BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

(1)

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Chemindo Ekatama didirikan pada tahun 1992 oleh Bapak Anton Widodo.

PT. Chemindo Ekatama ini memiliki kantor di Gading Bukit Indah blok O-11, Kelapa

Gading Permai, Jakarta Utara. Awal berdirinya perusahaan ini beroperasi sebagai

perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Banyak hal dilalui oleh

perusahaan ini. Dalam waktu tujuh tahun (1995 - 2002) perusahaan ini mengalami

perkembangan yang luar biasa, yaitu menjadi distributor regional. PT. Chemindo

Ekatama ini juga dipercayakan oleh VK Aromatics International Singapore untuk

menjadi agen tunggal perasa makanan dengan merek dagang VK Creative. VK

Aromatics International Singapore adalah perusahaan yang telah bergerak dalam bidang pembuatan perasa selama 30 tahun.

Perusahaan ini berkembang dengan sangat pesat dikarenakan banyak

bermunculan perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang makanan dan

minuman. Perusahaan-perusahaan tersebut membutuhkan perasa makananan maupun

minuman yang cukup banyak dan jenis yang beraneka ragam.

Seperti banyak terlihat di pasar-pasar swalayan yang ada, banyak sekali

jenis-jenis makanan ringan dan minuman yang dipasarkan saat ini serta memiliki rasa yang

sangat bervariasi. Hal ini jugalah yang membuat perusahaan ini dapat terus bertahan

(2)

Sejalan dengan berkembangnya perusahaan, pihak perusahaan terus berusaha

untuk memberikan yang terbaik untuk para pelanggan. Visi dari perusahaan ini adalah

membawa real taste ke seluruh dunia, menjadi perusahaan yang saling memberikan

keuntungan, dan membagi kesuksesan dengan para pelanggan.

PT. Chemindo Ekatama memiliki beberapa tujuan:

 Berkomitmen untuk memberikan produk yang terbaik

 Meningkatkan “Value For Money” dari para pelanggan

 Menjaga layanan yang terbaik untuk para pelanggan

PT. Chemindo Ekatama sangat percaya dapat mencapai seluruh visi karena

perusahaan dijalani oleh para profesional yang berpengalaman. Pada tahun 2002,

perusahaan ini telah menjual sekitar 26 ton bahan perasa di Indonesia, baik dalam

bentuk cairan maupun bubuk. Setengah dari penjualan yang dilakukan adalah penjualan

bubuk vanilla dan bubuk perasa Ethyl Vanillin. Dengan tetap mengacu pada rasa dasar,

Vanilla akan terus menjadi komoditi utama perusahaan ini.

Pada 5 Desember 2001, perusahaan ini diberikan sertifikat ijin dari Badan

Pemeriksa Obat-obatan dan Makanan. Perusahaan ini berkomitmen untuk menghasilkan

produk-produk yang sehat dan aman untuk dikonsumsi.

PT. Chemindo Ekatama telah menjalin kerjasama dengan VK Aromatics

International selama sekitar 9 tahun. Kantor pusat dan pabrik baru terletak di Singapore. Pada Juni 1996, VK Creative memulai pembangunan dan pengoperasian pabrik di

Kawasan Industri Cemerlang, Malaysia. Pabrik didirikan di atas tanah seluas 7500

square feet. Sebagai tambahan, VK Creative juga mempunyai 2 pabrik kecil dari pabrik-pabrik yang telah ada. Produksi terbesar dikhususkan pada perasa bubuk dan yang lain

(3)

dikhususkan untuk memproduksi aroma makanan. Pabrik 1600 square feet digunakan

secara khusus untuk memproduksi bubuk vanila dengan kapasitas 1000 ton per tahun.

Beberapa jenis produk yang dihasilkan oleh PT. Chemindo Ekatama adalah

sebagai berikut:

 Bubuk dan cairan perasa dari ekstrak alami

 Aroma Makanan

 Kimia pewangi

 Minyak Essential, Resin

 Solvents

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Direktur

Marketing Manager Finance Manager

Laboratory Staff Marketing Staff Keuangan

(tax, payment)

Accounting

Administrasi

Gudang

(4)

3.3 Tugas dan Wewenang

Tugas dan wewenang dari Direktur adalah:

 Bertanggung jawab atas pelaksanaan perusahaan secara umum

Tugas dan wewenang dari Marketing Manager adalah:

 Bertanggung jawab kepada Direktur

 Memilih dan mengangkat Laboratory staff dan Marketing staff

 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur

 Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan

Tugas dan wewenang dari Finance Manager adalah:

 Bertanggung jawab kepada Direktur

 Memilih dan mengangkat bagian Keuangan, Accounting, Administrasi,

Gudang, dan Import

 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur

Tugas dan wewenang dari Laboratory staff adalah:

 Bertanggung jawab kepada Marketing Manager

 Melakukan riset untuk menemukan rasa baru

 Membuat tester

Tugas dan wewenang dari Marketing staff adalah:

 Bertanggung jawab kepada Marketing Manager

 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Marketing Manager

 Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan

Tugas dan wewenang dari bagian Keuangan adalah:

(5)

 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager

 Mencatat dan mengatur semua transaksi yang terjadi

Tugas dan wewenang dari bagian Accounting adalah:

 Bertanggung jawab kepada Finance Manager

 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manger

 Mencatat dan mengolah data transaksi yang ada

 Menjaga keseimbangan antara setiap transaksi

Tugas dan wewenang dari bagian Administrasi adalah:

 Mencatat dan mengatur semua administrasi yang ada

Tugas dan wewenang dari bagian Gudang adalah:

 Mengontrol semua lalu lintas barang yang terjadi di gudang

 Mencatat jumlah barang yang ada di gudang

Tugas dan wewenang dari bagian Import adalah:

 Melakukan hubungan dengan luar negeri

 Melakukan dan mencatat setiap transaksi lalu lintas barang dari luar

(6)

3.4 Analisis Sistem Yang Berjalan dan Solusi

Dalam masalah persediaan, banyak hal yang menjadi pertimbangan, umumnya

adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan masalah biaya, contohnya masalah biaya

pesan (ordering cost), biaya penyimpanan (holding cost), dan lain-lain.

Masalah persediaan juga sangat dipengaruhi oleh permintaan pada masa yang

akan datang. Apakah permintaan yang akan terjadi pada masa mendatang melebihi dari

perkiraan atau kurang dari perkiraan atau mungkin malah sesuai dengan perkiraan.

Namun, sangat jarang terjadi permintaan yang terjadi tepat dengan apa yang

diperkirakan. Karena itu, sangat diperlukan jumlah persediaan yang tepat agar pada saat

terjadi permintaan perusahaan dapat memenuhi permintaan tersebut dengan segera dan

tepat waktu. Untuk itu, perusahaan haruslah dengan tepat menentukan jumlah persediaan

yang optimal untuk memenuhi permintaan pasar, tetapi juga tidak merugikan

perusahaan.

Dengan merancang program ini, diharapkan dapat memberikan pertimbangan

mengenai jumlah persediaan yang optimal bagi perusahaan. Pertimbangan yang

diberikan adalah pertimbangan secara teknis dan rasional dan tidak dipengaruhi kondisi

pasar yang ada.

3.5 Alasan Digunakan Metode Silver-Meal

Setiap perusahaan pasti ingin dapat memenuhi permintaan pelanggannya dengan

baik. Banyak cara dapat dilakukan dan salah satu cara yang sering menjadi fokus

perusahaan adalah dengan mengatur masalah persediaan dengan baik. Dengan adanya

persediaan yang baik, diharapkan perusahaan dapat memenuhi semua permintaan dari

(7)

juga menginginkan agar lalu lintas barang di perusahaan itu berjalan dengan lancar agar

tidak merugikan perusahaan dalam berbagai macam masalah biaya, terutama mengenai

masalah biaya penyimpanan. Perusahaan juga akan mengalami kerugian apabila barang

yang disimpannya tidak tersalurkan sehingga terjadi kerusakan yang menyebabkan

barang tersebut tidak dapat dijual.

Metode silver-meal ini memberikan masukan kepada perusahaan untuk

melakukan persediaan yang optimal dalam hal biaya pemesanan dan biaya

penyimpanan. Dengan metode ini sangat diharapkan agar perusahaan dapat menekan

biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sekecil-kecilnya. Dengan adanya penekanan

biaya serendah-rendahnya dan juga jumlah persediaan yang optimal diharapkan

perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik serta mendapatkan keuntungan

yang maksimal.

Berhubungan dengan masalah yang ada dan metode yang digunakan untuk

menyelesaikannya, didapat model matematis sebagai berikut.

) ,..., , (D₁ D₂ D_n ) ) 1 ( ... 2 ( 1 ) ( A hD₂ hD₃ m hD_m m m K       ) ( ) 1 (m K m K   m D D D Qi ₁  ₂ ...

Didimana i = 1,2,...,n adalah data permintaan yang terjadi.

h adalah besarnya holding cost.

A adalah besarnya ordering cost.

K(m) adalah besarnya biaya rata-rata jika dilakukan pembelian sebanyak m

(8)

Qiadalah jumlah dari beberapa permintaan yang harus dibeli dalam satu periode.

Untuk mendapatkan hasil Qi maka harus melakukan perhitungan biaya rata-rata

K(m) untuk pembelian beberapa periode ke depan sekaligus sampai dijumpai kondisi

) ( ) 1

(m K m

K   , maka nilai Qi didapat dengan penjumlahan jumlah permintaan dari

awal periode perhitungan sampai periode m.

3.6 Gambaran Umum

Gambaran secara umum program yang saya buat adalah sebagai berikut:

Start Input data-data yang akan diolah Apakah data perlu diramalkan? Proses Metode Silver-Meal Output End Peramalan Tidak Ya

Gambar 3.2 Gambaran Umum Program

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, secara garis besar, proses yang akan

(9)

 Data-data berupa biaya pemesanan, biaya penyimpanan, data-data

permintaan, baik yang historis maupun yang masa mendatang, dan

jumlah periode untuk melakukan peramalan.

 Jika data permintaan yang dimasukkan adalah data historis maka lakukan

peramalan terlebih dahulu.

 Proses pengolahan data dengan metode silver-meal.

 Output yang dihasilkan akan ditampilkan di layar.

3.7 Rancangan Layar 3.7.1 Layar Pembuka LOGO PERUSAHAAN JUDUL PROGRAM NAMA PERUSAHAAN NAMA PEMBUAT PROGRAM

TOMBOL KE LAYAR BERIKUTNYA

Gambar 3.3 Rancangan Layar Pembuka

Seperti terlihat pada gambar di atas, pada layar pembuka hanya terdapat hal-hal

yang berupa perkenalan, sepeti judul program, logo dari perusahaan, identitas pembuat

program, dan juga tombol enter yang akan mengarahkan pengguna ke layar selanjutnya

(10)

3.7.2 Layar Utama

Judul Program Nama Perusahaan

Data

Jumlah Periode

Input Biaya Simpan Input Biaya Pesan

Periode Peramalan

Tombol Ambil Data Tombol Proses Tombol Peramalan Logo Perusa haan Tombol About Tombol Exit Input Data Periode Permintaan Bulan Pertama Data Input Permintaan Tahun Data Pertama

Tombol Back Tombol Next

Tombol Cancel Tombol Reset Tombol Input

Dari File

Gambar 3.4 Rancangan Layar Utama

Pada layar utama ini terdapat dua bagian yaitu bagian data dan bagian input data.

Bagian input data baru akan muncul saat user mengklik tombol ambil data.

Pada bagian data, user diminta untuk memasukkan jumlah periode data yang

akan dimasukkan, biaya simpan (holding cost), biaya pesan (ordering cost), dan jika

ingin melakukan peramalan dari data permintaan yang dimasukkan, maka user harus

memasukkan banyaknya jumlah data permintaan yang akan diramalkan dan data

(11)

Pada bagian data ini juga terdapat beberapa tombol, yaitu:

 Tombol ambil data  digunakan untuk melakukan pengisian data

permintaan.

 Tombol proses  digunakan untuk melakukan pemrosesan data dengan

metode silver-meal serta mengarahkan ke layar output.

 Tombol peramalan  digunakan untuk melakukan proses peramalan

data.

Pada bagian input data, ada beberapa field yang perlu diisi, yaitu periode

permintaan (jangka waktu terjadinya permintaan), bulan dari data pertama yang

dimasukkan, tahun dari data pertama yang dimasukkan, dan data permintaan itu sendiri.

Pada bagian input data ini terdapat beberapa tombol, yaitu:

 Tombol Input dari File  digunakan untuk mengisi data permintaan

melalui file yang berbentuk text (.txt). Biasanya digunakan untuk inputan

data yang banyak agar lebih mudah.

 Tombol next (>>)  digunakan untuk mengisi data permintaan

selanjutnya atau melihat data permintaan selanjutnya.

 Tombol back (<<)  digunakan untuk melihat atau mengubah data data

yang sebelumnya.

 Tombol cancel  digunakan untuk membatalkan pengisian data dan

kembali ke bagian data.

(12)

Pada layar utama juga terdapat dua buah tombol, yaitu tombol about yang akan

menampilkan nama dan nim dari pembuat program dan tombol exit untuk keluar dari

program.

Pada layar utama ini juga dilakukan validasi dari inputan yang akan dilakukan.

Validasi yang dilakukan pada jumlah periode, input biaya simpan, input biaya pesan,

periode peramalan, input periode permintaan, input bulan, input tahun, dan input data

permintaan di mana inputan harus berupa angka. Validasi terhadap tanda pemisah

desimal titik “.” juga sudah dilakukan.

3.7.3 Layar Output Logo Perusaha an Judul Program Nama Perusahaan

Hasil Output berupa Grafik

Nilai Result Bulan dan Tahun data Nilai demand Tombol Back Tombol Next Tombol Close Tombol Exit Tombol Save

Gambar 3.5 Rancangan Layar Output

Pada layar output ini ditampilkan hasil proses dari data yang dimasukkan pada

layar utama. Hasil proses ditampilkan secara grafik dan teks. Hasil secara grafik ditandai

(13)

Pada layar ini terdapat tombol next dan back untuk melihat data sebelum dan

sesudahnya dari data yang ditampilkan pada field nilai demand dan nilai hasil. Tombol

close yang ada di kanan bawah digunakan untuk menutup layar output dan kembali ke layar utama. Tombol save untuk menyimpan hasil yang didapat ke dalam file

ber-extension .txt. Dan juga terdapat tombol Exit untuk keluar dari program tanpa harus ke layar utama terlebih dahulu.

3.8 Struktur Perancangan Layar

Gambar 3.6 Struktur Rancangan Layar Layar Pembuka

Layar Utama

(14)

3.9 State Transition Diagram Halaman Pembuka Halaman Utama Input Variabel Data Input Data Permintaan Peramalan Proses Silver-Meal Halaman Output Exit

Klik Tombol Enter

Klik

Tombol Get Data Klik

Tombol Forecast Klik Tombol Process Klik Tombol Exit Klik Tombol Close

Gambar 3.7 State Transition Diagram Program

3.10 Pseudocode

Langkah-langkah program ini adalah sebagai berikut.

Halaman Pembuka Mulai

Tampil Halaman Pembuka Klik tombol Enter

Selesai

Halaman Utama Mulai

Tampil Halaman Utama Isi Field No. Of Periods Validasi inputan harus angka Isi Field Holding Cost

(15)

Isi field Ordering Cost

Validasi inputan harus angka dan tanda titik sebagai pemisah desimal Klik tombol Get Order untuk ambil data

Validasi jika masih ada salah satu field dari 3 field di atas yang masih belum diisi dan muncul pesan peringatan

Pilih Demand Period Pilih Month of Ist Period

Input demand yang ke-1 sampai ke-n manual atau baca dari file Tombol Next berubah jadi Finish

Isi field Year of 1st period Validasi inputan harus angka Klik tombol Finish

Validasi jika semua field sudah terisi

(jika melakukan peramalan lakukan langkah mulai dari Ramal: Jika tidak lompati langkah Ramal:)

Peramalan:

Beri tanda tick (√) pada checkbox Forecasting jika mau melakukan peramalan Isi field No. Of Periods to Forecast

Validasi inputan harus angka Klik tombol Forecast

Ramal:

Siapkan variabel

Hitung n-point Centered Moving Average Hitung nilai Residual

Hitung nilai Mean Residual Hitung nilai Seasonal Adjusted Siapkan persamaan Least Squares

Lakukan peramalan data permintaan n periode Selesai ramal

Klik tombol Process

Validasi jika semua data sudah terisi

Validasi jika checkbox Forecasting diberi tanda tick (√) maka cek apakah sudah dilakukan

Jika sudah lakukan proses silver-meal Pengolahan data:

Ambil nilai holding cost Ambil nilai ordering cost Ambil nilai jumlah data (Mulai Metode Silver-Meal) Silver: Ulang, ( ) 1(A hD₂ 2hD₃ ... (m 1)hD_m) m m K       Bandingkan K(m+1) dengan K(m) Berhenti jika K(m1)K(m)

Simpan bahwa pembelian harus dilakukan hingga m periode pertama Jika data belum habis lakukan perhitungan ulang dari data m+1

(16)

Kembali ke Silver:

Siapkan variabel untuk output

Siapkan grafik untuk menampilkan data Siapkan textbox untuk menampilkan data Tampilkan layar output

Selesai

Halaman Output Mulai

Tampilkan layar output

Klik tombol next untuk lihat data selanjutnya Klik tombol back untuk lihat data sebelumnya

Klik tombol close untuk menutup layar output dan kembali ke layar utama Selesai