Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
melalui Penyedia
Linda Mikowati
Kepala Seksi Wilayah Kalimantan
Direktorat Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah I
PRINSIP
PENGADAAN
EFESI
EN
EFEKT
IF
TRANSPAR
AN
TERBU
KA
BERSAINGADIL/TIDAK
DISKRIMINA
TIF
AKUNTABEL
1. Kebutuhan Barang dan Jasa Pemerintah
2. Diperlukan Kegiatan Pengadaan Secara Elektronik 3. Bagaimana Cara Pengadaannya (HOW) Peraturan Perundangan yang Terkait Melalui Swakelola 4. Rencana Umum Pengadaan Melalui Penyedia Barang/Jasa
Proses PBJP secara
Umum
Tahapan PBJP
melalui Penyedia
Pelaksanaan Kontrak Pelaksanaan Pemilihan Persiapan Pemilihan Persiapan Pengadaan Perencanaan Pengadaan Dilaksanakan oleh Pejabat Penandatangan Kontrak Dilakukan oleh PPK, Pokja atau PPSetelah menerima perintah pengadaan dari PPK kepada Kepala UKPBJ/PP
Dilakukan oleh Pokja atau PP
Dilakukan oleh PPK setelah RKAKL/RKAD disetujui oleh DPR/DPRD atau setelah penetapan Pagu Anggaran K/L/Persetujuan RKA perangkat Daerah
Identifikasi Kebutuhan, Penetapan B/J, Cara, Jadwal dan Anggaran
Disusun PPK dan ditetapkan PA/KPA
Serah Terima
Dilakukan dari Penyedia kepada Pejabat Penandatangan Kontraksampai dengan serah terima pekerjaan kepada PA/KPA
Titik Kritis Persiapan Pengadaan
•
Belum dilakukan survey dan analisa pasar
•
Komponen HPS tidak jelas (Keuntungan, Pajak, Biaya2 lain,
potongan harga?)
•
Survey Pasar dilakukan ke pihak yang tidak sesuai
(Produsen/Pabrikan, Agen tunggal/Distributor, Reseller,
Makelar?)
•
Pemaketan tidak berdasarkan hasil Analisa pasar (Pemecahan
atau Penggabungan)
•
Konsolidasi?
•
Penetapan Uang Muka, Subkontrak, Jenis Kontrak, Jaminan,
Penyesuaian Harga
•
Rancangan Kontrak (SSKK: Pembayaran, Denda, Sanksi,
Subkontraktor, Penyelesaian Perselisihan, dst)
Titik Kritis Persiapan Pemilihan
• Pastikan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan sudah clean and clear
• Lakukan review/kaji ulang terhadap Dokumen Rencana Pelaksanaan
Pengadaan.
• Cek Waktu yang tersedia untuk tender dan pelaksanaan kontrak.
• Kenali kemampuan diri terkait teknis barang/jasa yang diadakan. Libatkan
Tim Teknis apabila dibutuhkan.
• Tentukan metode pemilihan yang tepat
• Pertimbangkan cara tender yang tepat. Tender umum atau Tender cepat?
• Dalam menyusun Dokumen Pengadaan:
Pastikan konsistensi Dokumen Pemilihan dengan KAK
Pastikan konsistensi Dokumen Pemilihan dengan Rancangan Kontrak
Pastikan hal-hal yang harus dipilih/ditentukan sudah clear dalam
Dokumen Pemilihan
Susun daftar hal-hal yang harus diperjelas dalam Pemberian Penjelasan
Susun addendum Dokumen Pengadaan apabila ada.
Titik Kritis Pelaksanaan Pemilihan
1. Pemberian Penjelasan yang bersifat Pasif
2. Menambah Persyaratan Kualifikasi yang tidak substansial
3. Mensyaratkan upload seluruh dokumen kualifikasi
4. Menggugurkan kesalahan yang tidak substansial
5. Tidak dapat menentukan persyaratan pengalaman yang relevan
6. Ketelitian dalam melakukan koreksi Aritmatik
7. Klarifikasi hal-hal yang tidak/kurang jelas
8. Keliru menetapkan metode evaluasi
9. Alokasi waktu pemilihan yang tidak wajar
10.E-Reverse Auction
PBJ yang
dikecualikan
Diatur tersendiri dengan Peraturan Pimpinan BLU, apabila belum menerapkan maka berpedoman pada
Perpres nomor 6/18
PBJ pada BLU
Barang/Jasa yang memiliki harga satuan barang/jasa, pungutan atau bea yg ditetapkan oleh Pemerintah
PBJ berdasarkan tarif yg dipublikasikan
•Praktik transaksinya berlaku umum dan terbuka,
•jumlah permintaan B/J > jumlah penawaran
•jasa profesi tertentu,
•karya seni dan budaya, industri kreatif
PBJ sesuai praktik bisnis mapan
PBJ yang diatur dengan ketentuan tersendiri dalam peraturan perundang-undangan
PBJ yg diatur dengan Per-UU lain
Listrik, telepon/komunikasi, air bersih, bahan bakar gas, bahan bakar minyak
•Hotel, tiket transportasi, langganan koran/majalah
•Keikutsertaan
seminar/pelatihan/pendidikan, jurnal/ publikasi ilmiah/penelitian/lap.riset, kapal bekas, pesawat bekas, sewa
gedung/gudang
•Jasa Arbiter, Advokat, Tenaga Kesehatan, PPAT/Notaris, Auditor,
penerjemah/interpreter, Penilai
•Pembuatan/sewa/pembelian film, iklan layanan masyarakat, karya seni dan budaya, jasa pekerja seni budaya
Cukai, Mata Uang, Industri Pertahanan, Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum, Pengadaan Tanah bagi pembangunan untuk kepentingan umum, Penyediaan
Infrastruktur Prioritas, Pengadaan rumah bagi mantan Presidan dan/atau Mantan Wakil Presiden, KPBU, Asian Games, Sistem Administrasi Perpajakan
Dilaksanakan dengan cara non kompetisi, kompetisi atau lelang
Pelaksanaan Kontrak
a. Penetapan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ); b. Penandatanganan Kontrak;
c. Pemberian uang muka;
d. Pembayaran prestasi pekerjaan; e. Perubahan Kontrak;
f. Penyesuaian harga;
g. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak; h. Pemutusan Kontrak;
i. Serah Terima Hasil Pekerjaan; dan/ atau j. Penanganan Keadaan Kahar.
Pembayaran Prestasi
a. Pembayaran diberikan kepada penyedia setelah dikurangi angsuran
pengembalian uang muka (proporsional setiap tahapan), retensi dan denda. b. Untuk subkontrak, maka permintaan pembayaran dilengkapi dengan bukti
pembayaran kepada subkontraktor sesuai dengan realisasi pekerjaan. c. Pembayaran prestasi dapat diberikan dalam bentuk:
• Bulanan
• termin (tahapan penyelesaian), atau
• sekaligus setelah penyelesaian pekerjaan.
Pembayaran Prestasi (2)
d. Pembayaran mendahului prestasi pekerjaan, penyedia harus menyampaikan jaminan atas pembayaran yang akan dilakukan atau sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
e. Pembayaran dapat dilakukan terhadap peralatan/bahan yang belum
terpasang yang menjadi bagian dari hasil pekerjaan yang berada di lokasi pekerjaan dan telah tercantum dalam Kontrak.
Perubahan Kontrak
Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK yang ditentukan dalam dokumen Kontrak, PPK bersama Penyedia dapat melakukan perubahan kontrak, yang
meliputi:
a. menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam Kontrak; b. menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan;
c. mengubah spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; dan/ atau d. mengubah jadwal pelaksanaan
penambahan nilai kontrak akhir tidak melebihi 10% dari harga yang tercantum dalam Kontrak awal.
Perubahan Kontrak (2)
•
Perubahan kontrak dapat dilakukan untuk seluruh jenis kontrak
•
Perlu diperhatikan mengenai ketersediaan anggaran untuk
pekerjaan tambah yang mengakibatkan adanya penambahan
biaya
•
Untuk kepentingan pemeriksaan, PA/KPA dapat membentuk
Panitia/Pejabat Peneliti Pelaksanaan Kontrak atas usul PPK.
Perubahan Kontrak (3)
Perpanjangan Waktu
• Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh PPK atas pertimbangan yang layak dan wajar misalnya:
a) pekerjaan tambah; b) perubahan disain;
c) keterlambatan yang disebabkan oleh PPK;
d) masalah yang timbul diluar kendali Penyedia; dan/atau e) Keadaan Kahar
• PPK dapat menyetujui perpanjangan waktu pelaksanaan atas Kontrak setelah melakukan penelitian terhadap usulan tertulis yang diajukan oleh Penyedia
• PPK dapat menugaskan Panitia/Pejabat Peneliti Pelaksanaan Kontrak untuk meneliti kelayakan perpanjangan waktu pelaksanaan dan/atau melibatkan Tim ahli (bila perlu)
• Persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan dituangkan dalam adendum Kontrak.
Studi Kasus
Apakah para pihak dapat merubah jenis kontrak saat
pelaksanaan kontrak ?
Penjelasan:
Jenis Kontrak dalam pelaksanaan kontrak tidak boleh
dilakukan perubahan karena jenis kontrak telah
dimuat dalam draft kontrak sehingga menjadi hal
yang berpengaruh dalam kompetisi pada proses
pemilihan.
Studi Kasus
Modus Penyimpangan apa saja yang dapat terjadi terkait Perubahan Kontrak?
Penjelasan:
1. Pelaksanaan Kontrak terlambat karena kesalahan Penyedia
namun PPK memberikan perpanjangan waktu tanpa
dikenakan sanksi.
2. PPK memperpanjang kontrak dengan waktu yang panjang dan tidak sesuai kebutuhan yang sesungguhnya.
3. Perpanjangan kontrak dilakukan tanpa alasan yang jelas, tanpa dokumentasi yang lengkap dan tanpa addendum kontrak.
4. Perubahan jenis kontrak Lumsum menjadi jenis kontrak Harga Satuan.
Penyesuaian Harga
a. Terhadap kontrak Tahun Jamak dengan masa pelaksanaan lebih dari 18 bulan b. Untuk Jenis Kontrak Harga Satuan atau Kontrak Waktu Penugasan
c. Tata Cara perhitungan penyesuaian harga dicantumkan dalam Dokumen Pemilihan. d. Diberlakukan mulai bulan ke-13 sejak pelaksanaan pekerjaan
e. Tidak berlaku untuk komponen keuntungan , biaya tidak langsung (overhead cost) dan harga satuan timpang.
f. Diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan
g. Untuk komponen pekerjaan dari luar negeri, menggunakan indeks penyesuaian harga dari negara asal tersebut
h. Jenis pekerjaan baru dengan harga satuan baru karena addendum kontrak, diberikan mulei bulan ke-13 sejak addendum ditandatangani.
i. Apabila pelaksanaan kontrak terlambat, yang digunakan adalah indeks terendah antara jadwal kontrak dan realisasi pekerjaan
Peristiwa Kompensasi
• PPK Mengubah Jadwal yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan • Keterlambatan pembayaran kepada Penyedia
• PPK tidak memberikan gambar-gambar, spesifikasi dan/atau instruksi sesuai jadwal yang dibutuhkan
• Penyedia belum bisa masuk ke lokasi sesuai jadwal dalam kontrak
• PPK menginstruksikan kepada pihak Penyedia untuk melakukan pengujian • PPK memerintahkan penundaan pelaksanaan pekerjaan
• PPK memerintahkan untuk mengatasi kondisi tertentu yang tidak dapat diduga sebelumnya dan disebabkan/tidak disebabkan oleh PPK
Studi Kasus
• Terdapat pelaksanaan pekerjaan Pembangunan Jembatan antar pulau. • Dalam proses pelaksanan kontrak, ternyata pada rencana jalur
jembatan antara Pulau teridentifikasi ada beberapa titik pondasi jembatan yang dibawahnya ada ranjau laut bekas penjajah yang
kondisinya masih aktif. Akibatnya perlu dilakukan netralisasi ranjau laut oleh TNI AL. Proses netralisasi sejak survei sampai peledakan ternyata memerlukan waktu lama akibatnya sisa waktu kontraktor
menyelesaikan fisik jembatan tidak mencukupi.
• Keberadaan ranjau laut yang tidak pernah diduga para pihak dlm kontrak dan harus dibersihkan
• Terdapat potensi resiko yang terjadi jika pembersihan ranjau itu tidak dilakukan akan menimbulkan korban (jiwa dan material)
Analisis Kasus
Penyimpangan yang mungkin dilakukan: Tidak dilakukan pengendalian kontrak
Penjelasan:
• Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh PPK atas pertimbangan yang layak dan wajar untuk hal-hal sebagai berikut: a) pekerjaan tambah; b) perubahan disain; c) keterlambatan yang disebabkan oleh PPK; d) masalah yang timbul diluar kendali Penyedia; dan/atau e) Keadaan Kahar.
• Dalam hal adanya indikasi bahwa terdapat titik pondasi jembatan yang
dibawahnya ada ranjau laut bekas penjajah yang kondisinya masih aktif, PPK terlebih dahulu melakukan penelitian apakah indikasi tersebut benar adanya, selain itu PPK harus melakukan penelitan apakah bila dilakukan proses
netralisasi ranjau laut tersebut akan berpengaruh terhadap pembangunan jembatan tersebut
• PPK dapat menugaskan Panitia/Pejabat Peneliti Pelaksanaan Kontrak untuk meneliti kelayakan perpanjangan waktu pelaksanaan dan/atau melibatkan Tim ahli (bila dianggap perlu)
• Bilamana hasil penelitian PPK bahwa akibat proses netralisasi sejak survai sampai peledakan ternyata mengakibatkan terhentinya proses pembangunan jembatan, maka PPK dapat memperpanjang waktu pelaksanaan pekerjaan sekurang-kurangnya sama dengan waktu terhentinya kontrak
• Bilamana PPK menyetujui untuk memberikan perpanjangan waktu pelaksanaan pekerjaan, maka harus dituangkan dalam dokumen perubahan kontrak
(addendum) yang disepakati kedua belah pihak • Pelanggaran: Prinsip Efektif, Efisien, Akuntabel
Keadaan Kahar
• suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam Kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi
• Penyedia memberitahukan Keadaan Kahar kepada PPK
• Tidak termasuk Keadaan Kahar adalah hal-hal merugikan yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para pihak
• Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan oleh terjadinya Keadaan Kahar tidak dikenakan sanksi
Keadaan Kahar (2)
• Penanganan:
a. Dalam hal terjadi keadaan kahar, pelaksanaan Kontrak dapat dihentikan.
b. Dalam hal pelaksanaan Kontrak dilanjutkan, para pihak dapat melakukan perubahan kontrak.
c. Perpanjangan waktu untuk penyelesaian Kontrak disebabkan keadaan kahar dapat melewati Tahun Anggaran.
d. Tindak lanjut setelah terjadinya keadaan kahar diatur dalam Kontrak
Pengendalian Kontrak
a. dalam periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari Kontrak), realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 10% dari rencana;
b. dalam periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari Kontrak), realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 5% dari rencana;
c. rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari Kontrak, realisasi fisik
pelaksanaan terlambat kurang dari 5% dari rencana dan akan melampaui tahun anggaran berjalan.
Pengendalian Kontrak (2)
a. Pada saat Kontrak dinyatakan kritis, PPK menerbitkan surat peringatan kepada Penyedia dan selanjutnya menyelenggarakan Rapat Pembuktikan (show cause meeting/SCM).
b. dalam SCM PPK, direksi pekerjaan, direksi teknis dan penyedia membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (uji coba pertama) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM I
c. apabila Penyedia gagal pada uji coba pertama, maka dilaksanakan SCM II, jika gagal lagi maka dilaksanakan SCM III.
d. pada setiap uji coba yang gagal, PPK harus menerbitkan surat peringatan kepada Penyedia atas keterlambatan realisasi fisik pelaksanaan pekerjaan
Pemberian Kesempatan
a. Dalam hal Penyedia gagal menyelesaikan pekerjaan sampai masa
pelaksanaan Kontrak berakhir, namun PPK menilai bahwa Penyedia mampu menyelesaikan pekerjaan
b. dimuat dalam adendum kontrak yang didalamnya mengatur waktu
penyelesaian pekerjaan, pengenaan sanksi denda keterlambatan kepada Penyedia, dan perpanjangan Jaminan Pelaksanaan
c. dapat melampaui Tahun Anggaran
d. Denda keterlambatan dikenakan sebesar 1%0 (satu permil) dari nilai kontrak atau nilai bagian kontrak untuk setiap hari keterlambatan
Pemberian Kesempatan (3)
Dalam hal melewati tahun anggaran:
a. Akhir masa pelaksanaan kontrak, PPK, Penyedia dan Konsultan melakukan perhitungan akhir kontrak
b. PPK memastikan alokasi anggaran tahun berikutnya c. Perpanjangan masa berlaku jaminan pelaksanaan
d. Penyedia membuat surat pernyataan menyelesaikan pekerjaan selama waktu yang disepakati.
e. Mengenakan denda keterlambatan f. Adendum kontrak
Studi Kasus
Apakah pemberian kesempatan dapat melebihi 50
hari kalender?
Penjelasan:
Durasi waktu Pemberian kesempatan pada prinsipnya
diberikan
dengan
pertimbangan
yang
dapat
dipertanggungjawabkan dengan justifikasi teknis,
berorientasi
terhadap
pencapaian
output
dan
tersedianya waktu serta anggaran.
Studi Kasus
Apakah para pihak dapat merubah besaran denda
saat pelaksanaan kontrak ?
Penjelasan:
Besaran denda dalam pelaksanaan kontrak tidak
boleh dilakukan perubahan karena jenis kontrak telah
dimuat dalam draft kontrak sehingga menjadi hal
yang berpengaruh dalam kompetisi pada proses
pemilihan.
Studi Kasus
Modus Penyimpangan apa saja yang dapat terjadi
terkait pengenaan denda?
Penjelasan:
1. PPK tidak mencantumkan besaran denda di dalam Rancangan Kontrak dan Kontrak;
2. Besaran denda tidak sesuai dengan output pekerjaan yang akan diterima, yang seharusnya dikenakan denda dari keseluruhan akan tetapi pengenaan denda hanya bagian; 3. PPK tidak memberikan sanksi denda kepada penyedia
yang terlambat melaksanakan pekerjaaan akibat kesalahan penyedia barang/jasa.
