BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Deskripsi Umum Sistem
Romney dan Steinbart (2015) mengatakan sistem adalah kumpulan dua atau lebih komponen yang saling bekerja dan berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Dia juga berpendapat bahwa perusahaan adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa departemen yang bertindak sebagai subsistem yang membentuk sistem perusahaan tersebut .
Sedangkan pendapat lain mengatakan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Priyatna dan fatahillah, 2009)
Dari kedua pandangan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem bisa diartikan sebagai sekumpulan subsistem, komponen ataupun elemen yang saling bekerjasama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan sebelumnya.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara di mana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut (Abdul Kadir ,2003)
2.2 Definisi dan Fungsi Manajemen
2.2.1 Definisi Manajemen
Kata “manajemen” berasal dari bahasa inggris yaitu manage, atau dalam bahasa indonesia dapat diartikan mengendalikan atau mengelola. Defenisi manajemen adalah suatu metode/teknik atau proses untuk mencapai tujuan secara sistematik dan efektif, melalui tindakan-tindakan Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), dan
Pengawasan (Controlling) dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efisien.
Menurut sudarwan dan Yunan Danim (2010) Manajemen sebagai sebuah proses yang khas, yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain untuk mencapai tujuan tertentu.
Ulber silalahi (2002) mengemukakan manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengisian staf, pemimpinan dan pengontrolan untuk optimasi penggunaan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas-tugas dalam mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sedangkan menurut Handoko (1997) Manajemen adalah proses perncanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2.2.2 Fungsi Manajemen
George R. Terry (1958) membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) dan Controlling (Pengawasan). Keempat fungsi manajemen ini disingkat dengan POAC.
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan tahap awal dari proses manajemen karena pada tahap ini disusun berbagai aktivitas organisasi kedepannya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Dalam melakukan perencanaan ada dua hal yang harus dilakukan yaitu kegiatan apa yang akan dilaksanakan perusahaan dan membuat budget (anggaran).
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membuat perencanaan, yaitu SMART. SMART yaitu Specific yang berarti harus jelas apa saja kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan. Kedua, Measurable yaitu aktivitas tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannya. Selanjutnya, Achievable yaitu perencanaan perusahaan dapat dicapai, bukan hanya suatu rencana yang tidak dapat dilakukan. Keempat, Realistic yaitu rencana tersebut dikerjakan sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada di perusahaan. Terakhir, Time yaitu rencana yang telah ditetapkan terdapat batasan waktu yang jelas sehingga perencanaan tersebut dapat dinilai dan dievaluasi.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu kegiatan pembagian tugas kepada setiap sumber daya yang ada di perusahan sesuai dengan kemampuan masing-masing sumber daya tersebut. Terdapat dua kegiatan yang dilakukan pada tahap organizing, yaitu staffing dan pemaduan segala sumber daya perusahaan. Staffing adalah kegiatan yang sangat penting karena pada kegiatan ini, manajemen menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat sehingga dapat menjamin kegiatan yang dilakukan.
Setelah menempatkan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat, pemimpin perlu mengkoordinasikan seluruh potensi sumber daya tersebut agar semuanya berjalan sinergi.
c. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan (Actuating) adalah menggerakan semua anggota kelompok untuk bekerja sama mencapai tujuan perusahaan. Tahapan ini terdiri dari kepemimpinan dan koordinasi, yaitu pemimpin perusahaan memimpin setiap sumber daya yang ada untuk bekerja sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan sebelumnya dan mengkoordinasi agar kerja sama ini dapat dilakukan dengan harmonis. Hal ini dapat menghindari persaingan yang ada antar sumber daya yang bisa mengakibatkan tidak tercapainya tujuan perusahan.
d. Pengawasan (Controlling)
Controlling bukan hanya sekedar mengendalikanpelaksanaan berbagai kegiatan yang dilakukan, namun juga melakukan koreksi-koreksi apabila aktivitas yang dilakukan tidak sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan kata lain, tujuan utama dari controlling adalah untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan perencanaan.
Jadi, Pemimpin suatu perusahaan bukan hanya bertugas dalam merancang visi dan misi perusahaan, namun juga harus menjalankan fungsi manajemen.
Apabila fungsi manajemen tersebut dapat dijalankan dengan benar, maka tujuan organisasi dapat dengan tepat dicapai oleh perusahaan.
2.3 Perawatan (Maintenance)
Produksi yang tinggi dari operasional pabrik secara kontinu dan pada kapasitas penuh akan menghasilkan keuntungan, kerusakan atau operasi yang tidak maximum pada suatu pabrik akan menyebabkan kehilangan produksi yang besar secara total, yaitu bila produksi menurun maka bahan baku akan berlebih dan rusak. Dari masalah ini, maka orang yang terlibat pada operasi pabrik harus berusaha dengan segala upaya agar menjaga dan merawat kesinambungan dari beroperasi nya pabrik.
2.3.1 Pengertian Perawatan
Menurut Assauri (2008), perawatan adalah kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penggantian yang memuaskan sesuai dengan apa yang direncanakan.
Corder (1992), juga mengatakan bahwa perawatan adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang dalam atau memperbaikinya sampai suatu kondisi yang bisa diterima.
Pengertian perawatan lebih jelas adalah tindakan merawat mesin atau peralatan pabrik dengan memperbaharui umur masa pakai dan kegagalan atau kerusakan mesin (Setiawan F.D, 2008).
Berdasarkan teori di atas maka perawatan adalah kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas, mesin dan peralatan pabrik, mengadakan perbaikan, penyesuaian atau penggantian yang diperlukan agar terdapat suatu keadaan operasi produksi yang memuaskan sesuai apa yang diharapkan.
Manajemen perawatan adalah pengorganisasian operasi perawatan untuk memberikan pandangan umum mengenai perawatan fasilitas industri.
Pengorganisasian ini mencakup penerapan metode manajemen dan metode yang menunjang keberhasilan manajemen ini adalah suatu penguraian sederhana yang dapat diperluas melalui gagasan dan tindakan.
2.3.2 Tujuan Maintenance
Maintenance adalah kegiatan pendukung bagi kegiatan komersil, maka seperti kegiatan lainnya, maintenance harus efektif, efisien dan berbiaya rendah. Dengan adanya kegiatan maintenance ini, maka mesin produksi dapat digunakan sesuai dengan rencana dan tidak mengalami kerusakan selama jangka waktu tertentu yang telah direncanakan tercapai.
Beberapa tujuan maintenance yang utama menurut Assauri (2004) :
1. Kemampuan berproduksi dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan rencana produksi.
2. Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat untuk memenuhi apa yang dibutuhkan oleh produk itu sendiri dan kegiatan produksi yang tidak terganggu.
3. Membantu mengurangi pemakaian dan penyimpangan yang diluar batas dan menjaga modal yang diinvestasikan dalam perusahaan selama waktu yang ditentukan sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai investasi tersebut.
4. Untuk mencapai tingkat biaya maintenance secara efektif dan efisien keseluruhannya.
5. Menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana tersebut.
6.Memaksimumkan ketersedian semua peralatan sistem produksi (mengurangi down time).
7. Untuk memperpanjang umur atau masa pakai dari mesin.
2.3.3 Kegiatan Perawatan
M.S Sehwarat dan J.S Narang, (2001) Perawatan merupakan pekerjaan yang dilakukan secara berurutan untuk menjaga atau memperbaiki fasilitas yang ada sehingga sesuai dengan standar.
Alat dan Mesin yang digunakan secara kontinu seperti di PKS tentunya memiliki life time nya masing-masing. Untuk menjaga alat dan mesin pada kondisi yang layak digunakan, maka kegiatan pemeliharaan (maintenance) yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Pengecekan Secara Berkala
Untuk mendukung produktivitas pabrik sesuai dengan yang diharapkan, alat dan mesin haruslah dalam keadaan baik. Sehingga proses produksi berjalan dengan lancar. Pengecekan secara kontinu dilakukan sebagai tahap awal untuk mengantisipasi jika terjadinya kerusakan maka segera diadakan perbaikan-perbaikan yang diperlukan sesuai dengan laporan yang diperoleh dari hasil inspeksi dan berusaha untuk mencegah sebab-sebab timbulnya kerusakan.
b. Kegiatan Teknik
Kegiatan Teknik sangat diperlukan untuk perbaikan mesin-mesin yang rusak ataupun pemasangan serta penggantian spare part. Kegiatan ini juga meliputi percobaan terhadap alat yang baru dibeli da pengembangan peralatan yang perlu diganti. Jika kerusakan terjadi pada suatu alat diidentifikasi penyebab kerusakan tersebut.
c. Kegiatan Produksi
Kegiatan ini merupakan kegiatan pemeliharaan yang sebenarnya, yaitu merawat, memperbaiki mesin-mesin dan peralatan. Melaksanakan pekerjaan yang disarankan atau yang diusulkan dalam kegiatan inspeksi dan teknik, melakukan kegiatan service dan pelumasan. Kegiatan produksi ini dimaksudkan ketika terdapat kerusakan agar segera memperbaiki peralatan yang rusak.
d. Kegiatan Administrasi
Pekerjaan administrasi ini merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan-pencatatan mengenai biaya-biaya yang terjadi dalam melakukan pekerjaan pemelharaan dan biaya yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan, komponen suku cadang yang dibutuhkan, laporan kemajuan tentang apa yang telah dikerjakan, waktu dilakukannya inspeksi dan perbaikan serta lamanya perbaikan tersebut. Jadi dalam pencatatan ini termasuk penyusunan perencanaan dan penjadwalan, yaitu rencana kapan suatu mesin harus dicek, diperiksa dan diperbaiki.
2.3.4 Jenis-jenis Maintenance
Dalam istilah perawatan (maintenance) tercakup dua kegiatan yaitu perawatan dan perbaikan. Perawatan dimaksudkan sebagai kegiatan untuk mencegah kerusakan, sedangkan kegiatan perbaikan dimaksudkan sebagai tindakan untuk menghilangkan dan memperbaiki penyebab kerusakan.
Pemilihan program perawatan akan mempengaruhi kelangsungan produktifitas produksi pabrik. Karena itu perlu mempertimbangkan secara cermat mengenai bentuk perawatan yang akan digunakan terutama berkaitan dengan kebutuhan produksi, waktu, biaya, kehandalan tenaga perawatan dan peralatan yang digunakan.
Pengelompokan jenis-jenis perawatan antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tidak ada yang sama. Hal ini disebabkan setiap perusahaan memiliki karakter dan pola manajemen yang berbeda. Namun
demikian, secara umum pengelompokkan kegiatan perawatan dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu Perawatan Terencana (Planned Maintenance), dan Perawatan Tidak Terencana (Unplanned Maintenance). Jenis-jenis perawatan:
1. Breakdown Maintenance (Perawatan saat terjadi Kerusakan)
Breakdown Maintenance adalah perawatan yang dilakukan ketika sudah terjadi kerusakan pada mesin atau peralatan kerja sehingga Mesin tersebut tidak dapat beroperasi secara normal atau terhentinya operasional secara total dalam kondisi mendadak. Breakdown Maintenance ini harus dihindari karena akan terjadi kerugian akibat berhentinya Mesin produksi yang menyebabkan tidak tercapai Kualitas ataupun Output Produksi.
2. Preventive Maintenance (Perawatan Pencegahan)
Preventive Maintenance atau kadang disebut juga Preventative Maintenance adalah jenis Maintenance yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan pada mesin selama operasi berlangsung. Contoh Preventive maintenance adalah melakukan penjadwalan untuk pengecekan (inspection) dan pembersihan (cleaning) atau pergantian suku cadang secara rutin dan berkala.
Preventive Maintenace terdiri dua jenis, yakni :
a. Periodic Maintenance (Perawatan berkala)
Periodic Maintenance ini diantaranya adalah perawatan berkala yang terjadwal dalam melakukan pembersihan mesin, Inspeksi mesin, meminyaki mesin dan juga pergantian suku cadang yang terjadwal untuk mencegah terjadi kerusakan mesin secara mendadak yang dapat menganggu kelancaran produksi. Periodic Maintenance biasanya dilakukan dalam harian, mingguan, bulanan ataupun tahunan.
b. Predictive Maintenance (Perawatan Prediktif)
Predictive Maintenance adalah perawatan yang dilakukan untuk mengantisipasi kegagalan sebelum terjadi kerusakan total. Predictive Maintenance ini akan memprediksi kapan akan terjadinya kerusakan pada komponen tertentu pada mesin dengan cara melakukan analisa trend perilaku mesin/peralatan kerja. Berbeda dengan Periodic maintenance yang dilakukan berdasarkan waktu (Time Based), Predictive Maintenance lebih menitikberatkan pada Kondisi Mesin (Condition Based).
3. Corrective Maintenance (Perawatan Korektif)
Corrective Maintenance adalah Perawatan yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi penyebab kerusakan dan kemudian memperbaikinya sehingga Mesin atau peralatan Produksi dapat beroperasi normal kembali.
Corrective Maintenance biasanya dilakukan pada mesin atau peralatan produksi yang sedang beroperasi secara abnormal (Mesin masih dapat beroperasi tetapi tidak optimal).
2.4 Accelerated Analysis
Mulyani, Sri. (2016) Accelerated Analysis merupakan pendekatan untuk melakukan analisis sistem yang lebih menekankan pada komunikasi antara tim pengembang dengan pengguna atau pemilik sistem. Untuk menggambarkan sistem, pendekatan ini menggunakan prototype, biasanya prototype berupa aplikasi tiruan yang dikembangkan secara cepat untuk menggambarkan sistem. Prototype tidak mengikutsertakan data validation, input validation ataupun security, prototype lebih ditujukan untuk mengingatkan atau memberikan gambaran kepada pengguna atau pemilik sistem mengenai sistem yang dikembangkan sehingga pengguna atau pemilik sistem mempunyai gambaran tentang sistem yang akan dibangun dan dengan begini diharapkan semua kemungkinan-kemungkinan sistem (business process) bisa dikomunikasikan antara pengguna dan pemilik sistem dengan tim pengembang. Contoh prototype misalnya form interface dan contoh
reporting yang akan dihasilkan sistem. Untuk membuat prototype, sistem analisis bisa menggunakan microsoft access, microsoft visual basic, IBM websphere studio for Application Development. Ada dua metodologi yang sering digunakan dalam pendekatan Accelerated Analysis yaitu
1. Discovery Prototyping
Dalam melakukan analisis sistem, terkadang pengguna atau pemilik sistem tidak mempunyai gambaran tentang sistem yang akan dikembangkan, sehingga sering kali terjadi penambahan ataupun pengurangan sistem ketika tim pengembang sudah masuk pada tahap desain. Hal ini akan membuat tim pengembang kembali pada tahap analisis, sehingga akan menambah waktu dan biaya operasional proyek.
Untuk mengatasi masalah ini tim pengembang menggunakan teknik prototyping, dimana dengan teknik ini tim pengembang akan membuat prototype dari sistem yang akan dikembangkan, kemudian dengan menggunakan prototype tim pengembang dan pengguna atau pemilik sistem akan berkomunikasi sehingga pengguna dan pemilik sistem mempunyai gambaran sistem yang akan dikembangkan, dengan begini pengguna atau pemilik sistem bisa mengeluarkan semua permasalahan yang terkait dengan sistem yang akan dikembangkan, sehingga pada saat tim pengembang sudah masuk pada tahap desain, tidak ada lagi penambahan ataupun pengurangan sistem. Tim pengembang bisa menggunakan Microsoft Access untuk membuat prototype rancangan database, form dan interface serta reporting yang akan dihasilkan oleh sistem.
2. Rapid Architected Analysis
Rapid Architected Analysis merupakan pendekatan analisis sistem accelerated analysis yang menggunakan permodelan sistem, namun permodelan sistem tidak dibuat secara manual, akan dibuat secara otomatis (generate) dengan menggunakan software CASE Tools.
Pemodelan sistem yang dihasilkan bisa dari software applications atau dari prototype. Proses pembuatan pemodelan sistem secara otomatis ini
disebut dengan istilah Reverse Engineering. Whitten dan bentley (2007) berpendapat ada 2 (dua) perbedaan atau ciri dari rapid architected analysis yaitu
a. Pemodelan sistem yang dihasilkan adalah hasil reverse engineering dari software application atau struktur data dengan menggunakan CASE Tools
b. Prototype yang sudah dibuat, baik itu dengan menggunakan Microsoft Access atau Visual Basic, di generate menjadi sistem model, kemudian sistem model ini akan di analisis kembali sehingga kekurangan sistem bisa diperbaiki, kemudian sistem model tersebut bisa kembali di generate menjadi prototype ataupun struktur data serta template aplikasi.
2.5 Visual Basic
Visual Basic for Application (VBA) Visual Basic for Application adalah salah satu fasilitas tingkat lanjut yang disediakan oleh Microsoft untuk pemrograman aplikasi perangkat lunak (VBA) merupakan pengembangan teknologi untuk mengatur aplikasi-aplikasi serta dapat berintegrasi dengan sistem dan data yang telah ada. Dalam Visual Basic for Application, terdapat IDE (Integrated Development Environment) lengkap yang menyediakan berbagai layanan yang sama seperti terdapat pada Microsoft Visual Basic, seperti Project Window, Properties Window, dan Debugging Tolls. Dalam lingkungan Window’s, user interface sangat memegang peranan penting, karena dalam pemakaian aplikasi yang kita buat, pemakai senantiasa berinteraksi dengan user interface tanpa menyadari bahwa dibelakangnya berjalan instruksi-instruksi program yang mendukung tampilan dan proses yang dilakukan. Pada pemrograman visual, pengembangan aplikasi dimulai dengan pemebentukan user interface, kemudian mengatur obyek-obyek yang digunakan dalam user interface, dan baru dilakukan penulisan kode program untuk menangani kejadian-kejadian (event).
