STUDI TENTANG ILMU ADMINISTRASI
Konsep, Teori dan Dimensi
Drs. Ulbert Silalahi, M. A
RESUME
Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah Administrasi Negara
oleh
KHOTIBUL UMAM 712.1.1.1824
FAKULTA ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS WIRARAJA
BAB I
HAKIKAT KONSEP ADMINSTRASI
1. Pengantar
2. Arti Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Maka secara etimologis dapat diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi mengelola manusia, mengelola harta benda ke arah satu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
3. Administrasi Dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencacatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.
4. Administrasi dalam Arti Luas
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi seperti ini. Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompokj orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaankegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang di tentukan sebelumnya. (Sondang P. Siagian, 1980).
5. Pentingnya Studi Administrasi
Pentingnya studi dan peranan administrasi juga di sebabkan:
1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian.
2. Pola kehidupan keorganisasian (organizational life) ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional.
3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern.
4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional di maksudkan untuk menghasilakan keefektifan dan keefesienan pencapaian tujuan.
BAB II
SEJARAH PEMIKIRAN DAN ADMINISTRASI
1. Pengantar
Perkembangan pmikiranadministrasi (pendekatan dan teori) dalam perspektif dapat di gambarkan sebagai berikut:
Praktek – Praktek Administrasi
Seni
Klasik Tahap
Hubungan manusia
Birokrasi Ilmiah
“Ilmiah”
Teori Administrasi
Perilaku Ilmiah
Proses Ilmiah
Kuantitatif Ilmiah
Tahap
Sebagai
Sistem Ilmiah
“Ilmu”
Sekuensi perkembangan pemikiran administrasi
1. Observasi Filosofis
2. Dalam teknik analisis atau teknik pemecahan masalah
3. Dalam teknik administrasi
2. Perkembangan Pemikiran Administrasi sebagai “Seni”
Perkembangan administrasi sebagai seni dapat di bagi dalam dua fase, yaitu: a. Fase Sejarah
1. Mesopotamia
Yaitu administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutan (seperti pengangkutan sungai) dan logam di gunakan sebagai alat tukar menukar.
2. Babilonia
Menerapkan administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan pengangkutan.
3. Mesir
Peninggalan sejarah berupa piramida membuktikan bahwa teknik administrasi telah de terapkan, bahwa dalam pembangunannya pasti ada rencana, organisasi, kepemimpinan dan sistem pengawasan formal.
4. Cina
Kita juga mempunyai bukti-bukti bahwa kira-kira pada tahun 1100 SM, bangsa Cina telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
5. Romawi
Adanya administrasi perhubungan dan administrasi perpajakan yang memang di butuhkan oleh Romawi kuno pada saat itu.
b. Fase Sejarah hingga Revolusi Industri 1. Gereja Roma Katolik
2. Niccolo Machiavelli
Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengenbangan pemikiran administrasi dan manajemen. 20, yang di pelopori oleh F. W Taylor dan Henry Fayol.
1. Manajemen Ilmiah
2. Adanya Teori Administrasi
3. Adanya Teori Birokrasi
4. Pendekatan Hubungan Manusia (human relation approach)
5. Pendekatan Perilaku
6. Aliran Proses
7. Pendekatan Kuantitatif
8. Pendekatan Sistem
9. Pendekatan Kontingensi
4. Perkembangan Pemikiran Administrasi dan Manajemen Di Indonesia: Suatu Perspektif
masih tergolong sangat baru atau muda. Meskipun demikian, administrasi sebagai proses penyelenggaraan kerja sama, sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni telah ada dan berlangsung di Indonesia sejak dahulu kala.
BAB III
KEDUDUKAN ILMU ADMINISTRASI
1. Administrasi Sebagai Seni
Menurut George R. Terry (1977) mengatakan seni adalah kemampuan pribadi yang kreatif di tambah skill atau keterampilan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas.
2. Administrasi Sebagai Ilmu
Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematik, pengetahuan yang dari padanya dapat disimpulkan dalil-dalil tertentu menurut kaidah-kaidah yang umum.
Ilmu adalah pengetahuan yang sudah di coba dan diatur menurut urutan dan arti serta menyeluruh dan sistematik. (Moh. Nazir, 1985)
3. Administrasi sebagai “Bidang Studi” atau Disiplin Akademik
disiplin ilimu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam fakultas ilmu Administrasi dengan spesialisasi. Dengan ini membuktikan bahwa dan diakui ilmu administrasi sebagai disiplin akademik.
4. Administrasi sebagai Profesi
Jika, yang diatas menunjukan bahwa administrasi memiliki eksistensi sebagai seni, ilmu dan bidang studi yang dapat dipelajari untuk menjadi ahli atau memiliki keahlian administrasi, maka administrasi merupakan bidang profesi.
BAB IV
HUBUNGAN ILMU ADMINISTRASI DENGAN ILMU-ILMU LAIN
1. Pengantar
Salah satu cabang ilmu soaial yang mempelajari fenomena sosial yang berhubungan dengan kerja sama dan dinamika manusia dalam mencapai tujuan ialah ilmu Administrasi. Ilmu administrasi tergolong ke dalam ilmu praktika (applied science) dari ilmu-ilmu sosial karena kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan kehidupan.
2. Administrasi dengan Ilmu Politik
Menelaah hubungan administrasi dengan ilmu politik, lebih jelas dalam kaitannya dengan administrasi negara yang merupakan cabang dari administrasi umum dan sekaligus merupakan cabang ilmu politik.
Antara ilmu administrasi dengan Ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang sangat erat, saling melengkapi dan bahkan kadang-kadang sering overloping (tumpang tindih) antara yang satu dengan yang lain. Dilihat dari prinsip ekonomi dan prinsip administrasi. Maka keduanya adalah sama, yakni masalah efesiensi dan efektivitas. Administrasi bisa menjadi alat ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dan sebaliknya, ekonomi dapat digunakan sebagai alat administrasi hingga tercapainya tujuan yang direncanakan.
4. Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial
Pendekatan psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang mengubah tingkah laku manusia dan makhluk-makhluk lain. Para ahli psikologi (phsychologists) memperhatikan mereka dengan belajar dan mencoba untuk mengerti tingkah laku individu.
5. Administrasi dengan Antropologi
Menyadari bahwa bagaimana kita berprilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan kita dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang administrasi.
7. Administrasi dengan Ilmu Hukum
Ilmu hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi administrasi. Salah satu cabang ilmu hukum yang mempererat huubungan antara administrasi dengan ilmu hukum ialah dalam disiplin ilmu Hukum administrasi Negara.
8. Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak
BAB V
DIMENSI-DIMENSI ILMU ADMINISTRASI
1. Pengantar
Sondang P. Siagian (1978) menyebutkan adanya enam dimensi dalam membicarakan administrasi. Bidang-bidang tersebut adalah:
1. Filsafat Administrasi
2. Kepemimpinan (leadership)
3. Hubungan Manusia (Human Relations)
4. Organisasi
5. Administrasi Negara
Tentang dimensi-dimensi atau lungkup studi administrasi dapat juga dikemukakan pendapat Prajudi Atmosudirdjo (1980), berdasarkan konsep kerja yang terdiri dari:
1. Manajemen organisasi dan manajemen dianggap sebagai ciri dan inti dari studi administrasi.
2. Berdasarkan Subjek Pelaku
Berdasarkan subjek pelaku serta yang didasari oleh tujuan sifat kegiatan dan tujuan sifat dan kegiatan dan tujuan yang akan dicapai, maka kegiatan-kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh dan bersifat publik dan privat. Dengan kata lain, aktivitas-aktivitas kegiatan kerja sama manusia umumnya bersifat publik dan bersifat privat. Oleh sebab itu dimensi administrasi dapat dibedakan atas:
3. Berdasarkan Pengeluaran Sumber Daya
Jika dilihat cara pengelolaan kegiatan kerja sama, maka administrasi yang terdapat disemua aktifitas kerjasama organisasional, dapat dibedakan atas:
1. Manajemen Personel
2. Manajemen Perkantoran
3. Manajemen Keuangan
manajer untuk merencanakan, mengorganisasi, membimbing dan mengawasi kegiatan-kegiatan mereka yang memperbaiki pekerjaan organisasi.
BAB VI ORGANISASI
Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki mnemasuki organisasi (Herbert G. Hicks, sama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam nama beberapa orang disebut atasan dan ada sekelompok ada di sebut bawahan. (Sondang P. Siagian, 1980).
Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat di tinjau dari dua sudut pandangan: 1. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah. Yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan
manajemen dijalankan dan sifatnya adalah ”relatif statis”.
2. Organisasi dapat di pandang sebagai proses. Yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi
anggota organisasi dan sifatnya ”dinamis”.
3. Tujuan Organisasi
Kegiatan-kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan yaitu: 1. Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien
2. Tercapainya Kepuasan dari anggota organisasi
Dari sudut pandangan lain tujuan organisasi dikategorikan menjadi 3 tujuan yaitu: 1. Pelayanan (Service)
2. Keuntungan (Profit) 3. Tujuan Sosial
4. Asas-asas Organisasi
Setiap organisasi, baik publik maupun bisnis, perlu disusun dan dijalankan berdasarkan asa-asas tertentu agar dapat di capai hasil yang efisien dan efektif. Asa atau prinsip (priciples) mencapai 2 arah pikiran petunjuk kepada pemikiran atau rindakan:
2. Merupakan suatu cara atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan sesuai dengan kondisi yang dikehendaki.
5. Bentuk-bentuk Organisasi
1. Organisasi Lini atau Garis
2. Organisasi Lini dan staf
3. Organisasi Funsional
4. Organisasi Lini Fungsional
5. Organisasi Lini Staf Fungsional
MANAJEMEN
1. Pengantar
Studi administrasi dan manajemen diawali dengan suatu pandangan luas atau sifat, ruang lingkup dan fungsi penggunaannya dalam setiap aktifitas kerja sama organisasional. Dengan kata lain, administrasi dan manajemen merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja sama manusia organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat publik maupun privat maupun dunia bisnis modern. memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. (Sondang P. Siagian, 1978).
3. Tugas dan Peranan Manajemen
1. Manajer bekerja dengan ada melalui orang lain.
2. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan.
3. Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioriras.
4. Manajer harus berfikir Analitikal dan Konseptual.
5. Manajer adalah mediatir atau perantara.
6. Manajer adalah politisi.
7. Manajer adalah Diplomat.
1. Top Management (manajemen puncak)
2. Middle Management (Manajemen Tengah)
3. Lower Management (Manajemen Bawah)
Disamping tingkat manajemen diatas, maka tingkatan manajemen dapat di klasifikasikan menjadi lima yaitu:
1. Manajemen Puncak
2. Manajemen Puncak Menengah
3. Manajemen Menengah
4. Manajemen Menengah Operasional
5. Manajemen Operasional
5. Keterampilan Manajerial
1. Keterampilan Teknik
2. Keterampilan Hubungan Manusia
3. Keterampilan Konseptual
6. Kemampuan Manajerial di Indonesia dalam Perspektif
kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan yang sifatnya administratif dan manajerial dalam mana para pelaksana pembangunan belum memiliki kemampuan manajerial yang memadai.
7. Sumber Daya Manajemen
1. George R. Terri
a. Men (orang-orang)
b. Material (bahan-bahan atau peralatan)
c. Methods (metode-metode)
d. Money (Uang)
e. Market (Pasar)
2. John w. Neuner
a. Men (orang-orang)
b. Material (bahan-bahan atau peralatan)
c. Mechines (mesin-mesin)
d. Methods (metode-metode)
e. Money (Uang)
f. Morale (moral)
8. Prinsip-prinsip Manajemen
Menurut Herbert A. Simon (1981)), beberapa prinsip administrasi yang diakui, diantara prinsip-prinsip yang lebih umum yang terdapat dalam literatur mengenai administrasi atau manajemen adalah:
2. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengatur anggota-anggota kelompok dalam suatu hirarki wewenang yang pasti.
3. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan membatasi jarak pengawasan pada setiap sektor dalam organisasi sehingga jumlahnya menjadi kecil.
4. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengelompokan pekerjaan, untuk maksud-maksud pengawasan berdasarkan:
a. Tujuan
b. Proses
c. Langganan
d. Tempat
BAB VIII
FUNSI-FUNGSI MANAJEMEN
1. Pengantar
Sebagaimana telah diuraikan, bahwa ada kesukaran untuk membedakan kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen baik secara teoritik apalagi dalam praktek. Akan tetapi pada dasarnya, proses kegiatan administrasi lebih menitikberatkan pada penentuan tujuan organisasi serta merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen dititikberatkan pada penggerakkan dalam rangka pencapaian tujuan.
2. Klasifikasi Fungsi Manajemen
Menurut George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, dan fungsi ini lebih dikenal dan dipergunakan:
2. Organizing (pengorganisasian)
Pengertian perencanaan yaitu sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang di tentukan masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. (SP. Siagian, Filsafat Administrasi, 1980).
Tujuan perencanaan:
1. Perencanaan jalan atau cara untuk mengantisifasi dan merekam perubahan.
2. Perencanaan mamberikan pengarahan (direction) kepada administrator-adminisrator maupun
non administrator.
3. Perencanaan juga dapat menghindari atau setidak-tidaknya memperkecil atau tumpang tindih
dan pemborosan pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
4. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standard-standard yang akan digunakan untuk
memudahkan pengawasan.
4. Pengorganisasian
Adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. (George R. Terry, 1977).
Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:
1. Mewujudkan struktur organisasi
2. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas.
4. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
5. Sumber daya manusia yang materiil yang dibutuhkan dapat diketahui.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaanseluruh kegiatan organisasi untuk penjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. (Stephen P. Robbins, 1982).
Proses pengawasan mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi.
2. Menetapkan standard sebagai alat ukur pengawsan atau yang menggambarkan pekerjaan yang
dikehendaki.
3. Menentukan prosedur waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standard untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6. Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan atau
penyimpangan-penyimpangan yang berarti (significant).
Tujuan fungsi control yaitu:
1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau nungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya
BAB IX KEPEMIMPINAN
1. Pengantar
Manajemen dan kepemimpinan keraokali dianggap sebagai dua konsep dan aktivitas yang dianggap sama. Akan tetapi dilain pihak, oleh keeratan hubungan antara manajemen dan kepemimpinan dalam mencapai tujuan organisasi, sehingga beberapa sarjana menganggap, bahwa inti atau kunci dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership is the key of management). Jadi memimpin merupakan faktor yang penting dalam manajemen. Sehingga kepemimpinan adalah konsekuensi logis untuk melaksanakan fungsi manajemen.
Kepemimpinan adalah sebagai aktifitas mempengaruhi orang lain, baik secara individu maupun kelompok agar melakuykan aktifitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi tertentu.
Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Legitimasi Kekuasaan dan Otoritas Pemimpin
Seseorang dapat mempengaruhi atau diikuti orang lain atau sekelompok orangatau sebaliknya orang lain atau sekelompok menuruti atau mengikuti seseorang tidak lain karena posisi orang tersebut memperoleh legitimasi dengan memiliki kekuasaan atau otoritas.
Legitimasi posisi seorang pemimpin juga dapat didasarkan kepada sumber kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi:
1. Legal Power (kekuasaan legal). Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan pada otoritas rasional legal yang diperoleh karena ia memnduduki suatu posisi formal dalam hirarki organisasi.
2. Personal Power (Kekuasaan pribadi). Yaitu daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dorasakan baik dan benar. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari:
a. Tradisi
b. Kharisma atau referen
c. Keahlian
Beberapa pokok yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin:
1. Manusia bukan sebagai faktor produksi, bukan sebagai objek
2. Manusia adalah anggota dari berbagai kelompok sosial yang memiliki nsitem nilai sendiri yang kadang-kadang kontradiktif dengan sistem nilai dalam organisasi perusahaan.
4. Mengelola menyangkut pencapaian sasaran perusahaan yang tidak merusak martabat manusia.
5. Manusia bukan suatu entitas fragmentaris yang terpecah-pecah ke dalam pengetahuan, keahlian, sikap atau ciri kepribadian, tetapi merupakan suatu entitas yang utuh yang dipengaruhi oleh berbagai faktor
4. Teori Kepemimpinan
Dari berbagai penelitian tentang kepemimpinan berkembanglah berbagai pendekatan atau teori yang pada umumnya dapat dikategorikan atas:
1. Teori Sifat
Pada mulanya orang mengikuti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat.dalam hal ini pemimpin berasal dari kelas atau keluarga yang sama dan diwarisi. Akan tetapi ketika satu dinasti yang berkuasa jatuh dan diganti oleh orang lain dari kelas yang berbeda, orang didasarkan, bahwa pemimpin dapat berasal dari semua tingkatan sosial, bukan karena keturunan.
2. Teori Perilaku
Meskipun ditemukan sifat-sifat yang khas yang dapat digunakan untuk membedakan pemimpin yang sukses dan yang tidak sukses, tetapi banyak hasil riset yang bertentangan. Alasannya, pertama heterogenitas sifat-sifat unggul menambah kebingungan untuk memahaminya. Kedua, nilai tes mengenai diri pemimpin tidak selalu dapat meramalakan pemimpin yang efektif, sebab sifat-sifat itu mempengaruhi pengikut melalui beberapa gabungan. Ketiga, pemimpin yang efektif bergantung pada pola prilaku yang ditampilkan dan situasi.
3. Teori Kontingensi dan Stuasional
Kepemimpinan merupakan produk dari berbagai macam kegiatan, kekuatan dan interaksi pada saat yang bersamaan. Keberhasilan kepemimpinan akan ditentukan oleh faktor-faktor antara lain:
1) Pemimpin
2) Pengikut
3) Situasi
BAB X
PENGANBILAN KEPUTUSAN 1. Pengantar
keputusan dan keputusan yang diambl tidak perlu dipertanggungjawabkan atau dilaporkan karena tidak ditujukan untuk kepentingan kerja sama kelompok atau organisasi.
2. Pengertian Pengambilan keputusan
Beberapa batasan keputusan dan pengambilan keputusan dapay dikemukakan sebagai berikut:
Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah yang dihadapi yang menyangkut pengetahuan tentang hakikat dan masalah yang di hadapi, pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan masalah yang di hadapi, analisi masalah denang mempergunakan fakta dan data, mencari alternatif pemecahan, menganilisis setiap alternatif sehingga diketemukan alternatif yang paling rasional dan penilaian hasil yang dicapai sebagai akibat daripada keputusan yang diambil. (Sondang P. Siagian , 1981).
Hasil dari proses pengambilan keputusan dinamakan keputusan (decision).
Keputusan ialah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan menentukan suatu kesimpulan tentang apa yang harus atau tidak harus dilakukan dalam suatu situasi yang tertentu. (Mc Farland dalam Soewarno Handajaningrat, 1982).
Keputusan adalah suatu pengakhiran atau pemutusan suatu proses pemikiran tentang suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan (Choice) pada salah satu alternatif yang tertentu. (Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penganbilan keputusan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan atau satu kelompok orang (antarpimpinan atau antarpimpinan dan bawahan) dalam usaha memecahkan dan mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi dengan merumuskan, menetapkan sebagai alternatif. Satu dari beberapa alternatif yang dianggap paling baik, tepat dan rasional dipilih untuk dilaksanakan.
3. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah jawaban atau respon terhadap masalah yang dihadapi, meskipun keputusan tersebut tidak selalu merupakan pemecahan atau jalan keluar (solution) dari suatu masalah.
1. Siapa dan tingkat mana keputusan diambil
2. Bagaimana hakikat dari permaslahan
3. Bagaimana hakikat pengambilan keputusan
Adapun langkah-langkah yang sebaiknya ditempuh dalam proses pengambilan keputusanbiasanya adalah dengan:
1. Selidiki tujuan dan subtujuan
2. Bandingkan hasil nyata dengan tujuan
3. Merumuskan Masalah
4. Menganalisis Masalah
5. Menentukan pedoman pemecahan masalah
6. Mengsimpulkan dan menganalisis data yang relevan terhadap permasalahan
7. Mengidentifikasi dan mengembangkan alternatif
8. Menganalisis dan menilai setiap alternatif
9. Memilih dan menetapkan alternatif yang terbaik
10. Implementasi alternatif yang dipilih (keputusan)
11. Menilai umpan balik
Mengikuti pandangan Massie dan Douglas (1975), maka ada lima elemen dasar dalam proses pengambilan keputusan yang rasional yaitu:
1. Mengerti situasi permaslahan
3. Meneliti untuk dan menganalisis alternatif-alternatif
4. Mengevaluasi alternatif-alternatif dan memilih tindakan
BAB XI KOMUNIKASI
1. Arti Komunikasi
Secara sederhana disebut: jika ada dua orang atau lebih bertemu, maka secara tepat atau lambat mereka akan memulai berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Hal semacam ini disebut transaction stimulus, sedangkan kemudian orang yang berkata atau mengerjakan sesuatu berkenaan dengan stimulustasi dinamakan transaction response dan kedua transaksi ini sebelumnya harus ada sebelum komunikasi terjadi. Apalagi jika dua orang atau lebih berada dalam satu organisasi dengan sendirinya berlangsung proses komunikasi.
Komunikasi adalah pertukaran informasi dan pengiriman arti yang meupakan hal pokok bagi sistem sosial atau organisasi (Myers dan Myers, 1982).
2. Proses Komunikasi
Secara singkat dapat dikemikakan tentang proses komunikasi dan elemen-elemennya dalam pertanyaan: siapa melakukan aksi (sunber pesan atau pengiriman yang disebut sender), apa yang disampaikan (pesan atau massages), melalui apa pesan disampaikan (saluran atau channel), kepada siapa pesan ditujukkan (penerima pesan atau receivers), serta bagaimana reaksi penerima terhadap pesan (umpan balik atau feedback).
3. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
sistem komunikasi cara dalam mana hal itu dikelola mempunyai dampak signifikan terhadap keefektifan organisasi keseluruhan.
Aktifitas komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dalam organisai antara lain bertujuan untuk:
1. Meningkatkan hubungan kerja dan kerja samayang baik antar individu dan antarunit organisasi atau departemen.
2. Mengetahui sedini mungkin masalah-masalah yang timbul didalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dari masing-masing unit organisasi.
3. Mengurangi aspek negatif dari timbulnya konflik maupun frustasi.
4. Mendorong semangat kerja.
4. Sistem Komunikasi
1. Jaringan Komunikasi
Jenis jaringan komunikasi seperti dalam bagan berikut pada hakikatnya dapat digolongkan atas: 1. Terpusat
2. Tersebar 3. Sekuensial 4. Resiprokal
2. Arus Komunikasi
1. Komunikasi Vertikal merupakan komunikasi dari atas atau superior ke bawah atau subordinasi dan sebaliknya
2. Komunikasi horisontal yaitu proses komunikasi yang menunjukan arus informasi di antara orang-orang sejawat (peers) pada tingkat hirarkhi yang sama dalam organisasi.
3. Komunikasi diagonal merupakan proses komunikasi dimana arus informasi mengalir diantara orang pada tingkat hirarkhi organisasi yang tidak sama.
Komunikasi formal mengikuti saluran formal sebagai tergambarkan di dalam struktur organisasi. Komunikasi formal cenderung memperlihatkan komunikasi tugas, komunikasi antara atasan-atasan, atasan bawahan atau antara bawahan-bawahan sesuai dengan otoritas. Saluran komunikasi informal ada di luar saluran komunikasi formal dan tidak menuruti hirarkhi organisasi dan otoritas.
5. Hambatan Komunikasi Efektif
Paling sedikit terdapat 5 sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang menghambat proses komunikasi yang efektif (Schermercchonrn, 1986), yaitu:
1. Gangguan fisik
2. Masalah-masalah semantik
3. Diferensi kultural
4. Ketiadaan umpan balik
5. Efek status
Oleh sebab itu untuk menciptakan komunikasi yang efektif, perlu dilakukan tindakan-tindakan berikut (Gibson, dkk, 1984):
1. Mengadakan tindak langsung (following uf)
2. Mengatur arus Informasi (regulating information flow)
3. Memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback)
4. Penghayatan (empathy)
5. Pengulangan (repetition)
6. Mendorong saling mempercayai (encouraging mutual trust)
8. Menyederhanakan bahasa
9. Mendengarkan secara efektif
