ANALISIS DAN USULAN SISTEM
PEMELIHARAAN GEDUNG SERTA
FASILITASNYA, PROSEDUR DAN FORMULIR
DI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Akademik
Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu
Pada Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik
Universitas Kristen Maranatha
Disusun Oleh :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
LEMBAR PENGESAHAN
ANALISIS DAN USULAN SISTEM
PEMELIHARAAN GEDUNG SERTA
FASILITASNYA, PROSEDUR DAN FORMULIR
DI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
Disusun oleh :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
Telah Diperiksa dan Disetujui
Sebagai Tugas Akhir Pada Jurusan Teknik Industri
Universitas Kristen Maranatha
Bandung, Maret 2005
Diketahui Disetujui,
Ir. Christina Wirawan, MT Ibu Christina ST, MT. Ibu Yenni M.D, SE. MBA
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
PERNYATAAN HASIL KARYA PRIBADI
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
Dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir dengan judul :
“ Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung Serta Fasilitasnya, Prosedur
dan Formulir di Universitas Kristen Maranatha ” adalah hasil pekerjaan saya dan
seluruh ide, pendapat atau materi dari sumber lain telah dikutip dengan cara
penulisan referensi yang sesuai.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan ini tidak
sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung sanksi yang akan
dikenakan kepada saya
Bandung, Maret 2005
Yang membuat pernyataan,
ABSTRAK
Bangunan atau gedung merupakan salah satu sarana untuk mendukung tercapainya tujuan dan terlaksananya fungsi-fungsi pokok organisasi pemakai atau pengguna bangunan secara optimal. Oleh sebab itu untuk mempertahankan kondisi bangunan tersebut supaya dapat terjaga maka diperlukan suatu kegiatan pemeliharaan. Dengan bangunan yang apik, terpelihara dan berjalan sesuai dengan fungsinya maka akan menimbulkan kesan yang baik bagi penggunanya dan bagi orang yang melihatnya.
Pemeliharaan bangunan itu sendiri secara garis besar dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengelolaan bangunan, fasilitas atau infrastruktur untuk mempertahankan fungsi bangunan tersebut sesuai dengan rencana, agar usia rencana bangunan dapat tercapai.
Universitas Kristen Maranatha (UKM) dengan semakin bertambahnya gedung yang dimiliki menyebabkan ruang lingkup pemeliharaan semakin besar. Dengan kondisi seperti saat ini, kegiatan pemeliharaan fisik gedung dikerjakan oleh Unit Pemeliharaan Gedung (UPG) dan kegiatan Mechanical & Electrical (ME) dikerjakan oleh Unit Kerumahtanggaan 1 dapat mengakibatkan suatu masalah yaitu keterlambatan dalam penyelesaian pemeliharaan gedung.
Agar sistem pemeliharaan gedung lebih baik lagi dalam menangani kebutuhan pemeliharaan bangunan secara keseluruhan gedung di UKM termasuk Gedung GWM, maka dilakukan penelitian mengenai sistem pemeliharaan bangunan yang saat ini berjalan.
Pengumpulan data dan informasi mengenai sistem, prosedur dan formulir pemeliharaan gedung di UKM, dilakukan dengan mewawancarai bagian-bagian yang berhubungan dengan pemeliharaan gedung yaitu UPG, Unit Kerumahtanggaan 1, Unit Kerumahtanggaan 2 (Kepala Bagian Kebersihan) dan Pembantu Rektor II (PR II). Data-data yang dikumpulkan adalah struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, prosedur, formulir, dan instruksi kerja.
Dalam penelitian ini penulis mengunakan flowchart, bagan alir informasi, analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency,
Services) dalam menjabarkan keadaan sistem yang ada ditempat Unit
Kerumahtanggaan 1 dan Unit Pemeliharaan Gedung secara khususnya.
Masalah sebenarnya sudah ada dari sejak dulu, tapi dengan bertambahnya pekerjaan yang harus ditanggani maka masalah tersebut makin lama makin mengganggu dalam pemeliharaan gedung itu sendiri.
Dari hasil analisis menunjukkan semakin banyaknya pertambahan gedung mengakibatkan semakin bertambahnya tugas pemeliharaan gedung, dan semakin banyak masalah yang ada.
KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH
Tugas Akhir ini merupakan tugas yang harus diselesaikan dalam rangka
untuk memenuhi persyaratan akademik untuk mencapai gelar Sarjana Strata Satu
pada Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Kristen Maranatha
Bandung.
Pelaksanaan penelitian Tugas Akhir yang berjudul “ Analisis dan Usulan
Sistem Pemeliharaan Gedung, Prosedur, Dan Formulir Untuk Keseluruahan
Gedung Universitas Kristen Maranatha ” ini terdiri dari enam bab, yaitu :
Bab 1 Pendahuluan
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab 4 Pengumpulan Data
Bab 5 Analisis dan Perancangan Sistem
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Penulis memanjatkan puji dan syukur sebesar-besarnya ke hadirat Tuhan
Yang Maha Esa karena berkat Rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Christina ST, MT, selaku Dosen Pembimbing I yang telah
membimbing, mengarahkan dan memberi masukan mengenai
konsep-konsep kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Yenni M.D, SE. MBA, selaku Dosen Pembimbing II yang telah
membimbing, mengkoreksi dan memberi masukan berarti kepada penulis
dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini, serta telah memberi topik
TA ini untuk dikerjakan.
3. Ibu Ir. Christina Wirawan, MT., selaku ketua Jurusan Teknik Industri
Universitas Kristen Maranatha dan nara sumber yang telah memberi
masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
4. Ibu Ie Vie Mie, ST., MT., selaku nara sumber yang telah memberi
5. Bapak Wawan Yudiantyo, ST., MT., selaku nara sumber yang telah
memberi masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas
Akhir.
6. Dosen-dosen Jurusan Teknik Industri yang telah turut menyumbangkan
pengetahuan dan pemikirannya, dan Ibu Citra yang telah berpartisipasi
dalam wawancara dalam upaya pengumpulan data.
7. Kepala TU jurusan-jurusan yang ada di UKM yang tidak bisa penulis
sebutkan satu-persatu, terima kasih atas kerja samanya dalam wawancara
yang telah dilakukan.
8. Mama dan Papaku tercinta yang selalu memberi dan mengharapkan yang
terbaik untuk penulis. Keluargaku yang tersayang, Sumarja, Suwardi yang
selalu memberi semangat dan kasih sayang pada penulis.
9. Jeffri yang telah berjuang bersama dalam menyelesaikan TA ini, thanks
banget buat supportnya.
10.Teman Kelompok Kecil: Henry, Lina, Wiyong, Sesi, Erni yang telah
membantu penulis dalam pengambilan data, memberi semangat dan
masukkan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
11.Teman-teman di PMK : Litha, Joy, Farlina, Johan, Pery, Anton, dll.
Thanks ya buat support kalian... sori kagak bisa sebutkan satu persatu ^_^
12.Rizal anak Kelompok Kecil penulis yang telah memberi dukungan support
kepada penulis.
13.Devid yang telah membantu penulis dalam kesusahan dan dalam
supportnya. Thanks banget ya... tanpa supportnya mungkin penulis masih
malas dalam mengerjakan TA.
14.Teman-teman asisten Statistik & Rekua, dan seluruh teman-teman kelas B
angkatan 2000 yang telah memberi semangat untuk penyelesaian Tugas
Akhir ini.
15.Buat teman-teman gereja juga: Ko Khui Fa, Alice, Dicky, Budhi, dll.
thanks ya buat doa kalian. Upah kalian besar di surga.
16.Special thanks for Symphoni, makasih ya buat doa dan dukungannya.
Penulis mengharapkan agar Laporan Tugas Akhir ini dapat berguna.
Selama pengerjaan penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat
kekurangan-kekurangan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis
dengan senang hati menerima kritik dan saran yang diberikan.
Bandung, Maret 2005
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
DAFTAR SINGKATAN... xvi
DAFTAR FLOWCHART PROSEDUR... xvii
DAFTAR BAGAN ALIR INFORMASI PROSEDUR... xviii
DAFTAR USULAN PROSEDUR... xix
DAFTAR USULAN FLOWCHART PROSEDUR... xx
DAFTAR USULAN BAGAN ALIR INFORMASI PROSEDUR... xxi
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah ...
1.2. Identifikasi Masalah ...
1.3. Pembatasan Masalah dan Asumsi ...
1.4. Perumusan Masalah ...
1.5. Tujuan Penelitian ...
1.6. Manfaat Penelitian...
1.7. Sistematika Penulisan ...
1-1
1-2
1-2
1-3
1-4
1-4
1-4
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem...
2.1.1. Pengertian Sistem... ...
2.1.2. Karakteristik Sistem...
2.1.3. Klasifikasi Sistem...
2.2.Konsep Dasar Informasi...
2.2.1 Pengertian Informasi...
2.2.2 Sumber Informasi... 2-1
2-1
2-2
2-2
2-4
2-4
2.2.2. Kualitas Informasi...
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi...
2.4. Pengembangan Sistem Informasi...
2.4.1. Perlunya Pengembangan Sistem Informasi...
2.4.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi...
2.4.3. Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi...
2.4.4. Alat dan Teknik Dalam Pengembangan Sistem Informasi.
2.4.5. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)……….
2.4.6.Bagan Alir Informasi (Information Flowchart)…………...
2.5. Analisis Sistem Informasi...
2.6. Pengendalian Sistem Informasi...
2.7. Pengendalian Sistem Informasi Secara Umum...
2.8. Impementasi Sistem...
2.9. Prosedur
2.9.1 Definisi Prosedur...
2.9.2 Fungsi Sistem dan Prosedur...
2.9.3 Peranan Sistem dan Prosedur dalam Tugas Manajemen...
2.9.4 Ruang lingkup Aktivitas sistem dan Prosedur...
2.9.5.Prinsip-Prinsip Menegnai Prosedur yang Baik...
2.9.6.Formulir Sebagai Alat Kerja dari Prosedur...
2.9.7.Analisis Prosedur...
2.9.8.Analisis Formulir...
2.9.9.Sifat-Sifat Formulir yang Baik...
2.9.10.Dokumen Dasar ...
2.10. Kegiatan Pemeliharaan Bangunan...
2.10.1. Definisi Mengenai Pemeliharaan...
2.10.2. Latar Belakang Perlunya Pemeliharaan Bangunan...
2.10.3. Tujuan Pemeliharaan...
2.10.4. Tipe Pemeliharaan ...
2.10.5 Pengorganisasian dan Struktur Organisasi...
2.10.5.2 Faktor-Faktor Penentu Struktur Organisasi...
2.10.5.3 Bagan Organisasi...
2.10.6 Prinsip-Prinsip Organisasi...
2.10.7 Struktur Organisasi Pemeliharaaa Bangunan...
2.10.8 Bentuk-Bentuk Organisasi Bangunan...
2.11. Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000...
2.11.1 Pengantar Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000....
2.11.2 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001:2000...
2.11.3 Prinsip-Prinsip Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO
9001:2000...
2.11.4 Dokumentasi Berdasarkan ISO 9001:2000...
2.11.5 Prosedur Operasi Standar...
2-27 2-29 2-30 2-31 2-32 2-33 2-33 2-33 2-34 2-35 2-36
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metodologi Penelitian...
3.2. Penelitian Pendahuluan...
3.3. Pembatasan Masalah...
3.4. Perumusan Masalah...
3.5. Tinjauan Pustaka...
3.6. Pengumpulan Data...
3.7. Analisis dan Usulan Sistem, Prosedur, dan Formulir
Pemeliharaan Gedung yang Berjalan Saat Ini...
3.8. Kesimpulan dan Saran...
3-1 3-2 3-2 3-2 3-2 3-2 3-3 3-3
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1. Data Umum Perusahaan...
4.1.1. Sejarah Berdirinya...
4.1.2. Jam Kerja...
4.1.3. Struktur Organisasi...
4.1.3.1. Struktur Organisasi BAU...
4.1.3.a. Struktur Organisasi Unit Kerumahtanggaan 1...
4.1.4. Uraian Jabatan...
4.1.4.a. Unit Pemeliharaan Gedung...
4.1.4.b. Unit Kerumahtanggaan 1...
4.2. Prosedur-Prosedur Tugas...
4.3. Formulir yang digunakan sekarang ...
4-5
4-5
4-8
4-13
4-33
BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
5.1. Analisis Sistem Pemeliharaan Gedung...
5.1.1. Analisis Struktur Organisasi Sekarang...
5.1.1.1. Analisis Sistem Informasi Pemeliharaan Gedung Yang
Ada Di UKM Sekarang...
5.1.1.2. Analisis Prosedur-Prosedur Pemeliharaan Gedung UKM
Yang Ada Saat Ini...
5.1.2. Analisis Formulir-Formulir Yang Digunakan Dalam
Prosedur-Prosedur Pemeliharaan Gedung
5.2. Usulan Perancangan...
5.2.1. Usulan Perancangan Organisasi...
5.2.2. Usulan Struktur Organisasi...
5.2.3. Usulan Deskripsi Tugas Biro Pemeliharaan Gedung...
5.2.4. Usulan Prosedur-Prosedur...
5.2.5. Usulan Formulir...
5.3. Analisis Usulan...
5.3.1. Analisis Usulan Struktur Organisasi...
5.3.2. Analisis Sistem Informasi Usulan yang ada di BPG...
5.3.3. Analisis Prosedur Usulan...
5.3.4.Analisis Perbandingan Sistem Pemeliharaan Gedung lama
dengan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung...
5.3.5. Analisis Formulir Usulan...
5-1
5-1
5-2
5-4
5-25
5-24
5-24
5-25
5-25
5-29
5-29
5-29
5-29
5-30
5-32
5-36
5-37
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan...
6.1.1. Sistem, Prosedur dan Formulir yang Berjalan Saat Ini di Unit
Pemeliharaan Gedung...
6-1
6.1.2.Kekurangan Sistem, Prosedur dan Formulir yang Berjalan
Saat Ini di Unit Pemeliharaan Gedung...
6.1.3.Usulan Pengembangan Sistem, Prosedur dan Formulir untuk
Pemeliharaan Gedung Secara Keseluruhan...
6.1.4.Kelebihan dari Usulan Sistem dan Prosedur Pemeliharaan
Gedung...
6.2. Saran untuk UKM...
6-2
6-2
6-4
6-4
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
4.1. Daftar Prosedur 4-13
5.1. Usulan Prosedur ME & Koster 5-35
5.2. Perbandingan Sistem Pemeliharaan Gedung lama
dengan Usulan
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
2.1. Karakteristik Sistem 2-2
2.2. Kualitas Informasi 2-5
2.3. Hubungan antara operasi dan pemeliharaan 2-25
3.1. Bagan Metodologi Penelitian 3-1
4.1. Struktur Organisasi Universitas Kristen Maranatha 4-3
4.2. Struktur Organisasi BAU 4-4
4.3. Struktur Organisasi Unit Kerumahtanggaan 1 4-4
4.4. Struktur Organisasi Unit Pemeliharaan Gedung 4-4
5.1. Usulan Struktur Organisasi UKM 5-27
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Judul Halaman
A Flowchart Prosedur A
B Bagan Alir Informasi B
C Prosedur Usulan C
D Flowchart Usulan Prosedur D
E Bagan Alir Informasi Usulan E
F Formulir Usulan F
G Bagan Alir G
Daftar Singkatan
No. Singkatan Keterangan
1. BAU Biro Administrasi Umum
2. BpeB Bon Permintaan Barang
3. BPG Biro Pemeliharaan Gedung
4. FCBR Formulir Call Back Report
5. FIPU Formulir Izin Pengambilan Uang
6. FPP Formulir Permohonan Perbaikan
7. FPR Formulir Peminjaman Ruangang
8. FWOS Formulir Work Order Services
9. ME Mechanical & Electrical
10. PO Purchase Order
11. PPD Permohonan Penggunaan Dana
12. PR II Pembantu Rektor II
Daftar Flowchart Prosedur
No. Nama Prosedur Halaman
1. Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam) A-1
2. Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar) A-2
3. Prosedur Pemakaian Ruangan A-3
4. Prosedur Penambahan Jaringan Listrik A-4
5. Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik A-5
6. Prosedur Penambahan Titik Lampu A-6
7. Prosedur Menghidupkan Genset A-7
8. Prosedur Perawatan Genset A-8
9. Prosedur Pemeliharaan Lift A-9
10. Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
kebakaran
A-10
11. Prosedur Pelatihan Kebakaran A-11
12. Prosedur Perawatan APAR A-12
13. Prosedur PPD A-13
14. Prosedur Peminjaman Kunci A-14
15. Prosedur Penerimaan Kunci A-15
16. Prosedur Keadaan Darurat A-16
17. Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV A-17
18. Prosedur Penambahan Extention A-18
Daftar Bagan Alir Informasi Prosedur
No. Nama Prosedur Halaman
1. Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam) B-1
2. Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar) B-2
3. Prosedur Pemakaian Ruangan B-3
4. Prosedur Penambahan Jaringan Listrik B-3
5. Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik B-4
6. Prosedur Penambahan Titik Lampu B-5
7. Prosedur Perawatan Genset B-6
8. Prosedur Pemeliharaan Lift B-6
9. Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
kebakaran
B-7
10. Prosedur Pelatihan Kebakaran B-7
11. Prosedur PPD B-8
12. Prosedur Peminjaman Kunci B-9
13. Prosedur Penerimaan Kunci B-9
14. Prosedur Keadaan Darurat B-9
15 Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV B-10
16. Prosedur Perawatan AC B-10
17. Prosedur Penambahan Extention B-11
Daftar Usulan Prosedur
No. Nama Usulan Prosedur Kode Dokumen
1. Prosedur Pemakaian Sound System 020 / SOP / BPG / UKM
2. Prosedur Peminjaman Kunci 021 / SOP / BPG / UKM
3. Prosedur Penambahan Titik Lampu 022 / SOP / BPG / UKM
4. Prosedur Gangguan Listrik 023 / SOP / BPG / UKM
5. Prosedur Perawatan Lift 024 / SOP / BPG / UKM
6. Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle,
Alarm Kebakaran
025 / SOP / BPG / UKM
7. Prosedur Pelatihan Memadamkan Api 026 / SOP / BPG / UKM
8. Prosedur Perawatan APAR 027 / SOP / BPG / UKM
9. Prosedur Perawatan Genset 028 / SOP / BPG / UKM
10. Prosedur Penghidupan Genset 029 / SOP / BPG / UKM
11. Prosedur Permohonan Penggunaan Dana 030 / SOP / BPG / UKM
12. Prosedur Air Mati 031 / SOP / BPG / UKM
13. Prosedur Perbaikan Kerusakan Sarana
Plumbing
032 / SOP / BPG / UKM
14. Prosedur Penerimaan FPP 033 / SOP / BPG / UKM
15. Prosedur Pembuatan Laporan Pendebitan
Air Setiap Bulan
034 / SOP / BPG / UKM
16. Prosedur Pengontrolan Sarana Air dan
WC
035 / SOP / BPG / UKM
17. Prosedur Penambahan Jaringan Listrik 036 / SOP / BPG / UKM
18. Prosedur Peminjaman Ruangan GAP,
GSG, Grha Widya (Pihak Dalam)
037 / SOP / BPG / UKM
19. Prosedur Peminjaman Ruangan GAP,
GSG, Grha Widya (Pihak Luar)
038 / SOP / BPG / UKM
Daftar Usulan Prosedur (Lanjutan)
No. Nama Usulan Prosedur Kode Dokumen
21. Prosedur Perawatan Penangkal Petir &
CCTV
040 / SOP / BPG / UKM
22. Prosedur Perawatan AC 041 / SOP / BPG / UKM
23. Prosedur Kehilangan Kunci 042 / SOP / BPG / UKM
Daftar Usulan Flowchart Prosedur
No. Nama Prosedur Halaman
1. Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam) D-1
2. Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar) D-2
3. Prosedur Pemakaian Ruangan D-3
4. Prosedur Pemakaian Sound System D-4
5. Prosedur Penambahan Titik Lampu D-5
6. Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik D-6
7. Prosedur Pemeliharaan Lift D-7
8. Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
kebakaran
D-8
9. Prosedur Pelatihan Kebakaran D-9
10. Prosedur Perawatan APAR D-10
11. Prosedur Perawatan Genset D-11
12 Prosedur Menghidupkan Genset D-12
13. Prosedur PPD D-13
14. Prosedur Air Mati D-14
15. Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing D-16
16. Prosedur Penerimaan FPP D-17
17. Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air D-18
18. Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi D-19
19. Prosedur Keadaan Darurat D-23
20. Prosedur Peminjaman Kunci (Darurat) D-24
21. Prosedur Perawatan AC D-25
22. Prosedur Penambahan Extention D-26
23. Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV D-27
Daftar Usulan Bagan Alir Informasi Prosedur
No. Nama Prosedur Halaman
1. Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam) E-1
2. Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar) E-2
3. Prosedur Pemakaian Ruangan E-3
4. Prosedur Pemakaian Sound System E-4
5. Prosedur Penambahan Titik Lampu E-5
6. Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik E-4
7. Prosedur Pemeliharaan Lift E-5
8. Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
kebakaran
E-6
9. Prosedur Pelatihan Kebakaran E-6
10. Prosedur Perawatan APAR E-7
11. Prosedur Perawatan Genset E-7
12 Prosedur PPD E-8
13. Prosedur Air Mati E-9
14. Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing E-10
15. Prosedur Penerimaan FPP E-10
16. Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air E-11
17. Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi E-11
18. Prosedur Keadaan Darurat E-12
19. Prosedur Perawatan AC E-13
20. Prosedur Penambahan Extention E-13
DATA PENULIS
Nama Lengkap : Otman Awih
Alamat di Bandung : Jl. Babakan Sukaresik 1 no 1
Alamat Asal : Jl. Lingkungan II, RT 54, RW 16, Sukajadi, Talang
Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan
No Telp Bandung : -
No Telp Asal : (0711) 432259
No Handphone : 08562136018
Alamat Email : Otman_Awih’00@Yahoo.com
Pendidikan : SMU Xaverius 1 Palembang
Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha
Nilai TA : 3,6 (A)
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )
Pem ohon
Kabag. K erum ahtanggaan
1
K aBPG
Kabag. Kerum ahtanggaan
2
Teknisi LIstrik 3
1, 4
2, 5 4
6
G am bar E-1 Bagan Alir Inform asi Usulan Prosedur Pem injam an Ruangan ( Pihak Dalam )
7
Keterangan :
1 : Permintaan FPR
2 : FPR ( 3 rangkap )
3 : Penandatanganan FPR
4 : FPR yang sudah ditandatangani
5 : FPR rangkap ke-1
6 : FPR rangkap ke-3
7 : Jadwal pemakaian ruang
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-2
B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )
Pem ohon
Koster Sekretariat
(Bag.Agenda) Rektor
KaBPG Kabag.
Kerum ahtanggaan 2 Kabag. ME
1, 6 2, 7, 9, 10
3 3
4
5
8
11 12
G am bar E-2 Bagan Alir Inform asi Prosedur Pem injam an Ruang (Pihak Luar)
Keterangan :
1 : Menanyakan ruangan
2 : Note kondisi ruangan
3 : Proposal & note kondisi ruangan
4 : Surat & lampiran biaya
5 : Surat disposisi
6 : Meminta FPR
7 : FPR (3 rangkap)
8 : Meminta tandatangan FPR
9 : FPR yang sudah ditandatangan
KaBPG
10: FPR rangkap ke-1
11: FPR rangkap ke-3
12: Note jadwal pemakaian sound
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-3
C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System
Kabag. ME 1 Teknisi Electrical
G am bar E-3 Bagan Aliran Inform asi Prosedur Pem akaian Sound System
D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan
Gambar E-4 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemakaian Ruangan
Pihak Pem ohon Koster
1 1
Keterangan :
1 : Formulir Peminjaman ruangan
E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu
Pem ohon
Kabag. ME
Teknisi Kaur Gam bar
Kaur Adm inistrasi
KaBPG 1
Kabag. Pem eliharaan Fisik
Gedung
2
3
4 5
6 7
9
8, 10
10
10
10
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-4
Keterangan :
1 : Surat permohonan
2 : Meminta Kabag. ME
untuk mengkoordinir
3 : Meminta Kabag.
Pemeliharaan Fisik
Gedung untuk membantu
4 : meminta tandatangan
FPP I
5 : FPP yang
ditandatangani I
6 : Kabag. Pemeliharaan
Fisik Gedung mengutus
bawahannya
7 : Mengutus teknisi
untuk membantu
8 : Meminta komponen
9 : Meminta tandatangan
FPP II
10: FPP yang
ditandatangani ke-2
F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik
Pem ohon
Kabag. ME
Teknisi Kaur Gam bar
Kaur Adm inistrasi
KaBPG 1
Kabag. Pem eliharaan Fisik
Gedung
2
3
4 5
6 7
9
8, 10
10
10
10
Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu
Keterangan :
1 : Surat permohonan
2 : Meminta Kabag. ME
untuk mengkoordinir
3 : Meminta Kabag.
Pemeliharaan Fisik
Gedung untuk membantu
4 : meminta tandatangan
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-5
5 : FPP yang
ditandatangani I
6 : Kabag. Pemeliharaan
Fisik Gedung mengutus
bawahannya
7 : Mengutus teknisi
untuk membantu
8 : Meminta komponen
9 : Meminta tandatangan
FPP II
10: FPP yang
ditandatangani ke-2
G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift
Teknisi Sub-kontraktor
P ihak bagian Listrik, G enset,
Telepon, dan S ound S ystem
P ihak S atpam GA P
Kabag. K erum ahtanggaan
1
P ihak P erusahaan K aB AU 1
2, 3
4, 5 6
7
10 11
8
8
Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift Kaur A dm inistrasi
12 13
Keterangan :
1 : Melaporkan mau mengecek lift
2 : Meminta mematikan lift
3 : Meminta menghidupkan lift
4 : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR
rangkap ke-3
5 : Memberitahu ada kerusakan lift
6 : Menginginkan perbaikan lift
7 : Melapor pada perusahaan
8 : PO
9 : Menelepon perusahaan untuk
memperbaiki lift
10: Mengutus teknisi untuk
memperbaiki lift
11: Membayar biaya perbaikan
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-6
H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran
Pihak Pem adam
Kebakaran Kabag. ME
Kaur Adm inistrasi 1
2 3, 5
4
Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecekan H idran, Springkle, Alarm
Kebakaran
Keterangan :
1 : Surat Pemberitahuan
2 : Meminta membuat PPD
3 : Struk Biaya
4 : Membayar Pengecekan
5:Kwitansi
I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran
Pihak Pelatihan Pem adam Kebakaran (PPPK)
KaBPG K aur Adm inistrasi
Pihak Kepala Tiap Biro dan TU 1
2
3
4 7
5, 6
Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran
Keterangan :
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-7
3 : Meminta buat surat pelatihan
pemadam kebakaran
4 : Surat pelatihan
5 : Mengutus orang untuk dilatih
6 : Membayar pelatihan
7 : Kwitansi
J. Usulan Prosedur Perawatan APAR
Kabag. M E Kaur A dm inistrasi 1
2
Gambar E-10 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peraw atan APAR
Keterangan :
1 : Meminta Membuat PPD 2 : Menyerahkan uang
K. Usulan Prosedur Perawatan Genset
Teknisi Mechanical K abag. ME
Kaur Adm inistrasi SPBU
1
2 3
4 5
5
Gambar E-11 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peraw atan Genset
Keterangan :
1 : Meminta uang kepada Kabag ME
2 : Meminta membuat PPD
3 : Memberi uang
4 : Membeli oli
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-8
L. Usulan Prosedur PPD
KaBPG
Sekretariat Rektorat
Kaur G am bar Bagian Keuangan
Bagian Kasir Pem bantu Rektor II
1, 6 2
3 4
4
5, 11 7
8
9
[image:31.595.137.478.146.418.2]10
Gambar E-12 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur PPD
Keterangan :
1: PPD ( rangkap 4 )
2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU
3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan
4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan
5 : PPD rangkap ke-1
6 : FIPU (rangkap 2)
7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG
8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG
9 : Menyerahkan uang
10: Kwitansi
11: PPD (rangkap 4) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-9
M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati
Pem ohon Kaur Adm inistrasi Kabag. ME
K aBPG
Teknisi Teknisi Electrical Teknisi Mechanical
1 2
3
4 4
5 6
[image:32.595.138.485.138.430.2]7 8 8
Gambar E-13 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Air M ati
Keterangan :
1 : Menghubungi BPG
2 : Menkonfirmasi masalah
3 : Melapor permasalahan
4 : Bekerja sama dengan bawahan
5 : Melaporkan hasil perbaikan
6 : FPP
7 : Meminta tandatangan FPP
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-10
N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
Pem ohon Kaur Adm inistrasi Kabag. ME
Teknisi Mechanical Kaur Gam bar
1 2
3, 4 5
6
6
Gambar E-14 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
Keterangan :
1 : Menghubungi BPG
2 : Mengkonfirmasi masalah
3 : Mengkoordinir bawahan
4 : FPP
5 : Meminta tandatangan FPP
6: FPP yang sudah ditandatangan
O. Usulan Prosedur Penerimaan FPP
Kaur Gam bar KaBPG
Kaur Adm inistrasi 1
1
1
Gambar E-15 Bagan Alir Usulan Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan :
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-11
P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air
Dinas
Pertam bangan Kabag. ME
1
[image:34.595.117.511.377.585.2]2
Gambar E-16 Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
Keterangan :
1 : Meminta laporan debit air
2 : Memberikan laporan debit air
Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan
Pem ohon PR II Kaur Adm inistrasi
Kaur Gam bar
Kabag. ME dan Pem eliharaan Fisik
Gedung
KaBPG 1
2
3, 17
3, 17, 26 4, 12, 18,
22, 27
5, 22 6
7
8 9
Sub-kontraktor 10
11
13
14,18
15
19 20, 23
21 24
28
Gambar E-17 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan
Keterangann:
1 : Surat permohonan (SP)
2 : LD & SP penolakan
3 : LD, SP pengerjaan
4 : Koordinasi kunjungan
5 : LD & SP fotokopi
6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan
7 : Gambar
8 : Melaporkan hasil
9 : Meminta menghubungi
sub-kontraktor
10: RAB
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-12
12: Meminta mengajukan RAB
13: LD, SP, RAB
14: LD
15: Negoisasi ulang RAB
16: Melakukan kesepakatan dengan
RAB
17 RAB & LD
18 Meminta membuat PPD
19 RAB & LD fotokopi
20: Melakukan pengawasan
21: Laporan opname
22: Kwitansi & BAS 2
23: BAS 1
24: Menyerahkan kunci ruangan
25: Tanda terima dan berita Acara
26: Berita acara yang ditandatangan
27: Tanda terima dan berita acara
yang sudah ditandatangan
R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat
Pihak Keam anan
Kabag. Kerum ahtanggaan
1
Pihak yang bersangkutan
1 2
Gambar E-18 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan Darurat
Keterangan :
1 : Menelepon Koster 2 : Menelepon pihak yang
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-13
S. Usulan Prosedur Perawatan AC
Teknisi AC Kabag. ME
Teknisi Electrical 1
Gambar E-19 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan AC
Kaur Administrasi
3 2
4, 5 6
Keterangan :
1 : Melapor mau servis AC
2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System
3 : Membayar servis
4 : Membayar servis dan perbaikan
5 : Kwitansi
T. Usulan Prosedur Penambahan Extention
Pemohon PR II KaBPG
Kabag. ME Teknisi Electrical
1 1
2
1, 3 3, 6
4, 7
[image:36.595.214.392.109.310.2]4 5
Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Extention
Keterangan :
BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-14
3 : Meminta untuk mengecek line
4 : Memberitahukan hasil
pengecekan line
5 : Surat disposisi yang sudah diisi
KaBPG
6 : Memberitahukan untuk
mengerjakan line
7 : Melaporkan hasil pengerjaan
line
U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV
Kabag. ME Pihak yang
m em perbaiki 1
2
Gambar 21-E Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir &
CCTV
Kaur Adm inistrasi
4
5 3
Keterangan :
1 : Menghubungi pihak yang
memperbaiki
2 :Nota biaya
3 : Membayar perbaikan
4 : Kwitansi
V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci
K abag. M E Teknisi E lectrical
Mulai
Daftar pem akaian
sound system
Daftar pem akaian
sound system
Hari yang ditentukan?
M engatur
sound system
Selesai
Acara selesai ?
Mem beresk an sound
system
S elesai
B elum B ukan
[image:38.595.186.478.194.600.2]S udah Iya
Gambar D-4 Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System
Mem asukan data
Mem -print data
T eknisi Listrik Pem ohon
Kaur Adm inistrasi
FPP
M ULAI FPP
menemukan kerusakan fisik gedung
Kaur Gam bar
FPP
Input FPP
M engisi & Tanda tangan berita acara FPP FPP FPP Hard disk mengisi FPP pada kolom bagian atas Prosedur Penerimaan FPP Ka.BPG FPP
M emeriksa FPP, mengisi pendistribusian & mengkoordinasi-kan pekerjaan FPP FPP M elakukan kunjungan ke pemohon dengan
membaw a FPP
Kabag ME
M enganalisis kerusakan/ pergantian
M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian
mengkoordinasi pekerja harian untuk
melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke
pekerja harian M emerlukan permintaan barang ? Y A TIDAK FPP
M engaw asi pekerjaan Pekerja harian M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di
FPP FPP M embutuhkan bagian Listrik Y A TIDAK
M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan
Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan Barang ke Toko
FPP
Y A M engisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani FPP Pekerjaan ok? M emeriksa hasil akhir pekerjaan FPP FPP
Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung
M enyuruh pekerja harian untuk membantu A FPP M elaksanakan pekerjaan perbaikan FPP Keterangan :
FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User
FPP Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke Kabag M E dan menyerahkan FPP
FPP
FPP
M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara
A
BPG
T eknisi Listrik Pem ohon
Kaur Adm inistrasi
FPP
M ULAI FPP
menemukan kerusakan fisik gedung
Kaur Gam bar
FPP
Input FPP
M engisi & Tanda tangan berita acara FPP FPP FPP Hard disk mengisi FPP pada kolom bagian atas Prosedur Penerimaan FPP Ka.BPG FPP
M emeriksa FPP, mengisi pendistribusian & mengkoordinasi-kan pekerjaan FPP FPP M elakukan kunjungan ke pemohon dengan
membaw a FPP
Kabag ME
M enganalisis kerusakan/ pergantian
M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian
mengkoordinasi pekerja harian untuk
melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke
pekerja harian M emerlukan permintaan barang ? Y A TIDAK FPP
M engaw asi pekerjaan Pekerja harian M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di
FPP FPP M embutuhkan bagian Listrik Y A TIDAK
M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan
Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan Barang ke Toko
FPP
Y A M engisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani FPP Pekerjaan ok? M emeriksa hasil akhir pekerjaan FPP FPP
Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung
M enyuruh pekerja harian untuk membantu A FPP M elaksanakan pekerjaan perbaikan FPP Keterangan :
FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User
FPP Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke Kabag M E dan menyerahkan FPP
FPP
FPP
M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara
A
BPG
Teknisi Sub-kontraktor Teknisi Electrical
Mulai
Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System
Meminta satpam G AP untuk mematikan salah
satu lift yang tidak ada orang
Pihak Satpam GAP
Mematikan salah satu lift yang
tidak ada orangnya
Kabag. ME Pihak Perusahaan
A
A Melakukan pengecekan
Meminta satpam G AP untuk menghidupkan
lift
Menuliskan hasil pengecekan di FCBR & FWOS FCBR 3
FCBR 2 FCBR 1
C FWOS 3
FWO S 2 FWOS 1 D Menghidupkan lift B B FCBR 3 C
FWO S 3 D
E
E
Ada
[image:41.595.115.575.110.641.2]kerusakan ? Selesai Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki F F Mau memperbaiki ? Selesai G G Melapor kepada perusahaan H H Membuat PO PO I J PO Meminta Kaur Administrasi untuk membuat PPD Memfotokopi PO Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan M M Mengirim teknisi untuk memperbaiki N N Melakukan perbaikan KaBPG I PO J O P Membuat Kwitansi Kwitansi Rp Q
Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift
Note :
PPD : Permohonan Penggunaan Dana FCBR : Formulir Call Back Report FW OS : Formulir W ork Order Servis PO : Purchase Order
Kaur Administrasi K K Membuat PPD Rp L L O Rp Membayar uang sejumlah yang ada di PO
P ihak Pem adam Kebakaran K abag. ME
M ulai
S urat Pem beritahuan
Surat Pem beritahuan
M em inta Kaur Adm in.
untuk m em buat
PPD
A
M elakukan Pengecekan
M em bayar biaya pengecekan
Rp Rp
M em buat K witansi pem bayaran
K witansi
Kwitansi
Gambar D-8 Flow chart Prosedur Usulan Pengecekan H idran, Springkle, Alarm Kebakaran Struk biaya
Struk biaya Kaur Adm inistrasi
M em buat P PD
R p A
B
B
C C
M ulai D
D Prosedur
P Ihak Pelatihan Pem adam Kebakaran
(PP PK) KaB PG
Pihak K epala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan Mulai
Sudah 6 bulan ?
Tidak m em ang gil P PPK Mem an ggil PP PK Mem buat proposal Proposal A A Proposal
Setuju ? B B
Mem inta Kaur Adm in. untuk m em buat surat
pelatihan dan m em buat PPD
Surat pelatihan C D M engutus orang yang m au dilatih
E E Mengadakan pelatihan F R p Mem buat kw itansi K witansi
Gambar D-9 Flow chart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam Kebakaran
Ya Tidak
Ya Tidak
Kaur Adm inistrasi
C M em buat
surat pelatihan
Kabag. ME
Mulai
Sudah saat pengisiaan ?
M em inta Kaur Adm in
m em buat PPD Pengece
kan
S elesai
Gambar D-10 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan APAR
Selesai
R p
Melakukan pengisian
Kaur Adm in
Mem buat PPD
A
R p A
Teknisi Mechanical
Mulai
3,5 hari ?
Mem anaskan m esin
6 Bulan ?
Mengganti Oli
Selesai
Gambar D-11 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan Genset
Belum
Ya
Belum
Ya
Selesai
Selesai
Kabag. ME
Meminta uang kepada Kabag. Kerum ahtanggaan
1
A
A
Mem inta Kaur. Adm in
untuk membuat
PPD
Rp B
Mem beli oli di SPBU
Rp
Kaur. Administrasi
C
C
Rp
Mem buat nota tanda pem belian
Nota
D
D
Nota
Nota
E
E
SPBU
Rp
B Mem buat
PPD
Teknisi Listrik
Mulai
Listrik padam ?
Menghid upkan Genset
Selesai
Gambar D-12 Flow chart Prosedur Usulan M enghidupkan Genset
Listrik m enyala ?
Mem atik an genset
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Selesai
Kaur Adm inistrasi Kepala BPG Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pem bantu Rektor II Bagian Kasir
M ulai
M engisi PPD
PPD 4 PPD 3 P PD 2 PPD 1
M eminta tanda tangan
KaBAU
PPD 4 PP D 3 PPD 2 PPD 1 PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 M enandatang ani PPD PPD 4 P PD 3 PPD 2 PPD 1
M enge cek apakah ada dana d ibag. keuangan dg n memb aw a
PP D PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 C C
M engisi po s anggaran d i PPD PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 E E PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 M engecek PPD
Ada dana ? Pe nting ?
Sesuai RAB ?
Kebijaksan aan PR II
PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1
J PP D 1
J
M e ngisi FIPU
FIPU 2 FI PU 1
FIPU 2 FIPU 1 M enandatang ani FIPU FIPU 2 M L K
FI PU 1
L FIPU 1 FIPU 2 M enyerahkan uang sebesar diPPD Rp N O Kw itansi F G H
F G H
M emuat surtat disposisi Selesai PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Surat disposisi I I PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Surat disposisi Selesai A A PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 B B D D K M Y a Y a Y a Tidak Tidak Tida k Tidak Y a
Gambar D-13 Flow chart Prosedur Usulan Pengambilan PPD
N
Rp
M embua t Kw itans i
Kw itans i
Pem ohon
Kaur Adm inis tr as i
M U L AI
M e m b a w a p o m p a u n tu k d ip e r b a ik i d i
Be n g k e l Air M a ti
Ka.BPG
BPG
M e m e r ik s a p o m p a a ir , ls itr ik , r e s e r v o a r d a n
p lu m b in g
Be r s a m a - s a m a d e n g a n T KT b a g ia n p lu m b in g m e la k u k a n p e r b a ik a n
Kabag M E
YA
M e la k s a n a k a n p e k e r ja a n p e r b a ik a n
Se te la h p e k e r ja a n
s e le s a i, m e la p o r k a n k e
k a b a g
T ID AK Pe k e r ja a n
o k ? M e n g h u b u n g i
BPG
M e n e r im a in fo r m a s i la n g s u n g m e n g h u b u n g i
Ka b a g M E
M e m e r ik s a p e k e r ja a n Ke r u s a k a n p o m p a a ir ?
T ID AK M e n g g a n ti p o m p a
a ir y a n g r u s a k d e n g a n p o m p a c a d a n g a n
YA
M e n g is i la p o r a n in v e n ta r is p o m p a d a n m e n c a ta t k o n d is i s e k a r a n g
Po m p a d a p a t d ip e r b a ik i ? YA
T ID AK A
A
M e la p o r k a n k e Ka .BPG m e n g e n a i s p e s ifik a s i k e r u s a k a n d a n m e m b e r ik a n a lte r n a tiv e
p e r b a ik a n k e b e n g k e l
Ke r u s a k a n L is tr ik ?
YA
Be r s a m a - s a m a T e k n is i L is tr ik
Pe k e r ja a n s e le s a i
T ek nis i M ec hanic al
M e la k u k a n p e r b a ik a n
G a mba r D -1 4 Flo w C ha rt Pro s e dur U s ula n Pe rba ik a n A ir M a ti (A )
D is e tu ju i?
T ID AK T ID AK
SEL ESAI
Po m p a s u d a h d ip e r b a ik i k e m u d ia n
d is im p a n m e n ja d i p o m p a c a d a n g a n
SEL ESAI
R e s e r v o a r a ir k o s o n g ?
YA
M e m b e r ita h u k e p e m o h o n b a h w a a ir tid a k te r s e d ia d i r e s e r v o a r d a n h a r u s m e n u n g g u s a m p a i r e s e r v o a r te r is i k e m b a li
T ID AK
Ke r u s a k a n p lu m b in g SEL ESAI
Ke te r a n g a n :
F PP = F o r m u lir Pe r m o h o n a n Pe r b a ik a n B
A T ek nis i Elek tr ic al
Pem ohon
Kaur Gam bar
BPG
T eknisi M echanical /
Electr ical
Kabag M E
Me n g is i d a n me n a n d a ta n g a i
Be r ita Ac a r a ( FPP)
Me mb e r ik a n FPP k e p e mo h o n u n tu k
d iis i & d ita n d a ta n g a n i
FPP FPP
FPP
FPP FPP
me n g is i FPP p a d a k o lo m b a g ia n a ta s me n g e n a i k e r u s a k a n y a n g te la h te r ja d i & me min ta p e k e r ja h a r ia n u n tu k
me mb e r ik a n FPP k e Ka b a g Ke b e r s ih a n
FPP FPP
Gambar D -15
Flow Chart Pros e dur Us ulan Pe rbaikan Air M ati (b)
1
Ke te r a n g a n :
FPP = Fo r mu lir Pe r mo h o n a n Pe r b a ik a n A
[image:50.595.151.490.115.424.2]Pemohon
Kaur Adm inistrasi
MULAI
menemukan
kerusakan
y a ng
berhubungan
dengan saluran
air/pipanisasi
(plumbing)
M enghubungi
BPG
M ene
infor
langs
meng
Kabag M
rima
masi
ung
hubungi
Kaur Gam bar
M enerima FPP yang
sudah dikerjakan dari
MUL
Dinas Perta
M em
laporan
Pemohon
PR II
SP
MULAI
Mengajukan surat
permohonan
untuk pembuatan
partisi ke Rektorat
(PR II)
Disetujui?
Surat
Permohonan
Pemohon
PR II
YA
Mengisi LD
bahwa RAB
disetujui
B
A
Kabag. Koster
Pihak Pemohon KaBPG
Mulai Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai Meminta formulir peminjaman ruangan Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta Ada Pemakaian ? A Menyerahkan formulir pemakaian ruangan B G B Mengisi FPR C C Menanda tangani FPR 2 FPR 1 3 G F
Mau hari lain ? Tolak 2 FPR 1 3 2 FPR 1 3 D Ya Ya Tidak Tidak Selesai Tidak 2 FPR 1 3 2 FPR 1 3 Kabag. Kerumahtanggaan 2 FPR 3 D Butuh sound system ? Membuat note kepada Kabag. ME Kabag. ME Note E Note E 2 FPR 1 3 2 FPR 1 3 FPR 1 F Selesai Note :
[image:59.595.74.570.154.650.2]FPR = Formulir Peminjaman Ruang
Gambar D-1
Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )
Selesai Tidak Ya
P ihak Pem ohon K oster Sekretariat Rektor
( Bag. Agenda ) K aBPG
Kabag. K erum ahtanggaan II
M ulai
mendatangi Koster untuk menanyakan tentang ruangan
Ada ruangan ?
Selesai M embuat
note
M au hari atau ruangan lain ?
Note Note M embuat proposal Proposal Note A A Proposal Note B B Proposal Note Sesuai visi
dan misi ? Tolak
M enulis surat dan biaya Surati C Lampiran Biaya Selesai Y a Tidak C Surati Lampiran Biaya M embuat surat disposisi Surat disposisi D Surat disposisi D M eminta FPR pada Koster M emberikan FPR E E 2 FPR 1 3 F 2 FPR 1 3 F M engisi FPR M eminta tanda tangan KaBPG G 2 FPR 1 3 G 2 FPR 1 3 M enandat angani FPR H 2 FPR 1 3 H 2 FPR 1 3 FPR 1 J K FPR 3
N OTE :
[image:60.842.87.647.53.563.2]FPR = Form ulir Pem injam an Ruang
Gambar D-2
Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar )
Kabag. ME
Butuh sound system ?
M embuat note kepada
Kabag. M E
Gambar D-23
Flow chart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )
Pihak Keam anan Koster Pihak Bersangkutan
M ulai
Ada m asalah penting m engenai
UKM
M enelepon Kabag. kerum ahtanggaan
1
M elihat keadaan
yang terjadi
Situasi bisa ditangani sendiri ?
M enelepon pihak yang bersangkutan
M enangani m asalah
Menyelesaikan m asalah yang
ada
Selesai
Ya
Tidak
Pem ohon Koster
G am bar D-24 Flow Chart Prosedur Usulan Pem injam an Kunci Mulai
Mem injam kunci ke
koster
Alasan ? Selesai
Mem inta pem ohon m engisi daftar pem injam an kunci
Mengisi daftar pem injam an
kunci
Mem inta ID
ID ID
Sesuai ? Selesai
Mem bukakan pintu
R uangan terbuka
Selesai ?
Mengunci pintu
[image:62.595.164.471.108.758.2]Pihak Pem ohon Koster M ulai Formulir Peminjaman ruang Formulir Peminjaman ruang M engecek Formulir Terima ? Tolak membuka ruangan M embuka ruangan Perlu peralatan ? M enyediaka n peralatan Selesai Formulir Peminjaman ruang Formulir Peminjaman ruang A A Tidak menyedi akan
Teknisi AC Kabag. ME Teknisi Listrik M ulai M elapor m au m enyervis AC
N em inta Kasubag.
untuk m enem ani
M enem ani teknisi
A
A
M enyervis AC
Ada Kerusakan ? B
B
M em bayar uang servis
R p
M au m em perbaiki ?
M em perbai ki AC
C
C
M em bu at Kwitansi Kwitansi R p Kwitansi Selesai D D
M em bayar uang servis&perb
aikan
R p M engam bil uang di kas kecil utk m encukupi pem bayara n E E
M em bu at Kwitansi Kwitansi R p F Kwitansi Selesai F
G am bar D-25 Flow Chart Usulan Prosedur Peraw atan AC
Kaur Adm inistrasi
Ya
Ya
T idak
Pem ohon PR II KaBPG Kabag. M E Teknisi Listrik
M ulai
M em buat surat perm ohonan Surat Perm ohonan Surat Perm ohonan Urgensi ?
M em buat surat penolakan
Surat Penolakan M em buat
SD SD B B SD M enyuruh Kabag. untuk mengecek line M enyuruh Kasubag. untuk m engecek line M elakukan pemeriksaan
M em beritahu hasilnya ke
Kabag. M em beritahu
hasilnya ke KaBAU
SD
C
C
M engisi SD
SD SD
Ada line ?
M em buat surat penolakan
Surat Penolakan M em buat
Surat D isposisi SD A Surat Penolakan A Selesai D D E Surat Penolakan E Selesai E SD E SD M enyuruh Kasubag. untuk m engerjakan nya M engerjakan penambahan extention Selesai ? M elaporkan hasil pekerjaan M encatata nom or extention yang baru sudah 1 thn ? Selesai Meng-update nom or extention Selesai Ya Ya Ya Ya T idak T idak T idak T idak Note :
SD = Surat Disposisi
[image:66.595.64.567.110.597.2]N ote :
PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana
Pihak yang m em perbaiki Kabag.ME
Mulai
Ada kerusakan ? Selesai
Menghubungi pihak yang m em perbaiki
Melakukan perbaikan
Mem buat nota biaya
N ota biaya
Nota biaya
biaya > R p200.000
Mem ak ai kas
kecil
Mem buat PPD
R p
A A
Rp
Mem buat kw itansi
Kwitansi
Kwitansi Ya
Tidak
G am bar D-27 Flow Chart Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV Kaur Adm inistrasi
Prosedur PPD
Selesai Tidak
[image:67.595.101.547.110.612.2]Pihak Pem ohon Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System
M ulai
Formulir Peminjaman ruang
Formulir Peminjaman ruang
M engecek Formulir
Terima ?
Tolak membuka
ruangan
M embuka ruangan
Perlu soundsystem
?
M enyiapkan soundsystem Selesai
Formulir Peminjaman ruang
Formulir Peminjaman ruang
A
A
Tidak menyedi
[image:68.595.211.464.240.597.2]akan
Gambar A-3 Flow chart Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam)
Tidak Y a
Tidak Y a
Selesai
Selesai Prosedur
Note :
LD = Lem bar Disposisi SP = Surat Perm ohonan U nit Pem eliharaan Gedung Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Kasubag. Listrik, G enset, Telepon
dan Sound System Sub-kontraktor
M ulai
SP LD
3
A
A
SP LD
3
M enyuruh Kasubag. untuk
m enangani
M enelepon sub-kontraktor
Mengerjakan Penam bahan jaringan listrik
M em buat nota pem bayaran
nota pem bayaran B
B
M em inta uang dengan PPD
Rp
C nota pem bayaran
D
[image:69.595.115.509.251.699.2]Kw itansi
Gambar A-4 Flow chart Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
Kw itansi C
Rp
Mem buat kw itansi
D
Selesai Prosedur PPD Prosedur
Paritisi R uangan
Pihak Pem ohon Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Pihak Bagian Listrik, Telepon, Genset,Sound System Toko E lektronik
M ulai
M em buat surat Perm ohonan
Perbaikan Ganggu an L istrik
Surat Perm ohonan perbaikan
M enyuru h Kab ag. Listrik, Genset,
T elepon dan
Sound System
untuk m engurusi Surat Perm ohonan
perb aikan
M en injau lokasi dengan
m em bawa FPP
FPP
M engisi FPP b erdasarkan kerusakan yg terjadi
M em inta tanda tangan FPP kepada pem ohon A FPP M enandata ngani FPP A FPP FPP B B FPP
Perlu pem belian kom ponen?
M eminta uan g kepada Kabag. Kerum ahtangg
aan 1 Jm l u ang < R p
200.000
C C
M em akai uan g kas kecil Mem buat PPD R p D D R p R p
M em berikan kom ponen dan m em buat
nota pem belian
M em beli komp onen ditoko elekttonik R p N ota pem belian E E N ota pem belian F F N ota pem belian G G M elakukan perbaikan
M em inta tand a tan gan FPP kepada pem oh on
sbg. bu kti telah dikerjakan
H
I
M enyerah kan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1
[image:70.595.142.479.111.729.2]FPP M enandata ngani FPP H FPP FPP I FPP FPP Selesai FPP Ya Ya T idak T idak
Gambar A-5 Flow chart Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
N ote :
FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana
Pihak Pem ohon Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Pihak bagian Listrik, Telepon, G enset,
Sound System Toko Elektronik
M ulai
M emb uat su rat Perm ohonan
Perbaikan G angguan Listrik
Surat Permohonan perbaikan
Menyuruh Kabag. Listrik, Genset,
T elepon dan
Soun d System
untuk m engurusi Surat Permohonan
perbaikan
M enin jau lokasi den gan
m emb awa FPP
FPP
M engisi FPP berdasarkan perbaikan yang
diinginkan
Mem inta tanda tangan FPP kepad a pem ohon
A FPP M enandata
ngan i FPP A FPP FPP B B FPP
M eminta uang kepada Kabag. Kerum ah tangg aan 1 Jm l u ang < R p
200 .000 C C M emakai uang kas kecil Mem buat PPD R p D D R p R p M emberikan kom ponen d an m em bu at
nota pembelian M embeli kom ponen ditoko elekttonik R p N ota pembelian E E N ota pembelian F F N ota pembelian G G M elakukan p erbaikan
M eminta tand a tan gan FPP kepada pemoh on
sbg. bukti telah dikerjakan
H
I
Men yerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtan ggaan 1
FPP M enandata
[image:71.595.147.480.110.722.2]ngan i FPP H FPP FPP I FPP FPP Selesai FPP Ya Tidak
Gambar A-6 Flow chart Prosedur Penambahan Titik Lampu
N ote :
FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Pengg unaan D ana
Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound S ystem
Mulai
Listrik padam ?
Menghid upkan G enset
[image:72.595.230.415.179.672.2]Selesai
Gambar A-7 Flow chart Prosedur M enghidupkan Genset
Listrik m enyala ?
Mem atik an genset
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Selesai
Kasubag. Listrik, G enset, Telepon, dan S ound System
M ulai
Sem inggu ?
Mem anaskan m esin
6 Bulan ?
M engganti O li
[image:73.595.148.476.110.743.2]Selesai
Gambar A-8 Flow chart Prosedur Peraw atan Genset
B elum
Ya
B elum
Ya
Selesai
Selesai
Kabag. K erum ahtanggaan 1
Mem inta uang kepada Kabag. Kerum ahtanggaan
1
A
A
Mem buat P PD
Rp
Rp
B
B
M em beli oli di SPB U
Rp
SPB U
C
C
Rp
Mem buat nota tanda pem belian
Nota
D
D
Nota
Nota
E
E
N ote : PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana
Teknisi Sub-kontraktor Pihak Bagian Listrik, Genset, Telepon, Sound System
Mulai
Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System Meminta satpam GAP untuk mematikan salah
satu lift yang tidak ada orang
Pihak Satpam GAP
Mematikan salah satu lift yang
tidak ada orangnya
Kabag. Kerumahtanggaan 1 Pihak Perusahaan
A A Melakukan pengecekan Meminta satpam GAP untuk menghidupkan lift Menuliskan hasil pengecekan
di FCBR & FWOS
FCBR 3 FCBR 2
FCBR 1 C FWOS 3
FWOS 2 FWOS 1 D Menghidupkan lift B B FCBR 3 C FWOS 3 D E E Ada
kerusakan ? Selesai
Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki F F Mau memperbaiki ? Selesai G G Melapor kepada perusahaan H H Membuat PO PO I J PO Membuat PPD dilampirin dengan fotokopi PO Memfotokopi PO Rp Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan K K Mengirim teknisi untuk memperbaiki L L Melakukan perbaikan KaBAU I PO J M M Rp Membayar uang sejumlah yang ada di PO
[image:74.595.77.575.116.792.2]N N Membuat Kwitansi Kwitansi Rp O O Kwitansi Selesai
Gambar A-9 Flowchart Prosedur Pemeliharaan Lift
Note :
FCBR : Formulir Call Back Report FW OS : Formulir W ork Order Servis PO : Purchase Order
Tidak
Ya
Tidak
Ya
P ihak Pem adam Kebakaran Kabag. Kerum ahtanggaan 1
Mulai
Surat Pem beritahuan
Surat
Pem beritahuan Mem buat
PPD
R p A
A
Melakukan Pengecekan
H idran, Springkle, & alrm kebakrn
Mem bayar biaya pengecekan
R p R p
Mem buat Kwitansi pem bayaran
[image:75.595.135.497.138.699.2]Kwitansi Kwitansi
Gambar A-10 Flow chart Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran
Struk biaya
Struk biaya
PIhak Pelatihan Pemadam Kebakaran
(PPPK) Kabag. Kerumahtanggaan 1
Pihak Kepala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan
Mulai
Sudah 6 bulan ?
[image:76.595.125.501.111.705.2]Tidak memang gil PPPK Meman ggil PPPK Membuat proposal Proposal A A Proposal Setuju ? Membuat surat pelatihan Surat pelatihan Surat pelatihan Membuat PPD C C Mengutus orang yang mau dilatih D D Mengadakan pelatihan Rp E E Membayar Pelatihan Rp Rp Membuat kwitansi Kwitansi Kwitansi Selesai
Gambar A-11 Flowchart Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran Ya Tidak Ya Tidak mencari PPPK yang lain Note :
PPD = Pemohona Penggunaan Dana Prosedur
Sudah saat pengisiaan ?
Melakukan pengisian
ulang
Kabag. Kerum ahtanggaan 1
Mulai
Selesai Pengece
[image:77.595.207.416.204.655.2]kan
Gambar A-12 Flow chart Prosedur Peraw atan APAR
Selesai
Mem buat PPD
R p
Tidak
Ya
Kabag. Kerumahtanggaan 1 Kepala BAU Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pembantu Rektor II Bagian Kasir Mulai Mengisi PPD PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Meminta tanda tangan KaBAU PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Menandatang ani PPD PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Mengecek apakah ada dana dibag. keuangan dgn membawa PPD PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 C C Mengisi pos anggaran di PPD PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 E E PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Mengecek PPD
Ada dana ? Penting ?
Sesuai RAB ?
Kebijaksan aan PR II
PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 J PPD 1 J Mengisi FIPU FIPU 2 FIPU 1 FIPU 2 FIPU 1 Menandatang ani FIPU FIPU 2 M L K FIPU 1 L FIPU 1 FIPU 2 Menyerahkan uang sebesar diPPD Rp N N Rp Membuat Kwitansi Kwitansi O O Kwitansi F G H
F G H
[image:78.842.57.685.52.532.2]Memuat surtat disposisi Selesai PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Surat disposisi I I PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 Surat disposisi Selesai A A PPD 4 PPD 3 PPD 2 PPD 1 B B D D K M Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Ya
Note :
Unit Kerumahtanggaan 1
Pihak Pemohon KaBAU Unit Kerumahtanggaan 2 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System
Mulai
Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai
Meminta formulir peminjaman ruangan Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta Ada Pemakaian ? A Menyerahkan formulir pemakaian ruangan B F B Mengisi FPR C E C Menanda tangani FPR 2 FPR 1 3 4 F G E G FPR 4 Menjadwalkan pemakaian ruangan Mem-print hasil penjadwalan Jadwal pemakaian ruang A Jadwal pemakaian ruang Mempersiapkan ruangan sesuai dengan jadwal Selesai Mau hari lain ?
Tolak
[image:79.842.55.690.55.472.2]FPR = Formulir Peminjaman Ruang
Gambar A-1 Flowchart Prosedur Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )
N O T E :
K w ita nsi
4
P iha k P e m o ho n K a b a g . P iha k R e k to r
K e rum a hta ng a a n 1 S e k re ta ria t
( B a g . A g e nd a ) K a b a u
M u lai
S ura P e ng a n t ta r M e m b u p ro p o sa l & p e ng a n a t sura t ta r
P ro p o sa l
A
M e m b ua t sura t d is p o s is i
A
S ura t P e ng a nta r P ro p o s a l
S ura t d is p o s is i
S ura t d isp o sis i
m e ng e c e k ja d w a l p e m a k a ia n rua ng a n y a ng
d im inta
M e nulis ha silnya d i sura t d is p o s isi
S ura t d isp o sis i B
B
S ura t d is p o s is i
S ura t P e ng a nta r P ro p o sa l S ura t d is p o s is i
C
C
S ura t P e ng a nta r P ro p o s a l S ura t d is p o s is i
A d a rua ng a n ? T o la k
S e s ua i visi
d a n m isi ? T o la k
M e nulis sura t d a n
b ia y a
S ura ti
D D
L a m p ira n B ia y a S ura ti
L a m p ira n B ia y a
M e m b a y a r ua ng
R p
E
E
R p
M e m b ua t k w ita ns i d a n m e nye ra hk a n
F P R
3 2
F P R 1 F
K w ita nsi
4 3 2
F P R 1 F
M e ng is i F P R
G
G
4 3 2
F P R 1
4 3 2
F P R 1 M e na nd a t a ng a ni
F P R
4 3 2
F P R 1 H
H
4 3 2
F P R 1 I
J
K
K
J
K a b a g . K e rum a hta ng g a a n II
I
M e nja d w a lk a n p e m a k a ia n rua ng a n
F P R 4
M e m -p rint ja d d w a l p e m a ka ia na rua ng
J a d w a l p e m a k a ia n
rua ng
K a sub a g . L istrik , G e nse t, T e le p o n, d a n
S o und S yste m
J a d w a l p e m a k a ia n
rua ng
M e m p e rsia p ka n rua ng a n s e sua i d e ng a n
ja d w a l
S e le s a i
G a m bar A -2 F low ch a rt P rosedu r P em in jam a n R u a n ga n ( P ih a k L u a r )
S e le s a i
S e le s a i Y a
Y a T id a k
T id a k
M e ng inp ut d a ta F P R
[image:80.842.43.708.56.533.2]Gambar A-14 Flow chart Prosedur Peminjaman Kunci
Pihak Pem ohon Kabag. U nit Kerum ahtanggaan 1
Mulai
Mem inta kunci
Mem injam kan kunci
Selesai m em akai?
M enyim pan kunci
Selesai Belum
S udah
Alasan dapat diterim a ? Menanyakan
alasan
Menolak m em injam kan Tidak
Ya
Selesai
A A
Mem akai kunci
Mengem balik an kunci
B
Unit Pem eliharaan G edung Kabag. K erum ahtanggaan 1
Mulai
Menyerahkan kunci ke
Kabag. Kerum ahtang
gaan 1
Menerim a kunci
Menyim pan kunci
Selesai
G am bar A-15
[image:82.595.183.441.220.457.2]Gambar A-16 Flow chart Prosedur Keadaan darurat ( diluar jam kerja )
Pihak Keam anan Kabag. Unit Kerum ahtanggaan 1 Pihak Bersangkutan
Mulai
Ada m asalah penting m engenai
UKM
Menelepon Kabag. kerum ahtanggaan
1
Melihat keadaan
yang terjadi
Situasi bisa ditangani sendiri ?
Menelepon pihak yang bersangkutan
Menangani m asalah
Menyelesaikan m asalah yang
ada
Selesai
Ya
Tidak
N ote :
PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana
Pihak yang m em perbaiki Kabag. Kerum ahtanggaan 1
Mulai
Ada kerusakan ? S elesai
Menghubungi pihak yang m em perbaiki
Melakukan perbaikan
Mem buat nota biaya
Nota biaya
N ota biaya
biaya > R p200.000
Mem ak ai kas
kecil
Mem buat P PD
R p
A
A
R p
Mem buat kw itansi
Kwitansi
Kwitansi Ya
Tidak
G am bar A-17 Flow Chart Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
Prosedur PPD
Ya
Tidak
Pem ohon PR II K aBA U Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System
M ulai M em buat
surat perm ohonan Surat Perm ohonan Surat Perm ohonan
U rgensi ?
M em buat surat penolakan
Surat Penolakan M em buat
SD SD B B SD M enyuruh Kabag. untuk m engecek line M enyuruh Kasubag. untuk m engecek line M elakukan pem eriksaan
M em beritahu hasilnya ke
Kabag. M em beritahu
hasilnya ke KaBAU
SD
C C
M engisi SD
SD SD
Ada line ?
M em buat surat penolakan
Surat Penolakan M em buat
Surat D isposisi SD A Surat Penolakan A Selesai D D E Surat Penolakan E Selesai F SD F SD M enyuruh Kasubag. untuk m engerjakan nya M engerjakan penam bahan extention Selesai ? M elaporkan hasil pekerjaan M encatata nom or extention yang baru sudah 1 thn ? Selesai M eng-update nom or extention Selesai Ya Ya Ya Ya T idak T idak Tidak T idak
N ote :
SD = Surat Disposisi
Teknisi A C Kabag. kerum ahtanggaan 1 Kasubag. Listrtik, Telepon, Genset, dan Sound System
M ulai
M elapor m au m enyervis
AC
