JURNAL ILMIAH RANGGAGADING
Volume 4 No. 2, Oktober 2004 : 55 – 60
EVALUASI ATAS PELAKSANAAN AUDIT DALAM
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN BARANG JADI
Studi Kasus Pada PT. Cahaya Furnindotama
Oleh :
H. Moermahadi S. Djanegara
Dosen pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor
ABSTRAK
This research was carried out to gain a picture, how far internal audit in increasing the information system of finished product stock conducted by the firm.
The finished product stock consistsof various different goods, it defends on the nature of business activity. In case of stock control, the firm has to possess trustworthy system and procedure so that being able to increase internal control system effectiveness which is related to stock management. From the analysis result, it can be seen that there are numerous shortagesin internal audit, espectially in raising control system effectiveness of stock of finished product at PT Cahaya Furnindotama.
Key Words : Auditing; Information system of supplies
PENDAHULUAN
Dalam industri manufaktur, persediaan merupakan modal kerja yang sangat penting yang harus dikelola secara efektif sehingga produksi barang-barang tetap tercontrol. Persediaan yang baik adalah persediaan yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila persediaan kurang/melebihi dari jumlah yang diperlukan akan mengakibatkan kerugian perusahaan dari segi uang dan biaya yang dikeluarkan, hal ini akan mengurangi kesempatan untuk memperoleh pendapatan. Salah satu cara yang dilakukan dengan pengendalian intern. Pengendalian intern pada perusahaan umumnya diawasi dan dimonitor oleh Internal Auditor. Pengendalian yang dilakukan oleh Internal Auditor mencakup pengendalian terhadap persediaan barang.
Dengan adanya sistem informasi pada persediaan akan mempermudah pendataan
atau inventarisasi jumlah barang, jenis barang dan model suatu produk sehingga dalam laporan audit yang dilakukan dapat dilihat jenis barang apa yang dapat diserap oleh pasar dan model apa yang disenangi oleh pasar. Dengan demikian dapat dibuat suatu perencanaan produksi yang baik dan tentunya akan meningkatkan efisiensi perusahaan karena dapat meminimalkan barang jadi yang kemungkinan tertahan di gudang penyimpanan. Hal ini dapat menekan biaya produksi, menekan biaya peyimpanan dan pemeliharaan pascaproduksi dan juga mengurangi kerusakan barang jadi yang disebabkan oleh padatnya gudang dan risiko rusaknya barang jadi akibat lamanya penyimpanan sebelum dilepas ke pasar.
METODOLOGI PENELITIAN
Sumber data primer dan sekunder untuk penyusunan penelitian ini dilakukan melalui: 1. Library Research (Penelitian Pustaka)Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara membaca atau menelaah buku-buku bacaan serta sumber-sumber lain yang dianggap mempunyai hubungan erat dengan topik permasalahan yang akan dibahas.
2. Field Research (Penelitian Lapangan) Field research adalah suatu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan penelitian langsung ke objek penelitian (observasi). Penelitian lapangan ini dimaksudkan untuk mengetahui keadaan perusahaan tersebut serta melakukan wawancara dengan orang-orang yang berhubungan dengan penelitian ini.
3. Teknik pengolahan data dengan pendekatan kualitatif di mana hal ini teknik analisis yang digunakan adalah analisis komparatif kualitatif, yaitu dengan membandingkan landasan teoritis dengan aplikasinya di lapangan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Pelaksanaan AuditInternal Audit mempunyai tugas utama membantu pemilik perusahaan dalam melakukan penilaian atas penerapan Standar Operational Procedure (SOP) dan pelaksanaannya serta memberikan saran-saran perbaikan untuk kemajuan perusahaan.
Internal Audit juga berfungsi untuk : a. Menilai pelaksanaan pengendalian
akuntansi serta operasional apakah berjalan sesuai dengan prosedur yang ditetrapkan ataukah masih belum dilaksanakan dengan baik.
b. Menilai apakah pelaporan yang diberikan kapada manajemen dapat dipertanggung jawabkan. Audit bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data yang
dilaporkan telah benar dan akurat, pencatatannya telah benar, tidak ada data yang direkayasa. Apabila seorang auditor menemukan sesuatu yang aneh terhadap informasi yang diberikan maka audit harus dapat dibuktikan di mana letak keanehan pada laporan tersebut dan mencegah supaya tidak terjadi lagi.
c. Menilai pekerjaan setiap bagian yang diberikan oleh manajemen apakah pekerja telah melakukan tugasnya sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan oleh manajemen.
d. Menjaga kekayaan perusahaan dari tindakan-tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh pihak yang terasa dari dalam maupun luar perusahaan yang tentunya merugikan perusahaan. e. Membuat dan menyusun laporan dari
hasil pemeriksaan .
Dalam melaksanakan tugasnya auditor sering menghadapi hambatan-hanbatan. Hambatan ini berasal dari pihak yang diperiksa oleh auditor. Kebanyakan pihak auditee bersikap kurang terbuka atau kurangnya kerjasama dengan pihak auditor. Pihak auditee sering bersikap tertutup dan mengganggap keberadaan audit di perusahaan mereka akan menimbulkan suatu bahaya. Untuk menunjang agar tujuan audit tercapai dan audit dapat menghadapi hambatan-hambatan yang ada maka audit akan diberi wewenang.
Wewenang tersebut antara lain : - Wewenang untuk memasuki
semua bagian dalam perusahaan dan meneliti catatan-catatan keuangan dan harta milik perusahaan.
- Wewenang untuk mengadakan pengujian dan pengevaluasian kecermatan dan kepatuhan terhadap system pengendalian manajemen yang merupakan kebijakan perusahaan.
Tahapan Audit pada PT. Cahaya Furnindotama :
I Tahap Perencanaan
Hal yang dilakukan auditor dalam tahap ini adalah :
a. Tempat pelaksanaan audit. b. Membuat rencana tentang hari,
tanggal dan jam pelaksanaan audit tentunya tidak mengganggu kinerja dari perusahaan kecuali dirasakan sangat perlu (investigasi).
c. Kapan audit itu dilaksanakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan
d. Menetapkan tujuan audit. Dalam hal ini adalah untuk memastikan kepatuhan PT. Cahaya Furnindotama terhadap prosedur dan kebijakan pengendalian intren persediaan .
e. Demi efisiensi waktu maka internal auditor berusaha memperoleh latar belakang informasi atas aktivitas persediaan barang jadi di PT. Cahaya Furnindotama yang akan diaudit dengan cara menelaah dokumen-dokumen yang telah tersedia. f. Setelah mendapatkan gambaran
mengenai lingkup pemeriksaan serta tingkat kesulitan yang kemungkinan akan dihadapi, maka Chief Internal Auditor membuat perkiraan lamanya waktu pemeriksaan serta menentukan jumlah internal auditor yang akan ditugaskan serta tingkat senioritasnya.
g. Pembuatan program audit untuk memeriksa ketaatan terhadap prosedur dan kebijakan penjualan. h. Program audit ini dalam
prakteknya dapat dikembangkan lagi sesuai dengan penemuan yang terjadi dilapangan.
II Tahap pengujian atas pengendalian. Audit pada tahap ini mengadakan pemeriksaan terhadap prosedur yang ada antara lain :
1. Pemeriksaan sistem pencatatan
2. Pemeriksaan terhadap prosedur penyampaian penyusunan persediaan barang jadi.
3. Pengujian transaksi
Auditor akan menguji kebenaran transaksi yang disajikan pada laporan persediaan barang. Pengujian kebenaran transaksi tersebut dilakukan dengan cara: a. Membandingkan data yang
terdapat pada laporan persediaan dengan data yang terdapat pada kartu persediaan barang jadi.
b. Memeriksa apakah semua data yang tercantum dalam dokumen dicatat dalam kartu persediaan.
c. Memeriksa apakah dokumen-dokumen ke dalam kartu stock dicatat dengan memperhatikan tanggal pisah bata (cut off). III Tahap pelaksanaan
Internal Auditor melakukan pemeriksaan pada perusahaan PT. Cahaya Furnindotama berdasarkan surat penugasan yang dikeluarkan oleh Chief Internal Auditor.
IV Tahap penyelesaian audit dan penerbitan laporan audit.
Setelah pemeriksaan selesai dilaksanakan oleh auditor maka auditor akan melaporkan hasil pemeriksaan kepada Chief Auditor. Auditor dan Chief Auditor melakukan diskusi sehubungan dengan hasil pemeriksaannya, setelah itu Chief Auditor akan membuat laporan hasil pemeriksaan tertulis kepada PT. Cahaya Furnindotama Laporan tersebut berisi:
- Pemberitahuan bahwa telah dilakukan pemeriksaan sistem pengendalian persediaan barang jadi pada PT. Cahaya Furnindotama.
- Waktu mulai dan akhir pelaksanaan pemeriksaan sistem
pengendalian persediaaan barang jadi.
- Temuan-temuan yang didapat sehubungan dengan pemeriksaan tersebut.
- Dan memberikan rekomendasi atas perbaikan (koreksi) terhadap hal yang dirasakan salah dan tidak sesuai dengan prinsip yang dianut, misalnya spesifikasi dan secara Akuntansi.
B. Evaluasi Atas Pelaksanaan Audit
Dalam Meningkatkan Efektifitas
Sistem Informasi Persediaan Barang Jadi
Pelaksanaan Internal Audit pada PT. Cahaya Furnindotama masih memiliki beberapa kelemahan jika dibandingkan dengan teori yang dikemukan oleh COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Committee). COSO mengemukan ada 5 (lima) komponen pengendalian yaitu :
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian pada PT. Cahaya Furnindotama sudah cukup baik dengan adanya struktur organisasi yang jelas dimana masing-masing bagian fungsi dan tanggungjawab sudah harus terpisah/masing-masing. Hanya saja jika dilihat secara fungsi dan tanggung jawab tidak begitu baik, karena prosedur kerja masih belum terpisah artinya bahwa dua fungsi menjadi satu fungsi sehingga secara tanggung jawab sering terlihat dan dirasakan kabur. Masih adanya pendelegasian wewenang yang merangkap dalam satu fungsi.
2. Penaksiran Risiko (Risk Assestment) Penaksiran risiko untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola risiki-risiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan yang secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.
Seperti yang dilihat tentang persediaan barang jadi, risiko yang terjadi pada persediaan barang jadi dapat berupa :
- Barang cacat
Penyusunan dan peletakan barang yang tidak baik dalam gudang dikarenakan gudang yang terlalu sempit sehingga tidak dapat menampung barang yang banyak, hal ini membuat barang tergores - Barang hilang
Penempatan barang di luar area gudang dapat berakibat hilangnya barang jika pengamanan tidak ditingkatkan. Pengamanan ini dapat berupa pengaman fisik barang dengan mengadakan pengecekan setiap hari. Pengamanan juga dapat dilakukan dengan menggunakan satuan pengaman atau Satpam. Satpam turut mengecek setiap barang yang keluar masuk. Risiko ini sering terjadi untuk itu perlu dilakukan suatu tindakan yang dapat mengurangi kerusakan barang misalnya barang disesuaikan dengan keadaan gudang yang ada, peredaran barang yang teratur dan berpola sehingga barang tidak perlu terlalu lama tersimpan dalam gudang.
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas pengendalian bagi PT. Cahaya Furnindotama merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan yang diambil untuk menghadapi risiko-risiko yang tersangkut dalam pencapaian tujuan perusahaan
PT. Cahaya Furnindotama telah melakukan aktivitas pengendaliannya dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya
1. Otorisasi yang lengkap terhadap kegiatan yang berhubungan dengan persediaan barang jadi, misalnya dokumen pengeluaran
barang harus ditandatangani secara lengkap oleh pihak yang berwenang.
2. Pemisahan tugas yang jelas antara bagian gudang dengan bagian administrasi gudang.
3. Setiap kegiatan yang berkaitan dengan barang jadi dilakukan dengan menggunakan dokumen yang sah yang diberi nomor urut cetak agar mudah memantaunya. 4. Mengadakan pengamanan yang
cukup atas aktiva perusahaan. Pengamanan yang dilakukan berupa :
- Pengamanan terhadap catatan-catatan atau data yang terdapat pada komputer. Pengamanan ini dilakukan untuk menjaga agar data-data yang ada pada komputer tidak diganggu oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab untuk itu dilakukan otorisasi terhadap arsip data yang ada di komputer.
- Pengamanan fisik atas persediaan yang dilakukan oleh security dimana security turut menjalankan pengen- dalian terhadap pengeluaran/ pengiriman barang jadi. Untuk memastikan apakah kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh manajemen PT. Cahaya Furnindotama bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran barang harus dicatat dan ini telah dilakukan dengan baik.
Internal Audit juga membuat Internal Control Questionaire untuk mengetahui pelaksanaan prosedur yang sudah ditetapkan.
Ya/ Tidak 1.Apakah persediaan barang jadi diadakan
verifikasi setiap hari oleh bagian gudang ? Ya 2.Apakah setiap pengeluaran barang jadi dicatat
ke dalam dokumen ? Ya
3.Apakah dokumen atas persediaan diotorisasi oleh pihak berwenang ?. Ya 4.Apakah saldo buku persediaan barang jadi
disesuaikan dengan hasil perhitungan terakhir? Ya 5. ika terjadi selisih /perbedaan antara catatan
persediaan dengan hasil penghitungan, apakah dilakukan penyidikan dan segera dilaporkan kepada Kepala Bagian ?
Ya 6. Apakah persediaan barang jadi diletakan di
tempat aman hingga bebas dari pencurian ?
Ya
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) PT. Cahaya Furnindotama akan membuat laporan persediaan setiap akhir bulan. Laporan ini berisi jumlah barang yang diterima dan jumlah barang yang dikeluarkan. Pencatatan atau pelaporan pada PT. Cahaya Furnindotama telah dicatat secara komputerisasi yang bersifat on line. Hal ini untuk memperlancar pemrosesan pencatatan dan meng-hindari terjadinya kekeliruan dalam pencatatan. PT. Cahaya Furnindotama melakukan pemeriksaan fisik pada akhir tahun, pemeriksaan ini bertujuan untuk memberikan data yang akurat. 5. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan pelaksanaan sistem pengendalian persediaan barang jadi pada PT. Cahaya Furnindotama dilakukan oleh Internal Audit. Internal Audit pada PT. Cahaya Furnindotama melakukan pemeriksaan satu tahun sekali. Selama kegiatan operasional berlangsung pemantauan dilakukan oleh kepala bagian masing-masing. Pemantauan terhadap kinerja dengan bagian gudang dalam proses pengaman perputaran persediaan dilakukan dengan cara pembandingan secara periodik antara jumlah aktiva yang dicatat dengan sistem akuntansinya. Pemantauan terhadap akuntansi dilakukan dengan cara membandingkan pendapatan yang diperoleh dan melihat keadaan
keuangan yang pada PT. Cahaya Furnindotama. Pemantauan dilakukan untuk memastikan kualitas pekerjaan setiap bagian dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
KESIMPULAN
1. Pengendalian persediaan yang dilakukan PT. Cahaya Furnindotama adalah dengan membuat sistem dan prosedur-prosedur seperti sistem pencatatan, prosedur, penilaian, prosedur, pengeluaran dan lain-lain.
2. Internal Audit melakukan pengawasan terhadap sistem pengendalian di PT. Cahaya Furnindotama dan Internal Audit pada Olympic Group berkedudukan independen.
3. Distribusi dokumen pada PT. Cahaya Furnindotama sudah baik dan jelas, hal ini dilihat dari dokumen yang mencantumkan siapa saja yang berhak menerima dokumen.
4. PT. Cahaya Furnindotama tidak memiliki prosedur stock opname yang standar. 5. Pencatatan persediaan pada PT. Cahaya
Furnindotama sudah menggunakan sistem komputerisasi secara on line dengan fasilitas LAN.
6. Adanya pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari tiap bagian departemen yang menunjukan bahwa pelaksanaan sistem pengendalian intern yang diterapkan ada yang berjalan baik tetapi ada perangkapan bagian lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Al Haryono, Jusuf, Dasar-dasar Akuntansi. Edisi 6. Jilid 2, 2001
Al Haryono, Jusuf, Auditing Pengauditan, STIE YKPN, Yogyakarta : 2001
Assauri, Sofyan, Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 4. FEUI, Jakarta : 1993 Fess, Philip E, Prinsip-prinsip Akuntansi.
Edisi 16, Jilid 1. Diterjemahkan oleh penerbit Erlangga, Jakarta : Erlangga, 1995
Maulana, Agus, Penerjemah Sistem Akunting dan Informasi. Edisi 6. Binarupa Aksara, Jakarta : 1993
Hartadi, Bambang, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen dan Audit. Edisi 3. BPFE, Yogyakarta : 1996
Hiro, Tugiman, Pengenalan Internal Audit. Penerbit Kanisius, 1996
Holmes W. Arthur and Wayne S. Overmyer, Auditing Principles and Procedures Illlono is : Richard D Irwin Inc Homewood 9 Edition 1979. Diterjamahkan oleh Moh. Badjuri. Edisi 9. Erlangga, Jakarta
Ikatan Akuntansi Indonesia, Standar Profesional Akuntan Publik. Salemba Empat, Jakarta : 2001
Kartadinata, Abas , Akuntansi dan Analisis Biaya. Edisi 3. Jakarta : 2002
Mulyadi, Auditing. Edisi 6, Buku 1, FE UGM, Yogyakarta : 2002
Mulyadi, Sistem Akuntansi. Edisi 3, Jakarta : Salemba Empat, 2001
Munawir, H.S., Auditing Modern. Buku 1, Edisi 1. FE UGM. Yogyakarta : 1995 Smith, Jay M, & Fred Skousen, Akuntansi
Intermediate. Edisi 9, Jilid 1, Diterjemahkan oleh penerjemah penerbit Erlangga, Jakarta : 1996
Tuanakota, Theodorus M., Teori Akuntansi. FEUI, Jakarta : 2000
Wijaya Tungal, Amin, Internal Auditing, Harvindo, Jakarta : 2000
Wijaya Tunggal, Amin, Audit Kontemporer. Harvindo, Jakarta : 1995
