PETUNJUK PENGGUNAAN E-PROCUREMENT UNTUK VENDOR

(1)

FITUR UMUM APLIKASI (PENTING)

PT.Bukit Asam(persero)

1 APLIKASI E-PROCUREMENT PT Bukit Asam Persero

PETUNJUK PENGGUNAAN

(2)

PT.Bukit Asam(persero)

2 Daftar Isi

FITUR UMUM APLIKASI (PENTING)... 3

1. Pembuatan Tanggal... 3 2.Simpan Data... 4 3.Format Penulisan... 5 PENDAHULUAN... 6 1.Tujuan... 6 2.Alur Proses... 6

3.Menu dan Sub Menu Modul Vendor Registration... 7

LOGIN... 8

PENDAFTARAN... 9

1.Syarat dan Ketentuan... 9

2.Pembuatan Username dan Password... 10

3.Konfirmasi Email... 11

MENU DATA ADMINISTRATIF... 12

1.Data PERUSAHAAN... 13

2.Sub Menu Data Legal... 15

3.Sub Menu Pengurus Perusahaan... 19

4.Sub Menu Data Keuangan... 20

MENU DATA TEKNIS... 21

1.Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi... 21

2.Sub Menu SDM... 22

3.Sub Menu Fasilitas/Peralatan... 23

4.Sub Menu Pengalaman Proyek... 24

5.Sub Menu DATA KOMODITAS DAN AREA KERJA... 26

(3)

PT.Bukit Asam(persero)

3 MODUL VENDOR REGISTRATION

PENDAHULUAN

TUJUAN

Modul Registrasi Penyedia Barang dan Jasa merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eProcurement PT. Bukit Asam (Persero) atau electronic procurement untuk melakukan proses:

1. Pembuatan user name dan password

2. Pendaftaran Penyedia Barang dan Jasa secara online

3. Kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa ke dalam bidderlist sesuai klasifikasi bidang usaha di lingkungan PT. Bukit Asam (Persero)

ALUR PROSES

V.1. Pendaftaran Vendor V e n d o r M a n a g e r M A P A sm e n A d m & D o k . P e n g a d a a n Tidak Tidak Ya Ya

Start V.1.2. Data _lengkap Finish V.1.1. Menerima & Verifikasi Pendaftaran Online & Dokumentasi V.1.3. Perubahan & Pelengkapan Data V.1.6. Penerbitan TDR-BA & No.

Vendor V.1.4. Persetujuan V.1.5. Pemberitahuan Penolakan V.1.7. Ellipse Vendor

(4)

PT.Bukit Asam(persero)

4 MENU DAN SUB MENU MODUL VENDOR REGISTRATION

1. Login

2. Registrasi

 Syarat dan Ketentuan

 Pembuatan Username dan Password

 Konfirmasi Email registrasi

3. Menu Data Administratif

 Sub Menu Data Perusahaan

 Sub Menu Data Legal

 Sub Menu Pengurus Perusahaan

 Sub Menu Data Keuangan

4. Menu Data Teknis

 Sub Menu SDM

 Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi

 Sub Menu Fasilitas/Peralatan

 Sub Menu Pengalaman Proyek

 Sub Menu Data Komoditas & Area Kerja

 Sub Menu Data Tambahan

(5)

PT.Bukit Asam(persero)

5 1. LOGIN

Untuk mendaftarkan perusahaan menjadi Penyedia Barang dan Jasa PT. Bukit Asam (Persero) anda bisa mendaftar secara online melalui internet ke https://eproc.ptba.co.id

No Field Keterangan Contoh isi

1 Nama Pengguna User name yang dipakai untuk masuk applikasi E-Proc monriex

2 Kata kunci Kata sandi yang dipakai untuk masuk applikasi E-Proc ******

3 Captcha Kode security

4 login button yang dipakai masuk applikasi E-Proc setelah

mengisi Username dan Password

5 Registrasi button yang dipakai untuk mendaftar di applikasi E-Proc

6 Lupa pasword button yang digunakan apabila lupa dengan password

pengguna

7 Daftar Lelang Button yang digunakan untuk mengikuti pelelangan

8 Manual book Batton yang digunakan untuk mendownload instruksi

manual

9 Surat pernyataan Button yang digunakan untuk mendownload surat

pernyataan 10 Dokumen registrasi 1 2 4 5 3 6 10 8 7 9

(6)

PT.Bukit Asam(persero)

6 2.REGISTRASI

1.SYARAT DAN KETENTUAN

Tujuan dari halaman ini adalah untuk menginformasikan ketentuan-ketentuan yang berlaku di PT Bukit Asam Persero dan harus disepakati oleh penyedia barang dan jasa PT Bukit Asam.

Untuk melanjutkan proses registrasi klik tombol ya (1) 1

(7)

PT.Bukit Asam(persero)

7 2.PEMBUATAN USERNAME DAN PASSWORD

Tujuan dari halaman ini adalah untuk mencantumkan informasi mengenai alamat email, username dan password yang akan digunakan untuk bertransaksi secara online.

No Field Keterangan Contoh isi

1 Alamat email Alamat email yang dimiliki oleh penyedia barang dan jasa

ronaldo@anggota.co.id

2 Nama pengguna Nama yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eProc

Ronaldo

3 Kata kunci Kata sandi yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eProc

******

4 Ketik ulang kata kunci

Ulangi penulisan kata sandi di atas ******

5 Captcha Kode security

6 Register Template yang digunakan untuk menyelesaikan proses registrasi

7 Batal Template yang digunakan jika batal registrasi

Notes :

Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke tahap

selanjutnya. 1 2 4 3 5 6 7

(8)

PT.Bukit Asam(persero)

8 3.KONFIRMASI EMAIL REGISTRASI

Setelah proses pembuatan account selesai, sistem akan mengirimkan email konfirmasi registrasi ke alamat email yang didaftarkan dan klik AKTIVASI untuk melanjutkan (11) .

Apabila berhasil maka akan muncul tampilan yang menginformasikan bahwa Account Anda telah diaktifkan, untuk melengkapi data-data perusahaan Anda,klik Login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

(9)

PT.Bukit Asam(persero)

9

(10)

PT.Bukit Asam(persero)

10 MENU DATA ADMINISTRATIF

Menu Data Administratif terdiri dari sub menu data perusahaan, data legal, pengurus perusahan, dan data keuangan.

1.DATA PERUSAHAAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data Prefik perusahaan,Nama perusahaan, Suffik Perusahaan, Tipe Perusahaan

Isian form tambah data perusahaan seperti dibawah ini :

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

1 No Fax Nomor Fax 021 932382xx

2 Kota Kota domisili perusahaan Palembang

3 Negara Negara Indonesia

1 2 3 4 5 6 7 8 9

(11)

PT.Bukit Asam(persero)

11

4 Jenis Pilihan ( ) terdiri dari Kantor Pusat atau Kantor Cabang

Kantor Pusat

5 Telepon Kantor Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax

(0751) 12222324

6 Kota Kota domisili perusahaan Palembang

7 Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan sudirman no28

8 Kode Pos Kode Pos 27411

9 Website Alamat web perusahaan www.ramaelektrik.com

form isian tambah data tambahan seperti dibawah ini :

1 Tipe Pilihan ( ) terdiri dari tipe hubungan Principal

2 Nama perusahaan Nama perusahaan relasi Rama Maju utama

3 Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung

Jalan sudirman no28

4 Kode pos Kode pos wilayah 31189

1 2 3 4 ₅ 6 7

(12)

PT.Bukit Asam(persero)

12

5 Negara Pilihannegara ( ) terdiri dari indonesia inggris,dll

indonesia

6 kualifikasi Kualifikasi perusahaan Quality control sistem

7 Hubungan Hubungan perusahaan tambahan dengan perusahaan yang mendaftar melalui aplikasi eproc

Grup companies

Notes :

Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

2.SUB MENU DATA LEGAL

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data legalitas perusahaan. Meliputi

informasi mengenai akta pendirian, domisili perusahaan, NPWP, jenis penyedia barang dan jasa, SIUP, ijin lain-lain, TDP, surat keagenan/distributorship, dan angka pengenal importir.

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian akta pendirian:

Untuk melalukan pengisian data legal bisa dengan mengklik TAMBAH DATA AKTA ( 1 ) TAMBAH

DATA DOMISILI ( 2 ).

Setelah itu akan muncul form seperti dibawah ini :

1

(13)

PT.Bukit Asam(persero)

13

1. DATA AKTA

1 Jenis Jenis akta. Pilihan ( ) terdiri dari Pendirian atau Perubahan

Pendirian

2 No Akta Nomor pembuatan akta 12733333333

3 Tanggal Pembuatan Tanggal pembuatan akta 13-feb-2013

4 Berita Negara Tanggal berita negara sebuhungan dengan pembuatan akta di atas

30.03.2004

5 Pengesahan Kehakiman

Tanggal pengesahan kehakiman

sebuhungan dengan pembuatan akta di atas

09.03.2004

6 Nama Notaris Nama notaris pembuat akta Daud Ritonga, SH

7 Alamat Notaris Alamat notaris pembuat akta Jl. Melawai Raya No. 20C

Apabila Anda ingin menambah data (misalnya Akta Perubahan) lakukan hal yang sama seperti pada saat Anda memasukkan data mengenai Akta Pendirian Perusahaan.

1 2 4 3 5 7 6

(14)

PT.Bukit Asam(persero)

14

2. Domisili perusahaan

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian domisili perusahaan:

2A No Nomor Domisili 503/55/V/2008

2B Tanggal Tanggal domisili diterbitkan 21.05.2008

2C Kadaluarsa Masa habis berlaku domisili 21.05.2009

2D Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Graha Wijaya Blok J-33 Jl. Wijaya II

2E Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Selatan

2H Negara Negara Indonesia

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian NPWP dan SUP: 6 1 2 3 4 5 7 8

(15)

PT.Bukit Asam(persero)

15

PENJELASAN NPWP:

3A No Nomor Pokok Wajib Pajak 02.172.645.1-017.000

3B Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung

Graha Wijaya Blok J-33 Jl. Wijaya II

3C Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Selatan

3D Propinsi Propinsi domisili perusahaan DKI Jakarta

3E Kode Pos Kode Pos 12177

3F PKP Sebagai PKP atau bukan YA

PENJELASAN SUP :

1 Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan SIUP Pemerintah Ibukota Propinsi DKI Jakarta Dinas Perindag

2 No Nomor SIUP 02780/1833.376

3 Jenis SIUP SIUP Kecil, Menengah, Besar atau TBK SIUP Besar

4 Berlaku Mulai Tanggal berlakunya SIUP 30.07.2002

3A 3D 3E 1 3 3B 3C 3F 2 4 5

(16)

PT.Bukit Asam(persero)

16

5 Sampai Tanggal berakhirnya SIUP. Bila SIUP yang dimilki tidak memiliki tanggal berakhir, maka diisi 5 tahun dari dari saat registrasi

30.07.2011

Berikut informasi mengenai TPD Sedangkan untuk bagian ijin lain-lain (6) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi.

7A Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan TDP Pemerintah

Kotamadya Jakarta Selatan Dinas

Perindag

7B No Nomor TDP 08.03.1.57.33300

7C Berlaku Mulai Tanggal berlakunya TDP 28.12.2004

7D Sampai Tanggal berakhirnya TDP 28.12.2009

Sedangkan untuk bagian Surat Keagenan/Distributorship (8) dan Angka Pengenal Importir (9) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap klik Simpan (10A). Sedangkan apabila telah selesai melengkapi seluruh Data Legal klik Simpan & Lanjut (10B) untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya

7A

7B

(17)

PT.Bukit Asam(persero)

17 3. PENGURUS PERUSAHAAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data pengurus perusahaan, meliputi

Dewan Komisaris dan Direksi.

Untuk menambah data pengurus perusahaan klik (1) dan akan muncul pop up seperti berikut : 1

(18)

PT.Bukit Asam(persero)

18

1 Tambah Dewan Komisaris Untuk menginput data

2 Nama Nama lengkap Agus Suharsono

3 Posisi/jabatan Jabatan atau posisi vendor Komisaris Utama 4 Nomor Telepon Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan

standar format penulisan nomor telepon

+62-21-7510957

5 Nomor KTP 10.5504.250946.1001

6 NPWP Pribadi 06.692.942.3-407.000

7 Kewarganegaraan Kewarganegaraan vendor Amerika

8 Simpan dan lanjut Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan dan lanjut tersebut agar dapat melanjutkan ke bagian dan sub menu berikutnya.

9 Edit Untuk melakukan revisi terhadap informasi yang telah Anda isi

10 Hapus Untuk menghapus informasi yang telah di isi 1 2 3 4 5 6 7 9 8 10

(19)

PT.Bukit Asam(persero)

19 4. SUB MENU DATA KEUANGAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan aspek keuangan perusahaan, meliputi informasi Rekening Bank, Modal Sesuai dengan Akta Terakhir, Informasi

Laporan Keuangan dan Klasifikasi Perusahaan.KLIK (A) untuk tambah data

1 Tahun Laporan Tahun laporan keuangan perusahaan 2007 2 Jenis Laporan Jenis laporan keuangan perusahaan (audit

atau tidak audit)

Audit

3 Valuta Jenis valuta IDR 4 Nilai Aset Nilai aset keuangan perusahaan 3,500,000,000 5 Hutang Hutang perusahaan 1,500,000,000 6 Pendapatan Kotor Pendapatan kotor laporan keuangan

perusahaan

3,000,000,000

7 Laba Bersih Laba perusahaan 1,500,000,000 8 Klasifikasi

Perusahaan

Klasifikasi (Kecil, Menengah atau Besar) Besar

1 2 3 4 5 6

A

7

8

(20)

PT.Bukit Asam(persero)

20

9 Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya.

10 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap

11 Batal Untuk membatalkan informasi yang sudah diisi dan keluar dari aplikasi eProc (logout)

MENU DATA TEKNIS

Menu Data Teknis terdiri dari sub menu data kulaifikasi, barang/jasa, SDM, sertifikasi,

fasilitas/peralatan, pengalaman proyek, dan data komuditas area kerja

5. .SUB MENU KUALIFIKASI/SERTIFIKASI

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan kualifikasi atau

sertifikasi yang dimiliki oleh perusahaan.

1 2 3 4 1A 1B 1C 1E 1D 1F 1G 3

(21)

PT.Bukit Asam(persero)

21

1A Jenis Sertifikat Jenis sertifikat yang dimiliki oleh

perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis sertifikat:

Mutu, Lingkungan Hidup, Patent dan Lisensi, Asosiasi Profesi,Lainnya

Asosiasi Profesi

1B Nomor sertifikat Nomor sertifikat

1C Nama Sertifikat Nama belakang International Purchasing

and Supply Management

1D Keterangan sertifikat Keterangan sertifikat resmi

1E Dikeluarkan oleh Lembaga atau badan yang mengeluarkan sertifikat tersebut

International Trace Center, Swiss 1D/E Berlaku Mulai dan Sampai Tanggal mulai dan berakhirnya sertifikat 7/7/2005 sampai dengan

27/7/2011 3 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi dan membuka

sub menu selanjutnya

4 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan 2 KEMBALI Untuk membatalkan informasi yang sudah

di isi dan keluar dari aplikasi eProc (logout)

Notes :

Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

2. SUB MENU SDM

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan komposisi SDM yang dimiliki oleh perusahaan .

(22)

PT.Bukit Asam(persero)

22

1 Jenis Pilihan ( ) status tenaga ahli utama: Permanen, Kontrak, Outsourcing WNI, TKA

Permanen, WNI

2 Nama Nama tenaga ahli Roni Suharsono

3 Pendidikan Terakhir Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh

S-2

4 Keahlian Utama Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di

perusahaan Project Management, Supply Chain Management, Customer Experience Management 5 Pengalaman Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh

tenaga ahli utama (dalam tahun)

15 tahun

6 Simpan Untuk menyimpan data

7 Kembali Untuk membatalkan proses

1 2 3 4 5 6 7

(23)

PT.Bukit Asam(persero)

23 2.SUB MENU FASILITAS/PERALATAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan fasilitas atau

peralatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam menunjang kegiatannya.

Untuk menambah data klik (1) dan setelah selesai klik (2)

Setelah klik tambah data fasilitas maka akan muncul form seperti dibawah ini : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

(24)

PT.Bukit Asam(persero)

24

3 Tipe Jenis fasilitas/peralatan yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis fasilitas/peralatan: Permesinan,Teknologi Informasi Pergudangan, Laboratorium

,Kesehatan Lingkungan Hidup, Pusat Layanan Pelanggan, Transportasi

Permesinan

4 Nama Fasilitas/ Peralatan

Nama spesifik peralatan yang dimiliki perusahaan

Trans

5 Spesifikasi Spesifikasi dari perlatan yang dimiliki perusahaan

Mobil

6 Kuantitas Jumlah dari peralatan yang dimiliki 12

8 Tahun Pembuatan Tahun pembuatan dari peralatan yang dimiliki

2012

9 Tahun Pembelian Tahun pembelian dari peralatan yang dimiliki

2013

10 Simpan Untuk menyimpan informasi dan

membuka sub menu selanjutnya

11 Batal Untuk membatalkan informasi yang

sudah di isi

3.SUB MENU PENGALAMAN PROYEK

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan. Untuk menambah data klik (1)

Setelah klik tambah data akan muncul form sebagai berikut: 1

(25)

PT.Bukit Asam(persero)

25

2 Nama Klien Nama perusahaan tempat dilaksanakannya

proyek tersebut Pemda

3 Nama Proyek Nama Proyek Leadership Development

Program 4 Nilai Proyek (termasuk

PPN)

Nilai kontrak ditambah dengan PPN dalam mata uang tertentu

IDR450000000 (Rp. 450 Juta)

5 No Kontrak Nomor kontrak yang dibuat oleh pelanggan 151/AKMP/05/2005 6 Tanggal Dimulai dan

Selesai

Tanggal dimulainya dan selesainya proyek 17/01/2007 sampai dengan 17/07/2007 7 No Contact Nomor telepon contact person +62-21-7456635 8 Edit Untuk melakukan revisi terhadap informasi

yang telah Anda isi

9 Hapus Untuk menghapus informasi yang telah diisi 3 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi dan membuka

sub menu selanjutnya.

4 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Pengalaman Proyek maka halaman ini dapat dilewatkan.

6 Batal Untuk membatalkan informasi yang sudah diisi

Notes :

Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

(26)

PT.Bukit Asam(persero)

26 4. SUB MENU DATA KOMODITAS DAN AREA KERJA

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa.

Untuk tambah data komuditas klik (1)untuk menentukan area kerja klik (2) untuk menyimpan sebagai draft (3) dan klik (4) jika ingin melanjutkan dan telah menginput data kumuditas.

Berikut form untuk pengisian tambah data kumuditas :

1

2

(27)

PT.Bukit Asam(persero)

27

1 Jenis Komoditas Jenis komoditas yang bisa dipasok Barang/jasa

2 Nama Barang Nama komoditas Baja

3 Merek Merek komoditas Baja Krakatau

4 Asal barang(untuk pengadaan barang)

Pilih sumber barang, lokal atau import Lokal 5 Tipe Pilih tipe pemasok: agent, sole agent,

distributor, non agent, manufacture

DISTRUBUTOR 6 deskripsi Penjelasan Barang yang akan dipasok Baja dengan mutu

bagus

PENDAFTARAN SELESAI

Di akhir Pendaftaran eProcurement PT. Bukit Asam (Persero), akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah menyelesaikan proses pendaftaran secara online. Halaman ini juga menginformasikan agar Anda mempersiapkan Kelengkapan Dokumen Registrasi untuk diserahkan ke Biro Pengadaan PT. Bukit Asam (Persero).

(28)