Tugas Inidividu
Sistem Informasi dan Manajemen
Metode Konversi Sistem Informasi
Disusun Oleh:
Novia Yuni Artha Nainggolan (K25161099.62E)
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
Magister Manajemen Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor
2017
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, yang menggenggam kehidupan setiap makhluk-Nya. Atas karunia dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan paper dengan judul Metode Konversi Sistem Informasi. Paper ini membahas kajian tentang mekanisme konversi sistem infomasi disertai kendala yang mungkin dihadapi selama proses konversi.
Penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan pengajaran dan arahan yang telah diberikan oleh Bapak Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc selama penulis mengikuti Mata Kuliah Sistem Informasi dan Manajemen (SIM). Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu evaluasi dan saran konstruktif merupakan hal yang sangat dibutuhkan guna perbaikan di masa mendatang. Akhirnya semoga karya ini bernilai ibadah bagi penulis dan dapat memberikan manfaat bagi pembaca.
Jakarta, Februari 2017
– Penulis –
ii DAFTAR ISI
BAB I Pendahuluan ... 1
I.1. Latar Belakang ... 1
I.2. Rumusan Masalah ... 2
I.3. Tujuan Penulisan ... 3
BAB II Tinjauan Pustaka ... 4
II.1. Teknologi Informasi... 4
II.2. Sistem Informesi Manajemen ... 5
II.3. Konversi Sistem ... 6
BAB III Pembahasan ... 8
III.1. Penerapan Metode Konversi ... 8
III.2. Keunggulan dan Kelemahan Metode Konversi ... 9
III.3. Metode untuk Mengkonversi File Data Yang Ada ... 14
III.4. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi ... 16
BAB IV Penutup ... 21
Daftar Pustaka ... 22
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Komponen Sistem Informasi ... 6
Gambar 3.1. Konversi Langsung ... 10
Gambar 3.2. Konversi Paralel ... 11
Gambar 3.3. Konversi Bertahap ... 12
Gambar 3.4. Konversi Pilot ... 13
Gambar 3.5. Evaluasi sistem baru setelah implementasi ... 16
1 BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Perubahan dalam dunia teknologi informasi berjalan begitu cepat. Kompetisi berlangsung sangat ketat, sehingga muncul istilah hyper competition, siapa yang tidak mau berubah akan tertinggal. Sistem usang sudah selayaknya diganti dengan yang baru, agar dapat menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang kian cepat dan kompleks.
Bahkan jikalau bisa diagendakan dan dianggarkan secara rutin agar dapat mendorong terciptanya pertumbuhan yang berkelanjutan (sustainable growth).
Penggunaan teknologi informasi memang memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, namun hal ini tidak menutup kemungkinan dapat mengakibatkan efek sebaliknya kepada perusahaan akibat pemilihan teknologi yang tidak tepat guna. Pengguna, dalam kasus ini berarti perusahaan dan organisasi, dituntut bersikap bijaksana dalam memilih teknologi apa yang akan digunakan untuk perusahaan mereka. Konversi sistem lama ke sistem baru tentunya tak terelakkan. Namun hal ini bukan sesuatu yang mudah. Pada kenyataannya, dalam implementasi sistem informasi dari manual ke otomatis banyak menemui kendala di berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual.
Dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang oleh perusahaan agar hasil dari sistem yang baru tersebut dapat sepenuhnya mendukung aktivitas dan meningkatkan produktifitas perusahaan. Biasanya cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi
2
hal ini adalah melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman di bidangnya.
Konversi sistem telah menjadi hal yang lumrah terjadi bagi organisasi atau perusahaan yang ingin terus berkembang. Sistem lama jika sudah kalah cepat geraknya dengan lingkungan usaha yang terjadi, maka tak ada alasan untuk menunda perubahan sistem ini.
Namun konversi tersebut tidak dapat dijalankan dengan sembarangan. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan, demi menjaga keberlangsungan operasional usaha. Bentuk- bentuk konversi sistem informasi ini harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan harapan di masa depan. Dengan begitu, diharapkan perubahan atau transisi tidak menimbulkan down system atau turbulensi kinerja operasional dan harapan akan adanya perbaikan dan peningkatan value organisasi dapat tercapai.
Dalam makalah ini akan diuraikan lebih jauh mengenai metode konversi sistem informasi pada suatu perusahaan disertai dengan kendala yang mungkin dihadapi dan solusi untuk mengatasi kendala tersebut.
I. 2. Rumusan Masalah
1. Memahami metode sistem konversi dari sistem lama ke sistem yang baru
2. Memahami kelebihan dan kekurangan serta kendala dari metode sistem konversi tersebut
3 I. 3. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini secara umum untuk mengetahui dan memahami metode konversi sistem informasi yang dapat dilakukan pada suatu perusahaan.dan menjelaskan kelebihan dan kekurangan serta kendala dalam metode sistem konversi dalam suatu perusahaan Sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai salah satu tugas pada mata kuliah Sistem Informasi dan Manajemen angkatan E62 Program Pasca Sarjana Sekolah Bisnis,Institut Pertanian Bogor yang difasilitasi oleh Dosen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS.
4 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA II. 1. Teknologi Informasi
Teknologi informasi dan komunikasi mencakup dua aspek yaitu , Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi mencakup segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu , manipulasi , dan pengelolaan informasi. Sedangkan Teknologi Komunikasi mencakup segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Maka Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah suatu kesatuan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan , manipulasi , pengelolaan dan transfer ataupemindahan informasi .Adapun pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) menurut para ahli yakni , menurut Susanto Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah sebuah media atau alat bantu yang digunakan untuk transfer data baik itu untuk memperoleh suatu data atau informasi maupun memberikan informasi kepada orang lain serta dapat digunakan untuk alat berkomunikasi baik satu arah ataupun dua arah.
Menurut Eric Deeson , Harper Vollins Publishers , Dictonary of Information Technology
“ Information Technology (IT) the handling of information by electric and electronic (and microelectronic) means.” Here handling includes transfer , processing , storage and access, IT special concern being the use of hardware and software for these tasks for the benefit of individual people and society as a whole.” Dari penjelasan diatas : kebutuhan manusia didalam mengambil dan memindahkan , mengolah dan memproses informasi dalam konteks social yang mengungtungkan diri sendiri dan masyarakat secara kesulurahan. Bagaimana implikasinya agar
5
dapat menguntungkan secara individual dan masyarakat secara kesuluruhan tidak didefinisikan secara lebih khusus.
II. 2. Sistem Infomasi Manajemen
Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database) dan jaringan komputer dan komunikasi data.Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di
dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management),
6
managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur
utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi II. 3. Konversi Sistem
Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang lain;
7
perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk (rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.
Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru.
Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data.
proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).
8 BAB III PEMBAHASAN
III. 1. Penerapan Metode Konversi
Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu:
manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.
Kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah- langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi adalah :
a. Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.
b. Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian
c. Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya)
Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem
9
mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).
III. 2. Keunggulan dan Kelemahan Metode Konversi
James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru yaitu
2.1 Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:
1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.
Keunggulan : Relatif tidak mahal.
10 Kelemahan :
Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.
Gambar 3.1. Konversi Langsung 2.2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
Kelebihan :
Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.
Kelemahan :
Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.
11
Gambar 3.2. Konversi pararel 2.3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.
Kelebihan :
Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.
Kelemahan :
Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
12
Gambar 3.3. Konversi bertahap Keterangan gambar
a. Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama
b. Sistem harus disegmentasi
c. Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
d. Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang.
Contoh :
Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.
2.4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari
13
organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.
Gambar 3.4. Pilot conversion
a. Perlunya segmentasi organisasi.
b. Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
c. Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
d. Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.
Contoh :
Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit beresiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.
Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk
14
melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.
III. 3. Metode untuk Mengkonversi File Data Yang Ada
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.
Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :
1. Format file tersebut 2. Isi file tersebut
3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :
a. Konversi File Total
Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.
15 b. Konversi File Gradual
Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
c. Mengkonversi File Data
Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat diklasifikasikan menjadi
d. File Master
Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
e. File Transaksi
File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
16 f. File Indeks
File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
g. File Tabel
File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
h. File Backup
Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
i. Mengkonversi Sistem Baru
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
Gambar 3.5. Evaluasi sistem baru setelah implementasi
III. 4. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi
Konversi sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi baru bisa berhasil dan juga bisa gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang terlibat dalam pembuatan dan implementasi sistem informasi tersebut. Misalnya dalam pembuatan sistem informasi berupa ERP. Ada
17
beberapa hal yang menjadi penyebab utama kegagalan proyek ERP. Dalam hampir semua kasus, para manajer bisnis dan ahli TI dari perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap menghadapi sistem ERP baru yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka.
Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi, adalah penyebab-penyebab umum dari kegagalan proyek ERP. Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru yang dibutuhkan oleh sistem ERP, dan kegagalan konversi data dan pengujian yang cukup atas data, adalah penyebab lain dari kegagalan. Dalam banyak kasus, kegagalan ERP juga disebabkan karena perusahaan atau manajemen TI terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP atau bantuan dari perusahaan konsultan prestisius yang dipekerjakan untuk memimpin implementasi tersebut.
Pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena:
1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.
2. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
18
4. Tidak ada komunikasi yang baik di antara vendor sebagai penyedia TI dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK,sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.
Langkah-langkah preventif yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
19
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak- dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
20
4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.
21 BAB IV PENUTUP Kesimpulan
hap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di mana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik berupa perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat urgen di mana walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem yang dilakukan.
Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi manajemen, harus menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang cocok diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama.
Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot Conversion).
22
DAFTAR PUSTAKA
Husda, Elfi Nur. 2016.Pengantar Informasi Teknologi.Penerbit Baduose Media.
O’Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System. McGraw-Hill Irwin companies.
O’Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.
O’Brien, J A & Marakas, G M. 2011. Management Information Systems Tenth Edition.
MgGraw-Hill Inc, New York.
O’Brien, JA and George Marakas. 2010. Introduction to Information Systems. Fifteenth Edition.
McGraw-Hill International Edition.
http://ptifauzanstmik.blogspot.co.id/2016/01/makalah-perkembangan-teknologi.html http://fizzulhaq.blogspot.com/2009/11/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html http://riyanti.staff.gunadarma.ac.id
