1
Latar Belakang Masalah
CV Anugerah Jaya Lestari merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang. Barang yang dijual yaitu AC (Air Conditioning) Split Wall. AC Split Wall adalah jenis AC yang paling umum digunakan di rumah, kantor maupun instansi lainnya. AC jenis ini terdiri dari dua unit bagian, yaitu unit indoor dan unit outdoor. Unit outdoor ditempatkan di luar ruangan, sedangkan unit indoor dipasang di dalam ruangan. CV Anugerah Jaya Lestari menjual AC Split Wall merek Daikin, LG, Panasonic, dan Sharp. Setiap AC yang dijual disimpan terlebih dahulu di dalam sebuah gudang sebagai bentuk persediaan. Gudang yang dimiliki terdiri dari dua lantai, lantai pertama digunakan untuk menyimpan unit outdoor AC, sedangkan lantai kedua digunakan untuk menyimpan unit indoor. Gudang tersebut memiliki kapasitas penyimpanan sekitar 300 unit AC untuk semua merek barang. Penyimpanan barang di gudang menggunakan sistem FIFO (First In First Out), yaitu barang yang pertama kali masuk ke dalam gudang itulah yang akan pertama kali keluar dari gudang. Bagian Gudang merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan agar persediaan yang dimiliki selalu tersedia ketika ada permintaan. Bagian ini terdiri dari satu orang Kepala Gudang dan empat orang Staff Gudang. Kegiatan yang dilakukan oleh bagian gudang dalam mengelola persediaan memiliki beberapa prosedur kerja, yaitu barang masuk (barang yang dikirim supplier ke perusahaan, dalam hal ini ke bagian gudang), barang keluar (barang yang dikirim dari gudang ke toko), retur penjualan (pengembalian barang dari konsumen ke toko) dan stok opname (kegiatan menghitung fisik persediaan barang di gudang).
Hasil wawancara dengan Bapak Hendra selaku Kepala Gudang CV Anugerah Jaya Lestari menyatakan bahwa pada setiap akhir bulan Kepala Gudang melakukan perencanaan kebutuhan jumlah persediaan barang yang harus disediakan untuk bulan selanjutnya. Kepala Gudang membuat laporan daftar usulan
pengadaan barang. Laporan ini dibuat berdasarkan dari jumlah persediaan setiap barang pada kartu stok. Di samping itu, Kepala Gudang juga menentukan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan. Saat ini, dalam menentukan jumlah persediaan setiap barang berdasarkan pada jumlah permintaan barang bulan sebelumnya. Hal ini mengakibatkan terjadinya kekurangan persediaan barang karena ketidakpastian permintaan dari konsumen. Sebagai contoh, selama tahun 2017 mengalami empat kali kekurangan persediaan untuk barang AC Daikin 1 PK FTNE25MV14, yaitu pada bulan Januari, Maret, April, dan Mei (Lampiran F-1). Terjadinya kekurangan persediaan barang mengakibatkan permintaan konsumen tidak terpenuhi dan perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan.
Bapak Hendra juga menyatakan bahwa barang keluar dari gudang dilakukan ketika ada permintaan dari toko. CV Anugerah Jaya Lestari memiliki dua toko penjualan, yaitu toko Capitol dan Jamika. Kedua toko tersebut melakukan permintaan barang ke gudang dengan cara membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) kemudian diberikan kepada bagian gudang. Selanjutnya, bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan barang yang tertera di SPPB tersebut. Permintaan barang dilakukan tidak menentu yaitu ketika barang yang ada di toko jumlah persediaanya mulai habis atau dirasa kurang. Hal ini membuat Kepala Gudang kesulitan untuk memenuhi permintaan barang dari toko. Akibatnya, permintaan tidak dapat terpenuhi karena barang yang dibutuhkan oleh toko tidak tersedia di gudang.
Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi manajemen persediaan barang yang dapat memberikan bantuan perencanaan dan pengendalian persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana cara membangun Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang di CV Anugerah Jaya Lestari.
Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem Informasi Manajemen (SIM) Persediaan Barang di CV Anugerah Jaya Lestari. Adapun tujuan yang ingin dari penelitian ini yaitu:
1. Membantu Kepala Gudang dalam menentukan kebutuhan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan pada periode atau bulan selanjutnya. 2. Membantu Kepala Gudang dalam merencanakan pengeluaran barang dari
gudang agar dapat memenuhi permintaan dari toko.
Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang di CV Anugerah Jaya Lestari sebagai berikut.
1. Prosedur persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari ada empat, yaitu prosedur barang masuk, prosedur barang keluar, prosedur retur penjualan barang, dan prosedur stock opname. Hanya dua prosedur yang akan diimplementasikan dalam SIM Persediaan Barang ini, yaitu prosedur barang masuk dan prosedur barang keluar. Berikut penjelasan mengapa prosedur lain tidak diimplementasikan ke dalam sistem sesuai hasil wawancara dengan Bapak Hendra selaku Kepala Gudang CV Anugerah Jaya Lestari:
a. Prosedur retur penjualan barang, prosedur yang sekarang sedang berjalan dinilai sudah cukup baik dan tidak terdapat masalah
b. Prosedur stock opname, prosedur yang sekarang sedang berjalan sekarang dinilai sudah cukup baik dan tidak terdapat masalah
2. Data yang diolah yaitu data barang, data supplier, data barang masuk, data barang keluar, dan data permintaan barang periode Januari 2016 – Desember 2017.
3. Proses yang terdapat pada SIM Persediaan Barang ini yaitu, pross perencanaan barang masuk, perencanaan barang keluar, pengadaan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, monitoring barang masuk, monitoring barang keluar, monitoring persediaan barang, dan controlling persediaan.
4. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi ini sebagai berikut. a. Informasi data barang dalam bentuk tabel
b. Informasi data supplier dalam bentuk tabel c. Informasi barang masuk dalam bentuk tabel d. Informasi barang keluar dalam bentuk tabel e. Informasi persediaan barang dalam bentuk tabel
f. Informasi kebutuhan jumlah persediaan barang dalam bentuk tabel
5. CV Anugerah Jaya Lestari merencanakan kebutuhan jumlah persediaan barang menggunakan metode peramalan yaitu Single Exponential Smoothing. Metode tersebut dipilih karena menghasilkan nilai error paling kecil setelah dilakukan perbandingan dengan metode Double Exponential Smoothing dan Triple Exponential Smoothing. Sementara itu, untuk menghitung kesalahan peramalan yang dihasilkan menggunakan metode Mean Square Error (MSE) 6. Analisis dan perancangan sistem menggunakan pendekatan analisis object
oriented programming (OOP) dengan metode Unified Modelling Language (UML).
7. Sistem yang dibangun berbasis website dan diakses melalui internet.
8. Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu PHP dengan menggunakan framework Laravel dan Javascript.
9. Database Management System (DBMS) yang digunakan adalah MySQL. 10. Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat pemodelan sistem yaitu
Microsoft Office Visio, yEd Graph Editor, UMLet.
Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan langkah - langkah dalam melakukan sebuah penelitian yang berguna sebagai pedoman agar penelitian yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Adapun tahapan dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1.1
Identifikasi Masalah
Perumusan Masalah
Analisis Sistem Analisis Masalah
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Flowmap
Analisis Manajemen Persediaan Barang Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis Barang Keluar Analisis Aturan Bisnis
Single Exponential Smoothing Mean Square Error
Safety Stock
Pengumpulan Data
Analisis Barang Masuk
Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis Kebutuhan Fungsional
Perancangan Sistem Struktur Tabel
Perancangan Struktur Menu
Perancangan Antarmuka Perancangan Pesan
Perancangan Jaringan Semantik
Perancangan Method Flowchart
Sesuai ? Tidak
Ya Implementasi Sistem
Pengujian Sistem
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Persediaan Barang
Penjelasan dari setiap tahapan penelitian sebagai berikut: 1. Identifikasi Masalah
Tahap ini merupakan tahap awal dalam melakukan penelitian, yaitu mengidentifikasi permasalahan - permasalahan yang ada di CV Anugerah Jaya Lestari.
2. Perumusan Masalah
Setelah dilakukan identifikasi masalah, selanjutnya merumuskan permasalahan yang didapat yaitu bagaimana membangun sistem informasi manajemen persediaan barang di CV.Anugerah Jaya Lestari.
3. Pengumpulan Data
Tahap selanjutnya yaitu melakukan pengumpulan data dibutuhkan untuk digunakan pada sistem. Berikut merupakan tahap pengumpulan data yang dilakukan:
a. Studi Literatur
Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari sumber kepustakaan diantaranya buku referensi, jurnal, paper, serta sumber bacaan yang lain yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. b. Studi Lapangan
Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada CV.Anugerah Jaya Lestari. Metode studi lapangan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung kepada Bapak Hendra selaku Kepala Gudang CV Anugerah Jaya Lestari terkait dengan permasalahan yang dihadapi dan topik penelitian yang diambil.
2. Observasi
Pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung pada CV Anugerah Jaya Lestari. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, data perusahaan yang diperoleh yaitu data barang, data supplier, data keluar masuk barang, dan data permintaan barang.
4. Analisis dan Perancangan Sistem
Pada tahap ini dilakukan proses analisis terhadap sistem yang akan dibangun kemudian melakukan perancangan sistem berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan. Berikut tahapan analisis yang dilakukan:
4.1. Analisis Sistem
Analisis sistem menjelaskan bagaimana sistem persediaan barang yang sedang berjalan di CV Anugerah Jaya Lestari. Bagian ini terdiri dari:
a. Analisis Masalah
Menguraikan permasalahan – permasalahan yang ada di CV Anugerah Jaya Lestari berdasarkan dari hasil pengamatan dan wawancara.
b. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Melakukan analisis terhadap prosedur – prosedur apa saja yang sedang berjalan di CV Anugerah Jaya Lestari. Prosedur – prosedur tersebut digambarkan menggunakan activity diagram.
c. Analisis Aturan Bisnis
Analisis aturan bisnis merupakan aturan-aturan dari setiap prosedur yang sedang berjalan yang berlaku di CV Anugerah Jaya Lestari.
d. Analisis Manajemen Persediaan
Analisis manajemen persediaan merupakan analisis penyelesaian masalah yaitu melakukan manajemen persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari. e. Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Tahap ini merupakan analisis yang dibutuhan untuk menentukan spesifikasi sistem. Adapun tahap yang diperlukan yaitu analisis kebutuhan perangkat keras, analisis kebuthan perangkat lunak, analisis kebutuhan pengguna, dan analisis pengkodean.
f. Analisis Kebutuhan Fungsional
Tahap ini merupakan analisis kebutuhan fungsional sistem. Analisis ini menggunakan pemodelan berorientasi objek dengan tools yaitu UML. Analisis ini terdiri dari use case diagram, use case scenario, activity diagram, class diagram, dan sequence diagram.
4.2. Perancangan Sistem
Kegiatan merancang detail dan rincian dari sistem yang akan dibuat sehingga sistem tersebut sesuai kebutuhan yang sudah ditetapkan pada tahap analisis sistem. Perancangan sistem terdiri dari:
a. Skema Relasi / Tabel Relasi
Membuat relasi antara satu tabel dengan tabel lainnya. b. Struktur Tabel
Menentukan struktur data dari setiap tabel yang ada, seperti menentukan tipe data, primary key, dan relasi antara satu tabel dengan tabel lainnya.
c. Perancangan Struktur Menu
Membuat struktur menu dari sistem yang akan dibangun. d. Perancangan Antarmuka
Menggambarkan rancangan antarmuka dari sistem informasi manajemen persediaan barang.
e. Perancangan Pesan
Membuat rancangan pesan – pesan yang ada pada sistem informasi manajemen persediaan barang.
f. Perancangan Jaringan Semantik
Membuat jaringan semantik untuk menggambarkan proses hubungan antarmuka yang telah dirancang sebelumnya.
g. Perancangan Method
Membuat urutan setiap tahapan dari setiap method yang ada di dalam sistem. Perancangan method digambarkan dalam bentuk flowchart.
5. Implementasi Sistem
Tahap implementasi atau tahapan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang di CV.Anugerah Jaya Lestari diimplementasikan berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan sebelumnnya. Implementasi sistem menggunakan bahasa pemograman PHP dengan framework Laravel serta menggunakan DBMS MySQL sebagai penyimpanan data. Tahap implementasi sistem ini terdiri dari implementasi perangkat keras, perangkat lunak, basis data, dan implementasi antarmuka.
6. Pengujian Sistem
Tahap pengujian sistem adalah tahap menguji sistem terhadap kesalahan. Pengujian sistem dilakukan dengan tiga dua yaitu pengujian fungsional dan pengujian beta. Pengujian fungsional yang dilakuukan yaitu pengujian black box dan pengujian User Acceptance Test (UAT). Sementara itu, pengujian beta yang dilakukan yaitu pengujian penerimaan pengguna.
7. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang
Hasil dari penelitian ini adalah Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang di CVAnugerah Jaya Lestari
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penulisan tugas akhir yang akan dilakukan. Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini membahas uraian mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan dilakukannya penelitian, batasan masalah dalam penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas mengenai tinjauan umum CV Anugerah Jaya Lestari dan berbagai konsep dasar tentang sistem informasi manajemen serta teori-teori yang berkaitan dengan pembangunan perangkat lunak.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab ini berisi analisis masalah tentang analisis sistem yang meliputi analisis sistem yang sedang berjalan, analisis aturan bisnis, analisis kebutuhan non fungsional, analisis kebutuhan fungsional. Selanjutnya, melakukan perancangan sistem berdasarkan dari analisis yang telah dibuat. Perancangan sistem terdiri dari tabel relasi, struktur tabel, perancangan antarmuka, perancangan struktur menu, perancangan pesan, jaringan semantik dan perancangan prosedural
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini berisi mengenai implementasi dari hasil analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat yaitu implementasi perangkat keras, implementasi
perangkat lunak, implementasi basis data, implementasi antarmuka dan melakukan pengujian terhadap sistem yang dibangun.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan tentang kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan serta saran untuk melengkapi dan menyempurnakan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang.
