BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Implementasi Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web

(1)

4.1. Implementasi Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web

Pembuatan program aplikasi Manajemen arsip ini ditujukan untuk user perusahaan PT. XYZ untuk pengefesiensi pemakaian kertas dan penggunaan gudang serta untuk mempermudah pencarian dokumen disaat dibutuhkan. Sistem kelola arsip yang sebelumnya masih manual sehingga kurang efesien baik dari segi waktu maupun tenaga. Aplikasi ini dapat diakses oleh user dimeja kerjanya masing-masing karena sistem ini berbasis web dan dalam lingkungan intranet. Melalui aplikasi ini karyawan dapat melihat arsip yang dibutuhkan dan mencetaknya apabila membutuhannya.

Setelah melakukan analisa dan perancangan terhadap aplikasi Manajemen arsip berbasis web, tahapan selanjutnya adalah implementasi dan pengujian. Pada tahapan pengujian terdapat dua cakupan spesifikasi kebutuhan sistem yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi aplikasi ini meliputi proses pengkodeaan basis data dan tampilan antar muka.

4.1.1. Spesifikasi Kebutuhan Sistem

Dalam aplikasi ini spesifikasi sistem menggunakan dua buah perangkat yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Berikut adalah kebutuhan sistem ini dibuat dan diuji.

1. Perangkat Keras (Hardware) a. Processor Intel Core 2 Duo b. RAM Memory 2GB. c. Hardisk 320 GB . 2. Perangkat Lunak (Software)

(2)

b. Php MyAdmin 3.2.4 c. XAMPP 1.7.3

d. MySQL client version: 5.1.41

4.2. Tampilan Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web

Untuk menjalankan aplikasi ini, yang dilakukan adalah membuka web browser, kemudian ketikkan nama host yang menjadi server pada bagian address (http://10.30.0.52/arsip/index.php). Bila host yang digunakan sama dengan host yang dipakai saat ini, nama host dapat diisi dengan localhost.

4.2.1. Halaman Tambah Dokumen

Pada halaman ini user memasukkan data dokumen yang akandisimpan pada database. Langkah awal adalah menentukan lokasi simpan dengan memilih Gudang, Baris, rak dan tingkat. Setiap field harus diisi semua kecuali file File boleh ditiadakan, karena tidak semua dokumen yang simpan mempunyai data softcopy. Setelah itu baru tekan tombol simpan untuk memasukan ke tabel database dokumen.

Pada halaman ini juga terdapat record yang sudah dimasukkan oleh Admin, yaitu Data Gudang, Data Kategori dan Data Media yang dibutuhkan untuk penyimpanan arsip, user dapat memilih record tersebut dengan select menu.

(3)

Gambar 4.1. Halaman untuk Input Dokumen Penggalan skrip halaman Tambah Dokumen.

a. FormTambahDataArsipProc.php ; if($stat == "newdata"){

$TanggalSimpan=date("Y-m-d"); $KodeUP=$_SESSION['KodeUP']; $Status=0;

$qryLogin = mysql_query("INSERT INTO tbldokumen (KodeDokumen, NomorDokumen, NamaDokumen, File, Status, Uraian, PIC, KodeMedia, NomorMedia, KodeGudang, KodeGudangBaris, KodeGudangRak, KodeGudangTingkat, TanggalSimpan, LamaSimpan, TanggalLamaSimpan, KodeKategori, KodeUP) values ( '".$KodeDokumen."', '".$NomorDokumen."', '".$NamaDokumen."', '".$NamaFile."', '".$Status."', '".$Uraian."', '".$PIC."', '".$KodeMedia."', '".$NomorMedia."', '".$KodeGudang."', '".$KodeGudangBaris."', '".$KodeGudangRak."', '".$KodeGudangTingkat."', '".$TanggalSimpan."', '".$LamaSimpan."', '".$TanggalLamaSimpan."', '".$KodeKategori."', '".$KodeUP."')");

javascript_page_redirect("Data Berhasil disimpan... ",$thispageback, $stat_close);

(4)

}

b. Penomoran Kode Dokumen Otomatis (FormTambahDataArsipProc.php) $qryLogin = mysql_query("SELECT KodeDokumen FROM tbldokumen order By NoUrut DESC LIMIT 1");

$a=1; while ($data=mysql_fetch_array($qryLogin)){ $b=$a-1; $KodeDokumenData[$b]=substr($data['KodeDokumen'],0,5); } $NomorUrut=$KodeDokumenData[$b]+1; if($NomorUrut<10){$NomorUrut="0000".$NomorUrut;} else if($NomorUrut<100){$NomorUrut="000".$NomorUrut;} else if($NomorUrut<1000){$NomorUrut="00".$NomorUrut;} else if($NomorUrut<10000){$NomorUrut="0".$NomorUrut;} else $NomorUrut; $KodeDokumen=$NomorUrut."/".$KodeKategori."/".date("m")."/".date(" Y");

c. Merubah Nomor File menjadi nama file if ($File!=""){ //proses ganti nama file $TipeFile=$_FILES["File"]["type"]; $NamaFile=$_FILES["File"]["name"]; $UkuranFile=$_FILES["File"]["size"]; $tmpfile=$_FILES["File"]["tmp_name"]; $err=$_FILES["File"]["error"]; $BaseName=basename($NamaFile); $arr_NamaFile=explode(".",$NamaFile);

$NamaDok = str_replace("/","_",$KodeDokumen); //merubah tanda / ke _ $NamaFile = $NamaDok.".".$arr_NamaFile[1];

move_uploaded_file($tmpfile,"C:\\xampp\\htdocs\\arsip\\dokumen\\".$NamaF ile);

$addsql = "NamaFile = '".$NamaFile."',"; }

4.2.2. Halaman Persetujuan Simpan

Gambar 4.2 merupakan gambar halaman proses persetujuan simpan dokumen yang telah dimasukkan oleh User. Halaman ini hanya menampilkan dokumen yang berstatus “0”, yang selanjutnya apabila supervisor melakukan menekan tombol dengan status “1”

(5)

Gambar 4.2. Halaman Persetujuan Simpan Penggalan skrip Persetujuan Simpan;

if($stat == "proses_approve"){ $Counter=trim($_POST['Counter']); for($a=1;$a<=$Counter;$a++){

if($_POST['KodeDokumen_'.$a] != "" ){

$KodeDokumen = $_POST['KodeDokumen_'.$a];

$qryLogin = mysql_query("UPDATE tbldokumen SET Status = 1 WHERE KodeDokumen = '".$KodeDokumen."'");

} }

javascript_page_redirect("Data Sudah Di Setujui...",$thispageback2,$stat_close); }

4.2.3. Halaman Lihat Arsip.

Halaman ini digunakan oleh user untuk melihat dokomen yang telah disetuji oleh supervisor. Status arsip yang ditampilkan adalah masih valid dan belum dipinjam.

Gambar 4.3. Layar Halaman lihat arsip

Penggalan skrip ( FormTambahArsipView.php ) : a. Lihat asrip

$qryLoginDokumen = mysql_query("SELECT * FROM tbldokumen where Status = 1 $addsql LIMIT $offset, $dataPerPage");

$a=1;

while ($datadokumen=mysql_fetch_array($qryLoginDokumen)){ $b=$a-1;

(6)

$NomorDokumen[$b] = $datadokumen['NomorDokumen']; $NamaDokumen[$b] = $datadokumen['NamaDokumen']; $File[$b] = $datadokumen['File']; $Status[$b] = $datadokumen['Status']; $Uraian[$b] = $datadokumen['Uraian']; $PIC[$b] = $datadokumen['PIC']; $TanggalSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalSimpan']; $LamaSimpan[$b] = $datadokumen['LamaSimpan']; $TanggalLamaSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalLamaSimpan']; $KodeMedia[$b] = $datadokumen['KodeMedia'];

$qryLoginMedia = mysql_query("SELECT * FROM tblmedia where KodeMedia = '".$KodeMedia[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($datamedia=mysql_fetch_array($qryLoginMedia)){ $d=$c-1; $NamaMedia[$d] = $datamedia['NamaMedia']; } $NamaMedia[$b] = $NamaMedia[$d]; $KodeKategori[$b] = $datadokumen['KodeKategori'];

$qryLoginKetegori = mysql_query("SELECT * FROM tblkategori where KodeKategori = '".$KodeKategori[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($datakategori=mysql_fetch_array($qryLoginKetegori)){ $d=$c-1; $NamaKategori[$d] = $datakategori['Kategori']; } $NamaKategori[$b] = $NamaKategori[$d]; $KodeGudang[$b] = $datadokumen['KodeGudang'];

$qryLoginGudang = mysql_query("SELECT * FROM tblgudang where KodeGudang = '".$KodeGudang[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($dataGudang=mysql_fetch_array($qryLoginGudang)){ $d=$c-1; $NamaGudang[$d] = $dataGudang['NamaGudang']; } $KodeGudangBaris[$b] = $datadokumen['KodeGudangBaris'];

$qryLoginGudangBaris = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangbaris where KodeGudangBaris = '".$KodeGudangBaris[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($dataGudangBaris=mysql_fetch_array($qryLoginGudangBaris)){ $d=$c-1; $NamaGudangBaris[$d] = $dataGudangBaris['Keterangan']; } $KodeGudangRak[$b] = $datadokumen['KodeGudangRak'];

$qryLoginGudangRak = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangrak where KodeGudangRak = '".$KodeGudangRak[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1;

(7)

$d=$c-1;

$NamaGudangRak[$d] = $dataGudangRak['Keterangan']; }

$KodeGudangTingkat[$b] = $datadokumen['KodeGudangTingkat'];

$qryLoginGudangTingkat = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangtingkat where KodeGudangTingkat = '".$KodeGudangTingkat[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangTingkat=mysql_fetch_array($qryLoginGudangTingkat)){ $d=$c-1; $NamaGudangTingkat[$d] = $dataGudangTingkat['Keterangan']; } $LokasiFisik[$b] = $NamaGudang[$d]."</br>".$NamaGudangBaris[$d]."</br>".$NamaGudangR ak[$d]."</br>".$NamaGudangTingkat[$d]; $StatusPinjam[$b] = $datadokumen['StatusPinjam']; switch($StatusPinjam[$b]){

case 0 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Ada Di Gudang"; break;

case 1 : $StatusPinjam[$b] = "Menunggu Proses Approval Pinjaman"; break; case 2 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Sedand Dipinjam"; break;

} ?> b. Script Searching ; $KodeKategoriCari = $_GET['KodeKategoriCari']; $StatusPinjamDokumen = $_GET['StatusPinjamDokumen']; $Keyword = $_GET['Keyword'];

if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword != "") {$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";}

else if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword == "" ){$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' ";} else if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen == "" and $Keyword != "" ){$addsql = " and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";}

else if ($KodeKategoriCari == "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword != "" ){$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";} else if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen == "" and $Keyword == "" ){$addsql = " and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' ";}

else if ($KodeKategoriCari == "" and $StatusPinjamDokumen != "" and

$Keyword == "" ){$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' ";}

(8)

else if ($KodeKategoriCari == "" and $StatusPinjamDokumen == "" and $Keyword != "" ){$addsql = " and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";}

<tr>

<td width="82" align="right" valign="top" class="format3b" >Status   </td>

<option value="0" <?php if($StatusPinjamDokumen == "0" ){ echo "selected = 'selected'";}?> >Ada Digudang</option>

<option value="1" <?php if($StatusPinjamDokumen == "1" ){ echo "selected = 'selected'";}?> >Proses Persetujuan</option>

<option value="2" <?php if($StatusPinjamDokumen == "2" ){ echo "selected = 'selected'";}?> >Dipinjam</option>

</select></td>

<td width="165" align="right" valign="top" class="format3b" >Pilih Kategori</td>

<option></option> <?php

$qryLoginKategori = mysql_query("SELECT * FROM tblkategori"); $a=1; while ($datakategori=mysql_fetch_array($qryLoginKategori)){ $b=$a-1; $KodeKategori[$b]=$datakategori['KodeKategori']; $Kategori[$b]=$datakategori['Kategori']; if($KodeKategoriCari == $KodeKategori[$b]){

echo "<option value=$KodeKategori[$b] selected='selected'> $Kategori[$b]</option>\n";

}else{

echo "<option value=$KodeKategori[$b]> $Kategori[$b]</option>\n";

} }?>

</select></td>

(9)

</tr>

4.2.4. Halaman Pinjam Arsip.

Halaman ini digunakan oleh user untuk meminjam dokumen untuk keperluan tertentu. User dapat meminjam dokumen maksimal 1 (satu) bulan dan dokumen dapat dipinjamkan setelah mengisi form pinjam dokumen, seperti : tanggal pinjam, tanggal kembali serta keperluannya buat apa.

Gambar 4.4. Layar Halaman data Dokumen yang Valid untuk dipinjam

Gambar 4.5. Layar Halaman Proses Pinjam Dokumen

Penggalan skrip (FormTambahPinjamArsipProc.php) ; if($stat == "proses_pinjam"){

$KodeDokumen=trim($_POST['KodeDokumen']); $TujuanPinjam=trim($_POST['TujuanPinjam']); $TanggalPinjam=trim($_POST['TanggalPinjam']);

(10)

$TanggalKembali=trim($_POST['TanggalKembali']); $TanggalPinjam_arr=explode("-",$TanggalPinjam); $TanggalKembali_arr=explode("-",$TanggalKembali); $StringTanggalPinjamPlusSatuBulan = mktime(0,0,0,$TanggalPinjam_arr[1]+1,$TanggalPinjam_arr[0],$Tanggal Pinjam_arr[2]);

$StringTanggalKembali = mktime (0, 0, 0, $TanggalKembali_arr[1], $TanggalKembali_arr[0], $TanggalKembali_arr[2]); if($StringTanggalKembali < $StringTanggalPinjamPlusSatuBulan){ $TanggalPinjam=$TanggalPinjam_arr[2]."-".$TanggalPinjam_arr[1]."-".$TanggalPinjam_arr[0]; $TanggalKembali=$TanggalKembali_arr[2]."-".$TanggalKembali_arr[1]."-".$TanggalKembali_arr[0];

$qryLogin = mysql_query("UPDATE tbldokumen SET TujuanPinjam =

'".$TujuanPinjam."',TanggalPinjam = '".$TanggalPinjam."',TanggalKembali = '".$TanggalKembali."',

StatusPinjam = 1

WHERE KodeDokumen = '".$KodeDokumen."'");

javascript_page_redirect("Proses Pinjam Selesai, tunggu persetujuan...",$thispageback,$stat_close);

}else{

javascript_page_redirect("Lama Pinjam Lebih Dari Satu Bulan","$thispageback4?KodeDokumen=$KodeDokumen",$stat_close);

} }

4.2.5. Halaman Persetujuan Retensi

Halaman ini dugunakan oleh supervisor untuk menyetujui dokumen yang telah retensi, dokumen tersebut mau dihapus atau mau disimpan ulang. Kalau mau disimpan ulang Supervisor dapat menekan tombol simpan ulang lalu merubah tanggal retensi dengan yang diinginkan. Dan apabila sudah tidak disimpan lagi maka dapat langsung menekan tombol hapus. Sistem akan mengkonfirmasi apakah dokumen mau dihapus? Kalau YA sistem akan menghapusnya dari database dan tidak untuk membatalkannya.

(11)

Gambar 4.7. Layar Halaman Proses ubah masa Retensi

Penggalan skrip ( DataApprovalRetensiArsip.php ) a. Script Proses terjadi Retensi;

$qryLoginDokumen = mysql_query("SELECT * FROM tbldokumen WHERE Status = 1 and TanggalLamaSimpan <= '".$TanggalAkhir."' ");

$a=1; while ($datadokumen=mysql_fetch_array($qryLoginDokumen)){ $b=$a-1; $KodeDokumen[$b]= $datadokumen['KodeDokumen']; $NomorDokumen[$b] = $datadokumen['NomorDokumen']; $NamaDokumen[$b] = $datadokumen['NamaDokumen']; $File[$b] = $datadokumen['File']; $Status[$b] = $datadokumen['Status']; $Uraian[$b] = $datadokumen['Uraian']; $PIC[$b] = $datadokumen['PIC']; $TanggalSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalSimpan']; $LamaSimpan[$b] = $datadokumen['LamaSimpan']; $TanggalLamaSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalLamaSimpan']; $TanggalLamaSimpan_arr = explode("-",$TanggalLamaSimpan[$b]); $TanggalLamaSimpan[$b] = $TanggalLamaSimpan_arr[2]."-".$TanggalLamaSimpan_arr[1]."-".$TanggalLamaSimpan_arr[0]; $NamaMedia[$b] = $datadokumen['NamaMedia']; $KodeGudang[$b] = $datadokumen['KodeGudang'];

$qryLoginGudang = mysql_query("SELECT * FROM tblgudang where KodeGudang = '".$KodeGudang[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($dataGudang=mysql_fetch_array($qryLoginGudang)){ $d=$c-1; $NamaGudang[$d] = $dataGudang['NamaGudang']; } $KodeGudangBaris[$b] = $datadokumen['KodeGudangBaris'];

(12)

$qryLoginGudangBaris = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangbaris where KodeGudangBaris = '".$KodeGudangBaris[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($dataGudangBaris=mysql_fetch_array($qryLoginGudangBaris)){ $d=$c-1; $NamaGudangBaris[$d] = $dataGudangBaris['Keterangan']; } $KodeGudangRak[$b] = $datadokumen['KodeGudangRak'];

$qryLoginGudangRak = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangrak where KodeGudangRak = '".$KodeGudangRak[$b]."' LIMIT 0, 1");

$c=1; while ($dataGudangRak=mysql_fetch_array($qryLoginGudangRak)){ $d=$c-1; $NamaGudangRak[$d] = $dataGudangRak['Keterangan']; } $KodeGudangTingkat[$b] = $datadokumen['KodeGudangTingkat'];

$qryLoginGudangTingkat = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangtingkat where KodeGudangTingkat = '".$KodeGudangTingkat[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangTingkat=mysql_fetch_array($qryLoginGudangTingkat)){ $d=$c-1; $NamaGudangTingkat[$d] = $dataGudangTingkat['Keterangan']; } $LokasiFisik[$b] = $NamaGudang[$d]."</br>".$NamaGudangBaris[$d]."</br>".$NamaGudangR ak[$d]."</br>".$NamaGudangTingkat[$d]; $StatusPinjam[$b] = $datadokumen['StatusPinjam']; switch($StatusPinjam[$b]){

case 0 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Ada Di Gudang"; break;

case 1 : $StatusPinjam[$b] = "Menunggu Proses Approval Pinjaman"; break;case 2 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Sedand Dipinjam"; break; }

?>

b. Script Proses Simpan Ulang; if($stat == "simpanulang"){ $KodeDokumen=trim($_POST['KodeDokumen']); $LamaSimpan=trim($_POST['LamaSimpan']); $TanggalLamaSimpan=trim($_POST['TanggalLamaSimpan']); $TanggalLamaSimpan_arr=explode("-",$TanggalLamaSimpan); $Tahun=$TanggalLamaSimpan_arr[2]+$LamaSimpan; $TglLamaSimpan=$Tahun."-".$TanggalLamaSimpan_arr[1]."-".$TanggalLamaSimpan_arr[0];

$qryLogin = mysql_query("UPDATE tbldokumen SET TanggalLamaSimpan = '".$TglLamaSimpan."'

(13)

javascript_page_redirect("Lama Simpan Sudah dIperbaharui...",$thispageback3,$stat_close);

}

c. Script proses hapus;

if ($proses == "deletedata"){

$qryLogin = mysql_query("DELETE FROM tbldokumen WHERE KodeDokumen='$KodeDokumen'");

javascript_page_redirect("Data Berhasil dihapus...","$thispage",$stat_close); }

4.3.Pengujian

Pengujian program aplikasi ini dilakukan dengan metode Black box testing. Metode black box ini merupakan pengujian program berdasarkan fungsi dari program. Tujuan dari metode black box testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan metode black box testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah masukkan ( input ) pada program aplikasi yang kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsiaonalnya untuk melihat apakah program aplikasi menghasilkan keluaran ( output ) yang diinginkan dan sesuai dengan fungsi dari program aplikasi tersebut.

Bila dari input yang diberikan proses menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program aplikasi yang bersangkutan telah benar, tetapi bila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program aplikasi tersebut. Pengujian dilakukan dengan mencoba semua kemungkinan yang terjadi dan dilakukan secara berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan kesalahan, maka akan dilakukan penelusuran dan perbaikan ( debugging ) untuk memperbaiki 84 kesalahan yang terjadi. Jika telah selesai melakukan perbaikan maka akan dilakukan pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga diperoleh hasil yang terbaik.

(14)

4.3.1. Skenario Pengujian

Skenario pengujian diperlukan untuk mengetahui apakah menu-menu yang ada dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Skenario pengujian dilakukan dengan memilih dari setiap pilihan yang ada pada tampilan aplikasi Manajemen Arsip. Skenario dilakukan satu persatu dalam kondisi yang mungkin terjadi. Skenario tersebut dirangkum dalam Tabel 4.1 skenario pengujian.

Tabel 4.1 skenario pengujian. No Deskripsi

Fungsional

Kelompok Uji

Kasus Uji Hasil Yang diharapkan 1 Input

Dokumen

Normal Mengelola dokumen yang akan diinput, seperti menentukan lokasi penyimpanan, kategori dokumen, menentukan Media, memasukkan data dokumen serta menentukan berapa lama

dokumen tersebut disimpan.

Diklarifikasi bahwa data tersebut telah dikelola dan disimpan pada database.

Data Salah Mengelola data input dokumen, seperti menambah data, jika data

salah dan tidak jadi tekan tombol hapus. Apabila ada salah satu data yang tidak dimasukkan kecuali untuk data file (lampiran file) sistem akan mengeluarkan pesan

Sistem tidak akan memproses dan mengeluarkan

pesan “Mohon masukkan

(15)

bahwa harus memasukkan datanya.

2 Persetujuan Simpan

Normal Mengelola dokumen yang diinput oleh user untuk disimpan. kalau data dokumen yang dimasukkan salah, makan melakukan perubahan lalu menyimpannya. Dan kalau data yang dimasukkan sudah sesuai, makan tekan tekan tombol simpan untuk persetujuan penyimpanan.

Diklarifikasi bahwa data tersebut telah disetujui untuk disimpan.

3 Lihat Dokumen

Normal Melihat data dokumen yang tersimpan didata base.

Muncul list data dokumen yang tersimpan dan status dokumen tersebut apakah sednag dipinjam atau akan dipinjam serta sudah retensi. 4 Tambah

Pinjam

Normal Menampilkan data dokumen yang belum dipinjam dan user memilih dokumen untuk dipinjam lalu menekan tombol pinjam.

Diklarifikasi bahwa proses pinjam akan disetujui terlebih dahulu oleh supervisor.

Data Salah Tidak memasukkan

tanggal pinjam, alasan

Sistem akan menginformasikan

(16)

pinjam sistem akan menolak.

bahwa data harus dimasukkan.

5 Persetujuan Pinjam

Normal Mengelola dokumen yang akan dipinjam oleh user untuk keperluan tertentu.Supervisor dapat menekan tombol setuju atau menekan tombol tidak setuju untuk membatalkannya. Sistem akan menginformasikan bahwa pinjaman telah disetujui. 6 Persetujuan Retensi

Normal Mengelola dokumen yang tersimpan pada database dalam jangka waktu tertentu. Dokumen yang telah habis masa simpannya akan muncul didalam data retensi untuk dilakukan eksekusi oleh Supervisor. Kalau dokumen yang sudah tidak disimpan lagi, bisa langsung dihapus dengan menekan tombol hapus. Dan untuk dokumen yang mau diperpanjang masa penyimpanannya, dapat menekan tombol simpan ulang, lalu perbaharui tanggal simpannya kembali.

Diklarifikasi bahwa data tersebut telah dikelola dan disimpan pada database. dan jika dilakukan

penghapusan

makan data dokumen akan berkurang.

(17)

4.3.2. Hasil Pengujian.

Dari skenario pengujian terkahir yang dilakukan dapat diperoleh hasil pengujian. Dari hasil pengujian pada menu setiap pilihan yang ada pada aplikasi ini terangkum dalam tabel hasil pengujian. Berikut tabel hasil pengujian dirangkum dalam tabel 4.2. hasil pengujian :

Tabel 4.2. hasil pengujian No Deskripsi

Fungsional

Kelomp ok Uji

Kasus Uji Hasil Yang diharapkan Hasil 1 Input Dokumen Normal Mengelola dokumen yang akan diinput, seperti menentukan lokasi penyimpanan, kategori dokumen serta menentukan berapa lama dokumen tersebut disimpan. Diklarifikasi bahwa data tersebut telah dikelola dan disimpan pada database. Sukses Data Salah Mengelola data input dokumen, seperti menambah data, jika data salah dan tidak jadi tekan tombol hapus. Apabila ada salah satu data yang tidak dimasukkan

kecuali untuk data

Sistem tidak akan memproses dan mengeluarkan pesan “Mohon masukkan data ... !!!” Sukses

(18)

file (lampiran file)

sistem akan mengeluarkan

pesan bahwa harus memasukkan datanya. 2 Persetujuan Simpan Normal Mengelola dokumen yang diinput oleh user untuk disimpan. kalau data dokumen yang dimasukkan salah, makan melakukan perubahan lalu menyimpannya.

Dan kalau data yang dimasukkan sudah sesuai, makan tekan tekan tombol simpan untuk persetujuan penyimpanan. Diklarifikasi bahwa data tersebut telah disetujui untuk disimpan. Sukses 3 Lihat Dokumen

Normal Melihat data dokumen yang tersimpan didata base.

Muncul list data dokumen yang tersimpan dan status dokumen tersebut apakah sednag dipinjam atau akan dipinjam serta sudah retensi. Sukses

(19)

4 Tambah Pinjam

Normal Menampilkan data dokumen yang belum dipinjam dan user memilih dokumen untuk dipinjam lalu menekan tombol pinjam. Diklarifikasi bahwa proses pinjam akan disetujui terlebih dahulu oleh supervisor. Sukses Data Salah Tidak memasukkan tanggal pinjam, alasan pinjam sistem akan menolak. Sistem akan menginformasik an bahwa data harus dimasukkan. Sukses 5 Persetujuan Pinjam Normal Mengelola dokumen yang akan dipinjam oleh

user untuk keperluan

tertentu.Supervisor dapat menekan tombol setuju atau menekan tombol tidak setuju untuk membatalkannya. Sistem akan menginformasik an bahwa pinjaman telah disetujui. Sukses 6 Persetujuan Retensi Normal Mengelola dokumen yang tersimpan pada database dalam jangka waktu tertentu. Dokumen yang telah habis

Diklarifikasi bahwa data tersebut telah dikelola dan disimpan pada database. dan jika dilakukan Sukses

(20)

masa simpannya akan muncul didalam data retensi untuk dilakukan eksekusi oleh Supervisor. Kalau dokumen yang sudah tidak disimpan lagi, bisa langsung dihapus dengan menekan tombol hapus. Dan untuk dokumen yang mau diperpanjang masa penyimpanannya, dapat menekan tombol simpan ulang, lalu perbaharui tanggal simpannya kembali. penghapusan makan data dokumen akan berkurang.

4.4.Analisa hasil pengujian.

1. Pengujian terhadap halamanTambah Dokumen, halaman ini bisa diakses dengan user level 1 dan 2, yaitu level satu adalah Supervisor dan level 2 adalah User biasa. Pada halaman ini terdapat pengolahan data dokumen yaitu memasukkan record baru dan sistem akan menyimpannya kedalam database. dan jika user ingin membatalkan data yang sudah diisi maka user memilih tombol “hapus” dan data tidak jadi tersimpan dalam database.

(21)

2. Pengujian terhadap halaman Persetujuan Simpan, halaman ini hanya bisa diakses oleh user dengan level 1, yaitu supervisor. Pada halaman ini terdapat pengolahan data penyimpanan dokumen yang telah di input oleh user. Apabila data yang masukkan sudah benar makan dapat langsung disimpan dengan cara menekan tombol simpan dan apabila data yang dimasukkan masih perlu dilakukan perubahan, maka dapat menakan tombol ubah lalu lakukan perubahan data dokumen yang sesuai. Selanjutnya tekan tombol simpan dan sistem akan merubah level dokumen yang semula tidak dapat dilihat oleh user akhirnya bisa dilihat.

3. Pengujian terhadap halaman Lihat Data Dokumen, halaman ini bisa diakses oleh user level 1 dan 2, yaitu 1 sebagai Supervisor dan 2 sebagai user biasa. Pada halaman ini terdapat data dokumen yang tersimpan secara detail, kalau dokumen tersebut sedang dipinjamkan makana akan muncul pesan pada kolom Status Fisik bahwa dokumen tersebut “sedang dipinjam” dan kalau dokumen tersebut sedang diajukan pinjam makan akan muncul pesan “akan dipinjam”. User juga dapat memfilter dokumennya berdasarkan kategori. Dan untuk mempercepat proses pencarian dokumen, pada halaman ini juga dilengkapi denga fitur searching, user dapat memasukkan keyword tertentu untuk pencarian dokumen.

4. Pengujian terhadap halaman Pinjam Dokumen, pada halaman ini hanya menampilkan data arsip yang valid untuk dipinjam. user dapat meminjamkan dokumen untuk keperluan tertentu dengan cara menekan tombol pinjam maka sistem akan mengkonfirmasi apakah “Apakah Ingin Meminjam Dokumen ?” dan kalau kita klik “OK” maka sistem akan menampilkan halaman Proses Pinjam. Lama pinjam maksimum adalah 30 hari, dan kalau user memasukkan tanggal kembali melebihi dari 30 hari, maka sistem akan mengeluarkan pesan “Lama Pinjam melebih dari satu bulan” dan sistem akan kembali ke halaman proses simpan. Setelah user mengisikan data pinjam dokumen tekan tombol simpan untuk disetujui oleh Supervisor.

5. Pengujian terhadap halaman Persetujuan Pinjam, halaman ini hanya dapat tampil untuk level user “1” yaitu sebagai Supervisor untuk melakukan persetujuan pinjam dokumen untuk user. Disini sistem merubah kode Status

(22)

Pinjam pada database dari “1” yaitu “Mau Dipinjam” menjadi “2” yaitu “Dipinjam”, dan sistem akan mengurangi tampilan record pada halaman Pinjam Arsip untuk tidak ditampilkan.

6. Pengujian terhadap halaman Persetujuan Retensi, halaman ini juga hanya dapat diakses oleh Supervisor dan hanya menampilkan record dokumen yang sudah retensi untuk dilakukan eksekusi oleh Supervisor. Disini ada dua pilihan proses, yaitu hapus dan simpan ulang. Kalau dokumen tersebut masih diperlukan makan dapat memperpanjang masa retensi dengan cara tekan tombol simpan ulang, lalu lakukan perubahan tanggal retensinya. Setelah selesai melakukan perubahan, makan tekan tombol simpan.