MANAJEMEN ORGANISASI
1. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah sutu proses merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi secara efisien dan efektif. Kegiatan organisasi, yang dalam hal ini kita anggap sebagai suatu badan usaha, meliputi pemasaran, produksi, personalia, keuangan dan administrasi keuangan.
Oleh sebagian orang manajemen dikatakan sebagai suatu seni (art), ada pula yang mengatakan
sebagai suatu ilmu (science), dan ada yang menyatakan sebagai suatu profesi (profession).
Kaitannya dengan pertambangan atau biasa disebut dengan Manajemen Tambang adalah : penerapan prinsip – prinsip ekonomi / manajemen dalam masalah pengusahaan mineral. Biasanya hal ini berkaitan dengan : Keterdapatan bahan galian; faktor supply-demand regional, nasional & internasional; fungsi eksplorasi, pengembangan, produksi dan pengolahan/pemurnian; analisis komoditi mineral; metode keuangan, struktur dan komponen kapital dari industri; analisis kebijakan mineral, kebijakan pemerintah, peraturan & perundangan; perumusan kebijakan mineral; pemasaran dan penggunaan komoditas mineral; faktor-faktor bahan pengganti, sekunder, daur ulang, dan saingannya; metode dan ongkos; dampak-dampak perubahan teknologi dan ekonomi; kualitas lingkungan; dst.
Akhir - akhir ini muncul konsep baru dari perusahaan konsultan McKinsey, yaitu konsep 7-S: Strategic, Structure, System, Staff, Style, Skill dan Share Values, yaitu harus dilaksanakan apabila manjemen ini sukses. (lihat gambar berikut)
Gambar 1.1
Rangka Dasar 7S McKinsey
Dari konsep – konsep manajemen tersebut di atas munculah konsep manajemen masa depan yang akan bertumpu pada tujuan meningkatkan ROI, produktivitas dan kualitas hidup manusia. Manajemen masa depan mendasarkan tindakannya pada aspek kuantitatif dan perilkau manusia. Manajemen masa depan akan menghadapi isu inflasi, sumber daya yang makin langka, nilai sosial budaya masyarakat, teknologi, hubungan karyawan dan manajemen, etika dan tanggungjawab sosial, konflik – konflik dan globalisasi. Manajemen masa depan akan menghadapi masalah yang datang dari sektor industri dengan jasa untuk itu perlu informasi yang dicari dengan sistem informasi manajemen yang baik (Gambar 2.1).
2. MANAJEMEN ORGANISASI
Perilaku, struktur dan proses yang terarah dan teratur dari suatu organisasi terkait dengan visi, misi dan strateginya, merupakan bagian dari suatu bagian proses manajemen organisasi.
Sekarang yang menjadi pertanyaan, “Bagaimanakah mengorganisasi atau menciptakan
organisasi ???” (lihat Gambar 2.1.).
Adapun langkah-langkah menyusun organisasi adalah :
a. Menentukan tujuan yang akan dicapai
b. Menyusun rencana dan kebijaksanaan yang akan dipergunakan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Rencana ialah suatu kegiatan yang akan dilaksanakan diwaktu mendatang untuk mencapai tujuan tertentu.
Contoh kasus : Tujuan usaha 1990 mencapai laba Rp. 2,-milyar. Untuk mencapai laba Rp. 2,- milyar, rencananya adalah :
• Menjual produk A = 2.000 unit,
• Menjual produk B = 3.000 unit,
• Menjual produk C = 1.300 unit,
• Menjual produk D = 3.000 unit,
Untuk melaksanakan rencana tersebut, perlu disusun kebijaksanaan : Memperluas daerah pemasaran,
Memberikan potongan harga maksimum 30%
Harga ditetapkan sedikit dibawah pesaing utamanya. Mengutamakan pelayanan/service.
c. Menentukan seluruh kegiatan yang akan dipergunakan untuk melaksanakan rencana dan kebijaksanaan tersebut diatas.
Untuk dapat dibagi-bagi maka seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan harus diinventariskan terlebih dahulu.
Contoh kasus : Kegiatan penjualan.
1. PEMBELIAN BARANG DAGANGAN 2. PENYORTIRAN DI GUDANG
3. PENIMBANGAN DI GUDANG 4. PEMBUNGKUSAN
5. PENGEPAKAN 6. PENEMPELAN MEREK
7. PENATAAN BARANG DI GUDANG 8. PENCATATAN BARANG GUDANG 9. PENGIRIMAN BRNG KE KONSUMEN 10. ANGKUT BARANG KE KONSUMEN 11. MINTA TANDA TERIMA DR KONSMN 12. MELAYANI PENGADUAN KONSMEN 13. MEMBUAT FAKTUR PENJUALAN 14. PENAGIHAN PEMBAYARAN
15. PEMBUKUAN PEMBAYARAN 16. KONTROL BARANG GUDANG
17. PEMESANAN STOK BARANG 18. MENGECEK BARANG DATANG
19. PENGEMBALIAN BARANG RUSAK KE PEMASOK, dst.
(ketik tebal : merupakan contoh keg yang biasa dilakukan pada tambang batubara)
d. Menghitung dan mengklasifikasikan kegiatan yang telah diinventarisasikan.
Proses kegiatan ini diperlukan sebagai proses antara untuk menentukan berapa jumlah dan jenis departemen yang harus ada dalam struktur organisasi yang paling efektif dan efisien. Kegiatan yang sama atau hampir sama dijadikan satu kelompok kegiatan.
Contoh kasus :
Pengelompokan kegiatan penjualan di atas adalah sebagai berikut :
Kegiatan no : 1, 17, 18, dan 19 menjadi satu kelompok kegiatan pembelian.
Kegiatan no : 2,3,4,5,6,7,8 dan 16 menjadi satu kelompok kegiatan pergudangan.
Kegiatan no : 9.10,11,12,13,14 dan 15 menjadi satu kelompok kegiatan penjualan.
Dengan demikian untuk kegiatan penjualan ini ada tiga (3) kelompok kegiatan, yaitu :
• Kegiatan Pembelian,
• Kegiatan Pergudangan,
• Kegiatan Penjualan.
e. Membentuk departemen untuk memberi wadah kelompok kegiatan yang telah ditetapkan.
Proses ini sering disebut proses departementalisasi, untuk penentuan jumlah departemen
yang seharusnya ada dalam organisasi, harus diperhatikan apa yang dinamakan span of
Ht = n (2n/2 + n-1) Dimana : Ht = Jumlah hubungan
n = Jumlah bawahan
Competitors
Customers Consumer
Groups
Government Labor
Agencies Unions
Owners or Cultural
Stockholders Subenvironment
Suppliers of Material and Energy
Gambar 2.1.
Proses Manajemen Organisasi
2.1 Organisasi Tambang
Organisasi dalam dunia tambang tidak berbeda jauh proses pembentukan dan strukturalnya mungkin yang membedakan dari sistem yang lain adalah bahwa dalam organisasi tambang lebih dominan pada bidang operasional lapangan.
Keragaman jenis perusahaan di dunia pertambangan mengakibatkan konsumsi terhadap sumberdaya manusia yang dibutuhkan beragam, tergantung daripada jenis perusahaan yang ada. Pembagian jenis perusahaan dari segi bidang usaha adalah :
a. Perusahaan jasa, suatu perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan jasa berupa pelayanan keahlian, kemudahan, hiburan, dll. Contoh : Radio, video rental, biro perjalanan, dsb.
b. Perusahaan dagang, suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembelian barang untuk kemudian dijual dalam bentuknya yang semula tanpa diadakan perubahan atau pengolahan lebih lanjut. Kalaupun dilakukan perubahan, maka perubahan tersebut tidak cukup berarti/terbatas. Contoh : Toko, Supermarket, Grossir, dsb.
c. Perusahaan produksi barang (pabrik), perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan, produksi, atau pembuatan barang dengan menggunakan bahan baku tertentu. Ditinjau dari proses pembuatan barang dalam perusahaan produksi barang, maka ada beberapa golongan jenis kegiatan produksi antara lain :
• Pabrikasi (pengolahan dalam pabrik)
• Pertambangan
• Kerajinan (mis: sepatu, konveksi)
• Preservasi (pengawetan makanan)
• Perakitan (Assembling)
Dari penjelasan di atas maka jelas rumahtangga perusahaan pertambangan termasuk pada jenis perusahaan produksi barang. Untuk lebih jelasnya mengenai jumlah personel yang dibutuhkan suatu perusahaan pertambangan, ada baiknya diperkenalkan jenis – jenis atau bentuk – bentuk perusahaan berijin yang erat hubungannya dengan status kepemilikan. Dari status kepemilikan kalau ditinjau dari segi tanggungjawab pemilik terhadap perusahaan dalam hal perusahaan mengalami pembubaran akibat kerugian atau likuidasi. Dari segi akuntansi bentuk akan mempengaruhi cara penyajian data keuangan terutama dalam hal modalnya.
Beberapa bentuk perusahaan yang umum dijumpai adalah :
• Perusahaan perseorangan
• Persekutuan (Firma)
• Persekutuan komanditer (CV/Commanditaire Vennootschaap)
• Perseroan (PT)
• Koperasi
• Dll.
Hubungan antara perusahaan, manajemen, pemilik dan pihak yang berkepentingan lainnya dapat digambarkan sebagai berikut :
PERUSAHAAN YANG BERKEPENTINGAN
Perseorangan
Dari beberapa gambaran di atas menunjukan bahwa kebutuhan akan sumberdaya manusia dalam sebuah perusahaan pertambangan cukup beragam jumlahnya. Secara umum dapat digambarkan kebutuhan personel perusahaan dapat diurut mulai dari dewan komisaris, direksi, sekretaris, keuangan, divisi / bagian beserta staff, superintenden / supervisor / seksi beserta staff, pengawas / mandor / kepala lapangan, operator,dll.
Sementara untuk tenaga staff, jumlah tenaga kerja cukup dengan memeriksa jabatan-jabtan yang masih kosong, (belum ada pejabatnya). Untuk tenaga operasional, perlu dihitung terlebih dahulu berdasarkan beban kerja yang ada. Dengan memperhitungkan absensi dan perputaran tenaga kerja yang ada (sebagai cadangan ) maka akan diperoleh angka jumlah tenaga kerja operasional yang diperlukan.
Contoh kasus :
Jumlah beban tenaga kerja perbulan = 1000 unit produk
Kemampuan kerja perorang perbulan = 10 unit
Angka absensi rata-rata sebulan = 5%
Angka perputaran tenaga kerja rat-rata/bln = 2%
Kebutuhan tenaga kerja perbulan adalah :
Kebutuhan tenaga kerja untuk pelaksanaan kegiatan kerja (work load analysis) adalah ;
= 100 orang
Mengingat kenyataan ada tenaga kerja yang absen dan sering juga ada yang keluar, maka diperlukan cadangan tenaga kerja guna menjamin target kegiatan tercapai, sehingga kebutuhan sesungguhnya (work force analysis) adalah :
2.3. Job Description
Job deskripsi/deskripsi jabatan merupakan hasil dari analisis jabatan.Manfaat deskripsi jabatan dalam organisasi adalah memberikan pedoman bagi setiap pejabat akan fungsi jabatannya, perincian tugas, wewenang, tanggung jawab, maupun hubungan-hubungan antar jabatan.
Pada sebuah perusahaan tambang besar biasanya sudah menggunakan sistem management modern yang antara lain strukturalnya (urutan dari paling bawah hingga keatas), adalah :
• DEWAN DIREKSI
Dewan direksi adalah merupakan beberapa orang pemegang saham perusahaan yang biasanya di pimpin oleh seorang Presiden Direktur . Dan mereka berkoordinasi kebawah melalui seorang General Manager untuk meminta laporan jalannya perusahaan.
• GENERAL MANAGER
General manager adalah merupakan pimpinan perusahaan yang menentukan arah, strategi perusahaan, dan membawahi beberapa Senior Manager
• SENIOR MANAGER
Senior manager membawahi beberapa manager. Contoh :
1. Senior Manager Produksi Membawahi :
a. Manajer Penambangan
b. Manajer Preparasi dan Pengolahan c. Manajer Penunjang Tambang
d. Manajer Pemasaran
e. Manajer Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan f. Manajer Geologi & Eksplorasi
2. Senior Manager Administrasi Perusahaan Membawahi :
a. Manajer Keuangan
b. Manajer Pelatihan dan Pengembangan c. Manajer Hubungan Masyarakat
d. Manajer Sarana Prasarana Umum e. Manajer Dokumentasi dan Pengarsipan f. Manajer Informasi dan Teknologi
• MANAJER
Manager adalah merupakan orang yang memimpin pada bidang-bidang tertentu dan fungsi utamanya adalah manyusun rencana dalam pengelolaan faktor-faktor operasional yang manjadi tanggung jawabnya.
Manajer membawahi beberapa orang Assisten Manajer (Super Intendent), yang diberi kewenangan pada setiap unitnya.
Contoh :
1. Manajer Penambangan
Membawahi : a. Ass.Man. PIT A b. Ass.Man. PIT B
c. Ass.Man. Disposal
d. Ass.Man. Perencanaan
e. Ass.Man. Pusat Kendali Tambang f. Dll
2. Manajer Penunjang Tambang Membawahi :
a. Ass.Man. Peledakan
b. Ass.Man. Dewatering
c. Ass.Man. Alat Berat
3. Manajer Geologi dan Eksplorasi Membawahi :
a. Ass.Man Geologi dan Topografi
b. Ass.Man Geotek
c. Ass.Man Explorasi
4. Dll.
• Assisten Manajer
Assisten Manajer adalah sebagai wakil dari manajer sehingga tugasnya adalah menguraikan gagasan dan garis-garis dasar kebijaksanaan dan teknik-teknik pengusahaan kedalam suatu rencana kerja dan pelaksanaannya. Kemudian juga memberikan instruksi kepada pengawas (supervisor) dan memantau operasional penambangan secara tidak langsung. Sebagai bawahannya adalah supervisor.
2. Ass.Man Perencanaan
Membawahi :
a. Tim Perencanaan Tambang
b. Tim Surveyor
c. Tim Gambar Teknik d. Dll.
3. Ass. Man. Peledakan Membawahi :
a. Supervisor Gudang Handak
b. Supervisor Pemboran Lubang Ledak c. Supervisor Pelaksanaan Peledakan d. Dll.
• Supervisor
Supervisor adalah sebagai pengawas langsung atau inspeksi pada jangka waktu berkala dan sebagai perantara antara pelaksana dan pimpinan sehingga harus mampu secara rinci teknik pelaksanaan. Bawahan dari pada Supervisor adalah para foreman (mandor)
Contoh :
1. Supervisor Bench 1,2,3 ; PIT. A Membawahi :
a. Foreman Backhoe, untuk penggarukan dan pemuatan b. Foreman Dumptruck, untuk pengangkutan.
c. Dll.
2. Tim Perencanaan
Membawahi :
a. Perencanaan operasi Mingguan b. Perencanaan operasi bulanan c. Perencanaan operasi Tahunan. d. Dll.
• Foreman
Adalah sebagai mandor yang selalu berada di lapangan untuk mengawasi operasi produksi.
Contoh :
Foreman backhoe Membawahi :
• Operator
Operator adalah sebagai tenaga terlatih yang mampu mengoperasikan alat tertentu dengan efektif serta efisien.
Biasanya dari mulai assisten manajer hingga ke bagian direksi juga memiliki jajaran staff pada masing-masing bagiannya yang terdiri dari sekertaris, juru ketik, keuangan, pesuruh dan lain-lain.
