INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

(1)

1

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

UPT PENGADAAN

Gedung Campus Center Barat Lantai 2, Jl. Ganesa No. 10 Bandung 40132, Telp./Fax. 022-2503084, email: [email protected], Website: https://eproc.itb.ac.id

Nomor : 4202/I1.B02.4/KU/2020 05 November 2020 Lampiran : 1 (satu) Berkas

Hal : Surat Edaran Akhir Tahun 2020 Sumber Dana Bukan PNBP ITB Yth.

Yth Penyedia Barang/Jasa Di

Tempat

Sebagaimana surat edaran WRURK ITB Nomor:1122/IT1.B06/KU.02/2020 Tentang Pedoman Pelaksanaan Penerimaan dan Pengeluaran Realisasi Anggaran serta Persiapan Pertanggungjawaban Keuangan Akhir Tahun 2020 Institut Teknologi Bandung-Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum.

Bersama surat ini disampaikan dengan hormat Surat Edaran nomor No. 4202/I1.B02.4/KU/2020 tentang Pedoman Prosedur Pengajuan Pembayaran dan Pemeriksaan Pekerjaan Sumber Dana Bukan PNBP Institut Teknologi Bandung Untuk Akhir Tahun Anggaran 2020, selengkapnya dapat dilihat pada lampiran surat ini atau dapat diunduh di website http://eproc.itb.ac.id. Bilamana diperlukan penjelasan lebih lanjut dapat mengenai hal ini, dapat menghubungi no kontak kami di (022)2503084, dengan alamat e-mail sebagaimana berikut ini:

• Bidang Pengajuan Pembayaran email : [email protected]

• Bidang pengendalian pekerjaan pengadaan jasa email [email protected]

• Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang email [email protected]

Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala UPT Pengadaan,

Augie Widyotriatmo, Ph.D.

NIP. 197708042010121001 Tembusan :

1. Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan, dan Pengembangan ITB;

2. Pimpinan Bank terkait

(2)

2

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

UPT PENGADAAN

SURAT EDARAN

KEPALA UPT PENGADAAN SELAKU PENANGGUNGJAWAB KESEPAKATAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

No. 4202/SE/IT1.B02.4/KU/2020

Pedoman Prosedur Pengajuan Pembayaran dan Pemeriksaan Pekerjaan Sumber Dana Bukan PNBP

Untuk Akhir Tahun Anggaran 2020

Daftar Isi

A. DASAR HUKUM ... 3

B. KETENTUAN UMUM ... 3

C. PEDOMAN UNTUK PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN PENAGIHAN ... 4

1. PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN PENAGIHAN UNTUK TERMIN DAN PEKERJAAN SELESAI ... 4

1.1 Prosedur Pemeriksaan Pekerjaan untuk Termin dan Pekerjaan Selesai ... 4

1.2 Prosedur Penagihan untuk Termin dan Pekerjaan Selesai ... 4

1.3 Persyaratan dan Kelengkapan Penagihan untuk Termin dan Pekerjaan Selesai ... 5

2. PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN PENAGIHAN UNTUK PEKERJAAN YANG BELUM SELESAI ... 5

2.1 Prosedur Pemeriksaan Pekerjaan yang Belum Selesai ... 6

2.2 Prosedur Penagihan Pekerjaan Belum Selesai ... 6

2.3 Persyaratan dan Kelengkapan Penagihan atas Pekerjaan Belum Selesai ... 7

D. PEDOMAN UNTUK JAMINAN PEMBAYARAN (GARANSI BANK) ... 7

1. KETENTUAN JAMINAN PEMBAYARAN (GARANSI BANK) ... 7

2. PROSEDUR PENGAMBILAN KEMBALI JAMINAN PEMBAYARAN ... 8

3. PENCAIRAN JAMINAN PEMBAYARAN UNTUK PEKERJAAN WANPRESTASI ... 9

4. TAHAPAN PENCAIRAN JAMINAN PEMBAYARAN OLEH ITB ... 9

E. LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 10

(3)

3

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

UPT PENGADAAN

A. DASAR HUKUM

1. Peraturan pemerintah Nomor 26 Tahun 2016 Tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan PTNBH

2. Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145 tahun 2017 tentang Tata Cara Pembayaran atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Sebelum Barang/Jasa Diterima

4. Peraturan Rektor nomor 333/PER/I1.A/KU/2015 pengganti Peraturan Rektor nomor 270/PER/I.A/HK/2014 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan ITB PTNBH

5. Peraturan Rektor ITB nomor 070/PER/I1.A/KU/2018 tanggal 02 April 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Institut Teknologi Bandung.

6. Peraturan Rektor Nomor 295E/IT1.A/PER/2020 tanggal 01 September 2020 tentang Pengadaan Barang /Jasa Institut Teknologi Bandung Untuk Penangganan Pandemi Covid- 19

7. Surat Edaran Wakil Rektor Bidang Keuangan Perencanaan dan Pengembangan selaku Kuasa Penanggungjawab Anggaran Institut Teknologi Bandung Nomor 1122/IT1.B06/KU.02/2020 tanggal 26 Oktober 2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Tutup Buku dan Pertanggungjawaban Keuangan Akhir Tahun Anggaran 2020 Institut Teknologi Bandung Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum.

B. KETENTUAN UMUM

1. Kontrak maupun surat pesanan pada tahun 2020 terdiri dari Pengadaan tahun tunggal yang mana pekerjaannya berakhir di tahun 2020 dan Pengadaan tahun jamak yang mana penyelesaian pekerjaannya berakhir di tahun 2021

2. Untuk seluruh Pekerjaan yang merupakan Pengadaan tahun tunggal dari anggaran tahun 2020, seluruh penagihan selambat-lambatnya diterima oleh Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan pada Hari Senin tanggal 23 November 2020.

3. Adapun penagihan untuk Pengadaan tahun jamak, penagihan sampai dengan tanggal 23 November 2020 diharuskan telah sesuai dengan termin pembayaran tahun 2020 sebagaimana ketentuan dalam kontrak

4. Atas kondisi belum diterbitkannya Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dikarenakan pekerjaan belum selesai, maka dapat diganti dengan Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) sesuai ketentuan rinci pada bagian C dan D surat edaran ini

5. Untuk pekerjaan yang berakhir sampai 31 Desember 2020, pembayaran maupun pelaksanaan pekerjaan tidak dapat dilanjutkan ke tahun anggaran 2021.

(4)

4 6. Atas kondisi poin B.5 diatas, bagi penyedia yang tidak melakukan penagihan di tahun 2020 sesuai batas akhir yang ditetapkan, maka Penyedia dianggap telah memahami dan menyetujui atas segala konsekuensi pembayaran atas pekerjaan yang bersangkutan.

7. Pekerjaan dapat dilanjutkan pada masa denda bilamana telah melalui persetujuan Penanggung Jawab Kesepakatan (PJK) dengan mengirimkan surat permohonan kepada PJK sebelum masa kontrak berakhir sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

8. Pengajuan uang muka pekerjaan senilai maksimal 20% dari nilai total, untuk Pengadaan tahun tunggal dapat dilakukan selambat-lambatnya pada tanggal 17 November 2020. Pengajuan setelah tanggal tersebut menggunakan mekanisme Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) atas sisa progres pekerjaan.

C. PEDOMAN UNTUK PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN PENAGIHAN

1. PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN PENAGIHAN UNTUK TERMIN DAN PEKERJAAN SELESAI

1.1 Prosedur Pemeriksaan Pekerjaan untuk Termin dan Pekerjaan Selesai

1.1.1 penyedia Barang/Jasa diharuskan berkordinasi dengan Bidang pengendalian pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa untuk memperoleh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (untuk pekerjaan yang telah selesai) dan atau Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (untuk termin pekerjaan sesuai kontrak) dan atau Berita Acara setara lainnya,

1.1.2 penyedia menyampaikan permintaan untuk dilakukan Ceklis pemeriksaan pekerjaan jasa atau ceklis progres penerimaan barang kepada Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa UPT Pengadaan,

1.1.3 atas hasil pemeriksaan pekerjaan akan diterbitkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (untuk pekerjaan yang telah selesai) dan atau Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (untuk termin pekerjaan sesuai kontrak) dan atau Berita Acara setara lainnya.

1.2 Prosedur Penagihan untuk Termin dan Pekerjaan Selesai

1.2.1 untuk pekerjaan yang telah selesai dan telah diterbitkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) dan atau Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP), atau Berita Acara setara lainnya yang diterbitkan oleh tim Pemeriksa pekerjaan, penyedia berhak untuk melakukan penagihan secara penuh sesuai ketentuan dan mekanisme yang berlaku,

1.2.2 Berita Acara sebagaimana tersebut diatas, yang sahh dan dapat digunakan sebagai dokumen persyaratan penagihan adalah Berita Acara yang telah tertandatangan lengkap yang mana penyedia barang dan jasa berhak memiliki rangkapnya.

1.2.3 Berdasarkan BASTP/BAPP/BA lainnya, Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan akan menerbitkan Berita Acara Pembayaran dan Kuitansi. Bidang Pengajuan Pembayaran akan mengirimkan Berita Acara Pembayaran dan Kuitansi melalui Surat Elektronik (email).

(5)

5 1.2.4 Penyedia yang telah memperoleh dokumen tersebut diatas dapat mengajukan penagihan secara langsung untuk dilakukan verifikasi oleh bidang pengajuan pembayaran UPT Pengadaan. Bidang Pengajuan Pembayaran akan memberikan tanda terima resmi untuk berkas penagihan yang telah dilakukan verifikasi.

1.2.5 Penagihan akan mulai diproses lebih lanjut terhitung setelah seluruh dokumen/berkas penagihan lengkap dan sesuai dengan yang di persyaratkan.

1.2.6 Penagihan yang diproiritaskan untuk proses selanjutnya merupakan pekerjaan yang telah dilakukan dilakukan proses penerimaan (receiving) dan input data pada sistem di ITB oleh tim Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / jasa dan tertanggal selesai sampai dengan bulan November 2020.

1.3 Persyaratan dan Kelengkapan Penagihan untuk Termin dan Pekerjaan Selesai

No Dokumen / Berkas Keterangan

1 Berita Serah Terima Pekerjaan/ Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan/ BA Lainnya

Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa UPT Pengadaan

2 Berita Acara Pembayaran Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan

3 Kuitansi Pembayaran Langsung Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan

4 Surat Tagihan Penyedia Barang/Jasa

5 Faktur Barang/Jasa (invoice) Penyedia Barang/Jasa

6 e-faktur pajak Penyedia Barang/Jasa

7 Jaminan Pemeliharaan (sesuai ketentuan dalam

kontrak) Penyedia Barang/Jasa

8 Copy Surat Referensi/ keterangan rekening Bank Penyedia Barang/Jasa 9 Copy NPWP,SPJKP,SIUJK,SBU (Optional) Penyedia Barang/Jasa

2. PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN PENAGIHAN UNTUK PEKERJAAN YANG BELUM SELESAI

Pekerjaan yang mana diperkirakan belum selesai dengan batas akhir penagihan, dapat mengajukan penagihan dengan menggunakan jaminan pembayaran sesuai dengan hasil ceklis pekerjaan oleh tim Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa UPT Pengadaan sebagaimana uraian prosedur pada point C 2.1 dan C2.2 berikut

(6)

6 2.1 Prosedur Pemeriksaan Pekerjaan yang Belum Selesai

2.1.1 penyedia Barang/Jasa diharuskan melakukan koordinasi dengan tim Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa untuk memperoleh Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) untuk progres pekerjaan yang telah diselesaikan

2.1.2 penyedia menyampaikan permintaan untuk dilakukan Ceklis pemeriksaan pekerjaan Jasa atau ceklis progres penerimaan Barang kepada tim bidang Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa UPT Pengadaan.

Permintaan sebagaimana dimaksud dapat dilakukan segera setelah penyedia mendapatkan kontrak/surat pesanan sampai dengan tanggal 16 November 2020,

2.1.3 tim pemeriksa dari Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa UPT Pengadaan akan menyampaikan waktu dan teknis dilakukan cut off progres untuk dilakukan ceklis pemeriksaan pekerjaan jasa atau ceklis progres penerimaan barang

2.1.4 progres pekerjaan yang akan diakui adalah progres pekerjaan yang dihitung berdasarkan kondisi pada saat dilakukan cut off pekerjaan oleh tim Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa. Penyedia Barang/Jasa tidak dapat melakukan klaim penambahan progres pekerjaan setelah dilakukan pemeriksaan pekerjaan,

2.1.5 untuk pekerjaan dengan mekanisme “terintegrasi perencanaan dan pelaksanaan (design and build)” nilai progres pekerjaan dihitung dari seluruh nilai pekerjaan termasuk nilai desain, sehingga penagihan dilakukan untuk nilai total pekerjaan. Nilai total yang dimaksud merupakan nilai pekerjaan yang telah ditetapkan, bukan nilai pagu anggaran,

2.1.6 selambat-lambatnya pada hari Selasa tanggal 17 November 2020, Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa menerbitkan Draft Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan yang memuat progres yang telah terselesaikan serta Surat Pemberitahuan pembuatan Jaminan Pembayaran (garansi bank) atas sisa pekerjaan yang belum terselesaikan.

2.2 Prosedur Penagihan Pekerjaan Belum Selesai

2.2.1 atas dasar Berita Acara Penyelesaian serta Surat Pemberitahuan pembuatan jaminan pembayaran (garansi bank), penyedia membuat Jaminan Pembayaran (Bank Garansi),

2.2.2 penyedia Barang/Jasa menyerahkan Jaminan Pembayaran (Bank Garansi) kepada Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan untuk dilakukan verifikasi. Jaminan Pembayaran (Bank Garansi) yang telah diverifikasi akan diterbitkan Berita Acara Pembayaran. Bidang Pengajuan Pembayaran akan mengirimkan Berita Acara Pembayaran dan Kuitansi melalui Surat Elektronik (email),

(7)

7 2.2.3 atas dasar dokumen sumber pada poin C 2.2.2., penyedia dapat melakukan Penagihan dengan dilengkapi dokumen sebagaimana yang dipersyaratkan (termasuk surat pernyataan kesanggupan), kepada Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan sesuai batas akhir pengajuan berkas penagihan.

Bidang Pengajuan Pembayaran akan melakukan verifikasi atas dokumen tagihan yang masuk,

2.2.4 dalam hal sejak awal penyerahan kontrak / surat pesanan, penyelesaian pekerjaan diperkirakan selesai pada bulan Desember atau tanggal melampaui ceklis/cut off pekerjaan, penyedia dapat segera mengajukan penagihan dengan mekanisme Jaminan Pembayaran.

2.3 Persyaratan dan Kelengkapan Penagihan atas Pekerjaan Belum Selesai

No Dokumen / Berkas Keterangan

1 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang / Jasa UPT Pengadaan

2 Jaminan Pembayaran, dilengkapi dengan

surat pernyataan dari Bank Bank Umum

3 Berita Acara Pembayaran Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan

4 Kuitansi Pembayaran Langsung Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan

5 Surat Pernyataan Kesanggupan bermaterai 2

rangkap Penyedia Barang/Jasa

6 Surat Tagihan Penyedia Barang/Jasa

7 Faktur Barang/Jasa (invoice) Penyedia Barang/Jasa

8 e-faktur pajak Penyedia Barang/Jasa

9 Copy Surat Referensi/ keterangan rekening Bank Penyedia Barang/Jasa 10 Copy NPWP,SPJKP,SIUJK,SBU (Optional) Penyedia Barang/Jasa

D. PEDOMAN UNTUK JAMINAN PEMBAYARAN (GARANSI BANK) 1. KETENTUAN JAMINAN PEMBAYARAN (GARANSI BANK)

1.1 Masa berlaku Jaminan minimal sampai dengan berakhirnya masa kontrak atau ditentukan lain oleh PJK melalui Bidang Pengendalian Pekerjaan Barang maupun Jasa 1.2 Nilai Jaminan minimal sama dengan nilai sisa pekerjaan yang belum selesai

1.3 Masa klaim minimal 30 hari sejak berakhirnya masa berlaku jaminan

(8)

8 1.4 Diterbitkan oleh Bank Umum yang berlokasi di wilayah Bandung atau dalam domisili penyedia yang bersangkutan selama masih dalam wilayah area DKI Jakarta dan Jawabarat

1.5 Garansi Bank yang diterbitkan dilengkapi dengan Surat Pernyataan dari Bank yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan dan format yang ditetapkan

1.6 Jaminan Pembayaran Sesuai Format yang ditetapkan (terlampir) atau minimal memuat isi dan klausul sebagaimana format (terlampir)

1.7 Khusus untuk Jasa Konsultan perorangan dengan nilai pekerjaan tidak lebih dari Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah), jaminan pembayaran dapat diganti dengan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) sebagai Penjaminan dari Penanggung Jawab Kesepakatan. Penyedia dapat berkoordinasi dengan Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Jasa untuk penerbitan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM).

2. PROSEDUR PENGAMBILAN KEMBALI JAMINAN PEMBAYARAN

2.1 untuk kontrak-kontrak Pengadaan yang menggunakan Jaminan Pembayaran, yang mana seluruh pekerjaannya telah diselesaikan, maka penyedia Barang/Jasa dapat mengambil kembali Jaminan Pembayaran

2.2 Penyelesaian pekerjaan pada poin D 2.1 diatas dibuktikan dengan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan serta Berita Acara penunjang lainnya yang telah ditandatangani para pihak yang terkait,

2.3 Pengembalian Jaminan Pembayaran kepada penyedia barang/jasa akan dilakukan bilamana penyedia barang/jasa dimaksud telah menyerahkan Jaminan Pemeliharaan (bila ada) dan atau bukti penyetoran denda (bila ada),

2.4 Langkah-langkah pengambilan kembali Jaminan Pembayaran antara lain:

2.4.1 penyedia Barang/Jasa meminta rangkap BASTP/BAPP yang telah tertandatangan lengkap dari Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengedaan Barang/Jasa

2.4.2 bilamana penyedia barang/jasa dikenakan denda keterlambatan, penyedia diharuskan menyetorkan sejumlah uang ke rekening ITB dengan berkoordinasi terlebih dahulu keda Bidang Pengajuan Pembayaran untuk memperoleh Berita Acara Pengenaan Denda Keterlambatan,

2.4.3 penyedia membuat Jaminan Pemeliharaan berdasarkan BASTP/BAPP (sebagaimana ketentuan dalam kontrak)

2.4.4 penyedia menyerahkan surat permintaan pengambilan kembali Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) kepada Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan dengan dilampiri copy BASTP tertandatangan, bukti penyetoran denda (bila ada) dan Jaminan Pemeliharaan (bila ada)

2.4.5 Bidang Pengajuan Pembayaran UPT Pengadaan akan menginformasikan teknis dan waktu pengambilan Jaminan Pembayaran (Garansi Bank)

(9)

9 3. PENCAIRAN JAMINAN PEMBAYARAN UNTUK PEKERJAAN WANPRESTASI

Untuk kontrak-kontrak Pengadaan yang menggunakan Jaminan Pembayaran, bilamana pekerjaan yang dijaminkan tidak selesai sampai dengan 31 Desember 2020, dapat berlaku ketentuan berikut:

3.1 Jaminan Pembayaran akan dicairkan senilai pekerjaan yang tidak diselesaikan untuk kas ITB serta dikenakan denda keterlambatan (bila ada)

3.2 Dalam hal pengenaan denda tidak mencukupi atau tidak dapat dicairkan dari Jaminan Pembayaran, maka penyedia barang/jasa menyetorkan denda keterlambatan kepada Kas ITB secara terpisah,

3.3 Persentase Pekerjaan yang belum diselesaikan dibuktikan dengan Surat Pernyataan dari Penanggung Jawab Kesepakatan dan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan terakhir yang ditandatangani Penanggungjawab Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PjPHP), 3.4 Pencairan Jaminan Pembayaran dilakukan tanpa memperhitungkan pajak-pajak yang

telah disetor atau dipotong pada saat pembayaran.

3.5 Pencairan Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) dapat pula dicairkan dalam hal penyedia telah menyelesaikan pekerjaan namun dikenakan denda keterlambatan.

Pencairan Jaminan Pembayaran atas denda keterlambatan dilakukan bilamana penyedia tidak menyetorkan denda sebagaimana klausul yang tertera dalam Berita Acara Pengenaan Denda Keterlambatan

4. TAHAPAN PENCAIRAN JAMINAN PEMBAYARAN OLEH ITB

Dalam hal pekerjaan tidak diselesaikan dan diputuskan untuk dilakukan pencairan Jaminan Sebagaimana tersebut dalam point D3, berlaku tahapan pencairan sebagai berikut:

4.1 Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Bersama dengan Penanggungjawab Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PjPHP) membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan terakhir sesuai progres yang diselesaikan,

4.2 Atas dasar BAPP dari PjPHP, PJK membuat Berita Acara Serah Terima terakhir sesuai dengan progres penyelesaian pekerjaan,

4.3 PJK kemudian membuat Surat Pernyataan Wanprestasi yang berisi progres dan nilai pekerjaan yang dinyatakan wanprestasi

4.4 PJK menerbitkan Surat Penetapan Nilai Pengembalian Kepada ITB (SPNP) sebagai penagihan pertama. Nilai pengembalian kepada ITB yang tercantum dalam SPNP adalah sebesar nilai bruto pembayaran yang telah dibayarkan ITB namun belum ada prestasi pekerjaan karena adanya wanprestasi dan/atau pemutusan kontrak

4.5 PJK menerbitkan Surat Perintah Penyetoran Pengembalian (SP3) kepada penyedia barang/jasa sebagai penagihan pertama. Penyedia barang/jasa melakukan pengembalian ke kas ITB paling lama 7 (tujuh) hari kerja setelah SP3 diterbitkan 4.6 Dalam hal sampai dengan jangka waktu sebagaimana dimaksud pada poin D 4.6

penyedia barang/jasa tidak melakukan pengembalian ke kas ITB, pengembalian kepada ITB dilakukan melalui klaim jaminan kepada penerbit Jaminan (Bank, Asuransi, Atau Perusahaan Penjamin) sebagai penagihan kedua. Penjamin melakukan

(10)

10 pencairan Jaminan dan pengembalian ke kas ITB paling lama 14 (empat belas) hari kerja sejak diterimanya penagihan kedua

4.7 Bilamana pengajuan Klaim Jaminan melewati masa Klaim yang ditetapkan dalam Surat Jaminan atau masa berlaku jaminan sudah lewat, penyedia barang/jasa harus menyetorkan seluruh nilai pencairan dan denda secara langsung kepada rekening ITB 4.8 Tahapan selanjutnya mengenai klaim pencairan Jaminan mengacu pada ketentuan dan peraturan yang berlaku di Institut Teknologi Bandung, Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia serta Peraturan dan ketentuan lainnya yang terkait dan berlaku di Republik Indonesia

E. LAMPIRAN – LAMPIRAN 1. Daftar Informasi Penting

2. Format Jaminan Pembayaran (garansi bank) 3. Format Surat Pernyataan Kesanggupan

4. Format Surat Pernyataan darai Bank Penerbit Jaminan Pembayaran

Demikian Surat Edaran ini dibuat, bilamana ada kesalahan atau koreksi akan kami lakukan perubahan dan revisi terkait.

Kepala UPT Pengadaan, selaku Penanggung Jawab Kesepakatan Pengadaan Barang/Jasa

Institut Teknologi Bandung

Augie Widyotriatmo, Ph.D.

NIP. 197708042010121001

(11)

11 LAMPIRAN E1 : DAFTAR INFORMASI PENTING

TANGGAL URAIAN

09-16 November 2020 Waktu Ceklis Pekerjaan pengadaan Barang / Jasa dalam rangka pembuatan Jaminan Pembayaran/Garansi Bank 17 November 2020 Batas Akhir penyerahan BAPP kepada penyedia dalam

rangka pembuatan Jaminan Pembayaran/Garansi Bank 17-20 November 2020 Periode pembuatan dokumen penagihan dan Pembuatan

Garansi Bank

23 November 2020 Batas akhir penagihan dan penyerahan Jaminan Bank untuk tahun 2020 secara lengkap, benar dan sesuai

Narahubung UPT Pengadaan ITB No telp (022) 2503084

e-mail

• Bidang Pengajuan Pembayaran email : [email protected]

• Bidang pengendalian pekerjaan pengadaan jasa email [email protected]

• Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang email [email protected]

Struktur terkait Pemeriksaan Pekerjaan dan Penagihan Kepala UPT Pengadaan / Penanggung Jawab Kesepakatan Augie Widyotriatmo.,Ph.D

Personil Terkait Pemeriksa Pekerjaan

- Kepala Bidang Administrasi Kontrak dan Pengendalian Pekerjaan: Duddy Iskandar - Kepala Sub Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Jasa: Budi Dwi Kuryanto,S.Ars - Tim Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Jasa: Siska Fitri R, Ivan Satria , Rizal F, Nandi W.

- Kepala Sub Bidang Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang: Rahmat Slamet.,A.Md - Tim Pengendalian Pekerjaan Pengadaan Barang: Asti P, Adji Gamal M, Alex S.

- Kepala Sub Bidang Pengajuan Pembayaran: Lia Siti Marliah.,S.Kom - Tim Pengajuan Pembayaran: Ropi Ramdhani

(12)

12 LAMPIRAN E2: FORMAT JAMINAN PEMBAYARAN

JAMINAN BANK (BANK GARANSI) Nomor:……….

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ……….<pejabat penandatangan bank>………

Jabatan : ………<jabatan pejabat penandatangan bank> ………

Bertindak untuk dan atas nama :

Bank : ……….<nama bank penjamin>………..

Berkedudukan di : ………..—“--……….

Alamat : ………..—“--……….

Yang selanjutnya disebut “PENJAMIN”

Dengan ini menyatakan akan membayar sejumlah uang dengan merujuk Pasal 1832 Kitab Undang – Undang Hukum Perdata dimana PENJAMIN melepaskan hak utamanya yang terdapat dalam Pasal 1831 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, kepada:

Nama : Augie Widyotriatmo.,Ph.D

Jabatan : Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung Berkedudukan di : Bandung

Alamat : Jl. Ganesa No.10 Bandung 40132 Yang selanjutnya disebut “PEMEGANG JAMINAN”,

Setinggi-tingginya sebesar Rp. ….<minimal senilai pekerjaan yang belum selesai>

(………rupiah), atas dasar tuntutan/klaim yang diajukan secara tertulis dalam jangka waktu pengajuan tuntutan/klaim yang ditetapkan dalam Jaminan Bank ini apabila:

Nama : ……….<Nama Penyedia Barang/Jasa>……….

Berkedudukan di : ………..<Kota/Ka basal Penyedia Barang/Jasa>………….

Alamat : ………..<alamat Penyedia Barang/Jasa>……….

Yang selanjutnya disebut “YANG DIJAMIN”,

Ternyata sampai batas waktu yang ditentukan oleh “PEMEGANG JAMINAN”, namun tidak melebihi tanggal batas berlakunya Jaminan Bank ini, dinyatakan atas hal berikut:

1. Wanprestasi/tidak dapat menyelesaikan Pekerjaannya oleh PEMEGANG JAMINAN atas pelaksanaan pekerjaan ………<Judul pekerjaan/Judul Kontrak>………. Sesuai dengan kontrak nomor:

………….<nomor kontrak>…………. Tanggal ……..<tanggal kontrak>…….DAN ATAU

2. Tidak membayar denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan baik sebagian atau seluruhnya sebagaimana ditetapkan oleh PEMEGANG JAMINAN.

Jaminan Bank ini berlaku terhitung mulai tanggal ……… sampai dengan tanggal………..

Tuntutan/klaim harus diajukan segera setelah timbulnya wanprestasi/pekerjaan tidak dapat diselesaikan dan atau pembayaran denda belum dilakukan oleh YANG DIJAMIN.

(13)

13 PEMEGANG JAMINAN mengajukan tuntutan/klaim penagihan kepada PENJAMIN selambat- lambatnya telah diterima oleh PENJAMIN 30 (tiga puluh) hari kalender setelah berakhirnya Jaminan Bank atau paling lambat tanggal ………<tanggal setelah akhir>.

Apabila sampai batas habisnya waktu pengajuan tuntutan/klaim tersebut diatas PEMEGANG JAMINAN tidak mengajukan tuntutan/klaim, maka Jaminan Bank ini tidak mengikat lagi terhadap PENJAMIN.

Untuk keperluan pemberian Jaminan Bank ini beserta akibat yang timbul daripadanya, Bank memilih domisili yang umum dan tetap pada Kantor Panitera Pengadilan Negeri Bandung.

Bandung, ……….<tanggal jaminan>……

.<Nama Bank Penjamin>….

.<Pejabat Penandatangan Bank>..

.<Jabatan Penandatangan>.

(14)

14 LAMPIRAN E3: FORMAT SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN

KOP PENYEDIA BARANG/JASA

SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : ..<diisi nama pimpinan penyedia>…

Alamat : ..<diisi dengan alamat penyedia>..

Jabatan : ..<diisi dengan nama jabatan pimpinan penyedia>…

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa:

1. Sanggup untuk menyelesaikan 100% pekerjaan sesuai batas waktu sebagaimana tertuang dalam ….<surat perjanjian kerja/surat perintah kerja/surat pesanan/spmk*)> Nomor …………. Tanggal ……….

Dengan nilai sebesar Rp. ……… ( ………..rupiah).

2. Apabila ternyata sampai batas waktu yang telah ditentukan wanprestasi/tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dan atau tidak menyetorkan denda keterlambatan (bila ada) setelah berakhirnya masa pekerjaan, maka Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) kami yang diterbitkan oleh Bank ……… Nomor

……… Tanggal ………. Sebesar Rp. ……… (………. Rupiah) dapat dicairkan oleh Institut Teknologi Bandung sebesar nilai pekerjaan yang dinyatakan wanprestasi/pekerjaan tidak dapat diselesaikan untuk disetor ke kas ITB. Adapun klaim pencairan Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) tersebut dilakukan tanpa memperhitungkan pajak-pajak yang telah disetor atau dipotong pada saat pembayaran.

3. Dalam hal pengenaan denda tidak mencukupi atau tidak dapat dicairkan dari Jaminan Pembayaran (Garansi Bank), maka kami bersedia menyetorkan denda keterlambatan kepada kas ITB secara terpisah

4. Dalam hal terjadi kegagalan klaim atas Pencairan Jaminan Pembayaran dari Penjamin, maka kami bersedia untuk meyetorkan langsung kepada ITB senilai pekerjaan yang dinyatakan wanprestasi beserta denda keterlambatan (jika ada).

5. Untuk pekerjaan yang telah disetujui oleh Penanggung Jawab Kesepakatan ITB untuk dilanjutkan pada masa denda, kami sanggup/bersedia untuk memperpanjang/mengganti Jaminan Pembayaran (Garansi Bank) sesuai dengan persetujuan dan instruksi dari Penanggung Jawab Kesepakatan ITB.

6. Surat Pernyataan Kesanggupan ini dibuat dalam rangka pengajuan pembayaran atas pekerjaan tersebut pada angka 1 yang belum 100% selesai pada saat surat pernyataan kesanggupan ini dibuat.

Demikian Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya

..<tempat>, <tanggal>..

Mengetahui,

Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung

Augie Widyotriatmo.,ST.,MT.,Ph.D NIP.197708042010121001

(15)

15 LAMPIRAN E4: FORMAT SURAT PERNYATAAN DARI BANK PENERBIT JAMINAN

PEMBAYARAN

SURAT PERNYATAAN

NOMOR : ………<Nomor surat>…………

Sehubungan dengan surat jaminan (Garansi Bank) yang kami terbitkan : Nomor :………..

Tanggal :……….

Nilai : Rp. ……… (………Rupiah) Saya yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : ……….

Jabatan : ……….

Alamat : ………

Bertindak untuk dan atas nama :

Bank ..<nama Bank>.., selanjutnya disebut sebagai penjami terhadap kewajiban PT/CV ………….

Selaku Terjamin (principal) kepada Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung selaku Penerima Jamina (obligee), menyatakan dengan sesungguhnya bahwa:

1. Surat Jaminan tersebut diatas memenuhi sifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional) sebgaimana dimaksud dalam Perpres No.16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan Rektor Institut Teknologi Bandung No. 070/PER/I1.A/KU/2018 Tanggal 02 April 2018.

2. Penjamin memahami dan menyetujui serta akan melaksanakan maksud “mudah dicairkan” dan “tidak bersyarat (unconditional)” sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145/PMK.05/2017 tentang Tata Cara Pembayaran atas beban APBN sebelum Barang/Jasa Diterima sebagai berikut:

a. Surat Jaminan dapat segera dicairkan tanpa syarat setelah Penjamin menerima surat permohonan pencairan/klaim dan pernyataan pemutusan kontrak atau Pernyataan Cidera Janji/Wanprestasi dari Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung dengan lengkap;

b. Dalam pembayaran klaim, Penjamin tidak akan menuntut Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung untuk membuktikan terlebih dahulu kerugian yang diderita (loss situation) oleh Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung, namun cukup dengan surat pernyataan dari Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung bahwa telah terjadi pemutusan kontrak antara Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung dengan penyedia barang/jasa dan/atau pernyataan wanprestasi yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa;

c. Dalam hal terdapat sengketa antara PT/CV ……… selaku Terjamin (Principal) dengan Penjamin atau antara Penjamin dengan Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung, persengketaan tersebut tidak akan menunda pembayaran klaim oleh Penjamin;

d. Dalam hal terdapat keberatan dari PT/CV ………. selaku Terjamin (Principal), keberatan tersebut tidak akan menunda proses pencairan klaim, termasuk apabila keberatan teresebut sudah didaftarkan di pengadilan;

e. Dalam pembayaran klaim, Penjamin tidak akan menuntut supaya benda-benda PT/CV …………. Selaku pihak Terjamin (Principal) terlebih dahulu disita dan dijual guna melunasi hutangnya;

f. Penjamin akan melakukan pembayaran ganti rugi kepada Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung akibat ketidakmampuan atau kegagalan atau tidak terpenuhinya kewajiban PT/CV

……. Selaku pihak Terjamin (principal) sesuai dengan SPK/Perjanjian/kontrak tanggal ………

Nomor ………..;

g. Dalam hal penjamin mengasuransikan kembali jaminan yang dikeluarkan kepada bank, perusahaan asuransi, atau perusahaan penjamin lain (Re-Insurance/contra guarantee), pelaksanaan pencairan surat jaminan tidak akan menunggu proses pencairan dari bank, perusahaan asuransi, atau perusahaan penjamin lain tersebut;

h. Penjamin tidak akan menunda kewajiban pembayaran klaim jaminan dengan alasan apapun termasuk alasan sedang dilakukan upaya oleh Penjamin agar pihak Terjamin (Principal) dapat memenuhi kewajibannya dan/atau pembayaran premi/imbal jasa belum dipenuhi oleh Terjamin (Principal); dan

(16)

16 i. Penjamin akan menjamin kerugian yang diderita oleh Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung, termasuk jika kerugian tersebut diakibatkan praktik korupsi, kolusi dan/atau nepotisme, yang dilakukan oleh ………. Selaku Terjamin (Principal) maupun oleh Penanggung Jawab Kesepakatan Institut Teknologi Bandung.

Demikian surat pernyataan ini kami (penjamin) buat dengan sesungguhnya sebagai bagian tidak terpisahkan dari surat jamiiinan tersebut diatas, dan apabila saya tidak melaksanakan apa yang sudah dinyatakan dalam surat pernyataan ini, maka kami (penjamin) bersedia dituntut sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Sebagai bukti dari persetujuan tersebut diatas, maka kami, penjamin dengan ini membubuhkan tanda tangan dan cap perusahaan pada surat pernyataan ini, pada hari …………. Tanggal…………

Nama : ……….

Jabatan : ………

Tanda Tangan : ………

Materai 6000