1 1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dalam era globalisasi sangat menjadi perhatian yang serius dari berbagai pihak, baik itu badan pemerintahan dan para pengusaha dalam mewujudkan sumber daya yang kompetitif sehingga dapat memanfaatkan dan menyesuaikan dengan perkembangan teknologi saat ini. Oleh sebab itu dengan semakin meningkatnya teknologi dan kecepatan arus informasi, membuat organisasi atau perusahaan, membutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang berkompeten dan berkualitas sehingga memacu organisasi atau perusahaan untuk memiliki suatu sistem pengelolaan SDM yang baik.
Pengelolaan sumber daya manusia merupakan program aktifitas untuk mendapatkan sumber daya manusia, mengembangkan, memelihara dan mendayagunakannya, untuk mendukung organisasi mencapai tujuannya (Hariandja, 2002).
Sedangkan menurut Flippo (1984), menyebutkan bahwa pengelolaan sumber daya manusia merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan atau sasaran perorangan,
organisasi, dan masyarakat. Pada prinsipnya sumber daya manusia yang kompeten dan yang berkualitas sangat dibutuhkan untuk mendukung produktivitas dan aktivitas dengan ditunjang sistem pengelolaan SDM yang baik agar tujuan perusahaan atau suatu organisasi dapat tercapai dengan sempurna.
Dewasa ini banyak perusahaan yang belum memiliki sistem management yang baik dalam mengelola SDM yang dimilikinya, sehingga sering kali terjadi masalah dalam pelaksanaan pengelolaan SDM tersebut. Seperti masalah mengenai desain dan implementasi sistem perencanaan, termasuk rekrutmen, penempatan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kerja karyawan, kompensasi karyawan dan hubungan karyawan.
Kondisi yang ada saat ini dalam manajemen Departemen HRD Bakrie Microfinance Indonesia (BMF) sebagai obyek penelitian, dimana dalam mengelola data karyawan yang berjumlah 104 orang, BMF belum memakai suatu program aplikasi dengan sistem yang berbasis IT, yang dapat diakses dan teritegrasi di semua kantor cabang dengan cepat. Berdasarkan sejarah perusahaan BMF baru beroperasi di tahun 2010, sehingga belum mempunyai sistem personal manajemen, sebagai alat penunjang dalam melakukan segala proses bisnis manajemen perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara ditemukan, bahwa sistem personal manajemen HRD yang ada sekarang, hanya menggunakan program Microsoft Excel dan Microsoft Word
dalam melakukan manipulasi (input, edit, delete) data dalam database karyawan, sistem yang ada masih bersifat manual hanya menggunakan program Microsoft Office, sehingga tidak optimal dalam mengelola database secara cepat.
Dalam mengidentifikasikan masalah tersebut menunjukkan bahwa sistem manajemen SDM di perusahaan BMF, nantinya akan memerlukan sebuah aplikasi untuk mengakomodir karyawan yang diproyeksikan tahun 2013-2014, dimana BMF akan membuka 300 Kantor Cabang, sehingga akan menyerap tenaga kerja dalam jumlah yang cukup besar.
Kegitan operasional, perusahaan tidak hanya dituntut untuk kemajuan bisnis semata, namun harus didukung dengan suatu sistem pengelolaan SDM yang memadai. Oleh karena itu, berdasarkan hasil penelitian ini, muncul inspirasi untuk menerapkan sebuah aplikasi yang dapat menjadi solusi yang dapat menjawab keterbatasan dalam pengelolaan SDM di departemen HRD BMF yaitu aplikasi OrangeHRM yang berbasis Web. OrangeHRM (Orange Human Resource Management) adalah sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola dan mengembangkan SDM secara efesien. Aplikasi OrangeHRM merupakan aplikasi yang siap pakai atau sudah langsung bisa digunakan dan dapat didesain sesuai dengan kebutuhan manajemen HRD tersebut. Penggunaan yang maksimal dalam mengimplementasikan sistem aplikasi OrangeHRM, diharapkan dapat membantu untuk menyelaraskan
segala komponen manajemen perusahaan, sehingga dapat terintegrasi dengan efektif dan efesien.
1.2 Rumusan Masalah
Melalui hasil wawancara dan observasi, yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana dapat menerapkan dan memanfaatkan aplikasi OrangeHRM pada Departemen HRD Bakrie Microfinance Indonesia.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan Penelitian yang dilakukan adalah untuk menerapkan sistem pengelolaan data karyawan dengan menggunakan aplikasi OrangeHRM yang berbasis web, dan diharapkan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem personal manajemen di departemen HRD BMF.
Manfaat penelitian dari penerapan aplikasi OrangeHRM adalah meningkatkan kinerja manajemen perusahaan dalam mengelola database karyawan dengan aplikasi OrangeHRM dan meningkatkan efesiensi operasional manajemen perusahaan, serta menjamin ketersediaan dan keamanan data karyawan dalam database pada perusahaan BMF.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan dalam penelitian ini, maka yang menjadi batasan masalah adalah
menerapkan sistem personal manajemen di departemen HRD perusahaan BMF, dengan menyesuaikan teknologi/aplikasi OrangeHRM. Adapun batasan penerapan lebih menekankan pada proses bisnis manajemen yang akan diterapkan dalam sistem ini, meliputi; proses bisnis pengelolaan data Rekrutmen dan data Cuti. Ini merupakan suatu sistem unggulan yang ada dalam aplikasi OrangeHRM.
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut :
Bab 1 Pendahuluan
Bab Pendahuluan berisi mengenai hal-hal yang melatarbelakangi penelitian dalam Analisis dan Implementasi teknologi OrangeHRM di departemen HRD Bakrie Microfinance Indonesia, rumusan masalah yang ingin dibahas dalam analisis dan implementasi aplikasi tersebut, tujuan dan manfaat yang ingin dicapai, batasan masalah dalam sistem untuk implementasi aplikasi tersebut, dan sistematika penulisan.
Bab 2 Tinjaun Pustaka
Bab Tinjauan pustaka membahas tentang hasil-hasil dari penelitian terdahulu yang berkenaan dengan penelitian yang dilakukan, dan landasan teori yang mendukung penelitian, yaitu konsep mengenai manajemen sumber daya manusia, dan pengertian Aplikasi OrangeHRM.
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab Metodologi Penelitian menyajikan uraian tentang tahap demi tahap dalam metode perancangan aplikasi tersebut, meliputi: Metode Tahapan Penelitian, Metode Pengumpulan Data, Analisis Kebutuhan, Desain Sistem, Implementasi Sistem, Pengujian dan Evaluasi Sistem.
Bab 4 Hasil dan Pembahasan
Bab hasil dan pembahasan memaparkan tentang hasil pembahasan dan hasil analisis dari implementasi sistem perancangan yang dirancang dan yang sesuai dengan kebutuhan manajemen tersebut.
Bab 5 Penutup
Bab Penutup memaparkan tentang hasil kesimpulan yang didapat dari proses analisis, dan sistem perancangan aplikasi untuk Departemen HRD, serta saran atas aplikasi yang digunakan.
7 2.1 Penelitian Terdahulu
Dalam penelitian yang membahas tentang manajemen sumber daya manusia, yang berjudul Analisis Implementasi Orange Human Resource Management (Studi Kasus : PT. Smart Moving Indonesia), dijelaskan bahwa pengelolaan sumber daya manusia pada dasarnya merupakan deskripsi dari administrasi atau manajemen dengan mengidentifikasi fungsi-fungsinya sebagai suatu proses administrasi yang didesain untuk saling berkaitan antara tujuan individu maupun organisasi. Berdasarkan hasil analisis tersebut, diperoleh bahwa implementasi aplikasi OrangeHRM, sangat membantu dalam pengelolaan sumber daya manusia pada PT. Smart Moving Indonesia. Terutama dengan adanya modul Admin, modul PIM (Personal Identity Management), modul ESS (Employee Self Service), modul Leaves (Cuti), modul Report dan modul Recruitment. Dengan demikian membuat manajemen perusahaan dapat meningkatkan kinerja karyawannya melalui fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi OrangeHRM berkenaan dengan pengelolaan data karyawan dan pada akhirnya juga meningkatkan mutu perusahaan (Lini, 2009).
Selain itu hasil penelitian lainnya yang membahas tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia pada PT. Maju Bersama, dijelaskan bahwa tujuan penelitian ini adalah membantu PT. Maju Bersama dalam melakukan pengendalian terhadap proses rekrutment, penilaian dan pengembangan karyawan. Dalam proses rekrutment, diharapkan agar perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang sudah diputuskan.
Sedangkan sistem informasi penilaian dan pengembangan karyawan diharapkan dapat memberikan rasa puas kepada karyawan dan meningkatkan loyalitas karyawan. Karena dengan sistem informasi, semua penilaian dan pengembangan karir bisa dilakukan secara terbuka. Analisis dan perancangan sistem informasi ini, menggunakan metode berorientasi objek dengan notasi-notasi UML (Darudianto 2007).
Berdasarkan penelitian yang dilakukan terkait aplikasi OrangeHRM, dan penelitian yang membahas sumber daya manusia; maka akan dilakukan penelitian yang membahas tentang penggunaan aplikasi OrangeHRM dalam pengelolaan Data Personal Management perusahaan Bakrie Microfinance Indonesia, yang meliputi: data informasi pribadi karyawan, data informasi perusahaan, golongan gaji, rekrutmen, data cuti dan lain-lain. Pembahasan dalam penelitian yang dilakukan mempunyai nilai lebih, dengan penekanan pada proses bisnis dalam mengakses informasi dari setiap pengguna yang dapat terlibat langsung dengan sistem ini, dengan mengandalkan sistem informasi berbasis web yang diterapkan dalam teknologi
OrangeHRM. Dalam penelitian yang dilakukan lebih ditekankan pada 2 (dua )proses bisnis, yaitu: Pada tahapan proses bisnis rekrutmen, menjelaskan bahwa lowongan pekerjaan dapat dipublikasikan secara online sehingga informasi tersebut dapat diterima dengan cepat oleh pencari kerja dan tanpa membutuhkan tempat dan waktu yang banyak, namun dapat secara langsung meng-upload berkas lamaran sesuai dengan fasilitas informasi yang ada pada form lowongan pekerjaan dengan memasukkan data lamaran tersebut dalam aplikasi OrangeHRM. oleh sebab itu, pencari kerja dapat dengan mudah memasukkan lamaran, tanpa harus mendatangi dan menyerahkan berkas lamaran di kantor.
Sedangkan pada tahapan proses bisnis cuti, menjelaskan bahwa sistem ini, menyediakan hak akses bagi karyawan maupun pimpinan terkait, sehingga dapat menjalankan hak dan kewajibannya dengan mudah dan cepat melalui teknologi OrangeHRM ini, dalam pengambilan keputusan tentang masalah hak cuti, melihat lamanya hari cuti dan sisa hari cutinya.
2.2 Konsep Manajemen SDM
Pada dasarnya, manajemen sumber daya manusia meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengembangan dan pemanfaatan sumber daya manusia yang efektif untuk tercapainya berbagai tujuan individu, organisasi, masyarakat, nasional dan internasional (Darudiato, 2007).
Manajemen Sumber Daya Manusia telah didefinisikan dalam berbagai cara. Tetapi, hal penting yang muncul hampir di semua definisi adalah, bahwa organisasi yang efektif harus mampu menemukan, mendayagunakan, mempertahankan, dan mengembangkan manusia, untuk mencapai hasil yang dicita- citakan. Secara ringkas, manajemen sumber daya manusia adalah proses untuk membantu organisasi menjalankan upaya-upaya itu (Marwansyah, 2010).
Sumber daya manusia adalah kebijakan-kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk melaksanakan aspek personil atau orang-orang pekerjaan manajemennya, termasuk perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian (Dessler, 2003).
Secara umum SDM merupakan segala tindakan atau langkah-langkah yang dilakukan untuk menyediakan dan mempertahankan suatu jumlah dan kualitas SDM (tenaga kerja) yang tepat bagi organisasi agar tujuan manajemen tercapai dengan baik dan tepat (Martoyo, 1987).
2.3 Tujuan Manajemen SDM
Menurut Marwansyah (2010), ada dua kategori tujuan dari manajemen sumber daya manusia yaitu berdasarkan Tujuan Umum MSDM dan Tujuan Khusus MSDM. Tujuan Umum MSDM adalah mengoptimalkan kegunaan (yakni produktivitas) semua pekerja dalam sebuah organisasi. Dalam konteks ini, produktivitas diartikan sebagai nisbah keluaran (output) sebuah
perusahaan (barang dan jasa) terhadap masukannya (manusia, modal, bahan-bahan, energi). Sedangkan tujuan khusus sebuah departemen SDM adalah membantu para manajer lini, atau manajer-manajer fungsional yang lain, agar dapat mengelola para pekerja secara efektif.
2.4 Fungsi Manajemen SDM
Dari beberapa definisi dan konsep pengelolaan sumber daya manusia di atas, dapat dipahami bahwa suatu pengelolaan sumber daya manusia merupakan suatu proses yang berhubungan dengan implementasi indikator fungsi-fungsi pengelolaan atau manajemen yang berperan penting dan efektif dalam menunjang tercapainya tujuan individu, lembaga, maupun organisasi atau perusahaan. Bagi suatu organisasi, pengelolaan sumber daya manusia menyangkut keseluruhan urusan organisasi dan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu seluruh komponen atau unsur yang ada di dalamnya, yaitu para pengelola dengan berbagai aktifitasnya harus memfokuskan pada perencanaan yang menyangkut penyusunan atau penempatan staff, penetapan program latihan jabatan dan lain sebagainya. Hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi perkembangan jangka pendek dan jangka panjang dari suatu organisasi tersebut, khususnya yang menyangkut kesiapan sumber daya manusianya. Alasan lainnya adalah bahwa suatu pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi tidak dapat terlepas dari lingkungan
internal maupun eksternal, yang pada suatu saat akan dapat mempengaruhi keberadaan organisasi tersebut.
Pengembangan sebuah sistem informasi manajemen karyawan yang baik harus menerapkan kegiatan-kegiatan yang menjadi aktifitas utama dalam kegiatan manajemen sumber daya manusia tersebut.
2.5 Pengertian OrangeHRM
Pengelolaan data karyawan merupakan salah satu hal yang penting dalam era teknologi informasi saat ini. Dengan berkembangnya aplikasi open source berbasis web, maka manajemen pengelolaan informasi telah bergeser menuju aplikasi yang murah, mudah dan user friendly.
OrangeHRM merupakan sebuah solusi open source yang ditemukan, dimana solusi ini sangat relevan dengan kebutuhan pengelolaan HR (Human Resource) atau sumber daya manusia.
OrangeHRM adalah generasi terbaru sistem pengelolaan SDM (sumber daya manusia) berbasis web. OrangeHRM akan membantu dalam mengelola aset terpenting perusahaan, yaitu sumber daya manusia. OrangeHRM sangatlah praktis digunakan dalam bisnis sebagai sebuah platform yang sempurna untuk melakukan re-engineering proses pengelolaan SDM dan mendefinisikan ulang alur kerja operasional para profesional SDM sebagai landasan baru pengelolaan SDM yang maju.
OrangeHRM dibuat berdasarkan arsitektur modular yang terdiri dari modul-modul, sebagai berikut:
1. Modul ADMIN
Modul Admin adalah salah satu bagian dari sistem, dimana HR manajer atau personil yang ditunjuk menjalankan semua tugas administrasi sistem. Ini meliputi pendefinisian struktur perusahaan (company structure), golongan gaji (pay grade), proyek (projects) yang dijalankan dan informasi lain yang melayani sebagai tulang punggung dari seluruh sistem. Isu keamanan sistem diatur juga melalui modul ini dalam bentuk penetapan otorisasi pengguna (user).
2. Modul PIM (Personel Information Management)
Modul inti ini mengelola semua informasi terkait karyawan yang relevan termasuk di dalamnya berbagai jenis informasi pribadi (personal information), rincian kualifikasi (detailed qualification) dan pengalaman kerja (work experience), informasi yang terkait dengan pekerjaan dan lain sebagainya. Foto karyawan juga dapat dimasukkan ke sistem dengan baik. Informasi yang ditampung dalam modul ini dimanfaatkan oleh modul- modul lainnya, sehingga mengurangi data yang mubazir dan saling tumpang tindih.
3. Modul ESS (Employee Self Service)
ESS adalah alat bantu yang ampuh untuk memberikan kemudahan bagi karyawan perusahaan guna melihat informasi yang relevan, seperti informasi pribadi, memperbaharui data via web, mendaftar cuti (applying for leave), dan memperbaiki jadwal kerja pribadi tanpa merepotkan staf HR. Fungsionalitas modul ini terentang di seluruh sistem, menjadikan informasi tersedia setiap saat dimanapun. Tentu saja semua informasi ini tergantung pada kebijakan keamanan informasi perusahaan, dimana setiap orang hanya dapat melihat informasi sejauh batas hak dan otoritas yang dimiliki.
Solusi fungsionalitas ini sangatlah menghemat waktu dan biaya.
4. Modul Leave (Cuti)
Sebuah modul pengelolaan cuti (leave) yang komprehensif dengan kemungkinan yang luas untuk mendefinisikan berbagai jenis cuti (leave types), libur perusahaan (company holidays) dan lain-lain. Modul ini menyediakan semua proses pengajuan cuti dan proses persetujuannya. Selain itu, modul ini dapat menampilkan informasi tentang hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti dan lain sebagainya. Konsep berbasis web dan pelayanan mandiri (self-service) ini, menyederhanakan berbagai prosedur cuti yang saling berhubungan, mengurangi pekerjaan administratif, menghemat kertas dan biaya.
5. Modul Recruitment
Modul ini memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk memasangkan iklan lowongan kerja secara online di web, dengan menggunakan fitur yang ada dalam sistem ini.
Pemasang iklan dapat melakukan posting iklan dengan mudah, melacak progress pemrosesan pelamar hingga proses wawancara sampai proses penerimaannya.
Sementara itu, pencari kerja dapat melakukan posting lamaran kerja mereka dalam format standard dan sederhana. Pemberitahuan kepada pencari kerja dapat diinformasikan dengan mudah melalui email.
16
Metodologi Penelitian
3.1 Metode Prototyping
Tahapan penelitian yang dilakukan adalah, sebagai berikut :
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian
Adapun tahapan penelitian pada Gambar 1, dijelaskan sebagai berikut :
- Pengumpulan data. Tahapan pengumpulan data dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan dalam
analisis dan implementasi sistem. Adapun metode pengumpulan data dengan dua cara yaitu pengumpulan data primer dan pengumpulan data sekunder. Metode pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan dengan cara terjun langsung ke tempat penelitian. Untuk memperoleh data primer, metode yang digunakan adalah metode wawancara dan observasi atau pengamatan. Metode ini adalah sebuah metode dengan sistem pengumpulan data, dengan cara melihat langsung pada obyek penelitian. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dengan cara tidak langsung pada obyek yang diteliti, sehingga pengumpulan data dengan melalui mempelajari buku, jurnal, literatur dan dokumen dari tempat penelitian.
- Analisis Kebutuhan sistem. Tahapan ini dilakukan analisis kebutuhan sistem terkait perangkat lunak dan perangkat keras dijelakan sebagai berikut; Perangkat Lunak yang digunakan dalam membuat sistem, yaitu: (1) Wamserver (Apache versi 2.2.11, PHP versi 5.3.0); (2) MySQL versi 5.1.36 2003; dan (3) OrangeHRM versi 2.7-rc; sedangkan perangkat keras yang digunakan dalam membuat sistem, yaitu: (1) Inter Core 2 Duo Processor; (1) 1 (satu) GB RAM, dan (3) 80 GB HDD (± 1.5 GB Free Space pada drive system).
- Desain Sistem. Pada tahap ini, desain atau perancangan sistem akan dirancang sesuai dengan modul yang ada dalam aplikasi OrangeHRM, dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language). Tahapan ini disebut sebagai tahapan- tahapan alur sistem sesuai dengan proses bisnis dari sistem informasi manajemen HRD yang akan dirancang yaitu pada proses bisnis rekrutmen dan proses bisnis cuti. UML adalah bahasa grafis untuk merancang, mendokumentasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. Pada penelitian ini, sistem dimodelkan menggunakan diagram use case dan diagram Activity.
- Implementasi Sistem. Pada tahapan ini dilakukan implementasi atau penerapan dari aplikasi OrangeHRM.
Perancangan aliran proses bisnis yang akan digambarkan terdiri dari 2 (dua) proses bisnis yaitu : perancangan proses bisnis data rekrutmen dan perancangan proses bisnis data cuti, sesuai dengan batasan masalah yang diangkat.
- Pengujian Sistem. Pengujian untuk implementasi sistem dari aplikasi OrangeHRM ini, dilakukan dengan cara evaluasi penilaian responsibility dalam performa aplikasi OrangeHRM, yang dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan dalam bentuk Questioner, untuk dapat dinilai dan dapat diakui. Akan diuji apakah performa sistem aplikasi OrangeHRM terbukti memiliki kehandalan dan ketahanan dalam akselerasi dalam merespon interaksi
dengan cepat dengan pengguna atau tidak seperti yang diharapkan untuk performa dari sistem aplikasi OrangeHRM tersebut. Adapun kategori pertanyaan yang perlu diuji dalam sistem yaitu mengenai; Tampilan, Kesesuaian, Kemudahan, Fungsionalitas, dan Otorisasi Sistem. Fokus pengujian sistem dari aplikasi OrangeHRM adalah pada jalannya proses bisnis sistem dalam pengelolaan data Personal Manajemen di departemen HRD - Evaluasi Sistem. Berdasarkan hasil Questioner yang
diedarkan di departemen HRD, maka dapat disimpulkan bahwa berdasarkan hasil penilaian yaitu menjawab dengan pernyataan puas/baik, menyatakan aplikasi OrangeHRM mempunyai nilai fungsionalitas yang cukup memadai, hal ini dilakukan dengan mengukur nilai efesiensi dan optimalisasi yang terjadi, mudah berinteraksi dengan sistem Personal Management. Dengan demikian sebagai hasil evaluasi bahwa apa yang diharapkan setelah melakukan implementasi aplikasi OrangeHRM yang berbasis web, telah teruji akan performa dan fungsionalitasnya atas dasar penilaian kepuasan terhadap teknologi yang dipakai dan dapat bermanfaat dengan baik.
- Kesimpulan. Dari keseluruhan tahapan penelitian yang sudah dilakukan dapat mengimplementasikan sistem ini sesuai dengan tujuan yang diharapkan mampu untuk
memenuhi kebutuhan dari manajemen departemen HRD pada perusahaan Bakrie Microfinance Indonesia.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan dengan cara terjun langsung ke tempat penelitian. Untuk memperoleh data primer, metode yang digunakan adalah metode wawancara dan observasi atau pengamatan. Metode ini adalah sebuah metode dengan sistem pengumpulan data, dengan cara melihat langsung pada obyek penelitian. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dengan cara tidak langsung pada obyek yang diteliti, sehingga pengumpulan data dengan melalui mempelajari buku, jurnal, literatur dan dokumen dari tempat penelitian.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, dapat mengidentifikasikan dan menunjukkan bahwa sistem manajemen SDM di perusahaan BMF, nantinya akan memerlukan sebuah aplikasi untuk mengakomodir karyawan yang diproyeksikan tahun 2013-2014, dimana BMF akan membuka 300 Kantor Cabang, sehingga akan menyerap tenaga kerja dalam jumlah yang cukup besar. Oleh sebab itu, konsep perancangan aplikasi ini sebagai persiapan jangka panjang yang nantinya dipakai pada saat diperlukan dalam kapasitas jumlah karyawan yang cukup besar.
3.2.1 Struktur Organisasi BMF
Adapun fungsi dan peran tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan BMF yaitu:
1. Level CEO
Berfungsi sebagai penanggung jawab penuh dalam keberlangsungan hidup perusahaan dan level ini juga berperan sebagai pemimpin tertinggi dalam level perusahaan yang membawahi secara langsung para direktur.
2. Level Direktur
Ada beberapa nama jabatan dalam level direktur ini yaitu;
Direktur CORP LEGAL & COMM, Direktur AUDIT &
INSPECTION, Direktur OPERATIONS, Direktur GENERAL & ADMINSTRATION, Direktur FINANCE
& MIS. Level direktur berperan secara langsung bertanggungjawab untuk memimpin dan mengontrol para pimpinan departemen.
3. Level Head Departemen
Ada beberapa nama jabatan dalam level departemen ini, yaitu; Departemen Business Development, Departemen MF Operation & Control, Departemen Support &
Administration, Departemen Human Resources, Departemen Training & Development, Departemen Accounting & Budget, Departemen Treasury, Departemen MIS. Para pemimpin departemen berperan dan berfungsi dalam memimpin dan bertanggungjawab atas kinerja para
kepala Section/seksi dari berbagai departemen yang dibawahinya.
4. Level Head Section
Dalam level ini, pekerjaan kepala seksi meliputi berbagai jabatan, yaitu:
Section Expansion dan General Affairsd. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Department Business Development.
Section Regional OPR, Territorial OPR, Area OPR, Branch OPR. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh departemen MF Operation &
Control.
Section Administration Support, General Support.
Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Support & Adminstration.
Section Recruitment & Industri Relantionship, Personnel Administration. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departement Human Resources.
Section Training Program & Organizing, Training ADM & Evaluation, Trainers. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Training & Development.
Section Accounting & TAX, Budgeting Analysis, bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Accounting & Budget.
Section Cash & Bank Management, Treasury Admin. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Treasury.
Section MIS, IT. Bidang seksi ini secara langsung oleh Departemen MIS.
Struktur organisasi BMF ditunjukkan pada Gambar 3.1.
Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi BMF 3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Perangkat lunak yang digunakan dalam membuat sistem, adalah sebagai berikut :
Wamserver (Apache versi 2.2.11, PHP versi 5.3.0)
MySQL versi 5.1.36 2003
OrangeHRM versi 2.7-rc.1
Perangkat keras yang digunakan dalam membuat sistem, adalah sebagai berikut :
Inter Core 2 Duo Processor
1 GB RAM
80 GB HDD (± 1.5 GB Free Space pada drive system) 3.3 Proses Bisnis
Secara umum sistem informasi yang diterapkan pada unit Departemen HRD Bakrie Microfinance, meliputi: Data Rekrutmen, Data Jabatan, Data Gaji, Data Mutasi, Data Absensi, Data Cuti, Data Asuransi Kesehatan, Data Medical Reimbursement, Data PPh21 Taxation Calculation, Data Record Perpanjangan Kerja Karyawan Kontrak.
Namun dalam penelitian ini lebih ditekankan pada sistem proses bisnis data Rekrutmen dan data Cuti, yang mana menyangkut batasan masalah yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Perancangan pemodelan sistem aliran proses bisnis yang akan digambarkan terdiri dari 2 (dua) proses bisnis yaitu : perancangan proses bisnis data rekrutmen dan perancangan proses bisnis data cuti, sesuai dengan batasan masalah yang diangkat. Pada tahap ini, desain atau perancangan sistem akan dirancang sesuai dengan modul yang ada dalam aplikasi OrangeHRM, dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language). Tahapan ini disebut sebagai tahapan-tahapan alur sistem sesuai dengan proses bisnis dari sistem informasi manajemen HRD yang akan
dirancang. UML adalah bahasa grafis untuk merancang, mendokumentasikan, dan membangun sistem perangkat lunak.
3.4 Pemodelan Sistem
Pada penelitian ini, sistem dimodelkan menggunakan diagram use case dan diagram Activity. Diagram use case menyajikan interaksi antara aktor dan use case. Dimana, aktor dapat berupa orang, peralatan atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Diagram use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan- persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pengguna (Sholiq, 2006). Diagram use case ditentukan oleh kegunaan-kegunaan sistem informasi yang dimanfaatkan oleh user. Aktor dalam sistem informasi ini dibedakan atas tingkat kebutuhan pengguna.
Diagram use case menggambarkan interaksi antara aktor dengan sistem atau dengan kata lain use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Diagram use case merupakan sistem yang akan dikembangkan sedangkan, aktor adalah pengguna dari sistem tersebut. Sedangkan diagram Activity menggambarkan aliran fungsionalitas system, dan dapat juga digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian (flow of events).
Diagram activity tidak perlu dibuat untuk setiap aliran kerja, tetapi diagram ini akan sangat berguna untuk aliran kerja kompleks dan melebar (Sholiq, 2006).
3.5 Implementasi Proses Bisnis
Perancangan aliran proses bisnis yang akan digambarkan terdiri dari 2 (dua) proses bisnis yaitu : perancangan proses bisnis data rekrutmen dan perancangan proses bisnis data cuti, sesuai dengan batasan masalah yang diangkat.
3.5.1 Proses Bisnis data Rekrutmen
Rancangan untuk proses bisnis data rekrutmen dinyatakan dalam diagram use case dan diagram Activity, dijelaskan sebagai berikut.
1. Diagram use case “Rekrutmen”
Desain secara keseluruhan, dengan mengambarkan aktor yang terlibat dalam satu atau lebih proses. Semua proses dalam sistem membutuhkan campur tangan yang terautentikasi oleh sistem, ditunjukkan dalam diagram use case pada Gambar 3.3.
Update data Vacancie TK (Add, Delete)
Publikasi data Job Vacancie by online Admin HR
Input data Candidate
Dept. Terkait Mengajukan Vacancie ke HR
Mengakses Link Vacancie
Calon Karyawan
Input Data Lam aran
Gambar 3.3. Diagram Use Case “Rekrutmen”
Diagram use case rekrutmen pada Gambar 3.3, menjelaskan bahwa terdapat 3 (tiga) aktor yang terlibat dalam interaksi dengan sistem, yaitu aktor “Dept. Terkait”, aktor
“Admin HR”, dan “Calon Karywan”. Pada tahap selanjutnya aktivitas yang disebut sebagai use case dari aktor Dept. Terkait, dapat melakukan aktivitas terhadap sistem sebagai berikut yaitu : di luar sistem “mengajukan permohonan membuka Vacancy (lowongan) ke HR” dan direspon oleh admin HR dengan melakukan proses di dalam sistem, yaitu dengan “menambah atau update data Vacancy baru”, setelah itu “dipublikasikan dalam RSS secara online” sehingga dapat diakses oleh calon karyawan.
Respon yang diberikan calon karyawan adalah dengan masuk melalui sistem dan melakukan “Akses link Vacancy” perusahaan, dan “memasukkan atau input data lamaran kerja”. Kemudian data lamaran yang masuk, oleh admin HR akan “melakukan
proses input data lamaran sebagai Candidate” dari lowongan pekerjaan tersebut.
2. Diagram Activity Admin HR “Input data Vacancie”
Aktivitas seorang admin HR dapat dijelaskan sesuai interaksi dengan use case tersebut. Diagram Activity “Input data Vacancy”, menjelaskan bahwa aktor “admin HR” melakukan
“Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar, maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Sesuai dengan permintaan dari Dept. Terkait, untuk menambah Vacancy, maka admin HR akan “memilih Menu Rekrutmen” lalu “memilih Sub Menu Vacancy”, setelah itu admin HR “menambah atau melakukan proses input data Vacancy” yang diminta. Kemudian memilih “Save”, maka hasil input “data Vacancy tersimpan” dan
“selesai”. Diagram Activity Admin HR “Input data Vacancy”, ditunjukkan pada Gambar 3.4.
Memilih menambah Vacancie Masuk form
Login Start
Masukkan Username &
Password
Memilih Menu
Masuk Sub Menu Vacancie
Login
Salah
Menu Utama Benar
Menu Rekrutmen
Sub Menu;
Vacancie
Add/Menam bah
Save
Logout
Data Vacancie tersimpan
End
Database Sistem
Admin HR
Gambar 3.4 Diagram Activity Admin HR “Input data Vacancie”
3. Diagram Activity Admin HR “Publikasi Job Vacancie”
Diagram Activity “Publikasi Job Vacancy”, menjelaskan bahwa aktor “admin HR” melakukan “Login” dengan
“memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang untuk memasukkan username dan password, dan apabila benar maka akan ditampilkan halaman menu utama. Pada langkah ini, sama seperti pada diagram activity pada Gambar 3.4. Admin masuk melalui
menu rekrutmen dan sub menu vacancy, kemudian proses selanjutnya akan ditampilkan “pilihan untuk aktivasi dan publikasi dari data vacancy” yang sudah dimasukkan sebelumnya. Setelah itu, admin HR “memilih untuk aktifkan dan publikasikan data Vacancy” tersebut kemudian memilih “save”, maka “data tersimpan” dan proses “selesai”. Diagram Activity Admin HR “Publikasi Job Vacancy”, ditunjukkan pada Gambar 3.5.
Masuk form Login
Start
Masukkan Username &
Password
Memilih aktivasi dan Publikasi data Vacancie
Login
Salah
Menu Aktivasi data Vacancie Benar
Save
Logout
Data tersimpan
End
Database Sistem
Admin HR
Gambar 3.5 Diagram Activity Admin HR “Publikasi Job Vacancie”
4. Diagram Activity Calon Karyawan “Mengakses Link Vacancie dan Input Data Lamaran”
Mengakses Link Vacancie
Start
Memas ukkan data lamaran
Brows ing URL Vacancie
Active Job Vacancie
Pilhan Job Vacancie Apply Job
Submit
Logout
Terkirim data lam aran End
Database Sistem
Calon Karyaw an
Gambar 3.6 Diagram Activity Calon Karyawan “Mengakses Link Vacancie dan Input Data Lamaran”
Diagram Activity “Input data lamaran”, pada Gambar 3.6, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “Calon Karyawan” untuk memasukkan lamaran melalui Link Vacancy perusahaan yang telah dipublikasikan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat digambarkan dalam tahapannya sebagai berikut yaitu: calon karyawan terlebih dahulu “mengakses Link Vacancy” melalui
“browsing URL Vacancy” perusahaan, maka halaman “Active Job Vacancy” untuk “memilih Job Vacancy”, kemudian calon karyawan “memasukkan data lamaran” sesuai dengan job vacancy yang diinginkan dengan melakukan “Apply Job”, setelah itu memilih “Submit” maka “Terkirim data lamaran” tersebut dan tahapan proses “selesai”.
5. Diagram Activity Admin HR “Input Data Candidate”
Masuk form Login
Start
Mas ukkan Username &
Pass word
Memilih Menu
Menambah data Candidate Mas uk Sub Menu Candidate
Login
Salah
Menu Utama Benar
Menu Rekrutmen
Sub Menu:
Candidate
Add/Menambah
Save
Logout
Data Candidate Tersimpan
End
Database Sistem
Admin HR
Gambar 3.7 Diagram Activity Admin HR “Input Data Candidate”
Diagram Activity “Input data Candidate” pada Gambar 3.7., menjelaskan bahwa aktor “admin HR” melakukan “Login”
dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Sesuai dengan vacancy/lowongan yang sudah dipublikasikan melalui Link URL Vacancy atas permintaan dari Dept. Terkait tersebut, maka data
lamaran yang masuk dari calon karyawan selanjutnya admin HR akan masuk “memilih Menu Rekrutmen” lalu “memilih Sub Menu Candidate”, setelah itu admin HR “menambah atau melakukan proses input data Candidate” yang diminta. Kemudian pilih “Save”, maka hasil input “data Candidate tersimpan” dan proses “selesai”.
3.5.2 Proses Bisnis data Cuti
Rancangan untuk proses bisnis data rekrutmen dinyatakan dalam diagram use case dan diagram Activity, dijelaskan sebagai berikut.
1. Diagram Use Case “Cuti”
Diagram use case Cuti didesain secara keseluruhan, dengan mengambarkan aktor yang terlibat dalam satu atau lebih proses. Semua proses dalam sistem membutuhkan campur tangan yang terautentikasi oleh sistem.
Dalam diagram use case “Cuti”, dijelaskan bahwa terdapat 2 (dua) aktor yang terlibat dalam interaksi dengan sistem yaitu aktor “Admin HR”, dan aktor “Karyawan/User”. Pada tahap ini, admin HR dapat melakukan aktivitas yang disebut sebagai use case pada sistem, di antaranya yaitu : “Menentukan konfigurasi cuti (Leave configuration)”, “dapat melihat ringkasan cuti (Leave Summary)”, “dapat melihat status cuti dari karyawan terkait (Leave List)”, dan “menetapkan hak cuti karyawan (Assign Leave)”. Kemudian aktifitas yang dapat dilakukan dari Karyawan/user adalah, di luar sistem “mengajukan permohonan
cuti”, di dalam sistem “dapat melihat ringkasan cuti (Leave Summary”) dan ”dapat membatalkan hak cuti”, apabila ada permintaan tugas dinas dari departemen terkait yang bersangkutan. Diagram use case “Cuti”, ditunjukkan Gambar 3.8.
Menentukan Konfigurasi Cuti (Leave Configuration)
Melihat List Leave Summary (Ringkasan Cuti)
Mencari/Melihat Status Cuti dari Karyawan terkait (Leave List) Menetapkan Hak Cuti Karyawan
(Assign Leave) Admin HR
Menentukan Periode Cuti (Leave Period)
Menentukan Tipe Cuti (Leave Types)
Mengedit status hari Cuti (Work Week)
Memasukkan data Hari Libur Besar (Holidays)
Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summ ary) Mengajukan Perm ohonan Cuti Karyawan/User
Membatalkan Hak Cuti
Gambar 3.8 Diagram Use Case “Cuti”
2. Diagram Activity Admin HR “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”
Diagram Activity “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “admin HR”
untuk melihat ringkasan cuti karyawan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat dijelaskan dalam tahapannya sebagai berikut, yaitu: admin HR melakukan “Login” dengan
“memasukkan username dan password”, apabila masukannya
salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar, maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya admin HR melakukan untuk “memilih menu”, dan menu yang dipilih adalah
“Menu Leave (Cuti)”, kemudian admin HR ingin “melihat ringkasan cuti karyawan (Leave Summary)”, selanjutnya ke menu
“Leave Summary”, setelah itu proses “selesai”. Diagram Activity
“Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)” pada Gambar 3.9.
Mas uk form Login
Start
Mas ukkan Us ername &
Pas s word
Memilih Menu
Memilih Melihat Ringkas an Cuti Karyawan
Login
Salah
Menu Utama Benar
Menu Leave (Cuti)
Leave Summ ary
Logout End
Sistem Admin HR
Gambar 3.9 Diagram Activity Admin HR “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”
3. Diagram Activity Admin HR “Menetapkan Hak Cuti (Assign Leave)”
Masuk form Login
Start
Memasukkan Username
& Password
Memilih Menu
Menetapkan Hak Cuti Karyawan
Login
Salah
Menu Utama Benar
Menu Leave
Assign Leave
Logout
Terdaftar Hak Cuti Karyawan
End
Database Sistem
Admin HR
Gambar 3.10 Diagram Activity Admin HR “Menetapkan Hak Cuti (Assign Leave)”
Diagram Activity “Menetapkan Hak Cuti Karyawan (Assign Leave)” pada Gambar 3.10, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “admin HR” untuk menetapkan hak cuti karyawan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat digambarkan dalam tahapannya sebagai berikut, yaitu: admin HR melakukan “Login”
dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar, maka akan masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya
admin HR akan melakukan proses untuk “memilih menu”, dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian admin HR ingin “menetapkan hak cuti karyawan”, selanjutnya memilih menu “Assign Leave”, maka data yang sudah ditetapkan dinyatakan telah sukses “Terdaftar Hak Cuti Karyawan” tersebut, setelah itu proses “selesai”.
4. Diagram Activity Karyawan “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”
Mas uk form Login
Start
Mas ukkan Us ername &
Pas s word
Mem ilih Menu
Memilih Melihat Ringkas an Cuti Karyawan
Login
Salah
Menu Utam a Benar
Menu Leave (Cuti)
Leave Summ ary
Logout End
Sistem Ka rya w a n
Gambar 3.11 Diagram Activity Karyawan “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”
Diagram Activity “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)” pada Gambar 10, menjelaskan bahwa aktivitas aktor
“Karyawan/User” untuk melihat ringkasan cuti yang bersangkutan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat dijelaskan dalam tahapannya, sebagai berikut yaitu: karyawan
terlebih dahulu melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya karyawan/user dapat melakukan dengan
“memilih menu”, dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian karyawan/user ingin “melihat ringkasan cuti karyawan (Leave Summary)”, selanjutnya ke menu “Leave Summary”, setelah itu proses “selesai”.
5. Diagram Activity Karyawan “Membatalkan Hak Cuti”
Diagram Activity “Membatalkan Hak Cuti”, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “Karyawan/User” untuk membatalkan hak cuti yang bersangkutan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat dijelaskan dalam tahapannya sebagai berikut, yaitu: karyawan terlebih dahulu melakukan “Login” dengan
“memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya karyawan/user dapat melakukan dengan “memilih menu” dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian karyawan/user ingin
“membatalkan Hak Cuti”, dengan memilih “action Cancel”, kemudian pilih “save”, setelah itu tahapan proses “selesai”.
Diagram Activity “Membatalkan Hak Cuti” pada Gambar 3.12.
Mas uk form Login
Start
Mem as ukkan Us ernam e
& Pas s word
Mem ilih Menu
Mem batalkan Hak Cuti
Login
Menu Utam a Benar Salah
My Leave
Pilih Action : Cancel
Save
Logout End
Sis te m Ka rya w a n
Gambar 3.12 Diagram Activity Karyawan “Membatalkan Hak Cuti”
40
Hasil dan Pembahasan
4.1 Pembahasan Implementasi Proses Bisinis data Rekrutmen dan data Cuti
Berdasarkan aliran proses bisnis, yang sudah digambarkan dalam model diagram UML terkait penerapan teknologi OrangeHRM, maka pembahasan ini akan terfokus pada tampilan aplikasi dari proses bisnis rekrutmen dan cuti yang telah dijelaskan dalam interaksi antara pengguna dengan sistem.
Pembahasan akan mengungkapkan bahwa teknologi OrangeHRM dapat membantu BMF dalam optimalisasi manfaat dan keunggulan secara efektifitas dan efesiensi, dalam proses sistem informasi manajemen.
4.1.1 Implementasi Teknologi OrangeHRM
Implementasin dari konsep manajemen sumber daya manusia (MSDM) pada sistem ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan departemen HRD BMF dalam pengelolaan sumber daya manusianya. Aktifitas yang menjadi salah satu faktor penting dalam pengelolaan SDM yaitu meliputi :
1. Perencanaan SDM, yang meliputi yaitu proses rekrutmen dan analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan menggunakan sistem karena sistem dilengkapi dengan
modul permintaan data karyawan untuk melakukan rekrutmen tenaga kerja baru.
2. Pengambilan karyawan. Sistem mampu menyimpan data tentang ketrampilan dan keahlian yang dimiliki tenaga kerja, data latar belakang pendidikan karyawan dan data trackrecord kerja. Data-data tersebut dapat digunakan untuk melakukan pengembangan karyawan.
3. Penetapan golongan gaji. Sistem menyediakan modul perhitungan kompensasi gaji karyawan. Perhitungan kompensasi gaji yang dapat dilakukan secara otomatis dapat membantu perhitungan gaji sehingga dapat dilakukan dengan cepat.
4. Penentuan Hak Cuti. Sistem dapat dengan menyediakan semua proses pengajuan cuti dan proses persetujuannya.
Selain itu, modul ini dapat menampilkan informasi tentang hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti dana lain sebagainnya. Konsep berbasis web dan pelayanan mandiri (self-service) ini menyederhanakan berbagai prosedur cuti yang saling berhubungan, mengurangi pekerjaan administratif, menghemat kertas dan biaya.
4.1.2 Tampilan Aplikasi OrangeHRM
Adapun tampilan Form “Login” dan “Menu Utama”
sebagai tampilan awal yang di dalamnya terditi dari beberapa menu yaitu: menu “menu ADMIN”, “menu PIM”, “menu LEAVE” dan “menu RECRUITMENT” dengan
fungsionalitasnya masing-masing, yang dijelaskan sebagai berikut.
1. Form Login
Gambar 4.1 Form Login
Form Login pada Gambar 4.1, menjelaskan sudah pasti bahwa apabila pengguna/admin ingin menggunakan aplikasi OrangeHRM ini, maka terlebih dahulu harus memasukkan nama user dan nama password yang sudah terdaftar.
2. Form Menu Utama
Setelah melakukan login ke dalam sistem, maka seorang admin dapat masuk ke Form Menu Utama pada Gambar 4.2, dapat memaksimalkan fasilitas yang terdiri dari beberapa menu, yang dapat disebut juga sebagai Top Menu, meliputi: Menu Admin, Menu PIM, Menu Leave, dan Menu Rekrutmen. Di sudut kanan atas terdapat nama pengguna/admin yang sementara aktif memakai sistem ini dan juga ada Change Password dimana
pengguna tersebut dapat merubah nama login password, setelah itu ada Logout yang berfungsi bagi pengguna untuk keluar dari sistem apabila sudah selesai menggunakan sistem.
Gambar 4.2 Form Menu Utama 3. Form ADMIN
Gambar 4.3 Form ADMIN
Form ADMIN pada Gambar 4.3, merupakan suatu bagian modul yang penting dari sistem dimana admin HR atau pimpinan
HR dan personil lain yang ditunjuk untuk menjalankan semua tugas administrasi dalam sistem. Di dalamnya mencangkup penetapan struktur organisasi, golongan gaji, pelanggan perusahaan dan proyek serta informasi lain. Modul Admin merupakan tulang punggung dari seluruh sistem. Isu keamanan sistem ditangani oleh modul ini dengan baik, yaitu dengan menetapkan otorisasi bagi pengguna. Semua fungsionalitas modul Admin tersedia bagi para pengguna (user), sejauh memiliki wewenang otorisasi sebagai Admin HR.
Admin HR dapat menetapkan definisi dan memodifikasi, seperti :
Organization Info (Company General Info, Structure, dan Location)
Job Info (Job Titles, Pay Grades, Employment Status, Job Categories, Work Shifts)
Qualification Info (Education, Skill, Licenses, Languages)
Memberships Info
Nationalities
Users
Email Notifications (Configuration, Subscribe)
Project Info (Customers, Projects)
Configuration (Localization, Modules) 4. Form ADMIN Organization
Form ADMIN Organization pada Gambar 4.4, menampilkan spesifikasi data informasi perusahaan yang
diperlukan melalui otorisasi admin HR sebagai administrator perusahaan dapat mengisi seluruh data yang diminta dengan cara memilih tombol Edit untuk memasukkan data perusahaan, setelah save untuk menyimpan data tersebut. Sub menu terdiri dari perintah-perintah berikutnya :
General Info – untuk mengisi nama perusahaan, alamat, no telpon, email dan lain-lain
Locations – mengisi bila perusahaan memiliki beberapa kantor cabang dan lokasi usahanya
Structure – untuk membuat struktur organisasi
Gambar 4.4 Form ADMIN Organization
Form ADMIN Organization pada Gambar 4.4, menampilkan spesifikasi data informasi perusahaan yang diperlukan melalui otorisasi admin HR sebagai administrator
perusahaan dapat mengisi seluruh data yang diminta dengan cara memilih tombol Edit untuk memasukkan data perusahaan, setelah save untuk menyimpan data tersebut. Sub menu terdiri dari perintah-perintah berikutnya :
General Info – untuk mengisi nama perusahaan, alamat, no telpon, email dan lain-lain
Locations – mengisi bila perusahaan memiliki beberapa kantor cabang dan lokasi usahanya
Structure – untuk membuat struktur organisasi 5. Form ADMIN Job
Gambar 4.5 Form ADMIN Job
Form ADMIN Job Pada Gambar 4.5, menjelaskan bahwa semua yang berhubungan dengan pekerjaan (Job) dapat ditangani dengan memilih sub menu Job yang terdiri dari beberapa perintah, sebagai berikut :
Job Titles – Untuk Memasukkan nama Jabatan
Pay Grades – Untuk memasukkan Golongan Gaji
Employment Status – Status Karyawan
Job Categories – Kategori pekerjaan karyawan
Work Shifts – Pekerjaan tambahan diluar jam kerja 6. Form ADMIN Qualification
Gambar 4.6 Form ADMIN Qualification
Form ADMIN Qualification pada Gambar 4.6, menjelaskan bahwa semua informasi dengan kualifikasi (Qualifications) dapat ditangani dengan memilih dari menu Qualifications. Sub menunya terdiri dari beberapa perintah, sebagai berikut :
Skills – Untuk mengisi keterangan keahlian tertentu atau memiliki suatu kemampuan yang unik dari setiap karyawan.
Education – Untuk mengisi keterangan tentang tingkat pendidikan.
Licenses – Untuk mengisi tentang sertifikat, lisensi profesi dan sejenisnya.
Languages – Untuk mengisi kategori bahasa yang dikuasai.
7. Form PIM
Gambar 4.7 Form PIM
Form PIM (Personnel Information Management) pada Gambar 4.7, menjelaskan bahwa modul PIM merupakan modul inti yang menangani semua informasi yang relevan dengan karyawan, termasuk perbedaan tipe informasi pribadi, detail kualifikasi dan pengalaman kerja, informasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan lain sebagainya. Foto karyawan juga dapat diikutsertakan. Informasi yang ditangkap melalui modul ini digunakan oleh modul-modul lainnya, sehingga mengurangi duplikasi dan tumpang tindih data. Sub menunya terdiri dari beberapa perintah, sebagai berikut :
Configuration – Untuk menetapkan pilihan-pilihan dalam mengatur informasi pribadi data karyawan.
Employee List – Untuk melihat informasi pribadi data karyawan.
Add Employee – Untuk mengisi informasi data pribadi dari karyawan.
Report – Untuk membuat dan dapat melihat laporan informasi data pribadi karyawan.
8. Form PIM Configuration
Gambar 4.8 Form PIM Configuration
Form PIM_Configurations pada Gambar 4.8, menjelaskan tentang konfigurasi pengaturan atau penyetelan sistem
pengelolaan informasi data pribadi karyawan sehingga dengan pengguna dapat menggunakan sesuai dengan kebutuhan informasi modul PIM. Sub menunya terdiri dari beberapa perintah, sebagai berikut :
Optional Field – Untuk menentukan kategori informasi nama kecil dan nama negara asal yang perlu di tampilkan dalam informasi detail personil.
Custom Fields – Untuk menambahkan ketegori field/data baru yang perlu ada dalam info detail personil.
Data Import – Untuk memasukkan file dokumen informasi pribadi ke dalam sistem.
Reporting Methode – Untuk menentukan metode pelaporan.
Termination Reasons – Untuk menentukan kategori alasan pemberhentian.
9. Form Leave
Gambar 4.9 Form Leave
Form Leave pada Gambar 4.9, menjelaskan bahwa modul Leave (cuti) merupakan modul pengelolaan cuti yang komprehensif dengan kemungkinan yang luas untuk mendefinisikan tipe-tipe cuti, libur perusahaan, pendaftaran cuti dan pemberian cuti bagi karyawan perusahaan. Modul ini menyediakan semua aplikasi dan proses persetujuan serta dapat menampilkan informasi hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti dan lain sebagainya. Fungsionalitas modul cuti ini berbeda-beda tergantung pada otoritas pengguna sistem ini, dimana seorang admin HR dapat melakukan beberapa fungsionalitasnya sebagai berikut :
Leave Summary – Untuk Melihat Ringkasan Cuti masing- masing karyawan dan sisa hari curi yang masih ada untuk setiap tipe cuti yang diakui perusahaan.
Leave List – Untuk melihat daftar riwayat cuti karyawan yang diakui perusahaan.
Assign Leave – Untuk menetapkan hak cuti bagi setiap karyawan
Ada 2 (dua) macam pengguna yang dapat berfungsi sebagai administrator yaitu ESS User-Supervisor (user yang mempunyai anak buah), dan ESS User (user yang tidak mempunyai anak buah di bawahnya).
10. Form Leave Configuration
Gambar 4.10 Form Leave Configuration
Form Leave Configuration pada Gambar 4.10, menjelaskan bahwa sub menu Configuration dari menu Leave merupakan modul yang mengatur fungsionalitas dalam menentukan pilihan-pilihan yang sesuai dengan aturan perusahaan untuk mengatur hak cuti bagi setiap karyawan. Ada beberapa sub menu dari Configuration Leave, sebagai berikut :
Leave Period – Untuk mengatur maksimum hari cuti yang diberikan.
Leave Type – Untuk mengatur jenis-jenis cuti yang di akui perusahaan.
Work Week – Untuk menentukan jumlah hari kerja dalam seminggu.
Holidays – Untuk mengisi hari-hari libur nasional.
11. Form Recruitment
Gambar 4.11 Form Recruitment
Form Recruitment pada Gambar 4.11, menjelaskan bahwa modul ini memberikan kemudahan untuk perusahaan dalam mengelola permohonan kebutuhan tenaga kerja baru dan membuka lowongan perkerjaan yang diminta dari depertemen terkait. Intinya kemudahan yang penting dari sistem modul ini adalah perusahaan dapat memasang iklan lowongan kerja secara online di web dengan menggunakan fitur yang ada dalam sistem ini.
Pemasang iklan dapat melakukan posting iklan dengan mudah, melacak progress pemrosesan pelamar hingga proses wawancara sampai proses penerimaannya. Sementara itu, pencari kerja dapat melakukan posting lamaran kerja mereka dalam format standard dan sederhana. Pemberitahuan kepada pencari
kerja dapat diinformasikan dengan mudah melalui email. Sub menu ada terdiri dari beberapa perintah sebagai berikut :
Candidate – Untuk mengisi data lamaran dari calon karyawan.
Vacancie – Untuk mengisi jenis-jenis lowongan yang akan dipublikasikan.
4.1.3 Tahapan Proses Bisnis Cuti
Pengelolaan cuti pada aplikasi OrangeHRM juga mempunyai fasilitas untuk mengelola cuti karyawan, termasuk di dalamnya rencana pengajuan cuti, pengambilan cuti, sisa cuti ataupun pembatalan cuti dan penghitungan sisa cuti. Form yang digunakan dalam melakukan proses bisnis cuti melalui aplikasi OrangeHRM, dijelaskan sebagai berikut.
1. Form Ringkasan Cuti (Leave Summary)
Gambar 4.12 Form Ringkasan Cuti (Leave Summary)
Form Ringkasan Cuti pada Gambar 4.12, menjelaskan bahwa “admin HR” sebagai administrator dapat melakukan pengontrolan hak cuti karyawan dalam masa cuti, sisa cuti, pembatalan cuti, dan tentang pengajuan cuti, dapat dilakukan dengan “masuk login” terus pilih “menu Leave”, lalu masuk lagi dengan memilih menu “Leave Summary”. Kemudian memasukkan “nama karyawan” yang dimaksud pada tabel
“Search Employee” setelah itu pilih ”search”, maka akan muncul ringkasan cuti dari karyawan tersebut, sehingga dapat mengetahui dan menentukan kelayakan pengambilan hak cuti yang bersangkutan.
2. Form Daftar Cuti (Leave List)
Gambar 4.13 Form Daftar Cuti (Leave List)
Form Daftar Cuti pada Gambar 4.13, menampilkan daftar cuti untuk seluruh karyawan dalam perusahaan dengan klarifikasi status cuti dari masing-masing karyawan. Dalam menu ini, seorang admin HR dan karyawan, dapat melakukan pengecekan
dan merubah status cutinya apabila sudah sesuai dengan keputusan dari pimpinan terkait. Proses pengamatan dan perubahan status dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut, yaitu; seorang admin HR dapat merubah status cuti karyawan sesuai dengan keputusan pimpinan terkait, dengan melalui tahap, masuk menu “Leave”, terus pilih menu ”Leave List”, lalu memasukkan “nama karyawan” dan memberi tanda centang/chek list pada pilihan point “All”; untuk status cuti yang tertulis
“Show leave with status”, sehingga dapat mengetahui seluruh status cuti dari yang bersangkutan. Kemudian akan tampil laporan status cuti karyawan tersebut, dan pada kondisi ini
“admin HR” dapat melakukan perubahan status dengan memilih kondisi “Action” atau “Cancel” yang sudah sesuai dengan keputusan pimpinan terkait.
3. Form Pengambilan Hak Cuti (Assign Leave)
Gambar 4.14 Form Pengambilan Hak Cuti (Assign Leave)
Form Pengambilan Hak Cuti pada Gambar 4.14, dapat dijelaskan sebagai berikut. Proses yang dilakukan seorang admin dalam menetapkan hak cuti yang sudah direkomendasikan dari pimpinan terkait bagi karyawan yang mengajukan hak cutinya, adalah admin masuk ke menu “Leave”, terus memilih menu
“Assign Leave”, setelah itu, admin memasukkan data pribadi karyawan yang bersangkutan dengan menentukan tipe cuti yang diambil, dengan menentukan tanggal/bulan/tahun mulai cuti sampai tanggal/bulan/tahun akhir cuti atau lamanya hari cuti yang diambil. Setelah itu admin memilih tombol “Assign” supaya data cuti tersebut dapat ter-update atau tersimpan ke sistem, sehingga masuk menjadi data ringkasan cuti dari karyawan tersebut.
4.1.4 Tahapan Proses Bisnis Rekrutmen
Fitur terbaru OrangeHRM adalah fasilitas untuk membuka iklan lowongan kerja di internet. Kelebihan yang dimiliki dibanding sistem lainnya, bila terdapat pelamar yang mengajukan lamaran, maka manajer yang membuka lowongan akan langsung menerima pemberitahuan e-mail dari system, dan dapat segera menentukan jadwal wawancara atau tahapan seleksi berikutnya.
Informasi tersebut juga akan disampaikan langsung oleh sistem kepada pelamar. Segala proses seleksi tersebut akan tercatat oleh sistem. Modul Recruitment dalam bentuk praktik terdiri dari tiga bagian, sebagai berikut :
1. Admin HR sebagai personil, yang memasukkan lowongan kerja.
2. Pelamar sebagai kandidat karyawan, yang mengajukan lamaran kerja.
3. Admin HR yang mengelola semua proses dari pemasangan iklan, hingga wawancara kandidat.
Form yang digunakan dalam melakukan proses bisnis rekrutmen melalui aplikasi OrangeHRM, dijelaskan sebagai berikut.
1. Form Menambah Lowongan (Add Vacancy)
Gambar 4.15 Form Menambah Lowongan (Add Vacancy) Form Menambah Lowongan pada Gambar 4.15, dijelaskan sebagai berikut. Proses yang dilakukan seorang admin HR untuk menambah data lowongan pekerjaan yang sudah diajukan dari departemen terkait dalam memenuhi kapasitas pos pekerjaannya, adalah admin HR memasukkan data lowongan dengan langkah awal masuk ke menu “Recruitment”, lalu memilih menu
“Vacancy”, dan akan ditampilkan tabel pilihan “Add” dan
“Delete”, kemudian memilih “Add” untuk memasukkan data lowongan di dalam tabel “Add Job Vacancy”. Setelah datanya
diisi dengan lengkap, kemudian memberi tanda centang untuk diaktifkan dan dipublikasikan secara online melalui internet, setelah data tersimpan dan terkirim, maka dapat menjadi informasi dan dapat diakses dengan mudah oleh pencari kerja.
2. Form Menghapus Lowongan (Delete Vacancies)
Gambar 4.16 Form Menghapus Lowongan (Delete Vacancies) Form Menghapus Lowongan pada Gambar 4.16, dijelaskan sebagai berikut. Seorang admin HR dapat melakukan penghapusan data lowongan pekerjaan yang pernah dimasukkan ke system, dengan langkah awal masuk ke menu “Recruitment”, lalu memilih menu “Vacancy”, dan akan ditampilkan tabel pilihan “Add” dan “Delete”; dengan memilih “Delete” pada nama dari jenis pekerjaan tersebut, maka data dari jenis pekerjaan tersebut akan terhapus dari dalam database sistem.
3. Form Input data Lamaran Calon Karyawan by Online Form Input data Lamaran dari Calon Karyawan by online, menjelaskan bahwa calon karyawan atau dapat disebut dengan pencari kerja, mendapatkan informasi adanya lowongan
pekerjaan yang diiklankan melalui link situs internet yang memakai alamat URL. Calon karyawan tersebut dapat melakukan registrasi, melalui form “Active Job Vacancies” yang berisi informasi tentang jenis-jenis pekerjaan yang ditawarkan. Bagi pencari kerja yang memenuhi kualifikasi persyaratan yang sudah ditetapkan perusahaan, dapat memilih jenis pekerjaan yang ditawarkan dengan memilih tombol “Apply”, kemudian akan muncul tabel “Job for”, maksudnya, melalui tabel ini, calon karyawan diminta mengisi data pribadinya dengan lengkap dan meng-upload data softcopy resume calon karyawan. Langkah terakhir, calon karyawan diminta untuk memilih tombol Submit untuk mengirimkan atau menyimpan data lamaran tersebut ke sistem database vacancie, dan proses input data lamaran selesai.
Form Input data Lamaran dari Calon Karyawan by online ditunjukkan pada Gambar 4.17.
Gambar 4.17 Form Input data Lamaran Calon Karyawan by Online
4. Form Menambah Calon Karyawan (Add Candidate)
Gambar 4.18 Form Manambah Calon Karyawan (Add Candidate) Form Menambah Calon Karyawan pada Gambar 4.18, dijelaskan sebagai berikut. Seorang admin HR dapat menambah atau memasukkan data calon karyawan yang sudah lulus seleksi berkas sebagai tahapan awal dalam proses rekrutmen dari departemen terkait, melalui proses yang dapat dilakukan yaitu dengan memilih menu “Recruitment”, selanjutnya memilih menu
“Candidate” lalu akan muncul pilihan dengan option “Add” dan
“Delete” maka harus memilih “Add” untuk menginput data calon karyawan. Setelah mengisi dan meng-upload data lamaran calon karyawan dengan lengkap, selanjutnya dapat menyimpan data tersebut dengan memilih tombol “Save”.
5. Form Menghapus Calon Karyawan (Delete Candidate) Form Menghapus Calon Karyawan, digunakan oleh seorang admin HR dalam melakukan tugasnya untuk menambah atau memasukkan data calon karyawan, juga dapat menghapus data calon karyawan yang sudah lulus seleksi tahapan akhir, dan
