Analisis Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan
Farihatus Sholihah1*, Rachma Agustina2
1, 2 Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Hasyim Asy’ari.
Jl Irian Jaya No.55, Tebuireng, Diwek, Jombang 874684, Jombang, Indonesia. email: farihatussholihah77@gmail.com
Abstract
Salary and wages are importan elements that must be considered by the company because it deals with employees. Companies can use salary and wage systems to assist in calculating, recording, and distributing salaries and wages to employees. Object of this research is Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan. The aim of this research is to analyze the salary and wage system at the Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan. This research is a qualitative descriptive study with a case study approach. Data analysis technique used are collecting and reducing data regarding, then drawing conclusions. The result of the study, the salary and wage system flow chart that are used by the Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan includes the system in the human resources section and the payroll system in the financial office headquarters. The system already quite effective, but the salary and wage system used by Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan has no the time attendance function is present or the attendance function.
Keywords: Salary and Wage Systems.
Abstrak
Gaji dan upah merupakan unsur penting yang harus diperhatikan perusahaan karena berhubungan dengan karyawan. Perusahaan dapat memakai sistem penggajian dan pengupahan untuk membantu dalam menghitung, mencatat, sampai mendistribusikan gaji dan upah kepada karyawan. Objek penelitian ini adalah Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan. Tujuan dari observasi ini adalah untuk menganalisis sistem penggajian dan pengupahan pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik analisis data dengan cara mengumpulkan dan mereduksi data, kemudian mengambil kesimpulan. Hasil penelitian, bagan alir sistem penggajian dan pengupahan yang digunakan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan mencakup sistem pada seksi SDM dan sistem payroll pada bagian keuangan kantor pusat. Sistem tersebut sudah cukup efektif, namun pada sistem penggajian dan pengupahan yang digunakan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan tidak terdapat fungsi pencatat waktu hadir atau fungsi absensi. Kata kunci: Sistem Penggajian dan Pengupahan.
PENDAHULUAN
Gaji dan upah merupakan unsur yang sensitif dan dilakukan secara teratur dalam suatu perusahaan. Pada dasarnya, karyawan akan lebih produktif jika karyawan tersebut memperoleh gaji yang proporsional dengan kontribusinya kepada perusahaan. Lantaran hal tersebut, perusahaan harus mengatur gaji maupun upah secara efektif sesuai dengan pekerjaannya. Seiring dengan kemajuan teknologi, sebuah perusahaan membutuhkan sistem akuntansi untuk membantu perusahaan tersebut dalam menghasilkan laporan atau informasi untuk pengambilan keputusan suatu perusahaan, salah satunya sistem akuntansi gaji dan upah. Dengan adanya sistem tersebut, maka kesalahan dalam perhitungan gaji dan upah dapat dihindari.
Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan merupakan Sub Divisi Bulog Jawa Timur yang menaungi Kota Mojokerto, Kabupaten Mojokerto, dan Kabupaten Jombang. Perusahaan ini adalah perum milik Negara, bergerak di bidang logistik pangan. Cakupan sektor kerja perusahaan ini meliputi pemberantasan hama, usaha angkutan, menyediakan karung plastik, jual beli komoditas pangan dan usaha eceran, serta usaha logistik. Selaku perusahaan yang tetap melaksanakan tugas dari pemerintah, Bulog tetap melaksanakan kegiatan menstabilkan harga minimum pembelian untuk gabah dan bahan pokok, serta pengelolaan stok pangan.
Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan mengatur dan mengawasi 7 gudang Bulog di daerah Kota Mojokerto, Kabupaten Mojokerto dan Kabupaten Jombang, yaitu : GBB Sooko, GBB Gunung Gedangan, GBB Mojongapit, GBB Dapur Kejambon, GBB Tunggorono 1, GSP Tunggorono 2, dan GSP Sembung. Salah satu tugas penting Perum Bulog Cabang Surabaya Selatan adalah mengatur gaji dan upah karyawan, termasuk karyawan gudang yang diawasi. Melihat dari lokasi gudang yang tidak berada dalam satu tempat, Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan pasti menggunakan sistem informasi akuntansi untuk membantu dalam mengatur gaji dan upah semua karyawan agar pemberian gaji dan upah bisa efektif.
Berdasarkan keterangan di atas, peneliti mengambil judul penelitian “Analisis Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan”. Rumusan masalah yang dibahas adalah bagaimana sistem penggajian dan pengupahan pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan? Hasil penelitian diharapkan dapat memberi masukan Perum BULOG dalam pengambilan keputusan mengenai sistem penggajian dan pengupahan.
Sujarweni dalam Jiwandono (2017), “Ada beberapa sistem akuntansi dalam perusahaan, salah satunya sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Sistem penggajian dan pengupahan merupakan sistem yang dipakai untuk membayar upah dan gaji bagi karyawan berdasarkan jasa yang mereka berikan”. Ada beberapa unsur dalam sistem penggajian dan pengupahan, yaitu: dokumen dan catatan akuntansi yang dipakai, fungsi/peran yang terkait, serta jaringan prosedur yang membangun sistem.
Menurut Mulyadi (2016), dokumen sistem penggajian dan pengupahan meliputi: kartu jam kerja dan jam hadir, daftar gaji dan upah, dokumen perubahan gaji dan upah, amplop gaji, surat pernyataan gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, serta bukti kas keluar. Sedangkan catatan akuntansinya meliputi: jurnal umum, kartu biaya, kartu penghasilan karyawan, serta kartu harga pokok.
Menurut Mulyadi (2016), terdapat 5 peran dalam sistem penggajian dan pengupahan, yaitu:
1. Kepegawaian, menangani hal apapun yang berhubungan dengan karyawan. Berada di bagian kepegawaian, pada divisi personalia dan umum.
2. Penulis absensi, menangani hal apapun mengenai absensi karyawan. Berada di bagian bagian pencatat waktu hadir, pada divisi personalia dan umum. 3. Peyusun daftar gaji dan upah, menangani proses pembuatan daftar gaji dan
upah. Berada di bagian gaji dan upah, pada divisi personalia dan umum. 4. Akuntansi, menangani pencatatan transaksi yang berhubungan dengan gaji
dan upah. Berada di bagian kartu biaya, utang, dan jurnal pada divisi akuntansi.
5. Keuangan, bertanggung jawab mengenai pendistribusian gaji dan upah. Berada di bagian kasa.
Berdasarkan teori Mulyadi (2016), jaringan prosedur yang membangun sistem penggajian dan pengupahan meliputi:
1. Penulisan absensi.
2. Penulisan durasi kerja (hanya pada sistem upah). 3. Pengerjaan daftar gaji dan upah.
4. Alokasi biaya gaji dan upah. 5. Pengerjaan bukti kas keluar. 6. Penyaluran gaji dan upah. METODE PENELITIAN
Observasi ini melupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Lokasi observasi di Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan yang berada di Jln. R.A Basuni kec. Sooko Kab. Mojokerto Jawa Timur. Waktu penelitian kurang lebih empat bulan.
Informasi yang digunakan bersumber dari data sekunder dan data primer. Data sekunder merupakan data yang didapat secara tidak langsung bisa dalam bentuk catatan, buku, ataupun arsip (Purba, 2018). Peneliti memperoleh data dari jurnal, buku, dan arsip yang berkaitan dengan sistem penggajian dan pengupahan. Sedangkan data primer merupakan data yang didapat penulis secara langsung (Handayani, 2016). Peneliti memperoleh data secara langsung dari Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang digunakan.
Teknik pengumpulan data yang dipakai peneliti meliputi; observasi, wawancara, dokumentasi, serta studi kepustakaan.observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung untuk menemukan data (Sugiyono, 2017). Wawancara adalah pengumpulan data dengan pertanyaan kepada subjek
penelitian (Septianis, 2017). Dokumentasi adalah pencatatan data sekunder untuk memperoleh data yang membantu penelitian (Hidayati, 2016). Studi kepustakaan adalah membaca literatur yang berhubungan dengan penelitian (Hasni, 2018)
Teknik pengumpulan data memakai model Miles dan Huberman, yaitu: pengumpulan data, selanjutnya data direduksi dan disajikan dalam bentuk narasi, kemudian penarikan kesimpulan untuk mendapatkan hasil penelitian.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Penggajian dan Pengupahan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan Gaji yang diterima karyawan berdasarkan keputusan dari Direksi Perum BULOG dan sudah sesuai dengan UMR (Upah Minimun Regional) Mojokerto. Selain mendapatkan gaji dan upah, karyawan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan juga mendapatkan tunjangan berupa kesehatan dan beras. Karyawan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan juga mendapatkan bonus jika omset Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan mengalami kenaikan. Sedangkan upah yang diterima karyawan berdasarkan kesepakatan awal antara Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan dengan PT. COPS selaku penyedia karyawan tidak tetap.
Sistem Penggajian dan Pengupahan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan
Sistem informasi akuntansi penggajian pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan meliputi dua sistem yaitu sistem informasi pada seksi SDM dan sistem payroll. Dimulai dari absensi karyawan yang dilakukan secara online dan direkap setiap bulannya. Selanjutnya rekap absensi tersebut masuk ke sistem informasi SDM dan seksi SDM menginput potongan masing-masing karyawan. Menghasilkan daftar gaji karyawan yang terupdate di sistem informasi SDM. Kemudian daftar upah tersebut masuk ke bagian keuangan kantor pusat. Bagian keuangan kantor pusat membayarkan gaji ke rekening tiap-tiap karyawan (payroll) berdasarkan daftar gaji yang didapat dari sistem informasi SDM.
Sedangkan untuk sistem informasi akuntansi pengupahan, Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan hanya mencatat kehadiran dan membuat daftar upah yang kemudian diserahkan kepada PT. COPS untuk pendistribusian upah ke masing-masing karyawan
Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Dipakai Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan
Dokumen yang digunakan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan meliputi: kartu jam hadir, catatan gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah. Sistem ini menghasilkan slip gaji digital, sedangkan untuk upah tidak ada karena yang mendistribusikan upah adalah PT. COPS.
Selain dokumen, terdapat pula catatan akuntansi yang dipakai Perum BULOG yaitu pencatatan transaksi pendistribusian gaji dan upah.
Peran yang Terkait Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan
Fungsi dalam sistem penggajian Perum BULOG meliputi: kepegawaian (Seksi SDM), penggajian (Seksi SDM), keuangan (Bagian keuangan kantor pusat), dan akuntansi (Seksi akuntansi). Untuk fungsi pencatat waktu hadir berada dalam sistem yang dapat diakses masing-masing karyawan.
Sedangkan fungsi dalam sistem pengupahan Perum BULOG meliputi: pencatat waktu hadir (Seksi SDM), pengupahan (Seksi SDM), dan akuntansi. Untuk keuangan dalam sistem informasi akuntansi pengupahan berada pada PT. COPS.
Keefektifan dan Keefisienan Sistem Penggajian Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti, menurut Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan sistem penggajian yang diterapkan sudah efektif. Sedangkan menurut peneliti, sistem informasi akuntansi penggajian pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan kurang efektif namun sudah efisien. Sistem informasi akuntansi penggajian pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan belum efektif karena tidak adanya pengawasan secara langsung untuk absensi karyawan. Meskipun absensi dilakukan secara online, seharusnya harus tetap ada pengawasan secara langsung yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Sistem informasi akuntansi penggajian pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan sudah efisien lantaran tidak memerlukan karyawan yang banyak, adanya penghematan tenaga kerja.
Kesesuaian Sistem Penggajian dan Pengupahan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan dengan Teori Mulyadi (2016)
Sistem penggajian pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan kurang sesuai dengan teori sistem penggajian Mulyadi (2016). Hal ini dapat dilihat dari tidak dipisahnya fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian/pengupahan yang berada dibagian seksi SDM. Selain itu, tidak adanya pengawasan secara langsung mengenai absensi karyawan, dan bagan alir sistem penggajian pada Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan yang tidak sesuai dengan bagan alir sistem penggajian menurut Mulyadi (2016). Bagan alir Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan terdiri dari sistem informasi SDM dan sistem payroll pada bagian keuangan kantor pusat. Sedangkan bagan alir menurut Mulyadi (2016) terdiri dari kegiatan penggajian dari bagian pencatat waktu, bagian gaji, bagian utang, bagian kasa, bagian jurnal, serta bagian kartu biaya.
Ketidaksesuaian sistem penggajian Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan dengan sistem informasi akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2016) dapat mengakibatkan beberapa masalah, diantaranya: terjadi kecurangan dalam hal absensi, serta kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan.
PENUTUP
Sistem penggajian dan pengupahan Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan tidak sesuai dengan sistem penggajian dan pengupahan pada teori Mulyadi (2016), hal ini dapat dilihat dari tidak dipisahnya fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian/pengupahan yang berada di seksi SDM. Selain itu, tidak adanya pengawasan secara langsung mengenai absensi karyawan dan bagan alir sistem penggajian yang tidak sesuai dengan bagan alir sistem penggajian pada teori Mulyadi (2016). Ketidaksesuaian ini dapat mengakibatkan kecurangan dan kekeliruan dalam perhitungan gaji dan upah karyawan meskipun Perum BULOG menganggap bahwa sistem yang diterapkan telah efektif.
Perum BULOG Cabang Surabaya Selatan dapat menyesuaikan sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan dengan sistem penggajian dan pengupahan pada teori Mulyadi (2016) agar bisa lebih efektif dalam perhitungan, pencatatan, serta pendistribusian gaji dan upah ke karyawan. Penyesuaian itu meliputi adanya pemisahan antara fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian/pengupahan, serta adanya pengawasan secara langsung mengenai absensi karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Handayani, Tri dan Budiwinarto, Kim. 2016. “Evaluasi Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Pada KSP. Bhina Raharja Cabang Sragen”. Jurnal Penelitian dan Kajian Ilmiah Fakultas Ekonomi Universitas Surakarta. Vol. 14 (3).
Hasni. 2018. “Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern gaji dan Upah Pada PT. ASDP Indonesia Ferry (Persero) Cabang Baubau”. Jurnal Ilmiah Akuntansi Manajemen. Vol. 1 (2).
Hidayati, Nurul, Sulistyo dan Retna, Ati. 2016. “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Pada PT. Arema Indonesia”. Journal Riset Mahasiswa Akuntansi (JRMA).
Jiwandono, Deigo, Topowijono dan Yaningwati, Fransisca. 2017. “Analisis Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Rangka Mendukung Pengendalian Intern (Studi Pada Pabrik Gula Lestari Patianrowo Kabupaten Nganjuk)”. Jurnal Riset Akuntansi Going Concern. Vol. 14 (1).
Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Purba, Dimita H.P. 2018. “Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan: Studi Kasus Pada Sebuah Rumah Sakit”. Jurnal Manajemen. Vol. 4 (1).
Septianis, Rika, Mikial, Msy dan Tripermata, Lukita. 2017. “Analisis Sistem Penggajian Dalam Rangka Mengefektifkan Pengendalian Internal Pada PT. Freight Express Palembang”. Jurnal Ilmiah Ekonomi Global Masa Kini. Vol. 8 (2).
