Makalah dipresentasikan dalam Seminar Nasional Dan Rapat Tahunan Bidang MIPA 2015 dengan
Tema “Peran Ilmu MIPA Dalam Pengelolaan Sumber Daya Alam Untuk Meningkatkan Daya Saing
Bangsa” pada tanggal 7 Mei 2015 di Fakultas MIPA Universitas Tanjungpura Pontianak.
PEMBANGUNAN APLIKASI E-LIBRARY BERBASIS WEB
PADA SMAN 1 TELUK KERAMAT
KABUPATEN SAMBAS
Ari Apriansyah
1*, Cucu Suhery
2Jurusan Sistem Komputer, Fakultas MIPA Universitas Tanjungpura, Pontianak
1aprianz042@student.untan.ac.id
Jurusan Sistem Komputer, Fakultas MIPA Universitas Tanjungpura, Pontianak
2ABSTRACT
E-library application could be used to provide some information about a school library and
to help the staff for managing a library. Some information usually needed are the
information about the book title, the outhor, the publisher, the number and the data of the
visitors, the transaction data about borrowing and returning the books. The features
available on the e-library application could be used to full fill in searching some
information needed. Some stage that had been done in developing e-labrary application
are; the first stage, discussing with library staff about the features needed, The second
stage, building a system based on the needs of the application. The last stage, testing
application that has been completed. At the end of the study has successfully built the
e-library application based on web that has been filled with data of the books in the school
library. The result of the overall development of e-library at SMAN 1 Teluk Keramat could
be used to help the school to manage a library, begining from entering data of books,
borrowing and returning books transactions, and it could be used to arranging the books
transaction repor in the periode time determined by the management.
Keyword: e-library, application, library, school.
ABSTRAK
Aplikasi e-library dapat digunakan menyajikan berbagai informasi suatu perpustakaan
sekolah dan membantu pengalola perpustakaan dalam manajemen perpustakaan.
Beberapa informasi yang sering diperlukan diantaranya adalah informasi tentang judul
buku, nama penulis, penerbit, jumlah dan data pengunjung, data transaksi peminjaman
dan pengembalian buku. Fitur yang ada dalam aplikasi perpustakaan ini dapat memenuhi
kebutuhan akan pencarian berbagai informasi yang dibutuhkan. Beberapa tahap yang
dilakukan pada pembangunan aplikasi e-library ini antara lain; pertama yaitu berdiskusi
dengan pengelola perpustakaan mengenai fitur-fitur yang dibutuhkan. kedua adalah
membangun sistem aplikasi berdasarkan kebutuhan, dan terakhir adalah pengujian
aplikasi yang telah selesai dibangun. Hasil dari penelitian ini berhasil dibangunnya
aplikasi E-Library berbasis web yang dilengkapi dengan data-data buku yang ada di
perpustakaan sekolah. Pembangunan aplikasi e-library pada SMAN 1 Teluk Keramat ini
dapat membantu sekolah untuk mengelola perpustakaannya, mulai dari memasukkan
data buku, melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, juga untuk
membuat laporan transaksi peminjaman dan pengembalian buku dalam jangka waktu
yang sudah ditentukan oleh pengelola perpustakaan.
1.
PENDAHULUAN
Pada setiap institusi pendidikan baik TK, SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi, hingga
masyarakat umum akan tersedia sebuah sarana tempat untuk membaca buku yang biasa
disebut perpustakaan, (Saputra, dkk, 2012). Perpustakaan memiliki sejumlah buku yang
disusun di masing-masing rak sesuai kategorinya. Pada suatu perpustakaan besar jumlah
bukunya bisa mencapai jutaan eksemplar, sehingga diperlukan waktu yang banyak jika
proses manajemennya dilakukan secara manual. Masalah lainnya adalah adanya
kemungkinan terjadinya human error yang sering terjadi, seperti melakukan kesalahan
pada saat menempatkan buku pada rak buku, sehingga akan terjadi kesulitan saat akan
mencari kembali buku tersebut. Selain itu dengan banyaknya transaksi peminjaman dan
pengembalian buku, seringkali pengelola perpustakaan mengalami kesulitan saat ingin
mengetahui siapa saja yang belum mengembalikan buku sesuai dengan batas waktu
peminjamannya. Berdasarkan beberapa permasalahan yang tersebut, perlu dibangun
suatu sistem aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu mengatasi masalah dalam
pengelolaan suatu perpustakaan, yaitu aplikasi E-Library atau yang bisa juga disebut
“Aplikasi perpustakaan secara elektronik” yang digunakan untuk membantu dalam
pengelolaan buku dan proses transaksi pada suatu perpustakaan.
SMAN 1 Teluk Keramat adalah salah satu sekolah yang berada di Kecamatan Teluk
Keramat, Kabupaten Sambas, Provinsi Kalimantan Barat. Setiap tahun sekolah ini
mengadakan penerimaan murid baru dengan peminat yang cukup banyak bahkan karena
perbandingan jumlah murid yang dapat diterima dengan jumlah peminat, beberapa calon
murid harus diposisikan sebagai calon murid cadangan. Bahkan pada tahun 2011, SMAN
1 Teluk Keramat harus menambah ruang kelas baru untuk menampung jumlah murid
baru yang semakin meningkat.
Setiap tahun, sekolah ini mendapat bantuan dana dari pemerintah berupa bantuan
operasional sekolah. Salah satu penggunaan dana tersebut adalah untuk menambah
jumlah buku di perpustakaan sekolah. Perpustakaan sekolah yang mempunyai jumlah
buku yang cukup banyak tentu memerlukan sistem yang baik untuk pengelolaan
buku-buku tersebut. Selain jumlah buku-buku yang cukup banyak, jumlah murid yang biasa
membaca dan meminjam buku juga cukup banyak sehingga pengelola perpustakaan
seringkali mengalami kesulitan dalam melaksanakan pengelolaan perpustakaan, baik
dalam penataan buku maupun penataan data pengunjung perpustakaan.
Latar belakang dari permasalahan yang ada dalam menajemen sebuah
perpustakaan menjadi landasan pembuatan aplikasi E-Library untuk membantu tenaga
manusia dalam pengelolaan sebuah perpustakaan. Aplikasi ini berisi fitur – fitur untuk
mengelola semua hal dalam perpustakaan, mulai dari input data buku, katalog, daftar
peminjam buku, proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku, perhitungan
denda jika buku hilang atau terlambat mengembalikan buku, hingga sampai pembuatan
laporan sesuai dengan rentang waktu yang diinginkan. Diharapkan dengan aplikasi ini
staff perpustakaan akan terbantu dalam pengelolaannya sehingga dapat mendapatkan
data buku yang akurat dengan waktu yang cepat.
2.
METODE PENELITIAN
Metode Observasi yaitu dengan cara eksplorasi, baik metodologi pembangunan
aplikasi, teknologi yang akan digunakan, maupun mengumpulkan data-data input yang
dibutuhkan dalam membangun sebuah aplikasi. Metode implementasi yaitu melanjutkan
pembangunan aplikasi dengan memanfaatkan hasil eksplorasi. Pembangunan aplikasi
e-library dibagi menjadi beberapa tahap:
a. Perencanaan bagaimana gambaran sistem yang akan dibuat.
b. Desain sistem mencakup desain database, algoritma, hingga tampilan.
c. Pengkodean menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, CSS, dan Query.
d. Pengujian aplikasi atau simulasi langsung dilapangan.
e. Perbaikan dilakukan jika ada kekurangan pada saat pengujian atau simulasi
dilakukan.
3.
PERANCANGAN
Dalam tahap ini akan dibahas beberapa rancangan antara lain:
a. Perancangan Tampilan
b. Data Flow Diagram (DFD)
c. Flowchart peminjaman dan pengembalian buku
d. Entity Relationship Diagram (ERD)
3.1 Perancangan Tampilan
Rancangan tampilan keseluruhan dari Aplikasi E-Library dapat dilihat pada gambar .
Dari gambar 1 dapat dilihat bahwa terdapat dua bagian, bagian pertama adalah yang
berisikan header, menu, dan footer. Sedangkan bagian lainnya berisikan modul. Bagian
yang berisikan header, menu, dan footer adalah bagian tampilan yang statik atau tetap,
jadi ketika menu dipilih maka yang akan berubah hanyalah bagian modulnya saja.
3.2 Data Flow Diagram (DFD)
Dalam suatu sistem DFD digunakan untuk menggambarkan sistem yang
beroperasi. DFD level 0 dari aplikasi yang akan dibuat digambarkan pada gambar 2.
Administrator 1.0. Manajemen Modul 2.0. Manajemen Staff 3.0. Status Member 4.0. Kategori 5.0. Manajemen Buku 6.0. Laporan
tmodul tstaff tstatus tkategori tbuku
Data modul Data modul Data staff Data staff Data status Data status Data kategori Data kategori Data buku Data buku Staff 7.0. Manajemen Member Data status Data member tmember Data member 8.0. Manajemen Transaksi Data transaksi ttransaksi Data transaksi Data buku Data member Data transaksi Data laporan Pengunjung 9.0. View Buku Data kategori Data buku Data member Data buku
Gambar 2. DFD Level 0
Dari DFD level 0 pada gambar 2 dapat diartikan bahwa Administrator dapat melakukan
pengolahan data seperti melakukan Manajemen Modul, Staf, Status Member, Kategori,
Buku, dan Mencetak Laporan Transaksi. Sedangkan Staf Karyawan (Staf) dapat
melakukan pengolahan data seperti melakukan Manajemen Member dan Transaksi,
sedangkan pengunjung hanya dapat melihat data buku beserta informasi member yang
pernah meminjam buku yang dicarinya.
3.3 Flowchart Peminjaman dan Pengembalian Buku
Dalam aplikasi e-library terdapat 2 algoritma penting yaitu algoritma peminjaman
dan pengembalian buku. Algoritma peminjaman dan pengembalian buku dijelaskan pada
gambar 3 dan gambar 4.
a.
Flowchart Peminjaman Buku
LOGIN START AS Staff? Data Valid? DATABASE Y N ADMINISTRATOR Y N AS ADMIN? N Y
CETAK? TAMPIL DATA
TRANSAKSI Y N FINISH INPUT TRANSAKSI DATA TRANSAKSI
Gambar 3. Flowchart Peminjaman Buku
Flowchart pada gambar 3 dapat diartikan bahwa:
1.
Dimulai dari proses login. Login pada sistem ini dibagi atas dua entitas, yaitu administrator
dan staf.
2.
Jika login yang dimasukkan adalah bukan staf, maka user akan diarahkan ke
halaman administrator.
3.
Tapi, jika login yang dimasukkan adalah level staf, maka user dapat melakukan
input transaksi. Yang dimaksud dengan transaksi adalah form peminjaman buku.
4.
Jika data transaksi yang diinputkan valid, maka akan disimpan dalam database.
Namun, jika data yang dimasukkan tidak valid, akan kembali ke form peminjaman
buku.
5.
Yang dimaksud dengan data valid adalah:
a. Id Member dan Id Buku yang dimasukkan telah terdaftar dalam sistem aplikasi.
b. Member hanya diizinkan untuk meminjam buku maksimal 3 buku.
c. Member tidak diizinkan untuk meminjam buku secara ganda, yaitu meminjam
buku dengan judul buku yang sama.
d. Buku yang dipinjam adalah dalam keadaan masih stok (sisa).
6.
Data transaksi yang telah disimpan dalam database, dapat ditampilkan oleh
administrator. Jika user login sebagai administrator maka tidak akan bisa melihat
data transaksi tersebut. Tapi administrator bisa mencetak data transaksi lewat fitur
laporan yang ada pada level administrator.
7.
Proses Selesai.
b.
Flowchart Pengembalian Buku
LOGIN START AS Staff? LEBIH DARI HARI? DATABASE Y N ADMINISTRATOR DENDA Y N
CETAK? TAMPIL DATA TRANSAKSI Y N FINISH AS ADMIN? Y N INPUT FORM TRANSAKSI PENGEMBALIAN DATA TRANSAKSI
Flowchart pada gambar 4 dapat diartikan bahwa:
1.
Dimulai dari proses login. Login pada sistem dibagi atas dua entitas, yaitu
administrator dan staf.
2.
Jika login yang dimasukkan adalah bukan staf, maka user akan diarahkan ke
halaman administrator.
3.
Jika login yang dimasukkan adalah level staf, maka user dapat melakukan input
transaksi pengembalian buku.
4.
Jika data transaksi pengembalian yang diinputkan lebih dari jadwal hari yang
ditentukan, maka peminjam akan dikenakan denda sesuai dengan keterlambatan
per harinya, kemudian setelahnya akan disimpan ke dalam database. Namun, jika
mengembalikan buku tepat pada waktunya, maka data akan langsung disimpan ke
database.
5.
Data transaksi yang telah disimpan, dapat ditampilkan oleh administrator. Jika user
login sebagai administrator maka tidak akan bisa melihat data transaksi tersebut.
6.
Tapi administrator bisa mencetak data transaksi lewat fitur laporan yang ada pada
level administrator.
7.
Proses selesai.
3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) berguna untuk membantu mengorganisasikan
data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar
entitas. Rancangan ERD dalam pembangunan aplikasi ini bisa dilihat pada gambar 5.
Administrator Simpan Buku
Pinjam Member Registrasi Staff 1 M 1 M 1 M
#IdUser UserName NIP #IdBuku NomorInduk JudulBuku
#IdMember IdIdentias NamaMember #IdKaryawan NIP NamaKaryawan
Dari gambar 5 dapat dilihat bahwa Staff memasukkan (regitstrasi) data member,
sedangkan Administrator menginputkan (simpan) data buku, lalu data tersebut akan
terhubung ketika member melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
4.
HASIL
Aplikasi E-Library ini memiliki fitur-fitur antara lain:
a.
Pencarian buku berdasarkan Judul (awalan ataupun mengandung kata)
b.
Pencarian buku berdasarkan kategori
c.
Pencarian buku berdasarkan nama pengarang (awalan ataupun mengandung kata)
d.
Pencarian buku berdasarkan penerbit
e.
Upload data buku dari file microsoft excel 2003 (.xls)
f.
Export laporan data pengunjung dan laporan data transaksi sesuai dengan rentang
waktu yang diinginkan
Pada tampilan depan terdapat slider yang berisi foto-foto keadaan perpustakaan
SMAN 1 Teluk Keramat. Adapun tampilan dari halaman dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Depan
Setelah dilakukan pengujian pada PC perpustakaan sekolah, didapatkan hasil
bahwa seluruh fungsi dan sistem aplikasi berjalan dengan baik, sehingga aplikasi tersebut
bisa langsung digunakan. Data pengujian dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Data Pengujian
No Fungsi Hasil Pengujian
1 Input Data (Pengunjung, Buku, Member, Kategori, Modul, Staf,
Status) Berhasil
2 Edit Data (Pengunjung, Buku, Member, Kategori, Modul, Staf,
Status) Berhasil
3 Hapus Data (Pengunjung, Buku, Member, Kategori, Modul, Staf,
Status) Berhasil
4 Pencarian Buku Berdasarkan Judul Berhasil
5 Pencarian Buku Berdasarkan Kategori Berhasil
6 Pencarian Buku Berdasarkan Pengarang Berhasil
7 Pencarian Buku Berdasarkan Penerbit Berhasil
8 Login Admin / Staf Berhasil
9 Logout Admin / Staf Berhasil
10 Ganti Password Admin / Staf Berhasil
11 Import Data Buku dan Member Berhasil
12 Export Laporan Transaksi Berhasil
13 Export Laporan Data Pengunjung Berhasil
