1/11
IMPLEMENTASI APLIKASI KENAIKAN GAJI BERKALA OTOMATIS DALAM UPAYA
PENINGKATAN PELAYANAN KEPEGAWAIAN BAGI PEGAWAI NEGERI SIPIL PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat III Angkatan XXIX
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Pemerintahan, Kepegawaian & Diklat Inovator : Dwi Ariyatno, S.STP
Jabatan : Kabid Mutasi Pegawai pada Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Surakarta Instansi : Pemerintah Kota Surakarta
Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), Gaji adalah salah satu hak yang diberikan kepada PNS.
Sebagai salah satu komponen penghasilan, kenaikan gaji sangat ditunggu oleh PNS. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil, kenaikan gaji didasarkan dari 2 (dua) variabel data pegawai yaitu golongan ruang dan masa kerja golongan.
Sehingga kenaikan golongan ruang dan penambahan masa kerja menjadi faktor penting dalam upaya peningkatan kesejahteraan PNS. Kenaikan golongan ruang sebagaimana dimaksud dilaksanakan dengan mekanisme Kenaikan Pangkat PNS sebagaimana diatur dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002, sedangkan penambahan masa kerja dilaksanakan dengan mekanisme kenaikan gaji berkala sebagaimana diatur dalam Pasal 11 sampai dengan Pasal 13 Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS.
Sebagai salah satu bentuk pelayanan kepada PNS, pelayanan kenaikan gaji berkala menjadi wujud pelayanan strategis yang diharapkan dapat membangun motivasi dan kinerja PNS dengan baik. Kepemimpinan yang efektif perlu diikuti oleh sistem informasi pelayanan yang menyediakan segala macam data dan informasi yang tepat untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kualitas pelayanan. Kepemimpinan yang efektif dan sistem informasi pelayanan yang baik saja belumlah cukup, organisasi perlu merumuskan strategi pelayanan yang menjadikan semua orang terlibat dengan pelayanan baik langsung maupun tidak langsung mengarah pada tujuan yang sama yaitu memberikan pelayanan dengan kualitas prima kepada pelanggan. Rumusan strategi pelayanan yang baik tersebut belum menjadi jaminan untuk memberikan pelayanan yang berkualitas.
Strategi pelayanan tersebut perlu diimplementasikan secara efektif. Kesenjangan antara pelayanan yang dirasakan (service perceptions) dengan pelayanan yang diharapkan (service expectations). Adanya perbedaan persepsi antara jasa yang dirasakan dan yang diharapkan oleh pelanggan.
Jika keduanya terbukti sama, maka perusahaan/organisasi akan memperoleh citra dan dampak positif. Namun bila yang diterima lebih rendah dari
2/11
yang diharapkan maka kesenjangan akan menimbulkan permasalahan bagi perusahaan/organisasi.
Kesenjangan pelayanan kenaikan gaji berkala tergambar dalam beberapa contoh kasus yang terjadi, antara lain:
a. Seorang PNS, atas nama Drs. Heru Prayitno, M.Or mengeluhkan atas proses kenaikan gaji berkala dirinya yang tidak kunjung ditetapkan oleh pengelola kepegawaian, atau.
b. Keluhan PNS, atas nama Drs. Sucipto, S.Pd yang mengeluhkan kenaikan gaji berkala yang ditetapkan atas nama dirinya terdapat kesalahan perhitungan masa kerjanya yang mengakibatkan kesalahan perhitungan besaran nominal gaji yang diberikan, dan contoh lain
c. Kesalahan penulisan data nama dan unit kerja pada penetapan kenaikan gaji berkala atas nama Drs. Djoko Sulistyo, MM memberikan rasa ketidakpuasan atas pelayanan yang diberikan.
Beberapa contoh kasus yang disampaikan mewakili sekian banyak bentuk kegagalan pelayanan kenaikan gaji berkala yang diberikan.
Implementasi Aplikasi Kenaikan Gaji Berkala secara otomatis adalah upaya peningkatan pelayanan kepegawaian kepada Pegawai Negeri Sipil yang dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk mempersingkat proses pelayanan, menjamin kualitas pelayanan dalam kondisi keterbatasan sumber daya dan meminimalkan kesalahan produk hukum kepegawaian. Dan atas semua upaya yang dilakukan pada akhirnya perubahan yang direncanakan diharapkan dapat mewujudkan pemberian penghargaan kepada Pegawai Negeri Sipil yang diharapkan dapat mendorong peningkatan kinerja aparatur.
Bahwa dalam prakteknya rancangan perubahan dimaksud tidak se-sederhana harapan yang diinginkan, karena dalam proses upaya implementasi tersebut diperlukan sinergitas dari berbagai aspek yang terkait misal dari aspek hukum, diperlukan sinergi rancangan business process dari pelayanan kenaikan gaji berkala dengan delegasi wewenang penetapannya, dari aspek teknis; diperlukan sinergi rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar Pelayanan Minimal (SPM) dengan alur proses dalam sistem aplikasi yang dibangun sehingga diharapkan sistem yang dibangun tidak menjadi tambahan beban administrasi akan tetapi menjadi solusi atas kesulitan administrasi yang dihadapi dalam pelaksanaan pelayanan yang dilakukan.
Manfaat
Manfaat Bagi peningkatan kinerja organisasi yang mendukung reformasi birokrasi
Manfaat proyek perubahan bagi peningkatan organisasi yang mendukung reformasi birokrasi adalah sebagai berikut:
1. Ketepatan waktu pelayanan kenaikan gaji berkala sehingga menjadikan kinerja organisasi lebih optimal.
3/11 2. Ketepatan penetapan kenaikan gaji berkala dan meminimalkan kesalahan penetapan.
3. Memudahkan monitoring dan evaluasi pelaksanaan delegasi wewenang penetapan kenaikan gaji berkala.
4. Terbangunnya rasa percaya diri pada seluruh jajaran pegawai di BKPPD.
Manfaat Bagi peningkatan kualitas pelayanan publik
Manfaat proyek perubahan bagi peningkatan kualitas pelayanan publik adalah sebagai berikut:
1. Ketepatan waktu pelayanan dan peningkatan kinerja bagi kegiatan pelayanan kepegawaian.
2. Ketepatan penetapan kenaikan gaji berkala dan meminimalkan kesalahan penetapan.
3. Kecepatan laporan pelaksanaan kegiatan.
4. Penyajian pertanggungjawaban dan laporan pelaksanaan program kegiatan menjadi lebih cepat.
Manfaat Bagi Stakeholders
Manfaat Bagi Stakeholders Internal
1) Kepala BKPPD
Terwujudnya Visi dan Misi Organisasi.
2) Sekretaris BKPPD, Kabid. Pengadaan, Pemberhentian dan Informasi, Kabid. Pembinaan, Kesejahteraan dan Kinerja Aparatur.
Adanya rentang kendali yang jelas dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
3) Kasubbid. Data dan Informasi
Proses perekaman data pegawi lebih mudah.
4) Kasubbid. Kepangkatan
Memudahkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, dan adanya kepastian dalam pelayanan kenaikan gaji berkala
4/11
5) Kasubbid. Pembinaan dan Kasubbid. Kinerja Aparatur
Mengintegrasikan sistem reward dan punishment dalam satu pola tata kerja dan sistem. Adanya asas kepastian hukum dan berprinsip keadilan dalam pelaksanaan tugas
6) Pelaksana pada Bidang Mutasi Pegawai
Meningkatnya pengetahuan dan pemahaman akan tugas pokok dan fungsi dikarenakan sistem dan prosedur yang jelas dalam pelayanan kepegawaian dan terbangunnya kepercayaan diri dalam melayani pelanggan
Manfaat Bagi Stakeholders Eksternal Pemerintah
1) Kepala OPD sejumlah 36 Orang
Meminimalkan kesalahan penetapan kenaikan gaji berkalan yang menjadi kewenangannya. Terbangunnya sistem direct monitoring dari TOP manajer birokrasi sehingga meningkatkan kinerja organisasi birokrasi dan medorong reformasi birokrasi dan kualitas pelayanan publik yang lebih baik
2) Sekretaris OPD, Kasubbag. Umum dan Kepegawaian OPD dan Pengelola Kepegawaian OPD sejumlah 3 Orang X 36 OPD.
Memudahkan pelaksanaan tugas dalam memberikan pelayanan kenaikan gaji berkala bagi PNS di lingkungan OPD masing-masing.
3) Kabag. Hukum Setda dan Kabag. Organisasi dan Kepegawaian Setda.
Terbangunnya sistem direct monitoring dari TOP manajer birokrasi sehingga meningkatkan kinerja organisasi birokrasi dan medorong reformasi birokrasi dan kualitas pelayanan publik yang lebih baik. Terbangunnya kepercayaan terhadap kinerja pelayanan kepegawaian karena kecepatan waktu, ketepatan waktu dan transparansi pelayanan. Terbangunnya kepercayaan publik terhadap birokrasi pemerintahan akan pelayanan yang cepat, tepat dan akuntabel. Manfaat dalam mendukung reformasi birokrasi adalah terwujudnya good governance and clean government dalam tata kelola pemerintahan yang baik
Manfaat Bagi Stakeholders Eksternal Non-Pemerintah
5/11
a. Adanya kepastian dalam pelayanan kepegawaian;
b. Adanya kepastian hukum dalam pelaksanaan tugas;
c. Efektif dan efisiensi waktu pelayanan kepegawaian;
d. Mendapatkan informasi inovasi pelayanan publik.
Milestone
No TAHAPAN DAN CAPAIAN ANTARA OUPUT TAHAPAN JANGKA WAKTU
1 2 3 4
I TAHAP JANGKA PENDEK 1. Pembentukan Tim Efektif
a. Menyusun Surat Keputusan pembentukan Tim Efektif;
b. Perumusan pembagian tugas Tim;
c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim;
d. Distribusi Keputusan kepada Tim.
Terbentuknya Tim Efektif
Minggu ke-2 April 2017
6/11
2. Rapat Koordinasi dengan Stakeholder internal
a. Menentukan peserta rapat dan penyiapan agenda serta bahan rapat;
b. Melaksanakan rapat koordinasi dengan para Kabid, Kasubbid dan Pelaksana;
c. Menyusun notulensi Rapat.
Terlaksananya Rapat Koordinasi dan mendapat dukungan atas
rencana proyek perubahan Minggu ke-3 April 2017
3. Rapat Koordinasi dengan Stakeholder Eksternal
a. Menentukan peserta rapat dan penyiapan agenda serta bahan rapat;
b. Melaksanakan rapat koordinasi dengan para Kabid, Kasubbid dan Pelaksana;
c. Menyusun notulensi Rapat.
Terlaksananya Rapat Koordinasi dan mendapat dukungan atas
rencana proyek perubahan Minggu ke-3 April 2017
4. Review Landasan Hukum dan Peraturan perundangan
a. Penyusunan draft Perwali delegasi wewenang;
b. Penyusunan/evaluasi SOP dan SPM SPTKGB;
Tersusunnya draft Perwali, SOP
dan SPM. Minggu ke-4 April 2017
7/11
5. Pembangunan sistem aplikasi kenaikan gaji berkala otomatis.
a. Penyusunan kerangka acuan kerja;
b. Penyusunan alur business process pelayanan;
c. Penyusunan data;
d. Pembuatan aplikasi.
Tersedianya aplikasi pelayanan kenaikan gaji berkala
Minggu ke-3 April- Minggu ke-2 Mei 2017
6. Uji coba sistem aplikasi dan sinkronisasi dengan SOP dan SPM penetapan KGB
a. Justifikasi aplikasi;
b. Evaluasi aplikasi;
c. Perbaikan aplikasi.
Terlaksananya uji coba dan sesuai dengan SOP dan SPM pelayanan
Minggu ke-3 Mei 2017
8/11
7. Sosialisasi SOP serta aplikasi untuk 10 OPD
a. Penyusunan bahan sosialisasi;
b. Penugasan nara sumber;
c. Resumen hasil sosialisasi
d. Rencana tindak lanjut hasil sosialisasi
Terlaksananya sosialisasi dan
dipahaminya SOP dan aplikasi Minggu ke-3 Mei 2017
8. Pelatihan aplikasi untuk 10 OPD piloting
a. Penyusunan bahan sosialisasi;
b. Penugasan petugas pelatihan;
c. Evaluasi pelaksanaan pelatihan.
Terlaksananya pelatihan sistem aplikasi dan dapat
mengoperasikan
Minggu ke-3 Mei 2017
9/11
9. Implementasi aplikasi untuk 10 OPD piloting
a. Penyusunan data proyeksi/penjagaan
b. Pengusulan kenaikan gaji berkala PNS
c. Veriifikasi dan Persetujuan usulan
d. Penetapan kenaikan gaji berkala.
Terlaksananya implemenasi aplikasi kenaikan gaji berkala untuk 10 OPD piloting
Minggu ke-4 – Minggu ke-5 Mei 2017
10. Melaksanakan monitoring terhadap pelaksanaan proyek perubahan
a. Monitoring pelaksanaan implementasi aplikasi
b. Evaluasi pelaksanaan implementasi aplikasi
c. Penyusunan laporan
Terlaksananya proyek perubahan sesuai dengan rencana
Minggu ke-1 Juni 2017
II TAHAP JANGKA MENENGAH
10/11
1. Mewujudkan pelayanan KGB berbasis aplikasi dan jaringan internet untuk semua opd di lingkungan pemerintah kota surakarta;
a. Sosialisasi bagi pejabat/pengelola kepegawaian semua OPD;
b. Pelatihan aplikasi bagi pengelola kepegawaian semua OPD;
c. Implementasi aplikasi untuk semua OPD.
Terlaksananya pelayanan berbasis aplikasi jaringan dan internet.
s.d April 2018
2. Pengembangan aplikasi dengan penambahan fungsi akses informasi melalui aplikasi SMS Gateway.
a. Pengumpulan data nomor hp PNS
b. Penyusuan kerangka acuan kerja
c. Pelaksanaan aplikasi SMS Gateway.
Menambah fungsi akses informasi kepada PNS terkait layanan KGB secara real time melalui aplikasi SMS Gateway.
s.d April 2018
III TAHAP JANGKA PANJANG
11/11
1. Pemanfaatan data proyeksi dan realisasi penetapan KGB dalam sistem perencanaan anggaran belanja pegawai atau sistem gaji PNS.
a. Rapat Koordinasi dengan OPD teknis pengelola perancanaan anggaran belanja pegawai;
b. Rapat Koordinasi dengan OPD teknis pengelola gaji pegawai;
c. Singkronikasi data dan sistem informasi anggaran dengan aplikasi kenaikan gaji berkala
Pemanfaatan data hasil proyeksi dan realisasi kgb dalam sistem informasi perencanaan anggaran atau pelaporan keuangan.
s.d April 2019
Dicetak pada: 18/02/2018 09:19:05
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
