PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH dan PESANTREN

(1)

0 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

PETUNJUK PENGGUNAAN

APLIKASI SIMBOS

MADRASAH dan PESANTREN

http://bos.kemenag.go.id

untuk

MADRASAH & Pondok Pesantren

Buku 1 -Registrasi dan Persyaratan

Administrasi

(2)

Petunjuk Penggunaan

SIMBOS Madrasah adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perencanaan, Monitoring dan Pelaporan Dana BOS untuk Madrasah di Kementerian Agama Republik Indonesia

Dalam operasionalnya SIMBOS Madrasah memiliki sembilan level menu pada system: 1. Menu Petugas Madrasah

2. Menu Petugas Data Operator Kabupaten/Kota 3. Menu Petugas Data Operator Provinsi

4. Menu Petugas Data Operator Kementerian 5. Menu Eksekutif Kota

6. Menu Eksekutif Provinsi

7. Menu Eksekutif Tingkat Kementerian 8. Menu Admin Kementerian

9. Menu Admin User Sekolah per Kota/Kabupaten

1. Menu Petugas Madrasah A. Registrasi

Sebelum menggunakan Aplikasi ini Petugas Madrasah harus melakulan Registrasi terlebih dahulu dengan mengklik Registrasi Madrasah

Petugas melengkapi data seperti NSM, Nama Madrasah, Nama Petugas, Nomor HP Petugas dan Email Petugas.

(3)

Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi dengan informasi login.

Petugas harus melakukan login kembali untuk melanjutkan proses Registrasi.

Petugas menggunakan informasi login yang dikirimkan melalui email.

(4)

Petugas melengkapi seluruh data madrasah/pondok pesantren.

Setelah di SIMPAN sistem akan melanjutkan pada tahap berikutnya untuk melengkapi data Pengurus pada tahun laporan aktif.

Informasi pengurus ini harus diisi semua tidak boleh ada field yang kosong, karena semua informasi ini akan digunakan untuk proses berikutnya.

(5)

Setelah melengkapi informasi pengurus dan menyimpannya, sistem akan memberikan notifikasi :

(6)

(7)

6 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren B. Login

Setelah Madrasah/Pondok Pesantren aktif, maka proses pengiriman data yang berkaitan dengan Dana BOS dapat dilakukan memalui aplikasi SIMBOS Madrasah ini.

(8)

Pengenalan Menu

Menu yang terdapat dalam login Madrasah/Pondok Pesantren adalah

A. Persyaratan Administrasi

1. Entry Profil Sekolah

2. Entry Data Rekap jumlah Siswa 3. Entry Data Rincian jumlah Siswa

4. Entry Data Perjanjian Pemberian Bantuan *) 5. Entry Data Nomor Rekening Bank *)

6. Cetak Pernyataan Jumlah Siswa

7. Cetak Surat Perjanjian Pemberian Bantuan *)

8. Cetak Pernyataan Nomor Rekening Bank *)

B. Perencanaan

1. Entry Rencana Kegiatan Anggaran

2. Cetak Rencana Kegiatan Anggaran

3. Kirim Rencana Kegiatan Anggaran

C. Realisasi

1. Entry Penerimaan Pencairan Dana

2. Entry Penggunaan Dana

3. Cetak Laporan Realisasi Penggunaan Dana 4. Kirim Laporan Realisasi Penggunaan Dana

D. Utilitas

1. Permintaan User Baru

2. Rubah Sandi Pengguna

3. Uraian Fungsi Tugas dan Tangung Jawab Madrasah

*) Khusus untuk Madrasah Swasta

A.1. Entri Profil Sekolah

Menu ini adalah menu untuk memperbaiki profil sekolah dan pengurus, pada tahapan registrasi menu ini otomatis sudah teriisi. Jadi madrasah tidak perlu menggunakan menu ini jika tidak ada perubahan profil madrasah.

A.2. Entri Data Rekap Jumlah Siswa

(9)

Layar ini berisikan informasi pernyataan siswa yang pernah dikirimkan beserta statusnya. Untuk megisi data tahun laporan aktif klik dan akan menampilkan layar berikut

(10)

Pada layar ini menjelaskan bahwa anda sudah membuat pernyataan pada tahun 2012 tanggal 3 juli 2012, tahapan berikutnya adalah memasukan rincian siswa perkelas sesuai dengan jumlah siswa yang di entri. Anda bisa meng-klik NEXT atau klik menu Entry Data Rincian jumlah Siswa

A.3. Entry Data Rincian jumlah Siswa

Anda dapat menambahkan siswa baru dengan menggunakan dua cara yaitu dengan entri persiswa atau import menggunakan format ms-excel (format disediakan).

Untuk siswa lama, lakukan proses naik kelas. Data siswa pada tahun laporan sebelumnya bisa digunakan pada tahun berjalan namun pada kelas yang berbeda (naik kelas).

(11)

10 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Entri Persiswa

Atau data siswa di entri dengan cara memasukan data persiswa seperti pada layar berikut ini.

Entri dengan cara Import melalui MS Excel

(12)

Setelah di entri / import klik tombol selesai

(13)

Jika terdapat selisih gunakan data yang benar.

Jika data yang benar adalah data rekap, maka perbaiki rincian siswa dengan kembali ke menu rincian siswa atau jika yang benar adalah data rincian siswa, maka perbaiki data rekap pada layar ini dengan merubah angka yang sesuai dengan data rincian lalu klik tombol verifikasi.

(14)

Contoh Format Surat Pernyataan Jumlah Siswa

PERNYATAAN TENTANG JUMLAH SISWA MADRASAH IBTIDAIYAH

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Muhammad Syanif

Jabatan : Kepala Sekolah

Nama Madrasah/PPs : Madrasah Ibtidaiyah 0101

NSM : 01010101

Alamat Madrasah/PPs : Jl. Anugerah

Kabupaten/Kota : Kab. Pandeglang

Provinsi : BANTEN

Menyatakan dengan sesungguhnya jumlah siswa pada Madrasah Ibtidaiyah 0101 yang saya pimpin sebagai berikut:

Jumlah Siswa

Jenjang Kelas Jenis

Kelamin Usia

1 2 3 4* 5 6 L P <7 Th =7-12 Th >12 Th

5 5 5 5 5 5 15 15 10 10 10

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Dan saya dapat mempertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kab. Pandeglang, 27 Desember 2012

Kepala Madrasah/Penjab PPs

Materai 6000

Muhammad Syanif 123.123.123.123

*Untuk PPS Ula sampai jenjang kelas 4

Formulir BOS 02A

Dibuat oleh Madrasah/PPs

(15)

Petugas BOS Kota/Kabupaten akan menverifikasi permintaan Madrasah berdasarkan surat Fisik yang dikirimkan oleh Madrasah. Setelah proses verifikasi data Madrasah akan masuk kedalam tabel Madrasah yang menerima dana BOS pada tahun berjalan.

A.4. Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (khusus Madrasah Swasta).

Proses ini dilanjutkan dengan Mengentri Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (SPPB) dengan mengklik Menu Persyaratan Administrasi, Entri Perjanjian Penerimaan Dana BOS

(16)

Untuk menambah SPPB pada tahun berjalan Petugas Madrasah mengklik tombol TAMBAH

Petugas cukup mengisikan tanggal SPPB. Informasi lainnya sudah otomatis diambil dari Database SIMBOS..

(17)

Data yang sudah dikirim akan diverifikasi dan di setujui oleh Petugas BOS Kota/Kabupaten setelah menerima dokumen fisik yang dikirimkan melalui POS.

A.5. Entri Data Nomor Rekening (khusus Madrasah Swasta).

Proses pengiriman nomor rekening Madrasah khusus bagi Madrasah Swasta dilakukan dengan cara mengklik menu Peryaratan Administrasi, Entri Data nomor Rekening.

(18)

Petugas Madrasah melengkapi semua field yang tersedia dan menyimpannya.

Lalu mencetak dan mengirimkan secara fisik melalui POS dan secara sistem.

(19)