i
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEREJA
BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN
DI JAKARTA PUSAT
Oleh :
RIYAN WISNU AJIE
NIM : 232009032
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
iv
MOTTO
The most important thing in this life is a dream and a belief
v ABSTRACT
Information system is use to simplify and accelerate a job in an organization, either manual system or computerized system. The church is an organization that requires an information system to ease and facilitating its activities.
Computerized information system for church activities will be stored in a neat storage and centralized data, it’s called a database. In making the church database information system, it needs a database system design process from the early planning until the implementation and maintenance processes. Database information system will be used to record both financial and non financial information of the church.
This processes start from analyze the existing system in Bethel Indonesia Sungai Yordan Church and then design an Entity Relationship Diagram (ERD).
Then the next step is designing database system information using Micr osoft Access 2007 applications.
Based on the analysis of the information systems used by the church, it has not been able to meet the expectations of the church organization yet, so it needs to use the newest database information system that has been drafted. By using this information system, it’s expected that the church organization can make a backup of the data in order to become more secure.
vi
SARIPATI
Sistem informasi berguna untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi, baik itu sistem manual maupun sistem yang terkomputerisasi. Gereja merupakan salah satu organisasi yang membutuhkan sistem informasi untuk kemudahan dalam menjalankan aktivitasnya.
Sistem informasi terkomputerisasi untuk aktivitas gereja akan disimpan didalam penyimpanan data yang rapi dan terpusat, yaitu database. Dalam pembuatan sistem informasi database gereja perlu sebuah proses desain sistem
database dari mulai proses perencanaan sampai proses implementasi dan pemerliharaan. Sistem informasi database itulah yang akan digunakan gereja untuk mencatat informasi keuangan dan non keuangan gereja.
Proses pembuatan sistem informasi database ini berawal dari menganalisis sistem yang ada pada Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan dan kemudian merancangkan Entity Relationship Diagram (ERD). Kemudian merancang sistem informasi database dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007.
Berdasarkan analisis sistem informasi yang digunakan gereja saat ini belum mampu memenuhi harapan pihak gereja, sehingga gereja perlu memakai sistem informasi database baru yang sudah dirancangkan. Dengan pemakaian sistem informasi tersebut pihak gereja diharapkan dapat melakukan backup data agar data gereja menjadi lebih aman.
vii
KATA PENGANTAR
Informasi menjadi salah satu hal yang sangat penting dan berpengaruh bagi kehidupan suatu organisasi. Kebutuhan akan informasi inilah yang menyebabkan organisasi-organisasi membutuhkan suatu sistem yang terkelola dengan baik atas aktivitasnya, yang akhirnya dapat menghasilkan informasi secara lengkap dan akurat.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan di Jakarta Pusat memiliki sistem informasi yang perlu dikembangkan seiring dengan perkembangan gereja saat ini. Sistem informasi yang baru diharapkan dapat mempermudah kinerja organisasi gereja dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil data-data yang ada.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan keilmuan di bidang sistem informasi akuntansi bagi pembaca dan pihak lain yang berkepentingan.
Salatiga, Mei 2013
viii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan anugrah-Nya penulis bisa menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Skripsi ini ditulis untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi di Universitas Kristen Satya Wacana. Penulis mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEREJA BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN DI JAKARTA PUSAT”.
Penulis menyadari bahwa selama dalam proses penelitian dan penyusunan skripsi hingga terselesainya skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan yang sangat besar dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini, penulis dengan tulus hati menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan anugrah-Nya yang diberikan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
2. Bapak Hari Sunarto, SE, MBA, PhD selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Kristen Satya Wacana.
3. Dr, Usil Sis Sucahyo, SE, MBA selaku Kepala Program Studi Akuntansi di Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Kristen Satya Wacana. 4. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak, selaku dosen pembimbing dan
wali studi yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga skripsi ini selesai tepat pada waktunya.
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama empat tahun masa perkuliahan, yang sangat bermanfaat sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir tepat pada waktunya.
ix
Marsudi, Ci Feny) yang telah bersedia menjadi objek penelitian dan membantu menyediakan data-data yang berguna untuk penulisan skripsi ini.
7. Kepada keluarga tercinta, Bapak Sucipto, alm. Ibu Sri Wahyuni, Yusnita Pusparani, Septian Bayu Kristanto, Normalita Crisanti , Bulek Tasinah, Om Santoso, Aditya Novianto dan Indah Widiastuti yang selalu memberikan dukungan baik doa, saran dan semangat yang tiada henti. 8. Kepada teman-teman khususnya teman-teman seperjuangan Jurusan
Ekonomi 2009, Cholina Bening Maulany SE, Siska Evanda Halim SE, Rendi Satria, Yulius Ardi Wiranata, Arya Perdhana Putra, Dedi Hartanto, Okta Budi Arumsari, Ayu Febriana, Rizky Hapsari, Dewi Widowati, Keke Herwidoarsi, Alexander Putut, Adityo Dwi Saputro, Gian Javier Salindeho, dan Ivana Lisa Dewi Sugiyanto yang selalu memberikan dukungan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
9. Kepada penghuni kos 79, Bapak Sarimin, Ibu Nanik, Mas Tyo, Mbak Indah, Kafke, Adi Wicitra, Wahyu, Elia Lugastio, Januar, Daud Setiawan, Angga, Dede, Mas Vyor Opier, Aris, Gardina, Nana, Rini, Mbak Martha, Mas Andre Tulus, Mas Rizky, Mas Indra yang selalu memberikan dukungan sehingga penulis dapat mengerjakan skripsi dengan baik.
10.Kepada orang terdekat Murtaziqoh (Kekasih Penulis) yang selalu membantu, mendukung, mengingatkan tentang skripsinya dan memberikan dukungan baik dalam keadaan suka maupun duka sehingga penulis tetap selalu semangat untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. 11.Seluruh pihak yang membantu penyusunan tugas akhir ini yang tidak
x
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ... i
Persetujuan Kertas Kerja ...ii
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja... iii
Halaman Motto ... iv
Abstract ... v
Saripati ... vi
Kata Pengantar ...vii
Ucapan Terima Kasih... viii
Daftar Isi ... x
Daftar Gambar ...xii
Daftar Lampiran ... xvi
PENDAHULUAN ... 1
Latar Belakang ... 1
Manfaat Penelitian ... 4
TINJAUAN PUSTAKA ... 5
Gereja ... 5
xi
Database ... 6
Desain Sistem Informasi ... 7
Proses Desain Sistem Database ... 8
Sistem Informasi Keuangan ... 9
Sistem Informasi Non Keuangan ... 10
METODOLOGI PENELITIAN ... 10
Tehnik dan Langkah Analisis Data ... 11
ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 12
Rangkaian Aktivitas Sistem Informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan ... 13
Perancangan Sistem Informasi ... 18
Perancangan Database ... 21
Pengendalian Keamanan Sistem Informasi... 69
KESIMPULAN DAN SARAN ... 71
Kesimpulan ... 71
Saran ... 74
DAFTAR PUSTAKA ... 75
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 77
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ... 13
Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penerimaan Kas ... 14
Gambar 4.3 Rekomendasi Flowchart Siklus Penerimaan Kas ... 15
Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas ... 17
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Kas ... 18
Gambar 4.6 ERD Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan ... 19
Gambar 4.7 Desain Tabel Kas Gereja ... 21
Gambar 4.8 Isi Tabel Kas Gereja ... 21
Gambar 4.9 Desain Tabel Anggaran Kegiatan ... 22
Gambar 4.10 Isi Tabel Anggaran Kegiatan ... 23
Gambar 4.11 Desain Tabel Kegiatan ... 24
Gambar 4.12 Isi Tabel Kegiatan ... 24
Gambar 4.13 Desain Tabel Penerimaan ... 25
Gambar 4.14 Isi Tabel Penerimaan ... 25
Gambar 4.15 Desain Tabel Pengeluaran ... 26
Gambar 4.16 Isi Tabel Pengeluaran ... 26
Gambar 4.17 Desain Tabel Anggaran Penerimaan ... 27
Gambar 4.18 Isi Tabel Anggaran Penerimaan ... 27
Gambar 4.19 Desain Tabel Persembahan ... 28
xiii
Gambar 4.21 Desain Tabel Anggaran Aktivitas Operasional ... 28
Gambar 4.22 Isi Tabel Anggaran Aktivitas Operasional ... 29
Gambar 4.23 Desain Tabel Aktivitas Operasional... 29
Gambar 4.24 Isi Tabel Aktivitas Operasional ... 30
Gambar 4.25 Desain Tabel Jemaat ... 31
Gambar 4.26 Isi Tabel Jemaat... 31
Gambar 4.27 Desain Tabel Pegawai ... 32
Gambar 4.28 Isi Tabel Pegawai ... 32
Gambar 4.29 Query Jemaat ... 33
Gambar 4.30 Query Pegawai ... 33
Gambar 4.31 Query Kegiatan ... 34
Gambar 4.32 Query Anggaran dan Realisasi ... 34
Gambar 4.33 Query Penerimaan Kas ... 35
Gambar 4.34 Query Pengeluaran Kas ... 35
Gambar 4.35 Query Persembahan ... 36
Gambar 4.36 Query Aktivitas Operasional ... 36
Gambar 4.37 Query Pemindahan Kas ... 37
Gambar 4.38 Query Anggaran Aktivitas Operasional ... 37
Gambar 4.39 Query Anggaran Kegiatan... 38
Gambar 4.40 Query Anggaran Penerimaan ... 38
xiv
Gambar 4.42 Crosstab Pengeluaran Kas ... 39
Gambar 4.43 Crosstab Kegiatan ... 39
Gambar 4.44 Crosstab Persembahan ... 39
Gambar 4.45 Crosstab Aktivitas Operasional ... 40
Gambar 4.46 Crosstab Rutinitas Persembahan... 40
Gambar 4.47 Query Kas Gereja ... 41
Gambar 4.48 Formulir Jemaat ... 42
Gambar 4.49 Formulir Pegawai ... 43
Gambar 4.50 Formulir Anggaran Kegiatan Gereja ... 44
Gambar 4.51 Formulir Kegiatan Gereja ... 45
Gambar 4.52 Formulir Penerimaan ... 46
Gambar 4.53 Formulir Pengeluaran ... 48
Gambar 4.54 FormulirPersembahan ... 49
Gambar 4.55 Formulir AnggaranAktivitas Operasional ... 50
Gambar 4.56 FormulirAktivitas Operasional... 51
Gambar 4.57 Formulir Pemindahan Kas... 52
Gambar 4.58 Formulir Anggaran Penerimaan Gereja ... 53
Gambar 4.59 Form Daftar Jemaat... 53
Gambar 4.60 Form Daftar Persembahan ... 54
Gambar 4.61 Daftar Jemaat Gereja ... 55
xv
Gambar 4.63 Daftar Kegiatan ... 56
Gambar 4.64 Daftar Rutinitas Persembahan ... 57
Gambar 4.65 Laporan Penerimaan Kas ... 58
Gambar 4.66 Laporan Pengeluaran Kas ... 59
Gambar 4.67 Laporan Anggaran dan Realisasi Aktivitas Operasional ... 59
Gambar 4.68 Laporan Aktivitas Operasional ... 60
Gambar 4.69 Laporan Anggaran Kegiatan ... 61
Gambar 4.70 Laporan Kas Kegiatan ... 61
Gambar 4.71 Laporan Anggaran dan Realisasi Kegiatan ... 62
Gambar 4.72 Laporan Persembahan ... 63
Gambar 4.73 Laporan Kas Gereja... 63
Gambar 4.74 Menu Utama Sistem Informasi GBI Sungai Yordan ... 66
Gambar 4.75 Menu Formulir Anggaran ... 67
Gambar 4.76 Menu Formulir Realisasi ... 67
Gambar 4.77 Menu Jemaat dan Pegawai ... 67
Gambar 4.78 Menu Daftar ... 68
Gambar 4.79 Menu Laporan Anggaran dan Realisasi ... 68
Gambar 4.80 Menu Laporan Aktivitas ... 69
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Tabel Pemindahan Kas Desain dan Isi Lampiran 2 Tabel Detail Jenis Kegiatan Desain dan Isi Lampiran 3 Tabel Detail Penerimaan Desain dan Isi Lampiran 4 Tabel Sumber Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 5 Tabel Detail Jenis Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 6 Tabel Detail Pengeluaran Desain dan Isi
Lampiran 7 Tabel Detail Pengeluaran Untuk Desain dan Isi
Lampiran 8 Tabel Detail Jenis Pengeluaran Desain dan Isi
Lampiran 9 Tabel Anggaran Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 10 Tabel Detail Persembahan Desain dan Isi
Lampiran 11 Tabel Detail Biaya Operasional Desain dan Isi
Lampiran 12 Query Pemindahan Kas Detail
Lampiran 13 Crosstab Pemindahan Kas (Dari)
Lampiran 14 Crosstab Pemindahan Kas (Ke)
Lampiran 15 Datasheet Jemaat
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi dalam menjalankan aktivitasnya, baik dengan menggunakan komputer ataupun internet. Teknologi ini juga sangat berguna untuk mempermudah atau mempercepat suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi, baik itu organisasi yang berorientasi profit maupun organisasi non profit. Salah satu perkembangan teknologi yang digunakan oleh berbagai organisasi tersebut adalah sistem informasi yang berguna untuk memberikan informasi yang dibutuhkan bagi organisasi tersebut. Sutabri (2004) menyatakan diperlukan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang sesuai. Sehingga dengan adanya sistem informasi ini organisasi-organisasi tersebut diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerjanya.
Terdapat dua jenis organisasi, yaitu organisasi yang berorientasi profit
maupun organisasi non profit. Organisasi non profit sangat bergantung pada pemberian dana dan donatur untuk membiayai aktivitas dan kelangsungan hidup organisasinya. Organisasi non profit merupakan sebuah organisasi yang memiliki tiga karakteristik yang berbeda dengan usaha bisnis lainnya. Tiga karakteristik tersebut adalah : 1) Adanya kontribusi sumber daya dari penyandang dana yang tidak mengharapkan adanya pengembalian sebanding. 2) operasional perusahaan tidak bertujuan menyediakan barang atau jasa dengan maksud laba. 3) tidak adanya kepentingan pemilik seperti perusahaan pada umumnya (Wilson, 2004).
2
akan lebih cepat ketika melakukan pencarian data. Salah satu alasan mengapa gereja juga harus mengikuti perkembangan teknologi adalah tuntutan pertumbuhan organisasi yang menyebabkan perlunya sistem baru yang mampu menyajikan informasi yang lebih efektif. Perkembangan organisasi gereja menuntut dimilikinya sebuah sistem database dalam sistem informasinya yang mampu menangkapdata yang semakin kompleks, sehingga hal ini akan mempermudah pengelompokan dan pengambilan data tersebut. Wijaya (2004) mengatakan bahwa jika sistem informasi baik, maka kesalahan, keterlambatan pencatatan informasi bisa diminimalkan. Itu artinya ketika sebuah gereja tersebut memiliki sistem informasi yang baik, maka pengelolaan informasi gereja tersebut akan menjadi baik pula.
Sistem informasi gereja dapat digunakan untuk mengelola data keuangan maupun data non keuangan gereja yang dapat disimpan dalam sebuah database. Penyimpanan data yang baik dan rapi juga akan membuat pencarian data menjadi lebih mudah. Dari sisi keuangan, data dapat berupa pemasukan dan pengeluaran gereja. Pemasukan gereja dapat berupa kolekte mingguan, persepuluhan atau bulanan, kolekte khusus, dan donatur atau persembahan lainnya. Sedangkan pengeluaran gereja dapat berupa tunjangan untuk pendeta, biaya rapat majelis gereja maupun komisi-komisinya, pembelian sarana gereja dan keperluan kegiatan, berbagai sumbangan dan biaya lain-lain yang bersifat khusus. Sementara dari sisi non keuangan data dapat berupa daftar jemaat yang dimiliki gereja, stuktur organisasi dalam gereja dan dapat memberikan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang dilakukan gereja. Dengan demikian sistem informasi sangat bermanfaat bagi gereja, dalam mengelola dan mengakses data-data keuangan maupun data-data non keuangan gereja.
3
dan cepat. Begitu pula dengan penelitian Nugroho (2007), perancangan sistem informasi di dalam perusahaan terbukti lebih meningkatkan efisiensi kerja dalam perusahaan tersebut karena dapat mempermudah pencatatan laporan-laporan yang ada.
4
Yordan ini membutuhkan sistem informasi database untuk efisiensi kerja organisasi gereja dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil data-data yang ada.
Dengan demikian persoalan dalam penelitian ini adalah (1) bagaimana sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan yang berjalan saat ini, dan (2) bagaimana rancangan sistem informasi database gereja bagi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
database gereja agar dapat membantu efisiensi kerja dari majelis, sekretaris, bendahara, dan pendeta di Gereja Bethel Sungai Yordan serta agar dapat mengatasi ketidakberesan dalam sistem yang lama. Dengan adanya sebuah sistem baru ini diharapkan pencatatan data keuangan dan non keuangan di gereja dapat dijalankan dengan lebih efektif dan efisien, serta menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan para jemaat gereja.
Manfaat Penelitian
1. Sebagai bahan evaluasi dan masukan terhadap sistem informasi gereja yang ada saat ini, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja majelis, sekretaris, bendahara dan pendeta gereja.
2. Memberikan rancangan sistem informasi database gereja yang terkomputerisasi, sehingga dapat membantu Gereja Bethel Sungai Yordan untuk mengelola data-data keuangan maupun data-data non keuangannya.
3. Memberikan keluaran (ouput) berupa laporan keuangan mingguan, bulanan, maupun tahunan, dan memberikan laporan posisi kas Gereja Bethel Sungai Yordan sebagai dasar untuk pengambilan keuputusan dalam perencanaan dan pengelolaan gereja.
5
TINJAUAN PUSTAKA
Organisasi non profit merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan utama yang tidak komersil dan tidak bersifat mencari laba, melainkan memberikan pelayanan bagi masyarakat. Gereja merupakan salah satu contoh organisasi yang tergolong ke organisasi non profit.
Gereja
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001) dalam Simorangkir (2011) gereja didefinisikan sebagai (1) Gedung ibadah Kristen; (2) Badan (organisasi) umat Kristen yang sama kepercayaan, ajaran dan tata ibadahnya. Sehingga dari pernyataan diatas gereja dapat diartikan sebagai tempat bagi semua umat Kristen yang sama kepercayaan dan ajarannya untuk beribadah.
Menurut Orlando (1974) dalam Zalukhu pertumbuhan gereja adalah pengembangan seluruh kehidupan jemaat, sehingga gereja tersebut dapat berfungsi dengan baik dan mendatangkan pertumbuhan seperti jumlah dan organisasi. Sehingga dari pernyataan diatas gereja akan selalu mengalami pertumbuhan dari aspek jumlah dan organisasinya.
Sistem informasi merupakan salah satu hal yang penting bagi gereja.
Sistem informasi dapat digunakan gereja untuk membantu efektifitas kerja gereja dalam masa pertumbuhan gereja. Salah satu efektifitas kerja gereja adalah mempermudah pencatatan data-data dan penyimpanan data serta informasi penting yang berguna bagi pengambilan keputusan di gereja.
Sistem Informasi
6
dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk mengolah data-data agar dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Sedangkan definisi sistem informasi pada gereja jika dikaitkan dengan pengertian Romney (2012) tentang sistem informasi maka sistem informasi pada gereja adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi para pemakai informasi, namun dalam hal ini pemakai informasinya adalah para anggota jemaat dalam gereja tersebut termasuk majelis, pendeta dan pihak manajemen gereja.
Sistem informasi gereja digunakan untuk mencatat dan mengolah data-data gereja. Keberadaan database dalam sistem informasi dapat memudahkan penyimpanan data menjadi lebih rapi karena database juga dapat berguna untuk mengelola data-data yang ada.
Database
Menurut Romney (2012), database adalah serangkaian file data yang saling berhubungan dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan kesamaan data seminimal mungkin. Database mengkonsolidasikan banyak catatan yang sebelumnya disimpan dalam file terpisah ke dalam tempat pemgumpulan umum catatan data serta melayani berbagai jenis pemakai dan aplikasi pemprosesan. Sedangkan sistem database menurut Romney (2012) adalah sebuah kombinasi
database, sistem manajemen database, dan program aplikasi yang mengakses
database melalui sistem manajemen database.
7
mendesain sistem informasi database. Nama REA merupakan sebuah singkatan yang menunjukkan bahwa model data berisi tiga jenis objek utama, yaitu
Resources, Event, dan Agent. Resource merupakan sumber daya yang didapat dan dipergunakan organisasi. Event merupakan kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi. Agent merupakan pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Hubungan dalam model data REA terdapat tiga jenis, yaitu to-one, one-to-many, dan many-to-many. Hubungan one-to-one dimaksud bahwa setiap entitas satu dengan yang lain maksimal hanya memiliki satu hubungan saja. Hubungan
one-to-many dimaksudkan setiap entitas satu dengan yang lain memiliki hubungan masing-masing maksimal satu dan maksimal banyak. Sedangkan hubungan many-to-many dimaksudkan setiap entitas satu dengan yang lain dapat memiliki banyak hubungan.
Desain sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2012) desain sistem adalah proses mempersiapkan spesifikasi terinci untuk pengembangan sistem informasi baru. Sedangkan menurut Jogiyanto (2001:196) desain sistem sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Sehingga berdasarkan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan desain sistem informasi adalah serangkaian proses yang dipersiapkan untuk mengembangkan sistem informasi yang baru.
8
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama, yaitu :
a. Ada ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga sistem yang ada tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi menyebabkan kebutuhan informasi menjadi semakin luas sehingga sistem yang lama tidak efektif lagi, karena tidak dapat lagi memenuhi kebutuhan informasi bagi manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunity)
Dalam keadaan bersaing, kecepatan informasi sangat berpengaruh untuk pengambilan keputusan yang berpengaruh pada kecepatan mengambil kesempatan-kesempatan yang ada. Dalam sebuah organisasi perusahaan contohnya, kesempatan-kesempatan seperti peluang pasar ini sangat berpengaruh dengan kecepatan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk membaca kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat terjadi karena intruksi-intruksi dari pimpinan ataupun luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.
Proses Desain Sistem Database
Menurut Romney dan Steinbart (2012) dalam bukunya, proses desain sistem database memiliki enam tahapan, yaitu perencanaan, menganalisa, merancang atau mendesain, pengkodean (coding), implementasi, serta operasional dan pemeliharaan.
9
2. Analisis merupakan identifikasi kebutuhan informasi para pemakai yang akan dimasukkan ke dalam sistem baru.
3. Desain dimaksudkan untuk merancangkan poin-poin penting yang akan dimasukkan ke dalam sistem baru.
4. Pengkodean (coding) merupakan pembuatan sistem baru sesuai desain yang sudah dibuat sebelumnya.
5. Implementasi merupakan pengujian sistem baru tersebut dengan cara mencoba memasukkan data dan melatih para pegawai mengenai cara penggunaannya.
6. Operasional dan pemeliharaan merupakan penggunaan sistem baru dan pengawasan untuk kehati-hatian atas kinerja sistem baru.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan proses desain sistem mulai dari perencanaan, analisis, desain, pengkodean, dan implementasi saja. Sementara untuk operasional dan pemeliharaan akan diserahkan kepada pihak gereja.
Sistem Informasi Keuangan
Menurut Kurniawan (2011) sistem informasi keuangan merupakan suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk mengolah data-data berkaitan transaksi keuangan menjadi informasi-informasi yang diperlukan. Sehingga jika dalam gereja sistem informasi keuangan ini dapat mengolah data-data transaksi gereja menjadi informasi yang dibutuhkan gereja. Sistem informasi keuangan dalam gereja ada dua komponen utama yaitu siklus penerimaan kas dan siklus pengeluaran kas.
10
pemprosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa.
Sistem Informasi Non Keuangan
Gereja merupakan salah satu organisasi non profit yang memiliki tujuan bukan untuk mencari laba atau keuntungan. Kegiatan non keuangan gereja merupakan segala jenis transaksi non keuangan yang dilakukan oleh gereja, seperti ibadah mingguan, persekutuan pemuda dan lain-lain. Menurut Hall (2001) transaksi non keuangan termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defisit sempit dari transaksi keuangan. Dari transaksi non keuangan tersebut nantinya akan tercipta sebuah informasi non keuangan bagi gereja. Contoh informasi non keuangan gereja misalnya jumlah jemaat terdaftar dalam gereja, jumlah jemaat yang hadir dalam kegiatan persekutuan doa, banyaknya pegawai yang terdaftar dalam gereja, dan lain-lain.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini objek penelitian adalah salah satu gereja yang terdapat di Jakarta Pusat yaitu Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Satuan analisis dalam penelitian ini adalah Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan dan satuan pengamatannya adalah sistem informasi gereja tersebut.
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan mengamati proses dan prosedur yang berkaitan dengan sistem informasi di Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Sedangkan wawancara dilakukan untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi database, sehingga jenis data dalam penelitian ini adalah data kualitatif. Dalam penelitian ini sumber data diperoleh dari bendahara dan majelis Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
11
kedalam sistem yang baru, dan hasil observasi untuk mengetahui prosedur terkait sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan yang dapat digunakan sebagai perancangan sistem informasi database yang baru. Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini adalah dokumen-dokumen terkait sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan, antara lain dokumen penerimaan kas, pengeluaran kas, daftar jemaat, dan daftar kegiatan Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
Tehnik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini tehnik analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, sedangkan langkah analisis yang digunakan oleh peneliti adalah :
1. Menganalisis proses dan prosedur sistem informasi yang dimiliki oleh Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
2. Merancang ERD sebagai dasar pembuatan sistem informasi database.
3. Merancang sistem informasi database dengan menggunakan Microsoft Access 2007.
a) Langkah pertama adalah pembuatan tabel sesuai dengan rancangan
Entity Relationship Diagram.
b) Langkah kedua membuat query sesuai kebutuhan data-data apa yang akan diperlukan.
c) Langkah ketiga membuat form yang digunakan untuk input data
d) Langkah keempat membuat report yang digunakan untuk melihat output data.
e) Langkah kelima membuat switchboard sebagai tanpilan aplikasi sistem informasi database.
12
berjalan dengan baik. Selanjutnya mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan data-data dari gereja untuk menguji kelayakan database sistem informasi yang baru dengan melihat ouput yang dihasilkan oleh sistem informasi sudah sesuai dengan yang seharusnya.
Dalam penelitian ini aplikasi database yang digunakan adalah Microsoft Access 2007. Microsoft Access 2007 merupakan sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat sistem baru yang berbasis database. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mencatat dan menginput data yang disimpan didalam database
dan dapat menghasilkan output berupa laporan. Microsoft access juga dapat mempermudah pengguna saat melakukan transaksi baik itu input ataupun output dengan menggunakan switchboard, sehingga akan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan selesai lebih cepat.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan adalah sebuah gereja induk di Jakarta Pusat yang memiliki beberapa anak cabang di Jakarta pula. Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan ini memiliki dua anak cabang utama, yaitu Roxy dan Taman Ratu Indah, namun di dalam Roxy sendiri terdapat Roxy 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan 7, sedangkan untuk Taman Ratu Indah terdapat Taman Ratu Indah 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan 7. Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan pusat ini bertugas mengatur kegiatan keuangan bagi anak cabangnya, baik itu penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Tugas yang lain juga mengatur kegiatan non keuangan Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan seperti kegiatan rutin seperti persekutuan doa dan kegiatan-kegiatan yang bersifat khusus seperti natal atau paskah.
13
Gambar 4.1 Struktur organisasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Rangkaian Aktivitas Sistem Informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan memiliki beberapa jenis transaksi untuk mencatat kegiatan keuangannya terkait penerimaan kas maupun pengeluaran kas dari anak cabang ke gereja induk.
I. Siklus Penerimaan Kas
Penerimaan kas yang terdapat dalam Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan adalah penerimaan ibadah raya, persembahan sekolah minggu (sekming), persembahan seminar hidup dalam roh (SDHR), persembahan diakonia, pendapatan lainnya, bunga bank, atau titipan dan deposito.
Aktivitas ini dimulai dari laporan penerimaan dan kas penerimaan anak cabang yang diberikan kepada bendahara gereja induk untuk dicatat jumlah penerimaan kas berdasarkan sumber penerimaan kas dan jenis
14
penerimaannya yang kemudian dijadikan pedoman bagi bendahara gereja induk untuk pembuatan laporan keuangan gereja.
Kemudian kas dari penerimaan akan disetorkan bendahara ke bank dengan slip setoran dan laporan keuangan gereja yang telah dibuat diserahkan kepada penatua gereja sebagai laporan kepada penatua dan diarsipkan oleh penatua gereja.
Dalam siklus penerimaan kas ini menggunakan laporan penerimaan kas (awal) yang digunakan sebagai dasar bagi proses penerimaan kas gereja. Laporan penerimaan kas tersebut berasal dari gereja anak cabang yang secara rutin memberikan laporan kepada gereja induk.
Berikut flowchart Siklus Penerimaan Kas :
Siklus Penerimaan Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Penatua Gereja
Penerimaan Kas Keuangan GerejaLaporan
Bank
15
Berdasarkan flowchart di atas pencatatan penerimaan kas dari anak cabang memang sudah dilakukan secara komputerisasi namun belum menggunakan penyimpanan database. Sehingga rekomendasi untuk pencatatan tersebut adalah dengan pembuatan database. Selain itu slip setoran dan laporan keuangan yang masih berbentuk kumpulan kertas dan hanya diarsipkan oleh penatua. Rekomendasi untuk kelemahan tersebut adalah dengan adanya sistem informasi
database maka slip setoran dapat diinput ke dalam sistem informasi sehingga data dapat tersimpan rapi didalam database dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi akan disimpan secara rapi pula didalam database, sehingga data menjadi lebih aman.
Berikut ini adalah gambar flowchart rekomendasi siklus penerimaan kas : Siklus Penerimaan Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
16
Gambar 4.3 Rekomendasi Flowchart Siklus Penerimaan Kas II. Siklus Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dapat berupa biaya gaji karyawan, jamsostek, seragam, persembahan kasih, anggur perjamuan, seminar, diakonia, kebaktian lainnya, stipendium pembicara, telepon dan internet, listrik, air, biaya pemeliharaan gedung, biaya pemiliharaan peralatan, biaya pemeliharaan peralatan ibadah, alat tulis kantor, pos dan benda pos, biaya fotocopy dan percetakan, biaya kemanan dan kebersihan, bahan bakar minyak dan retribusi parkir, sumbangan, biaya rumah tangga, biaya obat-obatan, biaya administrasi lainnya, biaya transportasi, PPH 21, peralatan, dan biaya administrasi bank.
Aktivitas ini dimulai dari anak cabang gereja yang memberikan daftar pengeluaran yang diberikan bendahara gereja induk.
Kemudian bendahara gereja induk akan meneruskan daftar pengeluaran tersebut kepada para penatua gereja induk untuk dirapatkan ke dalam rapat majelis.
Dari hasil rapat tersebut nantinya akan diperoleh keputusan apakah daftar pengeluaran tersebut dipenuhi atau tidak. Jika tidak maka daftar pengeluaran tersebut akan dikembalikan kepada anak cabang, namun jika dipenuhi maka penatua akan memberikan daftar pengeluaran tersebut kepada bendahara gereja.
Bendahara gereja kemudian akan mencatat pengeluaran gereja berdasarkan daftar pengeluaran dan akan memberikan bukti pengeluaran beserta uangnya kepada anak cabang.
Dalam siklus pengeluaran kas ini menggunakan daftar pengeluaran (awal) yang digunakan sebagai dasar bagi proses pengeluaran kas gereja. Daftar pengeluaran tersebut berasal dari gereja anak cabang yang secara rutin diberikan kepada gereja induk.
17
Siklus Pengeluaran Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Penatua Gereja
Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas
Berdasarkan flowchart di atas pencatatan pengeluaran kas dari anak cabang memang sudah dilakukan secara komputerisasi namun belum menggunakan penyimpanan database. Sehingga rekomendasi untuk pencatatan tersebut adalah dengan pembuatan database. Selain itu terdapat bukti pengeluaran kas yang masih berbentuk kumpulan kertas dan hanya diarsipkan ke dalam map. Rekomendasi untuk kelemahan tersebut adalah dengan adanya sistem database maka bukti pengeluaran kas dapat diinput ke dalam sistem informasi sehingga data bukti pengeluaran kas tersebut dapat tersimpan rapi didalam database.
18
Siklus Pengeluaran Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Penatua Gereja
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Kas
Perancangan Sistem Informasi
19
Begitu pula dengan perancangan sistem informasi database Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan membutuhkan ERD sebagai desain sistemnya. Adapun ERD yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.
KAS
ERD SISTEM INFORMASI GEREJA BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN ERD FULLY ATRIBUT
Gambar 4.6 ERD Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
20
Resource dalam ERD ini yaitu entitas kas memiliki hubungan dengan entitas anggaran penerimaan, penerimaan kas, pelaksanaan kegiatan, anggaran pengeluaran, dan pengeluaran kas. Entitas kas terhubung dengan minimal satu anggaran penerimaan dan maksimal banyak anggaran penerimaan. Entitas kas terhubung dengan minimal satu penerimaan kas dan maksimal banyak penerimaan kas. Entitas kas juga terhubung dengan minimal satu pelaksanaan kegiatan dan maksimal banyak pelaksanaan kegiatan. Entitas kas terhubung dengan minimal satu anggaran pengeluaran dan maksimal banyak anggaran pengeluaran, dan entitas kas juga terhubung dengan minimal satu pengeluaran kas dan maksimal banyak pengeluaran kas. Event penerimaan kas terhubung dengan minimal satu
event pelaksanaan kegiatan dan maksimal banyak event pelaksanaan kegiatan.
Event pelaksanaan kegiatan juga terhubung dengan minimal satu event
pengeluaran kas dan maksimal banyak event pengeluaran kas. Event penerimaan kas minimal tidak berhubungan dengan agent jemaat dan pegawai dan maksimal berhubungan banyak dengan agent jemaat dan pegawai. Hubungan event
pelaksanaan kegiatan dengan agent jemaat dan pegawai adalah banyak ke banyak maka perlu dibuat tabel asosiate yaitu pelaksanaan_jemaat untuk hubungan pelaksanaan kegiatan dengan jemaat, dan pelaksanaan_pegawai untuk hubungan pelaksanaan kegiatan dengan pegawai. Lalu pengeluaran kas minimal tidak berhubungan dengan pegawai dan maksimal terhubung dengan banyak pegawai.
21
Perancangan Database
1. Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek tertentu dalam kolom (field) dan baris (record). Berikut adalah tabel dari masing-masing
resource, events, dan agent.
Resource
Pada siklus penerimaan dan pengeluaran kas dalam Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan terdapat 1 resource yaitu kas gereja, sehingga dibutuhkan tabel kas gereja.
Tabel Kas Gereja
Dalam tabel kas gereja terdapat 3 field yaitu kode akun (primary key), nama akun, dan jumlah. Jenis data pada kode akun adalah Text, field size : 10 ; jenis data pada nama akun adalah Text, field size 30 ; jenis data pada jumlah adalah number, field size long interger.
Tabel kas gereja memilki 1 tabel pembantu yaitu tabel pemindahan kas yang berguna untuk memindahkan kas gereja dari penyimpanan satu ke penyimpanan yang lain (lihat lampiran 1).
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas gereja :
Gambar 4.7 Desain Tabel Kas Gereja
Berikut ini adalah tabel kas gereja setelah record di masukkan ke dalam tabel:
22
Event
Pada Siklus penerimaan dan pengeluaran kas dalam Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan terdapat 5 event utama yaitu penerimaan, kegiatan, pengeluaran, persembahan, dan aktivtas operasional sehingga dibutuhkan tabel penerimaan, tabel kegiatan, tabel pengeluaran, tabel persembahan, dan tabel aktivitas operasional.
Tabel Anggaran Kegiatan
Dalam tabel kegiatan terdapat 6 field yaitu kode kegiatan (primary key), jenis kegiatan, nama kegiatan, tanggal anggaran, tanggal pelaksanaan, jumlah dana dianggarakan, jumlah pemasukan dianggarkan, selisih. Jenis data pada kode kegiatan adalah Text, field size 8; jenis data pada jenis kegiatan adalah Text, field size 30; jenis data pada nama kegiatan adalah Text, field size 30; jenis data pada tanggal anggaran adalah Date/Time, dengan format Medium Date; jenis data pada tanggal pelaksanaan adalah Date/Time, dengan format Medium Date; jenis data pada jumlah dana yang dianggarkan adalah Number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel anggaran kegiatan :
Gambar 4.9 Desain Tabel Anggaran Kegiatan
23
Gambar 4.10 Isi Tabel Anggaran Kegiatan Tabel Kegiatan
Dalam tabel kegiatan terdapat 12 field yaitu kode kegiatan, nama kegiatan, jenis kegiatan, tanggal kegiatan, tanggal kegiatan, tempat, waktu, anggaran dana dikeluarkan, anggaran pemasukan dana, selisih anggaran, realisasi dna dikeluarkan, pemasukan dari kegiatan, selisih kas dari kegiatan, dan kode akun. Jenis data pada nama kegiatan adalah Text, field size 30; jenis data pada jenis kegiatan adalah Text, field size 30; jenis data pada tanggal kegiatan adalah Date/Time,
dengan format Medium Date; jenis data pada tempat adalah Text; field size 50; jenis data pada waktu adalah Date/Time dengan format
Medium Time; jenis data pada anggaran dana yang dikeluarkan adalah
Number, field size long interger; jenis data pada pemasukan dana dianggarkan adalah Number, field size long interger; jenis data pada selisih anggaran adalah Number, field size long interger; jenis data pada realisasi dana dikeluarkan adalah Number, field size long interger, jenis data pada pemasukan dari kegiatan adalah Number, field size long interger; jenis data pada selisih kas dari kegiatan adalah
Number, field size long interger; jenis data pada kode akun adalah
Text, field size 5.
Tabel kegiatan ini mempunyai 1 tabel pembantu yaitu tabel jenis kegiatan yang berisi jenis-jenis kegiatan yang ada didalam gereja (lihat lampiran 2). Hal ini dapat digunakan untuk membuat pilihan secara otomatis saat nanti dibuat form.
24
Gambar 4.11 Desain Tabel Kegiatan
Berikut ini adalah tabel kegiatan setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.12 Isi Tabel Kegiatan Tabel Penerimaan
Dalam tabel penerimaan terdapat 7 field yaitu nomer penerimaan (primary key), sumber penerimaan, jenis penerimaan, tanggal penerimaan, jumlah penerimaan, kode akun, dan kode pegawai. Jenis data pada nomer penerimaan adalah AutoNumber, field size long interger; jenis data pada sumber penerimaan adalah Text, field size 30; jenis data pada jenis penerimaan adalah Text, field size 30; jenis data pada tanggal penerimaan adalah Date/Time, dengan format Medium Date; jenis data pada jumlah penerimaan adalah Number, field size long interger; jenis data pada kode akun adalah Text; field size 5, jenis data pada kode pegawai adalah Text; field size 5.
25
penerimaan yang digunakan untuk memberikan jenis-jenis penerimaan yang ada dalam gereja (lihat lampiran 5).
Berikut ini adalah gambar desain tabel penerimaan :
Gambar 4.13 Desain Tabel Penerimaan
Berikut ini adalah tabel penerimaan setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.14 Isi Tabel Penerimaan Tabel Pengeluaran
Dalam tabel pengeluaran terdapat 6 field yaitu nomer pengeluaran (primary key), pengeluaran untuk, jenis pengeluaran, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran, dan kode akun. Jenis data pada nomer pengeluaran adalah AutoNumber, field size long interger; jenis data pada pengeluaran untuk adalah Text, field size 30; jenis data pada jenis pengeluaran adalah Text, field size 30; jenis data pada tanggal pengeluaran adalah Date/Time, dengan format Medium Date; jenis data pada jumlah pengeluaran adalah Number, field size long interger; jenis data pada kode akun adalah Text; field size 5, jenis data pada kode pegawai adalah Text; field size 5.
26
yang berisikan jenis-jenis pengeluaran yang ada dalam gereja (lihat lampiran 8).
Berikut ini adalah gambar desain tabel pengeluaran :
Gambar 4.15 Desain Tabel Pengeluaran
Berikut ini adalah tabel pengeluaran setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.16 Isi Tabel Pengeluaran Tabel Anggaran Penerimaan
Tabel ini merupakan tabel pembantu dalam pembuatan sistem informasi database Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Dalam tabel anggaran penerimaan terdapat 4 field yaitu kode anggaran, nama kegiatan, tanggal anggaran ditetapkan, dan jumlah anggaran. Jenis data pada kode anggaran adalah Text, field size 5; Jenis data pada nama kegiatan adalah Text, field size 30; Jenis data pada tanggal anggaran ditetapkan adalah Date/Time, dengan format
Medium Date; jenis data pada jumlah anggaran adalah Number, field size long interger.
27
Gambar 4.17 Desain Tabel Anggaran Penerimaan
Berikut ini adalah tabel anggaran penerimaan setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.18 Isi Tabel Anggaran Penerimaan Tabel Persembahan
Tabel ini merupakan tabel pembantu dalam pembuatan sistem informasi database Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Dalam tabel persembahan terdapat 8 field yaitu kode jemaat, nomor persembahan, nama lengkap jemaat, kode persembahan, tanggal persembahan, jumlah persembahan, kode akun dan nama akun. Jenis data pada kode jemaat adalah Text, field size 10; jenis data pada nomor persembahan adalah Text, field size 5; jenis data pada nama lengkap jemaat adalah Text, field size 30; jenis data pada kode persembahan adalah Text, field size 5; jenis data pada tanggal persembahan adalah Date/Time, dengan format Medium Date; jenis data pada jumlah persembahan adalah Number, field size long interger; jenis data pada kode akun adalah Text; field size 5, jenis data pada nama akun adalah Text; field size 30. Tabel persembahan juga memiliki satu tabel pembantu yaitu tabel detail persembahan (lihat lampiran 10).
28
Gambar 4.19 Desain Tabel Persembahan
Berikut ini adalah tabel persembahan setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.20 Isi Tabel Persembahan Tabel Anggaran Aktivitas Operasional
Tabel ini merupakan tabel pembantu dalam pembuatan sistem informasi database Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Dalam tabel anggaran aktivitas operasional terdapat 4 field yaitu kode aktivitas operasional (primary key), jenis biaya, tanggal anggaran ditetapkan, dan jumlah anggaran. Jenis data pada kode aktivitas operasional adalah Text, field size 7; jenis data pada jenis biaya adalah Text, field size 30; jenis data pada tanggal anggaran ditetapkan adalah Date/Time, dengan format Medium Date; jenis data pada jumlah anggaran adalah AutoNumber, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel anggaran aktivitas operasional :
Gambar 4.21 Desain Tabel Anggaran Aktivitas Operasional Berikut ini adalah tabel anggaran aktivitas operasional setelah
29
Gambar 4.22 Isi Tabel Anggaran Aktivitas Operasional Tabel Aktivitas Operasional
Tabel ini merupakan tabel pembantu dalam pembuatan sistem informasi database Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Dalam tabel biaya operasional terdapat 10 field yaitu nomor urut, kode ativitas operasional, tanggal, kode pegawai, nama pegawai, jenis biaya, jumlah anggaran, jumlah realisasi, kode akun dan nama akun. Jenis data pada nomor urut adalah AutoNumber, field size long interger; jenis data pada kode aktivitas operasional adalah Text, field size 7; jenis data pada tanggal adalah Date/Time, dengan format
Medium Date; jenis data pada kode pegawai adalah Text, field size 5; jenis data pada nama pegawai adalah Text, field size 30; jenis data pada jumlah anggaran adalah AutoNumber, field size long interger; jenis data pada jumlah realisasi adalah Number, field size long interger; jenis data pada kode akun adalah Text; field size 5, jenis data pada nama akun adalah Text; field size 30.
Tabel aktivitas operasional ini mempunyai 1 tabel pembantu yaitu tabel detail biaya operasional yang digunakan untuk mengisi detail saat pembuatan form nantinya (lihat lampiran 11).
Berikut ini adalah gambar desain tabel Aktivitas operasional :
30
Berikut ini adalah tabel aktivitas operasional setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.24 Isi Tabel Aktivitas Operasional
Agent
Pada Siklus penerimaan dan pengeluaran kas dalam Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan terdapat 2 Agent yaitu jemaat dan pegawai, sehingga dibutuhkan dua tabel yaitu tabel jemaat dan tabel pegawai.
Tabel Jemaat
Dalam tabel jemaat terdapat 16 field yaitu kode jemaat (primary key), nama lengkap jemaat, nama baptis jemaat, tanggal baptis, alamat sekarang jemaat, alamat asal jemaat, tempat lahir jemaat, tanggal lahir jemaat, pendidikan, pekerjaan jemaat, nomor kartu persembahan, tanggal jemaat masuk, tanggal pengakuan dipercaya, nomer telepon, kawin, tanggal kawin. Jenis data pada kode jemaat adalah Text, field size: 10; jenis data pada nama lengkap jemaat adalah Text, field size: 30; jenis data pada nama baptis jemaat adalah Text, field size: 30; jenis data pada tanggal baptis adalah Date/Time dengan format Medium Date; jenis data pada alamat sekarang jemaat adalah Text, field size:
31
tanggal jemaat masuk adalah Date/time dengan format Medium Date; jenis data pada tanggal pengakuan dipercaya adalah Date/Time dengan format Medium Date; jenis data pada nomer telepon adalah Text, field size: 13; jenis data pada kawin adalah Yes/No; jenis data pada tanggal kawin adalah Date/Time dengan format Medium Date.
Berikut ini adalah gambar desain tabel jemaat :
Gambar 4.25 Desain Tabel Jemaat
Berikut ini adalah tabel jemaat setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.26 Isi Tabel Jemaat Tabel Pegawai
Dalam tabel jemaat terdapat 6 field yaitu kode pegawai (primary key), nama pegawai, jabatan pegawai, alamat pegawai, tanggal pegawai masuk, dan nomor telepon pegawai. Jenis data pada kode pegawai adalah Text, field size: 5; jenis data pada nama pegawai adalah Text, field size: 30; jenis sata pada jabatan pegawai adalah Text, field size: 15; jenis data pada alamat pegawai adalah Text, field size:
40; jenis data pada tanggal pegawai masuk adalah Date/Time dengan format Medium Date; jenis data pada nomor telepon pegawai adalah
Text, field size: 13.
32
Gambar 4.27 Desain Tabel Pegawai
Berikut ini adalah tabel pegawai setelah record di masukkan ke dalam tabel:
Gambar 4.28 Isi Tabel Pegawai
2. Query
Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian dipilih menjadi sebuah data baru. Dalam penelitian ini database
penyimpanan yang dipakai adalah query karena dapat digunakan untuk mengambil data dari beberapa tabel sehingga dapat memberikan sebuah data baru yang terstruktur dan lengkap. Crosstab merupakan sebuah data baru yang digunakan untuk mengelompokkan data dengan difokuskan dari 1 field utama. Berikut ini adalah 15 query dan 8 crosstab yang dirancangkan.
Query Jemaat
33
nomer telepon (tabel jemaat), kawin (tabel jemaat), dan tanggal kawin (tabel jemaat).
Berikut ini adalah query jemaat :
Gambar 4.29 Query Jemaat Query Pegawai
Query pegawai dibuat untuk mengetahui berapa banyak pegawai yang ada. Jumlah pegawai dalam query akan berubah berdasarkan kode pegawai (tabel pegawai), nama pegawai (tabel pegawai), jabatan pegawai (tabel pegawai), alamat pegawai (tabel pegawai), tanggal pegawai masuk (tabel pegawai), nomor telepon pegawai (tabel pegawai).
Berikut ini adalah query pegawai :
Gambar 4.30 Query Pegawai Query Kegiatan
Query kegiatan dibuat untuk mengetahui berapa banyak kegiatan yang ada. Jumlah kegiatan dalam query akan berubah berdasarkan kode kegiatan (tabel kegiatan), nama kegiatan (tabel anggaran kegiatan), jenis kegiatan (tabel anggaran kegiatan), tanggal kegiatan (tabel anggaran kegiatan), tempat (tabel kegiatan), waktu (tabel kegiatan), Jumlah dana dianggarakan (tabel anggaran kegiatan), realisasi kas keluar gereja (tabel kegiatan), usaha dana (tabel kegiatan), kas diterima panitia, kas dikeluarkan panitia, selisih kas, dan kode akun (tabel kegiatan).
34
Selisih Kas Dari Kegiatan: [Jumlah Dana Dianggrakan]-[Realisasi Kas Keluar Gereja]
Berikut ini adalah query kegiatan :
Gambar 4.31 Query Kegiatan Query Anggaran dan Realisasi
Query anggaran dan realisasi dibuat untuk mengetahui perbedaan antara anggaran kegiatan dengan realisasi kegiatan sehingga menghasilkan selisih anggaran dengan realisasi. Jumlah selisih anggaran dan realisasi dalam query akan berubah berdasarkan kode kegiatan (tabel kegiatan), nama kegiatan (tabel anggaran kegiatan), tanggal kegiatan (tabel anggaran kegiatan), jumlah dana dianggarkan (tabel anggaran kegiatan), realisasi kas keluar gereja (tabel kegiatan), selisih kas (tabel kegiatan), dan selisih angaran.
Adapun perhitungan untuk selisih anggaran digunakan rumus : Selisih Anggaran: [Jumlah Dana Dikeluarkan]-[Realisasi Dana Dikeluarkan]
Berikut ini adalah query anggaran dan realisasi :
Gambar 4.32 Query Anggaran dan Realisasi Query Penerimaan Kas
Query penerimaan kas dibuat untuk mengetahui berapa banyak penerimaan kas yang diterima gereja. Jumlah penerimaan kas dalam
35
penerimaan), jumlah penerimaan (tabel detail penerimaan), kode akun (tabel penerimaan).
Berikut ini adalah query penerimaan kas :
Gambar 4.33 Query Penerimaan Kas Query Pengeluaran
Query pengeluaran kas dibuat untuk mengetahui berapa banyak pengeluaran kas yang dikeluarkan gereja. Jumlah pengeluaran kas dalam query akan berubah berdasarkan nomer pengeluaran (tabel pengeluaran), tanggal pengeluaran (tabel pengeluaran), pengeluaran untuk (tabel detail pengeluaran), jenis pengeluaran (tabel detail pengeluaran), jumlah pengeluaran (tabel detail pengeluaran), kode akun (tabel pengeluaran).
Berikut ini adalah query pengeluaran kas :
Gambar 4.34 Query Pengeluaran Kas Query Persembahan
Query persembahan dibuat untuk mengetahui berapa banyak persembahan yang diterima gereja. Jumlah persembahan dalam query
akan berubah berdasarkan kode jemaat (tabel jemaat), nomor kartu persembahan (tabel jemaat), nama lengkap jemaat (tabel jemaat), nama baptis (tabel jemaat), tanggal persembahan (tabel persembahan), jumlah persembahan (tabel persembahan), kode akun (tabel persembahan), nama akun (tabel kas gereja).
36
Gambar 4.35 Query Persembahan Query Aktivitas Operasional
Query Aktivitas operasional dibuat untuk mengetahui berapa banyak biaya operasional yang dikeluarkan gereja. Jumlah biaya operasional dalam query akan berubah berdasarkan nomor urut (tabel biaya operasional), tanggal (tabel biaya operasional), kode pegawai (tabel biaya operasional), nama pegawai (tabel pegawai), jenis biaya (tabel biaya opersional), jumlah dikeluarkan (tabel biaya operasional), kode akun (tabel biaya opersional), nama akun (tabel kas gereja).
Berikut ini adalah query aktivitas operasional :
Gambar 4.36 Query Aktivitas Operasional Query Pemindahan Kas
Query pemindahan kas dibuat untuk mengetahui berapa banyak kas yang dipindahkan oleh gereja. Jumlah pemindahan kas dalam query
akan berubah berdasarkan dari (tabel pemindahan kas), ke (tabel pemindahan kas), dan jumlah (tabel pemindahan kas). Query
pemindahan kas ini akan digunakan untuk meng-update pemindahan kas di laporan kas gereja melalui query pembantu, yaitu query
pemindahan kas detail (lihat lampiran 12) yang diperoleh dari crosstab
37
Berikut ini adalah query pemindahan kas :
Gambar 4.37 Query Pemindahan Kas Query Anggaran Aktivitas Operasional
Query anggaran aktivitas operasional dibuat untuk melihat anggaran aktivitas operasional yang dibuat oleh gereja. Jumlah anggaran aktivitas operasional dalam query akan berubah berdasarkan kode aktivitas operasional (tabel anggaran aktivitas operasional), tanggal anggaran ditetapkan (tabel anggaran aktivitas operasional), jenis biaya (tabel anggaran aktivitas operasional), dan jumlah anggaran (tabel anggaran aktivitas operasional).
Berikut ini adalah query anggaran aktivitas operasional :
Gambar 4.38 Query Anggaran Aktivitas Operasional Query Anggaran Kegiatan
Query anggaran kegiatan dibuat untuk melihat anggaran kegiatan yang dibuat oleh gereja. Jumlah anggaran kegiatan dalam query akan berubah berdasarkan kode kegiatan (tabel anggaran kegiatan), jenis kegiatan (tabel anggaran kegiatan), nama kegiatan (tabel anggaran kegiatan), tanggal anggaran ditetapkan (tabel anggaran kegiatan), tanggal pelaksanaan kegiatan (tabel anggaran kegiatan), jumlah dana dianggarkan (tabel anggaran kegiatan), jumlah pemasukan dianggarkan (tabel anggaran anggaran kegiatan), selisih anggaran.
38
Selisih Anggaran: [Jumlah Dana Dianggarakan]-[Jumlah Pemasukan Dianggarkan]
Berikut ini adalah query anggaran kegiatan :
Gambar 4.39 Query Anggaran Kegiatan Query Anggaran Penerimaan
Query anggaran penerimaan dibuat untuk melihat anggaran penerimaan yang dibuat oleh gereja. Jumlah anggaran penerimaan dalam query akan berubah berdasarkan kode anggaran (tabel anggaran penerimaan), nama anggaran (tabel anggaran penerimaan), jenis anggaran (tabel anggaran penerimaan), tanggal anggaran dietetapkan (tabel anggaran penerimaan), dan jumlah anggaran (tabel anggaran penerimaan).
Berikut ini adalah query anggaran penerimaan :
Gambar 4.40 Query Anggaran Penerimaan Crosstab Penerimaan Kas
Crosstab penerimaan kas digunakan untuk mengelompokkan total penerimaan kas berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas gereja.
Berikut ini adalah crosstab penerimaan kas :
39 Crosstab Pengeluaran Kas
Crosstab pengeluaran kas digunakan untuk mengelompokkan total pengeluaran kas berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas gereja.
Berikut ini adalah crosstab pengeluaran kas :
Gambar 4.42 Crosstab Pengeluaran Kas Crosstab Kegiatan
Crosstab kegiatan digunakan untuk mengelompokkan total kas dari kegiatan berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas gereja.
Berikut ini adalah crosstab kegiatan :
Gambar 4.43 Crosstab Kegiatan Crosstab Persembahan
Crosstab persembahan digunakan untuk mengelompokkan total kas dari persembahan berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas gereja.
Berikut ini adalah crosstab persembahan :
40 Crosstab Aktivitas Operasional
Crosstab aktivitas operasional digunakan untuk mengelompokkan total kas dari biaya opersional berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas gereja.
Berikut ini adalah crosstab aktivitas operasional :
Gambar 4.45 Crosstab Aktivitas Operasional Crosstab Rutinitas Persembahan
Crosstab rutinitas persembahan digunakan untuk mengelompokkan
rutinitas persembahan tiap jemaat berdasarkan nomor
persembahannya.. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan daftar rutinitas persembahan.
Gambar 4.46 Crosstab Rutinitas Persembahan Query Kas Gereja
Query kas gereja dibuat untuk mengetahui berapa total saldo kas yang ada di gereja saat ini. Jumlah kas gereja dalam query akan berubah berdasarkan kode akun (tabel kas), nama akun (tabel kas), total of jumlah penerimaan (crosstab penerimaan), total of jumlah pengeluaran (crosstab pengeluaran), total of realisasi dikeluarkan (crosstab kegiatan), total of selisih kas (crosstab selisih kas kegiatan), total of jumlah persembahan (crosstab persembahan), total of jumlah realisasi (crosstab aktivitas operasional), dan saldo kas yang tersedia.
41
Saldo Kas Tersedia: ([Total Persembahan]+[Total Penerimaan]+[Total Selisih Kas]+[Total Pemindahan Kas])-([Total Pengeluaran]+[Total Biaya Operasional]+[Total Aktivitas Operasional])
Berikut ini adalah query kas gereja :
Gambar 4.47 Query Kas Gereja
3. Form
Form berfungsi sebagai aplikasi input data yang dapat memudahkan pegawai dalam menginput datanya. Sementara datasheet
merupakan daftar semua data yang ada yang hendak ditampilkan di form. Dalam penelitian ini terdapat 13 form dan 2 datasheet yaitu form formulir jemaat, form pegawai, form formulir kegiatan gereja, form formulir penerimaan, form formulir pengeluaran, form persembahan, form biaya operasional, form pemindahan kas, form daftar jemaat, dan datasheet
42
mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilakn
form baru yang masih kosong. Tombol Hapus dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menghapus salah satu data. Tombol Simpan dibuatkan untuk menyimpan data. Tombol Cetak digunakan untuk mencetak daftar jemaat yang ada di gereja. Tombol Database jemaat untuk melihat data-data jemaat yang tersimpan didalam database. Terakhir tombol Keluar digunakan untuk memudahkan pengguna saat hendak keluar dari formulir jemaat tersebut.
Berikut ini adalah formulir jemaat :
Gambar 4.48 Formulir Jemaat Formulir Pegawai
43
beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah, simpan, hapus, cetak,
database jemaat, dan keluar. Tombol Tambah dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilakn form baru yang masih kosong. Tombol Hapus dibuat untuk mempermudah pengguna saat hendak menghapus salah satu data. Tombol Simpan dibuatkan untuk menyimpan data. Tombol Cetak digunakan untuk mencetak daftar pegawai yang ada di gereja. Tombol Database pegawai untuk melihat data-data jemaat yang tersimpan didalam database. Terakhir tombol Keluar digunakan untuk memudahkan pengguna saat hendak keluar dari formulir pegawai tersebut.
Berikut ini adalah formulir pegawai :
Gambar 4.49 Formulir Pegawai Formulir Anggaran Kegiatan Gereja
44
jumlah dana dianggarkan, jumlah pemasukan dianggarkan, dan selisih anggaran. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah, simpan, hapus, cetak, database kegiatan gereja, dan keluar. Tombol Tambah dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilakn form baru yang masih kosong. Tombol Hapus dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menghapus salah satu data. Tombol Simpan dibuatkan untuk menyimpan data. Tombol Cetak digunakan untuk mencetak laporan anggaran kegiatan gereja yang ada. Tombol Database kegiatan gereja untuk melihat data-data kegiatan gereja yang tersimpan didalam database. Terakhir tombol Keluar digunakan untuk memudahkan pengguna saat hendak keluar dari formulir anggaran kegiatan gereja tersebut.
Berikut adalah formulir anggaran kegiatan gereja :
Gambar 4.50 Formulir Anggaran Kegiatan Gereja Formulir Kegiatan Gereja
45
dianggarakan, pemasukkan dana dianggarkan, selisih anggaran, realisasi dana yang dikeluarkan, usaha dana dari kegiatan, kas dikeluarkan gereja, keluar, kode akun, dan nama akun. Dalam form ini terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah, simpan, hapus, cetak, database
kegiatan gereja, dan keluar. Tombol Tambah dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilakn form baru yang masih kosong. Tombol Hapus dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menghapus salah satu data. Tombol Simpan dibuatkan untuk menyimpan data. Tombol Cetak digunakan untuk mencetak daftar kegiatan gereja yang ada. Tombol Database kegiatan gereja untuk melihat data-data kegiatan gereja yang tersimpan didalam database. Terakhir tombol Keluar digunakan untuk memudahkan pengguna saat hendak keluar dari formulir kegiatan gereja tersebut.
Berikut adalah formulir kegiatan gereja :
Gambar 4.51 Formulir Kegiatan Gereja Formulir Penerimaan
46
penerimaan dan total. Nomer penerimaan dibuat otomatis mengikuti sebelumnya, sehingga hal ini dapat dipergunakan pula untuk pengendalian. Formulir ini dimaksudkan untuk mencatat penerimaan kas Gereje Bethel Indonesia Sungai Yordan yang bersumber dari anak cabangnya, baik itu dari Roxy 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, atau dari Taman Ratu Indah 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, ataupun dari kegiatan khusus. Sedangkan jenis penerimaan berisikan pengelompokan jenis penerimaan di gereja, yaitu bisa berupa penerimaan ibadah raya, persembahan sekolah minggu (sekming), persembahan seminar hidup dalam roh (SDHR), persembahan diakonia, pendapatan lainnya, bunga bank dan titipan/deposito. Jumlah penerimaan adalah jumlah penerimaan setiap satu baris transaksi dan total digunakan untuk menjumlah secara otomatis semua jumlah penerimaan dalam satu formulir tersebut. Formulir ini juga dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menambah, menghapus, atau menyimpan data. Formulir ini juga dapat pula digunakan untuk mencetak laporan penerimaan dan melihat penerimaan yang tersimpan didalam database melalui gambar cetak dan tombol Database Penerimaan.
Berikut adalah formulir penerimaan :
47 Formulir Pengeluaran
Formulir pengeluaran kas ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas bagi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan, yang memuat nomer pengeluaran kas, tanggal, pengeluaran untuk, jenis pengeluaran, jumlah pengeluaran dan total. Nomor pengeluaran dibuat otomatis mengikuti sebelumnya, sehingga hal ini dapat dipergunakan pula untuk pengendalian. Formulir ini dimaksudkan mencatat pengeluaran kas Gereje Bethel Indonesia Sungai Yordan untuk anak cabangnya, yaitu Roxy 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, Taman Ratu Indah 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, ataupun dari kegiatan khusus. Sedangkan jenis pengeluaran dalam fomulir ini berisikan pengelompokan jenis pengeluaran kas di gereja, yaitu gaji karyawan, jamsostek, seragam, persembahan kasih, anggur perjamuan, seminar, diakonia, kebaktian lainnya, stipendium pembicara, telpon dan internet, listrik, air, pemeliharaan gedung, pemiliharaan peralatan, pemeliharaan peralatan ibadah, alat tulis kantor, pos dan benda pos, fotocopy dan percetakan, kemanan dan kebersihan, bahan bakar minyak dan retribusi parkir, sumbangan, biaya rumah tangga, biaya obat-obatan, administrasi lainnya, biaya transportasi, PPh 21, peralatan, dan biaya administrasi bank. Jumlah pengeluaran adalah jumlah pengeluaran setiap satu baris transaksi dan total digunakan untuk menjumlah secara otomatis semua jumlah pengeluaran dalam satu formulir tersebut. Formulir ini juga dibuat untuk mempermudah pengguna saat mau menambah, menghapus, atau menyimpan data. Formulir ini juga dapat pula digunakan untuk mencetak laporan pengeluaran dan melihat pengeluaran yang tersimpan didalam database melalui gambar cetak dan tombol
Database Pengeluaran.
