A. Sejarah Ringkas
PT. Perusahaan Nusantara III (Persero) Medan berada di Jalan Sei Batanghari No. 2 Medan. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) selanjutnya disebut perusahaan didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, Dalam rangka restrukturisasi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di bidang perkebunan.
Pemerintah telah melakukan realokasi pengelolaan areal perkebunan dibawah BUMN perkebunan, dimana PT Perkebunan III, IV, V telah dinyatakan bubar dan sejak tanggal tersebut digabung kedalam perusahaan baru yaitu PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), walaupun substansinya masih meneruskan usaha sebelumnya, dengan perubahan dalam struktur ekuitas (jumlah laba dan saldo laba) dan penambahan serta pengurangan beberapa aset kewajiban. Perusahaan didirikan berdasarkan akta No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dari Harun Kamil, SH. Notaris di Jakarta dan telah memperoleh pengesahan dari Mentri Kehakiman Republik Indonesia dalam surat keputusannya No. C2-8331 HT.01,01.Th.96 tanggal 8 Agustus 1996, serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 tanggal 8 Oktober 1996, tambahan No. 8674.
ketentuan Undang-Undang No. 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara dan Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas serta peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2005 tentang pendirian, pengurusan, pengawasan dan pembubaran Badan Usaha Milik Negara, akta perubahan ini telah mendapat persetujuan dari Mentri Hukum dan hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No. AHU-731697.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 14 Oktober 2008.
Pada saat ini PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki lahan perkebunan yang didukung dengan Pabrik pengolahan untuk masing-masing komoditi.Lahan perkebunan PTPN III tersebar di 6 (enam) Daerah Tingkat II di Provinsi Sumatera Utara yaitu Kabupaten Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, dan Tapanuli Selatan. Sampai dengan tahun 2010 Luas lahan yang dikelola mencapai 159.026.89 Ha yang terdiri dari tanaman karet seluas 37.788.31 Ha, tanaman kelapa sawit seluas 105.026.89 Ha, dan areal lain-lain seluas 16.840.67 Ha, yang didukung oleh 11 Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan total Kapasitas 423.33 ton tandan Buah Segar (TBS)/Jam, 11 Unit Pabrik pengolahan Karet (PPK) dengan kapasitas 142.41 to karet kering (KK)/Hari.
Perseroan melakukan pengolahan hasil tanaman dari kebun sendiri, Kebun PIR Plasma maupun dari pihak-pihak lain menjadi barang setengah jadi atau barang jadi dengan bentuk produk sebagai berikut:
a. Komoditi Karet : Lateks Pusingan, Crumb Rubber dan Sheet.
b. Komoditi Kelapa Sawit : Crude Palm Oil (CPO) dan Palm Karnel.
yang dihasilkan, seluruh BUMN di Indonesia telah membentuk Kantor Pemasaran Bersama (KTB) yang berkedudukan di Jakarta- Indonesia.
Logo Perusahaan
Gambar 2.1
Logo PT. Perkebunan Nusantara III ( Persero)
Lambang gambar Dan Makna Warna Logo PT.Perkebunan Nusantara III(Persero) adalah :
1. Gambar 12 helai daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada daun karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia, melambangkan bahwa PTPN III memiliki 12 Paradigma Baru dan 7 Strategi Bisnis yang saling mendukung agar tercapai tujuan PTPN III, yaitu selalu menjadi Perusahaan Perkebunan terbaik dengan Team Work yang Solid dan Inovatif, serta ditunjang dengan Green Tekhnology, Green Business dan ramah lingkungan.
produksi Lateks dan Produk turunannya sedangkan yang berwarna Orange adalah produksi CPO beserta turunannya, yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia
Visi, Misi perusahaan dan Tata Nilai
Visi
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis yang terbaik.
Misi
Adapun misi perusahaan meliputi :
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan. 3. Memperlakukan karyawan sebagai aset strategi dan
mengembangkannya secara optimal.
4. Menjadikan perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi para investor- investor.
5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis. 6. Memotifasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan
komunitas.
7. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan
Tata Nilai
1. Proactivity – selalu bersikap proaktif denagn penuh inisiatif yang
2. mengevaluasi resiko yang mungkin terjadi.
3. Excellence – selalu memperlihatkan gairah keunggulan dan berusaha
bekerja keras untuk hasil maksimal sesuai kompetensi kita.
4. Team-work – selalu mengutamakan kerja sama tim, agar mampu
menghasilkan sinergi optimal bagi perusahaan.
5. Innovation – selalu menghargai kreatifitas dan menghasilkan inovasi
dalam metode dan produk baru.
6. Responsibility – selalu bertanggung jawab atas akibat keputusan yang
diambil dan tindakan yang dilakukan.
B. Struktur Organisasi
Sebuah perusahaan yang besar maupun kecil tentunya sangat memerlukan adanya struktur organisasi perusahaan, yang menerangkan kepada seluruh karyawan untuk mengerti apa tugas dan batasan-batasan tugasnya, kepada siapa dia bertanggung jawab sehingga pada akhirnya aktivitas akan berjalan secara sistematis dan terkoordinir dengan baik dan benar.
C. Uraian Tugas ( job description )
Dalam organisasi PT. Perkebunan Nusantara III Medan sumber wewenang berasal dari RUPS dan kemudian didelegasikan kepada Dewan Komisaris, dan Dewan Komisaris mendelegasikan kepada Direktur terkait yaitu : Direktur Produksi , Direktur Keuangan , Direktur Pemasaran , dan Direktur SDM.Berikut ini adalah uraian tugas direksi PT perkebunan Nusantara III Medan yang dapat dilihat sebagai berikut :
1. Rapat Umum Pemegang Saham (R.U.P.S)
Tugas rapat umum pemegang saham (R.U.P.S) :
a. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penggunaan modal atau aset perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
c. Mengawasi Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas yang telah dibebankan kepadanya oleh pemegang saham.
2. Dewan Komisaris
Tugas dewan komisaris :
a. Memberikan nasehat kepada pimpinan
b. Membantu pimpinan didalam menginvestasikan dana perusahaan c. Mengawasi jalannya perusahaan.
3.Satuan Pengawasan Intern
Tugas satuan pengawasan intern :
lanjutmencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis.
b. Mengelola dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pemeriksaan.
c. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman BPIBUMN dan ketentuan lainnya serta di bantu oleh kepala seksi bawahan.
4. Direktur Utama
Tugas direktur utama :
a. Membangun perusahaan kelas duniayang berbasis agribisnis. b. Mewujudkan portofolio bisnis perusahaan yang memberikan
keuntungan dan nilai tambah.
c. Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi Informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data, serta memberdaya gunakan secara maksimal.
d. Melaksanakan kebiasaan perusahaan, sesuai dengan yang diatur di dalam anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham.
e. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum.
g. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
h. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan pemerintah.
5. Direktur Produksi
Tugas direktur produksi :
a. Menetapkan dan mewujudkan sarana strategi di bidang produksi. b. Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien. c. Merencanakan program sertifikasi ISO 9000 dan ISO 14000.
d. Menyusun perencanaan dibidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijaksanaan Direksi.
e. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha dan sarana pendukungnya mencakup tanaman.
f. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kebijaksanaan Direksi.
g. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit-unit usaha yang telah ada.
6. Direktur Keuangan
Tugas direktur keuangan :
a. Menyusun perencanaan dibidang keuangan.
c. Mengelola Administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu.
d. Melaksanakan pengendalian pengawasan terhadap bidang-bidangnya.
7. Direktur Sumber Daya Manusia
Tugas direktur sumber daya manusia :
a. Menetapkan kebutuhan SDM (Kompetensi, Kuantitas, dan Waktu) b. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan, penyelesaian
hukum dan agrarian, kesepakatan, kesehatan, dan keamanan serta sosial umum.
c. Menyusun perencanaan dibidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan.
d. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya.
e. Mengelola sumber daya manusia yang ada secara umum.
f. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang diatas.
8. Direktur Perencanaan dan Pengembangan
Tugas direktur perencanaan dan pengembangan :
b. Menetapkan strategi dan kebijakan bidang perencanaan dan pengembangan usaha serta mengevaluasi pelaksanaannya.
c. Membangun sistem aliansi dalam pengembangan portofolio bisnis dan disertifikasi usaha.
d. Fokus pada pengembangan usaha baru dan pengembangan industri hilir.
9. Bagian Tanaman
Tugas Bagian Tanaman :
a.Menyusun rencana jangka pendek (anggaran belanja) dalam bidang tanaman dan produksi.
b. Menyelenggarakan pengadaan bahan-bahan tanaman.
10.Bagian Teknik
Tugas Bagian Teknik :
a.Membantu Direksi melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan mesin-mesin, sipil / bangunan baik dari kebun sendiri (inti) maupun dikebun pelasura (pir) dan daerah pengembangan.
b. Membuat rencana perawatan / pemeliharaan mesin-mesin, traksi dan bangunan sipil.
11.Bagian Keuangan
a.Membuat laporan kepada Direksi mengenai realisasi keuangan serta menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang-barang kebutuhan masyarakat.
b. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan asuransi perusahaan. c.Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang
dan pengendalian / pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan.
12.Kepala Bagian Keuangan
Tugas Kepala Bagian Keuangan :
a.Melaksanakan pengalihan keuangan meliputi seluruh fungsi fungsi perencanaan, pencarian sumber-sumber penerimaan, penyimpanan/pendapatan pada kertas folio terbaik, pengalokasian penggunaan pengawasan.
b. Melaksanakan kegiatan administrasi Keuangan Perpajakan dan Asuransi Aset perusahaan.
c.Membina kerja sama yang baik dengan biro/bagian terkait sehingga tugas-tugas dan kerjasama yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.
13.Kepala Urusan Kas dan Bank
Tugas Kepala Urusan Kas dan Bank :
b. Mengkoordinir penyusunan rencana pembagunan hutang pokok dan bangunan atas penarikan kredit investasi yang akan, sedang dan telah diproses penarikannya.
c.Mengkoordinir penyusunan rencana pembayaran kepada pihak ketiga secara mingguan, dua mingguan, dan bulanan.
Wewenang Kepala Urusan Kas dan Bank :
a.Menjalankan program kerja dalam rangka keuangan organisasi dilengkapi Urusan Kas dan Bank.
b. Memberikan penilaian dan pembimbingan karyawan dilengkapi Urusan Kas dan Bank.
c.Menilai dan mengevaluasi pelaksaan tugas-tugas bawahannya
D. Jaringan Usaha
1. Kelapa Sawit - Minyak sawit dan Inti sawit
PT. Perkebunan nusantara III menjadikan minyak dan inti sawit sebagai komoditi yang memebrikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan.Mutu produk minyak dan inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal dipasar lokal maupun internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli.
2. Karet - Lateks, Crumb Rubber dan Rubber Smoke Sheet
internasional, disejumlah pabrik ban terbesar seperti Bridgestone, Good Year, Firestone, Han kook dan lainnya.
3. Industri Hilir Karet - Rubber threads, Rubber Dockfender, Rubber Article, Rubber Cowmat, Coveyor Belt, Rubber Karlet dan Resin. Pabrik industri hilir karet didirikan pada tahun 1965 untuk mengantisipasi perubahan fluktuasi pad karet alam dan persaingan kuat karet sintesis PT perkebunan Nusantara III sekarang ini memiliki 3 fasilitas pengolahan yang disebut dengan pabrik Rubber Thread, Pabrik Rubber article, Rubber Cowmat, Convenyor Beh, Rubber Karlet dan kesin.ini adalah produk utama pabrik - pabrik tersebut. Produk perusahaan telah menerima Indonesian Industries Standart ( SII ) Certificate, International Quality certificate ISO 9001:2000 dan ISO 14001 1996, TUV dan OCOTEX.
E. Kinerja Usaha Terkini
1. Penghargaan Karet Nusantara Award 2007
Pada tanggal 2007 bertempat di Hotel Aston Palembang, Kementrian Negara BUMN menyerahkan Karet Nusantara Award 2007 kepada beberapa kebun / unit yang ada di BUMN Perkebunan. Motivasi dari Kementrian Negara BUMN sebagai pemegang saham dalam acara tersebut, perlunya memberikan dorongan kepada seluruh elemen perkaretan BUMN Perkebunan dengan memberikan penghargaan terhadap kinerja yang telah dilakukan para manajer kebun dan pabrik khususnya pada tahun 2006 atas pencapaian kinerja dan produktivitas.
Pada hari kamis, tanggal 6 Desember 2007 bertempat dihotel Borobudur Jakarta, PT Perkebunan Nusantara III memperoleh penghargaan Indonesia Quality Award Tahun 2007.penganugerahan diberikan oleh Menteri Negara BUMN yang diwakili Sekretaris kementrian Nerara BUMN Bapak Muhammad Said Didu kepada Bapak Ir. H. Amri Siregar selaku Direktur Utama.pada tahun 2007 terjadi peningkatan skor Balridge PTPN III dari tahun 2006 dengan skor 467 menjadi 479 dan meraih predikat “ Good Performance “ .Peningkatan tersebut tentunya menaikkan nilai dan image perusahaan yang pada gilirana akan memberikan kontribusi dalam terwujudnya PTPN III menjadi perusahaan kelas dunia pada tahun 2010.
3. Sawit Nusantara Award 2008
Tabel 1.2
Sawit Nusantara Award 2008
Kategori Kebun / Unit Peringkat
Kebun Inti Kebun Mambang Muda II ( kedua )
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III Medan
F. Rencana Usaha
Dalam perencanaan kegiatan untuk pelaksanaan sistem kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan untuk masa yang akan datang tentunya berorientasi pada visi dan misi PT. Perkebunan Nusantara III Medan yaitu meenjadi perusahaan agrobisnis dunia dengan kinerja prima dan tata kelola terbaik pada tahun 2009.
Peralatan pada PT. Perkebunan Nusantara III pada umumny sudah cukup baik. Rencana kedwpannya terkait sistem kearsipan PT. Perkebunan Nusantara III yanag akan dilakukan adalah :
1. PT. Perkuban Nusantara III akan Mempergunakan peralatan dalam sistem kearsipan adalah sebgai berikut :
Guide adalah petunjuk tempat berkasa - berkas arsip disimpan dana sekaligus berfungsi sebagai pemisah anatar berkas - berkas tersebut .
b. Tickler ( berkas pengingat )
Tickler adalah semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu arsip.
c. Kartu kendali arsip
Kartu kendali arsip digunakan untuk peminjaman oleh setiap pejabat yang memerlukan arsip. Kartu ini harus diberikan rangkap tiga, masing - masing digunakan untuk :
1) Disertakan pada surat yang dipinjam.
2) Ditinggal pada arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam.
