36
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan 3.1.1. Gambaran Umum 3.1.1.1. Sejarah Sekolah
Yayasan Daya Dutika Deplu didirikan oleh Organisasi Wanita Deplu (OWD) pada tanggal 15 april 1977 dengan akte notaris (Mohammad Said Tadjoedin) no. 125. Pada waktu itu Oraganisasi Wanita Deplu (OWD) telah mengelola sekolah-sekolah dan rumah bersalin Wikastri.Untuk mendapat pengakuan dari Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan maka sekolah-sekolah tersebut harus dikelola oleh suatu Badan Hukum (Yayasan).Oleh karena itu didirikanlah Yayasan Daya Dutika.
Ketika Organisasi Wanita Deplu dilebur menjadi Unit Dharma Wanita Deplu, Yayasan Daya Dutika untuk sementara ditempatkan dibawah naungan Yayasan kesejahteraan karyawan deplu (Yayasan Upakara) dengan akte notaris tanggal 21 - 1982 nomer 12 dengan nama Yayasan Upakara Unit Daya Dutika.
Pada waktu diadakan pergantian pengurus lama kepada pengurus baru periode 1991-1994, maka berdasarkan surat keputusan bapak menteri luar negeri nomor : 62/DL/VII/91/01 yayasan berstatus berdiri sendiri dengan nama lengkap “Yayasan Pendidikan Daya Dutika Departemen Luar Negeri” dan khusus mengelola persekolahan, tidak lagi
mengelola rumah bersalin Wikastri. Pengelolaan rumah bersalin Wikastri diserahkan kepada yayasan Upakara.
Pada tanggal 31 maret 1995 telah diadakan serah terima antara pengurus lama periode 1991-1994 dengan pengurus baru periode 1994-1997 (Surat Keputusan Menteri Luar Negeri terlampir).Sebagian besar pengurus lama masih duduk didalam pengurus baru tersebut.
3.1.1.2 Maksud Dan Tujuan Mendirikan Sekolah Deplu
• Turut serta membantu program pemerintah dalam mencerdaskan kehidupan bangsa dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia, dengan mendirikan sekolah formal (TK, SD, SMP, dan SMA).
• Untuk mempermudah para warga deplu yang tinggal di komples deplu, agar putra-putrinya tidak perlu mencari sekolah lain diluar kompleks deplu yang jauh letaknya.
• Sebagai sekolah “Peralihan” bagi putra-putri karyawan deplu yang kembali dari luar negeri, agar mudah beradaptasi dengan sekolah-sekolah di Jakarta.
3.1.1.3 Sekolah – Sekolah Yang Dikelola Serta Perkembangannya
• TK Cenderawasih I, terletak di komplek deplu gandaria. Didirikan tahun 1962. Pada mulanya TK ini berkembang dengan pesat karena warga deplu di kompleks departemen luar negeri gandaria masih mempunyai anak yang berusia TK dan SD. Tetapi setelah
putra-putrideplu beranjak dewasa. Jumlah murid mulai berkurang. Hal ini juga disebabkan mulai banyak tumbuh TK di tiap-tiap kompleks dan telah berhasilnya keluarga berencana (KB). Jumlah murid pada saat ini adalah : 15 murid.
• TK Cenderawasih II terletak di kompleks deplu cipete didirikan pada tanggal 29 agustus 1964. Seperti halnya dengan TK Cenderawasih I, jumlah murid di TK ini juga sudah sangat menurun. Apalagi letak TK ini terisolir, warga luar agak jauh masuk ke dalam komples ini. Jumlah murid pada saat ini adalah : 18 murid.
• TK Iskandaria terpaksa ditutup pada tahun 1991, karena adanya pengosongan flat deplu Iskandarsyah. Murid-murid di gabung menjadi satu dengan TK Cenderawasih I di kompleks deplu gandaria.
• TK Cenderawasih III terletak di kompleks deplu Cipulir didirikan pada tahun 1983. Jumlah murid masih tetap banyak, karena di daerah cipulir atau pondok aren terdapat banyak pemukiman baru yang penghuninya masih mempunyai anak usia TK dan SD. Pada saat ini jumlah murid TK adalah : 72 murid.
• SD Cenderawasih I terletak di kompleks deplu cipete dan didirikan pada tahun 1963. Seperti halnya dengan TK Cenderawasih I dan TK
Cenderawasih II, maka jumlah murid juga sudah menurun. Jumlah murid sekarang sebanyak : 103 siswa.
• SD Cenderawasih II terletak di jalan Iskandarsyah II, tidak jauh dari flat Iskandarsyah dan didirikan tahun 1966. Berhubung flat Iskandarsyah telah dikosongkan (Ruilslaag) maka jumlah murid juga berkurang. Demikian juga karena bangunan dari SD Cederawasih II itu adalah bangunan tua dan bentuknya tidak seperti sekolah, maka kalah bersaing dengan sekolah-sekolah lain, walaupun mutu dari SD Cenderawasih II adalah baik. Maka tugas dari yayasan ada merenovasi SD Cenderawasih II secara besar-besaran. Jumlah murid pada saat ini adalah : 233 siswa.
• SD Cenderawasih III terletak di kompleks deplu Cipulir atau Pondok aren. Didirikan pada tahun 1984 SD ini berkembang sangat pesat, sehingga memerlukan tambahan ruang kelas belajar (RKB). Hal ini disebabkan banyaknya pemukiman baru disekitar daerah Cipulir, pondok aren yang mempunyai anak-anak berusia SD. Jumlah murid : 533 siswa.
• SMP Cenderawasih I terletak di kompleks deplu Cipete dan didirikan bersama-sama SD Cenderawasih I di Cipete pada tahun 1963. SMP Cenderawasih I ini juga mengalami kemajuan. Jumlah murid sudah mencapai : 309 siswa.
• SMP Cenderawasih II terletak di kompleks deplu pondok aren dan didirkan pada tahun 1987. SMP Cenderawasih II ini juga mengalami kemajuan. Jumlah murid sudah mencapai : 321 siswa.
3.1.1.4 Visi dan Misi Sekolah
Sampai saat ini (tahun 2012), SMP Cenderawasih I berada dibawah kepemimpinan Kepala Sekolah Syamsidar. S. Ag. Dengan visi dan misi sebagai berikut.
Visi
Menjadi sekolah yang unggul dalam pembentukan pribadi muda yang berakhlak mulia, sehat jasmani dan rohani serta unggul dalam pemanfaatan teknologi informasi, berwawasan nasional dan international serta menjadi pusat pengembangan berbagai potensi ke cerdas (Multiple Intelligence) dengan pendekatan pembelajaran yang kreatif dan inovatif. Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan dengan mengintegrasikan nilai-nilai kebaikan (akhlak mulia) dalam setiap mata pelajaran.
2. Menyelenggarakan pendidikan dengan pemanfaatan teknologi informasi secara produktif.
3. Melaksanakan kurikulum tingkat satuan pendidikan (KTSP) secara rutin (Sequence) berkelanjutan (Continuity) dan keterpaduan (Integration).
4. Membangun kultur sekolah (School Culture) yang mampu mengembangkan wawasan nasional dan internasional secara mewadah pengembangan kecerdasan majemuk siswa dan kesehatan jasmaninya.
3.1.1.5 Struktur Organisasi SMP Cenderawasih IJakarta Selatan
Gambar 3.1Struktur Organisasi SMP Cenderawasih I Adapun uraian tugas dari masing – masing tingkatan dalam struktur organisasi pada SMP Cenderawasih I adalah sebagai berikut: 1. Kepala Sekolah : membuat program kerja, membuat penilaian prestasi
menetukan KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal), menyusun misi pribadi, dan menyusun misi unit bersama guru.
2. Komite Sekolah : menjadi penghubung antara sekolah dengan orang tua murid, untuk menjalin kerjasama antara guru, murid, dan orang tua murid.
3. Unit Perpustakaan : bertanggung jawab dalam kegiatan yang berlangsung dalam perpustakaan, seperti pinjaman buku, pengembalian buku setelah pinjaman, mendata buku yang terdapat dalam perpustakaan, dan lain-lain.
4. Tata Usaha : memiliki tugas dalam menyusun, mengolah dan mengatur administrasi dan data-data yang berhubungan erat dengan murid, guru, maupun petugas lainnya dalam sekolah.
5. Guru kelas VII – IX : memberikan pengajaran dalam proses belajar dan mengajar pada murid SMP Cenderawasih I, dalam mata pelajaran matematika, bahasa Indonesia, bahasa inggris, IPA, IPS, dan mata pelajaran lainnya, secara efektif dan efisien.
6. UKS : bertugas dalam mengatasi permasalahan yang berhubungan dengan kesehatan pada murid dan guru.
7. Unit Pramuka : bertugas dan bertanggung jawab dalam kegiatan-kegiatan pramuka.
8. Unit Ekskul : memiliki tugas dalam mengatur kegiatan ekstrakurikuler yang berlangsung diluar jam sekolah, dan mendata para murid yang mengikuti ekskul tersebut.
9. Unit Koperasi : bertugas dalam mengolah, mengawasi, dan mendata kegiatan koperasi sekolah, seperti pengeluaran dan pemasukan tiap harinya dalam koperasi, menyediakan kebutuhan sekolah para murid, dan lain-lain.
10. Unit Bendahara : bertanggung jawab dalam mengolah, mendata hal-hal mengenai keuangan sekolah, seperti pembayaran sekolah, pembayaran gedung sekolah, sumbangan sekolah, dan lain – lain.
11. Unit Karyawisata : mengelola aktifitas mengenai karyawisata para murid, seperti tempat tujuan karyawisata, anggaran yang dibutuhkan dan lain-lain.
12. Guru Magang : tugas pada guru ini sama halnya dengan guru-guru pada umumnya, yaitu memberikan pengajaran dalam proses belajar mengajar pada murid SMP Cenderawasih I secara efektif dan efisien.
13. Murid : mengikuti proses belajar dan mengajar secara aktif, menciptakan suasana kelas maupun lingkungan sekolah yang aman dan bersih, mengikuti ujian sekolah, melaksanakan tata tertib sekolah, mengikuti kegiatan ekstrakurikuler, dan lain-lain.
14. Unit Keamanan : menjaga keamanan lingkungan sekolah, mengatur kendaraan yang keluar maupun masuk kedalam kompleks sekolah, dan lain-lain.
3.1.2 Gambaran Umum Sistem Yang Sedang Berjalan 3.1.2.1 Gambaran Proses Promosi
Sekolah SMP Cenderawasih I merupakan sekolah swasta yang didirikan pada tahun 1963 yang terletak di dalam kompleks deplu Cipete Selatan.Letak kompleks tersebut cukup terisolir karena cukup jauh dari tempat turun kendaraan umum (angkot S01) dan lebih jauh lagi dari jalan fatmawati raya. Untuk ke sekolah tersebut murid atau guru-guru harus menempuh perjalanan sekitar 600m, namun jalanan pada area kompleks tersebut cukup luas sebesar dua mobil sehingga kendaraan pribadi dapat masuk ke dalam dengan mudah.Karena terisolirnya kompleks tersebut menjadi kendala serius untuk SMP Cenderawasih I dalam melakukan promosi selain sulit menemukan sekolah tersebut jika baru pertama kali ke sekolah tersebut, juga letaknya yang cukup jauh.Sehingga sekolah ini tidak menjadi favorit untuk para siswa bersekolah melainkan sebagai alternatif jika para siswa tidak diterima di SMP negeri. Sekolah SMP Cenderawasih I masih melakukan metode promosi dengan cara yang terbilang manual yaitu:
1. Penyebaran brosur melalui SD terdekat.
Metode penyebaran brosur memang masih efektif dalam menarik minat para siswa yang ingin mendaftar.Karena informasi yang diberikan lebih lengkap dan jelas para orang tua siswa dapat memahami betul fasilitas-fasilitas yang dipunyai SMP Cenderawasih I untuk para siswa yang ingin mendaftar, selain itu biaya pembuatan brosur relatif murah. Namun metode ini juga memiliki kekurangan jika memproduksi brosur secara berlebihan akan menyebabkan pengeluaran yang sia-sia. Selain itu metode ini kurang efektif untuk mendatangkan murid-murid dari wilayah luar Cilandak karena jika orang tua siswa itu mengetahui letak tempat tersebut mungkin orang tua siswa akan mencari sekolah lain yang sudah menerapkan IT pada sistem promosi mereka.
2. Mengadakan perlombaan terpadu yang meliputi:
a. Lomba olahraga seperti : Futsal, basket, bulu tangkis, voli, dan lain – lain.
b. Lomba keagamaan seperti: Lomba marawis dan lomba adzan.
c. Lomba kesenian seperti : Tari-tarian, dll
Selain perlombaan SMP Cenderawasih I juga mengadakan event TRY OUT yang pesertanya berasal dari siswa SD kelas 6 dari sekolah yang berbeda-beda se kecamatan Cilandak.
Metode ini sangat baik dan patut untuk dipertahankan.Selain mencakup banyak pihak sehingga SMP Cenderawasih I semakin dikenal diberbagai daerah khususnya daerah kecamatan Cilandak Jakarta Selatan.
3.1.2.2 Sistem Data Sekolah
Setelah sekian lama SMP Cenderawasih I masih tetap mengikuti sistem dari dinas pendidikan yaitu SIMDIK. Yang fungsinya untuk pembuatan data siswa kita yang mendaftarkan di dinas pendidikan data-data tersebut meliputi, Nama siswa, tempat tanggal lahir, asal sekolah, lulusan tahun berapa, dan lain-lain. Itu semua tercakup di data SIMDIK, dan siswa harus tercatat di SIMDIK.Metode sistem sekolah yang digunakan oleh SMP Cenderawasih I masih belum maksimal dalam penerapan IT. Contohnya nilai-nilai siswa, setelah selesai menilai ujian para siswa para guru harus melakukan pendataan nilai siswa, guru-guru harus mencatat satu persatu nilai-nilai murid yang selanjutnya akan di print, dan setelah itu guru-guru baru akan memberikan kepada para siswa. Dan sulit untuk mengetahui jika lembar ujian tersebut akan disampaikan kepada orang tua mereka sebagai panduan prestasi anak-anaknya di sekolah.
3.1.2.3 Data Event
Event atau acara adalah sebuah sarana yang dilakukan oleh pihak SMP Cenderawasih untuk mencari bibit berbakat dari murid-murid yang bersekolah disana. Bakat yang dimiliki siswa pun beragam seperti olahraga, agama, musik, dan pelajaran tergantung dari kepeminatan dari masing-masing murid. Biasanya acara diadakan setiap setahun sekali pada SMP Cenderawasih I, dengan mengadakan acara-acara perlombaan SMP Cenderawasih I menarik minat para murid-murid dari kelas 6 SD yang terdekat untuk bergabung di sekolah SMP Cenderawasih. Namun dengan pengadaan acara tersebut masih kurang mendapatkan respon positif dari sekolah lain di luar wilayah Cilandak, karena jarak yang menentukan dan tim dari SMP Cenderawasih I hanya melakukan promosi acara-acara ini kepada sekolah-sekolah terdekat saja. Sehingga sekolah lain yang mungkin ingin bergabung tidak mengetahui adanya acara-acara tersebut sehingga SMP Cenderawasih I hanya dikenal di wilayah Cilandak saja.
3.1.2.4 Sistem Pendaftaran
Sistem pendaftaran SMP Cenderawasih I masih sangat sederhana. Masih menggunakan metode daftar secara langsung disekolah, metode ini memiliki kelebihan para orang tua murid datang ke sekolah untuk mendaftar langsung, sehingga data lebih akurat karena terpaut langsung dengan objek yang bersangkutan.
Sedangkan kelemahan pada metode ini sangat banyak, kelemahan metode pendaftaran secara langsung metode ini membutuhkan waktu untuk pengadaan pendaftaran, harus ada seseorang yang melayani orang tua murid untuk melakukan pendaftaran. Selain itu memiliki keterbatasan waktu, jika ada orang tua murid yang memiliki kesibukan yang padat metode ini sangat menyulitkan bagi objek sehingga orang tua murid lebih memilih mendaftarkan anaknya di sekolah lain yang telah menerapkan sistem IT ke pendaftaran sekolahnya. Karena dengan penerapan IT pada sistem pendaftaran dapat sangat membantu bagi orang tua murid yang memiliki kesibukan yang sangat padat hal itu dikarenakan dengan pengadaan metode pendaftaran secara online dapat diakses kapan pun dan dimana pun orang tua siswa berada.
3.1.3 Permasalahan
Berikut merupakan permasalahan-permasalahan yang terdapat pada SMP Cenderawasih I yang dapat diselesaikan atau dibantu oleh oleh kami.
1. Promosi
Sekolah SMP Cenderawasih I merupakan sekolah swasta yang terletak di kompleks deplu cipete.Daerah tersebut agak terpencil dan cukup jauh dari kendaraan umum, tempat yang seperti itu memang sangat cocok sebagai tempat dibangunnya sebuah sekolah karena jauh dari keramaian sehingga murid dapat konsentrasi dan menerima pelajaran
dengan baik. Strategi sekolah ini dalam mempromosikan sekolahnya masih menggunakan cara yang sederhana. Penyebaran brosur, bekerja sama dengan beberapa sekolah dasar, mengadakan lomba olahraga atau kreatifitas. Cara tersebut memang masih banyak digunakan diberbagai sekolah karena cenderung membawa hasil yang cukup lumayan.Namun perkembangan zaman sudah berubah era informasi lebih mendominasi dunia saat ini.Manusia ingin mendapatkan informasi yang cepat dan tepat dengan pemanfaatan IT hal tersebut dapat dilaksanakan.
2. Data Sekolah
SMP Cenderawasih I masih kurang dalam penggunaan IT dalam sistemnya jadi untuk mendapatkan data-data mengenai data guru, data murid, data nilai, dan lain-lain yang berhubungan dengan sekolah harus meminta kepada pihak yang berwenang dalam data-data sekolah seperti data nilai bersangkutan kepada guru, sedangkan nilai pun tidak hanya satu atau dua mata pelajaran ada banyak mata pelajaran dengan guru yang berbeda untuk mengetahui nilai akan mengalami kesulitan dan memakan waktu. Dengan penerapan IT dipastikan data-data tersebut dapat disampaikan kepada user dengan baik, tidak lagi menyulitkan user, serta tidak memakan waktu user untuk mengetahui nilai, data murid, data guru, dan lain sebagainya.
3. Data Event
SMP Cenderawasih I merupakan sekolah yang sering mengadakan event-event yang menarik seperti lomba futsal, lomba bahasa inggris, dan lain sebagainya. Dengan penerapan IT dalam sistem sekolah ini, event-event tersebut akan banyak menarik minat sekolah lain untuk mendaftar pada perlombaan tersebut tanpa harus mengundang mereka sehingga terbangun juga citra yang baik pada sekolah tersebut.
4. Registrasi
SMP Cenderawasih I yang masih kurang dalam penerapan IT dalam sistem sekolahnya masih kesulitan dalam permasalahan registrasi atau pendaftaran masuk sekolah tersebut, pengisian kertas mengantri untuk dipanggil dan lain sebagainya menjadikan pendaftaran yang membosankan, melelahkan, memakan banyak waktu, dan merusak citra sekolah. Dengan bantuan IT perndaftaran semakin mudah dilakukan dan bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun asalkan user masuk dalam jaringan internet.
3.1.4 Usulan Pemecahan Masalah
Dalam menangani masalah-masalah diatas kami mengusulkan untuk menerapkan sistem IT berbasis web sebagai solusi, karena banyak keuntungan jika kita menggunakan website sebagai media promosi dan penerapan sistem IT disekolah tersebut. Keuntungannya antara lain:
1. Analisa sistem IT pada metode promosi sekolah
Dari anlisa hasil dari wawancara dengan kepala tata usaha SMP Cenderawasih I yang masih menerapkan metode-metode lama seperti menggunakan brosur untuk metode promosi mereka sangat antusias untuk menerapkan sistem IT pada metode promosi mereka.Jika SMP Cenderawasih I siap untuk menerapkan sistem IT pada metode promosinya, akan menciptakan keuntungan-keuntungan. Seperti pembangunan citra sekolah, pada saat ini penerapan sistem promosi sekolah melalui media internet masih sangat jarang dilakukan oleh pihak sekolah tingkat menengah. Oleh karena itu ini menjadi batu loncatan untuk SMP Cenderawasih I untuk memberitahukan kepada sekolah-sekolah pesaing bahwa SMP Cenderawasih I siap dalam penerapan IT pada sistem sekolahnya sehingga orang tua siswa semakin berminat unutk mendaftarkan anaknya untuk bersekolah disini, selain itu media internet sangat baik untuk para orang tua siswa yang memiliki kesibukan yang sangat tinggi sehingga mereka bisa melihat fasilitas-fasilitas dan keunggulan-keunggulan dari SMP Cenderawasih I. Karena SMP Cenderawasih I memiliki fasilitas yang cukup mumpuni antara lain seperti lapangan yang besar, kapasitas ruang kelas yang baik, fasilitas setiap ruangan ber-ac, ruang komputer, ruang audio visual, jumlah ruangan yang banyak, fasilitas pemfokusan kepada siswa kelas IX dengan ruangan kelas terpisah dari kelas VII dan VIII sehingga para siswa kelas IX yang ingin focus untuk UN bisa lebih berkonsetrasi, selain itu terdapat banyak ekstrakurikuler yang aktif seperti futsal, American football, serta
masih banyak lagi. Guru-guru yang masih muda dan memiliki kompetensi yang baik menjadikan para siswa SMP Cenderawasih I dipersiapkan agar semakin matang untuk menempuh segala ujian baik untuk naik ke jenjang SMA ataupun untuk perlombaan diberbagai kompetisi antar sekolah menengah pertama.
2. Analisa data sekolah
Hasil dari wawancara dengan salah satu guru di SMP Cenderawasih I, SMP Cenderawasih I masih menggunakan sistem sederhana dalam penyampaian nilai-nilai kepada anak muridnya.Yaitu menggunakan pendataan satu persatu, jika ada kesalahan pada pemeriksaan guru mengalami kesulitan untuk melakukan update data untuk nilai siswa yang salah dalam pemeriksaan.Selain itu jika ada siswa pindahan pendataan semakin berantakan karena tidak ada diabsensi siswa.Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan jika guru-guru saat ini sudah siap untuk menerapkan sistem IT pada pendataan sekolahnya.Dengan adanya sistem IT SMP Cenderawasih I bisa mengatasi kesulitan-kesulitan guru atau tata usaha untuk melakukan update data. Seperti update nilai, update siswa baru, dan lain-lain. Jika guru mengalami kesalahan dalam pemeriksaan guru bisa langsung segera updatedata nilai siswa tersebut sehingga tidak terlalu lama mengalami kesalahan, melalui account yang hanya bisa diaccsess oleh guru tersebut, jadi lebih spesifik dalam update data nilai tersebut. Guru akan diberikan account berdasarkan NIP-nya atau sekolah bisa saja meminta untuk
menggunakan data lain seperti nama atau ID yang khusus dibuat untuk guru-guru SMP Cenderawasih I karena NIP seluruh guru memiliki NIP jika menggunakan ID dari SMP Cenderawasih I akan menambah kesan unik pada sistem.
3. Analisa data-data acara
Hasil analisa dari wawancara dengan kepala tata usaha SMP Cenderawasih I, SMP Cenderawasih I sering melakukan acara-acara atau perlombaan-perlombaan tiap tahunnya untuk meningkatkan citra dan sekaligus untuk mempromosikan sekolah ini. Dari hal ini saya menangkap bahwa dari media perlombaan-perlombaan ini dapat dimasukkan dalam berita utama pada SMP Cenderawasih I, misalnya sekolah SMP Cenderawasih I mengadakan perlombaan futsal, perlombaan menari, perlombaan cerdas cermat, dan lain-lain berita ini akan dimasukkan kedalam sistem IT sekolah tersebut dan banyak menarik peminat dari sekolah-sekolah diluar wilayah Cilandak karena SMP Cenderawasih I hanya memfokuskan pada wilayah Cilandak saja. Oleh karena itu dengan penyebaran berita sekolah ini melalui media internet sangat menguntungkan karena berbagai sekolah akan menghubungi SMP Cenderawasih I untuk melakukan pendaftaran untuk masuk pada acara tersebut. Selain itu dengan penyebaran acara melalui media internet dapat menarik sponsor untuk mendanai perlombaan tersebut sehingga acara semakin meriah dan besar dan menjadi event wajib tiap tahunnya.
4. Analisa sistem registrasi
Hasil analisa dari wawancara dengan kepala tata usaha SMP Cenderawasih I yang menyatakan masih menggunakan metode lama untuk pendaftaran, yaitu pendaftaran secara langsung datang kesekolah.Hal ini memang memiliki keuntungan namun juga memiliki sisi lemahnya, dari sisi keuntungannya dengan menerapkan metode registrasi secara langsung sekolah bisa mendapatkan data secara akurat karena langsung dari sumber yang ingin mendaftar sekolah tidak ada yang terlewat sedikitpun. Namun sisi kelemahannya cukup banyak karena SMP Cenderawasih I berada di kompleks deplu cipete yang tempatnya cukup terisolir sehingga orang tua siswa yang baru pertama kali kesana akan mengalami kesulitan untuk menemukan sekolah tersebut walaupun dengan alamat yang jelas sekalipun, selain itu sisi lemahnya dengan menggunakan metode pendaftaran secara manual data harus dicatat didalam kertas dengan tumpukan yang begitu banyak tidak mustahil ada beberapa kertas dari pendaftar yang hilang, itu sangat merugikan bagi pihak sekolah. Ada pula orang tua siswa yang tidak mau repot-repot mendaftarkan anaknya langsung ke sekolah karena kesibukan pekerjaan mereka, jika menggunakan sistem IT para orang tua siswa yang sibuk tetap bisa mendaftarkan anak muridnya ke sekolah ini tanpa harus mendatangi sekolah tersebut. Lebih efisien karena data yang masuk akan disimpan di database sehingga tidak ada data yang hilang jika orang tua siswa melakukan registrasi dengan benar, dengan nafigasi yang baik
diharapkan orang tua siswa yang kurang mengerti internet sekalipun bisa melakukan registrasi.
Dari keempat analisa diatas sistem IT akan sangat membantu SMP Cenderawasih baik dalam promosi, pembangunan citra, mendata murid dan nilai, menarik sponsor, serta melakukan pendataan registrasi secara mudah dan efisien.
3.2 Rancangan Sistem yang Diusulkan 3.2.1 Rancangan Umum Sistem
Perancangan sistem yang digunakan untuk merancang sistem karya penulis merupakan metode UML yang merupakan usecase diagram.
3.2.1.1 Use-case Diagram
Pada gambar usecase diagram admin menjelaskan peranan dan hak akses admin, dimana admin dapat melakukan proses login, add, edit, view, dan delete data master, tugas admin yang lain adalah melakukan backup dan restore database.
Gambar 3.3 Usecase Diagram Kesiswaan
Pada usecase diagram kesiswaan menjelaskan peran kesiswaan dalam melakukan input data siswa, mengedit data siswa, dan view data siswa. Maksud dari hal-hal tersebut adalah untuk menentukan para siswa SMP Cenderawasih I untuk berhak naik kelas serta ditempatkan dikelas yang bisa ditentukan oleh kesiswaan, sedangkan untuk calon siswa kesiswaan bertanggung jawab untuk menginput data siswa yang telah diberikan status layak diterima SMP Cenderawasih I.
Gambar 3.4 Usecase Diagram Guru
Pada usecase diagram guru dijelaskan peran guru dalam sistem ini, guru bertugas untuk menginput nilai siswa, mengedit nilai siswa, dan bisa melakukan view nilai siswa, selain itu guru juga bisa mengakses jadwal mengajar secara online.
Gambar 3.5 Usecase Diagram Siswa
Pada usecase diagram siswa dijelaskan hak akses siswa dalam sistem ini, siswa dapat mengakses data jadwal belajar serta melihat data nilai secara online.
Gambar 3.6 Usecase Diagram UserBebas
Pada usecase diagram userbebas dijelaskan hak akses yang bisa dilakukan oleh userbebas. Userbebas adalah user yang membukan website tanpa melakukan login terlebih dahulu, userbebas dapat mengakses main page, view profile sekolah, input data pendaftar, edit data pendaftar, dan view data pendaftar.
Tapi untuk usecase diagram kesiswaan, guru, dan siswa masih belum diterapkan pada aplikasi ini, dikarenakan ketidak siapan data untuk untuk diinputkan kedalam aplikasi.
3.2.2 Rancangan Database
Rancangan database website SMP Cenderawasih I menggunakan Class Diagram dan berikut adalah:
Class Diagram
Dan juga spesifikasi tabel untuk masing-masing entity yang dibuat: Table name :MsPendaftar
Primary Key : Kd_daftar
Field Type Length Default Description
Kd_daftar VARCHAR 10 NOT NULL Kode Pendaftar
Nama CHAR 40 NULL Nama Pendaftar
NIS CHAR 20 NULL NIS Pendaftar
NISN CHAR 20 NULL NISN Pendaftar
Gender
Table 3.9tabel MsPendaftar
Table Name :MsTransaction Primary Key : Kd_trans
Field Type Length Default Description
Kd_Trans VARCHAR 10 NOT NULL Kode Transaksi
Kd_daftar VARCHAR 10 NOT NULL Kode Pendaftar
Table Name : DetailTransaction Primary Key : Kd_detail
Field Type Length Default Description
Kd_Detail VARCHAR 10 NOT NULL Kode Detail
Kd_Trans VARCHAR 10 NOT NULL Kode Transaksi
Kd_daftar VARCHAR 10 NOT NULL Kode Pendaftar
Nama CHAR 40 NULL Nama Pendaftar
Table 3.11tabel DetailTramsaction
Table Name : Admin Primary Key : Username
Field Type Length Default Description
Username VARCHAR 10 NOT NULL Username
Password VARCHAR 10 NOT NULL Password
Table 3.12tabel Admin
Table Name : MsProfile Primary Key : kd_profile
Field Type Length Default Description
Kd_Profile VARCHAR 10 NOT NULL Kode Profile
Table Name : MsInformasi Primary Key : kd_info
Field Type Length Default Description
Kd_info VARCHAR 10 NOT NULL Kode Informasi
Table 3.14tabel MsInformasi
Table Name : MsGallery Primary Key : kd_gallery
Field Type Length Default Description
Kd_gallery VARCHAR 10 NOT NULL Kode Gallery
Table 3.15tabel MsGallery
Table Name : MsAbout Primary Key : kd_about
Field Type Length Default Description
Kd_about VARCHAR 10 NOT NULL Kode About Us
3.2.3 Rancangan Layar(Story Board) 1) Halaman Awal Website
2) Halaman History Sekolah
3) Halaman Visi Misi Sekolah
4) Halaman Fasilitas Sekolah
5) Halaman Daftar Guru yang diSekolah
6) Halaman Struktur Sekolah
7) Halaman Struktur Tata Usaha
8) Halaman Formulir Pendaftaran Online
9) Halaman Aturan dan Prosedur
10) Halaman Sistem PSB Online
11) Halaman Hasil Seleksi Siswa
12) Halaman Foto-foto Galleries
13) Halaman About Us
14) Halaman Admin Login
15) Halaman Edit Information
16) Halaman Edit Profile
17) Halaman Edit Pendaftaran
18) Halaman Edit PSB
19) Halaman Edit Teacher
20) Halaman Edit Student
21) Halaman Edit Users
22) Halaman Edit Galleries
23) Halaman Edit Artikel
24) Halaman Edit Teacher
3.2.4 Rancangan Navigasi Layar
Rancangan navigasi layar menggunakan STD, dan berikut adalah rancangan navigasi layar untuk tiap layar :
1. Navigasi Layar Home
2. Navigasi layar profile sekolah
3. Navigasi Layar Pendaftaran
4. Navigasi Gallery
5. Navigasi Layar About US
6. Navigasi Layar Admin Login
7. Navigasi Layar Admin Information
8. Navigasi Layar Admin Profiles
9. Navigasi Layar Admin PSB
10. Navigasi Layar Admin Teacher
11. Navigasi Layar Admin Stundent
12. Navigasi Layar Admin Users
13. Navigasi Layar Admin Galleries
14. Navigasi Layar Admin Articles
15. Navigasi Layar Admin Events
16. Navigasi Layar Admin File Manager Library
3.2.5 Rancangan Program
Rancangan program dari website SMP Cenderawasih I ini akan dijelaskan dengan Activity diagram dan sequence diagram pada gambar-gambar dibawah ini.
3.2.5.1 Activity Diagram
Gambar 3.58 Activity Diagram Admin Menu Information
Gambar 3.60 Activity Diagram Admin Menu Teacher
Gambar 3.62 Activity Diagram Admin Menu Users
Gambar 3.64 Activity Diagram Admin Menu Gallery
Gambar 3.66 Activity diagramAdminMenu Daftar PSB
3.2.5.2Sequence Diagram
Gambar 3.68 Sequence Diagram Admin Login
Gambar 3.70 Sequence Diagram Admin Halaman Profiles
Gambar 3.72 Sequence Diagram Admin Halaman Students
Gambar 3.74 Sequence Diagram Admin Halaman Articles
Gambar 3.76 Sequence Diagram Admin Halaman Galleries
Gambar 3.79 Sequence Diagram Pendaftar Halaman Pendaftaran
3.2.6 Rancangan Arsitektur Sistem
Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan masing-masing.Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisiendiperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda.
Gambar 3.79 Rancangan Arsitektur System
3.2.7 Rancangan Keamanan Sistem
Website promosi dan sistem IT pada SMA Cenderawasih I ini juga dilengkapi dengan sistem keamanan. Berikut ini beberapa sistem keamanan yang digunakan untuk website ini:
a. Account
Siapapun bisa mengakses website ini.Dihalaman website ini user hanya dapat melihat dan membaca berbagai macam artikel, berita, melakukan pendaftaran PSB secara online, melihat dokumentasi dari sekolah dan mengambil hasil dokumentasi yang di perlihatkan di halaman tersebut.
b. Login
Keamanan yang selanjutnya adalah login.Dalam hal ini hanya bisa dilakukan oleh administrator.Jadi user biasa hanya bisa mengakses halaman website yang memang di peruntukkan untuk umum.
Dihalaman administrator baru dipakai keamanan login karena disini administrator bertugas untuk mengelola data-data yang berkaitan dengan lingkungan sekolah, proses pembelajaran disekolah, dan semua kegiatan yang berlangsung didalam atau kegiatan yang berlangsung diluar tetapi semuanya berhubungan dengan sekolah.Ini semua menghindar dari user-user yang tidak bertanggung jawab dalam mengelelola data-data, jadi hanya satu user yang diberi tanggung jawab untuk mengelelola data yang mempunyai ID dan Password untuk login.
c. Logout
Sistem logoutpun harus ada yaitu untuk keluar dari sistem login sehingga fitur-fitur yang telah diedit oleh administrator bisa.Dengan begitu tidak ada lagi user yang dapat mengubah data-data setelah bagian administrator mengubah data.
d. Database
Pada pembuatan website sekolah ini menggunakan media penyimpanan data yaitu database. Dengan menggunakan database, setiap data yang masuk akan disimpan dan hanya bisa diakses oleh user-user tertentu yang memiliki hak akses untuk mengelola database.
e. AuthenticatikasiDenganSession
Autentikasi adalah suatu mekanisme untuk mengatur hak akses suatu halaman web, biasanya diawali dengan adanya proses login. Dimana user diminta menginput user id dan password. Jika berhasil
login anda berhak masuk ke suatu halaman, jika tidakanda tidak akan bisa masuk ke halaman tersebut
Session adalah sebuah variabel sementara yang diletakkan di server.Di mana PHP bisa mengambil nilai yang tersimpan di server walaupun kita membuka halaman baru. Biasanya sessionakan hilang jika anda menutup browser.
