340
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN OBAT
PADA APOTEK DIKA FARMA PONTIANAK
BERBASIS WEB
Anna
Program Studi Sistem Informasi Akuntansi Kampus Kota Pontianak Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika
Jl. Abdurrahman Saleh No.18A, Pontianak
E-mail: anna.nnz@bsi.ac.id
ABSTRACT
Pharmacies play a very important role in health services. Pharmacy as a form of business that has a high complexity also requires an information system in its business activities. All forms of recording, starting from recording incoming drug data, purchasing transactions, selling, searching for drug data and checking stocks to making reports are still done manually. This designed system aims to produce a drug sales and purchase information system at a web-based pharmacy in which it is integrated with an expired drug notification system, computerized recording of sales and purchase transactions, purchase and sales reports, assisting drug data management, and providing information to the public. regarding the availability of stock and the price of the drug sought at the Dika Farma Pontianak Pharmacy only through the web. This application is made using the stages of the Waterfall model which can produce data that is easily accessible, accurate, and fast in the report generation process. Keywords: Information System, Sell, Purchase, Medicine, Pharmacy
ABSTRAK
Apotek memegang peranan yang sangat penting dalam pelayanan kesehatan. Apotek sebagai salah satu bentuk usaha yang memiliki kompleksitas tinggi juga memerlukan sistem informasi dalam kegiatan usahanya. Segala bentuk pencatatan mulai dari pencatatan data-data obat masuk, transaksi pembelian, penjualan, pencarian data obat dan pengecekan stok hingga pembuatan laporan masih dilakukan secara manual. Sistem yang dirancang ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi penjualan dan pembelian obat pada apotek berbasis web yang di dalamnya diintegrasikan sistem notifikasi obat yang kadaluarsa, pencatatan transaksi penjualan dan pembelian secara terkomputerisasi, laporan pembelian dan penjualan, membantu pengelolaan data obat, serta memberikan informasi kepada masyarakat mengenai ketersediaan stok dan harga obat yang dicari pada Apotek Dika Farma Pontianak hanya melalui web. Aplikasi ini dibuat menggunakan tahapan model Waterfall yang dapat menghasilkan data yang mudah diakses, akurat, dan cepat dalam proses pembuatan laporan. Kata Kunci: Sistem Informasi, Penjualan, Pembelian, Medicine, Apotek
I. PENDAHULUAN
Saat ini banyak bidang usaha yang ikut memajukan usahanya dengan memanfaatkan teknologi komputer [1]. Penggunaan komputer dan perkembangan
teknologi informasi yang sangat cepat ini sangat membantu instansi atau perusahaan pada umumnya. Terlebih lagi pada perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan transaksi penjualan
341 untuk menghasilkan keuntungan. Untuk itu
prosedur penjualan dan pencatatan harus baik, benar, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan[2]. Hal tersebut dapat dijalankan dengan adanya sebuah sistem untuk mengahasilkan informasi keuangan. Tidak heran, permintaan terhadap aplikasi-aplikasi sangat tinggi karena akan mempermudah pekerjaan manusia dan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan [3].
Apotek Dika Farma Pontianak merupakan perusahaan yang bergerak di bidang farmasi yang melakukan penjualan obat. Pada saat ini sistem informasi yang berjalan di Apotek Dika Farma belum terkomputerisasi, baik itu dari pencatatan penjualan dan pembelian obat kepada
supplier hingga pada laporan transaksi.
Dari sistem yang berjalan di apotek tersebut proses pengolahan data pembelian dan penjualan masih memerlukan waktu yang lama sehingga proses pembuatan laporannya menjadi tidak tepat waktu. Dengan adanya ramcang bangun sistem informasi penjualan dan pembelian obat berbasis web ini diharapkan dapat membantu karyawan-karyawan Apotek Dika Farma mempermudah pekerjaannya. Tidak hanya itu, sistem yang dibuat juga dapat memudahkan masyarakat umum untuk mencari informasi akan ketersediaan stok obat dan harga melalui web. Pengolahan data yang cepat dan akurat akan sangat membantu mempermudah pekerjaan dari pimpinan beserta staf lainnya yang terlibat dalam proses penginputan, pencatatan data sampai pembuatan laporan terhadap transaksi baik pembelian maupun penjualan obat yang akan terasa mudah dengan sistem yang terkomputerisasi. Sehingga dapat berfungsi dalam menjalankan kegiatan transaksi di apotek bagi karyawan dan pimpinan. 2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif. Data-data yang diperoleh baik yang berupa
angka maupun yang berupa tabel kemudian ditafsirkan dengan baik. Sesuai dengan data yang diperoleh, analisis kualitatif digunakan untuk menjelaskan hubungan antara variabel terpengaruh dengan yang mempengaruhi.
Sedangkan metode pengembangan aplikasi yang digunakan adalah model
waterfall. Model SDLC waterfall sering
juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) sebagai pengumpulan data [4]. Tahapan-tahapan yang ada di dalam metode waterfall adalah analisis kebutuhan perangkat lunak (software), desain, code generation, pengujian (testing) dan pendukung (support).
1. Analisa kebutuhan diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Pada tahap ini peneliti melakukan penentuan kebutuhan, kinerja dan rancangan tampilan website, seperti hardware,
software, lain dan database.
2. Pada tahap desain, hanya berfokus pada desain pembuatan perangkat lunak menggunakan flowchart. Peneliti juga merancang struktur basis data software menggunakan LRS dan ERD. 3. Tahap yang ketiga adalah pembuatan kode program atau dikenal dengan istilah code generation, yakni menggunakan bahasa pemrograman HTML, CSS dan PHP dan MySQL sebagai media database. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dari hasil desain yang dibuat. 4. Berikutnya, adalah tahapan testing.
Fokusnya pada software dari segi logic dan fungsional serta memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Tujuannya untuk mengurangi kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan, maka dari itu digunakan Black Box Testing sebagai acuan untuk mengurangi kesalahan pada pembuatan aplikasi.
342 5. Pada tahapan terakhir yaitu pendukung
atau pemeliharaan. Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan kepada pengguna. Perubahan bisa terjadi karena adanya error yang tidak terdeteksi saat pengujian. Tahapan ini juga dapat membantu proses perkembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidak untuk membuat perangkat lunak yang baru.
2.1. Website
Website merupakan media informasi yang berkembang pesat sekali saat ini. Program aplikasi kini semakin banyak diminati oleh perusahaan-perusahaan. Dengan kebutuhan yang semakin kompleks ini, tidak lagi sulit untuk membuat situs web yang menarik dan informatif dengan menggunakan berbagai bahasa pemrograman [5].
2.2. Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah sebuah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan [4]. Suatu sistem yang terdiri dari kombinasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mengolah data menjadi informasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakai juga disebut sebagai sistem informasi [2].
2.3. Penjualan
Penjualan adalah sebuah usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis sebagai pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli yang nantinya dapat menghasilkan laba [6]. 2.4. Pembelian
Pembelian adalah kegiatan utamanya memesan dan memperoleh barang dan jasa
pada kegiatan bisnis perusahaan. Pembelian dapat dilakukan dengan cara pembelian langsung dan pembelian tak langsung [6]. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisa Permasalahan
Apotek Dika Farma merupakan salah satu apotek yang berperan penting sebagai penyedia obat bagi masyarakat umum sekitarnya. Banyak transaksi yang dilakukan setiap harinya, terutama penjualan obat terhadap konsumen. Pada Apotek Dika Farma masih dilakukan pencatatan transaksi secara konvensional, baik transaksi penjualan dan pembelian. Hal tersebut dapat menimbulkan beberapa permasalahan, seperti:
1. Masih banyak ditemukan redundansi data.
2. Data supplier masih belum tercatat secara terstuktur.
3. Rekapitulasi pembelian masih dilakukan secara manual sehingga pencatatan stok tidak sesuai dengan kondisi stok gudang yang sebenarnya.
4. Pencarian data obat tidak dapat dilakukan secara cepat dan akurat. 5. Pembuatan laporan penjualan dan
pembelian memakan waktu yang lama. Berdasarkan tinjauan permasalahan di atas, maka dapat dianalisa bahwa sangat dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam segala pengolahan data dan pencatatan transaksi hingga pada pembuatan laporannya.
3.2. Analisa Kebutuhan
Berikut analisa kebutuhan terhadap aplikasi yang dibuat.
1. Kebutuhan Pengunjung
b. Melihat informasi ketersediaan stok obat
c. Melihat informasi tentang fungsi obat dan harga
d. Melihat informasi kontak pihak apotek dan legalitas serta informasi tentang apotek
2. Kebutuhan Akses Administrator a. Login
343 b. Mengelola Transaksi Penjualan
c. Mengelola Transaksi Pembelian d. Melihat Laporan Penjualan e. Melihat Laporan Pembelian f. Mengelola Data Obat g. Mengelola Data Pasien h. Mengelola Data Supplier i. Membuat Jurnal Umum j. Membuat Buku Besar
k. Mengelola Data Staf/Karyawan l. Mengelola Data Akun Perkiraan m.Mengelola Data Jurnal Kas Keluar 3.2. Rancangan Sistem
1. LRS (Logical Relationship Structure) LRS dapat menjelaskan hubungan antara
record pada antar tabel pada rancangan
basis data. Pada rancang bangun website ini terdapat 7 entitas.
Gambar 1. Logical Relationship Structure 2. User Interface
User interface pada subbab ini akan
membahas mengenai tampilan program yang dibuat pada sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian obat pada Apotek Dika Farma Berbasis Web . Berikut hasil rancangan user interface yang ada sesuai dengan sistem yang rancang.
a. Tampilan Halaman Utama Administrator
Pada halaman ini terdapat menu-menu tambahan dikarenakan admin bisa mengolah data apa saja yang ada pada
web sistem informasi penjualan dan
pembelian ini, administrator punya hak akses penuh terhadap semua informasi dari website tersebut.
Gambar 2. Tampilan Halaman Utama Administrator
b. Tampilan Menu Transaksi
Pada menu transaksi ini terdapat tiga submenu, yaitu transaksi pembelian, transaksi penjualan, input transaksi penjualan, jurnal kas keluar, dan jurnal umum. kode_obat* nama_obat satuan harga_jual harga_beli stok_awal tgl_kadaluarsa kode_jenis** obat kode_jenis* nama_jenis kode_supp* nama_supp alamat_supp telp supplier no_trans* tgl_jual total_bayar kode_user** no_nota* tgl_beli total_beli total_barang kode_supp** kode_user** pembelian jumlah_jual subtotal no_trans** kode_obat** jumlah_beli subtotal no_nota** kode_obat** det_pembelian det_penjualan kode_user* nama_user password hak_akses tb_user no_jurnal* tgl_jurnal keterangan kode_user** jurnal_umum debet kredit no_jurnal** kode_akun** det_jurnal kode_akun* nama_akun akun_tipe perkiraan penjualan jenis
344 Gambar 3. Tampilan Menu Transaksi
Penjualan
Gambar 4. Tampilan Menu Transaksi Pembelian
Gambar 5. Tampilan Menu Kas Keluar c. Tampilan Halaman Menu Data Master
Pada menu master terdapat empat menu tab, yaitu menu tab data supplier, data user, data obat, dan data akun perkiraan. Data
supplier berisikan daftar data nama
supplier lengkap dimana admin bisa
menambah data supplier baru, mengubah data supplier yang sudah ada, bahkan menghapus data supplier. Pada menu tab data obat terdapat halamna data obat dimana jika ada obat baru yang masuk ke gudang maka otomatis data bertambah pada menu info stok.
Gambar 6. Tampilan Menu Tab Data Supplier
345 Gambar 8. Tampilan Menu Tab Data Obat
d. Tampilan Halaman Menu Info Stok Obat Pada menu info stok terdapat daftar data obat lengkap terdapat fitur pencarian obat juga berdasarkan nama obat yang ingin dicari dengan cepat.
Gambar 9. Tampilan Menu Info Stok Obat e. Tampilan Halaman Menu Laporan
Pada menu laporan ada menu laporan penjualan, laporan pembelian, buku jurnal dan buku besar.
Gambar 10. Tampilan Menu Laporan Penjualan
Gambar 11. Tampilan Menu Laporan Pembelian
Gambar 12. Tampilan Menu Buku Jurnal
Gambar 13. Tampilan Menu Buku Besar f. Tampilan Login
346 4. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Obat Pada Apotek Dika Farma Pontianak, maka dapat disimpulkan sebagai berikut.
1. Pada Apotek Dika Farma semua pencatatan masih menggunakan sistem manual.
2. Dengan adanya Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Obat di Apotek Dika Farma ini, proses penjualan dan pembelian obat menjadi lebih cepat. 3. Sistem informasi yang dibuat berbasis web ini, dapat memudahkan pihak-pihak di dalam maupun di luar apotek untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan demi kepentingan apotek serta pihak-pihak yang membutuhkan. 4. Sistem Informasi Penjualan dan
Pembelian yang dirancang dapat membantu dalam pengolahan data transaksi penjualan dan transaksi pembelian, pengecekan stok obat menjadi lebih efisien, dapat memberikan informasi tentang obat kepada para pengunjung dan dapat membantu dalam pembuatan laporan data transaksi penjualan dan pembelian, serta melakukan rekapitulasi jurnal umum dan buku besar.
5. SARAN
Adapun saran-saran untuk penelitian kedepannya adalah:
1. Sebelum penerapan aplikasi sistem yang sudah terkomputerisasi, karyawan yang akan menjalankan aplikasi tersebut terlebih dahulu diberi pelatihan agar kinerja karyawan bisa lebih baik dan efisien dalam menyelesaikan tugas dan kewajibannya.
2. Untuk keamanan pengolahan data hak akses hanya diberikan pada karyawan tertentu.
3. Aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Obat di Apotek Dika Farma ini, masih belum bisa melayani proses penjualan obat dari resep dokter yang
memerlukan racikan dari beberapa obat dengan komposisi yang berbeda-beda sehingga untuk kedepannya dapat dikembangkan lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
[1] A. Anna, N. Nurmalasari, and A. E. Yusnita, “Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Kantor Camat Pontianak Timur,” J. Khatulistiwa Inform., vol. 6, no. 2,
pp. 107–118, 2018, doi: 10.31294/khatulistiwa.v6i2.153. [2] Nurmalasari, Anna, and R.
Arissusandi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Laporan Laba Rugi Berbasis Web,” J. Sains
dan Manaj., vol. 7, no. 2, pp. 6–14,
2019, [Online]. Available: https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/ind ex.php/evolusi/article/view/5659. [3] K. Handayani, N. Nurmalasari, A.
Anna, and ..., “Sistem Informasi Pengelolaan Ziswaf (Zakat, Infaq, Shadaqah Dan Waqaf) Berbasis Web,” J. Khatulistiwa …, vol. VIII, no. 2, 2020, [Online]. Available: https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/ind ex.php/khatulistiwa/article/view/917 4.
[4] N. Nurmalasari, A. Anna, and F. Ilmi, “Sistem Informasi Kas Masuk Dan Kas Keluar Berbasis Web Pada Pt Rakha Rekananta Pontianak,”
Swabumi, vol. 8, no. 1, pp. 59–70,
2020, doi:
10.31294/swabumi.v8i1.7433. [5] Anna, “Aplikasi Kamus Bahasa
Indonesia – Bugis Berbasis Web Dengan Metode Sequential Search,”
J. Inform., vol. 3, no. September, pp.
246–258, 2016, [Online]. Available: https://repository.bsi.ac.id/index.ph p/repo/viewitem/1215.
[6] P. Noviandhiny, H. Nasution, and E. Esyudha Pratama, “Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan Pembelian Berbasis Web Pada Apotek
347 Neofarma Sanggau,” J. Sist. dan
Teknol. Inf., vol. 6, no. 3, p. 129,
2018, doi:
