BAB 3
PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS SISTEM
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi didirikan pada tahun 1978 oleh Ir. Pui Sudarto dan Ir. Ben Susanto, kemudian perusahaan ini disahkan oleh notaris Winanto Wiryomartani,S.H dengan nomor 196 pada tahun 1990. Setelah itu pada tahun 1992 PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi mendapatkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman No.C2-4617HT.01.01. Kini PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi telah berevolusi menjadi sebuah kontraktor bangunan yang terkenal di Indonesia. Sesuai dengan nama perusahaan, pertama kali perusahaan ini memulai bisnis dengan mengembangkan struktur baja tetapi setelah itu selama 20 tahun, bisnis perusahaan terus berkembang, keahlian perusahaan telah diperluas untuk jenis bangunan lain juga seperti kantor, mal, plaza, hotel, bangunan, pendidikan dan lainnya. Dalam rangka untuk meningkatkan pelayanan kepada client, PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi memiliki 200 profesional yang berpengalaman di bidangnya. Dengan pengalaman di bidangnya beserta sumber daya manusia yang besar, lebih memungkinkan perusahaan terus tumbuh dalam menjadi pimpinan di bidang perindustrian.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi dari perusahaan yaitu untuk menjadi salah satu kontraktor umum yang terkemuka dengan dukungan dari para staff kami, pengalaman, dan nilai-nilai inti : integritas, kerja tim dan layanan pelanggan yang berorientasi pada pola pikir.
Misi dari perusahaan yaitu untuk menyediakan layanan berkualitas, tepat waktu dan jaminan kepuasan pelanggan.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Utama
PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang konstruksi bangunan. Adapun kegiatan bisnis utamanya adalah sebagai kontraktor umum di Indonesia yang telah berhasil menyelesaikan ratusan industri, komersial dan proyek perumahan.
3.1.4 Struktur Perusahaan
Untuk dapat menjalankan kegiatan bisnisnya dengan baik maka PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi membentuk suatu struktur organisasi. Dimana dalam susunan struktur organisasi, semua pihak saling berhubungan, memiliki sistem manajemen yang sudah baik dan masing-masing tugas untuk bagian yang terkait sudah terspesifikasikan dengan baik maka tujuan perusahaan diharapkan akan segera tercapai.
Adapun setelah ini adalah struktur organisasi PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi.
Gambar 3.1 Struktur Orga
nisasi PT. Pulau Intan
Bajaperkasa Konstruksi
(Sumber : Company profile PT. Pulau
3.1.5 Tugas dan Wewenang
Finance, Accounting & Commercial Director Tugas dan Wewenang
1. Bertanggung jawab kepada President Director
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja. 3. Menandatangani Bukti Pengeluaran Kas/Bank.
4. Memeriksa kebenaran laporan mingguan yang diserahkan oleh Bagian Finance & Accounting.
5. Mengarsip laporan mingguan yang diberikan oleh Bagian Finance & Accounting.
6. Bertanggung jawab terhadap rekening-rekening di bank. 7. Menetapkan kebijakan dalam bidang keuangan.
8. Menetapkan anggaran perusahaan. 9. Menyusun peraturan perusahaan.
10. Meninjau kenaikan berkala upah karyawan. 11. Mengefisiensikan biaya umum perusahaan.
Wewenang
1. Memberikan kuasa kepada Assistant Finance Director jika Finance Director berhalangan.
Operational Director Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada President Director.
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.
3. Mencari order proyek dan ikut menjalankan fungsi marketing di bawah koordinasi Vice President Director.
4. Memastikan pembiayaan proyek yang ditanganinya sesuai dengan Rancangan Anggaran Proyek yang sudah ditetapkan.
5. Memantau jalannya pelaksanaan proyek agar sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
6. Mengurus perijinan yang diperlukan agar proyek dapat berjalan sesuai waktu yang sudah disepakati dengan pemberi tugas.
7. Memberikan laporan bulanan kemajuan proyek pada rapat direksi. 8. Menunjuk Project Manager/Project Officer & membentuk team inti
proyek.
9. Memimpin & mengarahkan seluruh project manager/project officer dalam kegiatan operasional proyek untuk mencapai biaya, mutu & waktu yang telah disepakati.
10. Meninjau & memberikan persetujuan terhadap Project Quality Plan. 11. Operational Director menerima Surat Perintah Kerja/Kontrak &
mereviewnya. Kalau Operational Director tidak menerima Surat Perintah Kerja/Kontrak, maka Operational Director meminta Finance
and Accounting Manager untuk membuat Surat Perintah Kerja/Kontrak.
Wewenang
1. Menentukan harga jual proyek yang ditanganinya.
Finance & Accounting Manager Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memastikan dibuatnya laporan-laporan yang benar mengenai keuangan perusahaan (jurnal pengeluaran, jurnal hutang proyek, neraca, rugi-laba dan biaya produksi).
2. Memastikan dibuatnya laporan penerimaan dan pengeluaran uang. 3. Memastikan kelengkapan dan kebenaran bukti-bukti pengeluaran uang
(kwitansi), penerimaan barang (surat jalan) dan berkas tagihan.
4. Memeriksa laporan mingguan yang dibuat oleh bagian-bagian yang dibawahinya.
5. Memastikan dibuatnya bukti pengeluaran kas.
6. Memastikan transaksi penerimaan/pengeluaran uang baik di bank ataupun tunai, berlangsung dengan baik dan terkendali.
7. Memastikan dilakukannya pembuatan dan pencatatan faktur pajak keluar serta pencatatan faktur pajak masuk.
9. Memastikan pembuatan surat setoran pajak perorangan dan pelaporannya ke kantor pajak.
10. Mengkoordinir pembayaran pajak (PPH 21, PPH 23, PPH 25, PPn), pelaporannya ke kantor pajak dan pengarsipan berkas-berkasnya. 11. Bertanggung jawab memastikan bahwa masalah-masalah perpajakan
yang timbul ditangani dengan semestinya. 12. Memastikan dibuatnya laporan piutang.
13. Memantau pengaturan sirkulasi barang/aset dan koperasi karyawan PI pusat.
14. Memastikan dibuatnya penagihan ke owner berikut dokumentasi yang diperlukan.
15. Mengkoordinir monitoring Berita Acara progress di lapangan, pembuatan proyeksi cashflow dan pembuatan proyeksi uang masuk/ keluar perusahaan secara keseluruhan.
16. Memastikan dibuat dan ditandatangani surat perjanjian ke owner yang baik secara hukum dan memberikan keuntungan yang optimal.
17. Memastikan pengarsipan yang baik dari surat-surat perjanjian yang telah ditandatangani kedua belah pihak.
18. Mengkoordinir penyiapan surat pengantar ke owner dan tanda terimanya, penyiapan premi hadir karyawan kantor pusat dan pembuatan laporan kas kantor pusat setiap awal bulan.
Wewenang
1. Memberikan persetujuan atas dikeluarkannya sejumlah uang untuk keperluan proyek.
Commercial Manager Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada Finance, Accounting & Commercial Director.
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.
3. Bertanggung jawab memastikan perhitungan biaya supplier & subkon ∗ Rancangan Anggaran Proyek.
4. Memeriksa Purchase Order yang telah dibuat oleh bagian Purchasing. 5. Bekerja sama dengan Project Manager, mengadakan tender bagi
calon-calon subkontraktor.
6. Membuat Surat Perintah Kerja subkontraktor.
7. Meminta pengesahan Surat Perintah Kerja ke President Director. 8. Mendistribusikan Surat Perintah Kerja dan copy-nya ke pihak-pihak
yang terkait.
9. Melakukan penilaian bagi supplier/subkontraktor yang akan dimasukkan daftar rekanan.
10. Memastikan pendistribusian form evaluasi dan pengolahan data hasil evaluasi terhadap kinerja supplier/subkontraktor.
11. Memberikan surat peringatan kepada supplier/subkontraktor yang kinerjanya buruk.
12. Mencoret supplier/subkontraktor yang telah 5 kali berturut-turut mendapatkan surat peringatan, dari daftar rekanan.
13. Memeriksa Laporan Alat Bulanan.
14. Memastikan tidak terjadi korupsi ataupun penerimaan suap pada staff-staff yang ada di bawahnya.
15. Mensupport kelancaran pelaksanaan proyek yang berhubungan dengan segi biaya, mutu dan waktu.
16. Mengatur tugas dan tanggung jawab para staff-nya.
Wewenang
1. Menentukan calon supplier/subkontraktor yang akan ditunjuk.
2. Memberi persetujuan atas tagihan Pulau Intan Bangunan ke masing-masing proyek.
Project Manager
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada Operational Director.
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.
3. Mempelajari dokumen kontrak dan spesifikasinya (segi biaya, mutu dan waktu).
4. Melakukan evaluasi/klarifikasi Rancangan Anggaran Proyek & menyusun Rancangan Anggaran Proyek berjalan.
5. Menentukan strategi dan metode pelaksanaan pekerjaan proyek dan schedule (master schedule, man-power schedule, equipment schedule). 6. Menentukan pekerjaan subkon, mengatur dan mengkoordinir subkon
dalam melaksanakan pekerjaannya. 7. Menyusun Project Quality Plan.
8. Memantau & mengevaluasi kinerja Pulau Intan sendiri, subkon dan supplier.
9. Merencanakan dan mengatur cash flow proyek sehingga pengeluaran (out) tidak lebih besar dari penerimaan (in), dan juga cash-out tidak boleh lebih dari yang dianggarkan.
10. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang timbul selama proses kegiatan konstruksi (proses persiapan, pelaksanaan, serah terima dan masa pemeliharaan).
11. Mengatur dan memastikan pelaksanaan proyek secara keseluruhan berjalan dengan baik, dari segi biaya, mutu dan waktu.
12. Bekerja sama, berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal (pemberi tugas, subkon, aparat, dll.) untuk hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek.
13. Membuat laporan pekerjaan yang menyangkut aspek realisasi biaya, progress, Non-Conforming Report dan keluhan pelanggan.
14. Menandatangani dan mengajukan claim pekerjaan tambah kurang ke pihak owner.
15. Bertanggung jawab sampai proses serah terima proyek ke owner.
Wewenang
1. Menentukan sumber daya manusia untuk proyek yang ditanganinya. 2. Menentukan upah pekerja borongan (mandor) sesuai kerangka
Rancangan Anggaran Proyek.
3. Memberikan persetujuan pelaksanaan pekerjaan sebelum diajukan ke owner.
4. Memberikan persetujuan material sebelum diajukan ke owner. 5. Mengeluarkan instruksi pengadaan material.
6. Memberikan persetujuan mengenai progress pekerjaan dan pembayaran, untuk mandor dan subkon.
7. Menentukan atau memberi persetujuan mengenai penanganan masalah-masalah yang terjadi di proyek.
Accounting
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada Finance & Accounting Manager. 2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.
3. Membuat jurnal pengeluaran perusahaan (baik pengeluaran dari kantor pusat maupun dari proyek).
4. Bertanggung jawab atas bukti-bukti pengeluaran uang (kwitansi) dan bukti-bukti penerimaan barang (surat jalan/faktur).
5. Membuat jurnal hutang proyek.
6. Membuat neraca, rugi-laba dan biaya produksi.
7. Membuat laporan mingguan yang dilaporkan ke Finance & Accounting Manager.
8. Memeriksa kebenaran dan kelengkapan berkas tagihan. 9. Membuat bukti pengeluaran kas.
Wewenang
1. Memberikan satu kali kas bon kepada Project Manager untuk keperluan proyek.
Finance
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada Finance & Accounting Manager. 2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja. 3. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang.
4. Melakukan transaksi penerimaan/pengeluaran uang baik di bank ataupun kas.
5. Membuat dan mencatat faktur pajak keluar. 6. Mencatat faktur pajak masuk.
8. Membuat Laporan Piutang.
9. Mengatur Sirkulasi Barang/Aset dan koperasi karyawan Pulau Intan pusat.
10. Membuat penagihan ke owner berikut dokumentasi yang diperlukan. 11. Memonitoring Berita Acara progress di lapangan ke Project Manager. 12. Membuat proyeksi uang masuk dan uang keluar untuk perusahaan
secara keseluruhan.
13. Membuat jurnal piutang & menerima hasil tagihan piutang. 14. Membuat proyeksi cashflow.
15. Membuat laporan mingguan yang dilaporkan ke Finance & Accounting Manager.
Wewenang
1. Menyetujui/menolak barang/alat yang hendak dimutasikan.
2. Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan proyek setelah mendapat persetujuan dari Finance & Accounting Manager.
Administration
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada Finance & Accounting Manager. 2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.
3. Menyiapkan surat pengantar untuk owner berikut tanda terima atas berkas yang diterima owner.
4. Menyiapkan premi hadir untuk Karyawan kantor pusat. 5. Membuat laporan kas kantor pusat setiap awal bulan.
6. Membina komunikasi dengan bagian lapangan untuk memonitor progress proyek.
7. Membuat kwitansi dan faktur PPn untuk owner.
8. Meminta fotocopy Surat Perintah Kerja (kontrak) ke bagian Surat Perintah Kerja/Kontrak.
9. Meminta laporan progress lapangan berupa Berita Acara dan foto progress.
10. Menyiapkan surat pengantar untuk owner berikut tanda terima atas berkas yang diterima owner.
11. Mengirimkan surat pengantar berikut kwitansi, faktur PPn, fotocopy Surat Perintah Kerja/kontrak, Berita Acara/foto & laporan progress lapangan ke owner.
12. Mengarsip tanda terima atas berkas-berkas yang telah diterima owner. 13. Meng-follow up pembayaran yang jatuh tempo sesuai perjanjian
setelah berkas-berkas tagihan (kwintansi, faktur PPn, Berita Acara, foto lapangan, dll) diterima owner.
14. Menyerahkan giro bank dari owner atas pembayaran proyek yang telah rampung ke bagian Finance.
Wewenang
1. Mengingatkan bagian lapangan untuk memperbaiki bagian-bagian bangunan yang mengalami kerusakan sesuai keluhan owner sebelum/sesudah pembayaran dilunasi oleh owner.
2. Menghubungi/mengingatkan owner atas pembayaran yang telah jatuh tempo (setelah berkas-berkas kwitansi, dll diterima oleh owner).
3. Memberikan perintah kepada kurir untuk mengambil pembayaran dari owner dan dokumen yang berhubungan dengan tagihan.
Purchasing
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab pada Commercial Manager.
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja. 3. Mencari calon supplier.
4. Membuat daftar rekanan supplier.
5. Mendapatkan jatah bahan dan Delivery Order dari proyek yang sudah disetujui oleh Project Manager.
6. Meminta penawaran harga dan membuat perbandingan harga. 7. Membuat Purchase Order.
Wewenang
1. Menentukan supplier yang akan ditunjuk atas persetujuan Commercial Manager.
Pulau Intan Bangunan (Inventory Staff) Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengisi harga item-item di surat jalan.
2. Menagih ke keuangan (pemindahan buku berdasar pengeluaran kas, surat jalan, bukti penerimaan barang).
3. Pengendalian stok Pulau Intan Bangunan.
Wewenang
1. Menentukan harga barang-barang Pulau Intan Bangunan yang digunakan oleh proyek.
Electronic Data Processing Manager Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab kepada Finance, Accounting & Commercial Director.
2. Menerapkan sistem manajemen mutu dalam pekerjaan sehari-hari & mensosialisasikannya kepada sesama rekan dalam 1 unit kerja.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses pelaksanaan tugas-tugas staff Electronic Data Processing melalui meeting koordinasi mingguan dan laporan rutin Electronic Data Processing.
4. Memonitor keluarnya inventaris komputer melalui Surat Jalan inventaris komputer dan daftar inventaris komputer.
5. Mengkoordinasi pembuatan program internal Pulau Intan.
6. Mengkoordinasi pengadaan bantuan teknis staff Electronic Data Processing ke site office.
7. Melaporkan hasil pencapaian Quality Objective kepada Quality Manager Representative.
8. Menjalankan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh atasan langsung maupun atasan tak langsung.
Wewenang
1. Menandatangani Surat Jalan inventaris komputer.
2. Menugaskan staff Electronic Data Processing ke proyek yang memerlukan bantuan teknis teknologi informasi.
Electronic Data Processing Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab kepada Electronic Data Processing Manager. 2. Menerapkan sistem manajemen mutu dalam pekerjaan sehari-hari &
3. Memeriksa kondisi awal komputer baru. Jika kondisinya buruk, maka mengurus penukarannya pada supplier komputer.
4. Memantau inventaris teknologi informasi equipment (membuat daftar inventaris, memberi nomor inventaris dan mencatat lokasi pengguna). 5. Memelihara teknologi informasi equipment yang ada di kantor pusat
dan melakukan pengecekan teknologi informasi equipment di kantor pusat setiap 6 bulan sekali.
6. Memperbaiki teknologi informasi equipment yang ada selama masih dapat ditangani sendiri.
7. Mengatur & memonitor perbaikan oleh pihak luar, untuk teknologi informasi equipment yang tidak bisa ditangani sendiri.
8. Membuat laporan kerusakan, teknologi informasi equipment. 9. Mengatur pembelian hardware yang diperlukan.
10. Memasang dan memperbaiki instalasi networking (kantor & proyek). 11. Mengantisipasi kemungkinan kerusakan pada mesin handkey yang ada
di kantor dan di proyek.
12. Mengatur pengiriman teknologi informasi equipment ke proyek yang membutuhkan.
13. Men-support user dalam penggunaan aplikasi dan trouble shootingnya. 14. Menyediakan kebutuhan komputer bagi user baru (kantor pusat
maupun proyek) sesuai dengan Delivery Order yang dibuat.
15. Memelihara database program dengan membackup database yang ada secara berkala.
16. Menangani masalah secara keseluruhan untuk teknologi informasi equipment.
17. Maintenance servers (file server, mail server, web server). 18. Mengkoordinasi akses internet.
19. Menjalankan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh atasan langsung maupun atasan tak langsung.
Wewenang
1. Menentukan baik tidaknya kondisi komputer yang baru dibeli, dan menukarnya pada supplier komputer yang bersangkutan.
Assistant President Director dan Deputy President Director Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab kepada President Director dan Deputy President Director.
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam pekerjaan sehari-hari. 3. Memeriksa draft kontrak antara Pulau Intan dengan owner.
4. Memeriksa Surat Perintah Kerja dan Surat Perjanjian ke subkontraktor. 5. Memonitor proses pengadaan Subkontraktor oleh staff di divisi
subkontraktor melalui laporan monitoring schedule pengadaan subkontraktor dan rapat mingguan divisi subkontraktor.
7. Menjalankan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh President Director dan DPD.
Wewenang
1. Bersama-sama dengan Operational Director menandatangani Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian antara Pulau Intan dengan owner dan semua perubahan ada Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian tersebut. 2. Bersama-sama dengan Operational Director menandatangani Surat
Perintah Kerja/Surat Perjanjian antara Pulau Intan dengan Subkon dan semua perubahan ada Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian tersebut. 3. Menyetujui komparasi Harga Subkon dan Komparasi Harga supplier. 4. Menandatangani Laporan Monitoring Schedule Pengadaan Subkon.
Logistic
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab secara umum terhadap kelancaran dukungan material selama masa pelaksanaan konstruksi.
2. Memastikan tercapainya kualitas material dipasok sesuai persyaratan yang ditentukan dan tercapainya kuantitas material dipasok sesuai yang tertera dalam surat permintaan barang (delivery order).
3. Memastikan kelancaran arus pemakaian material dalam proyek berupa pengaturan perletakan material baik yang disupply Pulau Intan atau subkontraktor.
4. Memeriksa secara rutin material dipasok untuk memastikan terpeliharanya kualitas material selama dalam penyimpanan.
5. Melaporkan kondisi stok material kepada atasan langsung.
Wewenang
1. Bertindak kemudian melapor dan melakukan klarifikasi kepada pemasok untuk kemudian menerima atau menolak pasokan material yang tidak memenuhi persyaratan kualitas atau kuantitas.
2. Bertindak kemudian melapor: berdasarkan pemeriksaan berkala melarang penggunaan material berkatagori rusak atau mutu turun dan melakukan pemisahan lokasi.
Site Manager
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab secara umum terhadap proses transformasi gambar kerja ke hasil akhir pekerjaan sesuai metode pelaksanaan dan spesifikasi mutu produk yang ditetapkan.
2. Pra konstruksi: mempelajari gambar kerja dan metode pelaksanaan pekerjaan.
3. Berdasar jadwal mingguan membuat detail perencanaan material, alat dan alokasi tenaga kerja (mandor dan subkontraktor).
4. Mengajukan dan memastikan tersedianya ijin pelaksanaan pekerjaan yang disetujui pemberi tugas.
5. Memastikan kesiapan lapangan, ketersediaan material serta alat kerja untuk pelaksanaan pekerjaan.
6. Memastikan kesiapan tenaga kerja (mandor atau subkontraktor) dalam jumlah yang cukup.
7. Memastikan setiap proses konstruksi di lapangan sesuai dengan metode pelaksanaan yang tercantum dalam Project Quality Plan.
8. Membagi tugas pengawasan lapangan/supervisi sesuai jenis pekerjaan, luasan area kerja maupun shifting pengawasan/pembagian waktu kerja. 9. Melakukan pemesanan dan memonitor status pemesanan/permintaan
material.
10. Bersama dengan Chief Engineer dalam penentuan progress mingguan. 11. Membuat laporan harian dan mingguan untuk diserahkan kepada
atasan langsung.
12. Bekerja sama dengan Site Manager lain dalam koordinasi pemakaian alat, material dan urutan pekerjaan.
13. Secara berkala berkoordinasi dengan General Affair untuk melakukan outsourcing :
- Kalibrasi alat-alat ukur.
- Perbaikan alat/mesin yang perlu penanganan khusus (misalnya : overhaul).
14. Merekapitulasi gaji tenaga kerja harian di bawah koordinasi Pulau Intan.
Wewenang
1. Bertindak tanpa melapor untuk mengatur urutan pekerjaan, tanpa mengubah kualitas akhir mutu produk termasuk penyesuaian/modifikasi pelaksanaan yang bertujuan peningkatan efektifitas kerja.
2. Bertindak tanpa melapor untuk menghentikan sementara pelaksanaan pekerjaan yang menyimpang dari ketentuan, menentukan tindakan perbaikan serta melanjutkan pelaksanaan.
3. Bertindak kemudian melapor apabila menerima atau menolak hasil pelaksanaan pekerjaan lapangan (mandor atau subkontraktor).
4. Bertindak kemudian melapor untuk menerima instruksi pemberi tugas dalam pelaksanaan pekerjaan sejauh item instruksi tercantum dalam Bill of Quantity.
3.2 Gambaran Sistem yang sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Kerja yang sedang Berjalan
Prosedur pemesanan
Sistem yang didalamnya terdapat proses pemesanan bahan baku kepada supplier, dimana dilakukan delivery order (DO) terlebih dahulu dan selanjutnya dilakukan pengecekan bahan baku.
Prosedur :
- Pemeriksaan valid tidak validnya Delivery Order oleh project manager.
- Jika valid, maka akan dikeluarkan Delivery Order yang sudah ditanda tangani oleh project manager.
- Pengecekan harga RAP/Bahan Baku oleh purchasing staff.
Gambar 3.2 Flow chart prosedur pemesanan
Prosedur pembayaran
Sistem yang mengatur segala jenis pengeluaran kas untuk membayar segala jenis bahan baku untuk proyek, peralatan kantor dan pembayaran peminjaman.
Prosedur :
- Bukti Kas (lihat lampiran L7) diterima oleh finance admin setelah dikeluarkan Kontra Bon (lihat lampiran L14).
- Transaksi diinput oleh finance admin.
- Pengecekan saldo memadai atau tidaknya oleh finance staff.
- Print slip transfer (lihat lampiran L8) serta pengecekan kembali bukti kas beserta slip transfer yang dilakukan oleh finance admin.
- Finance, Accounting & Commercial Director melakukan release transaksi berikut slip transfer.
- Pemisahan laporan berdasarkan bukti kas proyek, slip transfer dan bukti kas kantor pusat oleh finance admin dan finance staff.
- Khusus untuk bukti kas proyek dan slip transfer akan diprint sebuah laporan konfirmasi oleh finance admin.
Prosedur pembelian
Sistem yang di dalamnya terdapat proses pembelian bahan baku untuk proyek berdasarkan Rancangan Anggaran Proyek yaitu kondisi dimana setelah dilakukan pemesanan maka barang akan sampai didalam gudang disertai Bukti Penerimaan Barang atau BPB (lihat lampiran L13) dan delivery order (DO) beserta surat jalan untuk pendataan jumlah total barang didalam gudang. Jika terjadi pembelian, maka akan secara langsung memotong jatah proyek.
Prosedur :
- Pembuatan Purchase Order (lihat lampiran L9, L10 dan L11) dan jurnal Purchase Order oleh purchasing staff.
- Pemeriksaan Purchase Order dan jurnal oleh commerce manager. - Jika commerce manager setuju, maka Purchase Order dan jurnal
tersebut akan diserahkan kepada finance manager.
- Jika assistant President Director setuju, maka akan dilakukan proses pemesanan Bahan Baku berdasarkan Rancangan Anggaran Proyek. - Penyerahan Purchase Order kepada supplier dan copy Purchase
Order ke dalam file.
- Purchase Order yang sudah dibuat dari kantor pusat dikirimkan
kepada supplier.
Gambar 3.4 Flow chart prosedur pembelian
Prosedur persediaan
Sistem yang didalamnya terdapat proses pendataan jumlah bahan baku yang terdapat didalam gudang. Termasuk pendataan bahan baku yang keluar atau masuk gudang.
Prosedur masuk barang :
- Penyerahan Delivery Order dan BPB (Bukti Penerimaan Barang) untuk proyek kepada supplier.
- Jumlah bahan baku yang masuk didatakan berdasarkan Bukti Penerimaan Barang yang ada oleh staff gudang.
Gambar 3.5 Flow chart prosedur persediaan barang masuk
Prosedur keluar barang :
- Bahan baku dikeluarkan berdasarkan Delivery Order dari proyek yang bersangkutan.
- Jumlah bahan baku yang keluar untuk proyek didatakan berdasarkan surat jalan (lihat lampiran L13) yang ada.
Gambar 3.6 Flow chart prosedur persediaan barang keluar
3.2.2 Keadaan Aktual Perusahaan 3.2.2.1 Secara Umum
Pada perusahaan ini terdapat kurang lebih ada 70-100 staff yang berkerja di kantor pusat dan kurang lebih ada 50-80 staff yang bekerja di proyek, untuk permasalahan resign dalam satu tahun bisa tidak ada ataupun bisa hingga 2 staff yang resign. Hingga saat ini perusahaan sudah memiliki kurang lebih ada 130 owner dan kurang lebih ada 2000 supplier (tidak semua aktif).
Untuk penambahan owner-nya bisa bertambah satu dalam sebulan ataupun bisa bertambah satu per tahunnya dan untuk supplier kurang lebih terdapat penambahan 5 supplier dalam satu tahun.
Pemesanan
Pada pemesanan ini yang bertanggung jawab adalah Project Manager. Kemudian yang ikut berperan dalam proses sistem ini adalah Proyek Delivery Order, Logistik, Staff Manager dan Project Manager. Kurang lebih membutuhkan waktu 3 hari untuk melakukan pemesanan. Adapun untuk pemesanan bisa dilakukan kapan saja. Kurang lebih ada 50 transaksi per harinya dengan asumsi rata-rata terjadi 200-300 transaksi tiap minggu.
Pembayaran
Pada pembayaran ini yang bertanggung jawab adalah Finance Accounting & Commercial Director. Kemudian yang ikut berperan dalam proses sistem ini adalah Kontra Bon, Finance Admin, Finance Staff, Finance & Accounting Manager dan Finance Accounting & Commercial Director. Dalam pembayaran ini bisa dilakukan pada hari itu juga tetapi ada juga yang butuh waktu 1 minggu hingga 1 bulan. Selain itu transaksi pembayaran ini hanya dapat dilakukan pada hari selasa dan kamis saja. Kurang lebih ada 300-500 transaksi dalam satu minggu.
Pembelian
Pada pembelian ini yang bertanggung jawab adalah Assistant President Director. Kemudian yang ikut berperan dalam proses
sistem ini adalah Purchasing Admin, Purchasing Staff, Commercial Manager 1 & 2 dan Assistant President Director. Maksimal waktu yang diperlukan 2 hari. Sedangkan untuk pembelian ini bisa dilakukan kapan saja. Kurang lebih ada 50 transaksi dalam satu hari.
Persediaan
Pada persediaan ini tidak terdapat penambahan jenis barang baru. Selain itu terdapat persediaan 100 jenis barang dan 16 kendaraan pengangkutan. Pada transaksi penerimaan barang terdapat 96-120 transaksi tiap bulannya dan pada pengiriman barang terdapat kurang lebih 350 transaksi tiap minggu
3.2.2.2 Infrastruktur IT Hardware
Pada perusahaan ini terdapat 65 komputer, 10 printer, dan 1 scanner. Di mana dari 65 komputer tersebut terdapat 2 server dan 63 client. Pada 2 server ini, operating system yang digunakan adalah linux, dimana satu digunakan file server dan jaringan kemudian satu lagi digunakan untuk mail server. Dari 63 client, operating system yang digunakan adalah linux dan windows XP, dimana linux hanya digunakan 10% dari keseluruhannya.
Software
Aplikasi yang sedang berjalan saat ini adalah Purchase Order, kontra bon, kas dan bank, surat jalan dan EDP (electronic data processing). Adapun software ini dibuat secara inhouse.
User dari system aplikasi ini sebagai berikut :
- Purchase Order digunakan oleh Purchasing Staff - Kontra bon digunakan oleh Kontra Bon
- Kas dan Bank digunakan oleh Finance Staff - Surat Jalan digunakan oleh Purchasing Staff
- Electronic Data Processing digunakan oleh IT Staff
Bahasa pemograman yang digunakan dalam aplikasi adalah java (power builder) dengan RDBMS mysql versi 5.
Networking
Perusahaan ini mengimplementasikan topologi jaringan star. Koneksi jaringan yang digunakan adalah Local Area Network (LAN) dan internet yang berupa proxy dan wireless. Penghubung antara kantor proyek dan kantor pusat tidak menggunakan jaringan akan tetapi dalam meng-copy data menggunakan flashdisk dan Compact Disk (CD).
Adapun design topologi jaringan yang ada di dalam perusahaan, sebagai berikut :
Gambar 3.7 Topologi Jaringan PT. Pu
3.2.3 Kebutuhan Informasi Data
Kelompok Deskripsi Penyedia
Data Pengguna Data Proses Pembuatan Pemesanan Delivery Order Project Staff Logisctic Staff 1 hari
Logistic Staff Staff Manager 1 hari Purchasing Staff Manager Commerce 1 hari Total Proses 3 hari Pembayaran Bukti Kas FACD Finance Staff 1 hari
Bukti kas per proyek
Finance Staff Admin 1 hari Slip transfer Finance Admin FACD 1 hari Bukti konfirmasi transfer Finance Admin Bank 1 hari Total proses 4 hari Pembelian Purchase Order Purchasing Staff Manager Commerce 1 hari Manager Commerce Assistant PRD 0.5 hari Manager Commerce Purchasing Staff 0.5 hari Purchasing Staff Supplier 1 hari Jurnal PO Purchasing Staff Manager Commerce ‐ Manager Commerce Assistant PRD ‐ Manager Commerce Purchasing Staff ‐ Jurnal Bahan Purchasing Staff Manager Commerce ‐ Manager Commerce Assistant PRD ‐ Manager Commerce Purchasing Staff ‐ Total Proses 2 hari Persediaan Delivery Order Supplier Staff Gudang 0.5 hari
(stock Masuk)
Bukti Penerimaan Barang
Staff gudang Supplier 0.5 hari Surat Jalan (dari
supplier)
Supplier Staff gudang 1 hari Total proses 2 hari Persediaan
(stock keluar)
Delivery Order Project Staff Gudang 1 hari
Bukti Penerimaan Barang
Project Staff Gudang ‐ Surat Jalan Staff Gudang Project 1 hari
Total Proses 2 hari
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Data
3.2.4 Permasalahan yang dihadapi
Setelah menganalisis data yang ada dan berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, maka didapat beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pulau Intan Baja Perkasa adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada perusahaan terdapat 4 proses bisnis yakni pemesanan, pembayaran, pembelian, dan persedian. Di antara proses bisnis tersebut sudah ada aplikasi basis data yang meliputi sistem pembelian dan pembayaran dimana didalamnya terdapat Purchase Order, kontra bon, kas dan bank, surat jalan dan EDP (electronic data processing). Sementara itu terdapat proses bisnis yang belum diimplementasikan ke dalam aplikasi basis data dan masih dicatat secara manual yang meliputi sistem pemesanan dan persediaan dimana didalamnya terdapat Delivery Order, Bukti Penerimaan Barang, Surat Jalan dan pendataan bahan
baku.
2. Pendataan stok bahan baku dalam persediaan masih dilakukan secara manual dengan menggunakan worksheet Excel yang mengakibatkan masih adanya kesalahan (human error) misalnya kesalahan pendataan oleh staff sehingga terjadi ketidak-valid-an data didalam pendataan bahan baku dengan kondisi yang sebenarnya.
3. Pembuatan Delivery Order yang masih membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu sekitar 3 hari.
3.2.5 Pemecahan Masalah yang dihadapi
Setelah melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan saat ini, maka diusulkan solusi pemecahaan masalah sebagai berikut :
1. Membuat aplikasi basis data untuk sistem pemesanan dan persediaan dimana didalamnya terdapat Delivery Order, Bukti Penerimaan Barang, Surat Jalan dan pendataan bahan baku yang masih dicatat secara manual, sehingga diharapkan tidak ada data yang redundan lagi. Untuk proses bisnis yang sudah ada aplikasi basis data yaitu sistem pembelian dan pembayaran dimana didalamnya terdapat Purchase Order, kontra bon, kas dan bank, surat jalan dan EDP (electronic data processing) akan dibuatkan interface yang memuat semua field yang dibutuhkan oleh masing-masing sistem. Adapun rancangan basis data yang dihasilkan sudah meliputi proses yang telah ada aplikasinya.
2. Membuat aplikasi basis data untuk pendataan bahan baku yang memiliki fungsi pencarian berdasarkan transaksi harian ataupun bulanan dalam persediaan sehingga apabila terjadi kesalahan pendataan oleh staff maka dengan mudah dapat ditemukan penyebab kesalahannya. Modul ini akan terintegrasi dengan bukti penerimaan barang sebagai stok masuk dan surat jalan sebagai stok keluar.
3. Membuat aplikasi basis data untuk Delivery Order, dimana dalam aplikasi tersebut selain untuk menginput data, disediakan juga fungsi untuk mencetak secara langsung slip Delivery Order yang sudah diproses sehingga diharapkan waktu pembuatan Delivery Order hanya membutuhkan waktu 2 hari.
