PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT BERSAUDARA LINTAS GLO BAL (BEX MO VERS)
4.1. Analysis Document 4.1.1. The Task
4.1.1.1. Purpose
Pengem bangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers bertujuan unt uk mengatasi masalah pengendalian internal atas transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dimulai dari pendaftaran pelanggan, perimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman dan pengepakan barang, penagihan piutang, sampai pada pencatatan penerimaan kas.
Sistem ini harus dapat menyimpan data dengan lengkap dan akurat sehingga dapat menghasilkan laporan yang tepat sehubungan dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada perusahaan berupa laporan penjualan jasa, laporan piutang, laporan limit kredit pelanggan, laporan analisa um ur piutang, laporan pengiriman barang, laporan penerimaan kas, laporan jurnal penjualan, dan laporan jurnal penerimaan kas.
4.1.1.2. System Definition
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas pada perusahaan ini berfungsi unt uk mendukung aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan jasa yang perusahaan tawarkan, piutang, dan penerimaan kas. Sistem ini menggunakan Personal Com puter (P C) berbasis windows dengan
arsiterktur Client-Server terpusat yang terhubung dengan Local Area Network (LAN). Pengem bangan sistem ini dilakukan berdasarkan perbaikan dari masalah yang telah ditemukan pada sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. System Definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers dijelaskan dalam tabel berikut ini.
Functionality Sistem yang diusulkan ini akan mendukung fungsionalitas perusahaan yang terkait dengan kegiatan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas perusahaan dan menyediakan laporan yang dibutuhkan manajemen unt uk mendukung dalam pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan antara lain laporan penjualan, laporan piutang, laporan penerimaan kas, laporan jurnal penjualan, dan laporan jurnal penerimaan kas.
Application Dom ain Bagian Operation, Bagian Sales, Bagian Finance, Bagian
Accounting,
Condition Perusahaan perlu melakukan penyesuaian dengan sistem yang abru aka sistem yang dikem bangkan mampu mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas perusahaan, yaitu dengan menyesuaikan piranti keras dan piranti lunak dengan sistem yang akan diimplementasi. Selain itu, dibut uhkan pelatihan terhadap karyawan agar karyawan dapat menggunakan sistem dengan maksimal
Technology Teknologi yang dibutuhkan antara lain Personal Com puter
(PC) yang terhubung dengan jaringan Local Are Network (LAN), printer, dan fax. Software yang dibut uhkan antara lain: Operating System Microsoft Windows XP, Microsoft .NET Fram ework v2.0, Microsoft Visual Studio 2005, Microsoft SQL Server 2005, serta berbagai software lainnya yang
Object Custom er, Jasa, Vendor, Limit Kredit,Penilaian_Custom er,
Sales Order, Survey, STPB, Packaging, Warehousing In, Wraehousing Out, B/L, POD Status, Klaim, Manifest Survey, Manifest STPB, Invoice, Peringatan_JT, Bukti Bayar, Deposit_Slip.
Responsibility Mendukung aktivitas operasional perusahaan yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas perusahaan dalam hal pencatatan dan penyimpanan data-data dan mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen unt uk pengam bilan keputusan manajerial.
Tabel 4.1 System Definition dengan Kriteria FACTOR
4.1.1.3. Context
Prosedur yang diusulkan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
Proses bisnis pada beX Movers diawali dengan penerimaan pesanan dari pelanggan oleh divisi sales. Pemesanan dapat dilakukan custom er dengan menelepon ke kantor beX, datang langsung ke kantor beX, ataupun melalui email. Apabila pelanggan belum terdaftar dalam database beX Movers, bagian sales akan terlebih dahulu mendaftarkan pelanggan dengan mengisi data seperti nama pelanggan, nama perusahaan (apabila pelanggan merupakan perwakilan dari sebuah perusahaan), alamat pelanggan, nomor telepon, dan penent uan batas maksimum limit kredit yang akan diperoleh oleh pelanggan.
• Pemesanan melalui telepon dan pemesanan langsung
Pesanan yang diterima melalui telepon akan di-input dalam sales order yan g berisi data-data antara lain data custom er, data shipper yait u pihak yang akan mengirimkan barangnya dan data receiver (pihak yang merupakan t ujuan akhir pengiriman barang yang akan menerima barang) yang berisi informasi mengenai alamat dan PIC (Person In Charge) untuk masing-masing pihak tersebut. Setelah itu akan didata seluruh barang yang akan dikirim lengkap dengan berat atau dimensinya, tanggal penjemputan barang dan tanggal pengiriman barang. Selain mencatat detil pemesanan, juga akan dilakukan penawaran harga antara karyawan bagian Sales dengan pelanggan dimana hasil akhir kesepakatan negosiasi juga akan dicatat dalam sales order.
• Pemesanan melalui email
Pesanan yang diterima melalui e-m ail akan diinput kedalam form sales order oleh karyawan divisi sales. Setelah data diinput, apabila informasi yan g diperoleh pada email kurang lengkap, karyawan bagian Sales akan menelepon
custom er untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai pemesanannya
namun apabila masih terdapat kekurangjelasan dalam pemesanan, maka staf
Sales akan meminta staf Operation untuk melakukan survei ke lokasi shipper.
2. Prosedur Negosiasi Harga
Harga yang diterapkan beX Movers atas setiap jasa yang diberikan seringkali merupakan harga hasil negosiasi antara custom er dengan karyawan bagian Sales. Nam un keput usan atas kesepakatan harga tidak ditentukan oleh staf Sales it u sendiri. Harga negosiasi yang sudah dicatat dalam sales order akan diajukan kepada divisi Finance.
Pengajuan persetujuan dilakukan dengan menekan tombol “Request Approval” yang tedapat dalam form sales order pada tab “Negosiasi”. Secara langsung bagian finance akan menerima pengajuan tersebut. Apabila tidak diset ujui, maka staf Sales akan menghubungi pelanggan kem bali dan melakukan negosiasi ulang. Apabila disetujui,
Sales akan menekan tombol “approved” pada form sales order sebagai tanda
pemesanan telah disetujui dan juga secara otomatis akan menginformasikan bagian
operation untuk membuat Surat Tanda Penerimaan Barang (STP B) atas pemesanan
tersebut.
3. Prosedur Pengepakan dan Pengangkutan (Packing dan Picking)
STP B yang telah dibuat akan dicetak sebanyak 4 (empat) kali dan akan diberikan kepada karyawan bagian operasional yang akan melakukan penjemputan dan pengepakan unt uk pesanan tersebut. Berdasarkan informasi yang terdapat pada surat tersebut mereka akan pergi ke lokasi custom er untuk melakukan pengepakan atas barang dan pengangkutan barang. Pada saat barang telah dimasukan kedalam mobil angkut beX Movers, STPB akan diberikan kepada PIC Shipper untuk ditandatangani dan shipper akan diberikan STP B rangkap ke 2 sebagai bukti penyerahan barang kepada beX Movers. Lalu barang akan segera dikirim ke lokasi tujuan pengiriman barang (receiver).
Sesampai di lokasi penerima barang (receiver), barang akan diturunkan dan diletakkan sesuai dengan yang diinginkan oleh receiver. Pada saat ini dilakukan, STP B akan diberikan kepada receiver unt uk ditandatangani dan receiver akan diberikan STP B rangkap ke 3 sebagai bukti bahwa barang telah diantarkan dengan kondisi yang baik ke lokasi tujuan. Setelah pengantaran selesai, karyawan operation akan kem bali ke kantor pusat dan memberikan STPB rangkap 1 dan 4 yang sudah ditandatangani kepada
karyawan Operation yang menangani perihal STP B, dan karyawan tersebut akan
meng-update form STPB pada bagian yang menyatakan bahwa STPB rangkap akhir atau yang
disebut Proof of Delivey (POD) telah diterima dan bagian accounting secara langsung akan diinformasikan.
4. Prosedur Penagihan Piutang
Hampir seluruh pembayaran atas jasa pengantaran barang (m oving) yang diberikan oleh beX Movers dilakukan secara kredit. Prosedur penagihan dimulai setelah ter-update-nya data pada form Order Status yang menandakan bahwa POD telah diterima dan bagian accounting telah mendapatkan informasinya tersebut akan menjadi acuan untuk pembuatan invoice. Invoice akan dibuat diberikan kepada bagian finance untuk dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan. Dan secara berkala karyawan bagian finance akan mengingatkan pelanggan unt uk melakukan pembayaran.
5. Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Customer
Penerimaan pembayaran yang diterima dapat berupa pembayar kas secara t unai dan dapat juga dilakukan melalui transfer ke rekening perusahaan. Apabila tagihan sudah melewati tanggal jatuh tempo dan custom er belum melunasi piutangnya, bagian
finance akan mengirimkan collector unt uk melakukan penagihan secara langsung ke
pelanggan.
Setelah pelanggan melakukan pem bayaran dan pem bayaran telah diterima oleh perusahaan, bagian finance akan membuat Bukti Bayar yang berisi informasi pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan. Form bukti bayar ini akan dicetak dan dikirimkan ke alamat pelanggan.
6. Prosedur Pembuatan Laporan untuk Manajemen
Setiap akhir bulan dan tahun, akan dibuat beberapa laporan yang berkaitan dengan siklus penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas yang dibut uhkan oleh manajemen dalam pengambilan keput usan dan penentuan kebijakan untuk bulan berikutnya. Laporan yang akan dihasilkan adalah Laporan Penjualan Jasa, Laporan Piutang, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Jurnal Penjualan Jasa, dan Laporan Jurnal Penerimaan Kas.
Gambar 4.1 Rich Picture usulan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers
4.1.1.4. Application Domain
Sistem yang dirancang ini akan mendukung tugas-t ugas karyawan bagian Sales,
Operation, Finance, dan Accouting. Tugas utama application dom ain adalah melakukan
pencatatan yang berhubungan dengan prosedur siklus penjualan jasa, piutang dan penerimaan kas yang dim ulai dari penerimaan pesanan, penjemputan barang, pengepakan barang, pengiriman barang, penagihan, dan penerimaan pem bayaran.
4.1.2. The Problem Domain
Analisis problem dom ain pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers meliputi aktivitas analisis terhadap
clusters, structures, dan class.
4.1.2.1. Cluster
Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers secara keseluruhan terdiri dari beberapa clusters, yaitu : Pemesanan Jasa, Survei ke lokasi, Pengepakan Barang, Penggudangan Barang, Pengiriman Barang, Penagihan dan Penerimaan Kas. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah gambaran model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas yang diusulkan.
Gambar 4.2 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers
4.1.2.2. Structure
Struktur class Pengguna Sistem pada sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada beX Movers adalah karyawan-karyawan dari bagian
sales, operation, finance, dan accounting.
Struktur class Pemesanan Jasa terdiri dari class Sales_Order, Custom er, Limit_Kredit, Jasa, dan Vendor. Class Custom er memiiki hubungan agregasi dengan Limit_kredit dimana satu custom er pasti memiliki limit kredit. Hubungan class
Sales_Order dengan class lainnya pada struktur pemesanan jasa ini adalah sat u class Sales_order hanya dapat memiliki satu pilihan Jasa dan satu pilihan class Vendor.
Gambar 4.4 Struktur dari “Pemesanan Jasa”
Struktur class Survey terdiri dari class Sales_Order, class Survey dan class
Manufest_Survy. Satu class Sales_Order dapat memiliki satu atau lebih class Survey
sedangkan sat u class Manifest_Survey dapat memiliki banyak Survey dan satu class
Survey dapat memiliki banyak Manifest_survey.
Struktur class Pengepakan Barang terdiri dari class STP B dan class Packaging, dimana sat u class STPB dapat memiliki satu sampai banyak class Packaging.
Gambar 4.6 Struktur dari “Pengepakan Barang”
Struktur class Penggudangan Barang terdiri dari class STP B, class
Warehousing_In dan class Warehousing_Out, dimana satu class STP B dapat memiliki
satu class Warehousing_In dan satu class Warehousing_Out.
Gambar 4.7 Struktur dari “Penggudangan Barang”
Struktur class Pengiriman Barang terdiri dari class STPB, class Manifest_STPB dan class B/L (Bill Of Lading). Satu class STPB dapat memiliki satu sampai banyak dan satu class Manifest_survey dapat memiliki banyak STP B, dan sat u class B/L dapat memiliki sat u sampai banyak class STP B.
Gambar 4.8 Struktur dari “Pengiriman Barang”
Struktur class Penagihan terdiri dari class STP B, class POD_Status, class
Invoice, class Peringatan_JT, dan class Write_off. Class STP B memiliki hubungan
agregasi dengan class POD_Status dan hanya dapat memiliki satu class Invoice. Sedangkan class Invoice dapat memiliki sat u sampai banyak class Peringatan_JT.
Gambar 4.9 Struktur dari “Penagihan”
Struktur class Penagihan terdiri dari class Invoice, class Bukti_Bayar, dan class
Deposit_Slip. Class Invoice dapat memiliki satu sampai banyak class Bukti_bayar dan
satu class Deposit_Slip dapat memiliki satu sampai banyak class Bukti_Bayar.
Gamar 4.11 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers
4.1.2.3. Classes Karyawan
Class Karyawan merupakan kumpulan objek dari orang-orang yang bekerja
dalam pada beX Movers yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang, dan penerimaan kas pada perusahaan. Gambar 4.XX menggambarkan class Karyawan dan Gam bar 4.XX menggam barkan pola behavioral dari class Karyawan.
Gambar 4.12 Class “ Karyawan”
Karyawan Bagian Sales
Class karyawan bagian Sales merupakan objek dari Karyawan yang melayani
pendaftaran pelanggan, pemesanan jasa, melakukan negosiasi harga dengan pelanggan, dan membuat surat perintah survei.
Gambar 4.14 Behavioural Pattern dari Class “ Bagian Sales”
Karyawan Bagian Operation
Class karyawan bagian Operation merupakan objek dari Karyawan yang
melakukan survei, menangani pembuatan STP B (Surat Tanda Pengiriman Barang), dan menerima STPB rangkap akhir atau yang disebut Proof of Delivery (POD) sebagai bukti barang telah dikirim sampai ke tujuan akhir.
Gambar 4.15 Class “ Bagian Operation”
Karyawan Bagian Finance
Class karyawan bagian Finance merupakan objek dari Karyawan yang
bertanggung jawab atas penyetujuan terhadap hasil penawaran harga antara bagian sales dengan pelanggan, menangani penerimaan kas dan pembuatan bukti terima pembayaran
(cash reciept), dan bertanggung jawab atas pembuatan laporan penerimaan kas pada beX
Movers.
Gambar 4.17 Class “ Bagian Finance”
Gambar 4.18 Behavioural Pattern dari Class “ Bagian Finance”
Karyawan Bagian Accounting
Class karyawan bagian Accounting merupakan objek dari Karyawan yang
menangani pem buatan surat tagihan (invoice) unt uk menagih piutang kepada pelanggan, bertanggung jawab atas kebenaran dari jurnal yang dibuat oleh sistem, dan bertanggung jawab atas pembuatan laporan piutang, laporan jurnal penjualan dan laporan jurnal penerimaan kas.
Gambar 4.19 Class “ Bagian Accounting”
Gambar 4.20 Behavioural Pattern dari Class “ Bagian Accounting”
Customer
Class Custom er merupakan kumpulan dari objek orang yang melakukan
pemesanan (pemakai jasa) pada beX Movers.
-ID_Customer -Nama Customer -Nama Perus ahaan -Alamat -Kota -No_Telp -No_HP -Email -Limit Kredit Customer
Gambar 4.22 Behavioural Pattern dari Class “ Custom er”
Jasa
Class Jasa merupakan kumpulan objek dari form Jasa yang berfungsi untuk
mengklasifikasi informasi dari jasa yang diberikan beX Movers berdasarkan jenis jasanya.
Gambar 4.23 Class “Jasa”
Vendor
Class Vendor merupakan kumpulan objek dari form Vendor yang berisikan
informasi mengenai perusahaan yang bekerjasama dengan beX Movers yang berperan sebagai vendor yang menyediakan layanan angkutan darat, laut, dan udara yang akan digunakan beX Movers untuk mengirimkan pesanan pelanggan unt uk kota tujuan yang diluar wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi.
Gambar 4.25 Class “ Vendor”
Gambar 4.26 Behavioural Pattern dari Class “ Vendor”
Bank
Class Bank merupakan kumpulan objek dari form Bank yang berfungsi untuk
-ID_Bank -No_Rek -Nama_Pemilik_Akun -Nama_Bank -Cabang_Bank Bank
Gambar 4.27 Class “ Bank”
Gambar 4.28 Behavioural Pattern dari Class “ Bank”
Sales Order
Class Sales_Order merupakan kumpulan objek dari form Sales Order yang
berfungsi untuk mencatat pesanan dari pelanggan. Informasi dari pesanan yang akan dicatat antara lain header pemesan yang berisi ID Sales Order, ID Karyawan, ID
Custom er, Jenis jasa yang diinginkan pelanggan, tanggal pemesanan, informasi
mengenai Shipper, informasi mengenai receiver, deskripsi barang yang akan dikirim, keterangan pengepakan, asuransi, cara pem bayaran, harga penawaran yang diajukan oleh pelanggan, dan persetujuan penawaran harga oleh bagian finance.
Gambar 4.29 Class “Sales_Order”
Survey
Class Survey merupakan kumpulan objek dari form Survey yang merupakan
laporan dari survei yang dilakukan ke lokasi pelanggan apabila terdapat kekurangjelasan informasi yang didapat pada saat pembuatan sales_order.
Gambar 4.31 Class “Survey”
Manifest Survey
Class Manifest_Survey merupakan kumpulan objek dari form Manifest_Survey
yang berfungsi untuk menggabungkan seluruh data survei (dari class survey) yang terjadi pada suat u tanggal tertentu.
Gambar 4.33 Class “Manifest_Survey”
Gambar 4.34 Behavioural Pattern dari Class “Manifest_Survey”
S TPB
Class STPB merupakan kumpulan objek dari form STPB yang berfungsi untuk
mencatat pesanan dari pelanggan yang telah fixed dan diset ujui oleh pelanggan dan beX Movers yang akan digunakan sebagai dasar unt uk melakukan penjemputan barang, pengepakan, pengiriman barang, pengihan, dan penerimaan kas.
Gambar 4.36 Behavioural Pattern dari Class “ STP B”
Manifest STPB
Class Manifest_STPB merupakan kumpulan objek dari form Manifest_STP B
yang berfungsi untuk menggabungkan seluruh data STPB (dari class STPB) yang terjadi pada suatu tanggal tertentu.
Gambar 4.37 Class “Manifest _STPB”
Klaim
Class Klaim merupakan objek dari form Klaim yang berisikan informasi
apabila terjadi kerusakan pada barang yang terjadi pada saat pengiriman barang dari lokasi shipper ke receiver dan penanganan yang diberikan.
Gambar 4.39 Class “Klaim”
Gambar 4.40 Behavioural Pattern dari Class “ Klaim”
Packaging
Class Packaging merupakan kumpulan objek dari form Packaging pada beX
Movers yang mencatat detil pengepakan barang kiriman pelanggan. Satu ID_Package berisi beberapa barang yang terdapat dalam class STP B.
Gambar 4.42 Behavioural Pattern dari Class “Packaging”
Warehousing_IN
Class Warehousing_IN merupakan kumpulan objek dari form Warehousing IN
pada beX Movers yang mencatat pengalokasian barang kiriman pelanggan pada gudang beX Movers.
Gambar 4.43 Class “ Warehousing_IN”
Warehousing_OUT
Class Warehousing_OUT merupakan kumpulan objek dari form Warehousing OUT pada beX Movers yang mencatat barang kiriman pelanggan yang keluar dari
gudang beX Movers berdasarkan pada data yang ada pada class Warehousing_IN.
Gambar 4.45 Class “ Warehousing_Out”
Gambar 4.46 Behavioural Pattern dari Class “ Warehousing_Out”
Bill of Lading
Class B/L merupakan kumpulan objek dari form Bill of Lading pada beX
Movers yang mengkelompokkan pesanan yang akan dikirim berdasarkan tiap jalur pengiriman, tiap vendor pengiriman, ataupun tanggal pengiriman.
Gambar 4.48 Behavioural Pattern dari Class “B/L”
Order Status
Class Order Status merupakan kumpulan objek dari form Order Status yang
menyimpan informasi mengenai tanggal penjemputan barang, tanggal pengiriman barang, tanggal barang masuk gudang dan keluar gudang, tanggal barang sampai ke tujuan, dan tanggal saat Proof Of Delivery diterima kem bali di kantor pusat beX Movers beserta setiap ID karyawan yang melakukan kegitan tersebut.
Gambar 4.50 Behavioural Pattern dari Class “ Order_Status”
Invoice
Class Invoice merupakan kumpulan objek dari form Invoice pada beX Movers
yang menyimpan informasi yang digunakan unt uk menagih piutang kepada pelanggan.
Gambar 4.51 Class “Invoice”
Gambar 4.52 Behavioural Pattern dari Class “Invoice”
Peringatan Jatuh Tempo
Class Peringatan_JT merupakan kumpulan objek dari form Peringatan Jatuh
Tempo pada beX Movers yang menyimpan informasi yang digunakan unt uk menagih kembali piutang yang telah melewati batas tempo pembayaran piutang.
Gambar 4.53 Class “Peringatan_JT”
Gambar 4.54 Behavioural Pattern dari Class “Peringata_JT”
Bukti Bayar
Class Bukti_Bayar merupakan kumpulan objek dari form Bukti Bayar pada
beX Movers yang mencatat penerimaan kas yang dibayarkan oleh pelanggan kepada beX Movers.
Gambar 4.56 Behavioural Pattern dari Class “ Bukti_Bayar”
Deposit Slip
Class Deposit_Slip merupakan kumpulan objek dari form Deposit_Slip pada
beX Movers yang mencatat penyetoran ke bank atas penerimaan pembayaran piutang yang dibayarkan secara kas oleh pelanggan kepada beX Movers.
Gambar 4.57 Class “Deposit_Slip”
Gambar 4.58 Behavioural Pattern dari Class “ Deposit_Slip”
Limit Kredit
Class Limit_Kredit merupakan kumpulan objek dari form Limit_Kredit pada
juga dapat dilihat sisa kredit yang dimiliki pelanggan apabila belum membayar piutang kepada beX Movers.
-ID_Customer -Nama_Cust -Nama_perush -Total_LK -Sisa_LK Limit_Kredit
Gambar 4.59 Class “Limit_kredit”
Gambar 4.60 Behavioural Pattern dari Class “Limit_Kredit”
Penilaian Customer
Class Penilaian Custom er merupakan kumpulan objek dari form Penilaian Custom er pada beX Movers yang menilai kemampuan membayar kredit oleh custom er
dengan memperhitungkan dari segi character, capacity, collateral, condition custom er, dan juga dari aktivitas kredit custom er selama menjadi pelanggan beX Movers.
Gambar 4.61 Class “Penilaian Custom er”
Gambar 4.62 Behavioural Pattern dari Class “Penilaian Custom er”
4.1.2.4. Events
Tabel di bawah ini menunjukkan Event Table dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers yang diusulkan.
Menda ta _K ar ya w an M enda ta _J as a M enda ta V endo r M en d ata _C u sto me r M enda ta _B an k M en er im a_ P es an an M el akuka n_ S u rv ey M enj al anka n_ P es ana n M enge pa k_ B ar ang M en y im p an _B ar an g M engi ri m _B ar ang M en er ima _ K la im M en er ima _P O D M ena gi h_ P iut an g M ene ri m a_ P em ba ya ra n M enye to r_ B an k M enge ce k_L K Me n il ai _ C u st o m er Sales + * * * * * Operation + * * * * * * Finance + * * * * Accounting + * Jasa + * Vendor + * Customer + Bank + * * * Sales_Order + * + Survey * + Manifest_Survey * STPB + * + + + Packaging * + Warehousing_In + + Warehousing_Out + + Manifest_STPB * B/L + + Klaim + + Order_Status * + Invoice + + * Peringatan_JT * * Bukti_Bayar + + Deposit_Slip + Limit_Kredit + * Penilaian_Customer +
Table 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers
4.1.3. Application Domain
Analisa Application Dom ain Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers melibatkan aktivitas use case, function, dan interface.
4.1.3.1. Usage 4.1.3.1.1. Overview
Terdapat 5 (lima) aktor dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers yait u Karyawan bagian Sales, Karyawan bagian Operation, Karyawan bagian Finance, dan Karyawan bagian Accounting.
Use Case
Actors
Sales Operation Finance Accounting
Mendata Jasa Mendata Vendor Mendata Bank MendataCustom er Membuat Sales order Membuat Manifest Survey Membuat Laporan Hasil Survei Meminta Pesetujuan atas Penawaran Harga
Menghit ung Limit Kredit Melakukan Penilaian Custom er Menyetujui Penawaran Harga Membuat STPB
Membuat Data Packaging Membuat Data Warehousing In
Membuat Data Warehousing Out Membuat Manifest STP B
Membuat B/L (Bill of Lading) Membuat Surat Klaim
Menerima POD (Proof Of Delivery) Membuat Invoice
Membuat Peringatan Jat uh Tempo Membuat Bukti Bayar
Membuat Deposit Slip
Membuat Laporan Penjualan Jasa Membuat Laporan Piutang
Membuat Laporan Penerimaan Kas Membuat Laporan Jurnal Penjualan Jasa
Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas
Tabel 4.3 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers
4.1.3.1.2. Actors
Actor specification dari sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang,
dan penerimaan kas pada beX Movers adalah sebagai berikut.
Sales
Tujuan Karyawan yang bert ugas melayani pendaftaran pelanggan baru, menerima pesanan jasa dari pelanggan, melakukan negosiasi penawaran harga dengan pelanggan atas jasa yang diminta oleh pelanggan, membuat dokumen Sales order, membuat surat perintah survei untuk bagian operational apabila terdapat kekurangan
informasi yang diberikan oleh pelanggan, membuat surat Klaim apabila terjadi permintaan klaim dari custom er jika terjadi kerusakan pada barang yang dikirim, dan bertanggung jawab atas pem buatan laporan penjualan jasa.
Karakteristik Minimum lulusan S1, memiliki pengalaman bekerja di bidang sales
atau m arketing minimal 3 tahun, memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik, memiliki kemampuan yang baik dalam menawarkan jasa perusahaan dan menarik minat pelanggan, dapat dipercaya, teliti, dan bertanggung jawab, mampu berbahasa Inggris (aktif maupun pasif),
Tabel 4.4 Actor Specification untuk Karyawan Sales
Operation
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan yang bert ugas untuk melakukan survei ke lokasi pelanggan apabila terdapat ketidaklengkapan atas informasi yang diberikan kepada bagian Sales, menangani pembuatan STPB (Surat Tanda Pengiriman Barang), melakukan penjemputan dan pengepakan barang yang akan dikirimkan dengan menggunakan jas beX Movers, menangani barang masuk dan keluar dari gudang, melakukan pengiriman barang, dan mengembalikan STPB rangkap akhir ke kantor pusat sebagai bukti barang telah diterima pelanggan pada lokasi yang diinginkan.
Karakteristik Minimum lulusan S1, bertanggung jawab, teliti, mampu bekerja di
bawah tekanan, memiliki kekuatan fisik yang baik, dapat dipercaya, dan tepat waktu.
Finance
Tujuan Karyawan yang memberikan perset ujuan atas hasil penawaran harga
yang dilakukan antara bagian sales dengan pelanggan, bert ugas melakukan penagihan piutang ke pelanggan berdasarkan invoice yang dibuat oleh bagian accounting, menangani penerimaan kas yang merupakan pembayaran piutang oleh pelanggan atas jasa yang diberikan oleh perusahaan, membuat bukti terima pembayaran (cash
reciept), dan bertanggung jawab atas pem buatan laporan penerimaan
kas pada beX Movers.
Karakteristik Minimum lulusan S1, memiliki pengalaman bekerja di bagian
keuangan, administrasi atau akuntansi selama minimum 3 tahun, memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, jujur, dan bertanggungjawab.
Tabel 4.6 Actor Specification untuk Karyawan Finance
Accounting
Tujuan Karyawan yang bertugas menangani pembuatan invoice kepada pelanggan unt uk digunakan untuk menagih piutang yang belum dibayar oleh pelanggan, bertanggung jawab atas kebenaran dari jurnal yang dibuat oleh sistem, dan bertanggung jawab atas pembuatan laporan piutang, laporan jurnal penjualan dan laporan jurnal penerimaan kas pada beX Movers.
Karakteristik Minimum lulusan S1, memiliki pengalaman bekerja di bagian
akuntansi selama minimum 3 tahun, memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, jujur, dan bertanggungjawab.
4.1.3.1.3. Use case
Gambar dibawah ini menunjukkan diagram use case dari sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang dan penerimaan kas pada beX Movers.
Gambar 4.63 Use case pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers
Berikut ini adalah Use case Specification yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas pada beX Movers.
Mendata Jasa
Use case Use case ini dilakukan unt uk mendata jenis jasa baru dan
spesifikasi tarif yang dikenakan untuk jasa tersebut ke dalam sistem, atau untuk merubah data jasa yang sudah tersimpan dalam sistem. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian Sales. Pendataan jasa dilakukan dengan cara masuk ke menu “Master”, lalu pilih “Jasa”. Tampilan form ini pada saat pertama kali dibuka adalah tampilan form belum terisi, oleh karena itu user harus menekan tombol “New” dan sistem secara otomatis akan
men-generate ID Jasa yang baru. User lalu mengisi data jasa, deskripsi
jasa, dan detil jasa yang berisi informasi mengenai tarif sesuai dengan lokasi t ujuan pengiriman jasa. Lalu user menekan tombol
“Save” unt uk menyimpan data jasa baru ke dalam sistem. User
juga dapat meng-edit data yang sudah ada dalam master jasa dengan menekan tombol “Edit” kemudian merubah data sesuai dengan informasi terkini. Lalu user dapat menyimpan perubahan pada data jasa tersebut dengan menekam tombol “Save”.
Object Jasa
Function Generate_date(), Get_data_Jasa(), Generate_ID_Jasa(), Add_new_Jasa(), Update_Jasa()
Mendata Vendor
Use case Use case ini dilakukan apabila unt uk mendata vendor baru yang
bekerja sama dengan perusahaan dan belum terdaftar dalam sistem, atau apabila ingin merubah data vendor yang sudah tersimpan dalam sistem. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian Sales. Pendataan vendor baru dilakukan dengan cara masuk ke menu “Master”, lalu pilih “ Vendor”. Tampilan form ini pada saat pertama kali dibuka adalah tampilan form yang belum terisi, oleh karena itu
user harus menekan tombol “New” dan sistem secara otomatis
akan men-generate ID Vendor yang baru. User lalu mengisi data
vendor antara lain nama perusahaan vendor, nama perorangan,
alamat, nomor telepon, pilihan kategori vendor, dan kota-kota tujuan yang dapat dilayani oleh vendor. Setelah mengisi data
vendor , user menekan tombol “Save” untuk menyimpan data
pelanggan ke dalam sistem. User juga dapat meng-edit data yang sudah ada dalam master vendor dengan menekan tombol “Edit” kemudian merubah data sesuai dengan informasi terkini. Lalu user dapat menyimpan perubahan pada data vendor tersebut dengan menekam tombol “Save”.
Object Vendor
Function Generate_date(),Get_data_Vendor(),Generate_ID_ Vendor(), Add_new_ Vendor(),Update_ Vendor()
Tabel 4.9 Use case Specification untuk “Mendata Vendor”
Mendata Pelanggan
Use case Use case ini dilakukan apabila pelanggan yang akan melakukan
pemesanan jasa belum terdaftar dalam sistem, atau apabila ingin merubah data pelanggan yang sudah tersimpan dalam sistem. Use
case ini dilakukan oleh karyawan bagian Sales. Pendataan
lalu pilih “Pelanggan”. Tampilan form ini pada saat pertama kali dibuka adalah tampilan form belum terisi, oleh karena it u user harus menekan tombol “New” dan sistem secara otomatis akan men-generate ID Custom er yang baru. User lalu mengisi data pelanggan dan menekan tombol “Save” unt uk menyimpan data pelanggan ke dalam sistem. User juga dapat meng-edit data yang sudah ada dalam master custom er dengan menekan tombol “Edit” kemudian merubah data sesuai dengan informasi terkini. Lalu user dapat menyimpan perubahan pada data custom er tersebut dengan menekam tombol “Save”.
Object Custom er
Function Generate_date(), get_data_custom er(), update_custom er(), generate_ID_custom er(), add_new_custom er()
Tabel 4.10 Use Case Specification untuk “Mendata Pelanggan”
Mendata Bank
Use Case Use case ini dilakukan untuk mendaftarkan nomor rekening bank
perusahaan yang baru ke dalam sistem, atau apabila ingin merubah data bank yang sudah tersimpan dalam sistem. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian Sales. Pendataan pelanggan baru dilakukan dengan cara masuk ke menu “Master”, lalu pilih “ Bank”. Tampilan form ini pada saat pertama kali dibuka adalah tampilan
form belum terisi, oleh karena itu user harus menekan tombol “New” dan sistem secara otomatis akan men-generate ID Bank
yang baru. User lalu mengisi data bank seperti nomor rekening, nama bank, dan cabang bank lalu dan menekan tombol “Save” untuk menyimpan data pelanggan ke dalam sistem. User juga dapat meng-edit data yang sudah ada dalam master bank dengan menekan tombol “Edit” kemudian merubah data sesuai dengan informasi terkini. Lalu user dapat menyimpan perubahan pada data
bank tersebut dengan menekam tombol “Save”.
Object Bank
Function get_data_bank(), update_bank(), generate_ID_bank(), add_new_bank()
Tabel 4.11 Use Case Specification untuk “Mendata Bank”
Membuat Sales order
Use Case Use case ini dilakukan untuk mencatat seluruh data yang berkaitan
dengan pemesanan atas jasa yang dimiliki oleh beX Movers.. Use
case ini dilakukan oleh bagian sales. Sales order dibuat setelah
menerima pesanan dari pelanggan. Seluruh data yang diperoleh dari pelanggan sehubungan dengan pemesanan didata kedalam sistem melalui form sales order. Pada tab “Main” diisi informasi mengenai custom er, shipper (pengirim barang), dan receiver (penerima barang). Informasi yang diisi pada tab tersebut antara nama, alamat, nomor telepon, dan nama orang yang bertanggung jawab atas pengiriman tersebut (PIC). Setelah seluruh informasi pada tab tersebut diisi oleh user, lalu user memilih tab “ Order
Description”, dimana dalam tab ini user akan menginput
informasi. Apabila informasi yang diperoleh dari custom er mengenai pesanan dirasa kurang lengkap, user lalu menekan tombol “Request Survey” dan secara otomatis sistem akan membuat surat survei yang merupakan sebuah surat perintah untuk melakukan survei untuk bagian operation.Kemudian user memilih
tab ”Additional Info & Material Request” unt uk mengisi informasi
apakah custom er menginginkan jasa pengepakan atau asuransi dari perusahaan, dan mengisi perkiraan jenis dan jumlah m aterial yang dibut uhkan untuk menjalankan pesanan ini.
Function Generate_date(), Generate_ID_SO(), Get_data_Karyawan(),
Get_data_Custom er(), Get_spec_jasa(), Get_Tarif(), Hitung_total_vol_berat(), Hit ung_total_harga(),
Hitung_total_order(), Get_data_item (), Update_item (),
Rem ove_item (), Add_survey(), Add_new_m at_item (), Update_m at_item (), Rem ove_m at_item (), Add_new_SO(), Request_Nego(), UpdateSO(), Print()
Tabel 4.12 Use Case Specification untuk “Membuat Sales order”
Meminta Persetujuan atas Penawaran Harga
Use Case Use case ini dilakukan apabila terdapat penawaran harga oleh
pelanggan atas jasa yang akan diberikan oleh perusahaan. Untuk mencapai kesepakatan, harga yang akhir ditawarkan harus mendapat persetujuan dari karyawan pada bagian finance. Permintaan persetujuan atas penawaran harga ini dilakukan setelah
user (sales) mengisi data utama pada form “Sales order”, lalu user
memilih tab “negotiation” dan mengisi harga penawaran yang diajukan lalu menekan tombol “Request Approval”.
Object Karyawan, Custom er, Sales_order
Function Get_ID_SO(), Get_data_Custom er(), Get_spec_jasa(), Get_Tarif(), Hitung_total_vol_berat(), Hit ung_total_harga(),
Hitung_total_order(), Request_Nego(), UpdateSO()
Tabel 4.13 Use Case Specification untuk “Meminta Persetujuan atas Penawaran Harga”
Menyetujui Penawaran Harga
Use Case Use case ini dilakukan apabila terdapat permintaan perset ujuan
atas penawaran harga yang diajukan oleh bagian sales. Use case ini dilakukan oleh bagian finance. Apabila terdapat permintaan perset ujuan atas penawaran harga, user akan mendapat alert atas
permintaan ini pada user interface yang dimiliki user, lalu user dapat menyetujui atau tidak dengan menekan tombol pilihan yang sesuai beserta memberitahu keterangan (apabila dibut uhkan) lalu menekan tombol “checked” dan bagian sales akan mendapatkan keput usan atas penawaran harga yang diajukan.
Object Custom er, Karyawan, Sales_order Function Get_ID_SO(), UpdateSO()
Tabel 4.14 Use Case Specification untuk “Menyetujui Penawaran Harga”
Membuat Laporan Hasil Survey
Use Case Use case ini dilakukan apabila terdapat perintah untuk melakukan
survei yang diajukan oleh bagian sales karena terdapat kekurangan pada informasi yang diberikan oleh pelanggan atas permintaan jasa yang diinginkan. Use case ini dilakukan oleh bagian operation. Setelah user melakukan pengecekan fisik ke lokasi shipper, user membuat laporan atas survei yang telah dilakukan dengan membuka form survey sesuai dengan ID Survey-nya atau dengan cara membuka m anifest survey dan mencari sesuai dengan tanggal dilakukan survei, lalu mengisi data yang tidak lengkap pada form tersebut. Lalu apabila dibutuhkan, user juga melakukan perbaikan atas perhit ungan kebutuhan m aterial untuk pengepakan barang yang sebelumnya telah dibuat oleh bagian sales. Pada saat form
survey di save secara otomatis, data base form sales order juga ter-update.
Object Karyawan, Survey, Manifest_Survey, Sales_order
Function Generate_date(), Get_data_survey(), Get_data_karyawan(),
Get_data_item (), Update_item (), Rem ove_item (), Add_new_m at_item (), Update_m at_item (), Rem ove_m at_item (),
Tabel 4.15 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Hasil Survey”
Membuat Manifest Survey
Use Case Use case ini dilakukan apabila terdapat perintah untuk melakukan
survei yang diajukan oleh bagian sales karena terdapat kekurangan pada informasi yang diberikan oleh pelanggan atas permintaan jasa yang diinginkan. Use case ini dilakukan oleh bagian operation. Setelah user melakukan pengecekan fisik ke lokasi shipper, user membuat laporan atas survei yang telah dilakukan dengan membuka form survey sesuai dengan ID Survey-nya atau dengan cara membuka m anifest survey dan mencari sesuai dengan tanggal dilakukan survei, lalu mengisi data yang tidak lengkap pada form tersebut. Pada saat form survey di save secara otomatis, data base
form sales order juga ter-update.
Object Karyawan, Survey, Manifest_Survey, Sales_order
Function Generate_date(), Get_data_ManSurvey(), Get_all_survey(), Generate_ID_ManSurvey(), Get_data_Karyawan(), Add_new_ManSurvey(), Print()
Tabel 4.16 Use Case Specification untuk “Membuat Manifest Survey”
Membuat STPB
Use Case Use case ini dilakukan apabila pesanan sudah pasti dan telah
diset ujui oleh seluruh pihak yang terkait. Use case ini dilakukan dengan pengisian form STPB berdasarkan data yang diperoleh dari
form sales order. Setelah form STPB dibuat, form ini di cetak
(print) sebanyak 4 kali. Dimana rangkap 1 akan diberikan kepada
shipper sebagai bukti bahwa barang telah dijemput dari lokasi shipper, rangkap 2 akan diberikan kepada receiver pada saat
barang telah diterima di lokasi tujuan pengiriman, rangkap 3 dan 4 yang telah ditandatangani oleh shipper, receiver, dan karyawan yang bertugas kem udian akan dikirimkan kem bali ke kantor pusat sebagai bukti telah bahwa barang telah diambil dari lokasi shipper dan diterima di lokasi receiver. Use case ini dilakukan oleh bagian
operation.
Object Karyawan, Sales_Order, STP B
Function Generate_date(), Get_data_STPB(), Generate_ID_STPB(), Get_data_Karyawan(), Get_data_SO(), Add_new_STPB(), Print()
Tabel 4.17 Use Case Specification untuk “Membuat STPB”
Membuat Data Packaging
Use Case Setiap unit barang yang akan dikirim akan disat ukan kedalam beberapa paket pengepakan sesuai dengan jenis dan penanganan yang harus diberikan pada barang tersebut. Use case ini dilakukan untuk mencatat pengelompokkan barang yang akan dikirm berdasarkan kelompok pengepakkannya. Pada saat barang dijemput di lokasi shipper, barang akan di pack kedalam beberapa box atau peti. Form Packaging ini akan mencatat detil dari masing box dan peti tersebut. Use case ini dilakukan oleh bagian operation.
Object Karyawan, STP B, Packaging
Function Generate_date(), Get_data_Karyawan(), Get_data_STPB(), Generate_ID_Package(),Move_Package_Item (),
Move_All_Package_Item (),Rem ove_Package_Item (),
Return_item (), Rem ove_All_Package_Item (), Return_item (), Rem ove_All_Package_Item (),Return_all_item s(),
Add_new_grid_item (),Add_new_package(),Print()
Membuat Data Warehousing In
Use Case Use case ini dilakukan untuk mencatat barang yang masuk ke
dalam gudang. Use case ini dilakukan oleh bagian operation. User melakukan pencatatan dengan memilih data barang yang terdapat dalam grid STP B, lalu memilih data packaging dan menginput lokasi dalam gudang tempat barang tesebut akan diletakan. Setelah seluruh barang yang akan masuk gudang dicatat, user menekan tombol “Save” untuk menyimpan data tersebut.
Object Karyawan, STP B, Packaging, Warehousing_In
Function Generate_date(),Get_data_WH_in(), Generate_ID_WH_In(), Get_data_karyawan(),Get_data_STPB(),Add_new_WH_item (),
Update_WH_item (),Rem ove_WH_item (),Add_new_WH_in(), Update_WH_in(),Print()
Tabel 4.19 Use Case Specification untuk “Membuat Warehousing In”
Membuat Data Warehousing Out
Use Case Use case ini dilakukan unt uk mencatat barang yang akan
dikeluarkan dari gudang. Use case ini dilakukan oleh bagian
operation. User melakukan pencatatan dengan memilih data data Warehousing In yang tepat dengan barang yang akan dikeluarkan
dan meng-input tanggal barang tersebut dikeluarkan. User lalu menekan tombol “Save” untuk menyimpan data tersebut.
Object Karyawan, STP B, Packaging, Warehousing Out
Function Generate_date(),Get_data_WH_out(),Generate_ID_WH_out(), Get_data_karyawan(),Get_data_WH_in(),Add_new_WH_in() Print()
Membuat Manifest STP B
Use Case Pada saat pesanan akan dikirimkan ke lokasi receiver, bagian
operation selaku user unt uk Use case ini akan membuat m anifest
STP B untuk mencatat seluruh pesanan yang akan dikirimkan. Use
case ini dilakukan dengan melakukan sorting atas seluruh data
STP B berdasarkan tanggal pengiriman atau kota tujuan
pengiriman.
Object Karyawan, STP B, Manifest STP B
Function Generate_date(),Get_data_ManSTP B(),Generate_ID_ManSTP B(), Get_data_Karyawan(),Get_all_STP B(),Add_new_ManSTP B(), Print()
Tabel 4.21 Use Case Specification untuk “Membuat Manifest STP B”
Membuat Bill of Lading
Use Case Use case ini dilakukan unt uk mencatat seluruh pesanan yang akan
dimasukkan kedalam kendaraan yang akan mengangkut barang ke lokasi receiver, baik transportasi yang disediakan oleh perusahaan ataupun yang di sewa oleh perusahaan dari vendor. dengan melakukan sorting atas seluruh data STP B berdasarkan tanggal pengiriman atau kota tujuan pengiriman. Use case ini dilakukan oleh bagian operation.
Object Karyawan, STP B, B/L
Function Generate_date(), Get_data_BL(), Generate_ID_BL(), Get_data_karyawan(), Get_data_vendor(), Get_data_STPB(),
Add_new_item (),Rem ove_package_item (),Add_new_BL(),Print()
Membuat Surat Klaim
Use Case Use case ini dilakukan untuk mencatat apabila terdapat permintaan
klaim dari custom er atas terjadinya kerusakan dari barang yang dikirimkan oleh perusahaan. Use case ini dilakukan oleh bagian
sales. User mencatat jenis barang, nama barang, nilai barang, dan
kerusakan yang terjadi atas barang tersebut, lalu disimpan kedalam sistem dengan menekan tombol “Save”. Surat klaim ini lalu akan dikirimkan ke perusahaan asuransi dan akan ditindaklanjuti oleh pihak asuransi tersebut.
Object Karyawan, STP B, Klaim
Function Generate_date(), Get_data_Klaim(), Generate_ID_Klaim(), Get_data_karyawan(), Get_data_STPB(), Add_item (), Rem ove_item (), Add_new_klaim (),Print()
Tabel 4.23 Use Case Specification untuk “Membuat Surat Klaim”
Menerima POD
Use Case Use case ini dilakukan pada saat STPB rangkap 3 dan 4 telah
diterima kembali di kantor pusat. User melakukan update terhadap data pada form Order Status dengan meng-input tanggal diterimanya STP B dan ID Karyawan yang menerima formulir tersebut. Lalu secara otomatis bagian accounting akan diinformasikan unt uk segera menyiapkan invoice untuk melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. Use case ini dilakukan oleh bagian operation.
Object Karyawan, STP B, B/L, Packaging, Order_status
Function Generate_date(),Get_data_STP B(),Generate_data_packaging(), Get_data_WH_in() , Get_data_WH_Out(), Get_data_BL(), Add_data_karyawan(), Update_STPB()
Membuat Invoice
Use Case Use case ini dilakukan unt uk melakukan penagihan piutang kepada
pelanggan. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian
accounting, dim ulai dengan diterimanya informasi dari bagian operation bahwa STP B rangkap akhir telah diterima. Invoice akan
berisi informasi total tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan berdasarkan data yang diperoleh dari STPB, dan tanggal jatuh tempo untuk pelunasan piutang.
Object Karyawan, Custom er, STP B, Invoice
Function Generate_date(),Get_data_Invoice(),Generate_ID_Invoice(), Get_data_karyawan(),Get_data_STPB(),Add_new_Invoice(),Print()
Tabel 4.25 Use Case Specification untuk “Membuat Invoice”
Membuat Peringatan Jat uh Tempo
Use Case Use case ini dilakukan untuk melakukan peringatan ulang kepada custom er atas piutang yang belum dilunasi dan telah mencapai
batas tempo pembayaran. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian accounting dengan memilih menu “keuangan” dan “Peringatan Jatuh Tempo”. User lalu memilih invoice yang belum dilunasi oleh custom er dan menginput batas tempo pelunasan berikutnya.
Object Karyawan, Invoice, Bukti_Bayar, Peringatan_JT
Function Generate_date(), Get_data_PJT(), Generate_ID_PJT(), Get_data_karyawan(), Get_data_Invoice(), Get_data_BB(),
Hitung_sisa_tagihan(), Generate_tanggal_JT_berikut(), Add_new_JPT(), Print()
Membuat Bukti Bayar
Use Case Use case ini dilakukan apabila pelanggan melakukan pembayaran
atas pelayanan jasa yang telah diberikan oleh beX Movers. User
use case ini adalah karyawan bagian finance. User membuat bukti
bayar dengan cara memilih menu “transaksi” lalu memilih “ Bukti Bayar”. Lalu user memilih “ID Custom er” dan akan ditampilkan seluruh tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan. User lalu memilih invoice (tagihan) yang akan dibayar oleh pelanggan, setelah dipilih akan ditampilkan total tagihan unt uk invoice tersebut, lalu user memilih apakah pelanggan akan melakukan pelunasan atau akan melakukan pembayaran dengan metode cicilan, dan user akan mengisi data pembayaran yang dilakukan oleh custom er. Hasil cetak (print) dari form ini akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bayar pelanggan kepada beX Movers.
Object Karyawan, Custom er, Invoice, Bukti_bayar
Function Generate_date(), Get_data_BB(), Generate_ID_BB (),Get_data_karyawan(), Get_data_Custom er(), Hitung_sisa_tagihan(), Hitung_sisa_bayar(),
Generate_tanggal_bayar(), Add_new_invoice(), Print()
Tabel 4.27 Use Case Specification untuk “Membuat Bukti Bayar”
Membuat Deposot Slip
Use Case Setiap pembayaran yang dilakukan oleh custom er dengan metode pembayaran tunai, uang kas tersebut harus langsung disetorkan ke rekening perusahaan pada hari yang sama. Use case ini dilakukan untuk mencatat penyetoran uang kas ke bank oleh perusahaan. Use
case ini dilakukan oleh bagian finance. Object Karyawan, Bukti_Bayar, Deposit_Slip
Function Generate_date(), Get_data_DS(), Generate_ID_DS(), Get_data_karyawan(), Get_data_bank(), Get_data_BB(), Add_new_DS_item (), Rem ove_DS_item (),Hitung_total_deposit(), Add_new_DS() , Print()
Tabel 4.28 Use Case Specification untuk “Membuat Deposit Slip”
Menghit ung Limit Kredit
Use Case Use case ini dilakukan unt uk melihat sisa dari limit kredit yang
dimiliki oleh custom er dengan mengurangi batas maksimum limit kredit yang dimiliki custom er dengan total piutang yang belum dilunasi oleh custom er tersebut. Penghitungan ini digunakan untuk
memverifikasi apakah custom er masih dapat melakukan
pemesanan atas jasa yang dimiliki oleh perusahaan. Use case ini dilakukan oleh bagian finance.
Object Custom er, Limit_Kredit
Function Generate_date(), Get_data_custom er(), Get_data_tagihan_cust(), Get_data_bayar_cust(), hitung_sisa_LK()
Tabel 4.29 Use Case Specification untuk “Menghitung Limit Kredit” Melakukan Penilaian Customer
Use Case Use case ini dilakukan untuk menilai custom er atas
kemampuannya dalam membayar kredit. Use case ini dilakukan apabila custom er menginginkan penambahan pada batas limit kredit yang dimilikinya. Penilaian ini dilakukan dengan menginput skor atas beberapa kriteria yang telah ditetapkan berdasarkan informasi dan analisis yang telah dilakukan oleh bagian finance dan telah disetujui oleh manajer finance.
Object Karyawan, Custom er, Limit_Kredit, Penilaian_Custom er
Get_data_karyawan(),Get_data_Custom er(),Get_data_Custom er(), Hitung_skor_collateral(), Hitung_totalskor_kriteria(),
Get_data_STPB(), Hitung_total_transaksi(),
Hitung_total_transaksi_bulan(), Get_data_piutang(), Hitung_total_piutang(), Hitung_total_piutang(), Hitung_persen_telat_bayar(), Get_data_custom er(), Hitung_lama_terdaftar(), Hit ung_totalskor_kredit(),
Add_new_Penilaian(), Update_Custom er(), Print()
Tabel 4.30 Use Case Specification untuk “Melakukan Penilaian Cutsomer”
Membuat Laporan Penjualan Jasa
Use Case Use case ini dilakukan untuk menghasilkan informasi mengenai
penjualan yang dilakukan oleh beX Movers pada suatu periode tertentu. Pembuatan Laporan Penjualan Jasa dilakukan oleh karyawan bagian sales dengan cara memilih menu “laporan” dan “laporan penjualan jasa”. Lalu user memilih jenis laporan dan periode laporan yang diinginkan dan menekan tombol “print”.
Object STP B, Custom er
Function Get_data_STPB(), Get_data_SO(), Get_Data_Klaim(), Get_data_custom er, Print()
Tabel 4.31 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Penjualan Jasa”
Membuat Laporan Piutang
Use Case Use case ini dilakukan untuk menghasilkan informasi mengenai
piutang pelanggan pada periode tertentu. Pembuatan Laporan piutang dilakukan oleh karyawan bagian accounting dengan cara memilih menu “laporan” dan “laporan piutang”. Lalu user memilih jenis laporan dan periode laporan yang diinginkan dan menekan
tombol “print”.
Object Custom er, STPB, Bukti_Bayar
Function Get_data_STPB(), Get_data_Invoice(), Get_Data_BB(), Get_data_custom er, Print()
Tabel 4.32 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Piutang”
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Use Case Use case ini dilakukan untuk menghasilkan informasi mengenai
penerimaan kas beX Movers pada periode tertentu. Pembuatan Laporan piutang dilakukan oleh karyawan bagian finance dengan cara memilih menu “laporan” dan “laporan penerimaan kas”. Lalu
user memilih jenis laporan dan periode laporan yang diinginkan
dan menekan tombol “print”.
Object Karyawan, Custom er, Bukti_bayar, Invoice
Function Get_data_Invoice(), Get_Data_BB(), Get_data_custom er, Print()
Tabel 4.33 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
Membuat Laporan Jurnal Penjualan
Use Case Use case ini dilakukan untuk menghasilkan informasi mengenai
jurnal atas penjualan yang dilakukan beX Movers pada periode tertentu. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian accounting dengan cara memilih menu “laporan” dan “laporan jurnal penjualan jasa”. Lalu user memilih jenis laporan dan periode laporan yang diinginkan dan menekan tombol “print”.
Object Custom er, STPB
Function Get_data_STPB(), Get_data_SO(), Get_Data_Klaim(), Get_data_custom er, Print()
Tabel 4.34 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Jurnal Penjualan”
Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas
Use Case Use case ini dilakukan untuk menghasilkan informasi mengenai
jurnal atas penerimaan kas yang diterima beX Movers pada periode tertentu. Use case ini dilakukan oleh karyawan bagian accounting dengan cara memilih menu “laporan” dan “laporan jurnal penerimaan kas”. Lalu user memilih jenis laporan dan periode laporan yang diinginkan dan menekan tombol “print”.
Object Custom er, Bukti_bayar
Function Get_data_Invoice(), Get_Data_BB(), Get_data_custom er, Print()
4.1.3.2. Sequence Diagram
Window s Br owse Kar ya wan Window Kar ya wan
To p Package::Sales
klik_br owse _Kar ya wan << create > >
pilih_Customer
Karyawan
get_da ta_kar yaw an() result << create > > retur n generate_date( ) ALT [EDIT ] [N EW] [READ]
Edit Data Karyawan R EF
New Data Karya wan R EF
LOOP
close()
grid_jasa << create >> entry_Desc_Jasa entry_Jenis_Jasa Window Jasa Sales Jasa klik_new gener ate_ID_Jasa( ) klik_save add_new_jasa( ) ALT [NEW] empty_for m() empty_for m() << Reference Sequence Diagr am>> New Data Jasa
Input Detil Jasa REF
Ja sa
Wi ndows Browse SO
Sa les Order Karyaw an C ustomer Sa les
<< create >>
Wind ows Sal es Order
<< create >> g enerate_da te() kli k_browse_ SO pil ih_SO resul t retu rn Survey cl ose() ALT g et_ data_SO() N ew Sales Or der REF
Edit Sales Or der REF Print REF [READ ] [N EW] [EDIT ] OPT
Input Additional Information and Packaging Mater ial REF
OPT
Gambar 4.80 Reference Sequence Diagram untuk “Input Sales Order Shipper and
Gambar 4.81 Reference Sequence Diagram untuk “Input Order
Gambar 4.82 Reference Sequence Diagram untuk “Edit Sales Order Order
Gambar 4.83 Reference Sequence Diagram untuk “Edit Additional Inform ation &
klik_n egoti ati on_tab entry_harga _tawa r requ est_app ro va l pil ih_peng epakan
pili h_asuransi
pi lih_cara_ba ya r
Jasa Sakes Ord er Ka ryawa n Custo mer
Sales
<< cre ate >>
Windo ws Sales Order
kl ik_request_surve y Survey a dd_survey() klik_save add _new_SO() OPT
req uest_ne go() OPT
add_new_SO() kli k_editSO
Edit Order Description REF
Input Shipper and Receiver Infor mation REF
<<Reference Seque nce Dia gram>> Edi t Sales Order
OPT OPT
Windows Sales Order Survey Sales O rder O peration
klik_editSurvey
Edit Order Description
REF
<<Reference Sequence Diagram>> Edit Survey Order Descript ion
pilih_tab_order_desc
LOOP
klik_save
update_survey()
update_SO ()
Gambar 4.88 Reference Sequence Diagram untuk “Edit Additional Info & Packaging
