i
STANDAR LAYANAN PERPUSTAKAAN
IAIN PURWOKERTO
PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
ii
STANDAR PELAYANAN PERPUSTAKAAN IAIN PURWOKERTO
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag
Ketua
Aris Nurohman, S.H.I., M.Hum
Anggota
Yulika Setyo Wulandari, S.Hum Indah Wijayanti, S.Sos. Ulfah Rully Hastuti, A.Md,
Luthfi Mu’amar, Z.A.
Penerbit
Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto
Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax. 0281-636553
All Right Reserved
iii
KATA PENGANTAR
Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah. Dalam hal ini, yang berkaitan dengan pendidikan nonformal ialah perpustakaan umum, sedangkan yang berkaitan dengan pendidikan informal ialah perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi.
Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan kepada para pembaca, agar bahan pustaka yang telah diolah dan di kumpulkan dengan baik dapat sampai ketangan pembaca, bahan-bahan pastaka yang di kumpulkan terutama di maksudkan agar dapat di pakai oleh pengguna.sedangkan maksut diadakan pengolahan yaitu untuk mempermudah pencarian suatu bahan pustaka sesuai yang di kehendaki pengguna.
Pelayanan merupakan unsur utama dalam pencapaian suatu keberhasilan organisasi perpustakaan disebabkan bagian inilah yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam penyebaran informasi serta pemanfaatan jasa dan fasilitas yang ada di perpustakaan. Banyak argumentasi yang menyatakan bahwa layanan perpustakaan merupakan titik sentral kegiatan perpustakaan. Dengan kata lain, perpustakaan identik dengan layanan karena tidak ada perpustakaan jika tidak ada kegiatan layanan.
Purwokerto, April 2017 Penyusun,
iv
v
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ... i
TIM PENYUSUN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
SK REKTOR ... iv
DAFTAR ISI ... v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Visi UPT Perpustakaan ... 1
C. Misi UPT Perpustakaan ... 1
D. Motto ... 2
BAB II STANDAR PELAYANAN A. Dasar Hukum ... 3
B. Syarat Layanan ... 3
C. Jadwal Layanan ... 4
D. Jenis Layanan ... 4
E. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur Layanan ... 4
F. Jangka Waktu Pelayanan ... 5
G. Biaya/Tarif ... 6
H. Produk-produk Layanan ... 7
I. Fasilitas Layanan ... 7
J. Kompetensi Pelaksana ... 9
K. Pengawas Internal ... 10
L. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan ... 10
M. Jaminan Pelayanan ... 11
N. Evaluasi Kinerja Pelaksana ... 12
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Unit pelaksana teknis (UPT) Perpustakaan sebagai satu unit penunjang perguruan tinggi Institut Agama Islam Negeri Purwokerto mempunyai tugas melaksanakan pelayanan, pembinaan dan pengembangan kepustakaan, mengadakan kerjasama antar perpustakaan, mengendalikan, mengevaluasi dan menyusun laporan kepustakaan.
UPT Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat oleh Rektor dan berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Wakil Rektor Bagian Akademik dan Pengembangan Lembaga. Sejalan dengan visi misi institusi dan juga visi misi perpustakaan terkait dengan kualitas layanan prima kepada pemustaka, maka perlu dirumuskan strategi internal yang memberikan arah pencapaiannya.
Dengan tugas utama adalah pelayanan informasi kepada sivitas akademik, maka UPT Perpustakaan perlu memiliki standard layanan yang disebut dengan Standar Layanan Perpustakaan. Standard Layanan Perpustakaan adalah pedoman tentang pokok-pokok layanan yang harus terpenuhi, dilaksanakan sebaik-baiknya dengan target pencapaian yang terukur dan realistis.
B. Visi UPT Perpustakaan
“Di tahun 2035, UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto menjadi perpustakaan perguruan tinggi yang mampu memenuhi standar nasional dan internasional serta unggul dan Islami dalam
mewujudkan masyarakat yang berkeadaban”.
C. Misi UPT Perpustakaan
2
2. Memaksimalkan sumber daya perpustakaan dalam menunjang pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi; 3. Menumbuhkan budaya baca dan menanamkan pondasi
literasi informasi;
4. Membangun kerjasama bidang informasi dan keperpustakaanan.
D. Motto
Motto UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto adalah:
3
2. Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Layanan Publik;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2011 Tentang Implementasi UU RI Nomor 43 Tahun 2007;
4. PMA nomor 3 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN Purwokerto;
5. PMA Nomor 61 Tahun 2016 Tentang STATUTA IAIN Purwokerto;
6. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi nomor 13 tahun 2017;
7. Keputusan Rektor IAIN Purwokerto Tentang Jam Pelayanan Perpustakaan.
B. Syarat Layanan
Syarat Spesifik
1. Pemustaka adalah anggota sivitas akademik IAIN Purwokerto yang masih aktif dibuktikan dengan keterangan, atau informasi lain yang menerangkan yang bersangkutan adalah masih aktif.
Syarat Umum
1. Pemustaka adalah semua pengunjung yang datang ke perpustakaan IAIN Purwokerto
4
C. Jadwal Layanan
Perpustakaan IAIN Purwokerto memberikan layanan kepada pengguna atau pemustaka sebanyak 54 jam/minggu. Adapun jam layanan secara rinci adalah sebagai berikut (i) Senin-Kamis melayani mulai jam 07.45-19.00 dengan waktu istirahat jam 12.00-13.00, (ii) Jumat buka mulai jam 08.00-16.00 dengan waktu istirahat antara jam 11.30-13.00, dan (iii) Sabtu melayani mulai jam 09.00-15.00 (tanpa waktu istirahat).
D. Jenis Layanan
Pemustaka mendapat layanan peminjaman buku dengan ketentuan sebagai berikut:
1. mahasiswa jenjang S.1 dapat meminjam bahan pustaka sekali pinjam sebanyak 5 judul buku selama 7 hari kerja, 2. untuk keperluan ujian munaqasyah skripsi mahasiswa dapat
meminjam bahan pustaka sebanyak-banyaknya 40 judul buku selama 7 hari kerja,
3. mahasiswa jenjang S.2 dapat meminjam bahan pustaka sekali pinjam sebanyak 10 judul buku selama 7 hari kerja, 4. untuk keperluan ujian munaqasyah tesis mahasiswa dapat
meminjam bahan pustaka sebanyak-banyaknya 60 judul buku selama 7 hari kerja,
5. dosen dapat meminjam bahan pustaka sekali pinjam sebanyak 10 judul buku selama 7 hari kerja.
E. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur Layanan
5
Mekanisme layanan yang disediakan menggunakan layanan langsung dan tidak langsung, yaitu: 1) Pemustaka datang sendiri ke Perpustakaan dan atau 2). Pemustaka menyampaikan pesanan melalui elektronik berupa email, whatsapp, facebook, dan SMS.
Prosedur layanan bagi pemustaka yang datang ke perpustakaan telah disusun dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) Perpustakaan yang terdiri dari:
1. SOP Layanan Informasi
2. SOP Layanan Peminjaman Loker
3. SOP Layanan Pengembalian Koleksi/eksmeplar 4. SOP Layanan Perpanjangan Koleksi/eksemplar 5. SOP Layanan Peminjaman Mandiri Koleksi 6. SOP Layanan peminjaman untuk munaqosah 7. SOP Layanan Validasi Peminjaman
8. SOP Layanan Bookless Library 9. SOP Layanan Repository
10. SOP Layanan Keluhan Pemustaka
11. SOP Layanan Serah Simpan Karya Ilmiah 12. SOP Layanan Bebas Pustaka
13. SOP Layanan Baca
14. SOP Layanan Penggunaan Ruang study Carrell 15. SOP Layanan Referensi
16. SOP Layanan Audio Visual
17. SOP Layanan Penelusura Koleksi 18. SOP Layanan Terbitan Berkala 19. SOP Layanan foto kopi
20. SOP Layanan Kunjungan non Anggota 21. SOP Layanan keanggotaan
F. Jangka Waktu Pelayanan
6
1) Layanan Informasi = 2 menit
2) Layanan Peminjaman Loker = 0,5 menit 3) Layanan Pengembalian Koleksi/ eksemplar = 2,5 menit 4) Layanan Perpanjangan Koleksi/eksemplar = 2,5 menit 5) Layanan Peminjaman Mandiri Koleksi/
eksemplar
= 2 menit 6) Layanan peminjaman untuk munaqosah = 3 menit 7) Layanan Validasi Peminjaman/eksemplar = 0,3 menit 8) Layanan Bookless Library = Tentative
9) Layanan Repository = 15 menit
10) Layanan Keluhan Pemustaka = 15 menit 11) Layanan Serah Simpan Karya Ilmiah = 15 menit
12) Layanan Bebas Pustaka = 10 menit
13) Layanan Baca = Tentative
14) Layanan Penggunaan Ruang study Carrell = 2 menit
15) Layanan Referensi = Tentative
16) Layanan Audio Visual = Tentative 17) Layanan Penelusuran Koleksi = Tentative 18) Layanan Terbitan Berkala = Tentative
19) Layanan foto kopi = 1 hari, 6
menit 20) Layanan Kunjungan non Anggota = 5 menit
21) Layanan keanggotaan = 30 menit
G. Biaya/ Tarif
Secara umum tarif layanan pemustaka di perpustakaan adalah nol rupiah, kecuali untuk bagian-bagian layanan tertentu yang mengeluarkan biaya, diantaranya:
1. Layanan foto kopi, sebesar Rp. 333,- rupiah/lembar
7
H. Produk-produk Layanan
1. Layanan Informasi
2. Layanan Peminjaman Loker
3. Layanan Pengembalian Koleksi/eksmeplar 4. Layanan Perpanjangan Koleksi/eksemplar 5. Layanan Peminjaman Mandiri Koleksi 6. Layanan peminjaman untuk munaqosah 7. Layanan Validasi Peminjaman
8. Layanan Bookless Library 9. Layanan Repository
10. Layanan Keluhan Pemustaka
11. Layanan Serah Simpan Karya Ilmiah 12. Layanan Bebas Pustaka
13. Layanan Baca
14. Layanan Penggunaan Ruang study Carrell 15. Layanan Referensi
16. Layanan Audio Visual 17. Layanan Penelusura Koleksi 18. Layanan Terbitan Berkala 19. Layanan foto kopi
20. Layanan Kunjungan non Anggota 21. Layanan keanggotaan
I. Fasilitas Layanan
Sarana yang dibutuhkan untuk menunjang layanan pemustaka adalah sebagai berikut:
8 9. Meja-kursi baca
10. Meja kursi diskusi 11. Meja kursi rapat 12. Koleksi
13. Rak koleksi
14. Magnetic Activator 15. Magnetic Deactifator 16. Anti thieve Gate 17. Kursi tunggu 18. Kursi tamu 19. Loker
20. Mesin pengatur suhu ruangan 21. Keamanan (safety tools) 22. Lift barang dan difabel
23. Papan/banner penunjuk ruang/layanan/ informasi 24. Alat kebersihan
25. Audio-Visual Player 26. Lemari data
27. Lemari dokumen 28. Alat Pemotong kertas 29. Alat penjilid dokumen 30. Scanner
31. Printer 32. LCD 33. Laptop
34. Alarm tanda bahaya
35. Software aplikasi PDF creator (Acrobat) 36. Software aplikasi User Information System 37. Software aplikasi Sistem Layanan
38. Software bookless library
39. Software aplikasi repository digital
9
J. Kompetensi Pelaksana
Pelaksana layanan pemustaka harus memenuhi kualifikasi pendidikan dan atau pengalaman serta keterampilan yang dimiliki melalui pelatihan atau kursus tertentu sesuai dengan bidang kerja atau tugas dan tanggungjawabnya.
Berikut adalah staf di UPT Perpustakaan berdasarkan bidang pendidikan dan atau pengalaman serta keterampilan yang dimiliki melalui pelatihan atau kursus baik terstruktur maupun tidak tersetruktur:
No Nama Pendidikan Kompetensi
1 Aris Nurohman S2 Ilmu
10
13 Imam Supriyono SMA Layanan Pemustaka 14 Aziz Mujahidin SMA Layanan Pemustaka
15 Sumarseno SMA Tenaga Lapangan,
16 Khulqian Afif SMA Tenaga Lapangan,
K. Pengawas Internal
Pengawasan internal dilakukan terhadap pelaksanaan tugas-tugas dan tanggungjawab yang diemban oleh staf perpustakaan. DIlakukan secara berjenjang, yaitu, Staf perpustakaan diawasi oleh kepala perpustakaan, kepala perpustakaan diawasi oleh Wakil Rektor bidang Akademik.
L. Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan
Perpustakaan menyediakan sarana pengaduan, saran dan masukan melalui formulir/blangko keluhan yang disediakan di tiap titik-titik layanan, sehingga pemustaka dapat menyampaikan pengaduan atas ketidak puasan layanan yang diterima, memberikan saran atau masukan kepada perpustakaan. Selain itu, pemustaka juga dapat menyampaikan keluhan, saran atau masukan melalui system komunikasi elektronik yang disediakan baik melalui email perpustakaan dengan alamat lib@iainpurwokerto.ac.id, atau melalui whatsapp 081391391406.
Surat pengaduan/keluhan, saran/masukan baik tertulis maupun elektronik akan diolah dan dianalisis oleh kepala UPT Perpustakaan. Langkah tindak lanjut secara umum akan segera dilakukan secepat mungkin. Adapun prosedur Penanganan pengaduan adalah sebagai berikut:
1. Surat pengaduan/ keluhan, saran/ masukan masuk melalui: a. Surat tertulis: Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan untuk
11
kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif, preventif, maupun progresif.
b. Surat elektronik: Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan untuk dianalisis dan ditentukan tingkat kategori suratnya, kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif, preventif, maupun progresif.
c. SMS/Whatsapp Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan untuk dianalisis dan ditentukan tingkat kategori suratnya, kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif, preventif, maupun progresif.
d. Tatap muka langsung: Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan untuk dianalisis dan ditentukan tingkat kategori suratnya, kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif, preventif, maupun progresif.
2. Pengaduan pemustaka kemudian didokumentasikan oleh bagian administrasi unit, untuk diarsip dengan jangka waktu retensi 1 tahun.
3. Apabila pengaduan tergolong sangat penting dan berat, maka penanganannya akan berkoordinasi dengan unit/bagian lain yang terkait dengan terlebih dahulu dibahas dan mendapat persetujuan dari wakil rektor bidang akademik.
4. Target penyelesaian pengaduan dalam kurun satu tahun adalah 85% tuntas dari total 100% pengaduan yang diterima.
M. Jaminan Pelayanan
12
perpustakaan akan memberikan kopensasi berupa ballpoint kepada pemustaka bersangkutan.
N. Evaluasi Kinerja Pelaksana
1. Evaluasi dilakukan oleh Tim yang dibentuk oleh Kepala UPT Peprustakaan.
2. Laporan bulanan disampaikan dari tiap-tiap bagian
pengemban amanat tugas dan tanggungjawab melalui forum rapat rutin bulanan.
3. Laporan Tahunan dibuat dan disampaikan kepada Rektor Cq. Wakil Rektor 1
4. Evaluasi kinerja dilakukan melalui:
a. Angket kepuasan pemustaka yang disiapkan di tiap meja layanan
Angket yang sudah diisi diserahkan ke bagian administrasi dokumen untuk didata dan rekap tiap bulan, kemudian dilaporkan ke kepala UPT Perpustakaan.
b. Angket kebutuhan pemustaka yang disiapkan tiap semester
Angket yang sudah diisi diserahkan ke bagian pengadaan untuk didata dan catat kemudian laporkan ke kepala UPT Perpustakaan.
c. Blangko Keluhan pemustaka yang disiapkan di tiap meja layanan.
Blangko yang sudah diisi diserahkan kebagian administrasi dokumen untuk didata dan catat kemudian diteruskan ke kepala UPT Perpustakaan.
5. Hasil analisis angket akan disajikan dalam bentuk indeks kepuasan pemustaka
6. Hasil analisis angket kebutuhan akan disajikan dalam bentuk daftar usulan pemustaka.
13
8. Untuk menjaga tingkat kepuasan layanan pemustaka maka dibuat rencana tindak lanjut secara terpadu.
14
BAB III PENUTUP
