KONVERSI SISTEM PADA SUATU ORGANISASI
Tugas Ujian Akhir Triwulan 1 Mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pengampu :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc (CS)
Disusun Oleh : Muhamad Iqbal – E62
(K25161097)
MAGISTER MANAJEMEN SEKOLAH BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2017
2
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG 3
1.2 TUJUAN 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 KONVERSI SISTEM 5
2.2 METODE KONVERSI SISTEM 5
BAB III PEMBAHASAN
3.1 KONVERSI SISTEM DI ORGANISASI 9
BAB IV KESIMPULAN 10
3
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Perubahan dalam dunia teknologi informasi berjalan begitu cepat. Kompetisi berlangsung sangat ketat, sehingga muncul istilah hyper competition, siapa yang tidak mau berubah akan tertinggal. Sistem usang sudah selayaknya diganti dengan yang baru, agar dapat menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang kian cepat dan kompleks. Bahkan jikalau bisa diagendakan dan dianggarkan secara rutin agar dapat mendorong terciptanya pertumbuhan yang berkelanjutan (sustainable growth).
Penggunaan teknologi informasi memang memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, namun hal ini tidak menutup kemungkinan dapat mengakibatkan efek sebaliknya kepada perusahaan akibat pemilihan teknologi yang tidak tepat guna. Pengguna, dalam kasus ini berarti perusahaan dan organisasi, dituntut bersikap bijaksana dalam memilih teknologi apa yang akan digunakan untuk perusahaan mereka. Konversi sistem lama ke sistem baru tentunya tak terelakkan. Namun hal ini bukan sesuatu yang mudah. Pada kenyataannya, dalam implementasi sistem informasi dari manual ke otomatis banyak menemui kendala di berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual. Dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang oleh perusahaan agar hasil dari sistem yang baru tersebut dapat sepenuhnya mendukung aktivitas dan meningkatkan produktifitas perusahaan. Biasanya cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi hal ini adalah melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman di bidangnya.
Konversi sistem telah menjadi hal yang lumrah terjadi bagi organisasi atau perusahaan yang ingin terus berkembang. Sistem lama jika sudah kalah cepat geraknya dengan lingkungan usaha yang terjadi, maka tak ada alasan untuk menunda perubahan sistem ini. Namun konversi tersebut tidak dapat dijalankan dengan sembarangan. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan, demi menjaga keberlangsungan operasional usaha. Bentuk-bentuk konversi sistem informasi ini harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan harapan di masa depan. Dengan begitu, diharapkan
4
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) perubahan atau transisi tidak menimbulkan down system atau turbulensi kinerja operasional dan harapan akan adanya perbaikan dan peningkatan value organisasi dapat tercapai.
1.2 TUJUAN
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui dan memahami metode konversi sistem informasi yang dapat dilakukan pada suatu perusahaan.
5
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 KONVERSI SISTEM
Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang lain; perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk (rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain.
Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika meng-install software baru disebut konversi data.
Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data di database yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, datamart, dan gudang data. proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru (O’Brien, 2005).
2.2 METODE KONVERSI SISTEM
James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru yaitu :
6
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) 1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem yang baru. Konversi ini langsung mengimplementasikan sistem dan memutus serta meninggalkan sama sekali sistem yang lama. Syarat dapat diimplementasikan sistem ini adalah sistem baru merupakan bagian kecil saja dari seluruh sistem dan sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain.
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila : 1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan dari penggunaaan konversi langsung yaitu biaya yang dikeluarkan relatif tidak mahal. Sedangkan kelemahannya yaitu mempunyai resiko kegagalan yang tinggi.
Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan.
Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi membutuhkan biaya yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.
Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang- orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama. Kelebihan dari penggunaan sistem konversi separalel yaitu dapat memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.
7
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) Sedangkan kelemahannya adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi dilakukan secara bertahap dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Apabila tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada melakukan konversi langsung.
Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.
Contoh :
Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.
Kelebihan menggunakan metode konversi bertahap yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang diakibatkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang agak longgar kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Sedangkan kelemahan dari metode konversi bertahap yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
8
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62)
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor (lokasi dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu). Apabila konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in Over.
Contoh :
Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja.
Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit beresiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.
Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.
9
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) BAB III
PEMBAHASAN
3.1 KONVERSI SISTEM DI ORGANISASI
Pada pembahasan kali ini penulis mengambil contoh pada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknik sipil. Perusahaan ini mempunyai jasa untuk 3D Modelling dan menggambar keteknikan, khususnya sipil dan baja. Perusahaan ini baru berjalan selama 6 tahun.
Bisa dibilang perusahaan ini merupakaan perusahaan baru dan sangat potensial untuk melakukan konversi system.
Di tahun kelima, perusahaan ini melakukan konversi system dalam proses/system produksi mereka. System lama, dimana pekerjaan atau job yang diterima langsung dihandle dan di manage oleh direktur secara keseluruhan. Ditahun kelima ini, direktur mulai membuat konversi system.
Metode konversi yang dilakukan adalah parallel, dimana hanya pada bagian tertentu terlebih dahulu diaplikasikan, kemudian dilihat apakah berhasil. Jika berhasil maka system tersebut akan diimplementasikan pada bagian yang lain.
Dalam hal ini, konversi dilakukan pada departemen project. System lama tidak menggunakan software management sama sekali. Dimana setiap ada project atau job baru maka job tersebut akan dilahap dan dikerjakan secepatnya dan secara acak siapapun yang dapat mengerjakan. Tidak ada database untuk mencatat, siapa yang mengerjakan dan jadwal pekerjaan tersebut.
Dengan dilakukan konversi, system baru memungkinkan pembagian job secara lebih efisien dan merata. System baru juga menawarkan record job dalam databse yang baik dan akurat.
Nantinya, karena dianggap berhasil, konversi system ini akan dilakukan pada departemen yang lain dalam waktu dekat.
10
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) BAB IV
KESIMPULAN
Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di mana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik berupa perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat urgen di mana walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem yang dilakukan.
Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi manajemen, harus menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang cocok diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama.
Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot Conversion).
11
Tugas Akhir Sistem Informasi Manajemen (Muhamad Iqbal – E62) DAFTAR PUSTAKA
1. O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
2. Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project. http://itkelinik.com/?p=113.
[23 November 2010]
3. http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/14/konversi-sistem-informasi/
4. http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/21/no-2-kesalahan-kesalahan- yang-mungkin-terjadi-saat-pengalihan-atau-konversi-suatu-sistem-lama-ke- sistem-baru-dan-cara-cara-penkonversian-sistem-dengan-berbagai-asumsi-agar- tidak-terjadi-kesalahan/
