PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
A. Pengertian Pengembangan Organisasi
Banyak pendapat yang telah dikemukakan para ahli mengenai pengembangan organisasi. Christine S. Becker mengemukakan :
“Most simply, it is a process of planned changed dealing with people in an organization as a whole. It focuses on changing the organization by examining the people who make up the organization, how they work together as a unifilied whole, how they function within their subunits, and what should be changed to make them more effective.”
“Secara mudah, OD adalah suatu proses dari perubahan berencana terhadap orang-orang yang ada dalam suatu organisasi secara keseluruhan . pusat perhatiannya adalah perubahan organisasi dengan meneliti orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut, mengenai bagaimana mereka bekerjasama sebagai suatu kesatuan, bagaima berfungsi dalam unit mereka masing-masing dan apa yang perlu diubah sehingga mereka dapat bekerja secara lebih efektif”
Rumusan yang lebih jelas dikemukakan oleh Richard Beckhard :
“Organizatinal Develepment is planned change, organization wide effort that has top management support and is designed to increase organizatinal effectiveness and health through interventions using behavioral science knowledge.”1
“Pengembangan organisasi adalah suatu perubahan berencana, suatu usaha menyeluruh, yang memerlukan dukungan dari pucuk pimpinan, yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas dan kesehatan organisasi melalui penggunaan berbagai teknik intervensi dengan menerapkan pengetahuan yang berasal dari ilmu-ilmu perilaku.” Dalam kajian perilaku organisasi, pengembangan organisasi diasumsikan tidak akan berjalan dengan baik jika tidak disertai dengan desain perubahan perilaku manusia.
B. Tujuan Pengembangan Organisasi
Sebagaimana telah dikemukakan secara umum, tujuan pengembangan organisasi ialah untuk meningkatkan efektifitas organisasi secara keseluruhan. Untuk mencapainya, beberapa caranya adalah sebagai berikut :
a. Meningkatkan keharmonisan hubungan kerja antara pimpinan dengan staf anggota organisasi.
b. Meningkatkan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka.
c. Peningkatan keterbukaan dalam berkomunikasi.
d. Peningkatan semangat kerja para anggota organisasi dan juga kemampuan mengendalikan diri sendiri.
e. Mengubah dan mengembangkan pandangan terhadap perspektif organisasi dengan memperluas wawasan pada anggota organisasi.
f. Kemampuan mengadaptasi perubahan,perkembangan dan kemajuan ilmu dan tekhnologi.
g. Peningkatan pengetahuan,keterampilan/keahlian dalam bekerja.
h. Pengembangan orieantasi pada peningkatan produktivitas dan pemberian pelayanan yang berkualitas.
i. Peningkatan kemampuan mengadaptasi perubahan nilai-nilai sosial dan nilai-nila positif.
Jadi, organisasi di dalam mengembangkan kreativitasnya sangat membutuhkan orang-orang yang memiliki kapasitas pemikiran kreatif dan pemikiran analitikal. Pemikiran kreatif diperlukan organisasi pada tahapan insepsi untuk masing-masing ide. OD bertujuan memberi informasi yang lengkap dan benar dari dalam organisasi itu sendiri untuk dapat membantu organisasi dan juga para anggotanya untuk mendapatkan berbagai solusi atas masalah atau isu yang sedang mereka hadapi.2
C. Beberapa Karakteristik Pengembangan Organisasi
Untuk lebih memperjelas pengertian pengembangan organisasi, kiranya akan bermamfaat bila kita ketahui beberapa karakteristiknya. Bennis mengemukakan beberapa ciri sebagai berikut :
a. OD adalah suatu strategi pendidikan yang dimaksudkan untuk melakukan suatu perubahan bencana.
b. Perubahan organisasi umumnya terjadi sebagai suatu akibat dari keadaan darurat atau persoalan-persoalan yang datang dari luar. Hal tadi dapat menimbulkan konflik antar kelompok atau untuk mempertanyakan identitas organisasi.
c. OD selalu mendasarkan diri pada suatu teknik yang mengikutsertakan pengalaman secara langsung.
d. Program OD selalu menggunakan agen pengubah yang biasanya datang dari luar.
e. Seorang agen pengubah biasanya mempunyai pandangan sosial atau sistem nilai tertentu mengenai manusia dalam organisasi, seperti teori Y-nya Me-Gregor.
D. Tahapan Pengembangan Organisasi
Program pengembangan organisasi pada umumnya mencakup enam tahapan. Yaitu Problem perception, Diagnosis, Unfreezing, Increased experimentation, refreezing, and moderating change effect.3 Problem Perception
(pemahaman persoalan) merupakan langkah pertama dalam program Pengembangan Organisasi. Dalam organisasi orang cenderung mengerjakan sesuatu menurut pengalaman masa lampaunya. Persoalan timbul apabila pengambilan itu sudah tidak sesuai dengan tuntutan tugas pekerjaan dan organisasi ataupun tuntutan lingkungan. Diagnosa adalah tahap merumuskan hakikat persoalan yang dihadapi organisasi. Dalam tahap ini dilakukan pengamatan terhadap gejala-gejala yang timbul dan menghubungkan dengan aspek teknis, sosial, dan manajemen serta lingkungan organisasi. Tahap “unfreezing” merupakan proses untuk mengurangi secara bertahap penggunaan teknik, metoda, atau perilaku kerja yang dianggap sudah tidak sesuai dengan kebutuhan. Tahap “Increased experimentation” atau tahap kegiatan coba-coba. Dalam tahap ini alternatif tersebut diuji lebih lanjut. Tahap kelima ialah tahap “refreezing” atau tahap pemantapan. Dimana beberapa percobaan yang dianggap
cukup berhasil, diitentegrasikan. Tahap moderating change efforts atau tahap penentuan ruang lingkup perubahan. Setiap perubahan menimbulkan beberapa konsekuensi bagi pihak manager maupun bagi kalangan pegawai biasa.
E. Teknik Pengembangan Organisasi
Secara garis besar, teknis ini dapat dibedakan atas tiga kelompok, yaitu “The interpesonal techniques, Integrating Individuals and organizations, and the confrontation meeting”.4 The interpesonal techniques atau teknis analisa
perorangan. Dilihat secara historis, analisis perseorangan mulanya dikenal dalam “T-group” atau latihan kepekaan. Dalam perkembangannya lebih lanjut, maka dipergunakan pula dalam konsepsi Pembentukan Team. Integrating Individuals and organizations (Teknik pengintegrasikan manusia dengan organisasi) mencakup dua teknik pokok, yaitu “Job Enrichment” dan “Management by Objectives”. Job Enrichment merupakan perluasan konsepsi atau perluasan kerja. Teknik perluasan kerja terutama berkaitan dengan usaha menambah ruang lingkup pekerjaan. Management by Objectives merupakan suatu proses dimana atasan dan bawahan dari suatu organisasi secara bersama merumuskan tujuan bersama, ruang lingkup tanggungjawab masing-masing dalam pengertian tingkat prestasi yang diharapkan dan menggunakan ukuran tersebut sebagai pedoman kerja. The Confrontation Meeting, teknik ini merupakan teknik baru Pengembangan Organisasi. Teknik ini diselenggarakan melalui suatu pertemuan satu hari, yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam organisasi. Dalam pertemuan itu diharapkan pula dapat dirumuskan beberapa cara pemasalahan masalah. Sebagai suatu teknik Pengembangan Organisasi, teknik ini dapat bermamfaat untuk meningkatkan kemampuan mengidentifikasi dan memecahkan persoalan.
F. Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Kemampuan organisasi menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan, baik perubahan yang terjadi karena dorongan dari dalam (internal factor) maupun
dorongan dari luar (faktor lingkungan). Dorongan dari dalam dapat timbul karena tuntutan perubahan sistem nilai dan norma kelompok. Sedangkan dorongan dari luar dapat terjadi karena interaksi organisasi dengan lingkungan sekitarnya, baik pada waktu menerima masukan (input) maupun pada saat memberikan keluar (output). Dengan perkataan lain, disadari atau tidak, perubahan selalu terjadi dalam setiap organisasi. Berdasarkan kenyataan ini, Duncan mengatakan bahwa ada perubahan organisasi yang tidak disengaja atu tidak terencana (haphazard change). Ada pula perubahan yang disengaja atau berencana (planned change).5
Lengkapnya ia berkata :
“When we simply allow change to happen and make no attempt to plan for it or to influence its direction, it is said to be random or haphzaed change. In contrast, planned change is a conscious and deliberate attempt on the part of some agent to bring about alterations in a system. Planned change, is goal oriented. It is initiatied to obtain a spesific outcome”
Perubahan tidak berencana adalah perubahan yang tidak terencanakan atau tidak memperngaruhi arah perubahan. Sebaliknya, perubahan berencana merupakan usaha secara sadar dan sengaja dari suatu agen pengubah (individu atau kelompok) untuk mengadakan perbaikan atas suatu sistem. Perubahan berencana berorientasi pada tujuan tertentu.
Perubahan organisasi merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari sangatlah pentingnya menyusun suatu strategi agar perubahan itu dapat bermamfaat bagi kepentingan organisasi, atau sekurang-kurangnya tidak mengganggu kelancaran kelangsungan hidup organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan strategi perubahan yang berencana. Berikut ini akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan perubahan berencana, yaitu :
a. Perubahan Berencana
Perubahan berencana merupakan usaha perubahan yang dilakukan suatu unsur pengubah (change agent). Duncan menyebutkan bahwa ada empat unsur pengubah, yaitu :
1. Kelompok penekan yang datang dari luar
Istilah ini mengandung pengertian bahwa terdapat kelompok penekan dari luar yang dapat menimbulkan perubahan pada organisasi, seperti organisasi
politik, organisasi profesional dan organisasi sosial. Tidak dapat disangkal bahwa organisasi politik, misalnya partai politik dan organisasi kekaryaan, sering menjadi kekuatan yang perlu diperhitungkan oleh setiap organisasi.
2. Kelompok penekan yang berasal dari organisasi itu sendiri
Dalam unsur ini tercakup pengertian semua macam bentuk tekanan yang berasal dari dalam organisasi sendiri, yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan. Bentuk tekanan itu dapat berupa persatuan seluruh karyawan atau persatuan hanya diantara sekelompok orang yang karena hal-hal tertentu dapat membawa perubahan terhadap organisasi.
3. Konsultan Pengembangan Organisasi dari luar,
Konsultan dalam bidang pengembangan Organisasi, walaupun dapat berasal dari dalam, pada umumnya berasal dari luar organisasi. Adapun tugasnya adalah untuk mengadakan suatu perubahan terhadap organisasi, terutama dalam bentuk membantu suatu kelompok untuk memecahkan persoalan tertentu. C. Ferguson pernah mengemukakan bahwa “Consultant, if they asume the role of an expert, may increase organizational dependence on them, thus making it more difficult for the organization to mobilize resources toward solving problem”6 (Konsultan,
apabila mereka bertindak sebagai orang ahli, akan menimbulkan dorongan untuk mempertahankan diri, sehingga dapat mempersulit usaha pengerahan sumber-sumber yang diperlukan dalam pemecahan persoalan.) pendapat yang senada dikemukakan oleh Edward Schein yang mengemukakan “... an OD consultant should be an expert on how to help an organization learn, not an expert on the actual managerial problems”.7(...seorang konsultan OD haruslah seorang ahli
dalam membantu suatu organisasi untuk belajar (berkembang), bukan seorang ahli dalam memecahkan persoalan managerial praktis.
4. Konsultan Pengembangan Organisasi dari dalam.
Secara garis besar, agen pengubah dari dalam organisasi bisa seorang pimpinan dan staf. Mengenai pentingnya peranan seorang pemimpin dalam meningkatkan produktivitas kerja kiranya tidak perlu pembahasan lebih lanjut.
Dengan makin meningkatnya kompleksitas organisasi, spesialisasi di bidang substantif maupun di bidang organisasi dan manajemen juga semakin meningkat.
6 C. Ferguson. Concerning the Nature of Human System and the Consultant’s Role”, Journal of Applied Behavioral Sciences, 1969, hal. 186-187.
Kebutuhan akan ahli di bidang organisasi dan metoda, analisa kebijakan, analisa kepegawaian, keuangan dan sebagainya makin lama makin meningkat. Penggunaan staf sebagai agen pengubah mempunyai keuntungan dan kerugian pula. Keuntungannya antara lain :
1. Ia dapat dimamfaatkan untuk jangka waktu yang relatif lebih lama. 2. Ia dapat langsung dilibatkan dalam perubahan serta memonitoringnya. 3. Ia pada umumnya sudah cukup banyak mengetahui kelemahan yang
terdapat dalam sistem organisasi. Hal ini berarti bahwa ia sesungguhnya dapat langsung memamfaatkan pengetahuannya itu untuk mengadakan perubahan organisasi.
4. Karena ia orang dalam, organisasi pada dasarnya tidak perlu membuat anggaran tambahan yang besar jumlahnya.
Kerugiannya, yaitu :
1. Tugasnya sering dianggap tidak begitu menarik, di samping jarang didukung fasilitas yang memadai.
2. Ia memerlukan dukungan pimpinan terus-menerus, karena tidak mempunyai kewenangan operasional terhadap para karyawan.
3. Ia harus mempunyai integritas yang cukup tinggi, supaya pendapat dan sarannya dapat dan mau didengar oleh yang lainnya.
4. Faktor terakhir ini sering membawa akibat lebih jauh lagi, yaitu timbulnya sikap sinis terhadap orang yang mendapat tugas mengadakan perubahan. b. Tahap Perubahan Berencana
1. Tahap Persiapan
Dalam tahap ini tercakup kegiatan penelitian, penemuan agen pengubah, kegiatan diagnosa, dan penyusunanm rencana operasional.
Dalam kegiatan penelitian terkandung pengertian usaha penemuan segala persoalan organisasi, yang akan memberikan petunjuk apakah perlu diadakan perubahan, termasuk kemungkinan aspek-aspek yang memerlukan perubahan.
Berdasarkan hasil kegiatan tadi, lalu secara lebih matang ditentukan siapa yang akan menjadi agen pengubah dan siapa serta unit mana yang perlu dijadikan sasaran utama perubahan.
Hasilnya merupakan bahan bagi penyusunan rencana operasional, termasuk perkiraan hasil yang akan dicapai. Menyusun rencana operasional ini perlu sekali dilakukan bersama antara agen pengubah dan pimpinan organisasi.
2. Tahap pelaksanaan Perubahan
Kegiatan persiapan sudah dilakukan secara bersama, diharapkan hal itu berarti bahwa organisasi sudah siap menerima perubahan. Pelaksanaan rencana ini dapat dilakukan dengan berbagai cara intervensi. Khusus mengenai cara intervensi, para ahli mengemukakan beberapa pendapat. Enam teknik Intervensi, yaitu : Team Building, Inter-Group meeting, Goal Setting and Planning, Conflict Resolution, Skill Building, Laboratory Training.8
Chris Argyris, mengemukakan tujuh tahap dan teknik intervensi, yaitu Initial Diagnosis (Diagnosis awal), Team skills training (Latihan keterampilan kelompok), Data collection (Pengumpulan data), Data Confrontation (Pengujian data), Action Planning (Rencana tindak), Team Building (Pembentukan Tim), dan Intergroup Building (Penyusunan Hubungan antar Kelompok).9
Penggunaan kekuasaan merupakan salah satu teknik mengadakan perubahan yang paling banyak digunakan. Pimpinan organisasi dapat memberikan hukuman atau penghargaan sebagai cara mengubah perilaku seseorang atau sekelompok orang.
Walaupun teknik ini menguntungkan, yaitu dapat dilaksanakan dengan cepat. Tetapi penggunaan kekuasaan yang berlebih-lebihan dapat menimbulkan perubahan yang semu dan bersifat sementara, karena segera akan kehilangan kekuatan apabila tidak ditegakkan secara konsisten.
Tekinik re-edukasi merupakan teknik intervensi yang dianggap akan memberikan efek yang lebih berjangka lama. Tekinik ini berkembang atas asumsi bahwa perilaku seseorang ditentukan oleh pengalaman yang diperolehnya di lingkungan keluarga, karena interaksi dengan masyarakat sekitarnya.
3. Tahap Pemantapan
Setelah tahap pelaksanaan perubahan dilakukan, menyusul tahap berikutnya yaitu tahap pemantapan. Tahap ini penting untuk memungkinkan para anggota
8 Christine S. Becker, The Practical Side of OD, Public Management, 1978, hal. 5.
organisasi dapat bekerja dengan tingkat kepastian yang lebih baik, dan juga penting untuk mengadakan evaluasi terhadap kegiatan dan hasil perubahan berencana. Dengan adanya evaluasi ini, mungkin masih diperlukan tindak lanjut atau secara resmi dapat ditegaskan bahwa program perubahan berencana sudah selesai.
c. Pengembangan Organisasi
Dalam pembahasan sudah dikemukakan bahwa banyak bentuk organisasi bermunculan. Hal ini antara lain disebabkan karena makin meluasnya pandangan tentang perlunya kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan. Salah satu hasil penting perkembangan pandangan tersebut, ialah muculnya teori organik (organic organization). Beberapa karakteristiknya ialah : lebih terbuka terhadap lingkungan, lebih berorientasi kepada rasa saling mempercayai, menggunakan gaya kepemimpinan yang lebih partisipatif, kurang terikat kepada kesatuan perintah, rentang kendali, dan sebagainya. Tentang organisasi organik, Gary Dessler antara lain berkata :
“Managers-sometimes find it necessary to make their own organizations more organic. Perhaps your organization suddenly has to adapt to a competitor’s new and unique product or perhaps they’re faced with emerging conflict between several of your departement heads, conflict that is undermining yout unit’s creativity and flexibility. There are the kinds of situations that lead managers to turn to OD.”10
“Para manager seringkali berpendapat bahwa organisasi mereka perlu lebih organik. Hal ini mungkin karena menyadari bahwa organisasi mereka perlu menyesuaikan diri dengan produksi baru dari organisasi lain yang bersifat unik. Atau mungkin pula mereka melihat adanya konflik antar beberapa pimpinan unit yang berakibat menurunnya kreatifitas dan fleksibilitas organisasi. Hal-hal tersebut mendorong para manager untuk berpaling kepada OD.
Apabila kita mencoba melakukan pengembangan organisasi secara komperehensif maka upaya untuk merancang/mendesain hal ini dilakukan melalui perancangan ketiga aspek diatas. Bahwa pengembangan organisasi dinilai tepat
jiak dilakukan secara komprehensif, tidak dilakukan secara parsial, semisal perubahan sistem manajemen organisasi, tetapi sikap orang dalam organisasi tidak diubah, atau keterampilan kerja orang dilatih dan dikembangkan tetapi tidak diseratai dengan sistem organisasi.
SIMPULAN
Jadi dari pembahasan yang telah dipaparkan bisa tarik kesimpulan bahwa pengembangan organisasi merupakan suatu perubahan berencana, suatu usaha menyeluruh, yang memerlukan dukungan pucuk pimpinan. Dengan perubahan demikian diharapkan efektifitas organisasi secara keseluruhan dapat ditingkatkan, bukan hanya efektifitas unit-unit organisasiatau efektifitas perseorangan saja. Dengan demikian maka pengembangan organisasi merupakan usaha berjangka panjang, usaha penyempurnaan yang menyeluruh bagi peningkatan efektifitas organisasi secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
Ahmad Subkhi & Mohammad Jauhar. Pengantar Teori dan Perilaku Organisasi. 2013. Jakarta: PT. Prestasi Pustakaraya.
Ibrahim Indrawijaya, Adam. Perilaku Organisasi. 2009. Bandung: Sinar Baru Algensindo.
John M. Ivancevich, Robert Konopaske, Mitchael T. Matteson. Perilaku Organisasi. 2006. Jakarta: Erlangga.
Robbins, P. Stephen. Perilaku Organisasi. 2006. Jakarta: PT INDEKS Kelompok GRAMEDIA.
Shaun Tyson & Tony Jackson. The Essence of Organization Behaviour. 1992. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Sutrisno, Edy. Budaya Organisasi. 2011. Jakarta: Kencana Prenada Group. Umam, Khaerul. Prilaku Organisasi. 2012. Bandung: CV Pustaka Setia.
