“ PENERAPAN PROSES POAC DALAM PELAKSANAAN
SERAH TERIMA JABATAN HIMPUNAN MAHASISWA
HUBUNGAN INTERNASIONAL PERIODE 2014
”
OLEH :
AUDI MUHAMMAD ( 14010413140089 ) AMRINA ROSYADA
( 14010413130094 ) ADDIEN MIRZA PRATAMA
(14010413140066 )
KADEK NARAISWARI ANGGUN SAPUTRI ( 14010413140078 )
TRI PUJI ASTUTIK ( 1401041110067 ) WAKHID APRIZAL MA’RUF
( 14010413140064 )
PROGRAM STUDI HUBUNGAN INTERNASIONAL
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
PENDAHULUAN
Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional adalah organisasi di program studi Hubungan Internasional yang menjadi wadah dari kreativitas dan aspirasi Mahasiswa program studi Hubungan Internsional, dimana diharapkan anggotanya menjadi mahasiswa yang kreatif, berpotensi,aktif, dan dipersiapkan sebagai kader perubahan yang mampu membawa nama program studi ke kancah Internasional.
Sebagai perwujudan dari salah satu program kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro yaitu melaksanakan Serah Terima Jabatan. Pada dasarnya pelaksanaan Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro diarahkan untuk penyegaran organisasi dalam rangka pembinaan personil untuk mengembangkan kepemimpinan dengan berbagai improvisasi dan inovasi serta daya kreativitas serta memberi kesempatan kepada generasi penerus untuk belajar menjadi pemimpin yang proaktif dan sinergi sehingga dapat menghasilkan organisasi yang sehat serta dinamis sesuai dengan tujuan dan sasaran Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro.
A. DASAR PELAKSANAAN
1. Tri Dharma Perguruan Tinggi
2. Program Kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro periode 2013.
3. Program Kerja Atase Muda Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro periode 2013.
B. NAMA KEGIATAN
“SERAH TERIMA JABATAN PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL 2013”
C. TUJUAN KEGIATAN
Adapun tujuan kegiatan acara ini sebagai berikut:
1. Membubarkan secara resmi kepengurusan HMHI 2013 dan menggantikannya dengan kepengurusan yang baru HMHI 2014
2. Mempererat hubungan kekeluargaan dan hubungan kerja antar pengurus HMHI
3. Membangun kerjasama dalam berkoordinasi sesama pengurus HMHI
4. Memberikan pengetahuan dasar dan aspek-aspek tentang kepengurusan HMHI secara umum maupun khusus
5. Menumbuhkan rasa kecintaan terhadap Jurusan Hubungan Internasional
6. Menciptakan loyalitas, integritas, dan dedikasi yang tinggi terhadap jurusan Hubungan Internasional.
D. SASARAN KEGIATAN
E. BENTUK KEGIATAN
1. Evaluasi Kegiatan HMHI periode 2012-2013
2. Penyerahan jabatan dari Badan Pengurus Harian ( BPH ) 2012-2013 ke 2013-2014
3. Team Building dalam bentuk kegiatan luar ruangan
F. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
Tanggal : Sabtu dan Minggu, 11-12 Januari 2014 Tempat : Wisma Langen Werdhasih - Ungaran
Perencanaan merupakan bagian penting dalam sebuah manajemen organisasi. Perencanaan adalah landasan yang menjadi acuan pelaksanaan kegiatan organisasi. Perencanaan dilakukan untuk merumuskan apa sesungguhnya yang ingin dicapai oleh organisasi dan bagaimana cara meraihnya.1
“Planning is a process that involves defining the organization’s goals, establishing an overall strategy for achieving those goals, and developing a comprehensive set of plans to intergrate and coordinate organizational work.” (Robbins, Coulter, 2002)
Setelah itu, yang terpenting dari manajemen ini adalah melibatkan proses manajemen strategis. Proses ini terdiri dari 6 langkah dalam proses manajemen strategis yang mencakup perencanaan, implementasi, dan evaluasi strategis. Keenam langkah tersebut adalah pengenalan misi organisasi, analisis eksternal, analisis internal ( keduanya disebut SWOT ), pengformulasian strategi, penerapan strategi, dan evaluasi hasil. Bagaimana mereka dirincikan akan dibahas dalam paragraf-paragraf selanjutnya.
Proses pertama adalah pengenalan misi organisasi. Setiap organisasi membutuhkan semacam pernyataan mengenai maksud organisasi. Pernyataan ini terutama menyangkut alasan adanya organisasi itu. Pendefinisian misi organisasi membuat identifikasi lingkup produk atau jasa dapat dilakukan secara cermat. Penting pula bagi para manajer untuk mengidentifikasi sasaran terkini yang ada dan strategi yang akan digunakan pada saat itu.
Alasan terbentuknya organisasi menjadi penting mengingat itulah rasionalisasi dari tujuan-tujuan yang akan diwujudkan. Keterwujudan dari impian suatu organisasi bukanlah sebuah cinta yang tak butuh alasan. Hal ini dikarenakan tujuan suatu organisasi haruslah logis dan rasional, berangkat dari latar belakang. Misalkan, Palang Merah Indonesia mengadakan acara donor darah. Tentu saja, adanya acara tersebut berangkat dari kenyataan bahwa cadangan darah suatu kota semakin lama semakin berkurang.
Selanjutnya, identifikasi lingkup produk dan jasa secara cermat dilakukan untuk menentukan sasaran. Hal ini secara ekonomi berhubungan dengan pertanyaan “ Untuk siapa produk itu dibuat? “ (for whom?). Penting untuk melakukan identifikasi, demi tepatnya
sasaran suatu produk dan jasa. Suatu organisasi tentu saja tidak ingin hasil kerjanya terbuang sia-sia. Setelah proses pertama selesai, barulah menuju proses yang kedua.
Proses kedua, yang sebenarnya terdiri dari 2 proses, adalah analisis SWOT. Analisis ini terdiri dari dua langkah, yaitu internal dan eksternal. Disebut SWOT karena analisis internal menilai Strength dan Weakness sedangkan eksternal menilai Opportunity dan Threat. Analisis eksternal ada karena pengaruh dari luar perlu dianalisis. Misalkan bagaimana para kompetitor mengembangkan produknya masing-masing atau peraturan perundang-undangan yang berlaku yang mempengaruhi kegiatan organisasi maupun kondisi alam sekitar perusahaan atau sasaran produk. Selain itu perlu juga memperhatikan perkembangan dinamika politik dan ekonomi negara karena berpengaruh terhadap kebijakan yang akan berlaku atapun daya beli masyarakat.
Sedangkan analisis internal dapat memberikan penilaian yang jelas tentang sumber daya organisasi. Analisis ini menilai kekuatan dan kelemahan yang ditimbulkan dari sumber daya. Potensi yang akan timbul dari sumber daya yang ada perlu diantisipasi. Potensi baik dari sumber daya perlu dimaksimalkan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Misalkan, karyawan yang bekerja dengan baik, alat-alat berteknologi tinggi, maupun lingkungan kerja yang kondusif. Sementara itu, potensi buruk yang mengancam, perlu diakali agar tidak membahayakan kinerja perusahaan. Kelebihan jumlah karyawan, pajak yang tinggi, buruknya birokrasi, maupun bencana alam merupakan .
Kedua analisis ini digabungkan menjadi analisis SWOT yang menilai kekuatan dan kelemahan organisasi, serta pengaruh dari luar yang mampu menjadi peluang maupun ancaman. Kekuatan internal organisasi kemudian dipadukan dengan peluang dari luar untuk menciptakan kinerja yang maksimal. Sementara itu, kelemahan internal dan ancaman eksternal perlu diantisipasi demi terhindarnya bahaya yang potensial.
potensi buruk, terutama terhadap manusia, perlu dilakukan secara cermat, hati-hati, dan tuntas agar tidak menjadi bom waktu yang mengancam. Contohnya boikot buruh maupun terjadinya pelanggaran hukum perdata akibat dilakukannya Pemutusan Hubungan Kerja.
Sebaliknya, menggunakan peluang pada lingkungan dan memperbaiki kelemahan organisasi serta penahan terhadap ancaman juga harus dilakukan. Misalkan diketahui bahwa pemerintah setempat memberi insentif bagi organisasi yang berperan dalam masalah lingkungan, tentu perlu dipertimbangkan untuk menjadi organisasi yang mampu bertindak lebih terhadap kualitas lingkungan. Sementara itu, ada ancaman berupa lingkungan yang tidak aman. Tentu perlu diantisipasi dengan pemasangan kamera pengawas maupun penambahan tenaga keamanan. Semuanya, mulai dari alinea sebelumnya, perlu dipadukan secara kompak agar organisasi mampu bertahan dengan baik di tengah lingkungan yang cepat berubah.
Sementara itu, proses keempat dan kelima adalah implementasi dan evaluasi strategi. Implementasi strategi berkaitan dengan kenyataan bahwa strategi yang telah dirumuskan menjadi baik jika implementasinya baik. Sebuah perusahaan tidak akan berhasil jika strategi yang dirumuskan tidak dapat diimplementasikan dengan semestinya.
Perencanaan menjadi penting sebab selain memperjelas tujuan yang akan diraih, dengan melakukan perencanaan maka semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama. Hal ini tentu saja membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang realistis serta bisa diimplementasikan secara nyata. Menurut George R. Terry, perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan what, why, where, when, who, dan how (5W+1H).
Lalu bagaimana bila sebuah organisasi tidak melakukan perencanaan sebelum melaksanakan kegiatan? Tentu dapat dipastikan pelaksanaan akan berjalan tidak terarah, koordinasi antar bagian organisasi yang tidak lancar, timbulnya berbagai dampak yang belum tentu dapat diatasi dengan baik, serta tujuan organisasi akan lebih sulit untuk dicapai.
what,when,why,who,where, and how-nya Sebagai why, pelaksanaan Sertijab disesuaikan dengan tujuan acara, yang sudah dituliskan di pendahuluan sebelumnya.
What berarti membahas apa yang akan dilaksanakan. Dalam melaksanakan tujuan yang ada, panitia merumuskan 3 acara. Ketiga acara itu adalah evaluasi kegiatan, penyerahterimaan jabatan, dan team building. Meski relatif sama seperti tahun-tahun sebelumnya, akan dilakukan beberapa perbaikan teknis maupun nonteknis untuk mengatasi kekurangan yang muncul di tahun sebelumnya.
Where, adalah usaha panitia mencari tempat yang paling representatif untuk dilaksanakan sertijab ini. Dibutuhkan sebuah tempat yang mampu menyediakan akomodasi untuk penginapan dan meeting plus outbound dengan harga yang terjangkau. Dalam pencarian tersebut, banyak rekomendasi tempat. Mulai dari Bandungan hingga Banaran. Akhirnya, panitia menemukan satu tempat yang sesuai, yaitu Wisma Langen Wredhasih. Terletak di kecamatan Ungaran Barat, lokasinya hanya 15 menit dari kawasan Tembalang, namun suasananya sejuk dan tenang karena posisinya di perbukitan yang berjarak sekitar 2 km dari jalan raya Semarang-Bawen. Lebih dari itu, Wisma Langen juga memiliki ruang pertemuan ber-AC yang mampu menampung 80 orang, cukup untuk menampung peserta dan panitia lapangan. Kamar yang disediakan Wisma Langen pun cukup layak dan mampu menampung semua. Usut punya usut, tanpa sepengetahuan panitia, lokasi sertijab tahun lalu pun ternyata mengambil tempat di Wisma Langen Werdhasih.
When, tidak terlalu sulit mencari tanggal yang tepat. 11-12 Januari 2013 menjadi pilihan. Selain tanggal tersebut tergolong weekend dimana Sabtu-Minggu merupakan hari libur bagi mahasiswa UNDIP, tanggal tersebut juga berada setelah pelaksanaan UAS sehingga tidak menganggu jadwal belajar.
Who, sertijab sendiri tidak mensyaratkan setiap anggota untuk menghadirinya. Namun, diwajibkan bagi setiap departemen di HMHI untuk memilki perwakilan di acara tersebut, terutama kepala departemen. Hal ini membuat panitia memutuskan bahwa kuota peserta ( termasuk panitia ) menjadi 40-50 orang.
atraktif. Selain itu, rundown acara juga akan dibagikan ke peserta ketika sebelum acara. Hal ini dilakukan agar peserta mampu mengikuti acara dengan baik.
Langkah selanjutnya tentu saja adalah Organizing. Pengorganisasian (organizing) adalah suatu proses pembuatan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisai adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Dimana deparmentalisasi adalah pengelompokkan kegiatan kerja suatu organisasi agar saling berkesinambungan dan dikerjakan bersama. Ini dibuktikan dengan adanya struktur pasti dari sebuah organisasi atau bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan.
Visi misi sebuah organisasi tidak akan terwujud tanpa adanya struktur formal yang jelas dan pas, begitu pun dengan pembuatan sebuah acara tidak akan berjalan lancer atau sesuai keinginan ketika tidak ada struktur panitia kegiatan yang jelas atau formal. Tidak kalah dari berbagai unsur manajemen yang lain, unsur organizing juga sangat penting dan menunjang dalam sebuah manajemen organisasi atau sebuah acara.2
Implementasi dari kegiatan Serah Terima Jabatan (Sertijab) HMHI periode 2012/2013. Susunan panitia dari kegiatan ini terdiri dari:
1. Ketua Pelaksana
Tugas ketua pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah menyusun tim pelaksana kegiatan, kemudian merembukkan konsep kegiatan dan mengawasi proses dan jalannya kegiatan tersebut.
2. Sekretaris Pelaksana
Tugas sekretaris pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah membantu ketua pelaksana dalam menyusun baik proposal maupun surat keluar dan masuk yang nantinya akan memengaruhi kelancaran kegiatan sertijab, membantu divisi-divisi dalam urusan surat menyurat yang dibutuhkan.
3. Bendahara Pelaksana
Tugas bendahara pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah memegang kendali atas keuangan yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut.
4. Sie Acara
Tugas sie acara dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah menyusun dan mengkoordinasikan kegiatan baik secara konsep bersama ketua maupun pelaksanaannya.
5. Sie Perlengkapan
Tugas sie perlengkapan dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah melengkapi seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.
6. Sie Dokumentasi
Tugas sie dokumentasi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah merekam dan mendokumentasikan seluruh bagian dalam kegiatan berlangsung.
7. Sie Publikasi dan Dekorasi
Tugas sie publikasi dan dekorasi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah membantu menyebarkan berita kepada kakak angkatan dan bem/senat mengenai adanya kegiatan tersebut dan membatu sie perlengkapan dalam mendesain tempat-tempat yang digunakan dalam kegiatan tersebut.
8. Sie Hubungan Masyarakat
Tugas sie hubungan masyarakat dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah membantu sekretaris dalam penyebaran surat-surat izin kepada pihak kampus.
9. Sie Dana Usaha
10. Sie Konsumsi
Tugas sie konsumsi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah mengalokasikan dana yang didapat dari bendahara untuk membantu menyediakan kebutuhan logistik bagi seluruh peserta dan panitia kegiatan tersebut.
Didalam sebuah struktur organisasi maupun kegiatan menggunakan pendekatan dalam pengelompokkan organisasi atau kegiatan-kegiatan. Melihat struktur kegiatan Sertijab HMHI periode 2012/2013 ini menggunakan pendekatan departementalisasi fungsional dimana terjadi pembagian struktur organisasi dan individu yang terkait didalamnya melaksanakan kegiatan dalam menurut keahlian dan pengelompokkan yang dibentuk secara bersama. Pendekatan fungional ini menjaga struktur organisasi tetap berjalan sesuai dengan kapabilitasnya masing-masing sehingga ini mengindikasikan terjadinya kerjasama yang baik dalam kelancaran kegiatan tersebut. Kalaupun ada salah satu sub kegiatan yang tidak terlaksana dengan baik, itu bisa dinilai menjadi kesalahan dari segi teknis saja.
Selanjutnya, secara teoritis, pelaksanaan ( Actuating ) dalam suatu organisasi dapat dituangkan dalam beberapa hal, seperti Motivasi , seorang pemimpin harus bisa memotivasi bawahannya karena tidak jarang dalam suatu organisasi timbul rasa bosan dan lelah terhadap pekerjaan. Dalam hal inilah, peran seorang pemimpin dalam memotivasi berupa semangat, dukungan, dan dorongan diperlukan. Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilaku manusia. Melalui motivasi yang disampaikan oleh seorang pemimpin inilah, para anggotanya akan merasa bahwa atasannya memberikan perhatian yang sebenarnya mereka butuhkan untuk senantiasa bersemangat dalam menjalankan dan menyelasaikan tugas guna mencapai tujuan yang diinginkan organisasi tersebut.
Ketiga ialah kepemimpinan, tidak dapat dipungkiri gaya kepemimpinan seorang pemimpin dapat berpengaruh pada proses kerja dan pencapaian yang berhasil diraih oleh para anggotanya. Kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Gaya kepemimpinan ddapat dibagi menjadi dua, yaitu : orientasi pada tugas dan otokratik. Masing-masing gaya kepemimpinan memiliki kelebihan dan kelemahannya. Sehingga gaya kepemimpinan yang ideal disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang dihadapi oleh organisasi.
Terakhir adalah perubahan dan pengembangan organisasi. Seiring dengan berjalannya proses suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan, perubahan-perubahan akibat penyesuaian zaman dalam organiasi sering kali terjadi, sehingga seorang pemimpin maupun manajer harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut. Seorang pemimpin harus sigap dalam mengelola perubahan yang muncul agar perubahan tersebut tidak menggoyahkan eksistensi dan tujuan organisasi. Pengelolaan perubahan secara efektif diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi dan tantangan pengembangan.
Namun, jangan dilupakan juga Manajemen Konflik. Konflik dalam organisasi timbul biasanya dikarenakan adanya masalah-masalah terkait dengan :
a. Komunikasi yang disebabkan oleh salah persepsi, bahasa yang sulit dimengerti, informasi yang tidak lengkap, serta gaya manajer yang tidak konsisten.
b. Struktur organisasi yang disebabkan oleh pertarungan kekuasaan antardepartemen dengan kepentingan dan sistem penilaian yang bertentangan, persaingan dalam memperebutkan sumber daya yang terbats, dan rasa ketergantungan antardivisi yang berlebihan.
c.Pribadi yang disebabkan oleh ketidakcocokan nilai maupun sikap dan perbedaan pendapat maupun persepsi antar karyawan.
Upaya mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi dapat ditempuh dengan jalan konsensus, konfrontasi, maupun mediasi. Konflik-konflik tersebut harus segera diatasi agar tidak menghambat upaya pencapaian tujuan organisasi dengan cara stimulasi konflik, pengurangan konflik, dan peneyelesaian konflik.
Di dalam pelaksanaan acara Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional yang dilaksanakan pada beberapa bulan lalu, peran seorang penggerak atau
pemimpin atau ketua dengan orang-orang atau panitia yang ada di dalam acara ini. Pada acara tersebut, ketua panitia menggunakan cara directing atau commanding, dimana dengan memberi saran, bimbingan, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan atau seksi-seksi yang ada di dalamnya agar dapat melaksanakan tugas masing-masing, sehingga tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Ketua panitia atau ketua pelaksana juga melakukan suatu komunikasi dengan seksi-seksi terkait agar dapat mengerti struktur dan fungsi kepanitiaan dari acara+ tersebut.
Sebenarnya, Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam melaksanakan acara Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional yang dilaksanakan pada beberapa bulan lalu. Mengapa demikian? Karena merupakan suatu upaya dari berbagai jenis tindakan tersebut, agar semua anggota panitia atau seksi-seksi mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran atau tujuan sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan (planning) dan pengorganisasian (organizing) bersifat vital atau krusial, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) dalam acara ini adalah bahwa seseorang bawahan atau panitia akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika merasa yakin akan mampu mengerjakan, lalu yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak, sehingga tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan, serta meningkatkan keharmonisan hubungan antar teman dalam organisasi atau acara tersebut.
Controlling atau pengendalian dalam proses manajemen merupakan proses manajemen yang keempat yang bisa didefinisikan sebagai proses penentuan apa yang ingin dicapai (tujuan), apa yang akan dilakukan yaitu pelaksanaan, dan menilai pelaksanaan serta mengambil tindakan jika ada yang perlu dibenahi sehingga tujuanpun tercapai.
Seperti yang telah diketahui jika atase muda HMHI Undip merealisasilan salah satu program kerjanya yaitu serah terima jabatan dari HMHI 2013 kepada HMHI 2014. Dalam kegiatan tersebut bisa dianalisis proses controllingnya sebagai berikut.
Dimana pada kegiatan sertijab yang berlangsung pada 11-12 Januari 2014 tersebut, dilakukan dua cara pengenalian sekaligus, yaitu :
a. Pengendalian secara langsung.
Ketua pelaksana yaitu Addien Mirza langsung mengawasi kegiatan yang berjalan dengan memberikan arahan kepada panitia lainnya.
b. Pengendalian secara tidaak langsung.
Pengendalian dan pengawasan dilakukan oleh masing-masing ketua sie kegiatan sertijab, dan kemudian dilaporkan kepada ketua pelaksana, selanjutnya ketua pelaksana memberikan arahan terhadap apa yang seharusnya dilakukan. 2. Melakukan preventive control dan repressive control
a. Preventive control : dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan.
Pada kegiatan sertijab tersebut, sebelum pelaksanaannya dilakukan beberapa kali technical meeting (TM) panitia pelaksana. Dalam TM tersebut, ketua pelaksana menjelaskan kembali mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan dan tugas masing-masing panitia. Setiap sie juga mendeskripsikan kembali detil yang akan dilakukan oleh anggotanya. Dari fungsi kontrol ini ditemukan beberapa permasalahan :
• Kesulitan utama sertijab terjadi pada proses perbedaan pendapat antara bawahan dengan atasan
• Minimnya dana yang dimiliki sebagai langkah awal dalam melaksanakan langkah awal dalam melaksanakan berbagai macam kegiatan yang tertuang
• perbedaan visi dan misi angkatan lama dengan yang baru, sehingga dapat mempengaruhi kebijakan - kebijakan setiap pemimpin
• Beberapa panitia ada yang tidak ada yang efektif dan efisien, menjalankan tugasmya
• Dalam menjalankan acara sertijab, tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan
• Sulitnnya melibatkan pengurus HMHI dari tingkat atas dalam setiap rapat
b. Repressive control : dilakukan setelah muncul kesalahan (biasanya dilakukan saat pelaksanaan dan setelah kegiatan berakhir berupa evaluasi) dengan tujuan agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali.
masalahnya. Dan kemudian memberikan arahan untuk acara-acara selanjutnya yang belum terlaksana.
c. Menganalisa hambatan yang terjadi sebelum hingga berakhirnya kegiatan sertijab. Hambatan yang muncul pada kegiatan tersebut ada beberapa, yaitu :
1. Acara berlangsung tidak terlalu sesuai dengan jadwal yang telah dibuat, yang mana kebanyakan acaranya mundur dari waktu yang ditentukan.
2. Beberapa panitia tidak bekerja secara efektif dan efisien, jadi pada satu seksi ada yang terlalu banyak pesonilnya dan ada yang kekurangan. Hal tersebut menyebabkan ada yang hanya duduk santai dan ada yang terus-menerus bekerja.
3. Panitia memiliki pengalaman yang minim, karena panitia adalah dari atase muda HMHI yang notabene belum memiliki pengalaman dalam menangani suatu kegiatan dibandingkan fungsionaris HMHI.
4. Terjadi miskomunikasi dengan peserta kegiatan, berupa : - Peserta tidak mengetahui lokasi kegiatan dilangsungkan.
- Ketidaktahuan peserta tentang urgensi acara sertijab, sehingga beberapa peserta yang sebenarnya memiliki posisi penting justru tidak hadir dalam acara tersebut.
5. Sempat terjadi kekurangan dana ( defisit ). d. Melakukan pengendalian sesuai porsi.
1. Personal control : mengawasi atau mengendalikan panitia apakah sudah sesuai dengan arahan.
2. Time control : yaitu pengendalian waktu. Seperti yang telah diketahuai beberapa hambatan membuat acara berlangsung mundur dari jadwal yang ditentukan, sehingga dilakukan time control untuk menjaga berlangsungnya semua acara dalam kegiatan tersebut.
merupakan kegiatan dalam pengumpulan data pada saat kegiatan berlangsung. Monitoring juga sering disebut dengan pemantauan kegiatan.
Pada kegiatan sertijab HMHI tersebut, proses monitoring juga dilakukan. Proses ini dilakukan dengan cara :
a. Observasi
Yaitu melakukan pengamatan terhadap jalannya kegiatan, sehingga segera terdeteksi jika ada sesuatu yang salah yang melenceng dari rencana semula. Dilakukan untuk menemukan hambatan-hambatan pada kegiatan sertijab. Pengamatan ini dilakukan oleh masing-masing ketua seksi (sie) yang dipimpin langsung oleh ketua kegiatan. Sehingga jika ketua seksi menemukan kejanggalan akan segera memberitahukannya kepada ketua panitia, sehingga dicarikan solusi terbaik bersama.
b. Wawancara
Wawancara disini, maksudnya ketua panitia mengadakan tanya jawab pada masing-masing penanggungjawab setiap kegiatan dan ketua seksi, agar dapat mengetahui hambatan yang terjadi. kriteria yang telah ditetapkan kemudian dibuat suatu kesimpulan dan penyusunan saran pada setiap tahap dari pelaksanaan program (Azwar, 1996). Sejatinya evaluasi bisa dilakukan sebelum kegiatan, pada saat kegiatan dan setelah kegiatan. Namun, pada kegiatan setijab evaluasi akan dilaksanakan setelah kegiatan selesai dilangsungkan, mengingat sudah ada proses contolling dan monitoring.
Pada kegiatan sertijab, panitia akan melakukan evaluasi kegiatan dalam bentuk evaluasi dampak program. Yaitu dengan menilai seluruh keefektifan program-program yang dilaksanakan dalam kegiatan sertijab HMHI dalam mencapai tujuan. Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui apakah tujuan telah dicapai dan memberi saran untuk kegiatan-kegiatan berikutnya yang serupa. Prosesnya adalah :
a. Ketua panitia mengumpulkan seluruh panitia setelah kegiatan selesai. b. Ketua panitia memimpin jalannya evaluasi.
c. Kemudian evaluasi seluruh kegiatan berdasarkan data yang diperoleh dari monitoring.
d. Masing-masing ketua seksi dan penanggungjawab kegiatan melaporkan hasil pengamatan keseluruhan.
f. Kemudian panitia memberikan saran dan masukan untuk kegiatan serupa yang mungkin akan dilakukan untuk tahun-tahun berikutnya.
Daftar Pustaka
Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA ANGGOTA IKAPI No. 008
Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi tugas mata kuliah Azas Manajemen Program Studi Hubungan Internasional Universitas Diponegoro, Semarang http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur
http://tugaskelompok4tikelasa.blogspot.com/2012/12/pengertian-dan-tujuan-evaluasi-pada.html
