iii
ABSTRAK
PPSI (Pusat Pengembangan Informasi) merupakan suatu organisasi yang dibentuk oleh Universitas Kristen Maranatha Bandung. PPSI bergerak dalam bidang pembuatan sistem aplikasi untuk semua bagian dalam Universitas Kristen Maranatha di luar akademik. Misalnya dalam pembuatan sistem aplikasi keuangan mahasiswa, penggajian karyawan, perpustakaan, parkir dan lain sebagainya. Sejauh ini, PPSI belum mempunyai dokumentasi yang jelas dalam setiap proses bisnis nya. Proses bisnis dilakukan dengan tindakan informal. ISO 9001:2008 merupakan standar internasional tentang sistem manajemen mutu, telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien dapat menjaga dan meningkatkan mutu sebuah organisasi. Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah mengetahui proses bisnis dalam pengembangan sistem aplikasi yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, mengetahui proses bisnis dalam maintenance software yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, mengetahui komitmen manajemen terkait penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, mengetahui penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha, adanya dokumentasi sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.
iv
ABSTRACT
PPSI (Center for Information Development) is an organization formed by Maranatha Christian University. PPSI engaged in the manufacture of application systems for all parts of the Maranatha Christian University, outside of academics. For example in the manufacture of student financial application systems, payroll, library, parking and so forth. So far, PPSI not yet have a clear documentation in all its business processes. Business process is done by informal action. ISO 9001:2008 is an international standard on quality management systems, has proven to be a system that effectively and efficiently maintain and improve the quality of an organization. The purpose of writing this report is to know the business process in the development of application systems that existed at the PPSI (Center for Information System Development), Maranatha Christian University, knows the business process in the maintenance of existing software on PPSI (Center for Information System Development), Maranatha Christian University, knows the commitment management related to the implementation of ISO 9001:2008 quality management system in PPSI (Center for Information Systems Development) Maranatha Christian University, knows the application of ISO 9001:2008 quality management system in each unit at PPSI (Center for Information Systems Development) Maranatha Christian University, the documentation as guidelines in conducting the activities in each work unit on PPSI (Center for Information Systems Development) Maranatha Christian University.
v
II.2.4 Keuntungan adanya SOP ... 10
II.3 Sejarah ISO ... 10
II. 3.1 Pengertian ISO 9001:2008 ... 12
II.5 Sistem Manajemen Mutu ... 14
II.5.1 Langkah – langkah membangun dan mengembangkan sistem manajemen mutu ... 15
II.5.2 Persyaratan Standar Dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 ... 17
II.5.3 Sistem Manajemen Mutu (Klausal 4 dari ISO 9001:2008) ... 19
II.5.3 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ... 20
vi
II.6 Pengertian Flowchart ... 21
II.7 Pengertian Formulir ... 24
II.7.1 Manfaat Formulir ... 24
II.7.2 Prinsip-Prinsip Perancangan Formulir ... 25
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 25
III.1 Gambaran Organisasi ... 26
III.1.1 Sejarah PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha ... 26
III.1.2 Tujuan Organisasi ... 28
III.1.3 Kebijakan Mutu PPSI ... 28
III.1.4 Struktur Organisasi di PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) .. 29
III.2 Deskripsi Kerja ... 30
III.2.1 Deskripsi Kerja Kepala PPSI ... 30
III.2.2 Deskripsi Kerja Programmer I ... 39
III.2.3 Deskripsi Kerja Programmer II ... 45
III.3 List Process ... 51
III.4 Manual Mutu ... 52
BAB IV HASIL TERCAPAI... 53
IV.1 Prosedur ... 53
IV.2 Instruksi Kerja ... 54
IV.2.1 Instruksi Kerja Backup Data ... 54
IV.2.2 Intruksi Kerja Restore Data ... 55
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR TABEL
ix
DAFTAR LAMPIRAN
A. Manual Mutu...62
B. Prosedur...67
C. Formulir...145
C.1 Formulir Pengajuan Pengembangan Sistem...147
C.2 Formulir Rapat PPSI...148
C.3 Formulir Perencanaan Kebutuhan...149
C.4 Surat Permohonan PAB (Pengajuan Anggaran Biaya)...150
C.5 Formulir Laporan Pembelian Kebutuhan...151
C.6 Formulir Rencana Kerja...152
C.7 Formulir Penyelesaian Pengembangan Sistem...153
C.8 Formulir Pelaksanaan Maintenance Sistem...154
C.9 Formulir Backup Sistem...155
C.10 Formulir Penundaan Pengembangan Sistem...156
C.11 Formulir Perubahan Jadwal Maintenance Sistem...157
C.12 Formulir Perubahan Jadwal Training...158
C.13 Formulir Presensi...159
C.14 Formulir Evaluasi Kinerja Karyawan...160
x
DAFTAR ISTILAH
BSI : British Standard Institute CASCO : Council Comitee on Conformity CIA : Chemical Industry Association CMA : Chemical Manufacturer Association EMAS : Eco Management and Audit Scheme HS&E : Health, Safety and Environment IEC : International Electronic Comission IER : Initial Environment Review
ISO : International Standardization Organisation
NACCB : National Acreditation Council for Certification Bodies
SMM : Sistem Manajemen Mutu
1
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Seiring dengan berjalannya era globalisasi, sumber daya manusia
Indonesia semakin dituntut untuk memiliki keunggulan dan daya saing. Dunia
pendidikan, sebagai institusi yang memiliki peran peningkatan sumber daya
manusia memegang fungsi penting dalam merealisasikan hal tersebut. Untuk
mendukung adanya peningkatan mutu, memerlukan sistem informasi yang
terus berkembang. Pemerintah yang merupakan stakeholder dominan dunia
pendidikan, menyadari tentang pentingnya peran tersebut dengan
mengeluarkan kebijakan-kebijakan yang bersifat peningkatan mutu dunia
pendidikan. Sehingga dengan adanya sistem informasi yang baik diharapkan
dapat terus meningkatkan mutu pendididkan.
ISO 9001:2008 merupakan standar internasional tentang sistem
manajemen mutu, telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif
dan efisien dapat menjaga dan meningkatkan mutu sebuah organisasi.
Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di Perguruan Tinggi
perlu direncanakan dengan baik karena kegiatan ini merupakan suatu
investasi yang sangat besar baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu.
Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana
merupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi
saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Melalui
perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya,
mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar
memudahkan dan memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008.
PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) merupakan suatu
2
Universitas Kristen Maranatha - Bandung dalam bidang pembuatan software untuk semua bagian dalam Universitas
Kristen Maranatha di luar akademik. Misalnya dalam pembuatan software
keuangan, penggajian, dan lain sebagainya. PPSI (Pusat Pengembangan
Sistem Informasi) menyadari pentingnya SOP (Standard Operating
Procedure) dalam pemeliharaan dan pengembangan sistem.
I.2 Rumusan Masalah
PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen
Maranatha menyadari pentingnya SOP (Standard Operating Procedure)
dalam pemeliharaan dan pengembangan sistem. Berdasarkan latar belakang
masalah diatas, berikut merupakan rumusan masalah penelitian, yaitu :
Proses bisnis apa saja yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?
Bagaimana komitmen manajemen terkait penerapan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 pada PPSI (Pusat Pengembangan
Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?
Bagaimana penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi)
Universitas Kristen Maranatha?
Bagaimana anggota PPSI dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur serta penerapan SOP dalam PPSI (Pusat Pengembangan
Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha?
I.3 Tujuan
Tujuan penulisan laporan ini :
Mengetahui proses bisnis dalam pengembangan sistem yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas
3
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
Mengetahui proses bisnis dalam maintenance sistem yang ada pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas Kristen
Maranatha.
Mengetahui komitmen manajemen terkait penerapan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 pada PPSI (Pusat Pengembangan
Sistem Informasi) Universitas Kristen Maranatha.
Mengetahui penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi)
Universitas Kristen Maranatha.
Adanya dokumentasi atau SOP sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan di setiap unit kerja pada PPSI (Pusat Pengembangan Sistem
Informasi) Universitas Kristen Maranatha.
I.4 Ruang Lingkup Kajian
Implementasi sistem manajemen mutu mengacu pada ISO
9001:2008.
Implementasi sistem manajemen mutu berfokus pada proses bisnis yang ada di PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi)
Universitas Kristen Maranatha.
Implementasi sistem manajemen mutu berfokus pada pengembangan
dan maintenance sistem.
Berikut ini langkah-langkah perencanaan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 :
Membangun Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen merupakan hal sangat penting dan utama
dalam membangun sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
Karena mereka yang bertanggungjawab dan harus
merencanakan strategi bisnis, kebijakan, sasaran dan ukurannya,
serta mereka harus meninjaunya pula. Komitmen manajemen
ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana
4
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
Penunjukkan Wakil Manajemen
Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran
manajemen untuk benar-benar menerapkan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 pada Perguruan Tinggi dibuktikan dengan
menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil
manajemen (management representative). Peranan dari Wakil
Manajemen (WM) adalah menjamin bahwa sistem manajemen
mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai
dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang
telah ditetapkan.
Pelatihan Pemahaman sistem menejemen mutu bagi manajemen dan Karyawan
Pelatihan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 ini bertujuan
untuk memberikan kesadaran mutu dan memberikan pemahaman
persyaratan. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran
mutu (quality awareness).
Menyusun Dokumen SMM (Sistem Manajemen Mutu)
Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu,
dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan
mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya
dokumen yang teratur dan rapih, penerapan sistem manajemen
mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat
dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk
perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan
dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun
dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di
Perguruan Tinggi. Penyusunan dokumen tersebut meliputi:
1. Manual Mutu, adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM)
level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Perguruan Tinggi
5
Universitas Kristen Maranatha - Bandung SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah
ditetapkan oleh Kepala Perguruan Tinggi.
2. Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan
langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu
proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM
Perguruan Tinggi. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang
lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait
dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perguruan Tinggi.
3. Instruksi Kerja, adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya
untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses
kerja yang harus dilakukan oleh satu orang atau satu unit yang
terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi
kegiatan SMM di Perguruan Tinggi. Instruksi kerja pada
umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi
kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
Sosialisasi Dokumen SMM
Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM
adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan
menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan
SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang
dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan,
tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang
poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan.
I.5 Sumber Data
1. Sumber data diambil dari yang bersangkutan, yang dalam hal ini
adalah PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) Universitas
Kristen Maranatha.
2. Wawancara langsung dengan pihak terkait.
6
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
I.6 Sistematika Penyajian
Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari lima bab yang
didalamnya mencangkup hal-hal sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah,
tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian,
metode dan teknik penelitian.
Bab II Kajian teori
Pada bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan materi
penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal
maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai ISO 9001:2008
dan penjelasan mengenai proses-proses yang ada.
Bab III Analisis Dan Perancangan
Bab ini berisikan proses implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001 : 2008
Bab IV Hasil Tercapai
Pada Bab ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk
menilai kepatuhan terhadap kontrol yang sudah ditetapkan. Apakah
sistem yang telah diterapkan saat ini sudah sesuai dengan standar
dari ISO 9001:2008.
Bab V Simpulan dan Saran
Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulis berasal dari
59
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil pengumpulan data dan analisis, penulis menarik
kesimpulan sebagai berikut :
V.1 Simpulan
Tidak terdokumentasinya setiap kegiatan pengembangan dan
maintenance sistem dalam PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi)
merupakan salah satu penghalang untuk melakukan sistem manajemen
mutu . PPSI (Pusat Pengembangan Sistem Informasi) memiliki suatu
kendala dalam melakukan sistem manajemen mutu, yaitu tidak
terdokumentasinya kegiatan pengembangan dan maintenance sistem.
Oleh karena itu, dalam tugas akhir ini untuk melakukan sistem
manajemen mutu dan mutu pelayanan PPSI dibuatlah dokumentasi terhadap
prosedur-prosedur berdasarkan standard ISO 9001:2008.
Standar ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk
sistem manajemen mutu. Selain itu ISO 9001:2008 juga menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari
suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa
organisasi akan memberikan produk (sistem aplikasi) yang memenuhi
persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini
dapat merupakan kebutuhan spesifik dari user.
Dengan menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008,
maka PPSI :
60
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
Mengetahui dengan jelas alur proses bisnis dalam melakukan maintenance sistem.
Mempunyai komitmen manajemen terkait penerapan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008.
Mengetahui penerapan siistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di setiap unit kerja dalam PPSI.
Mempunyai manual mutu, prosedur, instruksi kerja serta formulir berdasarkan standar ISO 9001:2008, sehingga setiap unit kerja dalam
PPSI dapat meminimalisir kesalahan dalam melakukan kegiatan
pengembangan dan maintenance sistem.
V.2 Saran
Setelah membuat prosedur dan dokumentasi tehadap prosedur baik
yang sudah dilakukan dan yang di sarankan, pihak-pihak yang bersangkutan
atau terlibat akan melaksanakan kegiatan dan menghasilkan dokumentasi
sesuai dengan yang tertera dalam prosedur.
Selain itu, proses pembaharuan atau peningkatan secara terus menerus
dan melakukan revisi terhadap prosedur adalah perlu untuk dilakukan untuk
memelihara keberlangsuangan prosedur secara terus-menerus.
Harapan yang ada jika SOP yang dibuat dilaksanakan secara konsisten,
dokumen atau formulir yang ada terus diperbaharui oleh pihak top
management, dalam hal ini para pejabat struktural, terus melakukan evaluasi
terhadap setiap komponen dalam PPSI, niscaya maka mutu, atau kualitas
61
Universitas Kristen Maranatha - Bandung
DAFTAR PUSTAKA
Suardi, Rudi.(2001).ISO 9001:2008 and Continual Quality Improvement
TUV International Indonesia.(2001).Seminar Sehari Pengenalan dan Pemahanan ISO 9001:2008
Gasper, Vincent.(2002).Quality Management System ISO 9001:2008(Vols.1-2) Romney, Steinbart.(2001).Accounting Information System
