Perancangan Sistem Informasi Alumni
Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam
Indonesia dengan Aplikasi findAlumni
Abstrak- Masalah utama penelitian ini adalah sulitnya menemukan data-data alumni Fakultas Teknologi Industri (FTI) Universitas Islam Indonesia (UII) yang menunjang kualitas jaringan sosial yang dibangun, terutama oleh mahasiswa, selama atau setelah perkuliahan. Penelitian ini dilakukan untuk merancang suatu aplikasi berbasis desktop dengan sistem data base sederhana menggunakan bahasa pemrograman JavaFX. Metode penelitian yang digunakan pada pembuatan aplikasi ini yaitu metode waterfall (requirement analysis, design, implementation, varification, dan maintenance). Hasil penelitian ini adalah suatu sistem basis data sederhana berbasis desktop yang mencakup data-data alumni FTI UII dengan tingkat akses tidak hanya mahasiswa yang disasar sebagai pengakses utama, tetapi juga dosen dan karyawan sebagai pengakses sekunder. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan adanya aplikasi ini dapat membantu seluruh elemen FTI UII, terutama mahasiswa aktif, dalam menemukan data-data alumni FTI UII guna menunjang kualitas jaringan sosial antar alumni maupun mahasiswa FTI yang aktif.
Kata kunci- Desktop, Waterfall, Alumni.
I. PENDAHULUAN
Seiring berkembangnya dunia teknologi, hampir semua aspek di kehidupan sehari-hari diubah ke bentuk komputasi. Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah kinerja manusia serta mengefisienkan waktu. Salah satunya adalah buku besar, yang membukukan berbagai macam hal mulai dari data keuangan ataupun data alumni suatu sekolah atau universitas.
Dalam pencarian data di buku besar, banyak orang mengeluhkan beberapa hal diantaranya:
1. Kesulitan menemukan data. Hal ini disebabkan terlalu banyak data yang tersusun di dalamnya sehingga pembaca/pencari data kesulitan menemukan data yang dicari.
2. Membuang banyak waktu. Seseorang harus meneliti satu persatu data yang ada apakah sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau tidak. Padahal data di buku tersebut tidak bisa dihitung dengan jari.
Pemasalahan ini juga dialami oleh mahasiswa FTI UII. Mereka kesulitan mencari data alumni FTI
UII yang mereka butuhkan demi menunjang kualitas jaringan sosial yang mereka bangun atau keperluan lain. Berangkat dari permasalahan tersebut, peneliti mencoba mengembangkan aplikasi berbasis desktop yang mencakup seluruh data alumni FTI UII yang tidak hanya membantu mahasiswa tetapi juga seluruh elemen masyarakat FTI UII.
II. LANDASAN TEORI DAN PENELITIAN TERKAIT
Dalam memecahkan persoalan penelitian, dibutuhkan teori untuk menguraikan persoalan. Terlebih dahulu akan dijelaskan beberapa pengertian dan istilah penting yang akan digunakan. Istilah-istilah tersebut adalah sistem basis data, model air terjun (waterfall), dan arsitektur MVC (Model View Controller).
Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan suatu sistem yang menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional. Sistem basis data tersebut mampu menyediakan informaasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengampil keputusan (Waliyanto, 2000).
Model Air Terjun (Waterfall)
Model air terjun (waterfall) dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak (Roger S. Pressman, 2012). Pada model air terjun dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna yang berlanjut pada tahapan-tahapan perencanaan (planning), pemodelan (modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem perangkat lunak pada pelanggan atau pengguna (deployment).
memuat fungsionalitas-fungsionalitas pemrosesan yang bersifat spesifik terhadap aplikasi. View memuat di dalamnya semua fungsi yang bersifat spesifik terhadap antarmuka pengguna dan memungkinkan di dalamnya termuat juga presentasi isi dan logika pemrosesan, termasuk di dalamnya semua objek isi, akses-akses data yang bersifat eksternal dan akses ke sumber-sumber informasi lainnya, dan juga memuat di dalamnya semua fungsionalitas pemrosesan yang diperlukan oleh para pengguna akhir. Controller memuat pengelolaan permintaan-permintaan dari pengguna, memilih model perilaku, memilih metode yang digunakan untuk menampilkan view tertentu (Roger S. Pressman, 2012).
Charisma (2012) membuat sistem informasi alumni Program Studi Sistem Informasi Universitas Widyatama berbasis web sebagai media interaksi antar alumni, wadah untuk proses komunikasi antara pihak fakultas dengan alumni. Sistem tersebut dibuat menggunakan Macromedia Dreamweaver, bahasa pemrograman PHP, MySQL, dan APACHE. Sistem ini mengizinkan penyedia informasi untuk langsung menginformasikan kepentingan kepada mahasiswa lulusan Program Studi Sistem Informasi Universitas Widyatama dan menampilkan informasi curriculum vitae pada lulusan Program Studi Sistem Informasi Universitas Widyatama.
III. PERANCANGAN SISTEM Berdasarkan analisis yang dilakukan, software findAlumni yang dikembangkan menggunakan 3 level pengguna, yaitu: mahasiswa, alumni dan admin. Software ini menggunakna sistem berbasis desktop dengan memanfaatkan XML (Extensible Markup Language)sebagai media penyimpanan data. Mahasiswa dapat mengetahui info seputar alumni melalui search bar dan memasukkan keyword, yaitu: nama, kemampuan (skill), perusahaan dan jabatan. Pada tahap ini perancangan sistem menggunakan diagram UML (Undifined Modeling Language).
A. Perancangan Kebutuhan Pengguna
Gambar 3.1 Use Case Diagram findAlumni
Mahasiswa
Pada Gambar 3.1 ditampilkan use case diagram. Terdapat mahasiswa sebagai salah satu aktor dalam software findAlumni. Pada use case diagram, mahasiswa dapat melakukan pencarian data alumni melalui search bar yang tersedia pada antramuka dengan memasukkan keyword dan dapat melihat detail informasi seputar alumni. Mahasiswa tidak perlu melakukan login untuk menggunakan sistem ini, karena tidak memerlukan input data yang perlu disimpan pada file XML.
Alumni
Pada Gambar 3.1 terdapat aktor alumni sebagai pengguna utama yang diberi hak untuk bergabung dalam mesin pencarian data alumni dan dapat mengubah data pribadi melalui form yang telah disediakan. Pada fitur yang tersedia alumni perlu melakukan login terlebih dahulu, untuk selanjutnya akan menyimpan data terbaru pada file XML.
Admin
Pada Gambar 3.1 ditampilkan use case diagram untuk admin. Admin diberikan wewenang untuk mengelola data alumni yaitu dengan menambah atau menghapus data alumni. Pada fitur yang tersedia alumni perlu melakukan login terlebih dahulu, untuk selanjutnya akan menyimpan data terbaru pada file XML.
B. Perancangan Class Diagram
Gambar 3.2 Class Diagram software findAlumni Seperti yang tertera pada Gambar 3.2, terdapat 5 kelas yang akan digunakan pada perangkat lunak findAlumni, yaitu kelas dataAlumni, Pengguna, Perusahaan, Jabatan dan Kemampuan. Kelas dataAlumni memiliki 6 attributes dan 10 methods yang keseluruhan modifier bertipe public. Pada kelas Pengguna, terdapat 5 attributes. Kami memanfaatkan utilities List yang tersedia pada Java untuk mengakses data – data alumni. Kelas Pengguna juga memiliki 12 methods bertipe modifier public. Pada kelas Perusahaan terdapat 3 attributes dan 4 methods. Kemudian terdapat kelas Jabatan dan Kemampuan yang masing – masing memiliki 2 attributes dan 1 method.
IV. PEMBAHASAN
Pengembangan software ini mengacu pada sistem berbasis desktop. Keunggulan dari software yang berbasis desktop yaitu software kami dapat memiliki performa yang baik karena berjalan diatas spesifikasi hardware yang sudah ditentukan sebelumnya dan tidak memerlukan waktu untuk arus data dari Server atau sebaliknya. Namun terdapat kendala yang masih perlu kami selesaikan yaitu ketika kami sebagai developer akan sulit untuk melakukan update dan perawatan terhadap software findAlumni.
A. Implementasi
Sistem yang dihasilkan pada penelitian ini merupakan pengembangan dari rancangan dari Software Requirement Specification (SRS) dan Software Design Document (SDD). Pada SRS, terdapat deskripsi perangkat lunak, analisis kebutuhan, skenario aktivitas dan diagram aktivitas (activity diagram). Sedangkan pada SDD berfokus pada rancangan arsitektur, perilaku perangkat lunak, struktur data dan antarmuka. Melalui rancangan – rancangan tersebut, diakhiri dengan sebuah rancangan kelas keseluruhan. Rancangan kelas keseluruhan mengharahkan pada sebuah kelas controller yang nantinya berhubungan dengan kelas view dan model. Gambar 3.3 memperlihatkan bagaimana MVC saling berhubungan. Dari Gambar 4.1, diperoleh 6 kelas view, 4 kelas controller dan 5 kelas model.
Mencari dan menemukan informasi seputar alumni
Alumni dan mahasiswa dapat mencari data alumni dari tahun ke tahun berdasarkan keyword yang dimasukkan oleh pengguna. Berikut diagram sekuens yang menjelaskan bagaimana mahasiswa dan alumni dapat menemukan data alumni.
Gambar 4.2 Sequence diagram use case Mencari dan menemukan data seputar alumni
Pada use case mencari dan menemukan data seputar alumni, kelas yang akan diakses yaitu kelas dataAlumni. Data dataAlumni merepresentasikan data dataAlumni yang digunakan untuk menyimpan seluruh informasi terkait alumni yang sudah bergabung. Setiap dataAlumni yang dibuat akan langsung aktif. Berikut perancangan detail struktur data kelas dataAlumni
Tabel 4.1 Tabel struktur data kelas dataAlumni
No. Nama
Field Tipe Keterangan
3 perusahaan varchar(64) 4 is_aktif boolean Default
TRUE
Rancangan antarmuka use ca se mencari dan menemukan data seputar alumni disediakan pada halaman utama (homepage). Halaman utama memperlihatkan halaman awal sistem findAlumni sebelum seseorang masuk ke dalam sistem. Di halaman ini terdapat gambaran umum mengenai proyek-proyek yang ada dan sebuah form untuk melakukan autentifikasi atau login. Halaman yang menampilkan section untuk pencarian alumni dalam bentuk halaman utama (Homepage) yang disertai kolom pencarian (Search bar) alumni berdasarkan nama, skill, perusahaan tempat bekerja, dan jabatan.
Gambar 4.3 Rancangan antarmuka pencarian data alumni
Mengelola data alumni
Seorang admin dapat mengelola pengguna software, termasuk menambah, mengubah dan menghapus data alumni. Berikut diagram sekuens yang menjelaskan bagaimana admin dapat mengelola perangkat lunak.
Gambar 4.4 Sequence diagram use case mengelola data alumni
Untuk use case mengelola data alumni yang dibutuhkanpengguna akan tersusun dalam 5 kelas. Data persisten akan diambil dari dan disimpan ke
kelas model/entity dataAlumni dan Pengguna. Kelas pengguna digunakan untuk membaca siapa pengguna yang melakukan penambahan.
Gambar 4.5 Class Diagram UML pada Software findAlumni
V. KESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem informasi FindAlumni ini dapat digunakan sebagai alternatif dalam pencarian dan pendataan alumni FTI UII. Aplikasi yang dihasilkan juga dapat menghemat waktu dan biaya, memudahkan manajemen dokumen, serta meringankan tugas BSI Universitas Islam Indonesia dalam melakukan pendataan alumni.
DAFTAR PUSTAKA
[1] P. D. Roger S. Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2012. [2] C. U. Khalza, “Sistem Informasi Alumni
Program Studi Sistem Informasi Universitas
Widyatama Berbasis Web,” 2012.
[3] A. Fiftin Noviayanto, “Pengembagan Web Application Programmable Interface (Api) Sistem Informasi Distribusi Bantuan
Pascabencana Alam,” 2016.
