Aplikasi Customer Relationship Management untuk Pemesanan Produk,
Penjadwalan Pembayaran & Implementasi, serta Pencatatan Pembayaran Produk
Pada PT. Buanatechno Cipta Solusi
Juwita Asri1, Agus Pratondo2, Hasanudin Husain Syafaat3
1,2,3Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom Bandung 1[email protected],2[email protected],3[email protected]
Abstrak
PT. Buanatechno Cipta Solusi adalah perusahaan dengan fokus bisnis pada pembuatan dan pengembangan software dan Lembaga Keuangan Mikro (LKM) sebagai produk utama. Aspek penjualan produk pada PT. Buanatechno Cipta Solusi memerlukan penanganan yang baik untuk dapat terus meningkatkan jumlah klien, disamping tetap mempertahankan klien yang sudah ada. Pengelolaan penjualan dan implementasi produk pada PT. Buanatechno Cipta Solusi menggunakan Microsoft Office Excel sebagai media pencatatan pemesanan, pembayaran, dan penjadwalan pembayaran serta implementasi. Hal tersebut dapat membuat terjadinya redudansi data, karena tidak adanya pengintegrasian yang baik untuk setiap tahap penjualan produk.
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu dalam pengelolaan penjualan produk dan implementasi yang dilakukan terhadap klien, yaitu aplikasi Customer Relationship Management (CRM). Aplikasi CRM yang dibangun bertujuan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan produk dan mengelola tahap-tahap penjualan produk serta pengimplementasian yang akan dilakukan terhadap klien. Pengelolaan tahap-tahap penjualan produk tersebut meliputi pencatatan pemesanan, penjadwalan pembayaran, dan pencatatan pembayaran.
Kata kunci: CRM, penjualan produk, implementasi, penjadwalan
PT. Buanatechno Cipta Solution is a company with a business focus on creating and developing software and Micro Finance Institutions (MFIs) as the main product. Aspects of product
sales at PT. Buanatechno Cipta Solution require a good solution to be able to continue to increase the number of clients, in addition to retaining existing clients.
Sales management and product implementation at PT. Buanatechno Cipta Solution
using Microsoft Office Excel as a recording media ordering, payment, and payment scheduling and implementation. It can make the data redundancy, in the absence of integration is good for every stage of product sales.
To overcome the existing problems, needed a system that can assist in the
management and implementation of product sales made to clients, namely the application of Customer Relationship Management (CRM). CRM applications are built aims to help
companies keep records of products and manage product sales stages and implementation will be done on the client. Management of the stages of recording sales of such
products include ordering, payment scheduling, and recording payments. Keyword: CRM, produt sales, implementation, schedulling
1. Pendahuluan
Salah satu faktor penting yang diperlukan perusahaan untuk tetap bertahan dalam bisnis yang dijalankan adalah dengan menjalin hubungan baik terhadap pelanggan dan dapat mengambil keputusan terbaik dalam pengelolaan dan pengembangannya. Bagi perusahaan berbasis customer oriented, seperti PT. Buanatechno Cipta Solusi, kepuasan pelanggan
merupakan salah satu kunci sukses dalam perjalanan bisnisnya. PT. Buanatechno Cipta Solusi merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Information and Communication
Technology (ICT) yang berperan sebagai
perancang sekaligus implementator sistem informasi di partner dan client (pelanggan), sehingga interaksi dengan pelanggan cenderung sering dilakukan.
Penjualan produk pada PT. Buanatechno Cipta Solusi yang dilakukan oleh unit Marketing
terdiri atas beberapa tahapan. Pada tahap awal, bagi LKM yang berminat untuk mengetahui tentang produk aplikasi, dapat mengirimkan
Letter of Interest (LoI) / Surat Ketertarikan
kepada unit Marketing. Setelah itu, unit
Marketing akan mengatur jadwal untuk
melakukan assessment. Assessment merupakan tahapan untuk mengidentifikasi kesesuaian produk aplikasi terhadap kebutuhan LKM yang bersangkutan. Jika LKM tertarik terhadap produk aplikasi, akan berlanjut pada tahap Sales
Purchase Agreement (SPA), namun jika tidak
tertarik, maka data LKM tersebut tetap menjadi arsip PT. Buanatechno Cipta Solusi. Pada tahap SPA dilakukan pembayaran dengan persentase pembayaran sesuai dengan kesepakatan antara pihak PT. Buanatechno Cipta Solusi dengan LKM yang tertarik mengimplementasikan produk aplikasi. Selanjutnya, unit Marketing akan mengatur jadwal untuk implementasi aplikasi. Penjadwalan implementasi dilakukan untuk mengatur waktu instalasi aplikasi, migrasi, pelatihan, pendampingan, dan penutupan (closing). Dalam hal ini, pencatatan pemesanan, penjadwalan pembayaran dan implementasi, pencatatan pembayaran, serta pencatatan data klien dicatat ke dalam Microsoft Office Excel, sehingga menyebabkan banyak terjadi redudansi data karena tidak adanya pengintegrasian yang baik pada setiap tahap yang dilalui.
Dari permasalahan-permasalan yang ada, maka PT. Buanatechno Cipta Solusi membutuhkan aplikasi yang dapat membantu pengelolaan penjualan produk, yaitu aplikasi
Customer Relationship Management (CRM).
CRM yang dibangun merupakan sistem yang dapat membantu pencatatan pemesanan produk, mengatur penjadwalan pembayaran dan implementasi dengan sistematis, serta mencatat pembayaran yang telah dilakukan.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 PT. Buanatechno Cipta Solusi
Buanatechno merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Information and Communication Technology (ICT) yang berperan
sebagai perancang sekaligus implementator dengan menyediakan jasa solusi terpadu bagi Lembaga Keuangan Mikro (LKM). Berdiri sejak November 2007 dengan lokasi operasional awal di wilayah Depok sebagai salah satu kota satelit/penyangga ibukota DKI Jakarta (PT. Buanatechno Cipta Solusi 2010).
2.2 Customer Relationship Management (CRM)
2.2.1 Pengertian CRM
Berikut ini dipaparkan lebih jauh tentang definisi CRM menurut beberapa ahli [10]: a. Menurut Turban (2004), CRM adalah suatu
pendekatan pelayanan kepada konsumen yang berfokus pada pembangunan jangka panjang dan hubungan konsumen yang berkelanjutan yang dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan maupun perusahaan. b. Menurut Kalakota dan Robinson (2001),
CRM adalah integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.
c. Menurut Laudon dan Traver (2002), CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.
2.3 Pemodelan Sistem
2.3.1 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat
pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD sering juga disebut dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi [7].
DFD terdiri atas empat komponen utama, yaitu terminator, proses, alur data, dan penyimpanan data (data store).
2.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD)
merupakan pemodelan basis data yang menggambarkan relasi antar entitas di dalamnya. Entitas tersebut berasal dari komponen-komponen yang ada di dunia nyata yang dapat dibedakan antara satu sama lain. Entitas yang ada dalam ER Diagram memiliki atribut-atribut yang menunjukkan identitas dari suatu entitas.
2.4 Aplikasi Pendukung Web 2.4.1 Apache
Apache merupakan nama web server yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi yang berfungsi untuk melayani request dari HTTP
client (web browser) ke komputer server.
Apache dikembangkan oleh komunitas open
source di internet dan merupakan web server
yang paling populer [4]
2.4.2 Basis Data
Basis data adalah kumpulan informasi yang terorganisasi dan disajikan untuk tujuan khusus. Basis data terkomputerisasi dapat
di-update, file bisa terorganisasi, dan informasi
dapat dibaca, dicari dengan cepat, dan di-retrieve menggunakan komputer. Suatu basis data adalah suatu koleksi/kumpulan dari data yang disimpan secara berhubungan yang melayani kebutuhan dari berbagai pengguna di dalam satu atau banyak organisasi [11].
2.4.3 PHP Hypertext Prepprocessor (PHP)
PHP merupakan singkatan dari PHP
Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai
bahasa script server-side dalam pengembangan
Web yang disisipkan pada dokumen HTML.
Pengguna PHP memungkinkan Web dapat dibuat dinamis sehingga maintenance situs Web
tersebut menjadi lebih mudah dan efisien [2]. Beberapa kelebihan dari PHP (PHP
Hypertext Processor), antara lain (Kadir, Dasar
Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP Edisi 3):
a. PHP bersifat free atau gratis.
b. PHP mampu berjalan di linux sebagai
platform sistem operasi utama bagi
PHP, tetapi juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, Windows dan yang lainnya.
c. PHP dapat melakukan apa saja yang dapat dilakukan oleh CGI, seperti mengumpulkan data dari form,
menghasilkan isi halaman web
dinamis, dan kemampuan mengirim serta menerima cookies, bahkan lebih dari kemampuan CGI.
d. PHP memiliki kemampuan untuk mengolah keluaran gambar, file PDF, dan movie flash.
Beberapa database yang sudah ada, baik yang bersifat gratis ataupun komersial sangat
mendukung akses PHP, diantaranya MySQL, PosgreSQL, mSQL, Informix, dan yang lainnya.
2.4.4 Javascript
Javascript adalah bahasa skrip (bahasa yang kodenya ditulis menggunakan teks biasa) yang ditempelkan pada dokumen HTML dan diproses pada sisi klien. Dengan adanya bahasa ini, kemampuan dokumen HTML menjadi semakin luas. Sebagai contoh, dengan menggunakan Javascript dimungkinkan untuk memvalidasi masukan-masukan pada formulir sebelum formulir dikirim ke server. Selain itu, dengan menggunakan Javascript juga dimungkinkan untuk mengimplementasikan tugas yang bersifat interaktif tanpa berhubungan dengan server (Kadir, Mastering Ajax dan PHP 2009).
3. Analisis Kebutuhan Dan Perancangan
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Gambaran Umum Sistem
CRM yang akan diimplementasikan di PT. Buanatechno Cipta Solusi merupakan suatu aplikasi berbasis web yang mengarah pada penjualan produk dan implementasi. Adapun pengguna yang nantinya terlibat dalam penggunaan CRM untuk modul penjualan produk dan implementasi ini adalah karyawan unit Marketing, dan implementor.
Aplikasi CRM akan membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan produk dan pencatatan tahap-tahap penjualan produk, serta implementasi yang akan dilakukan terhadap klien.
Pencatatan tahap-tahap penjualan produk yang akan dilakukan oleh karyawan unit
Marketing meliputi pencatatan pemesanan,
penjadwalan pembayaran, dan pencatatan pembayaran. Dengan adanya penjadwalan pembayaran dan implementasi secara sistematis, maka karyawan unit Marketing dapat memantau status pembayaran dan implementasi.
3.2 Desain Sistem
3.2.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
CRM Buanatechno Karyawan unit Marketing Implementor data pemesanan data pembayaran data klien informasi produk informasi klien informasi pemesanan
informasi jadwal implementasi informasi pembayaran
data produk waktu implementasi
Informasi tahap implementasi informasi implementasi
Informasi jadwal implementasi Administrator data tahap implementasi
informasi tahap implementasi
data realisasi implementasi
laporan implementasi
data implementasi
informasi realisasi implementasi
Gambar 1. Diagram Konteks
b. DFD Level 1 Gambar 2 DFD Level 1 3.2.2 ER Diagram Klien Pembayaran Produk_penjualan n tgl_pemesanan harga_jual nama_produk termin #id_produk total_bayar satuan_termin #id_pembayaran telepon nama_LKM #id_klien alamat PIC_klien email termin tgl_pembayaran angsuran_bayar fax n Implementasi_klien keterangan waktu_rilis versi Memiliki Realisasi_implementasi #id_implementasi Tahap_implementasi Memiliki 1 Memiliki Karyawan Pemesanan tgl_akhir_realisasi id_user #username password role n Jadwal_pembayaran_rinci Melakukan status tgl_awal_implementasi tgl_akhir_implementasi waktu_ketentuan #iid_tahap_implementasi tahap_implementasi 1 n 1 n 1 n n n
Gambar 9 Entity Relationship Diagram
3.2.3 Struktur Halaman
a. Marketing
Gambar 10 Struktur Halaman Marketing
b. Implementor
Gambar 11 Struktur Halaman Implementor
4. Implementasi Dan Pengujian
4.1 Implementasi
4.1.1 Tampilan Implementasi Aplikasi
Gambar 11 Halaman Login Karyawan Unit Marketing dan Implementor
Karyawan unit Marketing data produk 1.0 Mengelola data produk 2.0 Mengelola data klien 3.0 Mengelola data pemesanan 6.0 Mengelola data implementasi 4.0 Mengelola data Pembayaran Produk Penjualan data produk fix rekap data produk informasi produk
data klien data klien fix Klien rekap data klien informasi klien Implementor id produk id klien data pemesanan Implementasi Klien Pemesanan Pembayaran Jadwal Pembayaran Rinci informasi pemesanan
informasi jadwal pembayaran
data pembayaran rekap data pembayaran informasi pembayaran 5.0 Mengelola tahap implementasi informasi implementasi
data pemesanan fix rekap data pemesanan
rekap data implementasi
id pemesanan waktu pembayaran fix
data tahap implementasi
Tahap implementasi data tahap implementasi fix
rekap data tahap implementasi Informasi tahap implementasi
data implementasi
data implementasi Administrator informasi tahap implementasi
Realisasi Implementasi 7.0 Mengelola data realisasi implementasi id implementasi data realisasi implementasi
data realisasi implementasi
rekap data realisasi implementasi informasi realisasi implementasi
data pembayaran jadwal implementasi, informasi realisasi implementasi laporan implementasi Login Halaman Utama Produk Input Produk Ubah Produk Hapus Produk Klien Pemesanan Cari Prosuk Input Klien Ubah Klien Hapus Klien Cari Klien Hapus Pemesanan PemesananCari Input Pemesanan Laporan Implementasi Jadwal Implementasi Lihat Klien Lihat Klien Lihat Jadwal Implementasi Cari Jadwal Implementasi Download File Login Halaman Utama Implementasi Input Implementasi Hapus Implementasi Jadwal Implementasi Realisasi Implementasi Input Realisasi Implementasi Hapus Realisasi Implementasi Car Realisasii Implementasi Inpu Jadwalt Implementasi Hapus Jadwal Implementasi Cari Implementasi Tahap Implementasi Cari Tahap Implementasi
Gambar 12 Halaman Utama Karyawan Unit Marketing
Gambar 13 Halaman Menu Produk
Gambar 14 Halaman Menu Klien
Gambar 15 Halaman Form Pemesanan
Gambar 16 Halaman Utama Implementor
Gambar 17 Halaman Menu Tahap Implementasi
4.2 Pengujian
Tujuan dari pengujian sistem adalah untuk menemukan kemungkinan kesalahan yang terdapat dalam aplikasi dan untuk melihat keluaran yang muncul sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dalam aplikasi ini dilakukan dengan menggunakan metode black
box yang merupakan pengujian atas fungsionalitas dan tampilan antarmuka aplikasi.
TABEL 1 FORM TAMBAH DATA PRODUK
Nama Field Tipe Masukan Keluaran yang Diharapkan Hasil Keluaran Kesimpulan ID Produk default (ID
produk) Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok Nama Produk kosong Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok huruf (A-Z, a-z) semua, contoh: kopol Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok huruf (A-Z, a-z) + karakter spesial, contoh: BCore<<>> Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok huruf (A-Z, a-z) + tanda petik satu (‘), contoh: BMT AlBa’its Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok
huruf (A-Z, a-z) + angka, contoh: kopol1 Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok angka (0-9) semua, contoh: 112233 Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok angka (0-9) + karakter spesial, contoh: 112233* Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok Versi kosong Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok huruf (A-Z, a-z) semua, contoh: kopol Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok huruf (A-Z, a-z) + karakter spesial, contoh: versi-satu Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok huruf (A-Z, a-z) + angka, contoh: versi1 Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok angka (0-9) semua, contoh: 112233 Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok angka (0-9) + karakter spesial, contoh: 1122/33/ Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok Waktu Rilis Kosong Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok pilihan dari dropdown-list Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok Keterangan Kosong Muncul pesan kesalahan Muncul pesan kesalahan Ok huruf (A-Z, a-z) semua, contoh: kopol Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok huruf (A-Z, a-z) + karakter spesial, contoh: ketsatu// Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok huruf (A-Z, a-z) + angka, contoh: ket1 Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok angka (0-9) semua, contoh: 112233 Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok angka (0-9) + karakter spesial, contoh: 1122/33/ Berhasil dan tersimpan Berhasil dan tersimpan Ok 5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Dari hasil pengujian data pada aplikasi CRM ini, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Aplikasi CRM ini dapat menangani
pencatatan pemesanan produk oleh klien. 2. Aplikasi CRM ini mampu menangani
penjadwalan implementasi dengan sistematis
5.2 Saran
Saran bagi pengembangan aplikasi CRM ini adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan aplikasi CRM dengan tampilan antarmuka yang menarik.
2. Meningkatkan aspek keamanan data pada pengembangan aplikasi CRM.
Daftar Pustaka
[1] Idestio, Barsyah Dwi. Pembangunan Aplikasi Ujian
Akhir Semester (UAS) Online untuk Mengukur
Pencapaian Kompetensi Peserta Didik di Politeknik Telkom. Bandung, 2010.
[2] Kadir, Abdul. Dasar Pemrograman Web Dinamis
Menggunakan PHP. Yogyakarta: Penerbit ANDI, Edisi
3.
[3] —. Mastering Ajax dan PHP. Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2009.
[4] Komputer, Wahana. Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta Selatan: Mediakita, 2010.
[5] Maghfirah. Sistem Informasi Berbasis Web pada
Bimbingan Belajar NATC Bandung. Bandung, 2010.
[6] Nugroho, Bunafit. Membuat Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web dengan PHP dan MySQL (Studi Kasus, Sistem Informasi Penjualan pada Toko Buku). Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2011.
[7] Pamo, SKom., MMSI. "Lecture Notes: Sistem Informasi." 2011.
[8] http://power.lecture.ub.ac.id/files/2011/04/DFD.pdf (accessed June 10, 2011).
[9] PT. Buanatechno Cipta Solusi. Profil | Buanatechno. May 19, 2010. http://buanatechno.com/news/about/ (accessed June 4, 2011).
[10] Saputri, Devy Listisari. "jurnal-final2." 2009. d3vai.blog.binusian.org/files/2009/06/jurnal-final2.doc (accessed June 4, 2011).
[11] Simarmata, Janner. Perancangan Basis Data.
