SISTEM TATA NASKAH STUDI KASUS OTORITA BATAM

(1)

SISTEM TATA NASKAH

STUDI KASUS OTORITA BATAM

TUGAS AKHIR

Oleh :

M Kohharuddin Wiradinata

33101018

Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III

PROGRAM STUDI APLIKASI PERANGKAT LUNAK

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK BATAM

BATAM

(2)

ABSTRAKSI

Sistem Tata Naskah merupakan sebuah sistem yang memudahkan proses surat / memo masuk dan keluar, dan sistem ini juga dapat melakukan pengawasan pada tiap proses tersebut.

Dengan berkembangnya informasi teknologi yang begitu pesat sehingga hampir semua fasilitas umum yang ada ingin dikembangkan menjadi lebih baik. Saat ini proses surat / memo masuk dan keluar sarana penyedia informasinya masih secara manual. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem yang lebih memudahkan proses tersebut dengan memberikan informasi yang dinamis, terkini, dan akurat yang dapat membantu dalam pencari data tentang surat / memo masuk dan keluar.

Aplikasi ini mengembangkan Sistem Tata Naskah via web yang bersifat dinamis, terkini, aman dan akurat. Sehingga kelak karyawan bisa melakukan proses surat / memo masuk dan keluar dalam bentuk grafik pada

web browser dan informasi yang didapat lebih akurat dan dapat melakukan pengawasan.

Aplikasi ini dibangun menggunakan PHP Triad dan Dreamweaver MX. Data yang dimasukkan akan disimpan ke database MySQL sehingga datanya aman dan dapat dipanggil melalui web browser.

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Batam, 14 September 2004 Pembimbing I, Ari Wibowo, ST NIK. 100012 Pembimbing II, Metahelgia, SSi NIK. 100016

(4)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Matakuliah Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Matakuliah Tugas Akhir yang berjudul Sistem Tata Naskah ini dilaksanakan selama semester VI mulai Maret 2004 sampai dengan September 2004.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Kedua orang tua yang memberikan semangat dan dukungan. 2. Bapak Priyono Eko Sanyoto selaku Direktur Politeknik Batam.

3. Bapak Trinovianta Putra selaku pembimbing dari Otorita Batam yang telah memberikan masukan tentang aplikasi dan banyak membantu dalam analisis sistem.

4. Bapak Uuf Brajawidagda selaku Koordinator TA. 5. Bapak Riwinoto selaku Pembimbing I.

6. Ibu Metahelgia selaku Pembimbing II.

7. Para dosen serta rekan-rekan mahasiswa dan seluruh pihak yang ikut serta membantu, sehingga Matakuliah Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.

Penulis menyadari bahwa selama pelaksanakan Matakuliah Tugas Akhir banyak hal-hal yang dapat dipelajari, dan semuanya tidak lepas dari kesalahan maupun kekurangan. Akhir kata mohon maaf atas kesalahan dan kekurangan serta keterbatasan baik pada aplikasi maupun pada dokumentasi. Kritik saran yang membangun sangatlah diharapkan. Semoga aplikasi ini bermanfaat dan bisa dikembangkan pada masa yang akan datang.

Batam, 14 September 2004

(5)

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI... i

LEMBAR PENGESAHAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan ... 1

1.3 Batasan Masalah... 1

1.4 Ikhtisar Buku... 2

BAB 2 DESKRIPSI UMUM APLIKASI ... 3

2.1 Deskripsi Umum Sistem ... 3

2.2 Karakteristik Pengguna... 3

2.3 Batasan ... 3

2.4 Lingkungan Pengembangan/ Operasional... 4

2.4.1 Lingkungan Operasional... 4 2.4.2 Lingkungan Pengembangan ... 4 2.5 Aturan Penomoran ... 4 BAB 3 ANALISIS ... 5 3.1 Deskripsi Fungsional ... 5 3.1.1 Context Diagram ... 5

3.2 Analisis Kebutuhan Data ... 16

3.2.1 E-R Diagram... 16

BAB 4 DESKRIPSI PERANCANGAN... 19

4.1 Deskripsi Data ... 19

4.1.1 Definisi Domain/Type... 19

4.1.2 Daftar Tabel Aplikasi... 20

4.2 Dekomposisi Fungsional Modul ... 22

4.3 Spesifikasi Kebergantungan Antar Layar... 25

4.4 Struktur Menu ... 25

BAB 5 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN... 27

5.1 Batasan Implementasi ... 27

5.2 Spesifikasi Kebergantungan Antar Modul ... 27

5.3 Struktur Direktori dan Deskripsi File ... 27

5.4 Pengujian dan Hasilnya ... 38

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

6.1 Kesimpulan... 39

6.2 Saran... 39

(6)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Karakteristik Pengguna... 3

Tabel 4.1 Daftar Tabel Deskripsi Data Sistem Tata Naskah... 19

Tabel 4.2 Daftar Tabel Basisdata Sistem Tata Naskah ... 20

Tabel 4.3 Input-Proses-Output Sistem Tata Naskah ... 22

(7)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Deskripsi Umum Sistem ... 3

Gambar 3.1 Context Diagram... 5

Gambar 3.2 DFD level 1 ... 6

Gambar 3.3 DFD Level 2 Proses 6 ... 8

Gambar 3.11 Diagram E-R Siklus Surat/Memo Masuk dan Keluar... 16

Gambar 3.12 Diagram E-R User dan Hakuser... 16

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A PERANCANGAN RINCI TABEL ... 41

A.1 Spesifikasi Tabel Jabatan... 41

A.2 Spesifikasi Tabel Document ... 41

A.3 Spesifikasi Tabel Hak User... 41

A.4 Spesifikasi Tabel Disposisi ... 42

A.5 Spesifikasi Tabel Kunjungan ... 42

A.6 Spesifikasi Tabel Memo Keluar ... 42

A.7 Spesifikasi Tabel Pesan ... 43

A.8 Spesifikasi Tabel Posting... 43

A.9 Spesifikasi Tabel Rapat ... 44

A.10 Spesifikasi Tabel Reply ... 45

Lampiran B PERANCANGAN RINCI FUNGSIONAL... 47

B.1 Spesifikasi fungsi / proses FLogin ... 47

B.1.1 Spesifikasi Tabel Input ... 47

B.1.2 Spesifikasi Tabel Output ... 47

B.1.3 Spesifikasi Layar Utama... 47

B.1.4 Spesifikasi Query ... 47

B.1.5 Spesifikasi Field Data Pada Layar... 47

B.1.6 Spesifikasi Function Key / Objek Pada Layar ... 47

B.1.7 Spesifikasi Layar Pesan ... 48

B.1.8 Spesifikasi Proses / Algoritma ... 48

B.2 Spesifikasi fungsi / proses F1P... 49

(9)

B.7.7 pesifikasi Layar Pesan ... 58

B.10.2 Spesifikasi Tabel Output... 64

(10)

(11)

(12)

Lampiran C DAFTAR RINCI FILE DAN DATA ... 101

C.1 Struktur direktori ... 101

C.1.1 Direktori pengembangan ... 101

C.1.2 Direktori operasional ... 101

C.2 Isi Direktori : C:\ ta2.9 ... 101

C.2.1 Isi Subdirektori : C:\ta2.4\sitaka... 101

C.2.2 Isi Subdirektori : C:\ta2.4\images ... 106

Lampiran D RINCI TESTING... 107

D.1 Tim penguji... 107

D.2 Hasil Rinci Pengujian... 107

Lampiran E SKENARIO DEMO... 110

E.1 Tampilan Awal ... 110

E.2 Menu Sekretaris ... 110

E.3 Menu Kabiro atau Tingkat I... 111

E.4 Menu Kabag atau Tingkat II... 112

E.5 Menu Kasubbag atau Tingkat III... 113

E.6 Menu Staff atau Tingkat IV ... 114

(13)

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar

Belakang

Sistem informasi yang semakin berkembang, membuat pihak Badan Otorita Batam khususnya Biro Pemasaran dan Humas ingin menerapkan sebuah sistem yang lebih memudahkan dalam memproses surat / memo masuk dan keluar yang sebelumnya dilakukan secara manual. Biro Pemasaran dan Humas merupakan salah satu biro yang ada dalam struktur organisasi Badan Otorita Batam yang bergerak dibidang pemasaran dan hubungan masyarakat yang bertugas untuk menarik perhatian para investor asing untuk menanamkan modalnya di Indonesia khususnya pulau Batam, yang juga melakukan proses terhadap surat / memo masuk dan keluar.

Proses surat / memo masuk dan keluar yang dilakukan secara manual tersebut sangat mengurangi efisiensi kerja, dimana kurangnya tingkat keamanan, proses kerja, pencarian data dan pengarsipan

file. Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mendukung semua proses tersebut,

dengan menyediakan informasi yang cepat, lengkap, dan akurat yang diharapkan intern organisasi ini sendiri dapat mengetahui perkembangan terhadap proses surat / memo masuk dan keluar.

1.2 Tujuan

Tujuan pembuatan sistem informasi ini untuk memberikan sebuah penerapan yang lebih baik dalam melakukan proses terhadap surat / memo masuk dan keluar di Biro Pemasaran & Humas.

1.3 Batasan

Masalah

Sistem informasi ini mempunyai batasan masalah sebagai berikut :

1. Sistem ini digunakan pada Biro Pemasaran & Humas

2. Sistem ini dapat digunakan oleh pengguna yang sudah memiliki account

(14)

1.4 Ikhtisar

Buku

Adapun ikhtisar buku dari tugas akhir ini terdiri dari 6(enam) BAB, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi penjelasan tentang latar belakang rancangan aplikasi, tujuan pembuatan aplikasi, batasan masalah dan ikhtisar buku.

BAB II : DESKRIPSI UMUM APLIKASI

Berisi penjelasan tentang deskripsi umum sistem yang memberi gambaran tentang aplikasi dan konteksnya, karakteristik pengguna, batasan, lingkungan operasi baik lingkungan operasional maupun lingkungan pengembangan dan aturan penomoran.

BAB III : ANALISIS

Berisi tentang deskripsi fungsional yang mencakup konteks diagram dan

analisis kebutuhan data yang mencakup Entity Relationship (ER)

diagram.

BAB IV : DESKRIPSI PERANCANGAN

Berisi deskripsi data meliputi definisi domain/type dan daftar tabel

aplikasi, dekomposisi fungsional modul, spesifikasi kebergantungan antar layar dan struktur menu.

BAB V : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Berisi tentang spesifikasi kebergantungan antar modul, struktur direktori

dan deskripsi file, pengujian dan hasilnya.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi tentang kesimpulan dari aplikasi dan saran untuk perbaikan serta pengembangan terhadap aplikasi yang telah dibuat.

(15)

BAB 2 DESKRIPSI UMUM APLIKASI

2.1 Deskripsi Umum Sistem

Aplikasi ini berupa aplikasi pengelolaan basisdata berbasis web yang aplikasinya berisi : 1. Pengelolaan data user sistem tata naskah.

2. Pengelolaan data surat / memo masuk dan keluar serta pengumuman yang terdiri dari kunjungan, rapat dan tamu.

3. Melakukan pendisposisian untuk memproses surat/memo masuk sampai surat/memo keluar. 4. Melakukan pengawasan terhadap bawahan yang memproses surat/memo masuk dan keluar. Secara umum aplikasi bekerja seperti dalam diagram berikut:

Hak Akses, Inf ormasi, File, Surat/Memo Keluar NUP, password, Surat/Memo Masuk

USER Sistem Tata Naskah

Gambar 2.1 Deskripsi Umum Sistem

2.2 Karakteristik

Pengguna

Karakteristik dari pengguna terbagi atas beberapa bagian seperti dalam tabel berikut: Tabel 2.1 Karakteristik Pengguna

Kategori Pengguna Tugas Hak Akses

Administrator Update data user Administrator

Sekretaris Pengelola data surat/memo masuk dan keluar, rapat, kunjungan, dan tamu

Sekretaris Kabiro Melakukan disposisi dan

membuat surat/memo keluar User tingkat I Kabag Melakukan disposisi dan

membuat surat/memo keluar User tingkat II Kasubbag Melakukan disposisi dan

membuat surat/memo keluar

User tingkat III Staff Membuat surat/memo keluar User tingkat IV

2.3 Batasan

Pembuatan aplikasi ini dilaksanakan sesuai latar belakang dan tujuan yang mendukung aplikasi tersebut. Dari batasan masalah yang disebutkan, maka batasan dalam penggunaan aplikasi adalah : 1. Basisdata yang digunakan adalah mysql(basisdata ini cukup terinstal dalam komputer server). 2. Aplikasi pembuatan web yang digunakan adalah Dreamweaver MX.

(16)

2.4 Lingkungan Pengembangan/ Operasional

Dalam pembuatan aplikasi ini dibutuhkan beberapa hardware, software dan operating system. Lingkungan operasional adalah lingkungan tempat aplikasi dijalankan sedangkan lingkungan pengembangan adalah lingkungan tempat aplikasi dirancang dan dikembangkan hingga aplikasi ini dapat digunakan.

2.4.1 Lingkungan Operasional

Client :

Pengoperasian aplikasi ini menggunakan beberapa perangkat penunjang, yaitu: 1. Hardware(PC)

Prosesor : Pentium I keatas. Memori utama : Minimal 64 MB. 2. Software

Internet explorer. Server :

Pengoperasian aplikasi ini menggunakan beberapa perangkat penunjang, yaitu: 1. Hardware(PC)

Prosesor : Pentium I keatas. Memori utama : Minimal 64 MB. 2. Software

Dreamweaver MX, PhpTriad 2.5.3.

2.4.2 Lingkungan Pengembangan

Pengembangan aplikasi ini menggunakan beberapa perangkat penunjang, yaitu: 1. Hardware(PC)

Prosesor : Pentium III dan IV Memori utama : Minimal 64 MB 2. Software

Internet explorer , Dreamweaver MX, PhpTriad 2.5.3.

2.5 Aturan

Penomoran

Aturan penamaan dan penomoran yang akan digunakan dalam laporan ini akan dijabarkan sebagai berikut:

a. Penamaan bab deskripsinya adalah BAB <angka> <nama bab>. Contohnya BAB 1 PENDAHULUAN.

b. Penamaan sub bab deskripsinya adalah <angka>.<angka>. Angka pertama menyatakan nomor bab dan diikuti nomor sub bab. Contohnya 2.1 Deskripsi Umum Sistem.

c. Penamaan sub sub bab menggunakan <angka>.<angka>.<angka>. Angka pertama menyatakan nomor bab diikuti nomor sub bab dan nomor sub sub bab. Contohnya 2.4.1 Lingkungan Operasional.

d. Penamaan tabel deskripsinya adalah Tabel <angka>.<angka> <nama tabel>. Angka pertama menunjukkan bab dan angka kedua menunjukkan nomor tabel. Contohnya Tabel 2.1 Karakteristik Pengguna.

e. Penamaan Diagram deskripsinya adalah Diagram <angka>.<angka> <nama gambar>. Angka pertama menunjukkan bab dan angka kedua menunjukkan nomor gambar. Contohnya Diagram 2.1 Deskripsi Umum Sistem.

f. Judul lampiran menggunakan huruf besar.

g. Penamaan sub lampiran deskripsinya adalah <huruf besar>.<angka>.

h. Penamaan sub sub lampiran deskripsinya adalah <huruf besar>.<angka>.<angka>. i. Tabel dan gambar pada lampiran tidak diberi nama.

(17)

BAB 3 ANALISIS

3.1 Deskripsi

Fungsional

Dalam deskripsi fungsional akan dibahas proses-proses yang dilakukan oleh aplikasi. Terdiri dari Context Diagram, DFD Level 1 dan DFD Level 2. Diagram Context merupakan gambaran sistem secara umum. Rincian proses akan diterangkan pada DFD level 1 dan DFD level 2.

3.1.1 Context

Diagram

Hak Akses, Inf ormasi, File, Surat/Memo Keluar NUP, password, Surat/Memo Masuk

USER Sistem Tata

Naskah

Gambar 3.1 Context Diagram

Deskripsi context diagram pada Sistem Informasi Geografis Fasilitas Umum Batam adalah sebagai berikut:

a. Input

NUP dan Password serta surat/memo masuk yang akan diproses. b. Output

Pesan kesalahan atau konfirmasi hasil pengolahan berupa informasi dan surat/memo keluar yang diproses.

c. Proses

User akan memasukkan masukan ke sistem berupa username dan password yang selanjutnya system akan melakukan verifikasi dan validasi user, setelah itu user akan mendapatkan hak aksesnya dalam penggunaan sistem tata naskah ini, dan siap melakukan proses pengolahan data sesuai hak aksesnya. Semua hasil dari pengolahan data akan disimpan didalam database tatanaskah.

(18)

3.1.1.1 DFD Level 1 Posting Document USER 1 Verifikasi Username + Password 2 Pengelolaan User 5 Proses Data Rapat 3 Proses Data Kunjungan 4 Proses Data Tamu 7 Proses Disposisi 6 Proses Surat/Memo Masuk 8 Proses Surat/Memo Keluar 9 Komunikasi User username, password user hakuser Pilihan Menu

NUP, password, nama, jabatan, atasan, nohak nohak, jenisuser, hakakses Verifikasi Data User

Hak Akses

Pesan Kesalahan

Pilihan Menu

kunjungan undangan, perihal, waktu,

tglsrt, tglkjg, jmltamu, file, status Data User Data Kunjungan Pilihan Menu Tamu hari, tgltamu, jam, nama,

media, perihal, keterangan, status

Data Tamu Pilihan Menu

Rapat dari, norapat, perihal, tglsrt,

tglrpt, jam, tempat, pembicara, untuk, tembusan, file, status

Data Rapat

Pilihan Menu

Pesan nodoc, NUP, tgl, perihal,

pesan, nama Data Pesan Pilihan Menu

noagenda, tglsrt, tgltrm, dari, surat, nosurat, pesandis, isidis, tembusan,

tgldis, status, batas, disposisi, kepada, nodoc, perihal filemsk USER Pilihan Menu USER disposisi jabatan NUP, nodoc, tgldis, pesan,

isi

dari, kepada, nodoc, pelaksanaan Pilihan Menu USER Pengumuman Rapat Pengumuman Tamu Pengumuman Kunjungan memokeluar reply pesan Tingkatan Disposisi

dari, tglsrt, kepada, file, nosurat, noagenda, tembusan, perihal, nodoc kepada, nomor, nodoc ,

dari, tglkrm nodoc, NUP, tgl, perihal,

pesan, nama Informasi memokeluar Informasi Pesan nodoc, perihal fileklr USER Informasi Surat/Memo Keluar Informasi Surat/Memo Masuk Gambar 3.2 DFD level 1

Pada level ini, User harus memasukkan username dan password sebagai input untuk system. Aplikasi akan memeriksa apakah username dan password benar atau tidak. Jika username/password salah maka aplikasi akan memberikan pesan kepada user bahwa username dan password salah. Jika username dan password benar maka user dapat mengolah system.

(19)

Berdasarkan hakakses maka seorang user dapat melakukan pengelohan data berdasarkan pilihan menu yang telah disediakan, berupa :

1. Proses 2 (Pengelolaan User)

Pada proses ini yang mempunyai akses adalah administrator. Pengelolaan user akan terbagi dalam beberapa proses yang akan dijelaskan dalam level berikutnya dimana semua data yang diolah akan disimpan pada tabel user dan hakuser.

2. Proses 3 (Proses Data Kunjungan)

Proses data kunjungan akan diolah oleh sekretaris sedangkan user hanya sebatas melihat informasi yang dimasukkan sekretaris. Pengelolaan kunjungan juga terdapat beberapa proses yang juga akan dijelaskan dalam level berikutnya dan akan disimpan pada tabel kunjungan.

3. Proses 4 (Proses Data Tamu)

Proses data tamu juga diolah oleh sekretaris. Data tamu hanya akan ditampilkan pada menu kabiro atau level 1 saja. Data tamu ini juga terdiri dari beberapa proses dan akan dijelaskan dalam level berikutnya.

4. Proses 5 (Proses Data Rapat)

Proses data rapat akan diolah oleh sekretaris sedangkan user hanya sebatas melihat informasi yang dimasukkan sekretaris. Pengelolaan rapat juga terdapat beberapa proses yang juga akan dijelaskan dalam level berikutnya dan akan disimpan pada tabel rapat.

5. Proses 6 (Proses Surat/Memo Masuk)

Proses surat/memo masuk akan dimasukkan oleh sekretaris, yang nantinya akan diolah oleh para user. Pengelolaan surat/memo masuk terdapat beberapa proses yang akan dijelaskan dalam level berikutnya dan semua data mengenai surat/memo masuk akan disimpan dalam tabel posting dan document. 6. Proses 7 (Proses Disposisi)

Proses disposisi dilakukan oleh user. Proses ini hanya dapat dilakukan setelah data surat/memo masuk telah dimasukkan oleh sekretaris atau data surat/memo masuk sudah didisposisikan oleh atasan. Proses disposisi ini datanya akan dimasukkan kedalam tabel disposisi dan jabatan

7. Proses 8 (Proses Surat/Memo Keluar)

Proses surat/memo keluar dapat dilakukan pada semua level. Proses pengiriman surat/memo keluar akan otomatis dikirimkan sesuai tingkatan disposisi sehingga pengiriman akan tepat dikirimkan kepada atasan yang mendisposisikan. Proses surat/memo keluar juga terdapat beberapa proses dan akan dijelaskan dalam level berikutnya. Semua data akan disimpan dalam tabel memokeluar, reply, pesan, dan document.

8. Proses 9 (Proses Komunikasi User)

Proses komunikasi user dapat dilakukan oleh semua user. Proses ini juga sebagai salah satu proses yang ada dalam proses surat/memo keluar. Proses ini terdapat beberapa bagian proses, dimana datanya akan disimpan didalam tabel pesan.

(20)

3.1.1.2 DFD Level 2 3.1.1.2.1 DFD Level 2 Proses 6 6.2 Menambah Surat/Memo Masuk 6.3 Mengubah Surat/Memo Masuk 6.4 Mencari Surat/Memo Masuk 6.5 Cetak Surat/Memo Masuk 6.6 Mengganti Status Surat/Memo Masuk 6.7 Melihat Surat/Memo Masuk USER 6.1 Pilihan Menu Surat/Memo Masuk pilihan menu

pilihan menu menambah surat/memo masuk

pilihan menu mengubah surat/memo masuk

pilihan menu mencari surat/ memo masuk

pilihan menu menconvert surat/memo masuk

pilihan menu mengganti status surat/memo masuk

pilihan menu melihat surat/memo masuk posting document Tambah Data Ubah Data Ambil Data Keyword

Bulan dan Tahun

Ubah Status

Ambil Data

USER menampilkan

informasi

Gambar 3.3 DFD Level 2 Proses 6

Pada level ini ada 7 proses yang dilakukan, yang sepenuhnya dilakukan oleh sekretaris, yaitu :

1. Proses 6.1 Pilihan Menu Surat/Memo Masuk

Melakukan pilihan proses terhadap surat/memo masuk 2. Proses 6.2 Menambah Surat/Memo Masuk

Jika sekretaris memilih menu ini, maka form surat/memo masuk akan tampil dan sekretaris siap untuk memasukkan data yang ada pada surat/memo masuk 3. Proses 6.3 Mengubah Surat/Memo Masuk

Menu ini hanya akan tampil jika ada satu atau lebih surat/memo masuk yang sudah dimasukkan. Sehingga memudahkan sekretaris untuk memilih data mana yang akan diubah.

4. Proses 6.4 Mencari Surat/Memo Masuk

Jika sekretaris ingin melakukan pencarian terhadap data surat/memo masuk, sekretaris hanya memasukkan kata kunci yang berhubungan dengan data yang akan dicari.

5. Proses 6.5 Mencetak Surat/Memo Masuk

Menu ini digunakan untuk menampilkan semua data surat/memo masuk berdasarkan bulan dan tahun yang nantinya akan di print.

6. Proses 6.6 Mengganti Status Surat/Memo Masuk

Setelah surat/memo masuk prosesnya sudah selesai, sekretaris dapat mengganti statusnya dengan menggunakan menu ini.

7. Proses 6.7 Melihat Surat/Memo Masuk

Menu ini digunakan untuk melihat surat/memo masuk yang sudah dimasukkan oleh sekretaris sebelumnya.

(21)

3.1.1.2.2 DFD Level 2 Proses 7 7.2 Disposisi Surat/Memo Masuk USER 7.1 Melihat Disposisi dan Surat/Memo Masuk pilihan menu USER pilihan menu Disposisi Surat/Memo Masuk Informasi Disposisi Atasan posting document Hasil Disposisi Informasi Surat/Memo Masuk Hasil Disposisi disposisi jabatan

Pada level ini merupakan proses disposisi terhadap surat/memo masuk yang dilakukan oleh user selain pada tingkat bawahan, yaitu :

1. Proses 7.1 Proses Melihat Disposisi dan Surat/Memo Masuk

Melakukan pilihan menu untuk melihat disposisi terhadap surat/memo masuk 2. Proses 7.2 Proses Disposisi Surat/Memo Masuk

Proses disposisi dapat dilakukan dengan menggunakan menu ini yang sebelumnya sudah ada data surat/memo masuk. Disini dapat melihat surat/memo masuk yang didisposisikan dan melihat isi disposisi dari atasan.

(22)

3.1.1.2.3 DFD Level 2 Proses 8 memokeluar document 8.2 Mengirim File Surat/Memo Keluar 8.3 Proses Penerimaan Surat/Memo Keluar USER 8.1 Pilihan Menu Surat/Memo Keluar pilihan menu pilihan menu pengiriman file USER pilihan menu penerimaan file document reply pesan Informasi Pengiriman File Informasi Data Pengiriman Hasil Penerimaan File Informasi Pengiriman dan Penerimaan File 8.4 Proses Surat/Memo Keluar pilihan menu manipulasi data file Informasi Surat/Memo Keluar Pengolahan Surat/Memo Keluar Informasi Surat/Memo Keluar Tingkatan Disposisi jabatan

Setelah proses disposisi selesai, maka user dapat melakukan proses surat/memo keluar yang terdiri dari beberapa proses, yaitu :

1. Proses 8.1 Proses Pilihan Menu Surat/Memo Keluar Melakukan pilihan menu untuk surat/memo masuk 2. Proses 8.2 Proses Mengirim File Surat/Memo Keluar

User dapat melakukan proses ini setelah proses disposisi selesai. Pengiriman file akan menuju kepada atasan yang mendisposisikan karena mengacu kepada tabel tingkatan disposisi.

3. Proses 8.3 Proses Penerimaan Surat/Memo Keluar

Semua data yang telah dikirimkan, dapat dilihat oleh atasan yang bersangkutan dan atasan dapat melakukan proses ini. Proses ini terbagi menjadi dua dimana jika file diterima atasan, maka akan melanjutkan kepada atasan yang lebih tinggi, jika tidak atasan dapat mengembalikan file tersebut kepada bawahan dan dapat disertai dengan pesan.

4. Proses 8.4 Proses Manipulasi Surat/Memo Keluar

Proses ini dilakukan oleh sekretaris, setelah pengiriman file disetujui oleh tingkatan kabiro(level 1). Maka sekretaris akan mencatat semua data yang ada dalam file surat/memo keluar dan diproses ini sekretaris juga dapat melakukan pengubahan, pencarian dan mencetak data surat/memo keluar.

(23)

3.1.1.2.4 DFD Level 2 Proses 2 2.2 Mengubah Data User 2.4 Menghapus Data User 2.5 Menambah User USER Pilihan Menu2.1

User pilihan menu

pilihan menu mengubah data user

pilihan menu menhapus data user

pilihan menu menambah data user user hakakses Data User Ambil Data NUP Data User USER hak akses Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 2

Pada level ini penggunaannya dilakukan oleh administrator yang terdiri dari beberapa proses, yaitu :

1. Proses 2.1 Pilihan Menu User

Melakukan pilihan menu untuk Pengelolaan User 2. Proses 2.2 Mengubah Data User

Menu ini digunakan untuk mengubah data user dan hanya dapat dilakukan jika data user tersebut ada atau sudah dimasukkan oleh administrator. 3. Proses 2.3 Menghapus User

Menu ini digunakan untuk menghapus user berdasarkan NUP yang dimasukkan

4. Proses 2.4 Menambah User

Menu ini dilakukan untuk menambah data user dan sangat penting dilakukan sebelum menggunakan sistem tata naskah

(24)

3.1.1.2.5 DFD Level 2 Proses 5 5.2 Mengubah Data Rapat 5.3 Mencari Data Rapat 5.4 Mencetak Data Rapat 5.5 Menambah Data Rapat USER 5.1 Pilihan Menu Proses Data Rapat pilihan menu

pilihan menu mengubah data rapat

pilihan menu mencari data rapat

pilihan menu mencetak data rapat

pilihan menu menambah data rapat

rapat Data Rapat

Ambil Data

Keyword

Bulan dan Tahun

Data Rapat USER Informasi Data Rapat 5.6 Menampilkan Data Rapat pilihan menu menampilkan

data rapat

Ambil Data

Pada level ini penggunaannya dilakukan oleh sekretaris yang terdiri dari beberapa proses, yaitu :

1. Proses 5.1 Pilihan Menu Data Rapat

Melakukan pilihan menu untuk Pengelolaan Data Rapat 2. Proses 5.2 Mengubah Data Rapat

Menu ini digunakan untuk mengubah data rapat dan hanya dapat dilakukan jika data rapat tersebut ada atau sudah dimasukkan oleh sekretaris

3. Proses 5.3 Mencari Data Rapat

Menu ini digunakan untuk mencari data rapat berdasarkan kata kunci. 4. Proses 5.4 Mencetak Data Rapat

Menu ini digunakan untuk mencetak data rapat berdasarkan bulan dan tahun yang dimasukkan

5. Proses 5.5 Menambah Data Rapat

Menu ini dilakukan untuk menambah data rapat. 6. Proses 5.6 Menampilkan Rapat

Menu ini untuk menampilkan semua data rapat dimana pada tampilan user hanya sebagai informasi saja

(25)

3.1.1.2.6 DFD Level 2 Proses 4 4.2 Mengubah Data Tamu 4.3 Mencari Data Tamu 4.4 Mencetak Data Tamu 4.5 Menambah Data Tamu USER 4.1 Pilihan Menu Tamu pilihan menu

pilihan menu mengubah data tamu

pilihan menu mencari data tamu

pilihan menu mencetak data tamu

pilihan menu menambah data tamu

tamu Data Tamu

Ambil Data

Keyword

Bulan dan Tahun

Data Tamu USER Informasi Data tamu 4.6 Menampilkan Data Tamu pilihan menu menampilkan

data tamu

Ambil Data

1. Proses 4.1 Pilihan Menu Data Tamu

Melakukan pilihan menu untuk Pengelolaan Data Tamu 2. Proses 4.2 Mengubah Data Tamu

Menu ini digunakan untuk mengubah data tamu dan hanya dapat dilakukan jika data tamu tersebut ada atau sudah dimasukkan oleh sekretaris

3. Proses 4.3 Mencari Data Tamu

Menu ini digunakan untuk mencari data tamu berdasarkan kata kunci. 4. Proses 4.4 Mencetak Data Tamu

Menu ini digunakan untuk mencetak data tamu berdasarkan bulan dan tahun yang dimasukkan

5. Proses 4.5 Menambah Data Tamu

Menu ini dilakukan untuk menambah data tamu. 6. Proses 4.6 Menampilkan Tamu

Menu ini untuk menampilkan semua data tamu dimana informasi ini hanya ditampilkan pada menu kabiro atau tingkat I

(26)

3.1.1.2.7 DFD Level 2 Proses 3 3.2 Mengubah Data Kunjungan 3.3 Mencari Data Kunjungan 3.4 Mencetak Data Kunjungan 3.5 Menambah Data Kunjungan USER 3.1 Pilihan Menu Kunjungan pilihan menu

pilihan menu mengubah data kunjungan

pilihan menu mencari data kunjungan

pilihan menu mencetak data kunjungan

pilihan menu menambah data kunjungan kunjungan Data Kunjungan Ambil Data Keyword

Bulan dan Tahun

Data Kunjungan USER Informasi Data Kunjungan 3.6 Menampilkan Data Kunjungan pilihan menu menampilkan

data kunjungan

Ambil Data

1. Proses 3.1 Pilihan Menu Data Kunjungan

Melakukan pilihan menu untuk Pengelolaan Data Kunjungan 2. Proses 3.2 Mengubah Data Kunjungan

Menu ini digunakan untuk mengubah data kunjungan dan hanya dapat dilakukan jika data kunjungan tersebut ada atau sudah dimasukkan oleh sekretaris

3. Proses 3.3 Mencari Data Kunjungan

Menu ini digunakan untuk mencari data kunjungan berdasarkan kata kunci. 4. Proses 3.4 Mencetak Data Kunjungan

Menu ini digunakan untuk mencetak data kunjungan berdasarkan bulan dan tahun yang dimasukkan

5. Proses 3.5 Menambah Data Kunjungan

Menu ini dilakukan untuk menambah data kunjungan 6. Proses 3.6 Menampilkan Kunjungan

Menu ini untuk menampilkan semua data kunjungan dimana pada tampilan user hanya sebagai informasi saja

(27)

3.1.1.2.8 DFD Level 2 Proses 9 9.2 Menghapus Pesan 9.3 Mengirim Pesan USER 9.1 Pilihan Menu Komunikasi User pilihan menu pilihan menu mengirim pesan pesan Hapus Pesan Data Pesan USER Informasi Pesan 9.4 Menampilkan Pesan pilihan menu menampilkan pesan Ambil Data pilihan menu menghapus pesan

Proses pada level ini dapat dilakukan oleh semua user yang terdiri dari beberapa proses, yaitu :

1. Proses 9.1 Pilihan Menu Data Komunikasi User Melakukan pilihan menu untuk Komunikasi User 2. Proses 9.2 Menghapus Pesan

Menu ini digunakan untuk menghapus pesan yang dikirim oleh user lain 3. Proses 9.3 Mengirim Pesan

Menu ini digunakan untuk mengirim pesan antar user. 4. Proses 9.4 Menampilkan Pesan

(28)

3.2 Analisis Kebutuhan Data

3.2.1 E-R Diagram

Posting Memiliki Document Reply Memiliki Pesan Memberikan no agenda nodoc tgl srt tgl trm dari surat no surat pesan dis isi dis tembu san tgl dis batas dispo sisi kepada kepada perihal nodoc file msk file klr pem buat nomor tgl krm nodoc dari Memiliki NUP tgl pesan perihal nama nodoc Jabatan dari kepada pelak sanaan nodoc Memiliki Disposisi Membalas tgldis NUP nodoc pesan isi nomor Memokeluar no surat Memiliki tglsrt file _agendano nodoc perihal tem busan kepada

Gambar 3.11 Diagram E-R Siklus Surat/Memo Masuk dan Keluar

Hakuser nohak hak user User atasan jabatan pass word nama nohak NUP Memiliki

(29)

Kunjungan tglkjg tglsrt jml tamu file waktu unda ngan perihal nodoc status Rapat tglrpt tglsrt tempat norpt jam pem bicara perihal nodoc dari untuk t em busan file status Tamu jam nama tgl tamu kete rangan media perihal hari nodoc status

Gambar 3.13 Diagram E-R Pengumuman Rapat, Tamu, dan Kunjungan

Entity : jabatan

Atribut : dari, kepada, nodoc, pelaksanaan, disposisi Primary Key : -

Entity : document

Atribut : nodoc, perihal, filemsk, fileklr, pembuat Primary Key : nodoc

Entity : hakuser Atribut : nohak, hakakses Primary Key : nohak

Entity : disposisi

Atribut : nodoc, NUP, tgldis, pesan, isi Primary Key : -

Entity : kunjungan

Atribut : nodoc, undangan, perihal, waktu, tglsrt, tglkjg, jmltamu, file, status Primary Key : nodoc

Entity : memokeluar

Atribut : tglsrt, kepada, nosurat, noagenda, tembusan, perihal, nodoc Primary Key : nodoc

Entity : pesan

Atribut : nomor, nodoc, untuk, tgl, perihal, pesan, nama Primary Key : nomor

(30)

Entity : posting

Atribut : nodoc, noagenda, tglsrt, tgltrm, dari, surat, nosurat, pesandis, isidis, tgldis, tembusan, status, batas, disposisi, kepada, validasi

Primary Key : nodoc Entity : rapat

Atribut : nodoc, dari, norpt, perihal, tglsrt, tglrpt, jam, tempat, pembicara, untuk, tembusan, file, status

Primary Key : nodoc Entity : reply

Atribut : nomor, dari, kepada, nodoc, tglkrm, kirim Primary Key : nomor

Entity : tamu

Atribut : nodoc, hari, tgltamu, jam, nama, media, perihal, keterangan, status Primary Key : nodoc

Entity : user

Atribut : NUP, password, nama, jabatan, atasan, nohak Primary Key : nohak

(31)

BAB 4 DESKRIPSI PERANCANGAN

4.1 Deskripsi

Data

Tabel 4.1 Daftar Tabel Deskripsi Data Sistem Tata Naskah

No Nama Table Deskripsi Isi Jenis Volume Laju Primary key

1 disposisi Data yang orang didisposisikan Transaksi ± 4 / proses surat/memo masuk ± 1 / pendisposisian - 2 document File surat/memo masuk dan keluar Transaksi ± 1 / proses surat/memo masuk ± 1 / awal dan akhir proses surat/memo masuk dan keluar nodoc

3 hakuser Data _userhak akses Master ± 100 orang / _organisasi ± 100 orang / _organisasi nohak 4 jabatan Data _{otorita batam}pejabat Transaksi ± 4 / satu surat _masuk ± 4 / satu surat _masuk - 5 kunjungan Data _kunjungan Transaksi ± 10 / Bulan ± 10 / Bulan nodoc

6 memokeluar Data surat/memo keluar Transaksi ± 1 / proses surat/memo keluar ± 1 / proses surat/memo keluar nodoc

7 pesan Data komunikasi antar user

Transaksi ± 500 / Bulan ± 500 / Bulan nomor

8 posting Data surat/memo masuk Transaksi ± 1 / proses surat/memo masuk ± 1 / proses surat/memo masuk nodoc

9 rapat Data rapat Transaksi ±4 / Bulan ±4 / Bulan nodoc

10 reply Data pengiriman surat/memo keluar Transaksi ± 1 / pengiriman balasan terhadap surat/memo keluar ± 2 / pengiriman balasan jika surat/memo keluar diterima atau tidak nomor

11 tamu Data tamu KA Transaksi ± 50 / Bulan ± 50 / Bulan nodoc 12 user Data _userdeskripsi Master ± 100 orang / _organisasi ± 100 orang / _organisasi nohak

4.1.1 Definisi Domain/Type

Tidak ada.

(32)

4.1.2 Daftar Tabel Aplikasi

Di bawah ini akan ditampilkan daftar tabel basisdata yang ada dalam Sistem Tata Naskah Tabel 4.2 Daftar Tabel Basisdata Sistem Tata Naskah

No Nama Tabel Primary _key Data Store E/R Deskripsi isi

1 disposisi - _disposisi Disposisi tgldis NUP nodoc pesan isi

Isi disposisi yang telah dilakukan oleh atasan

2 document nodoc _document

Document nodoc file msk file klr pem buat File surat/memo masuk dan keluar

3 hakuser nohak hakuser Hakuser nohak hak user

Data hak akses user

4 jabatan - _jabatan Jabatan dari kepada pelak sanaan nodoc Data jabatan pendisposisian

5 kunjungan nodoc _kunjungan

Kunjungan tglkjg tglsr t j m l tamu file w aktu unda ngan per ihal nodoc status Data kunjungan 6 memokeluar nodoc memokeluar Memokeluar n o surat tglsrt file n o agenda nodoc perihal t e m busan kepada Data surat/memo keluar

(33)

No Nama Tabel Primary _key Data Store E/R Deskripsi isi

7 pesan nomor _pesan

Pesan NUP tgl pesan perihal nama nodoc

nomor Data komunikasi antar user

8 posting nodoc _posting

Posting no agenda nodoc tgl srt tgl trm dari surat no surat pesan dis isi dis tembu san tgl dis batas dispo sisi kepada perihl Data surat/memo masuk

9 rapat nodoc _rapat

Rapat tglr pt tglsr t tempat nor pt j a m p e m bicar a per ihal nodoc dar i untuk t e m busan file status Data rapat

10 reply nomor _reply

Reply

kepada nomor

tgl krm nodoc

dari Data pengiriman surat/memo keluar

11 tamu

_nodoc

_tamu

Tamu j a m nama tgl tamu kete rangan media per ihal har i nodoc status Data tamu KA 12 user

_nohak

user User atasan jabatan pass word nama nohak NUP

(34)

4.2 Dekomposisi Fungsional Modul

Tabel 4.3 Input-Proses-Output Sistem Tata Naskah

No _FungsiNo Fungsi/Proses Tabel Input Data Input _OutputTabel Data output

1 Flogin Login - NUP, password - Hak akses user id

2 F1P Penambahan Data

User - NUP, nama, jabatan, password, atasan, nohak,

jenisuser, hakakses

user, hakuser Data user yang terdaftar 3 F2P Pengubahan Data User user, hakuser NUP, password, nama, jabatan, atasan, nohak, jenisuser, hakakses

user, hakuser Data user akan diubah berdasarkan NUP 4 F3P Menghapus User user,

hakuser nohak - Data dihapus akan berdasarkan

nohak yang dimasukkan 5 F4P Penambahan Data

Kunjungan - undangan, waktu, tglsrt, perihal, tglkjg, jmltamu, file, status kunjungan Data kunjungan yang akan dilakukan 6 F5P Pengubahan Data Kunjungan

kunjungan undangan, perihal, waktu, tglsrt, tglkjg, jmltamu, file, status

kunjungan Data hasil pengubahan data kunjungan 7 F6P Pencarian Data

Kunjungan kunjungan undangan, waktu, tglsrt, perihal, tglkjg, jmltamu, file, status - Data yang dicari berdasarkan keyword yang dimasukkan 8 F7P Mencetak Data

Kunjungan kunjungan Bulan dan tahun surat - Data kunjungan berdasarkan bulan dan tahun 9 F8P Penambahan Data

Rapat - dari, norpt, perihal, tglsrt, tglrpt, jam, tempat, pembicara, untuk, tembusan, file, status

rapat Data rapat yang akan dilakukan

10 F9P Pengubahan Data

Rapat rapat dari, norpt, perihal, tglsrt, tglrpt, jam, tempat, pembicara, untuk, tembusan, file, status

rapat Data hasil pengubahan data rapat

11 F10P Pencarian Data Rapat

rapat dari, norpt, perihal, tglsrt, tglrpt, jam, tempat, pembicara, untuk, tembusan, file, status - Data hasil pencarian berdasarkan keyword 12 F11P Mencetak Data Rapat

rapat Bulan dan Tahun

- Mencetak data _berdasarkan bulan dan

(35)

tahun 13 F12P Penambahan Data

Tamu - nodoc, tgltamu, jam, hari, nama, media, perihal,

keterangan, status

tamu Data tamu yang akan

mengunjungi pimpinan 14 F13P Pengubahan Data

Tamu tamu nodoc, tgltamu, jam, hari, nama, media, perihal,

keterangan, status

tamu Data hasil pengubahan

15 F14P Pencarian Data

Tamu tamu nodoc, tgltamu, jam, hari, nama, media, perihal, keterangan, status - Data hasil pencarian berdasarkan keyword 16 F15P Mencetak Data

Tamu tamu Bulan dan tahun - Data tamu bersadarkan bulan dan tahun yang akan dicetak 17 F16P Komunikasi User pesan nomor, nodoc,

NUP, tgl, perihal, pesan, nama

pesan Data yang berisi pesan-pesan sebagai komunikasi 18 F17P Pendisposisian - dari, kepada,

nodoc, pelaksanaan, nodoc, NUP, tgldis, pesan, isi

disposisi,

jabatan Data yang berisi pelaksanaan disposisi 19 F18P Proses Reply - nodoc, perihal,

filemsk, fileklr, pembuat, nomor, NUP, tgl, perihal, pesan, nama, nomor, dari, kepada, tglkrm document,

reply, pesan Data yang bersangkutan mengenai surat/memo keluar 20 F19P Penambahan Surat/Memo Masuk - noagenda, tglsrt, tgltrm, dari, surat, nosurat, pesandis, isidis, tgldis, tembusan, status, batas, disposisi, kepada, perihal, filemsk, fileklr, pembuat posting, document Data mengenai surat/memo masuk yang nantinya akan diproses oleh semua staff 21 F20P Pengubahan Surat/Memo Masuk posting,

document noagenda, tglsrt, tgltrm, dari, surat, nosurat, pesandis, isidis, tgldis, tembusan, status, batas, disposisi, kepada, perihal, filemsk, fileklr, pembuat posting,

document Data hasil pengubahan

22 F21P Pencarian

(36)

Masuk surat, nosurat,

pesandis, isidis, tgldis, tembusan, status, batas, disposisi, kepada, perihal, filemsk, fileklr, pembuat masuk berdasarkan hasil keyword 23 F22P Mencetak Surat/Memo Masuk posting,

document Bulan dan tahun - Data surat/memo masuk berdasarkan bulan dan tahun 24 F23P Mengupload file Surat/Memo Masuk

document filemsk, fileklr document File surat/memo masuk dan keluar 25 F24P Penambahan Surat/Memo Keluar - tglsrt, kepada, nosurat, noagenda, tembusan, perihal memokeluar Data surat/memo keluar 26 F25P Pengubahan Surat/Memo Keluar memokeluar tglsrt, kepada, nosurat, noagenda, tembusan, perihal

memokeluar Data hasil pengubahan surat/memo keluar 27 F26P Pencarian Surat/Memo Keluar memokeluar tglsrt, kepada, nosurat, noagenda, tembusan, perihal - Data hasil pencarian berdasarkan keyword yang dimasukkan 28 F27P Mencetak Surat/Memo Keluar

memokeluar bulan dan tahun - Data surat/memo keluar berdasarkan bulan dan tahun

(37)

4.3 Spesifikasi Kebergantungan Antar Layar

Kebergantungan antar layar pada Sistem Tata Naskah digambarkan sebagai berikut :

Login

Menu Administrator Menu Sekretaris Menu User Pengelolaan User Pesan Tamu Rapat Kunjungan Surat/Memo Masuk Surat/Memo Keluar Pesan Pesan Reply Disposisi

4.4 Struktur

----Menu Administrator ---- Pengelolaan User ---- Tambah ---- Ubah ---- Hapus ---- Pesan ---- Tambah ---- Hapus ----Menu Sekretaris ---- Pesan ---- Tambah ---- Hapus ---- Tamu ---- Tambah ---- Ubah ---- Cari ---- Cetak ---- Rapat ---- Tambah ---- Ubah ---- Cari ---- Cetak ---- Kunjungan ---- Tambah ---- Ubah ---- Cari ---- Cetak

(38)

---- Surat/Memo Masuk ---- Tambah ---- Ubah ---- Cari ---- Cetak ---- Surat/Memo Keluar ---- Tambah ---- Ubah ---- Cari ---- Cetak ---- Menu User ---- Pesan ---- Tambah ---- Hapus ---- Disposisi ---- Reply

(39)

BAB 5 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

5.1 Batasan

Implementasi

1. Aplikasi dikembangkan dengan menggunakan Dreamweaver MX 2. Tabel yang digunakan untuk aplikasi Sistem Tata Naskah adalah MySQL 3. Manipulasi data fasilitas umum dilakukan pada file php.

5.2 Spesifikasi Kebergantungan Antar Modul

Modul yang ada pada aplikasi ini dikelompokkan menjadi beberapa modul antara lain modul administrator, sekretaris, kabiro, kabag, kasubbag dan staff.

5.3 Struktur Direktori dan Deskripsi File

Tabel 5.1 Daftar Direktori dan File Sistem Tata Naskah

Nama

Direktori Nama File Nama Modul Nama Fungsi Keterangan

allkunjungan.php _{Semua modul} _- Menampilkan data kunjungan allrapat.php Semua modul - Menampilkan data rapat alltamu.php Semua modul - Menampilkan data tamu batas.php

- - Menentukan validasi sebuah surat/memo masuk bfilekabag.php

Kabag F18P surat/memo keluar pada Form mengirim menu kabag bfilekabag2.php

Kabag F18P Hasil _{surat/memo keluar pada}pengiriman menu kabag

bfilekasub.php

Kasubbag F18P _{surat/memo keluar pada}Hasil pengiriman menu kasubbag bfilekasub2.php

Kasubbag F18P _{surat/memo keluar pada}Hasil pengiriman menu kasubbag bfilesk.php

Sekretaris F18P _{surat/memo keluar pada}Hasil pengiriman menu sekretaris bfilesk2.php

Sekretaris F18P _{surat/memo keluar pada}Hasil pengiriman menu sekretaris bfilestaff.php

Staff F18P _{surat/memo keluar pada}Hasil pengiriman menu staff bfilestaff2.php

Staff F18P _{surat/memo keluar pada}Hasil pengiriman menu staff sitaka

c1.bmp _{- -}File gambar pada

(40)

Nama

c2.bmp _{- -}File gambar pada

template web carikeluar.php _{Sekretaris F26P}Form pencarian data

surat/memo keluar carikeluar2.php Sekretaris _F26P Hasil pencarian data

surat/memo keluar carikunjungan.php Sekretaris _F6P Form pencarian data

kunjungan carikunjungan2.php Sekretaris _F6P Hasil pencarian data

kunjungan carimasuk.php Sekretaris _F21P Form pencarian data

surat/memo masuk carimasuk2.php Sekretaris _F21P Hasil pencarian data

surat/memo masuk carirapat.php Sekretaris _F10P Form pencarian data

rapat carirapat2.php Sekretaris _F10P Hasil pencarian data

rapat caritamu.php Sekretaris _F14P Form pencarian data

tamu caritamu2.php Sekretaris _F14P Hasil pencarian data

tamu cek.php

- - File memulai session _{pada saat login}

cek2.php _{- -}File menutup session

setelah logout cetakkeluar.php Sekretaris _F26P Form untuk mencetak

data surat/memo keluar cetakkeluar2.php Sekretaris _F26P Hasil data surat/memo

keluar yang dicetak cetakkunjungan.php Sekretaris _F7P Form untuk mencetak

data kunjungan cetakkunjungan2.php Sekretaris

F7P Hasil data kunjungan _{yang dicetak} cetakmasuk.php Sekretaris _F22P Form untuk mencetak data surat/memo masuk cetakmasuk2.php Sekretaris _F22P Hasil data surat/memo

masuk yang dicetak cetakrapat.php Sekretaris

F11P Form untuk mencetak _{data rapat} cetakrapat2.php Sekretaris _F11P Hasil data rapat yang

dicetak cetaktamu.php Sekretaris _F15P Form untuk mencetak

data tamu cetaktamu2.php Sekretaris _F15P Hasil data tamu yang

(41)

Nama

connect.php

- - menghubungkan ke File yang database

diskabag.php _{Kabag F17P}Form disposisi pada

menu kabag diskabag2.php _{Kabag F17P}Hasil setelah disposisi

oleh kabag

diskabiro.php _Kabiro F17P Form disposisi pada

menu kabiro diskabiro2.php

Kabiro F17P Hasil setelah disposisi _{oleh kabiro} diskasubbag.php _Kasubbag F17P Form disposisi pada

menu kasubbag diskasubbag2.php _Kasubbag F17P Hasil setelah disposisi

oleh kasubbag filekabag.php _{Kabag F18P}Menampilkan file masuk

ke kabag filekabag2.php _Kabag F18P Mengirimkan file masuk

keatasan filekabiro.php _Kabiro F18P Menampilkan file masuk

ke kabiro filekabiro2.php _Kabiro F18P Mengirimkan file masuk

keatasan filekasubbag.php _Kasubbag F18P Menampilkan file masuk

ke kasubbag filekasubbag2.php

Kasubbag F18P Mengirimkan file masuk _keatasan filesk.php _Sekretaris F18P Menampilkan file masuk

ke sekretaris hapus.php _{Administrator F3P}Form untuk menghapus

user hapus2.php _{Administrator F3P} Hasil setelah user

dihapus hapuspesan.php Semua modul F16P Menghapus pesan

index.php _{- -}Tampilan awal system

tata naskah

index2.php Kabiro - Template awal kabiro

index3.php Sekretaris - Template awal sekretaris

index4.php _{Administrator -} Template awal

administrator

index5.php Kabag - Template awal kabag

index7.php Kasubbag - Template awal kasubbag

(42)

Nama

indexa.php - - Tampilan setelah logout

kiri2.php Kabiro - Menu kabiro

kiri3.php Sekretaris - Menu sekretaris

kiri4.php Administrator - Menu administrator

kiri5.php Kabag - Menu kabag

kiri7.php Kasubbag - Menu kasubbag

kiri8.php Staff - Menu staff

kunjungan.php

Sekretaris F4P

Form untuk menambahkan data

kunjungan kunjungan2.php _{Sekretaris F4P} Hasil setelah data

kunjungan ditambah

left.php _{Sekretaris - Menampilkan menu}

surat / memo masuk

left2.php _{Sekretaris - Menampilkan menu}

surat / memo keluar

tamu

kunjungan

rapat

lihat.php _{- -}Melihat jumlah

surat/memo masuk lihat2.php

- - _{surat/memo keluar}Melihat jumlah lihatkeluar.php Sekretaris _- Menampilkan data surat/memo keluar lihatkunjungan.php Sekretaris _- Menampilkan data

kunjungan

lihatmasuk.php Sekretaris _- Menampilkan data

surat/memo keluar lihatpesan.php Sekretaris _F3P Menampilkan pesan

yang pada sekretaris lihatpesankabag.php _{Kabag F3P}Menampilkan pesan yang pada kabag lihatpesankabiro.php _{Kabiro F3P}Menampilkan pesan

yang pada kabiro lihatpesankasubbag.php _{Kasubbag F3P Menampilkan pesan}

yang pada kasubbag lihatpesanstaff.php _{Staff F3P}Menampilkan pesan

yang pada staff lihatrapat.php Sekretaris - Menampilkan data rapat lihattamu.php Sekretaris - Menampilkan data tamu memobiro.php Sekretaris

F19P menambahkan data Form untuk surat/memo masuk

(43)

Nama

memokeluar.php Sekretaris

F23P menambahkan data Form untuk surat/memo keluar memokeluar2.php Sekretaris

F23P surat/memo keluar Hasil setelah data ditambahkan

menu.gif - - File gambar

menu.php Sekretaris _- Pilihan menu pada

sekretaris msg.php

Kabiro F3P

Form untuk mengirimkan pesan pada

menu kabiro

msg2.php Kabiro F3P Hasil pengiriman pesan

msgkabag.php

Kabag F3P mengirimkan pesan pada Form untuk menu kabag

msgkabag2.php Kabag F3P Hasil pengiriman pesan

msgkasubbag.php

Kasubbag F3P mengirimkan pesan pada Form untuk menu kasubbag msgkasubbag2.php Kasubbag F3P Hasil pengiriman pesan msgsk.php

Sekretaris F3P mengirimkan pesan pada Form untuk menu sekretaris msgsk2.php Sekretaris F3P Hasil pengiriman pesan msgstaff.php

Staff

F3P Form untuk

mengirimkan pesan pada menu staff

msgstaff2.php Staff F3P Hasil pengiriman pesan

pesan.php

- F18P mengirimkan pesan Form untuk kebawahan

pesan2.php - F18P Hasil pengiriman pesan

rapat.php _{Sekretaris F8P} Form untuk

menambahkan data rapat rapat2.php _{Sekretaris F8P}Hasil setelah data rapat

ditambahkan

screen shot.bmp _{- -}File gambar pendukung

index sekretaris.php Sekretaris

- _{untuk mengolah data}Menampilkan index surat/memo masuk sekretaris2.php Sekretaris

- _{untuk mengolah data}Menampilkan index surat/memo keluar

(44)

Nama

sekretaris3.php Sekretaris

- _{untuk mengolah data}Menampilkan index tamu sekretaris4.php Sekretaris

- _{untuk mengolah data}Menampilkan index kunjungan sekretaris5.php Sekretaris

- _{untuk mengolah data}Menampilkan index rapat

struktur.gif _{- -}File gambar struktur

organisasi biro p&h

struktur.php _{- -}Menampilkan struktur

organisasi biro p&h

tambah.php _{Administrator F1P} Form untuk

menambahkan user tambah2.php _{Administrator F1P} Hasil setelah user

ditambahkan tambahkeluar.php Sekretaris F23P Form untuk menambahkan surat/memo keluar tambahkeluar2.php Sekretaris

F23P surat/memo keluar Hasil setelah ditambahkan tambahmemo.php Sekretaris

F19P surat/memo masuk Hasil setelah ditambahkan tambahtamu.php Sekretaris _F12P Hasil setelah tamu

ditambahkan

tamu.php Sekretaris _F12P Form untuk

menambahkan data tamu

tatanaskah.sql _{- -}Struktur tabel sistem tata

naskah

tempallkunjungan.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempallkunjungan2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempallrapat.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempallrapat2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempalltamu.php _{- -}Template untuk

(45)

Nama

tempberubah.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilekabag.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilekabag2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilekasub.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilekasub2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilesk.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilesk2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilestaff.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempbfilestaff2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarikeluar.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarikeluar2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarikunjungan.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarikunjungan2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarimasuk.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarimasuk2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarirapat.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcarirapat2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcaritamu.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcaritamu2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcetakkeluar.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcetakkeluar2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcetakkunjungan.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcetakmasuk.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcetakrapat.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempcetaktamu.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempdiskabag.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempdiskabag2.php _{- -}Template untuk

(46)

Nama

tempdiskabiro.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempdiskabiro2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempdiskasubbag.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempdiskasubbag2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempfilekabag.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempfilekabag2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempfilekabiro.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempfilekabiro2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempfilekasubbag.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempfilekasubbag2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

temphapus.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

temphapusan.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

temphapuspesan.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

temphapuspesankabag.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

temphapuspesankabiro.php _{- -}Template untuk

memasukkan file temphapuspesankasubbag.

php - - memasukkan fileTemplate untuk

temphapuspesansk.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

temphapuspesanstaff.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempkunjungan2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

templihat.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

templihat2.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

templihatkeluar.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

templihatkunjungan.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

templihatmasuk.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

templihattamu.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempmemokeluar.php _{- -}Template untuk

memasukkan file

tempmemokeluar2.php _{- -}Template untuk