SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN TERKOMPUTERISASI YANG EFISIEN DAN EFEKTIF PADA PERUSAHAAN
Nonis Riskiwati nonishrizky@yahoo.com
Dini Widyawati
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya
ABSTRACT
Medicines are the high valuable assets for the hospital because the procurement of medicines is dealing with large amount of funds. Medicine is one of the factors which supports the recovery process of hospital’s patients. Therefore, the management of medicines supply should be efficient and effective. To support the management of medicines supply an adequate computer-based inventory accounting information system is required. Qualitative method is carried out in this. Qualitative approach descriptive analysis is the analysis technique which is used in this research since it discloses some definitions and explanation by comparing the data which has been obtained from the research to the existing theories. Based on the research of the computer-based medicine inventory accounting information system which has been implemented by the Surabaya Hajj General Hospital has not been working properly in supporting the efficiency and effectiveness on the management of medicines supply. This problem is caused by some weaknesses on the last two indicators which are the utilization of computer and the control of computer utilization in the medicine inventory accounting information system. Because of these weaknesses some improvement recommendation are set forward in order to make the management of medicines supply at Surabaya Hajj General Hospital becomes more efficient and effective.
Keywords : Accounting Information System, Computerized Supplies of Medicine. ABSTRAK
Obat merupakan aktiva yang bernilai tinggi bagi Rumah Sakit karena pengadaan obat menyangkut jumlah dana yang cukup besar. Obat juga merupakan salah satu faktor yang mendukung kesembuhan bagi pasien rumah sakit. Untuk itu, pengelolaan persediaan obat harus efektif dan efisien. Dalam menunjang pengelolaan persediaan obat yang efektif dan efisien di perlukanlah suatu sistem informasi akuntansi persediaan berbasis komputer yang memadai. Metode penelitian dilakukan dalam penelitian ini menggunakan metode kualitatif, teknik analisa data yang digunakan adalah analisa deskriptif pendekatan kualitatif karena mengungkapkan uraian-uraian serta penjelasan dengan membandingkan antara data yang diperoleh dari penelitian dengan dasar-dasar teori yang ada. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan sistem informasi akuntansi persediaan obat berbasis komputer yang telah diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Haji Surabaya belum berperan secara baik dalam menunjang efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan obat. Hal ini dikarenakan masih terdapat beberapa kelemahan pada dua indikator terakhir, yaitu penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi persediaan obat dan pengendalian penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi persediaan obat. Atas kelemahan tersebut, diajukanlah beberapa saran perbaikan agar pengelolaan persediaan obat pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya menjadi lebih efektif dan efisien.
PENDAHULUAN
Salah satu tujuan pendirian sebuah organisasi adalah untuk memperoleh laba yang optimal, karena dalam hal ini laba merupakan salah satu alat yang dapat di gunakan untuk menilai prestasi manajemen. Sehingga begitu banyak organisasi atas dasar hal tersebut.Akan tetapi, ada pula organisasi yang didirikan dengan tujuan utamanya adalah untuk memberikan pelayanan terhadap masyarakat. Organisasi yang demikian ini, menuntut pihak manajemen untuk mengambil keputusan-keputusan yang berorientasi tidak hanya pada laba semata-mata, melainkan juga pada pemberian pelayanan terbaik kepada masyarakat dengan menggunakan sumber daya yang telah tersedia.
Adapun salah satu contoh organisasi yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat adalah rumah sakit. Rumah sakit merupakan sebuah institusi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat dibidang kesehatan dalam bentuk pemeriksaan, diagnosa, perawatan, penyembuhan dan tindakan medis lainnya yang dibutuhkan oleh masing-masing pasien dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang di dukung oleh teknologi yang telah ada.
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, maka di perlukan pengelolaan kegiatan operasional rumah sakit yang baik.Salah satu pengelolaan kegiatan operasional tersebut adalah pengelolaan persediaan obat. Dari sudut pandang medis, obat merupakan benda yang dapat di gunakan untuk merawat penyakit, membebaskan gejala, atau memodifikasi proses kimia dalam tubuh. Sehingga dalam hal ini, obat sebagai sumber daya yang termasuk ke dalam salah satu faktor pendukung kesembuhan pasien. Untuk itu, obat harus selalu tersedia di rumah sakit karena di gunakan untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit itu sendiri maupun kebutuhan masyarakat umum. Pengelolaan persediaan obat diperlukan karena jika di bandingkan dengan persediaan pada umumnya, obat memiliki beberapa kekhususan. Pertama, persediaan obat memiliki umur yang terbatas dan mudah rusak. Kedua, jumlah dan kapan obat tersebut diperlukan seringkali tidak bisa diramalkan karena bergantung pada banyak sedikitnya penyakit yang timbul yang dapat menyerang sewaktu-waktu tanpa bisa di duga sebelumnya.
TINJAUAN TEORETIS DAN HIPOTESIS Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Untuk dapat bersaing secara kompetitif, organisasi membutuhkan sistem informasi dalam mengelola kegiatan usahanya. Dengan demikian, hal tersebut menjadikan organisasi sangat tergantung kepada sistem informasi. Dalam melaksanakan kegiatannya, organisasi pada umumnya sangat memerlukan sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien, khususnya sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun berbagai pihak di luar perusahaan yang memerlukannya. Berikut akan diuraikan mengenai komponen sistem informasi, kriteria sistem informasi akuntansi yang efektif, dan pengembangan sistem informasi akuntansi.
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Seperti juga bentuk sistem yang lain, sistem informasi akuntansi terdiri dari berbagai komponen. Romney dan Steinbart (2004:3) menyebutkan komponen tersebut antara lain : (1) Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi, (2) Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi, (3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi, (4) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi, Infrastruktur teknologi Informasi termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan, (5) komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu:
Pertama, Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
Kedua, Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
Ketiga, Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
Kriteria Sistem Informasi Akuntansi yang Efektif
Suatu sistem informasi akuntansi dianggap efektif apabila mampu memberikan manfaat bagi organisasi.Widjajanto (2001:518) menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini:
(1) Sistem yang dihasilkan harus dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu, (2) Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak (3) Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi, (4) Sistem harus dapat memberikan
kepuasan terhadap penggunanya
Dari kriteria-kriteria tersebut, kriteria keempat yaitu kepuasan pengguna sering digunakan sebagai acuan utama oleh kalangan profesional sistem dalam penyusunan sistem.Hal ini dikarenakan sesuai dengan kriteria tersebut pengguna sistem harus memperoleh kepuasan dari perancangan dan implementasi sistem yang baru, dalam arti bahwa informasi yang dihasilkan sistem tersebut benar-benar relevan, akurat, dan dapat diterima tepat waktu. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Perkembangan bisnis saat ini terjadi dengan sangat pesat.Demikian juga halnya dengan perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi terjadi sangat cepat sehingga menyebabkan resiko obsolensi (ketinggalan zaman) juga semakin besar. Resiko obsolensi akan
semakin besar manakala persaingan berjalan semakin ketat, karena competitive advantage dengan cepat akan menurun bilamana pesaing lebih cepat menguasai teknologi yang bersangkutan.
Oleh karena itu, organisasi harus mempertimbangkan dengan serius apakah sistem informasi yang selama ini diterapkan tlah cukup memadai dipandang dari situasi lingkungan dan persaingan yang ada.
Widjajanto (2001:520) menyebutkan situasi yang pada umumnya memerlukan perubahan sistem antara lain sebagai berikut : (1) Perubahan dalam kebutuhan pengguna informasi atau kebutuhan bisnis, (2) Perubahan teknologi, (3) Penyempurnaan dalm proses bisnis, (4) Keunggulan kompetitif, (5) Keuntungan produktivitas, (6) Prtumbuhan usaha, (7) Penciutan usaha, (8) Peningkatan kualitas
Apabila organisasi menghadapi kondisi dimana mengarah kepada situasi-situasi seperti tersebut di atas, maka sudah selayaknya manajemen mempertimbangkan untuk melakukan perubahan terhadap sistem.Perubahan tersebut diantaranya dapat mencakup pengembangan sistem. Bodnar dan hopwood (2006:437) mendefinisikan pengembangan sistem sebagai suatu proses memodifikasi atau mengganti sebagian atau semua sistem informasi. Pengembangan sistem secara normal dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analisis sistem, programer, akuntan, dan orang lain dalam organisasi yang mempunyai pengetahuan memadai tentang proyek tersebut. Ada tiga tahapan utama dalam pengembangan sistem, yaitu :
Pertama, Tahap analisis sistem. Tahap ini dimulai setelah perencanaan sistem telah
mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan. Tujuan utama anlisis sistem
adalah untuk memahami sistem dan permasalahan yang ada, memberikan gambaran
informasi yang dibutuhkan, dan untuk menetapkan prioritas bagi kerja sistem
berikutnya. Adapun langkah-langkah utama dalam anilisis sistem adalah : (1) Survei
terhadap sistem saat ini, (2) Mengidentifikasi kebutuhan informasi, (3) Mengidentikasi
kebutuhan sistem, (4) Mengembangkan laporan analisis sistem.
Kedua, Tahap perancangan system Tahap ini di mulai setelah tahap analisis sistem
dilakukan.Tahap perancangan sistem didefinikasikan sebagai perumusan cetak biru
untuk sebuah sistem yang lengkap dan biasanya dimulai dari hal-hal yang umum ke
hal-hal yang khusus. Langkah-langkah utama dalam perancangan sistem adalah : (1)
Mengevaluasi berbagai alternatif rancangan, (2) Membuat spesifikasi rancangan, (3)
Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi rancangan sistem, (5) Cetak biru proses
bisnis.
Tahap penerepan sistem
Tahap ini sebagai tahap akhir pengembangan sistem dan merupakan tahap
pemasangan sistem baru di organisasi. Tahap penerapan sistem dapat berjalan lancer
dan tanpa hambatan yang berarti apabila proses perancangan sistem telah dijalankan
dengan cermat dan penuh perhitungan. Ada tiga langkah utama dalam tahap
penerapan sistem, yaitu: (1) Menetapkan rencana dan pengendalian, (2) Pelaksanaan
aktivitas seperti yang telah direncanakan, (3) Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem
yang baru.
Mengenai Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer
Komputer sebagai infrastruktur teknologi informasi, merupakan salah satu dari sekian komponen sistem informasi akuntansi yang ada. Sistem informasi akuntansi memerlukan data untuk dipakai sebagai bahan mentah dan menghasilkan informasi sebagai bahan jadi. Komputer merupakan komponen sistem informasi yang di gunakan untuk memasukkan dan memproses data sehingga menjadi informasi. Berikut akan di uraikan mengenai pengertian sistem komputer, peranan komputer dalam sistem informasi akuntansi, dan pengolahan data dengan komputer.
Pengertian Sistem Komputer
Sistem komputer terdiri dari beberapa unsur penting yang mendukung dalam pengoperasiannya. Adapun unsur-unsur tersebut antara lain:
(1)Perangkat masukan (input unit) Perangkat ini digunakan untuk memasukkan data. Berbagai jenis perangkat ini adalah keyboard,mouse,joystick,bar code reader, dan lain-lain (2) Prosesor (processor) Perangkat ini merupakan perangkat inti yang menjalankan peran pengolahan data. Sebenarnya prosesor sama dengan CPU (Central Processing Unit) yang berfungsi menginterpretasikan dan melakukan eksekusi instruksi program.
Peranan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi
Komputer memberikan kontribusi yang sangat besar bagi sistem informasi akuntansi, terutama dalam aktivitas pemrosesan data transaksi keuangan. Aktivitas ini tidak dapat di pisahkan dari proses konversi data, yang merupakan proses pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Konversi data dapat dipermudah dengan penggunaan komputer.Widjajanto (2001:72) menyebutkan konversi data dengan komputer memiliki beberapa keunggulan, karena:
Pertama, Dapat meningkatkan throughput dan efisiensi, khususnya jika volume data yang di olah cukup besar. Throughput adalah ukuran kapasitas sistem mulai input sampai output dalam suatu periode tertentu.
Kedua, Konversi data dengan menggunakan komputer juga menjanjikan kemudahan, karena komputer bisa melakukan perhitungan secara otomatis, bias mencatat data tanggal dan waktu secara otomatis, bisa membuat nomor urut secara otomatis, dan lain-lainnya.
Ketiga, Komputer mampu menyajikan informasi secara cepat dan dengan kecepatan yang tinggi.
Pengolahan Data Dengan Menggunakan Komputer
Dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi dan informasi, maka semakin banyak organisasi yang melakukan aktivitas pengolahan datanya dengan menggunakan komputer. Komputer di pandang lebih akurat, murah, dapat diandalkan,efisien, tepat waktu dan mampu menjaga kemuktahiran informasi dalam proses pengolahan data Wilkinson (1993:149)
Widjajanto (2001:65) menyebutkan ada dua metode pengolahan data dengan menggunakan komputer, yaitu :
Pertama, Batch Processing Dalam metode ini proses updating (pemuktahiran) file dilakukan secara periodic dalam jangka waktu tertentu. Hal ini dikarenakan data-data yang akan di olah harus di tumpuk dulu dan prosesnya dilakukan menurut jadwal. Metode ini pada umumnya di gunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar, seperti misalnya aplikasi proses gaji dan upah, aplikasi pencatatan persediaan, dan lain-lain
Kedua, Immediate processing Sebaliknya, dalam metode ini proses updating (pemuktahiran) file di lakukan secara langsung segera setelah transaksi terjadi. Dengan demikian, setiap file akan selalu menunjukkan status yang mutakhir. Metode ini sangat cocok untuk di terapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang mutakhir, seperti misalnya sistem pencatatan tabungan di bank.
Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi
Setiap organisasi dihadapkan pada berbagai risiko, “Paparan risiko (risk exposure) adalah ancaman terhadap asset dan kualitas informasi perusahaan akibat terabaikannya atau tidak memadainya pengendalian” (Wilkinson, 1993:199). Dengan demikian, risiko ini tidak dapat dihindari oleh organisasi manapun. Wilkinson (1993:199) menyebutkan beberapa di antara risiko yang berkaitan dengan sistem yang dihadapi perusahaan, selain risiko yang di sebabkan oleh buruknya pengambilan keputusan dan tidak efisiennya operasi, adalah sebagai berikut: (1) kesalahan yang tidak di sengaja (unintentional error), (2) kesalahan yang di sengaja, (3) kehilangan asset yang tidak di sengaja, (4) pencurian asset, (5) pelanggaran keamanan, (6) tindak kekerasan dan bencana alam. Oleh karena itu, organisasi seharusnya menyusun
pengendalian intern yang baik sebagai salah satu cara untuk mengurangi risiko. Berikut akan di uraikan mengenai pengertian pengendalian intern secara umum dan pengendalian intern pada sistem pengolahan data elektronik.
Pengendalian Intern secara umum
Widjajanto (2001:18) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu sistempengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang di terapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk sebagai berikut :
(1) mengamankan aktiva perusahaan, (2) mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, (4) meningkatkan efisiensi, (5) mendorong agar kebijakan manajemen di patuhi oleh segenap jajaran organisasi.
Dari pengertian tersebut dapat di pahami bahwa pengendalian intern bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi.Melindungi aktiva organisasi terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang di lakukan oleh pihak di dalam maupun di luar organisasi selain itu, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang di sengaja ataupun tidak, sehingga memperlancar prosedur audit.
Agar dapat kebijakan baik, suatu sistem pengendalian intern harus memiliki unsur-unsur pokok sebagai berikut:
(1) Struktur organisasi yang memisahkan fungsional secara tegas, (2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya, (3) Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, (4) Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab yang dipikulnya.
Pengendalian intern pada Sistem Pemrosesan Data Elektronik
Organisasi yang menggunakan sistem informasi terkomputerisasi menerapkan pengendalian intern pada sistem pemrosesan data elektronik (PDE).. Widjajanto (2001:234) menyebutkan ada beberapa alasan mengapa pengendalian intern dalam sistem PDE dianggap lebih penting daripada pengendalian intern pada sistem manual :
Pertama, Karena sistem PDE dapat memproses data dalam jumlah yang lebih besar. Sehingga setiap kesalahan yang terjadi akan menimbulkan dampak yang lebih besar dibandingkan dengan kesalahan pada sistem manual.
Kedua, Sistem PDE pada umumnya menghimpun, memproses dan menyimpan data dalam bentuk atau format yang tidak oleh manusia.Oleh karena itu pengawasan kelayakan dan kecermatan data dalam sistem PDE lebih sulit di lakukan.
Ketiga, Sistem informasi akuntansi dengan PDE cenderung mengaburkan jejak audit (audit trail), sehingga akuntan lebih sulit untuk melacak jejak tersebut. Akibatnya. Untuk menyalahgunakan kecanggihan sistem PDE untuk penyelewengan akan lebih besar.
Persediaan
Persediaan merupakan elemen modal terbesar yang di miliki oleh setiap perusahaan dan membutuhkan perhatian khusus dari pihak manajemen. Dengan adanya masalah pada persediaan, seperti kelebihan atau kekurangan, manajemen akan dihadapkan para risiko perusahaannya tidak dapat beroperasi dengan baik dan pada akhirnya merugi. Kelebihan persediaan akan mengakibatkan perusahaan menanggung biaya penyimpanan atas persediaan menjadi sangat tinggi sehingga mengakibatkan berkurangnya dana untuk membiayai kegiatan operasional yang lain. Sebaliknya, kekurangan persediaan mengakibatkan terhambatnya perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen.Dengan demikian, persediaan yang tersedia dalam kuantitas cukup merupakan salah satu faktor yang dapat menjamin kelancaran usaha suatu perusahaan. Berikut akan di uraikan mengenai pengertian persediaan, sistem pencatatan persediaan, prosedur dalam pengelolahan persediaan :
Pengertian Persediaan
Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standart Akuntansi Keuangan No.14 (2004) mendefisinikan persediaan sebagai aktiva : (1) tersedia untuk di jual dalam kegiatan usaha normal, (2) dalam proses produksi dan atau belum perjalanan, (3) dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (supplies) untuk di gunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa
Berdasarkan definisi tersebut, maka dapat di simpulkan bahwa persediaan merupakan aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan yang di simpan dengan maksud untuk di jual pada periode tertentu, atau persediaan barang yang masih dalam proses produksi. Dan atau bahan baku yang masih menunggu untuk di gunakan dalam proses produksi.
Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakee pabrik, dan persediaan cuku cadang. Sedangkan, dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang di beli untuk tujuan di jual kembali.
Sistem Pencatatan Persediaan
Kieso efal (2002:446) menyebutkan ada dua jenis sistem pencatatan persediaan yang di jelaskan berikut ini :
Pertama, Sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system)
Dalam sistem ini, perubahan persediaan barang (pembelian dan penjualanj) di catat secara langsung pada saat terjadi dari setiap mutasi persediaan di catat dalam kartu persediaan.
Kedua, Sistem persediaan periodic (periodic inventory system)
Dalam sistem ini, perubahan persediaan barang di catat secara periodic dan hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang di catat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian (penjualan) tidak di catat dalam kartu persediaan.
Prosedur Dalam Pengelolaan Persediaan
Pengelolaan persediaan meliputi proses pembelian, penyimpanan dan pengeluaran. Ada beberapa prosedur yang harus di lakukan dalam pengelolaan persediaan, antara lain :
Pertama, Prosedur permintaan pembelian persediaan
Prosedur ini dilakukan apabila persediaan barang di dalam gudang mencapai jumlah pada tingkat minimum, sehingga harus di lakukan pemesanan kembali (reoder point) . Dalam hal ini, bagian gudang membuat surat permintaan pembelian untuk di kirim ke bagian pembelian.
Kedua, Prosedur order pembelian persediaan
Prosedur ini dilakukan untuk memenuhi permintaan pembelian persediaan dari bagian gudang. Dalam hal ini, bagian pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok dengan maksud untuk memilih pemasok yang sesuai dalam hal harga dan syarat pembelian. Selanjutnya setelah pemasok dipilih, maka bagian pembelian membuat surat order pembelian untuk di kirim ke pemasok.
Ketiga, Prosedur penerimaan persediaan
Prosedur ini dilakukan setelah pemasok mengirim persediaan barang ke prusahaan sesuai order pembelian. Dalam hal ini, bagian penerimaan barang mencocokkan kualitas, kuantitas, jenis dan spesifikasi persediaan yang di terima dengan pesanan yang di ajukan.Selanjutnya setelah persediaan sesuai.Maka bagian penerimaan baranbg membuat laporan penerimaan barang untuk dikirim ke bagian akuntansi.
Keempat, Prosedur pentatan transaksi pembelian
Prosedur ini dilakukan setelah bagian penerimaan barang menerima persediaan yang dikirim oleh pemasok. Dalam hal ini, bagian akuntansi melakukan pencatatan atas terjadinya pembelian dengan dasar bukti kas keluar yang di dukung oleh dokumen-dokumen, berupa surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur.
Kelima, Prosedur pencatatan penerimaan persediaan di bagian gudang
Prosedur ini di lakukan setelah bagian akuntansi melakukan pencatan transaksi pembelian. Dalam hal ini, bagian penerimaan barang menyerahkan persediaan ke bagian gudang. Selanjutnya, bagian gudang menyimpan persediaan tersebut dan mencatat jumlahnya dalam kartu gudang.
Keenam, Prosedur pengeluaran barang
Prosedur ini dilakukan untuk memenuhi permintaan persediaan barang oleh konsumen.Dalam hal ini, bagian penjualan yang membutuhkan barang mengisi bukti permintaan barang.Setelah bukti tersebut di otorisasi oleh pihak yang berwenang kemudian di bawa ke bagian gudang agar bagian gudang dapat mengisi jumlah persediaan yang dikeluarkan ke dalam bukti penerimaan barang.Setelah bukti penerimaan barang diisi oleh bagian gudang, maka kemudian di otorisasi oleh kepala bagian gudang untuk selanjutnya di serahkan ke bagian akuntansi. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu” Sugiyono (2002:1). Dalam penelitian ini digunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus yang dilakukan pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
Moleong (2002:3) mendefinikasikan pendekatan kualitatif sebagai pendekatan yang lebih menitikberatkan pada pemahaman, pemikiran, dan persepsi peneliti, yang menghasilkan suatu data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Beberapa karakteristik pendekatan kualitatif, antara lain: (1) Penelitian dilakukan pada latar ilmiah atau konteks dari suatu keutuhan, (2) Peneliti sendiri atau dengan bantuan orang lain merupakan instrument pengumpul data, (3) Data yang dikumpulkan berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka-angka yang akan dituangkan dalam bentuk laporan atau uraian, (4) Data berasal dari wawancara, catatan lapangan, dan dokumen resmi lainnya, (5) Penelitian kualitatif lebih mementingkan proses daripada hasil, (6) Penelitian kualitatif menghendaki ditetapkannya batas dalam penelitian atas dasar fokus yang timbul pada masalah dalam penelitian.
Sedangkan, Yin (2004:17) mendefinisikan studi kasus adalah suatu inkuiri empiris yang : (1)Menyelidiki fenomena di dalam konteks kehidupan nyata, bilamana;
(2)Batas-batas antara fenomena dan konteks tak tampak dengan tegas, dan bilamana; (3)Multi sumber bukti dimanfaatkan.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Terkait dengan diterapkannya sistem informasi akuntansi persediaan berbasis komputer, maka analisis yang di lakukan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan obat adalah dengan menggunakan unit analisis yang sekaligus dijadikan sebagai indicator. Indikator ini ditetapkan berdasarkan persepsi.Adapun Indikator-indikator tersebut yaitu prosedur pengelolaan persediaan obat, Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat, dan pengendalian penggunaan komputer dalam informasi
akuntansi.persediaan obat. Berikut akan di uraikan mengenai efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan persediaan obat :
Pertama, Prosedur Pengelolaan Persediaan Obat
Prosedur pengolahan persediaan pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya yang akan dibahas dibatasi pada pembelian prosedur penyimpanan persediaan obat, prosedur pengeluaran persediaan obat, dan prosedur pendistribusian obat kepada pasien.
Kedua, Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan Obat Beberapa tahun setelah di resmikan, yaitu sekitar tahun 1990 sampai dengan sekarang, dalam menjalankan kegiatan operasionalnya Rumah Sakit Haji Surabaya telah menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan unit-unit kerja yang ada di rumah sakit. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi ini di bangun oleh pihak intern rumah sakit, yaitu bagian Electronic Data Processing (EDP). Pembuatan sistem ini dirasa perlu karena berkaitan dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat sertaadanya transaksi rumah sakit yang sudah beromzet milyaran rupiah sehingga tidak menggunakan sistem yang sederhana atau manual. Proses pembuatan sistem dimulai dari diskusi antara bagian EDP dengan manajemen tingkat atas mengenai sistem seperti apakah yang diinginkan oleh rumah sakit. Kemudian, bagian EDP mulai merancang sistem yang sesuai dengan keinginan manajemen. Apabila sistem tersebut sudah di setujui oleh pihak manajemen, maka bagian EDP akanmelakukan pengujian terlebih dahulu sampai dengan sistem tersebut benar-benar siap untuk diimplementasikan. Apabila sistem telah diimplementasikan, maka bagian EDP yang bertugas mengontrol jalannya sistem dan bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem. Pemeliharaan sistem hanya akan di lakukan apabila ada keluhan dari kasir administrasi. Sebaliknya, apabila tidak terdapat keluhan, maka sistem dianggap telah berjalan dengan baik sehingga tidak perlu dilakukan pemeliharaan atas sistem. Sejak Tahun 1995 sampai dengan sekarang, untuk mendukung aktivitas pengelolaan persediaan obat, Rumah Sakit Umum Haji Surabaya telah menerapkan suatu sistem informasi terkomputerisasi dengan menggunakan sistem operasi yang masih under DOS (Disk Operating System). Sistem ini telah terintegrasi dan digunakan oleh unit-unit kerja yang berhubungan dengan pengolahan persediaan obat, yang berada di bawah kendali unit kerja logistic antara lain: (1) Pengendalian Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pengendalian terhadap penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi persediaan obat di rumah sakit umum haji Surabaya berada pada pengawasan EDP, dalam arti hanya bagian EDP saja yang dapat mengakses semua menu yang ada pada program aplikasi tanpa ada halangan. Sedangkan, untuk unit-unit kerja lain tidak dapat mengakses menu program aplikasi secara penuh, tetapi hanya menu-menu tertentu saja yang akan menjadi tugas serta wewenang masing-masing.
Semua unit kerja yang dalam aktivitasnya menggunakan komputer di berikan password untuk mengoperasikan sistem komputer.Password tersebut di berikan oleh bagian EDP dan dapat diubah sesuai kehendak masing-masing bagian administrasi sehingga terjaga kerahasiannya.Hal ini berarti hanya masing-masing administrasi yang mengetahui passwordnya sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan serta menjaga terjadinya kebocoran data.
Selain dilakukan tindakan diatas, yaitu diberikan password, juga dilakukan pengendalian intern pada sistem pengolahan data elektronik atas sistem informasi akuntansi persediaan obat di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian-pengendalian tersebut akan dibahas satu-persatu sebagaimana berikut.
Pengendalian Umum
Pengendalian ini mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan transaksi dan di rancang untuk menjaga agar lingkungan pengendalian organisasi menjadi stabil dan terkelola dengan baik sehingga dapat mendukung efektivitas pengendalian aplikasi. Pengendalian umum yang di terapkan mencakup hal-hal berikut ini :
Pertama, Perencanaan organisasi pemrosesan data
Aktivitas perancangan, pengontrolan, dan pemeliharaan atas keseluruhan sistem informasi di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya, termasuk didalamnya sistem informasi atas pengelolaan persediaan obat dilakukan oleh bagian EDP.
Menurut struktur organisasi rumah sakit, jabatan bagian EDP menunjukkan hubungan fungsional, dalam arti mengacu kepada pengambilan keputusan-keputusan strategis dan bertanggung jawab secara langsung kepada direktur.Hal ini dilakukan agar tidak ada satupun individu yang dapat mempengaruhi kinerja bagian EDP, kecuali direktur rumah sakit.Akan tetapi, yang menjadi permasalahannya adalah jabatan bagian EDP rumah sakit hanya ditempati oleh satu orang.
Salah satu permasalahan yang timbul sebagai akibat dari hal tersebut adalah apabila terjadi kerusakan pada sistem bersamaan pada unit-unit kerja tidak ada yang membantu meringankan tugas EDP.Sedangkan, permasalahan lainnya yaitu pada saat bagian EDP cuti atau sakit tidak ada yang menggantikan tugasnya.
Dengan kondisi seperti di atas mengakibatkan banyaknya keluhan dari sebagian administrasi yang menyatakan bahwa pemeliharaan yang dilakukan oleh bagian EDP kurang memuaskan, seperti misalnya apabila terjadi kerusakan pada program aplikasi secara bersamaan pada bagian direksi dan pada bagian pengadaan, maka yang di utamakan adalah pemeliharaan pada bagian direksi terlebih dahulu sedangkan, pada bagian pengadaan hanya di lakukan via telepon dan jawaban yang diberikan via telepon ini terkadang tidak memuaskan administrasi.
Meskipun bagian EDP harus mau berjaga-jaga dalam waktu 24 jam apabila diperlukan akan tetapi, mengingat aktivitas operasional rumah sakit yang sebagian besar menggunakan komputer, hal ini tentu saja menimbulkan banyak sekali resiko dan termasuk diantaranya dapat menghambat efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan obat.
Prosedur operasi secara umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi yang memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti. Prosedur operasi secara umum atas sistem informasi pengelolaan persediaan obat yang telah diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Haji Surabaya adalah telah ada definisi tanggung jawab untuk setiap fungsi pekerjaan dalam sistem pengolahan transaksi pengelolaan persediaan obat yang di tuangkan dalam job decription rumah
sakit.Selain itu juga diberikan pelatihan bagi personel agar dapat menjalankan sistem informasi pengelolaan persediaan obat dengan baik dan benar.
Efektifitas dan Efisiensi dalam Pengelolaan Persediaan Obat
Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Haji Surabaya mempunyai peranan penting dalam pengelolaan persediaan obat.Salah satu peranannya adalah bahwa dengan penerapan sistem tersebut, efektifitas dan efisiensi pengelolaan persediaan obat dapat terwujud.Efektifitas berkaitan dengan kemampuan rumah sakit untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber dayanya sepandai mungkin, yang berupa sistem inforasi akuntansi terkomputerisasi untuk pengelolaan persediaan obat beserta sumber daya manusia yang mendukung penerapan sistem tersebut dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan rumah sakit.Sedangkan, efisiensi berkaitan dengan perbandingan antara manfaat yang diperoleh rumah sakit atas penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi untuk pengelolaan persediaan obat dengan biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan manfaat tersebut.
Efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan persediaan obat di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya diukur dengan menggunakan dua indikator yang telah disebutkan sebelumnya, yaitu prosedur pengelolaan persediaan obat dan penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi persediaan obat. Evaluasi hasil penelitian yang akan dilakukan terhadap kedua indikator tersebut nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ada, yaitu bagaimana sistem informasi akuntansi persediaan obat-obatan terkomputerisasi yang efisien dan efektif pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya.
Evaluasi Hasil Penelitian Terhadap Prosedur Pengelolaan Persediaan Obat
Prosedur pengelolaan persediaan obat pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya yang telah dibahas pada penelitian ini terdiri dari prosedur pembelian obat, prosedur penyimpanan persediaan obat, prosedur pengeluaran persediaan obat, dan prosedur pendistribusian obat kepada pasien. Secara umum keempat prosedur tersebut menunjukkan pemisahan tugas yang jelas antara bagian pengadaan, bagian gudang, bagian instalasi farmasi/kamar obat dan bagian keuangan.Otorisasi dilakukan pada setiap aktifitas pada prosedur-prosedur tersebut.
Hasil observasi menyimpulkan bahwa secara umum keempat prosedur tersebut telah efektif dan efisien. Pengambilan kesimpulan ini dilakukan berdasarkan hal-hal berikut ini:
Pertama, Permintaan pembelian obat maupun permintaan obat dilakukan dengan menggunakan dokumen permintaan yang dikirimkan via komputer. Dengan penggunaan dokumen permintaan yang dikirimkan via komputer melalui jaringan LAN (Local Area Network), maka permintaan pembelian atas obat sediaan yang dilakukan oleh unit kerja gudang obat maupun permintaan pembelian atas obat non sediaan yang dilakukan oleh unit kerja farmasi yang kesemuanya ditunjukan ke bagian pengadaan serta permintaan atas obat non sediaan yang dilakukan oleh unit kerja farmasi ke bagian gudang telah efektif dan efisien karena pengajuan dokumen permintaan tidak perlu dikirimkan secara manual. Penggunaan
komputer akan menghemat waktu dan tenaga serta aksesnya lebih cepat sehingga permintaan dapat segera terpenuhi.
Kedua, Surat pesanan pembelian barang dibuat pada saat barang beserta faktur telah tiba dibagian pengadaan. Dengan menggunakan prosedur ini, maka saat barang beserta faktur akan dicocokkan dengan dokumen permintaan. Apabila jumlah dan jenis barang yang tertera pada faktur telah sesuai dengan dokumen permintaan, maka akan dibuatkan surat pesanan pembelian barang. Sedangkan, apabila terjadi suatu kondisi dimana jumlah barang yang tertera pada faktur kurang dari jumlah yang tertera pada dokumen permintaan, maka barang tetap akan diterima untuk menghindari terjadinya kekurangan stok dan akan dibuatkan surat pesanan pembelian barang. Hal ini tentu berbeda apabila surat pesanan pembelian barang dibuat dan dikirimkan ke pemasok pada saat memesan barang, maka apabila terjadi suatu kondisi seperti ini diatas bagian pengadaan harus membuat ulang surat pesanan pembelian barang sehingga dinilai kurang efisien. Dengan demikian, prosedur yang saat ini diterapkan oleh rumah sakit telah efektif dan efisien.
Ketiga, Telah terdapat pemisahan tugas atau fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan obat. Fungsi penerimaan dipegang oleh bagian pengadaan dan fungsi penyimpanan dipegang oleh bagian gudang. Pemisahan atas kedua fungsi tersebut akan memperkecil resiko terjadinya kesalahan dan manipulasi atas aktivitas yang dilakukan.
Keempat, Penggunaan kartu stok/kartu gudang oleh unit kerja gudang obat maupun unit Kerja farmasi. Dikarenakan obat sediaan disimpan digudang obat dan obat non sediaan disimpan di unit kerja farmasi, maka kartu stok digunakan oleh kedua unit kerja tersebut. Kartu stok dibuat secara terkomputerisasi dan sebagai cadangan juga di buat secara manual. Selain itu untuk setiap satu jenis barang menggunakan satu kartu stok. Penggunaan kartu stok ini mempermudah unit kerja farmasi dalam mengontrol kuantitas persediaan obat di unit kerja farmasi dalam mengontrol kuantitas persediaan obat di unit kerja masing-masing dan mempermudah unit kerja tersebut dalam menentukan kapan dilakukan re-order point.
Kelima, Pada bagian kamar obat telah terdapat pemisahan tugas atas fungsi penerimaan resep, fungsi penerimaan uang (kasir), fungsi pengambilan obat, dan fungsi penyerahan obat dipegang oleh orang yang berbeda. Selain itu, dalam satu hari dilakukan pergantian shift sebanyak tiga kali atas fungsi-fungsi tersebut, yaitu pada pukul 07.00-14.00, 14.00-21.00, dan 21.00-07.00. Dalam setiap pergantian shift dilakukan perhitungan ulang oleh petugas dilakukan perhitungan ulang oleh petugas bersangkutan atas jumlah barang yang keluar dengan uang yang masuk, dan khusus untuk petugas bagian kasir apabila perhitungan yang sudah benar, maka selanjutnya uang akan disimpan ke dalam loker yang sudah disediakan. Pemisahan tugas dan pergantian shift dilakukan untuk meminimalkan terjadinya kekeliruan dan manipulasi aktivitas yang dilakukan oleh keempat fungsi tersebut.
Peranan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi PersediaanObat
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Rumah Sakit Umum Haji Surabaya telah menerapkan suatu sistem informasi terkomputerisasi dengan menggunakan sistem operasi yang masih under DOS (Disk Operating System) dan program aplikasi yang menggunakan
bahasa pemrograman berbasis CLIPPER untuk pengelolaan persediaan obatnya.Sistem ini dirancang oleh pihak intern rumah sakit, yaitu bagian EDP.Hasil penelitian terhadap penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi persediaan obat menemukan kelebihan dari sistem yang sedang berjalan. Adapun kelebihan-kelebihan tersebut antara lain : (1)Program aplikasi sudah dikenal oleh bagian administrasi karena telah diterapkan selama
bertahun-tahun sehingga sudah lancar dalam menggunakannya, (2) Semua atribut dan tombol menggunakan bahasa Indonesia sehingga mudah dipahami oleh administrasi.
Pengendalian Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Pengendalian yang diterapkan terhadap penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi persediaan obat pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya yang telah dibahas pada penelitian ini terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.Pengendalian umum yang telah dibahas mencakup perencanaan organisasi pemrosesan data, prosedur operasi secara umum, karakteristik pengendalian peralatan, dan pengendalian peralatan dan akses data.Sedangkan, pengendalian aplikasi yang telah dibahas meliputi pengendalian input, proses dan output.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan
Berdasarkan pula hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya disimpulkan bahwa pengelolahan persediaan obat melalui prosedur-prosedur yang dilakukan telah dapat digunakan sebagai sistem informasi akuntansi persediaan obat-obatan berbasis komputer. Hasil penelitian mengidentifikasi faktor-faktor atau langkah-langkah kerja yang mendorong kurang efektif dan efisienny prosedur-prosedur yang dilaksanakan, serta mampu untuk memberikan usulan perbaikan yang diperlukan untuk ditindak lanjuti.
Dari penelitian yang telah dilakukan terlihat bahwa, secara umum fungsi pengelolaan persediaan obat yang merupakan tanggung jawab Departemen Farmasi telah diselenggarakan dengan cukup baik, dimana, Pertama, Departemen Farmasi secara fungsional telah dipimpin oleh seorang Kepala Departemen Farmasi (KADEPFAR).
Kedua, Telah di buat baganorganisasi dari Departemen Farmasi beserta uraian tugas tertulisnya dengan maksud agar semua karyawan Departemen Farmasi mengetahui tugas dan batas wewenangnya sehingga dapat memperlancar pekerjaan yang dilakukan.
Ketiga, Keberadaan panitia Daftar Rencana Pengadaan Rumah Sakit Umum Haji Surabaya telah benar-benar berperan dalam penetapan dan penggunaan obat dalam Rumah Sakit Umum Haji Surabaya.
Keempat, Adanya ruang dan fasilitas penyimpanan persediaan obat yang memadai, baik yang berada di Departemen Farmasi maupun di gudang farmasi seperti yang terlihat pada bab pembahasan.
Kelima, Telah digunakannya dokumen-dokumen administrasi yang banyak menunjang kegiatan pelayanan dan sistem informasi akuntansi persediaan obat-obatan seperti pada bab
pembahasan. Kondisi-kondisi diatas merupakan faktor-faktor yang menunjukkan pengelolaan persediaan obat yang telah di selenggarakan dengan baik sehingga dapat tercipta pula sistem informasi akuntansi terkomputerisasi terhadap persediaan obat-obatan yang baik pula. Sedangkan temuan hasil penelitian yang mengidentifikasi beberapa kesalahan dalam pengelolaan persediaan obat dalam hal kurang efektif sistem informasi akuntansi yang di terapkan melalui prosedur atau langkah kerjakegiatan yang dilakukan, adalah sebagai berikut: (1) Tidakadanya pemisahan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, (2) Penyusunan obat-obat yang ada di rak obat-obat hanya berdasarkan kaidah Alphabetic, (3) Permintaan obat-obat dari ruangan yang di tulis padadaftar rencana pengaduan (DPR) tidak di buatkan copy.
Saran
Berdasarkan pada beberapa temuan khusus di atas yang menunjukkan kelemahan dari pengelolaan persediaan obat, maka usulan perbaikan yang diberikan: (1) Fungsi penerimaan barang dan penyimpanan atau gudang harus terpisah, sehingga informasi mengenai penerimaan barang dan persediaan barang yang di gudang terjamin ketelitian dan keandalannya, (2) Persediaan obat disusun berdasarkan kaidah alphabetic dan farmakoterapinya.
DAFTAR PUSTAKA
Moleong, L.J. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya
Romney, M.B., dan P.J. Steinbart. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Ninenth Edition. Jilid 1. terjemahan. Jakarta: Salemba Empat
Sugiyono. 2002. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: CV. Alfabeta Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
Wilkinson, J.W. 1993. Sistem Akunting dan Informasi. Edisi Ketiga. Jilid 1. terjemahan. Jakarta: Binarupa Aksara.
Winarno, W.W. 1994. Sistem Akuntansi Akuntansi. Edisi Kesatu. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Yin, R.K. 2004. Studi Kasus: Desain dan Metode. Edisi Revisi. Terjemahan. Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada.
