Implementasi Sistem Informasi Persediaan
Menggunakan Metode Weighted Average
Sandhy Tyas Saputra and Agustinus Fritz Wijaya
Abstract1— UD. Heni engaged in the sales of
household goods still do recording setup manually, from the data input process goods purchased from suppliers, the total production of goods for each type of goods sold is still done manually. The system is built using the method of Weighted Average method which is able to make the company acquired Price Earning Ratio is higher. Results from this study is the system able to perform calculations costs of goods will always be automatically updated and displayed in accordance with the appropriate purchase price of goods.
Keywords — Inventory, Goods, Weighted Average
Method, Costs of Goods Sold
1. PENDAHULUAN
ersediaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, dimana persediaan itu sendiri juga berpengaruh pada proses bisnis perusahaan dalam hal operasional dan keuangan. UD. Heni adalah salah satu perusahaan yang berlokasi di Salatiga, Jawa Tengah yang menjual berbagai barang kebutuhan rumah tangga. Proses bisnis pengelolaan persediaan di UD. Heni masih menggunakan
proses manual atau masih belum
terkomputerisasi. Masalah yang di hadapi UD. Heni dalam hal pencatatan persediaan barang masih secara manual. Maka dari itu kemungkinan terjadinya kehilangan data cukup besar serta tidak akurat. Peran teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses bisnis perusahaan agar lebih efektif dan efisien, misalnya saja seperti pencatatan barang sangat penting mengingat data
jumlah barang yang dibeli harus
dipertanggungjawabkan dengan pihak yang terkait agar tidak terjadi manipulasi ataupun kekurangan stok barang. Lebih mudah dan efektif
jika proses tersebut dilakukan secara
terkomputerisasi. Penggunaan metode Rata-Rata Tertimbang (Weighted Average) juga diharapkan dapat menjadi nilai lebih dalam membantu proses bisnis perusahaan. Perusahaan akan mendapatkan
Saputra, Program Studi S1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga, Jawa Tengah, (sandhytyass@gmail.com).
Earning Price Ratio lebih tinggi dengan metode Weighted Average.
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan bukti tentang metode pencatatan persediaan
Weighted Average yang diterapkan perusahaan
berpengaruh terhadap Earning Price Ratio. Jadi, untuk UD. Heni sangat perlu untuk mulai menerapkan teknologi informasi yang tidak memakan biaya operasional yang besar namun mampu mendukung proses bisnis yang ada. Penggunaan aplikasi berbasis desktop yang tidak membutuhkan biaya tinggi dalam operasinya serta didukung dengan database, maka dibangun sistem informasi persediaan yang dapat membantu dalam mempermudah pencatatan persediaan barang dengan menggunakan metode
Weighted Average.
2. METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan cara yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian ini. Metode-metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini yaitu antara lain: metode penelitian lapangan, metode kepustakaan, dan metode analisa dan perancangan sistem yang menggunakan model proses prototyping model.
2.1. Metode Penelitian Lapangan
Metode penelitian lapangan yaitu dengan melakukan pengumpulan data dilakukan dengan mengamati secara langsung terhadap objek yang diteliti yaitu proses pencatatan persediaan barang pada UD. Heni.
2.2. Metode Analisa dan Perancangan
Metode analisa dan perancangan sistem menggunakan model proses prototyping model. Gambar 1 menjelaskan arsitektur tahapan proses sebuah metode prototyping model.
Gambar 1. Prototyping Model
2.3. Deskripsi Sistem
Sistem informasi persediaan barang pada UD. Heni adalah sebuah sistem informasi yang
dibuat dengan tujuan untuk melakukan
pengelolaan terhadap arus barang dagang dalam hal ini disebut sebagai persediaan barang dagang dimana Bagian Penjualan yang ingin menjual barang tersebut perlu melakukan permintaan untuk kemudian diketahui oleh Bagian Gudang dan Pemilik UD. Heni. Selain itu, sistem informasi ini terintegrasi dengan sebuah database di dalam server dimana setiap bagian yang saling terkait berperan sebagai client dapat dengan mudah mengolah data transaksi yang berkaitan dengan persediaan barang dagang.
2.4. Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang dilakukan yaitu dengan menggunakan Unified Modelling
Language (UML). Perancangan dimulai dengan
membuat sebuah alur dari model perangkat lunak yang sesuai dengan alur pembuatan aplikasi. Setelah membuat alur atau use case tersebut maka langkah selanjutnya adalah membuat aplikasi yang sesuai dengan use case yang telah dibuat. Gambar 2 adalah use case diagram sistem informasi persediaan barang pada UD. Heni.
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem
Gambar 2 menjelaskan tentang fungsionalitas sistem informasi persediaan barang dimana terdapat 3 aktor yang terlibat di dalam sistem, yaitu: Bagian Produksi yang juga selaku Pemilik
perusahaan, Bagian Gudang, dan Bagian
Penjualan. Bagian Gudang dapat melakukan pengelolaan data barang yang masuk maupun keluar gudang. Pemilik dapat melakukan pengelolaan barang dan pembelian barang dari
supplier, namun dalam sistem ini hanya dibahas
mengenai pembelian barang atau arus barang masuk ke gudang. Sedangkan Bagian Penjualan dapat melakukan proses permintaan barang untuk selanjutnya mengeluarkan barang dari gudang dan dijual kepada konsumen.
2.5. Tinjauan Pustaka
Perancangan sistem pencatatan persediaan barang telah pernah diteliti sebelumnya. Pada
pembahasannya Putri dkk melakukan
perancangan “Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Perum BULOG Subdivisi I Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasiskan Client Server”. Adapun yang dirancang oleh Putri dkk meliputi pencatatan
persediaan, prosedur penerimaan dan
pengeluaran barang, neraca dan laporan laba rugi yang dirancang untuk mengetahui sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang pada Perum BULOG Sub Divisi I Bandung [1].
Penelitian lain yang pernah dilakukan tentang “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku (Studi Kasus: PT. DCM (Dadali Citra Mandiri) Bandung)” Sistem yang dirancang yaitu sistem informasi akuntansi di staff pembelian dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. Penelitian tersebut membatasi ruang lingkup hanya sebatas sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan pada sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang berjalan secara kredit pada PT Dadali Citra Mandiri Bandung [2].
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa tidak semua sistem memiliki elemen yang sama, tetapi susunan dasar dari setiap sistem hampir sama. Setiap sistem memiliki masukan / input yang melalui sebuah transformasi / proses akan mengubah masukan tersebut menjadi keluaran / output yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Setiap masukan dan keluaran / output selalu ada mekanisme pengendaliannya dengan tujuan agar masukan yang akan diproses sesuai dengan standar yang ada sehingga keluaran / output yang dihasilkan dapat sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pihak yang berinteraksi dengan sistem.” [3]. Sedangkan dalam penulisannya Kritanto, I. & Alvian Novi Handana menyatakan “terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada elemennya atau komponennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya menurut Jerry Fitz Gerald, sistem didefinisikan sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan Bagian Gudang
Bagian Produksi
Bagian Penjualan
Manage Data Barang
Manage Produksi Barang Pengeluaran Barang Pemasukan Barang Permintaan Barang «extends» Update Barang Update Barang Cetak Laporan
kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya menurut Gordon B. Davis, Sistem di definisikan sebagai berikut: “Sistem adalah sekumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Menurut Raymond Mcleod Jr. Sistem adalah himpunan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan sehingga menghasilkan keluaran.” [4].
Pengertian akuntansi menurut Soemarso dalam bukunya Akuntansi Suatu Pengantar yang diambil dari pengertian American Accounting Association, adalah sebagai berikut: “Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.” [1].
Persediaan adalah meliputi semua barang
yang dimiliki perusahaan pada saat
tertentu,dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsi dalam siklus operasi normal
perusahaan.Aktiva lain yang dimiliki
perusahaan,tetapi tidak untuk dijual atau dikonsumsi tidak termasuk dalam klasifikasi persediaan [5].
Metode Weighted Average atau rata-rata tertimbang adalah metode dengan menghitung harga beli barang yang pertama dibeli dan harga beli barang yang terakhir masuk ke gudang untuk kemudian dicari harga rata-rata pembelian barang guna menentukan harga jual atau harga pokok barang yang dijual [6].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan rangkaian analisa dan
perancangan sistem yang telah dibuat, maka
tahap selanjutnya adalah melakukan
implementasi sesuai dengan perancangan sistem. Gambar 4 menunjukkan Form Menu Utama memiliki beberapa menu antara lain File, Master, Transaksi, Laporan, Utilitas, dan Help. Sebelum masuk ke dalam Form Menu Utama terlebih
dahulu, user memasukkan username dan
password melalui Form Login seperti pada
Gambar 3.
Gambar 3. Form Login
Form Login pada Gambar 3 digunakan
sebagai syarat untuk dapat menggunakan aplikasi secara keseluruhan dan untuk memberi hak akses terhadap setiap pengguna di masing-masing bagian yang terkait dengan proses pencatatan persediaan pada UD. Heni. Bagian-bagian tersebut yaitu Bagian Gudang, Bagian Penjualan, dan Pemilik. Setelah hak akses para pengguna sesuai, Form Menu Utama akan tampil seperti pada Gambar 4.
Gambar 4. Form Menu Utama
Form Menu Utama pada Gambar 4 berisi
menu-menu seperti File, Master, Transaksi, Laporan, Utilitas, dan Help. Menu File memiliki sub menu Log Out dan Keluar untuk dapat keluar dari aplikasi. Menu Master berfungsi untuk mengolah data-data master yang memiliki sub menu antara lain, Barang, Pemasok, dan Pelanggan. Menu Transaksi merupakan menu
dimana proses perhitungan harga pokok
penjualan dilakukan. Menu Transaksi memiliki sub menu Pembelian dan Penjualan. Menu Laporan adalah menu untuk menyediakan output dari proses-proses yang terjadi di dalam sistem. Laporan yang dihasilkan antara lain adalah laporan pembelian, laporan penjualan, laporan harga pokok penjualan, laporan stok kosong, laporan data barang, laporan data pemasok, dan laporan data pelanggan. Menu Utilitas berfungsi mengatur hak akses user atau pengguna sistem.
Pengguna yang berhak melakukan perubahan terhadap hak akses user ini adalah Bagian
Administrator sistem. Menu terakhir di dalam
aplikasi ini adalah menu Help yang berguna
untuk membantu para pengguna dalam
menjalankan aplikasi.
Form Produk pada Gambar 5 digunakan
untuk memasukkan data-data produk barang. Data produk barang jadi terdiri dari kode produk, nama produk, ukuran, satuan, harga pokok, stok, stok minimal, dan stok maksimal pada masing-masing textbox. Harga pokok yang terdapat pada suatu produk adalah merupakan harga pokok pembelian barang tersebut per unit barang.
Gambar 5. Form Produk
Metode biaya persediaan rata-rata kadang-kadang dinamakan dengan metode rata-rata tertimbang (Weighted Average). Apabila metode ini digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP), maka biaya-biaya dibandingkan terhadap pendapatan sesuai dengan rata-rata per unit harga pokok penjualan. Biaya rata-rata tertimbang per unit yang sama digunakan dalam menentukan biaya persediaan barang dagang pada akhir periode. Metode rata-rata akan
mendekati arus fisik barang. Tabel 1
memperlihatkan pemakaian metode biaya
persediaan rata-rata dalam sistem.
Tabel 1. Sistem Persediaan Perusahaan Dagang menggunakan Metode Rata-Rata (dalam Rupiah)
Tanggal Transaksi Jumlah Harga Saldo
01-Jan Persediaan 200 900 180.000 10-Jan Pembelian 300 1.000 300.000 21-Jan Pembelian 400 1.100 440.000 28-Jan Pembelian 100 1.200 120.000
tersedia untuk dijual 1000 1.040.000
Misalkan pada perhitungan fisik pada tanggal 31 Januari memperlihatkan bahwa 300 unit belum terjual. Dengan menggunakan metode rata-rata, harga pokok penjualan dari 700 unit yang telah terjual ditentukan sebagai berikut:
Biaya rata-rata per unit: Rp. 1.040.000,-/1000 unit = Rp. 1.040,-
Harga pokok penjualan: 700 unit x Rp. 1.040,- = Rp. 728.000,-
Berdasarkan data tersebut maka dengan mengurangi harga pokok penjualan sebesar Rp. 728.000,- dari Rp. 1.040.000,- barang dagang yang tersedia untuk dijual, akan diperoleh nilai persediaan per 31 Januari sebesar Rp. 312.000,-.
Form Pemasok pada Gambar 6 digunakan
oleh Bagian Pembelian untuk memasukkan data-data pemasok seperti kode pemasok, nama pemasok, jenis pemasok, alamat pemasok,
contact person, telepon, dan batas waktu kredit
pembelian setiap pemasok. Data pemasok akan
digunakan pada saat Bagian Pembelian
melakukan transaksi pembelian barang.
Gambar 6. Form Pemasok
Form Pelanggan pada Gambar 7 dipakai oleh
Bagian Penjualan dan memiliki fungsi untuk memasukkan data-data pelanggan seperti kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan,
contact person, telepon, dan batas kredit
Gambar 7. Form Pelanggan
Form Transaksi Pembelian digunakan oleh
Bagian Pembelian untuk melakukan proses input data transaksi pembelian barang dari pemasok. Proses pencatatan harga pembelian bahan baku yang digunakan pada form ini menggunakan metode pencatatan harga persediaan rata-rata.
Form Transaksi Pembelian seperti pada Gambar
8.
Gambar 8. Form Transaksi Pembelian
Form Transaksi Penjualan digunakan oleh
Bagian Penjualan untuk mengolah data transaksi penjualan produk kepada pelanggan. Form Transaksi Penjualan memiliki proteksi untuk menentukan harga jual produk yaitu apabila harga jual produk yang dimasukkan lebih kecil atau sama dengan dari harga pokok produk, maka data penjualan tidak akan diproses karena perusahaan akan mengalami kerugian dengan menjual produk tersebut. Sebaliknya apabila harga jual yang di-input lebih besar dari harga pokok produk, maka perusahaan akan mengalami keuntungan memperoleh laba. NoNota yang terdapat pada Form Transaksi Penjualan akan
muncul secara otomatis saat transaksi baru dimasukkan yang terdiri atas:
1. Kode ”NJ”, menunjukkan arti ”nota jual”. 2. Tanggal Penjualan.
3. No urut penjualan pada bulan yang bersangkutan.
Gambar 9 memperlihatkan Form Transaksi Penjualan.
Gambar 9. Form Transaksi Penjualan
4. KESIMPULAN
Setelah melakukan tahapan analisa,
perancangan, implementasi, dan pengujian sistem, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu bahwa sistem secara otomatis dapat menghitung
dengan cepat saldo persediaan barang
menggunakan metode pencatatan persediaan
Weighted Average (rata-rata tertimbang). Setiap
terjadi transaksi pembelian dengan perubahan harga beli barang dari pemasok, maka sistem akan secara otomatis menghitung harga rata-rata untuk barang tersebut. Sistem secara otomatis dapat mengelola barang masuk dan barang keluar
menggunakan metode Weighted Average,
perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) barang secara otomatis akan selalu di update dan ditampilkan sesuai dengan harga beli barang yang sesuai, Bagian Gudang dapat mengelola data barang masuk yang dibeli dari pemasok, Bagian Penjualan dapat mengelola data barang keluar yang dijual kepada konsumen, sistem ini dapat menghasilkan Laporan Persediaan dan Laporan Kartu Stok secara up to date sesuai dengan kebutuhan setiap bagian.
5. SARAN
Pengembangan aplikasi yang dibangun adalah dengan menggunakan metode pencatatan persediaan rata-rata tertimbang (weighted
average), ke depannya diharapkan
metode-metode lain seperti First In First Out (FIFO) dan
Last In First Out (LIFO) dapat dijadikan metode
perhitungan untuk harga pokok penjualan sehingga dapat menjadi perbandingan metode mana yang paling tepat digunakan pada perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Putri, R., Dony Waluya Firdaus dan Hery Dwi Yulianto, 2009,
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Perum BULOG Subidivisi 1 Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server
2000 berbasiskan Client Server,
http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=99594, Diakses tanggal 5 Juli 2013.
[2] Purfini, Apriani Putri, dkk., 2012, Perancangan Sitem
Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku,
https://unikom.ac.id%2Fjurnal%2Fperancangan-sistem- informasi.q%2F5-apriani-puti-purfini-teguh-prasetyo-supriyati-81-96.pdf, Diakses tanggal 11 Juli 2013.
[3] Munawaroh, Siti, 2006, Perancangan Sistem Informasi
Persediaan Barang (Studi Kasus: Universitas Stikubank Semarang).
[4] Kristanto, Iwan, Alvian Novi Handana, 2012, Sistem
Pengolahan Data Penjualan Buku dengan Metode FIFO di
PT. Intan Pariwara Klaten,
http://repository.amikom.ac.id/index.php/add_downloader/Pul ikasi_08.02.7074_08.02.7090.pdf/2624, Diakses tanggal 1 April 2013.
[5] Sari, Mina, Muhammad Dahria, 2010, Analisis Sistem
Persediaan dalam Akuntansi,
http://lppm.trigunadharma.ac.id/public/fileJurnal/F1ED3-OK-Jurnal8-Mina-MD-Akuntansi2.pdf, Diakses tanggal 1 April 2013.
[6] Muljono, Djoko, Baruni Wicaksono, 2009,
http://books.google.co.id/books?id=OTuCtScZ3-0C&hl=id&source=gbs_navlinks_s, Diakses tanggal 1 Agustus 2013.
[7] Pressman, Roger S., 2005, Software Engineering – A
Practitioner’s Approach Sixth Edition, New York:
