelanggannya. Masyarakat bisa dipaksa untuk mematuhi aturan atau keputusan pemerintah, misalnya tentang penetapan tarif pajak dan harga pelayanan tertentu.
6. Konteks Kebijakan Publik dalam Administrasi Publik Contoh: Kebijakan BLT
maupun daerah. Kebijakan yang sama juga pernah dilakukan oleh pemerintah pada tahun 2005, ketika pemerintah menaikkan BBM sebesar 126 persen.
C. Manajemen Publik dan Manajemen Bisnis Contoh :
Proyek atau Teknis
Personil manajemen proyek ini adalah ahli bidang perusahaan beroperasi. Sebagai contoh, jika perusahaan bergerak dalam bidang nanufaktur otomotif, maka manajemen proyek akan mencangkup tehnisi, insinyur dan ahli bidang terkait. Tahap entri level dalam manajemen proyek tentu saja sebagai anggota tim da bekerja pada sebuah proyek tertentu. Setelah beberapa tahun baru akan diberikan pada tingkat eksekutif dimana orang tersebut akan memimpin sebuah tim. Disini, orang dapat bekerja dalm penelitian dan pengembangan, produksi, atau kebijakan perencanaan produksi.
Contoh lain :
Manajemen Penjualan.
Penjualan secara mudahnya adalah kegiatan memasarkan barang atau jasa umumnya kepada masyarakat dan khususnya kepada pembeli potensial. Dalam praktiknya, penjualan di jalankan dengan kedua cara yaitu ilmu dan seni. Untuk mencapai efisiensi yang maksimum, manajer penjualan harus merencanakan pendayagunaan sumber daya yang ada dalam wewenangnya. Perencanaan tersebut di buat agar sumber daya manusia, dana, perlengkapan, dan waktu yang ada dapat didayagunakan dengan sebaik-baiknya. Penjualan merupakan suatu kegiatan yang dimulai ketika suatu produk telah jadi, ada dan setelah terjadi transaksi
penjualan, jadi penjualan adalah ilmu atau seni yang mempengaruhi orang lain agar bersedia
didalam keberhasilan bisnis sangat besar karena peran dalam usaha inilah yang sebenarnya
secara langsung menghasilkan pendapatan atau penerimaan dari perusahaan. Prosedur
Administrasi penjualan adalah tata cara atau urutan perencanaan ,pengorganisasian, implementasi, pengendalian terhadap aktifitas kegiatan menjual yang dilakukan oleh
perusahaan melalui tenaga penjualan. Manajemen penjualan termasuk kegiatan penarikan,
pemilihan, perlengkapan, penugasan, penentuan rute, supervise, pembayaran dan
